Ocean ne prend en charge que les caractères GSM-7 pour les rappels de rendez-vous par message texte aux patients.
Si votre rappel de rendez-vous par message texte aux patients inclut des caractères non GSM-7, Ocean ne peut pas envoyer le rappel par message texte. Cela entraînera le message d'erreur 'Le corps du message contient des caractères SMS non valides' dans vos journaux de rappels.
Non, Ocean ne enverra pas de rappels pour les rendez-vous qui ont été marqués comme "Non présent" dans le calendrier PS Suite.
Si les rappels par message texte sont activés, Ocean enverra le message texte en anglais ou en français, selon la langue préférée du patient telle que spécifiée dans le DMÉ. Si la langue préférée du patient n'est pas spécifiée dans le DMÉ ou est une langue non prise en charge, le message texte sera envoyé en anglais par défaut.
Le champ spécifique dans chaque DMÉ qu'Ocean utilise pour déterminer la langue préférée d'un patient pour les rappels par message texte est indiqué ci-dessous :
Pour PS Suite, Ocean utilise le champ 'Langue parlée' pour déterminer la langue préférée du patient.
Pour Med Access, Ocean utilise le champ 'Langue préférée' pour déterminer la langue préférée du patient.
Pour Accuro, Ocean utilise le champ 'Langue parlée' pour déterminer la langue préférée du patient.
Pour OSCAR Pro, Ocean utilise le champ 'Langue parlée' pour déterminer la langue préférée du patient.
Un fichier iCal est un fichier informatique qui permet aux utilisateurs d'internet de s'envoyer des invitations à des réunions par e-mail.
Le plus souvent, les heures des événements iCal sont affichées avec précision en utilisant le fuseau horaire configuré dans le client e-mail ou les paramètres de l'appareil du destinataire. Cela signifie que les heures des événements sont automatiquement ajustées par le client e-mail du destinataire pour refléter le fuseau horaire sélectionné dans les paramètres du client e-mail ou de l'appareil.
Si le paramètre du fuseau horaire du client e-mail ou de l'appareil d'un patient est mal configuré (c'est-à-dire, défini sur un fuseau horaire incorrect), l'heure iCal sera également automatiquement convertie en un fuseau horaire incorrect, ce qui peut entraîner de la confusion pour les patients.
Pour éviter toute confusion, nous vous recommandons d'inclure les mots-clés de date et d'heure de rendez-vous d'Ocean (@apptDate et @apptTime) dans le corps de l'e-mail. Ces mots-clés extraient directement les données de votre DMÉ et ne sont pas affectés par les fuseaux horaires ou les décalages iCal.
De plus, vous pouvez envisager de désactiver la fonctionnalité iCal sur chacune de vos règles de rappel si vous constatez que ce problème se produit fréquemment.
Med Access a la capacité de stocker plusieurs méthodes de contact dans la liste de téléphone du dossier d'un patient (par exemple, "Personnel - Cellulaire", "Travail - Cellulaire", "Maison - Cellulaire", "Personnel - Email", etc).
Pour les rappels aux patients, Ocean enverra un message texte au dernier numéro "Cellulaire" dans la liste de téléphone et enverra un courriel à la dernière adresse courriel dans la liste de téléphone. Si un patient refuse le consentement pour les messages texte, nous recommandons de stocker le numéro de mobile comme un autre Type de téléphone 'Groupe' (par exemple, "Maison - Téléphone", "Travail - Téléphone" ou "Autre").
L'image ci-dessous montre que le dernier numéro "Cellulaire" recevra le Rappel par message texte, et que la dernière adresse courriel recevra le courriel.
Veuillez noter que lorsqu'un dossier patient comporte plusieurs numéros de téléphone de type "Cellulaire" ou adresses courriel, il est important de distinguer le bon numéro de téléphone et l'adresse courriel auxquels les rappels aux patients doivent être envoyés. Cela se fait dans Med Access en spécifiant le Numéro de séquence pour chaque méthode de contact comme indiqué ci-dessous.
Ocean offre plusieurs rapports prédéfinis qui peuvent vous donner un aperçu du nombre de patients recevant des rappels et confirmant ou annulant des rendez-vous. Ils fournissent des données au niveau du dossier pour les 60 derniers jours qui peuvent être exportées pour analyse. Vous pouvez y accéder en vous connectant au Portail Ocean, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant "Admin". À partir de la page Paramètres Admin, cliquez sur "Rapports".
Rapports disponibles pour les Rappels aux Patients :
Rappel Ocean envoyé au patient - Patients ayant reçu un e-mail de rappel (que la fonction de confirmation de rendez-vous soit activée ou non)
Rappel Ocean Rendez-vous Confirmé - Patients ayant confirmé un rendez-vous (applicable uniquement si la règle de rappel a le paramètre 'Confirmation de rendez-vous' activé)
Les rappels d'Ocean ne peuvent pas être configurés contre un état de retard d'un courriel/questionnaire ou lorsque un rendez-vous n'est pas confirmé. Actuellement, les rappels ne peuvent être ciblés que sur des informations liées aux rendez-vous -- fournisseur, type, raison, etc. -- ainsi que sur certaines données démographiques -- âge, sexe, etc. Pour en savoir plus sur la création de ce type de règles de rappel, veuillez consulter Règles de rappel - Utilisation des conditions Javascript.
Si un patient répond aux critères de plusieurs règles de rappel, Ocean enverra les rappels pour chacune de ces règles. Par conséquent, si deux rendez-vous sont réservés pour le patient ce jour-là et que la clinique a configuré une règle de rappel pour chaque rendez-vous, le patient recevra deux rappels.
Inclure la raison de la visite, la date et l'heure du rendez-vous (@apptDate, @apptTime) et le nom du fournisseur (@providerName) dans le modèle d'e-mail aidera le patient à distinguer entre les deux rappels.
Les rappels Ocean ne peuvent pas combiner plusieurs rappels de rendez-vous dans un seul e-mail pour les rendez-vous qui ont lieu le même jour.
Vous pouvez créer une règle de rappel différente pour chaque planning de rappel (par exemple, 7, 3 et 1 jour avant le rendez-vous). Cela peut être utile pour les cliniques qui doivent envoyer différents modèles d'e-mails de rappel (et eFormulaires) un certain nombre de jours avant le rendez-vous du patient.
Pour savoir comment créer/configurer un rappel, veuillez consulter Créer / Configurer les rappels pour les patients.
Les patients recevront tous les rappels, qu'ils aient confirmé ou non leur rendez-vous. En suivant l'exemple ci-dessus, si un patient confirme son rendez-vous lors du rappel à 7 jours, il recevra quand même les e-mails de rappel à 3 jours et 1 jour.
Les eFormulaires Ocean offrent un moyen facile de recueillir le consentement par courriel ou sur des tablettes. Mettez à jour tout eFormulaire de consentement existant pour recueillir le consentement par message texte. Vous pouvez facilement créer un nouveau eFormulaire indiquant l'utilisation de messages texte pour les rappels aux patients et inclure un champ pour que les patients fournissent ou mettent à jour leur numéro de mobile directement dans leur dossier DMÉ. Ocean propose un formulaire de base dans la bibliothèque d'eFormulaires intitulé Consentement pour les messages texte (Consentement SMS).
Le consentement peut également être recueilli verbalement avec le patient en personne ou par téléphone.
Les cliniques recueillant le consentement pour les messages texte peuvent utiliser l'eFormulaire de Consentement pour les messages texte (Consentement SMS). Le personnel peut examiner les soumissions de formulaires et inclure du texte dans le champ des commentaires du dossier d'un patient tel que "smsc" pour les patients ayant consenti à recevoir des rappels par message texte. Les sites peuvent ensuite créer une règle de rappel pour déclencher des rappels par message texte uniquement pour les patients ayant donné leur consentement.
ScriptUtil.getKeyword("@ptComments").toLowerCase().includes("smsc")Ocean utilise automatiquement le numéro dans le champ du numéro de mobile du dossier d'un patient dans votre DMÉ. Si un patient refuse le consentement pour les messages texte, nous recommandons de stocker leur numéro de mobile dans une zone différente de leur dossier pour éviter qu'Ocean n'envoie des messages texte à ce numéro.
Med Access a la capacité de stocker plusieurs numéros de mobile dans la liste de téléphones du dossier d'un patient (par ex. "Personnel - Cellulaire", "Travail - Cellulaire", "Domicile - Cellulaire"). Ocean enverra un message texte au premier numéro de téléphone de la liste et enverra un courriel à la dernière adresse courriel de la liste de téléphones. Si un patient refuse le consentement pour les messages texte, nous recommandons de stocker le numéro de mobile en tant que type de téléphone différent 'Groupe' (par ex. "Domicile - Téléphone", "Travail - Téléphone" ou "Autre").
Les patients peuvent facilement choisir de ne plus recevoir de messages texte d'Ocean. En savoir plus : Comment les patients peuvent-ils choisir de ne plus recevoir de messages texte d'Ocean ?
Oui, Ocean impose une limite de 320 caractères pour les Rappels aux Patients envoyés par message texte.
Lors de la configuration d'une règle de rappel à envoyer par 'Courriel & Message Texte', Ocean calcule automatiquement le nombre maximal potentiel de caractères à inclure dans le message texte.
Voici quelques stratégies que vous pouvez envisager pour potentiellement réduire le nombre de caractères à inclure dans votre Message Texte :
Les messages texte envoyés par Ocean incluront l'option : "Texte FIN pour vous désabonner."
Si un patient se désabonne de la réception des messages texte via Ocean, son numéro de téléphone mobile sera automatiquement ajouté à une liste de désabonnement globale. Immédiatement après s'être désabonné, les patients auront également la possibilité de se réabonner.
Veuillez noter qu'Ocean appliquera tous les désabonnements des patients de manière globale pour les rappels par message texte. Cela signifie qu'un patient qui se désabonne de la réception des rappels par message texte d'une clinique utilisant Ocean ne recevra pas de rappels par message texte d'autres cliniques utilisant Ocean.
Les patients qui se sont désabonnés de la réception des messages texte via Ocean ne généreront pas de frais par message.
Les patients doivent répondre au même numéro de téléphone avec lequel ils ont répondu à leur désabonnement. Si un patient supprime le message de désabonnement original et souhaite se réabonner ou s'il dispose d'un numéro recyclé qui s'était initialement désabonné, il doit se réabonner en envoyant DÉBUT au (647) 905-9789.
Les journaux des rappels aux patients contiennent un historique de chaque rappel envoyé à vos patients au cours des 2 dernières semaines.
Note : Vous devez être un Utilisateur Administratif d'Ocean pour accéder aux journaux des rappels aux patients.
