Prérequis
- Les Rappels aux patients sont pris en charge pour les DMÉ suivants : QHR Accuro, TELUS PS Suite, TELUS Med Access et OSCAR Pro.
- Votre ou vos horaires DMÉ doivent être activés pour une utilisation avec les Rappels aux patients Ocean sous une licence Ocean. Pour ce faire, veuillez consulter l’article suivant : Ajouter des licences Ocean.
Que sont les Rappels aux patients ?
Les Rappels aux patients sont des messages automatisés qui sont programmés pour être envoyés avant ou après un rendez-vous réservé par un patient. Vous pouvez informer les patients de leurs rendez-vous à venir, demander une confirmation, inclure des messages sécurisés/RPS, et les inviter à compléter des formulaires et questionnaires en ligne, sans les risques du courriel traditionnel. Grâce à l’intégration DMÉ d’Ocean, les dossiers des patients sont mis à jour de façon transparente, sans numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.
Principaux avantages
- Facile pour les patients - Les patients ne sont pas tenus de créer un compte ou de se connecter à un portail pour confirmer leur rendez-vous et/ou compléter les eFormulaires Ocean.
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Intégré au DMÉ - Ocean vérifie automatiquement l’horaire du DMÉ pour identifier les rendez-vous correspondant aux critères de déclenchement de chaque règle de rappel et envoie un message en conséquence. Lorsqu’un patient confirme un rendez-vous, l’état est automatiquement mis à jour dans le DMÉ, ainsi que tout eFormulaire Ocean complété.
- La plateforme Ocean prend également en charge des rappels de rendez-vous dédiés pour les cliniques recevant des eOrientations Ocean. Les sites Ocean peuvent déclencher des Rappels aux patients à partir des eOrientations ou de leur horaire DMÉ, mais pas les deux. Pour en savoir plus sur les rappels de rendez-vous pour les orientations, veuillez consulter : Configurer des rappels automatisés de rendez-vous pour les orientations.
- Personnalisable - Vous pouvez personnaliser les critères de la règle de rappel (p. ex. par fournisseur, type et/ou raison du rendez-vous, âge) pour définir les patients qui devraient recevoir un rappel donné.
- Courriel et texto - Ocean vous permet d’envoyer des messages texte en plus des courriels, permettant à votre clinique de recueillir des confirmations de rendez-vous auprès des patients sans adresse courriel.
Comment cela fonctionne pour les patients :
Rappels aux patients par courriel
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Le patient reçoit un courriel d’Ocean.
Vous pouvez personnaliser l’objet et le corps du courriel pour transmettre des informations importantes avant la visite. Vous pouvez également inclure un fichier calendrier (.ics) pour que les patients l’ajoutent à leur application de calendrier préférée. Si vous choisissez d’inclure un message sécurisé, un eFormulaire ou d’activer la confirmation de rendez-vous, le patient devra cliquer sur l’hyperlien.
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Le patient valide son identité.
L’hyperlien dans le courriel amènera le patient à la Messagerie santé Ocean, où il devra valider son identité avant de poursuivre. Par défaut, Ocean demandera la date de naissance, mais vous pouvez activer d’autres questions pour une sécurité accrue, telles que l’assurance maladie, l’ID DMÉ ou un mot de passe d’accès prédéterminé. Ocean utilisera ces informations pour vérifier dans le dossier et s’assurer que ce patient est le bon destinataire.
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Le patient confirme son rendez-vous.
Les détails pertinents du rendez-vous seront affichés et le patient pourra cliquer sur le bouton Confirmer mon rendez-vous. Une fois cliqué, l’état du rendez-vous dans votre DMÉ sera automatiquement mis à jour à « confirmé ».
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Le patient accède à la Messagerie santé.
Le patient sera invité à poursuivre vers la Messagerie santé pour accéder à tout message sécurisé ou formulaire en attente.
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Le patient consulte le message sécurisé et complète les eFormulaires.
Si vous avez inclus un message sécurisé et/ou des eFormulaires dans le modèle de courriel, le patient peut maintenant accéder au message et compléter les formulaires.
Rappels aux patients par message texte
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Les patients reçoivent un message texte d’Ocean. Le message texte est un message prédéfini qui inclut le nom de votre organisation, la date et l’heure du rendez-vous, le nom du fournisseur et les instructions pour se désabonner des rappels par message texte à l’avenir. Ocean enverra les messages texte au numéro de téléphone mobile inscrit dans le dossier du patient.
Si le rappel est configuré pour inclure des eFormulaires et la confirmation de rendez-vous, le patient sera invité à vérifier son courriel.
Si le patient n’a pas d’adresse courriel au dossier, il peut confirmer son rendez-vous via un lien sécurisé dans le message texte.
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Le patient confirme son rendez-vous. Une fois que le patient clique sur le lien, il sera informé que son rendez-vous a été confirmé.
L’état du rendez-vous sera mis à jour à « confirmé » dans votre DMÉ.
Pour en savoir plus sur la configuration de vos règles de rappel, veuillez consulter « Créer / Configurer des rappels aux patients ».
Pour en savoir plus sur la messagerie texte pour les Rappels aux patients, veuillez consulter « Envoyer des rappels aux patients par message texte SMS ».