Note : Vous devez être un administrateur de site Ocean pour accéder aux paramètres des Rappels aux patients.
- À partir du tableau de bord des Rappels aux patients, cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit.
- Sur la page des Paramètres des Rappels aux patients, cliquez sur Ajouter une règle de rappel ou Modifier sur une règle de rappel et vous serez dirigé vers la page de modification de la règle de rappel.
1. Nom de la règle
- Nom de la règle
Nommez votre règle de rappel. Le nom de la règle n'est jamais visible pour les patients. Il est recommandé de fournir un nom reconnaissable ou descriptif pour votre règle.
2. Options de rappel
- Quand le rappel doit-il être envoyé ?
-
Définissez le calendrier pour votre règle de rappel. Entrez le nombre de jours pour envoyer le rappel avant/après le rendez-vous.
Note : Pour envoyer un rappel pour les rendez-vous ayant lieu le même jour, définissez cette valeur à 0 jour avant le rendez-vous. Veuillez noter qu'Ocean ne peut pas recueillir de confirmations de rendez-vous pour les rappels configurés pour les rendez-vous du jour même. - Comment le rappel doit-il être envoyé ?
Définissez comment le rappel doit être envoyé (Courriel ou Courriel et message texte).
- Inclure un fichier d'événement de calendrier iCal dans le rappel par courriel
Si activée, un fichier d'événement de calendrier iCal sera inclus dans le rappel par courriel. Pour plus d'informations, veuillez consulter : Comment les fichiers iCal sont-ils utilisés avec les Rappels aux patients ?
- Utiliser la durée du rendez-vous pour le fichier d'événement iCal
Ce paramètre est disponible lorsque le rappel est configuré pour être envoyé avant le rendez-vous et que « Inclure un fichier d'événement de calendrier iCal dans le rappel par courriel » est activée. Sélectionnez « Oui » pour inclure la durée du rendez-vous dans le fichier d'événement iCal. Sélectionnez « Non » pour inclure uniquement l'heure de début du rendez-vous. Pour plus d'informations, veuillez consulter : Comment les fichiers iCal sont-ils utilisés avec les Rappels aux patients ?
- Confirmation de rendez-vous
Si activée, les patients peuvent confirmer leur prochain rendez-vous via la zone de message sécurisée de leurs rappels. Pour plus d'informations, consultez : Activer la confirmation de rendez-vous à partir des Rappels aux patients
- Annulations de rendez-vous
Si activée, les patients peuvent annuler leur prochain rendez-vous via la zone de message sécurisée de leurs rappels. Pour plus d'informations, consultez : Activer l'annulation de rendez-vous à partir des Rappels aux patients
- Modèle de messagerie
-
Sélectionnez le modèle qui sera utilisé pour envoyer un courriel au patient. Le modèle prend entièrement en charge les mots-clés Ocean.
Le mot-clé [weblink] ou [weblink_french] représente le lien hypertexte sur lequel le patient peut cliquer pour confirmer son rendez-vous (si la confirmation de rendez-vous est activée), voir tout message sécurisé et/ou compléter tout eFormulaire joint au modèle.
3. Aperçu du message
Une fois que vous avez configuré vos Options de rappel, un aperçu du message apparaîtra dans la moitié droite de votre écran.
- Aperçu du message texte
Un aperçu du message texte que le patient recevra. Veuillez noter que le message texte n'est pas modifiable. Le message texte généré pour le patient dépendra des paramètres de votre règle de rappel et si le patient a un courriel dans son dossier. Pour modifier l'aperçu, utilisez le menu déroulant à côté de « Si le patient a : »
Ocean enverra le message texte en anglais ou en français, selon la langue préférée du patient telle que spécifiée dans le DMÉ. Si la langue préférée du patient n'est pas spécifiée dans le DMÉ ou si elle n'est pas prise en charge, le message texte sera envoyé en anglais par défaut.
- Aperçu du modèle de messagerie
-
Un aperçu du modèle de courriel sélectionné dans les Options de rappel. Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier vos modèles de messagerie ici. Pour modifier vos modèles de messagerie, veuillez consulter Modèles de messagerie aux patients.
Note : Si vous avez défini des notifications sur le modèle de courriel (par exemple « M'avertir lorsque consulté »), ces notifications par courriel seront envoyées à l'administrateur clinique de votre site / Contact de soutien Ocean (défini dans la vue Admin, onglet Compte du site).
4. Conditions de la règle
- Sélectionnez la condition sur laquelle vous souhaitez que votre règle de rappel soit basée. Pour plus d'informations sur les types de rendez-vous et les raisons dans votre DMÉ, veuillez consulter : Gérer le type de rendez-vous / la raison de la visite pour les rappels.
Note : Toutes les conditions de règle ne s'appliquent qu'aux patients ayant des rendez-vous dans des horaires DMÉ sous licence.
- Type de rendez-vous :
Disponible pour les DMÉ PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR PRO. La définition de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés contenant un type de rendez-vous dans votre DMÉ.
- Raison :
-
Disponible uniquement pour les DMÉ Accuro et OSCAR PRO. La définition de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés contenant une raison dans votre DMÉ.
Pour les utilisateurs d'OSCAR PRO : Ocean s'associera par défaut au menu déroulant de la raison. Pour déclencher un rappel basé sur le champ de texte libre pour la raison, utilisez l'expression JavaScript suivante :
ScriptUtil.getKeyword('@ptReasonForVisit').includes('test') - Horaire DMÉ :
Disponible pour les DMÉ PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR PRO. La définition de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés dans cet horaire dans votre DMÉ. Pour voir la liste des horaires disponibles pour les Rappels aux patients, accédez à votre vue Admin, page Fournisseurs.
- JavaScript :
-
En sélectionnant ce type de règle, vous pouvez personnaliser votre audience de rappel avec plus de précision (par exemple, par âge ou sexe).
Pour plus d'informations et d'autres exemples, consultez l'article « Règles de rappel - Utilisation des conditions JavaScript ».
- Chaque condition utilise un opérateur (sauf JavaScript). Cela vous permet de préciser exactement quelle(s) condition(s) doivent être remplies pour déclencher votre règle de rappel.
- Est :
Le rappel correspondra à une valeur sélectionnée de votre DMÉ. Un menu déroulant apparaîtra avec les valeurs de votre DMÉ.
- N'est pas :
Le rappel exclura une valeur sélectionnée de votre DMÉ. Un menu déroulant apparaîtra avec les valeurs de votre DMÉ.
- Est l'un de :
Le rappel correspondra à plusieurs valeurs sélectionnées de votre DMÉ. Un menu apparaîtra vous permettant de sélectionner plusieurs valeurs de votre DMÉ.
- N'est pas l'un de :
Le rappel exclura plusieurs valeurs sélectionnées de votre DMÉ. Un menu apparaîtra vous permettant de sélectionner plusieurs valeurs de votre DMÉ.
- Contient :
Le rappel correspondra aux valeurs du DMÉ contenant une certaine chaîne de texte. Un champ de texte apparaîtra vous permettant de saisir une chaîne de texte.
- Ne contient pas :
-
Le rappel exclura les valeurs du DMÉ contenant une certaine chaîne de texte. Un champ de texte apparaîtra vous permettant de saisir une chaîne de texte.
Opérateurs « Contient » et « Ne contient pas » : Ces conditions sont utiles si vous utilisez une convention de nommage pour vos types de rendez-vous, raisons ou noms d'horaires (par exemple « VV » pour visites virtuelles, ou « IP » pour en personne). Ocean trouvera tous les rendez-vous qui contiennent cette chaîne dans le titre et déclenchera la règle de rappel en conséquence.
5. Sauvegarder, Annuler et Supprimer
- Sauvegarder
Sauvegarder vos modifications.
- Sauvegarder et tester la règle
Sauvegarder vos modifications et tester votre règle de rappel. Cela vous amènera à la page de test de la règle.
- Sauvegarder et activer
Sauvegarder vos modifications et activer la règle de rappel. Cette option apparaît pour les règles nouvellement créées ou désactivées.
- Annuler
Annuler toute modification apportée à votre règle de rappel.
- Sauvegarder et désactiver
Sauvegarder vos modifications et désactiver la règle de rappel. Cette option apparaît uniquement pour les règles de rappel actives.
- Supprimer la règle
Supprimer votre règle de rappel. Cette option apparaît uniquement pour les règles de rappel sauvegardées.