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FAQ du Réseau de fournisseurs

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Qu'est-ce que les eOrientations « gérées à l'externe » ?

  • Dans certains cas, les destinataires d'une eOrientation peuvent choisir d'effectuer une action sur une eOrientation en utilisant un bouton d'action restreint 'Recevoir et gérer à l'externe' au sein de l'eOrientation.
  • Cela entraîne l'eOrientation à être automatiquement classée dans le dossier d'état 'Géré à l'externe' pour les sites Ocean de référence et de réception.
  • En règle générale, une fois qu'une eOrientation a été marquée comme 'Géré à l'externe', elle n'est généralement plus mise à jour dans Ocean par le destinataire de l'orientation.

Note : Une exception à cette règle existe, dans laquelle un site Ocean de réception central intermédiaire responsable de l'acheminement des orientations peut effectuer un transfert électronique supplémentaire d'une orientation gérée à l'externe à un nouveau destinataire d'orientation qui accepte actuellement les orientations électroniques Ocean (par exemple, dans le cas où elle a été refusée par le destinataire initial en dehors d'Ocean).

Lorsque cela se produit, l'orientation est retirée du dossier 'Géré à l'externe' et automatiquement reclassée dans le dossier d'état approprié.

Qui peut accéder au bouton 'Recevoir et gérer à l'externe' ?

Le bouton 'Recevoir et gérer à l'externe' est uniquement disponible pour les destinataires d'orientation si leur Directory Listing a été spécialement configuré par un employé d'OceanMD.

Cette configuration est généralement réservée aux scénarios suivants :

  • Sites Ocean qui reçoivent strictement des eOrientations en utilisant une intégration API personnalisée qui ne fournit pas de mises à jour d'état d'eOrientation subséquentes à Ocean.
  • Sites Ocean non intégrés qui reçoivent des eOrientations mais gèrent et mettent à jour l'état des orientations en utilisant des systèmes externes (par exemple, un système d'information de santé).
  • Sites Ocean de réception central qui peuvent transférer manuellement des eOrientations en dehors d'Ocean (par exemple, par fax) mais ne suivent pas et ne mettent pas à jour l'état de l'eOrientation dans Ocean au-delà de la décision actuelle du destinataire d'accepter ou de refuser l'orientation.

Y a-t-il une indication lorsqu'un Directory Listing est configuré de cette manière ?

  • Oui. Lorsqu'un Directory Listing standard est configuré avec cette option, une note est appliquée au Directory Listing dans l'Ocean Healthmap pour informer les référents. La note indique :
  • "Cette liste ne met pas à jour l'état de l'eOrientation dans Ocean. Contactez directement la liste si nécessaire pour un suivi."

Prises en charge centrales gérant les orientations électroniques de manière externe

  • Dans le cas où une prise en charge centrale Directory Listing est configurée de cette manière, une note légèrement différente est appliquée au Directory Listing dans l'Ocean Healthmap. La note indique :
  • "Cette prise en charge centrale peut ne pas toujours afficher les mises à jour de l'état de l'orientation électronique dans Ocean. Les mises à jour de l'orientation apparaîtront pour les fournisseurs de services qui fournissent des détails sur les dates et heures de rendez-vous."

Une orientation électronique que j'ai envoyée a été marquée comme 'Gérée de manière externe'. Que dois-je faire maintenant ?

Dans la plupart des cas, une orientation électronique ne sera plus mise à jour dans Ocean une fois qu'un destinataire l'aura marquée comme 'Gérée de manière externe'. Selon le type de Directory Listing auquel l'orientation a été envoyée, vous devrez peut-être faire un suivi d'une manière différente pour obtenir des mises à jour de l'état concernant l'orientation.

  • Si l'orientation électronique a été initialement envoyée à un Directory Listing standard sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez faire un suivi directement avec le destinataire en utilisant les informations de contact fournies sur leur Directory Listing dans l'Ocean Healthmap.
  • Si l'orientation électronique a été initialement envoyée à (ou redirigée automatiquement vers) un Directory Listing de prise en charge centrale sur l'Ocean Healthmap, un utilisateur du site Ocean de prise en charge centrale vous enverra un message détaillé dans l'orientation électronique pour vous informer de l'endroit/où l'orientation a été transférée et des informations de contact pertinentes que vous pouvez utiliser pour obtenir des mises à jour futures de l'état concernant l'orientation.

Note : Si la prise en charge centrale décide par la suite de transférer électroniquement l'orientation à un nouveau destinataire qui accepte les orientations électroniques Ocean (par exemple, dans le cas où elle a été refusée par le destinataire initial en dehors d'Ocean), l'orientation sera automatiquement reclassée dans votre dossier d'état 'En attente de réponse' et elle sera mise à jour pour inclure les détails du destinataire actuel.

J'ai reçu une orientation électronique et l'ai marquée comme 'Gérée de manière externe'. Que dois-je faire maintenant ?

Après avoir marqué une orientation électronique comme 'Gérée de manière externe', vous devez traiter l'orientation conformément au processus défini par votre organisation en dehors d'Ocean.

Si vous êtes un destinataire d'orientation avec un Directory Listing standard sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez vous attendre à ce que les référents vous contactent (via les informations de contact fournies sur votre Directory Listing) concernant l'état courant de l'orientation électronique.

Si vous êtes un utilisateur sur un Site Central Intake Ocean, vous devriez envoyer un message au référent dans l'eOrientation pour l'informer que l'eOrientation a été transférée manuellement en dehors d'Ocean, à qui/où l'orientation a été transférée, et les informations de contact que le référent peut utiliser pour obtenir des mises à jour futures sur l'état de l'orientation.

Note : Si le destinataire de l'orientation transférée manuellement refuse l'orientation en dehors d'Ocean et que vous choisissez de la transférer électroniquement à un nouveau destinataire qui accepte les orientations électroniques Ocean, l'orientation sera automatiquement reclassée dans le dossier d'état 'Transféré (Nouveau)' de votre Site Central Intake Ocean et elle sera mise à jour pour inclure les détails du destinataire actuel.

Les orientations peuvent-elles être retirées du dossier d'état 'Géré Externement' ?

Oui, dans le cas où une orientation est maintenant gérée dans Ocean (plutôt qu'en dehors d'Ocean), elle peut être retirée du dossier d'état Géré Externement. Cela peut être fait en utilisant les options suivantes :

Option 1 : Central Intake Transfère Électroniquement l'eOrientation Ocean

  • Localisez et ouvrez l'orientation depuis le dossier 'Géré Externement'.
  • Cliquez sur le bouton 'Transférer'.
  • Recherchez et sélectionnez le Directory Listing souhaité qui accepte les orientations électroniques Ocean que vous souhaitez transférer.

  • Examinez les informations du Directory Listing puis cliquez sur 'Transférer l'Orientation'.

    Durant cette étape, un message apparaîtra pour vous informer que le transfert électronique de cette orientation la retirera automatiquement du dossier d'état Géré Externement.

  • L'orientation sera transférée électroniquement au nouveau destinataire, et sera automatiquement reclassée du dossier 'Géré Externement' au dossier 'Transféré (Nouveau)' dans votre Site Central Intake Ocean.

    Sur le Site Ocean du référent, l'orientation sera automatiquement reclassée dans le dossier 'En Attente de Réponse'.

    Sur le Site Ocean du destinataire, l'orientation arrivera dans le dossier 'Nouveau'.

Option 2 : Ajouter/Retirer Manuellement l'eOrientation Ocean au/du Dossier 'Géré Externement'

Lorsqu'une eOrientation Ocean est actuellement "possédée" par un Directory Listing qui a été spécialement configuré par un employé d'OceanMD pour prendre en charge l'utilisation de la fonctionnalité 'Gérée Externement', un nouveau bouton 'Ajouter à Gérée Externement' ou 'Retirer de Gérée Externement' est disponible sous le menu 'Action' dans l'eOrientation.

  • Ce bouton permet aux utilisateurs d'ajouter ou de retirer manuellement l'orientation du dossier d'état 'Gérée Externement' pour une action ultérieure dans Ocean.
  • Lorsqu'une orientation est retirée manuellement du dossier Gérée Externement en utilisant cette option, elle est automatiquement re-catégorisée dans le dossier d'état dans lequel elle se trouvait avant d'être marquée comme Gérée Externement sur tous les sites Ocean.

Les eOrientations 'Gérées Externement' déclenchent-elles des avertissements de suppression ?

Non, les eOrientations qui ont été marquées comme 'Gérées Externement' ne déclenchent pas d'avertissements de suppression.

Les eOrientations 'Gérées Externement' sont-elles incluses dans les exportations analytiques des orientations ?

Oui, les eOrientations qui ont été marquées comme 'Gérées Externement' sont incluses dans les exportations analytiques des orientations. Elles sont désignées avec une valeur 'completionState ' de 'EXTERNALLY_MANAGED'.

Combien de temps les Consultations électroniques/eOrientations sont-elles stockées lorsqu'elles ont été 'Sauvegardées pour plus tard' ?

  • Si vous avez initié une eConsult/eOrientation mais que vous avez besoin d'informations supplémentaires avant de pouvoir l'envoyer (par exemple, le médecin attend un rapport d'imagerie antérieur ou un résultat de laboratoire à inclure dans l'orientation), vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'Sauvegarder pour plus tard' pour sauvegarder temporairement l'eConsult/eOrientation incomplète dans Ocean, puis la compléter et l'envoyer plus tard.
  • Une fois qu'elle a été 'Sauvegardée pour plus tard', l'eConsult/eOrientation sera stockée dans le dossier d'état 'Incomplet' de votre site Ocean pendant 30 jours avant d'être supprimée.

  • Note : Les eConsults/eOrientations dans le dossier 'Incomplet' ne déclenchent pas d'avertissements de suppression.

Que signifient les différents paramètres de l'Offre de Service de Santé ?

Les Directory Listings contiennent une variété de paramètres qui peuvent être configurés pour prendre en charge les nombreuses façons dont Ocean peut être utilisé. Les paramètres disponibles au sein d'une offre de service de santé particulière peuvent être ajustés pour organiser l'apparence et le comportement de chaque service de santé offert sur votre Directory Listing. Des informations détaillées sur la façon d'accéder à ces paramètres et ce que chacun d'eux signifie sont fournies ci-dessous.

Comment accéder aux paramètres ?

Une fois qu'une catégorie de service de santé a été précisée comme une 'Offre' (également connue sous le nom de 'Offre de Service de Santé (HSO)') dans la section 'Détails du Service' d'un Directory Listing, des paramètres supplémentaires spécifiques à l'offre peuvent être configurés.

Astuce : Pour en savoir plus sur la différence entre une catégorie de service de santé et une offre de service de santé, consultez : Quelle est la différence entre une catégorie de service de santé et une offre de service de santé ?

  • Dans la section 'Détails du Service' du Directory Listing, cliquez sur l'Offre que vous souhaitez configurer.
  • La fenêtre de configuration spécifique à l'offre s'ouvrira.

Que signifient les paramètres ?

Détails

Nom du Programme
C'est le nom du service de santé offert sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap. Cette valeur est préremplie avec le nom de la catégorie de service de santé que vous avez ajoutée en tant qu'« Offre ». Elle peut être ajustée pour être plus spécifique/précise par rapport au service que vous fournissez (surtout dans le cas où vous ne parvenez pas à trouver une catégorie de service de santé dans Ocean qui correspond exactement au service que vous offrez).
Description
C'est la description du service de santé offert sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap. Elle est affichée aux utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent l'offre dans votre Directory Listing. Elle peut être utilisée pour fournir des informations supplémentaires concernant le service offert.
Site Web
Une URL de site web spécifique qui est pertinente pour cette offre spécifique peut être précisée ici. L'URL du site web est affichée aux utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent l'offre dans votre Directory Listing sur l'Ocean Healthmap.
Langues
Ce paramètre vous permet de préciser la ou les langues que vous supportez pour cette offre spécifique. Les langues sont affichées aux utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent l'offre dans votre Directory Listing sur l'Ocean Healthmap.
Email Public
Une adresse email publique spécifique qui est pertinente pour cette offre spécifique peut être précisée ici. L'adresse email est affichée aux utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent l'offre dans votre Directory Listing sur l'Ocean Healthmap.

Options

Acceptation des orientations
Ce paramètre est utilisé pour indiquer si vous acceptez actuellement des orientations électroniques pour cette offre spécifique.
Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', et que la case 'Accepter les orientations électroniques' dans la section 'Politique d'orientation électronique' de votre Directory Listing a été activée, le bouton 'Envoyer une orientation électronique' sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap est disponible pour que les utilisateurs puissent soumettre une orientation électronique pour cette offre spécifique. Si la case 'Accepter les orientations électroniques' est désactivée, le bouton 'Envoyer une orientation électronique' n'apparaîtra pas.
Lorsqu'il est réglé sur 'Non', le bouton 'Envoyer une orientation électronique' sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap devient désactivé lorsque cette offre spécifique est sélectionnée. Cela empêche les utilisateurs de pouvoir soumettre une orientation électronique pour cette offre spécifique.
Lorsqu'il est réglé sur 'Inconnu', la présence du bouton 'Envoyer une orientation électronique' sur votre Directory Listing est contrôlée par l'état de la case 'Accepter les orientations électroniques' dans la section 'Politique d'orientation électronique' de votre Directory Listing.
Email(s) de notification
Ce paramètre est utilisé pour préciser l'adresse email qui devrait recevoir la notification par email lorsqu'une nouvelle orientation électronique/consultation électronique est arrivée sur votre site Ocean pour cette offre spécifique. Si aucune adresse email n'est précisée dans ce paramètre, Ocean enverra les notifications par email en fonction de la logique de secours documentée dans cet article : Où sont envoyés les emails de notification de consultation électronique et/ou d'orientation électronique ?
Acceptation des consultations électroniques Ocean
Ce paramètre est utilisé pour indiquer si vous acceptez actuellement des consultations électroniques pour cette offre spécifique.
Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', le bouton 'Envoyer une consultation électronique' devient disponible sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap.
Lorsqu'il est réglé sur 'Non', le bouton 'Envoyer une consultation électronique' sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap devient désactivé lorsque cette offre spécifique est sélectionnée. Cela empêche les utilisateurs de pouvoir soumettre une consultation électronique pour cette offre spécifique.
Lorsqu'il est réglé sur 'Inconnu', le bouton 'Envoyer une consultation électronique' n'apparaîtra pas sur votre Directory Listing (sauf si au moins une autre offre a été réglée sur 'Oui').
Temps d'attente 1
Ce paramètre indique la valeur actuellement affichée pour le Temps d'attente 1 dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap pour cette offre spécifique. C'est également la valeur contre laquelle Ocean effectue des recherches lorsqu'un utilisateur utilise le critère de recherche avancée 'Temps d'attente 1 maximum' dans l'Ocean Healthmap. Cliquer sur la valeur vous redirige vers la zone de gestion des temps d'attente pour le Directory Listing.
Temps d'attente 2
Ce paramètre indique la valeur contre laquelle Ocean effectue des recherches lorsqu'un utilisateur utilise le critère de recherche avancée 'Temps d'attente 2 maximum' dans l'Ocean Healthmap. Cliquer sur la valeur vous redirige vers la zone de gestion des temps d'attente pour le Directory Listing.
Formulaire d'orientation personnalisé
Ce paramètre vous permet de préciser un formulaire d'orientation personnalisé qui est unique à cette offre de service spécifique. Lorsqu'un utilisateur initie une orientation électronique/consultation électronique pour cette offre de service spécifique sur l'Ocean Healthmap, il se verra présenter le formulaire spécifique choisi ici.

Note: Si votre Directory Listing a été configuré pour rediriger les références vers une liste de réception centrale, veuillez consulter l'article suivant pour en savoir plus sur le formulaire de référence présenté et où la référence sera ensuite acheminée : Comment les formulaires de référence sont-ils gérés pour les sites avec réception centrale ?

Fichier de réquisition
Ce paramètre vous permet de télécharger un fichier de réquisition pour cette offre de service spécifique. Il est affiché et disponible pour téléchargement aux utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent l'offre dans votre Directory Listing sur l'Ocean Healthmap.
Brochure pour le patient
Ce paramètre vous permet de télécharger un fichier de brochure pour le patient pour cette offre de service spécifique. Il est affiché et disponible pour téléchargement aux utilisateurs lorsqu'ils sélectionnent l'offre dans votre Directory Listing sur l'Ocean Healthmap. Un hyperlien qui télécharge le fichier de brochure pour le patient est également inclus dans les courriels de notification aux patients et aux fournisseurs concernant l'état d'une référence envoyée pour cette offre de service spécifique.
Référence
Ce paramètre affiche la valeur de référence unique pour cette offre de service spécifique dans Ocean.

Quels rôles d'Utilisateur nécessitent un identifiant professionnel avant d'envoyer une eOrientation/Consultation électronique ?

Les rôles d'utilisateur suivants nécessitent qu'un ID professionnel soit fourni dans la section Informations de contact clinique du compte utilisateur Ocean avant qu'une eOrientation/Consultation électronique puisse être envoyée :

  • Professionnel paramédical
  • Médecin de famille
  • Infirmière
  • Infirmière praticienne
  • Assistant médecin
  • Résident
  • Spécialiste

Exception : Création de demandes entrantes

Lorsqu'un destinataire de l'orientation crée des demandes entrantes dans Ocean pour des orientations qu'il a initialement reçues en dehors d'Ocean, l'ID professionnel du référent n'est pas un champ requis pour tout rôle d'utilisateur référent.

Comment déterminer le 'Nombre de Cliniciens' pour mon Directory Listing ?

Contexte

  • Lors de la demande auprès d'une Autorité Régionale dans vos paramètres de Directory Listing, les utilisateurs sont invités à entrer le nombre de cliniciens autorisés à recevoir des Orientations électroniques et/ou des Consultations électroniques au Directory Listing avant de soumettre leur demande.
  • De même, les utilisateurs qui modifient des Directory Listings qui ont déjà été approuvés par une Autorité Régionale sont également invités à entrer le nombre de cliniciens autorisés à recevoir des Orientations électroniques et/ou des Consultations électroniques au Directory Listing avant d'enregistrer tout nouveau changement.

L'objectif de ce paramètre est d'aider les Autorités Régionales à capturer un nombre précis de cibles d'Orientation électronique/Consultation électronique (c'est-à-dire, les cliniciens recevant des Orientations électroniques/Consultations électroniques) disponibles dans leur région via l'Ocean Healthmap.

Note

  • Le personnel administratif ne doit pas être inclus dans le décompte.
  • Les cliniciens n'ont pas besoin d'un compte utilisateur Ocean pour être comptés.
  • Les utilisateurs peuvent entrer '0' si approprié.

Déterminer votre Nombre

En gardant à l'esprit l'objectif de capturer un nombre précis de cibles d'Orientation électronique/Consultation électronique au sein d'une Autorité Régionale particulière, il est important de reconnaître que les cliniciens peuvent souvent être associés à un ou plusieurs Directory Listings sur l'Ocean Healthmap.

En conséquence, lorsque les utilisateurs sélectionnent un nombre pour leur Directory Listing, ils doivent être attentifs à savoir si un clinicien particulier a déjà été pris en compte dans un autre Directory Listing qui a également été approuvé par l'Autorité Régionale. Cela permet de s'assurer qu'un seul clinicien n'est pas "compté deux fois" comme cible admissible d'Orientation électronique/Consultation électronique dans la région.

Quelques scénarios courants sont fournis ci-dessous à titre de guide :

Scénario A : Un clinicien avec un Directory Listing dédié

Dans le scénario d'une relation un-à-un entre le clinicien autorisé et le Directory Listing, les utilisateurs doivent entrer '1' comme 'Nombre de cliniciens'.

Cela indique que le clinicien en question reçoit des eOrientations/Consultations électroniques uniquement à ce Directory Listing, et nulle part ailleurs.

Scénario B : Plus d'un clinicien partageant un Directory Listing

Dans le scénario de plusieurs cliniciens autorisés partageant un seul Directory Listing, les utilisateurs doivent entrer le nombre total de cliniciens autorisés comme 'Nombre de cliniciens'.

Cela indique que tous les cliniciens en question reçoivent des eOrientations/Consultations électroniques uniquement à ce Directory Listing, et nulle part ailleurs.

Scénario C : Un Directory Listing sans cliniciens associés

Dans le scénario où aucun clinicien autorisé n'est associé au Directory Listing (par exemple, un service communautaire qui n'a pas de cliniciens y travaillant), les utilisateurs doivent entrer '0' comme 'Nombre de cliniciens'.

Note : Lorsque '0' est entré, les utilisateurs sont requis d'inclure un contexte écrit supplémentaire dans la boîte 'Commentaires' expliquant la raison.

Scénario D : Un clinicien associé à plus d'un Directory Listing

Dans le scénario où un clinicien autorisé est associé à plus d'un Directory Listing (par exemple, un listing indépendant et un listing organisationnel), les utilisateurs doivent entrer '1' comme 'Nombre de cliniciens' pour le listing indépendant, et ne pas les inclure dans le compte du listing organisationnel.

Par exemple, si le Dr. Smith accepte des eOrientations/Consultations électroniques à son cabinet indépendant de cardiologie (Listing A), et travaille également dans une clinique de cardiologie qui accepte des eOrientations/Consultations électroniques (Listing B), le Listing A devrait se voir attribuer une valeur de '1', et le Dr. Smith ne devrait pas être inclus dans le total des cliniciens au Listing B.

Note : Cela signifie que si tous les cliniciens de la clinique de cardiologie ont également leurs propres cabinets indépendants de cardiologie qui acceptent des eOrientations/Consultations électroniques, alors '0' devrait être entré comme 'Nombre de cliniciens' pour le Listing B, avec une explication de la raison dans la boîte 'Commentaires'.

De même, si certains cliniciens acceptent des eOrientations/Consultations électroniques exclusivement à la clinique de cardiologie (Listing B), ils compteraient pour le total 'Nombre de cliniciens' qui devrait être entré pour le Listing B.

Mise à jour de votre nombre

Une fois que la valeur 'Nombre de cliniciens' a été initialement définie dans les paramètres du Directory Listing, elle doit être révisée et mise à jour au moins une fois par an pour tenir compte de tout changement.

Quelles langues sont incluses dans les notifications par e-mail de l'eOrientation/Consultation électronique ?

Courriels de notification au patient

  • Si l'adresse courriel du patient et son consentement à recevoir des notifications d'eOrientation par courriel ont été fournis au moment où l'eOrientation/Consultation électronique a été envoyée, le patient recevra des notifications par courriel lorsque des mises à jour de l'état sont effectuées sur la demande.
  • Les notifications par courriel au patient contiennent les versions anglaise et française du message de mise à jour de l'état.

Courriels de notification au fournisseur

Les notifications par courriel au fournisseur automatiques contiennent uniquement une version anglaise du message de mise à jour de l'état pour le moment.

Puis-je filtrer les Consultations électroniques/Orientations électroniques sur mon site Ocean ?

Oui, l'Ocean Portail offre une variété d'options pour filtrer les références qui vous sont actuellement montrées.

Ceci est précieux pour les sites Ocean qui ont un grand nombre de cliniciens qui envoient des références, car cela offre la possibilité aux utilisateurs de concentrer leur vue uniquement sur les références qui leur sont pertinentes, et minimise la quantité d'informations de santé des patients montrées aux utilisateurs au sein du site Ocean.

Note: Les filtres sont appliqués et sauvegardés sur une base spécifique à l'utilisateur. Cela signifie que chaque utilisateur de votre site Ocean a la possibilité de personnaliser et de sauvegarder ses filtres pour répondre à ses préférences personnelles.

Filtrage à l'aide de la barre de recherche

Pour localiser rapidement une référence spécifique ou un groupe de références, vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le coin supérieur gauche.

  • 'Patient avec le nom de famille' filtre toutes vos références pour n'inclure que les patients avec le nom de famille correspondant.
  • 'Clinicien référent avec le nom contenant' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références envoyées par un clinicien spécifique.
  • 'Fournisseur avec le nom contenant' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références envoyées au Directory Listing avec le terme de recherche choisi inclus dans son nom.
  • 'DMÉ / MRN #' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références pour les patients avec la valeur DMÉ ID/MRN correspondante.
  • 'HN' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références pour le patient avec le numéro d’assurance-maladie correspondant.
  • 'Envoyé le' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références qui ont été envoyées le jour choisi.
  • 'Reçue le' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références qui ont été reçues le jour choisi.
  • 'Réservé le' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références pour lesquelles des informations de rendez-vous ont été ajoutées le jour choisi.
  • 'Noté le' filtre toutes vos références pour n'inclure que les références qui ont été notées le jour choisi.

Filtrage des dossiers d'état

Les filtres au niveau du groupe sont disponibles dans tous les dossiers d'état au sein du groupe de dossiers respectif, tandis que les filtres spécifiques au dossier ne sont disponibles que dans certains dossiers d'état.

  • Les filtres au niveau du groupe apparaissent toujours à gauche, tandis que les filtres spécifiques au dossier apparaissent toujours à droite.
  • Le bouton 'Sauvegarder les filtres' peut être utilisé pour sauvegarder vos filtres actuellement appliqués, et le bouton 'Effacer les filtres' peut être utilisé pour supprimer tous les filtres actuellement appliqués.

Filtres au niveau du groupe

  • Le filtre 'Listing' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques par le Directory Listing dont elles sont actuellement propriétaires.
  • Le filtre 'Service' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques par la ou les Catégorie(s) de Service de santé demandée(s).
  • Le filtre 'Cliniciens référents' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques par l'utilisateur ou les utilisateurs qui les ont envoyées.

Filtres spécifiques au dossier

  • Le filtre 'Réviseur' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques par l'utilisateur ou les utilisateurs assignés comme réviseurs.
  • Le filtre 'Priorité' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques par la valeur de priorité assignée.
  • Le filtre 'Protocole' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques par la valeur de protocole assignée.
  • Les champs 'Date de rendez-vous - Début' et 'Date de rendez-vous - Fin' peuvent être utilisés pour afficher uniquement les Orientations électroniques avec un rendez-vous réservé dans la plage de dates spécifiée.
  • Le filtre 'Email du patient' vous permet de filtrer vos Orientations électroniques/Consultations électroniques en fonction de la présence d'une adresse email de patient dans l'orientation/la consultation.

Où puis-je trouver une valeur de référence de parrainage ?

Vous pouvez facilement trouver une valeur spécifique de Référence d'Orientation (referralRef) dans le journal des Événements de l'orientation concernée.

Cette valeur est un numéro de référence unique pour l'orientation dans Ocean, ce qui peut être utile pour le dépannage et/ou le suivi.

  • Localisez et ouvrez l'orientation concernée dans la zone des Orientations électroniques & Consultations électroniques de l'Ocean Portail.
  • Ouvrez le menu 'Action' dans le coin supérieur droit, et sélectionnez 'Voir le Journal des Événements'.
  • La valeur unique de Référence d'Orientation se trouve en haut de la fenêtre du Journal des Événements.

Comment Ocean s'intègre-t-il avec Health Report Manager (HRM®) ?

Phase pilote en Ontario

Veuillez noter que l'intégration Ocean-HRM est actuellement dans une phase pilote fermée et n'est pas encore largement disponible.

Qu'est-ce que HRM® ?

Health Report Manager (HRM®) est une solution de santé numérique développée par OntarioMD qui permet aux cliniciens utilisant un DMÉ certifié par OntarioMD de recevoir des rapports de manière sécurisée par voie électronique des hôpitaux participants et des établissements de santé indépendants. Ce transfert d'informations se produit généralement vers la fin du cycle de vie de l'orientation lorsque le spécialiste envoie un rapport/lettre de consultation au clinicien référent.

Les cliniciens en Ontario utilisant le Provider Network d'Ocean peuvent envoyer et recevoir des rapports de consultation pour les orientations électroniques en utilisant l'intégration de HRM avec Ocean et leur DMÉ certifié par OntarioMD.

Configuration de l'expéditeur de messages Ocean-HRM

Approbation de l'expéditeur

Pour envoyer des messages et des documents dans Ocean via HRM, les cliniciens doivent obtenir un 'Identificateur UPI' du service d'assistance OntarioMD en appelant le 1-866-744-8668 ou en envoyant un courriel à support@ontariomd.com.

Une fois l'Identificateur UPI obtenu, les cliniciens doivent l'envoyer à l'équipe de support OceanMD pour la configuration en arrière-plan dans Ocean. Vous serez informé lorsque votre site Ocean aura été approuvé pour envoyer des rapports HRM.

Configuration de l'expéditeur

  • Les cliniciens qui envoient des messages HRM doivent s'assurer d'avoir entré leur 'ID professionnel' dans les paramètres de leur compte utilisateur Ocean sous la section 'Informations de contact clinique'.
  • Les cliniciens qui envoient des messages HRM doivent également activer le paramètre 'Authentification - Les fournisseurs demandeurs doivent se connecter' dans leurs propres paramètres de Directory Listing. Cela garantit que tous les référents sont connectés à un compte utilisateur Ocean lors de l'envoi de l'orientation électronique, permettant la messagerie HRM comme décrit ci-dessous lorsque cela est possible.

Configuration du récepteur de messages Ocean-HRM

Approbation du récepteur

Pour recevoir des messages et des documents via HRM, les cliniciens doivent d'abord être approuvés par OntarioMD. OntarioMD fournit périodiquement une liste de cliniciens récepteurs approuvés à OceanMD pour mise à jour dans la plateforme Ocean.

Cette liste est utilisée par Ocean pour déterminer si un clinicien doit recevoir un message via HRM en plus des mécanismes existants de message d'orientation électronique et de notification par courriel dans Ocean.

Si vous êtes intéressé à devenir un récepteur HRM approuvé, contactez le service d'assistance OntarioMD en appelant le 1-866-744-8668 ou en envoyant un courriel à support@ontariomd.com.

Configuration du récepteur

  • Une fois approuvé dans le backend d'Ocean, les cliniciens référents doivent mettre à jour le paramètre 'Informations sur le clinicien' dans leurs paramètres de Directory Listing avec leur Prénom(s), Nom, et ID professionnel au minimum.
  • Les cliniciens qui ont été correctement approuvés par OntarioMD et OceanMD verront un message d'approbation indiquant 'Ce clinicien utilise HRM' dans la fenêtre d'informations sur le clinicien.

Envoi de messages via HRM

Une fois que vous avez rempli les exigences de 'Configuration de l'expéditeur de messages Ocean-HRM' décrites ci-dessus, vous pouvez envoyer des messages HRM dans une eOrientation Ocean.

Note :

Les messages HRM ne peuvent être envoyés dans une eOrientation que si :

  • Le référent original était connecté à un compte utilisateur Ocean lors de l'envoi de l'eOrientation.
  • Il y a au moins un intervenant de l'orientation qui est actif sur HRM.
    • Les 'intervenants' incluent le référent original et toute autre cible d'orientation qui a précédemment 'possédé' l'eOrientation.
    • Les intervenants sont considérés comme 'actifs' uniquement s'ils remplissent les exigences de 'Configuration du récepteur de messages Ocean-HRM' décrites ci-dessus.
  • Localisez et ouvrez l'eOrientation pertinente dans Ocean.
  •  
  • En utilisant la zone 'Messagerie', incluez votre rapport/lettre de consultation en tant que pièce jointe et saisissez éventuellement un message dans le champ de texte, puis appuyez sur 'Envoyer'.

  • Après que votre message a été envoyé, vous verrez une icône de coche à droite du message envoyé confirmant que le message a été envoyé via HRM en plus des mécanismes standard de message et de notification par courriel dans Ocean.

    Note : Si le message HRM a échoué à être envoyé, vous verrez une icône d'exclamation rouge (!) au lieu d'une coche.

  • Cliquer sur l'icône fournit des informations plus détaillées concernant l'état HRM, ainsi que la possibilité de renvoyer le message HRM si nécessaire.

Réception de messages via HRM

Si vous avez complété les exigences de 'Configuration du récepteur de messages Ocean-HRM' décrites ci-dessus et qu'un message HRM vous est envoyé via une eOrientation Ocean, vous serez notifié via les mécanismes standard de messagerie et de notification par courriel dans Ocean.

Vous recevrez également le message HRM dans votre DMÉ certifié par OntarioMD. Le contenu principal de tous les messages HRM est standard dans tous les DMÉ certifiés par OntarioMD, contenant : catégorie de rapport (LOINC), corps du rapport, auteur, date, etc.

Note : En raison des contraintes de HRM, un seul message HRM contenant à la fois un message tapé et une pièce jointe apparaîtra dans votre DMÉ sous forme de deux messages HRM séparés - l'un contenant le message tapé, et un second contenant la pièce jointe.

Un exemple est montré en utilisant le DMÉ PS Suite ci-dessous, à titre de référence :

Exemple d'un message HRM tapé
Exemple d'une pièce jointe incluse dans le message HRM.

Dépannage & Support

Pour toutes les demandes de dépannage, veuillez contacter l'équipe de support OceanMD.

Quelques conseils utiles de dépannage sont fournis ci-dessous :

  • Si vous tentez d'envoyer un message HRM et qu'aucun icône d'état n'apparaît à droite du message dans l'eOrientation, cela signifie qu'Ocean n'a pas tenté d'envoyer le message via HRM. Vérifiez qu'au moins un intervenant de l'orientation est actif sur HRM et enregistré en tant que Spécialiste HRM dans Ocean en utilisant le processus de vérification décrit ci-dessus.
  • Si vous tentez d'envoyer un message HRM et que l'icône d'échec rouge apparaît, cliquez sur l'icône pour obtenir des détails supplémentaires.
    • Si disponible, prenez note de la valeur 'ID de transaction' et du message d'erreur correspondant et envoyez-les au contact de l'équipe de support OceanMD

Quelle est la différence entre une Catégorie de Service de Santé, une Offre de Service de Santé et une Description ?

Définitions

Les termes "Catégories de Service de Santé" et "Offres de Service de Santé" sont souvent utilisés de manière interchangeable, cependant il est important de bien comprendre la différence de leurs significations et leur interaction avec la valeur de "Description" d'une référence.

Qu'est-ce que les 'Catégories de Service de Santé' ?

  • Les Catégories de Service de Santé sont une liste définie de termes utilisés dans l'Ocean Healthmap pour faciliter la recherche, le filtrage et la création de Directory Listing.
  • Cette taxonomie définie est utilisée pour aider à catégoriser les Offres de Service de Santé sur un Directory Listing dans l'Ocean Healthmap.
  • Une liste complète des Catégories de Service de Santé définies est disponible ici.

Qu'est-ce qu'une 'Offre de Service de Santé' ?

  • Une Offre de Service de Santé est une description personnalisable et recherchable d'un service qui est listé sur le Directory Listing dans l'Ocean Healthmap. Les Offres de Service de Santé sont associées à la Catégorie de Service de Santé la plus appropriée.
  • Dans de nombreux cas, un Directory Listing peut simplement utiliser une Catégorie de Service de Santé définie comme leur Offre de Service de Santé, cependant, l'option de personnalisation complète est possible en utilisant les Offres de Service de Santé.

Qu'est-ce qu'une 'Description' de référence ?

Une Description de référence est la valeur associée à une référence qui est utilisée pour décrire le service demandé/fourni.

  • La valeur de la Description pour une orientation est le plus souvent héritée du nom de l'Offre de Service de Santé pour l'orientation (alors que le nom de l'Offre de Service de Santé est le plus souvent hérité du nom de la valeur de la Catégorie de Service de Santé associée à l'offre, sauf personnalisation contraire).
  • La valeur de la Description pour une orientation est la valeur que les utilisateurs voient lorsqu'ils interagissent avec l'orientation. Par exemple, elle apparaît : en haut de l'orientation lorsqu'elle est ouverte dans l'Ocean Portail, sous la colonne "Description" dans la zone 'Orientations électroniques & Consultations électroniques' de l'Ocean Portail, et en haut du PDF du Record d'Orientation Ocean.

Ocean prend en charge la possibilité de définir la Description pour une orientation à une valeur prédéterminée basée sur les réponses du référent aux questions du formulaire d'orientation au moment de l'envoi de l'orientation. Cette option de configuration avancée est réalisée en définissant dynamiquement une valeur 'referralDescription' pour l'orientation via un script dans le formulaire d'orientation.

Dans certains cas, les destinataires des orientations peuvent également modifier manuellement la valeur de la Catégorie de Service de Santé et de la Description pour une orientation une fois qu'elle a été reçue sur leur site Ocean. Cela peut être utile dans le cas où le destinataire souhaite ajuster une Catégorie de Service de Santé et/ou une Description incorrecte ou inexacte pour l'orientation.

Pourquoi existent-ils chacun ?

L'Ocean Healthmap est un annuaire complet basé sur une carte qui facilite la recherche et l'accès aux services de santé. Cela est rendu possible grâce à l'utilisation d'une liste définie de services de santé possibles - à savoir les Catégories de Service de Santé. La liste définie des Catégories de Service de Santé permet une catégorisation discrète des services offerts par tous les fournisseurs de soins de santé sur l'Ocean Healthmap. Cela garantit que lorsqu'un service de santé spécifique est recherché, les fournisseurs applicables de ce service sont correctement pris en compte dans les résultats de recherche.

Cependant, il est important de reconnaître qu'une seule liste définie de services de santé possibles ne capturera pas toujours les nuances du ou des services fournis. Cela est abordé par l'utilisation des Offres de Service de Santé. Les Offres de Service de Santé présentées sur un Directory Listing dans l'Ocean Healthmap peuvent être personnalisées pour refléter une plus grande précision du nom spécifique ou de la nuance des services de santé offerts.

Par exemple, une clinique offrant des services dermatologiques pourrait ajouter la Catégorie de Service de Santé spécifique 'Dermatologie' comme une Offre de Service de Santé sur leur Directory Listing, mais n'offrir qu'un sous-ensemble de services ou programmes spécifiques. Pour communiquer cette nuance aux référents potentiels parcourant l'Ocean Healthmap, ils peuvent personnaliser le nom de l'offre pour plus de précision - comme le renommer en 'Clinique des lésions pigmentées / grains de beauté' s'ils n'offrent que ces services dermatologiques spécifiques.

Les référents qui consultent la Catégorie de Service de Santé 'Dermatologie' sur l'Ocean Healthmap verraient la Directory Listing de la clinique avec l'Offre de Service de Santé 'Clinique des lésions pigmentées / grains de beauté', car il s'agit véritablement de la Catégorie de Service de Santé 'Dermatologie' avec un nom d'Offre de Service de Santé personnalisé.

Lorsqu'une référence est envoyée pour l'Offre de Service de Santé personnalisée 'Clinique des lésions pigmentées / grains de beauté', Ocean maintient à la fois les valeurs de la Catégorie de Service de Santé 'Dermatologie' et de l'Offre de Service de Santé 'Clinique des lésions pigmentées / grains de beauté' dans le backend à des fins d'analyse et de filtrage, et la valeur de Description pour la référence est généralement héritée automatiquement du nom personnalisé de l'Offre de Service de Santé 'Clinique des lésions pigmentées / grains de beauté'.

Cependant, dans le cas où les acheminements cliniques ou les processus de gestion des références pourraient bénéficier d'une Description plus spécifique de la référence basée sur les réponses au formulaire de référence (par exemple, le site anatomique de la lésion pigmentée), le formulaire de référence peut être configuré pour définir une valeur de Description différente du nom de l'Offre de Service de Santé pour transmettre cela plus commodément (par exemple, 'Lésion pigmentée - Épaule Gauche').

Si une erreur a été commise par le fournisseur référent lors du remplissage du formulaire de référence, le destinataire de la référence a également la possibilité de modifier manuellement la Catégorie de Service de Santé et la valeur de Description pour la référence afin de corriger l'erreur (par exemple, changer 'Lésion pigmentée - Épaule Gauche' en 'Lésion pigmentée - Épaule Droite').

Que faire si je ne trouve pas la Catégorie de Service de Santé exacte pour ma Directory Listing ?

Si vous ne parvenez pas à localiser une Catégorie de Service de Santé dans Ocean qui correspond exactement aux services que vous offrez, nous vous recommandons d'ajouter la Catégorie de Service de Santé la plus similaire en tant qu'Offre de Service de Santé sur votre Directory Listing. Vous pouvez ensuite personnaliser le nom de l'Offre de Service de Santé pour refléter plus précisément le(s) service(s) spécifique(s) que vous offrez.

Comment personnaliser le nom de mon Offre de Service de Santé ?

Vous pouvez personnaliser le nom de votre Offre de Service de Santé en suivant les étapes ci-dessous :

  • Accédez à vos paramètres de Directory Listing et localisez la section 'Détails du Service'.
  • Dans le champ 'Offres', recherchez et sélectionnez la Catégorie de Service de Santé la plus applicable pour l'ajouter comme Offre de Service de Santé sur votre Directory Listing.
  • Après avoir ajouté votre Offre de Service de Santé, cliquez dessus pour ouvrir ses options de personnalisation.
  • Précisez votre nom personnalisé d'Offre de Service de Santé dans le champ 'Nom du Programme', et appuyez sur 'OK'.
  • Votre nom personnalisé d'Offre de Service de Santé apparaîtra dans la section 'Offres', avec la véritable Catégorie de Service de Santé indiquée entre parenthèses.
  • Appuyez sur 'Sauvegarder les Modifications' dans le coin inférieur droit pour sauvegarder votre Directory Listing.

Puis-je demander des Catégories de Services de Santé supplémentaires ?

Non, vous ne pouvez pas demander l'ajout de Catégories de Services de Santé supplémentaires car il s'agit d'une liste standardisée et définie dans Ocean. Dans certaines circonstances, des synonymes supplémentaires pour les Catégories de Services de Santé peuvent être ajoutés pour améliorer les capacités de recherche et de filtrage au sein de l'Ocean Healthmap.

Comment puis-je définir un Utilisateur Délégué Clinique pour mon compte Utilisateur Ocean ?

Si vous travaillez avec un autre utilisateur Ocean qui enverra des consultations électroniques et/ou des orientations électroniques en votre nom, vous voudrez les inviter à créer un compte utilisateur Ocean et les définir comme votre(s) Délégué(s) Clinique(s).

Ajouter un ou des Délégué(s) Clinique(s) à votre compte utilisateur Ocean

  • Connectez-vous au Ocean Portail.
  • Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et sélectionnez Mon Compte dans le menu.
  • Cliquez sur le bouton "Modifier les Délégués".

  • Utilisez le bouton 'Ajouter un Délégué Clinique' pour sélectionner le(s) utilisateur(s) qui devrait avoir la capacité d'envoyer des demandes électroniques en votre nom.

    La liste déroulante affiche tous les utilisateurs pour tous les sites Ocean auxquels votre compte utilisateur est associé. Vous pouvez préciser un nombre quelconque de Délégués Cliniques.

  • Un Délégué Clinique peut être supprimé en appuyant sur le bouton 'Supprimer' à droite.

Note : Si vous êtes un administrateur de site Ocean, vous pouvez voir et modifier les relations de délégué pour tous les utilisateurs de votre site Ocean. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à cet article : Page de Modification des Délégués.

Puis-je inclure des fichiers de documents pour les patients dans ma liste sur l'Ocean Healthmap ?

  • Oui, vous pouvez inclure des fichiers de dépliants pour chaque offre de service de santé affichée sur votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap.
  • Les dépliants sont disponibles pour téléchargement lorsque l'offre de service de santé est sélectionnée sur la liste.
  • De plus, lorsqu'un patient est référé sous une offre de service de santé spécifique, la notification par courriel qu'il reçoit (le cas échéant) inclura les fichiers de dépliants.

Comment ajouter des fichiers de dépliants ?

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Admin'. À partir de la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Directory Listings'.
  • Dans le Directory Listing approprié, localisez la section 'Détails du service' et sélectionnez l'offre de service appropriée.

  • Trouvez le téléchargeur de fichiers 'Dépliant Patient', et appuyez sur 'Choisir le fichier'. Sélectionnez le fichier de dépliant approprié depuis votre ordinateur.

    Note : Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers de dépliants en les téléchargeant un par un.

  • Une fois le(s) fichier(s) ajouté(s), appuyez sur 'OK'. Le(s) fichier(s) de dépliant peut maintenant être trouvé dans votre liste dans l'Ocean Healthmap, et sera inclus dans la notification par courriel du patient s'il est référé pour ce service de santé.

Note : Étant donné que les fichiers de dépliants sont ajoutés à chaque offre de service de santé individuelle, vous pouvez joindre des fichiers de dépliants différents pour chacune de vos offres. Alternativement, vous pouvez ajouter le(s) même(s) fichier(s) de dépliant à toutes vos offres.

Comment mon rôle d'Utilisateur impacte-t-il mes fonctionnalités en tant que Délégué Clinique envoyant des Orientations électroniques dans Ocean ?

Un Délégué Clinique a la capacité d'envoyer des eOrientations au nom d'un autre utilisateur Ocean. Selon le Rôle Utilisateur sélectionné dans vos Paramètres de Compte, votre expérience lors de l'envoi d'une eOrientation Ocean en tant que Délégué Clinique sera différente. Comme le champ de pratique pour chaque utilisateur sur votre site Ocean varie, l'expérience d'envoi et le libellé d'une eOrientation changent pour refléter le champ pertinent.

  • Lors de l'envoi d'une nouvelle eOrientation en tant que Délégué Clinique, le menu déroulant dans le panneau 'Informations du Référent' vous permet de sélectionner le fournisseur référent, le cas échéant. Le menu affiche tous les fournisseurs pour lesquels l'utilisateur expéditeur est désigné comme Délégué Clinique.
  • Après que l'eOrientation a été envoyée, des notifications par courriel sont envoyées à l'adresse courriel de 'Notification de Référence' listée dans les paramètres de compte du fournisseur référent. S'il n'y a pas de courriel listé, les notifications par courriel seront envoyées aux 'Courriels du Délégué Clinique' listés dans les paramètres de compte du fournisseur référent.

  • Note : Les notifications par courriel ne seront pas envoyées à l'utilisateur Délégué Clinique qui a initié l'eOrientation au nom du fournisseur référent. Les notifications seront uniquement envoyées au fournisseur référent sélectionné dans le menu déroulant 'Informations du Référent'.

Considérations Spéciales

En raison de la variation possible dans le champ de pratique des utilisateurs sur votre site Ocean, des fonctionnalités supplémentaires ont été mises en œuvre pour répondre à cette considération.

Assistants Médicaux et Résidents

  • Lors de l'envoi d'une eOrientation au nom d'un médecin en tant qu'Assistant médical ou Résident, le panneau d'informations du Référent est modifié pour indiquer clairement que l'eOrientation est envoyée par un Assistant médical ou Résident, au nom du fournisseur référent.
  • Cela est enregistré dans le volet Général de l'eOrientation, afin que le destinataire puisse clairement voir qu'elle a été envoyée au nom du médecin référent.
  • Après l'envoi de l'eOrientation, des notifications par courriel sont envoyées à l'adresse courriel de 'Notification de Référence' répertoriée dans les paramètres de compte du fournisseur référent (c'est-à-dire, le médecin). S'il n'y a pas de courriel répertorié, les notifications par courriel seront envoyées aux 'Courriel(s) du Délégué Clinique' répertoriés dans les paramètres de compte du fournisseur référent.

Infirmières praticiennes

  • Dans le cas où une Infirmière praticienne initie une eOrientation pour un test/procédure médicale nécessitant l'autorisation d'un médecin, un champ 'Médecin Autorisant' est ajouté au panneau d'informations du Référent pour sélectionner le médecin autorisant.
  • La saisie dans le champ recherche dans le répertoire Healthmap d'Ocean pour une sélection pratique du médecin autorisant.
  • Une fois le Médecin Autorisant sélectionné et l'eOrientation envoyée, cela est enregistré dans le volet Général de l'eOrientation, afin que le destinataire puisse clairement voir le médecin qui a fourni l'autorisation.
  • Après l'envoi de l'eOrientation, des notifications par courriel sont envoyées à l'adresse courriel de 'Notification de Référence' répertoriée dans les paramètres de compte de l'Infirmière praticienne. S'il n'y a pas de courriel répertorié, les notifications par courriel seront envoyées aux 'Courriel(s) du Délégué Clinique'.

Directory Listing appliquant des restrictions de référent

  • Les Directory Listings peuvent être configurés pour imposer que le fournisseur référent ait un rôle d'utilisateur de 'Médecin de famille', 'Spécialiste' ou 'Infirmière praticienne'.
  • Si l'utilisateur envoyant l'eOrientation n'est pas configuré avec l'un de ces rôles d'utilisateur, il ne pourra pas envoyer l'eOrientation et un message d'avertissement orange apparaîtra.
  • Cependant, si l'utilisateur envoyant l'eOrientation est configuré comme Délégué clinique pour un utilisateur 'Médecin de famille', 'Spécialiste' ou 'Infirmière praticienne', le Délégué clinique sera autorisé à envoyer l'orientation en leur nom.

Que signifient les différents dossiers dans la page des Orientations électroniques et des Consultations électroniques ?

Les dossiers de la page des Orientations électroniques et Consultations électroniques sont utilisés pour gérer les Consultations électroniques et Orientations électroniques de votre site. Chaque dossier est décrit ici pour vous aider à traiter et gérer les consultations et/ou orientations entrantes et sortantes.

  • Groupe de dossiers généraux

    • À réviser
      Toutes les consultations et/ou références qui ont été signalées pour révision.
      Pour moi
      Toutes les consultations et/ou références qui ont été signalées spécifiquement pour votre révision.
      Récemment consulté
      Toutes les consultations et/ou références que vous avez récemment consultées.

  • Groupe de dossiers reçus

    • Nouveau
      Consultations et/ou références qui ont été reçues et qui n'ont pas encore été acceptées ou refusées.
      Accepté comme Consultation électronique
      Consultations qui ont été révisées et acceptées.
      Consultation électronique en cours
      Consultations auxquelles il a été répondu.
      En attente de réservation
      Références acceptées qui n'ont pas été réservées pour des rendez-vous.
      Réservé non confirmé
      Toutes les références acceptées qui incluent des rendez-vous qui n'ont pas été confirmés par le patient.
      Réservé confirmé
      Toutes les références acceptées qui incluent des rendez-vous qui ont été confirmés par le patient.
      En attente de réponse
      Toutes les consultations et/ou références qui ont été marquées comme En attente de réponse.
      Sans rendez-vous
      Toutes les consultations et/ou références qui ont été acceptées comme un rendez-vous sans rendez-vous.
      Reçue (Toutes)
      Toutes les consultations et/ou références que votre site a reçues, quel que soit leur état courant.
      Terminé
      Consultations et/ou Références qui ont été marquées "Compléter" après leur date de rendez-vous.
      Transféré (Toutes)
      Toutes les consultations et/ou références que votre site a reçues et que vous avez transférées à un autre site.
      Refusé
      Consultations et/ou Références que vous avez refusées.
      Annulé
      Toutes les consultations et/ou références annulées.
      Géré à l'externe
      Toutes les consultations et/ou références qui ont été marquées comme Géré à l'externe.

  • Groupe de dossiers envoyés

    • Envoyé (Tous)
      Toutes les consultations et/ou références qui ont été envoyées depuis votre site.
      Incomplet
      Toutes les consultations et/ou références sortantes qui ont été sauvegardées pour une complétion ultérieure (n'ont pas encore été envoyées). Ces références sont uniquement sauvegardées dans Ocean pendant 30 jours avant d'être automatiquement supprimées.
      En attente de réponse
      Toutes les consultations et/ou références que vous avez envoyées et qui n'ont pas encore été acceptées par le destinataire.
      Accepté comme sans rendez-vous
      Toutes les consultations et/ou références envoyées qui ont été acceptées comme un rendez-vous sans rendez-vous par le destinataire.
      Accepté comme Consultation électronique
      Toutes les références envoyées qui ont été acceptées comme une Consultation électronique par le destinataire.
      En attente de réservation
      Toutes les références qui ont été envoyées depuis votre site qui sont acceptées et en attente d'être réservées par le destinataire.
      Réservé non confirmé
      Toutes les références qui ont été envoyées depuis votre site et incluent des rendez-vous qui n'ont pas été confirmés par le patient.
      Réservé confirmé
      Toutes les références qui ont été envoyées depuis votre site et incluent des rendez-vous que le patient a confirmés.
      Terminé
      Consultations qui ont été marquées comme terminées après une réponse de Consultation électronique, et références qui ont été marquées comme terminées après leur(s) date(s) de rendez-vous.
      Refusé
      Vos consultations et/ou références envoyées qui ont été refusées.
      Annulé
      Vos consultations et/ou références envoyées qui ont été annulées.
      Géré à l'externe
      Toutes les consultations et/ou références envoyées qui ont été marquées comme Gérées à l'externe.

  • Autres dossiers

    • Avertissements de suppression
      Consultations et/ou références qui approchent de la suppression.
      Actions
      Utilisez ce menu pour créer une demande entrante, voir le répertoire, exporter des consultations et/ou références, mettre à jour les temps d'attente, ou voir l'historique des références d'un patient.
      Soutien
      Cliquez ici pour contacter l'équipe de soutien OceanMD.

Que signifient les icônes et les boutons ?

Lorsque vous gérez les consultations électroniques et/ou les orientations électroniques entrantes à partir de la page des orientations électroniques dans le Ocean Portail, vous pouvez rencontrer des icônes ou des boutons dont vous n'êtes pas sûr. Vous trouverez ci-dessous une liste des différentes icônes et boutons qui peuvent apparaître et leur signification.

Icônes dans la page des orientations électroniques & consultations électroniques

Icône Définition
Column_sorting.png Colonne actuellement triée (et direction – croissante ou décroissante).
Message.png Il y a un message associé à la consultation électronique et/ou à l'orientation électronique.
View_prior_referrals.png Voir les consultations électroniques et/ou orientations électroniques précédentes de ce patient.
Attachment.png Il y a une pièce jointe associée à la consultation électronique et/ou à l'orientation électronique.
Waiting_for_EMR.png Le dossier de ce patient dans le DMÉ ne peut pas être trouvé et Ocean attend le DMÉ.
Backup_exported.png Une copie de sauvegarde de la consultation électronique et/ou de l'orientation électronique a été exportée depuis Ocean.
Notes_downloaded.png Les notes pour ce patient ont été téléchargées dans le DMÉ.
Ready_for_download.png Ce patient a des notes prêtes à être téléchargées dans le DMÉ.
Forwarded.png La consultation électronique et/ou l'orientation électronique a été transférée électroniquement à un destinataire d'orientation électronique.
Forwarded_by_fax.png La consultation électronique et/ou l'orientation électronique a été transférée manuellement à un destinataire par fax.
urgency-dot.png La consultation électronique et/ou l'orientation électronique a été marquée comme 'Priorité' par l'expéditeur de l'orientation (c'est-à-dire que la valeur pour la question 'referralUrgency' sur le formulaire d'orientation a été définie sur 'Priorité').

Icônes dans la consultation électronique et/ou l'orientation électronique

Icône Définition
Edit_patient_details.png Modifier les détails au niveau du patient (email, téléphone, adresse).
Requires_review.png Un composant de la Consultation électronique et/ou eOrientation requiert une révision (message, note d'orientation, etc.).
Reviewed.png Un composant de la Consultation électronique et/ou eOrientation qui nécessitait auparavant une révision a été révisé.
Message_in_referral.png Ajouter une note préenregistrée ou un formulaire de révision/triage à la Consultation électronique et/ou eOrientation. Sélectionner un commentaire de réservation préenregistré lors de la planification des rendez-vous. Sélectionner un message préenregistré dans le volet de messagerie de la Consultation électronique et/ou eOrientation.
Send_patient_note.png Envoyer une note au patient ou renvoyer l'email de notification de rendez-vous au patient.
Add_note.png Ajouter une nouvelle note à la Consultation électronique et/ou eOrientation principale (lors de la visualisation d'une eOrientation enfant).
Analytics.png L'eOrientation sera incluse dans les calculs de temps d'attente, car un commentaire de date réservée n'a pas été choisi.
Delete_attachment.png Supprimer une pièce jointe qui a été ajoutée à l'email de notification de rendez-vous.

Boutons dans la Consultation électronique et/ou eOrientation

Bouton Définition
Accept.png Accepte la Consultation électronique et/ou l'eOrientation. Si une heure de rendez-vous est entrée, l'eOrientation passera dans votre boîte de réception Réservé Non Confirmé (ou Réservé Confirmé si la case Confirmé est cochée). Si aucune heure de rendez-vous n'est entrée, l'eOrientation passera dans votre boîte de réception En attente de réservation.
Accept_Reply.png Déplace la Consultation électronique et/ou l'eOrientation de la boîte de réception En attente de réponse vers la boîte de réception appropriée en fonction de l'état de l'eOrientation.
Completed.png Indique que la Consultation électronique et/ou l'eOrientation est complétée et ne nécessite pas de suivi supplémentaire. Déplacera l'orientation vers votre boîte de réception Terminé.
Decline.png Refuse la Consultation électronique et/ou l'eOrientation et la déplace vers la boîte de réception Refusé. Cliquer sur ceci vous demandera la raison et un message optionnel qui sera envoyé pour notifier l'expéditeur.
Forward_Referral.png Transfère la Consultation électronique et/ou l'eOrientation au site sélectionné pour un suivi supplémentaire. Déplace la consultation/l'orientation vers votre boîte de réception Transféré (Tous).
OK.png Reconnaît que vous avez lu et accepté le texte qui est dans la fenêtre.
Reviewed.png Indique que le composant nécessitant une révision a été révisé. Déplacera la Consultation électronique et/ou l'eOrientation vers la boîte de réception appropriée en fonction de l'état.
Send.png Envoie le message et tous les fichiers joints à l'expéditeur.
Cancel.png Ferme la fenêtre sans sauvegarder les modifications et retourne à l'écran précédent.
Save.png

Sauvegarde les modifications apportées.

Note : La fenêtre restera ouverte lorsque cette option est sélectionnée.
Done.png Sauvegarde les modifications apportées et ferme la fenêtre.
Done_and_Await_Reply.PNG

Sauvegarde les modifications apportées et ferme la fenêtre. Déplacera la Consultation électronique et/ou l'eOrientation vers la boîte de réception En attente de réponse.

Note : Cette option apparaît dans un menu déroulant à côté de Terminé lorsqu'un message est envoyé depuis la Consultation électronique et/ou l'eOrientation.
Notify.png

Notifie le fournisseur sélectionné qu'une Consultation électronique et/ou une eOrientation nécessite leur attention lors du marquage pour révision.

Note : La consultation et/ou l'orientation doit être sauvegardée pour que la notification soit envoyée.

Note : À partir de la page des orientations électroniques dans l'Ocean Portail, survoler chaque icône pendant un moment fera également apparaître une info-bulle affichant la signification de l'icône.

Que signifient les différents éléments du Menu d'action ?

  • Le menu d'action dans une Consultation électronique/eOrientation est utilisé pour actionner et gérer les consultations et/ou orientations de votre site. Chaque élément du menu d'action est décrit ici pour vous aider à traiter et gérer les Consultations électroniques et/ou Orientations électroniques entrantes et sortantes.

Actions de l'expéditeur et du Spécialiste

Télécharger le Record d'Orientation
Ouvre un document PDF du record complet dans un nouvel onglet du navigateur où il peut être imprimé et/ou téléchargé, OU il télécharge un fichier TIFF (dépendant des paramètres du site configurés ici). Ce record inclut toutes les informations de planification des horaires, notes, messages, et pièces jointes incluses sur la Consultation électronique Ocean et/ou eOrientation.
Télécharger la Note d'Orientation
Ouvre un document PDF de la note dans un nouvel onglet du navigateur où il peut être imprimé et/ou téléchargé, OU il télécharge un fichier TIFF (dépendant des paramètres du site configurés ici). Ce document de synthèse inclut uniquement l'information du patient, du destinataire, et de l'orienteur/expéditeur, ainsi que le contenu de la note.
Télécharger le Document à Remettre au Patient
Ouvre un document PDF à remettre dans un nouvel onglet du navigateur qui peut être imprimé et fourni au patient. Ce document inclut l'information du patient, l'information du destinataire (y compris une carte de l'emplacement actuel de la consultation et/ou de l'orientation), l'information des futurs rendez-vous pour le patient, ainsi que toutes les pièces jointes de réservation ajoutées à la Consultation électronique et/ou eOrientation.
Télécharger la Feuille de Notification d'État
Ouvre un document PDF dans un nouvel onglet du navigateur où il peut être imprimé et/ou téléchargé. Ce document est destiné au fournisseur expéditeur/orienteur, et peut être utilisé pour les informer de toute mise à jour d'état s'ils ne sont pas encore sur Ocean. Il contient l'information du patient, du destinataire, de l'état de la consultation et/ou de l'orientation, et toute information de planification des horaires présente sur l'eOrientation.
Importer dans le DMÉ
Déclenche une nouvelle importation de la consultation et/ou de l'orientation dans le DMÉ intégré.
Exporter
Ouvre un résumé de la consultation et/ou de l'orientation qui peut être copié et collé dans le dossier du patient dans le DMÉ. Pour les DMÉ intégrés, ce résumé sera automatiquement estampillé dans les notes du dossier du patient au moment de l'envoi/réception de la consultation/orientation.
Voir le Journal des Événements
  • Ouvre un journal des événements des différentes actions qui ont eu lieu sur la consultation/orientation. Le journal inclut le type d'événement, la date et l'heure de l'occurrence, l'utilisateur qui l'a actionné, et le site Ocean et la liste d'où il a été actionné. Le Journal des Événements est également l'endroit où se trouve la référence, et la date de purge.
Voir l'Historique du Patient
Utilisé pour examiner l'historique des orientations d'un patient. Cela inclut toutes les consultations et/ou orientations envoyées ou reçues par le même site Ocean, pour le même patient. S'il n'y a pas de consultations et/ou orientations précédentes pour ce patient à examiner, vous ne verrez pas cette option dans le Menu d'action.
Réclamer la Propriété de l'Orientation
Lorsqu'une consultation et/ou orientation a été révoquée d'un site, ou refusée à un site, le site aura l'opportunité de réclamer la propriété de retour à leur site s'ils ont besoin d'agir dessus davantage.
Ressoumettre (Dernier Destinataire)

Cette option sera trouvée sur les consultations/orientations Annulées ou Refusées, et peut être utilisée pour les ressoumettre au dernier site d'où elles ont été précédemment annulées, ou refusées. Pour des informations supplémentaires sur cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article de support.

Actions spécifiques à l'expéditeur

Annuler l'orientation

Utilisé pour annuler une consultation et/ou une orientation. Cette option ne doit être choisie par l'expéditeur que lorsqu'une consultation et/ou une orientation vers le fournisseur actuel n'est plus nécessaire. Lorsqu'elle est cliquée, l'utilisateur est invité à indiquer une raison pour l'annulation, et la consultation/orientation est déplacée dans le dossier Annulé du site de l'expéditeur. La consultation/orientation est également signalée pour examen par le site du destinataire, et peut être trouvée dans leur onglet "Besoin d'examen" avec un message automatisé informant le site que la consultation/orientation a été annulée.

Note : Cette option sera appelée Annuler la consultation électronique, si l'orientation a été répondue en tant que consultation électronique.

Rediriger (Nouveau destinataire)

Cette option se trouvera sur les orientations/consultations annulées ou refusées, et peut être utilisée pour rediriger l'orientation/consultation vers un nouveau destinataire, tout en réutilisant la démographie du patient et les pièces jointes de l'orientation/consultation originale. Pour des informations supplémentaires sur cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article de support.

Actions spécifiques au spécialiste

Transférer
  • Cette action vous permet de transférer l'eOrientation/consultation électronique à une autre liste d'annuaire appartenant au même site Ocean ou à un site Ocean différent.
  • Lorsqu'elle est cliquée, l'utilisateur est invité à choisir la nouvelle liste de destinataires à partir du panneau de transfert d'orientation, qui recherche les listes disponibles dans l'Ocean Healthmap.

Une fois l'eOrientation/consultation électronique transférée, elle sera déplacée dans le dossier 'Transféré (Tous)' de votre site où vous pourrez continuer à y accéder et recevoir des mises à jour à son sujet.

Note : L'eOrientation/consultation électronique peut être transférée électroniquement vers des listes sur le Provider Network d'Ocean (désigné par la flèche verte), ou transférée manuellement. Si elle est transférée manuellement, vous serez invité à imprimer et faxer la consultation/orientation au destinataire avant de sélectionner l'option Transférer dans Ocean.

Révoquer le transfert

Cette action est uniquement disponible sur les consultations et/ou orientations transférées. Si elle a été transférée par erreur, ou si elle doit simplement être redirigée, vous pouvez la révoquer vers votre site. L'action de révocation déplacera la consultation/orientation vers l'onglet Nouveau de votre site. Sur le site destinataire, la consultation/orientation sera signalée pour révision, avec un message automatisé d'Ocean indiquant que la consultation/orientation a été révoquée et la raison, dans les volets Messagerie et Notes. Tout RPS sera supprimé de la consultation/orientation à ce moment-là.

Notes : Si vous tentez de révoquer une orientation qui a déjà été planifiée sur le site destinataire, vous serez invité à demander au site de supprimer les informations de rendez-vous avant de le faire, pour éviter toute confusion de réservation à l'avenir. Si vous tentez de révoquer une orientation qui a déjà fait l'objet d'un transfert ultérieur, vous serez invité à reprendre la responsabilité de cette orientation à la place. Cela enverra également un message automatisé au site destinataire, signalant l'orientation pour révision et les informant que la responsabilité a été reprise.

Ajouter une orientation liée
Cela vous permet de créer une copie de la consultation et/ou de l'orientation, qui peut être assignée à sa propre offre de service de santé et description, et être gérée séparément de l'originale. 
En attente de réponse
Cela déplace la consultation et/ou l'orientation vers l'onglet "En attente de réponse", où elle restera jusqu'à ce que vous receviez les renseignements requis du site expéditeur (généralement demandés dans un message sur la consultation/orientation), et que vous puissiez agir davantage sur la consultation/orientation.
Supprimer
Supprime l'orientation.
Marquer comme Test/Démarquer Test
Utilisé pour indiquer si cette consultation/orientation est un test ou non. Lorsqu'elle est marquée comme test, elle est exclue des analyses du site.
Ajouter à la gestion externe/Retirer de la gestion externe
Utilisé pour indiquer si cette orientation est gérée à l'externe (c'est-à-dire, en dehors d'Ocean) ou non. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à Qu'est-ce que les eOrientations 'gérées à l'externe' ?

Combien de temps les Consultations électroniques/Orientations électroniques sont-elles conservées après avoir été envoyées via Ocean ?

Les orientations sont conservées pendant un minimum de 1 an/ 365 jours après leur envoi/réception ou transcription dans Ocean. C'est le temps de stockage par défaut pour une orientation si aucune autre action n'est entreprise.

Note : Les orientations électroniques reçues dans Ocean via un formulaire de site Web (c'est-à-dire configuré avec un 'Type de formulaire de site Web' de 'eOrientation') sont conservées pendant un minimum de 180 jours par défaut si aucune autre action n'est entreprise.

Un courriel d'avertissement de suppression est envoyé 14 jours avant la date limite de purge. Les cliniques peuvent choisir de prolonger la date de purge de l'orientation en utilisant les actions décrites ci-dessous.

Actions qui prolongent la date limite de purge

Les actions listées ci-dessous peuvent prolonger le temps de stockage/la date limite de purge au-delà du temps de stockage par défaut de 365 jours.

  • Ajouter une date de rendez-vous
    L'orientation sera conservée pendant 30 jours après le dernier rendez-vous réservé dans Ocean. Si cette date tombe avant le seuil de 365 jours, l'orientation sera conservée pendant les 365 jours par défaut. *
  • Ajouter un 'Temps d'attente anticipé pour le rendez-vous'
    Si un temps d'attente anticipé est ajouté à l'orientation, elle sera stockée pour la période d'attente plus 60 jours, calculée à partir de la date à laquelle l'orientation a été initialement reçue/entrée dans Ocean.
    • Exemple : L'orientation est reçue le 1er janvier 2024. Un temps d'attente anticipé de 14-18 mois est ajouté le 1er mars 2024 (2 mois après la réception) L'orientation sera conservée jusqu'au 1er mai 2025 (14 mois après le 1er janvier 2024, plus 60 jours)
  • Transférer à un autre Directory Listing
    La date limite de purge de l'orientation sera 1 an après la dernière date de transfert.
  • Marquer pour révision
    L'eOrientation/la Consultation électronique sera conservée pendant 1 an après que l'orientation a été marquée pour révision en utilisant la fonctionnalité 'Besoin de révision'. 
  • Prolonger manuellement la date limite de purge
    Cliquez sur le bouton de rafraîchissement de l'orientation (à partir de la vue liste du dossier 'Avertissements de suppression') pour prolonger la date limite de purge de 60 jours.

*NOTE : Si une orientation est envoyée à un Centre d'accès rapide/Centre d'évaluation, la date limite de purge sera 1 an à partir de la date d'évaluation initiale.

  • Vérification de la date limite de purge pour une Consultation électronique/eOrientation

    • Pour vérifier la date limite de purge pour une Consultation électronique/eOrientation à tout moment, cliquez sur le menu 'Action' dans l'orientation et sélectionnez 'Voir le journal des événements'. La date de purge planifiée sera affichée en bas du journal des événements.

Affichage de l'historique des références d'un Patient

Si vous avez besoin de vous renseigner sur une ou plusieurs eOrientation(s) Ocean qui ont été reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement consulter cela dans l'historique des eOrientations du patient dans Ocean.

Pour les sites recevant des eOrientations, il peut être utile de savoir si le patient a déjà été orienté vers votre site, et quelques détails des orientations précédentes. Heureusement, vous pouvez voir l'«Historique des orientations» d'un patient directement depuis la Vue des eOrientations & Consultations électroniques de l'Ocean Portail.

Note : Un numéro d'assurance maladie et une date de naissance doivent être inclus dans l'orientation, afin qu'Ocean puisse identifier l'historique des orientations du patient. Cela est dû au fait que ces deux valeurs sont utilisées pour générer un identificateur unique de patient qui est stocké dans Ocean avec l'orientation.

  • L'«Historique des orientations» capture les informations d'orientation suivantes : Description, État, Site d'orientation, Date réservée, Date d'orientation, Référent, Fournisseur, Protocole, et Priorité.

Similaire aux analyses d'orientation, comme cet historique des orientations ne contient pas de renseignements personnels sur la santé (RPS), ces données ne sont pas purgées d'Ocean au fil du temps. Cela signifie que si vous deviez recevoir une orientation pour un patient aujourd'hui, son historique d'orientation pourra toujours être consulté dans dix ans.

Si une orientation précédente est encore dans Ocean au moment où elle est consultée, cette orientation peut être sélectionnée depuis la fenêtre « Historique des orientations ». Cela ouvrira l'orientation, vous permettant de voir plus de détails sur cette orientation.

Il existe trois méthodes pour voir les orientations précédentes d'un patient (c'est-à-dire « Historique des orientations »), comme indiqué ci-dessous.

Icône "Ouvrir le fichier" Menu d'action Recherche d'historique d'orientation
  • Lors de la visualisation des orientations sous la Vue des eOrientations & eConsultations dans l'Ocean Portail, il peut y avoir une icône "Ouvrir le fichier" affichée à l'extrême droite de l'orientation.
  • C'est un drapeau rapide pour indiquer qu'il y a eu au moins une orientation précédente pour le patient à votre site. Il suffit de cliquer sur cette icône pour ouvrir et voir l'historique des orientations du patient.

Où les e-mails de notification de Consultation électronique et/ou d'eOrientation sont-ils envoyés ?

Les notifications par courriel automatiques sont déclenchées pour à la fois les patients et les expéditeurs chaque fois qu'un état de Consultation électronique/eOrientation est changé de 'Nouveau' à 'Réservé'/'Annulé'/'Refusé', ou qu'un temps anticipé pour le rendez-vous est précisé dans l'orientation, ou que la date ou l'heure du rendez-vous d'une orientation est modifiée.

Simplement "Accepter" une Consultation électronique/eOrientation ne déclenche pas typiquement une notification par courriel (sauf si elle est acceptée à la suite de la précision d'un 'temps anticipé pour le rendez-vous', ou si vous êtes dans le scénario peu commun où l'eOrientation est soumise sous une eDemande spécifiquement configurée pour le faire).

La détermination de l'adresse courriel à laquelle les notifications sont envoyées dépend des conditions sous lesquelles la consultation/orientation a été envoyée et de la nature de la notification.

  • Un exemple de courriel de notification fourni aux patients peut être vu en agrandissant l'image à droite.

Règles de Notification par Courriel

Expéditeurs Spécialistes Patients

Notifications par courriel pour les expéditeurs

Des courriels de notification sont envoyés à l'expéditeur/référent lorsque :

  • Une date de rendez-vous est réservée, modifiée ou supprimée dans l'eOrientation
  • Un délai anticipé pour le rendez-vous est fourni dans l'eOrientation
  • Des commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l'eOrientation
  • La Consultation électronique ou l'eOrientation est transférée

  • La Consultation électronique ou l'eOrientation est refusée et retournée au référent original*

    *Note : Si l'orientation a été précédemment transférée à un intervenant supplémentaire qui refuse ensuite l'orientation, le référent original ne recevra pas de courriel de notification concernant le refus.

  • Un message sécurisé (ou une réponse de consultation électronique) est envoyé à l'expéditeur/référent (les patients ne reçoivent pas ce message)
Les notifications seront envoyées selon les conditions suivantes :
Un utilisateur Ocean est associé à l'orientation

  • Les notifications seront envoyées à la première adresse courriel définie, selon l'ordre suivant des adresses courriel dans la page Mon Compte de l'utilisateur (trouvée dans le Ocean Portail, en cliquant sur votre nom en haut à droite, et en sélectionnant "Mon Compte") :

    • Courriel de notification d'orientation
    • Courriel du délégué clinique
    • L'adresse courriel de l'utilisateur

Si l'utilisateur Ocean référent a été supprimé du site Ocean, les notifications seront envoyées à la première adresse courriel définie, selon l'ordre suivant des adresses courriel dans le site Ocean :

  • Courriel de notification d'orientation entrante par défaut pour le site Ocean
  • Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean pour le site Ocean
  • L'adresse courriel associée au compte utilisateur du payeur du site Ocean

Notifications par courriel pour les délégués d'orientation

Si un utilisateur délégué envoie une orientation au nom d'un fournisseur référent, Ocean utilisera les paramètres utilisateur du fournisseur pour déterminer où les notifications sont dirigées comme ci-dessus.

En conséquence, l'utilisateur délégué ne recevra pas de notifications lui-même, sauf si le fournisseur n'est plus un utilisateur sur le site Ocean, auquel cas les notifications par courriel seront envoyées à :

  • Courriel de notification d'orientation du délégué
  • L'adresse courriel de l'utilisateur délégué

Dans le cas où les deux le fournisseur et le délégué ont été supprimés du site Ocean, les notifications par courriel seront envoyées à la première adresse courriel disponible de la liste suivante :

  • Courriel de notification d'orientation entrante par défaut pour le site Ocean
  • Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean pour le site Ocean
  • L'adresse courriel associée au compte utilisateur du payeur du site Ocean

Puis-je changer le format de fichier pour les Records et Notes téléchargés ?

Vous devez être un Utilisateur Admin sur votre site Ocean pour configurer ces paramètres.

Si vous êtes un site récepteur qui accepte des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques et les importe dans un système non intégré, vous pouvez vouloir changer le format de fichier de la consultation et/ou de l'orientation téléchargée pour qu'il soit compatible avec votre système. Ocean prend actuellement en charge deux options de fichiers à choisir : PDF ou TIFF

  • Ouvrez le Menu et sélectionnez l'option Orientations électroniques.
  • Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.
  • Dans les Paramètres des Orientations, cliquez pour Configurer les Orientations.
  • Sélectionnez le menu déroulant pour Type de fichier des Records/Notes d'Orientation et choisissez entre l'option par défaut des fichiers PDF ou le format des fichiers TIFF.
  • Sauvegarder les modifications.
  • Sélectionner l'option Télécharger dans la fenêtre Importer (qui apparaît après que la Consultation électronique et/ou l'Orientation électronique est acceptée), déclenchera maintenant le téléchargement du fichier dans le format spécifié.
  • Les éléments du Menu d'action pour Télécharger le Record d'Orientation et Télécharger la Note d'Orientation téléchargeront également les fichiers de consultation et/ou d'orientation dans le format spécifié.

Quelles notifications par e-mail les patients recevront-ils concernant leurs eOrientations ?

Si l’adresse courriel et le consentement du patient pour recevoir des notifications d'eOrientation par courriel ont été fournis au moment où l'eOrientation a été envoyée, le patient recevra des notifications par courriel lorsque l'une des modifications suivantes sera apportée à son orientation.

Note : Les notifications par courriel pour les patients sont basées sur la configuration du site Ocean du destinataire. Si le destinataire a configuré le paramètre 'Envoyer des notifications par courriel aux patients' sur 'Non', le patient orienté ne recevra pas de notifications par courriel.

  • Orientations envoyées

    • Lorsque l'eOrientation est envoyée pour la première fois, le patient recevra un courriel l'informant qu'une orientation de santé a été envoyée pour lui, et il sera informé lorsqu'un rendez-vous sera pris.
    • Si l'eOrientation est envoyée pour un service de santé sans rendez-vous, le patient recevra à la place la notification par courriel suivante.

    Orientations transférées

    • Lorsque l'orientation du patient est transférée d'un site tel qu'une Centrale de réception à un autre site, il recevra un courriel l'informant de cette action.

  • Orientations avec temps d'attente estimé

    • Lorsqu'un temps anticipé jusqu'au rendez-vous est fourni par le destinataire de l'orientation, le patient recevra un courriel l'informant de son temps anticipé jusqu'au rendez-vous.

  • Orientations réservées

    • Lorsqu'un rendez-vous a été pris pour l'orientation du patient, ou que les commentaires de réservation ont été mis à jour par le destinataire de l'orientation, le patient recevra un courriel l'informant de la réservation de son rendez-vous avec l'option de confirmer le rendez-vous.

  • Orientations replanifiées

    • Si la date, l'heure ou le moyen de réservation d'un rendez-vous pour une orientation est modifié, le patient recevra un courriel l'informant de ce changement de planification, avec à nouveau l'option de confirmer le rendez-vous.

  • Rappels de Rendez-vous

    • Si le site destinataire de l'orientation a configuré des rappels de rendez-vous basés sur l'eOrientation, le patient recevra une notification de rappel un certain nombre de jours avant leur rendez-vous planifié comme indiqué dans la capture d'écran à droite.

      Note : Si le destinataire de l'orientation a configuré des rappels de rendez-vous basés sur le DMÉ personnalisables, le rappel apparaîtra et se comportera différemment de l'exemple montré dans la capture d'écran à droite.

      De plus, le patient peut recevoir un rappel par message texte si cette fonctionnalité a été activée par le site destinataire.

  • Orientations Refusées

    • Si l'orientation est refusée par le destinataire de l'orientation, il peut choisir de notifier le patient de ce refus. Une orientation peut être refusée pour diverses raisons, par exemple si le site récepteur détermine qu'elle n'est pas appropriée ou si elle est incomplète.
    • Si le refusant de l'orientation choisit de notifier le patient, le patient recevra un courriel, l'informant de ce refus (les commentaires de réservation varieront en fonction de la raison du refus de l'orientation).
    • Si le refusant de l'orientation choisit de ne pas notifier le patient, le patient ne recevra pas de courriel.
    • Note : Dans le cas où une orientation est transférée d'un destinataire à un autre (par exemple, spécialiste à spécialiste, ou Accueil Central à spécialiste), et que le dernier destinataire refuse l'orientation, le patient ne recevra pas de notification que l'orientation a été refusée. Seule la partie prenante qui a transféré l'orientation recevra une notification que l'orientation a été refusée.

  • Références annulées

    • Si la référence est annulée par le fournisseur référent, il peut choisir de notifier le patient de cette annulation.
    • Si l'annulateur de la référence choisit de notifier le patient, le patient recevra un courriel l'informant de cette annulation (les commentaires de réservation varieront en fonction de la raison de l'annulation de la référence).
    • Note : Une référence peut être annulée probablement parce qu'elle a déjà été réservée ou que le patient/fournisseur référent a changé d'avis concernant la demande de référence.

  • Références redirigées

    • Si la référence est annulée ou refusée et ensuite redirigée par le fournisseur référent, le patient recevra un courriel l'informant de cette redirection, ainsi que la raison de la redirection (si elle a été fournie par le référent).

L'Ocean peut-il marquer automatiquement les références réservées comme Fermé sur mon site ?

Vous devez être un Admin utilisateur sur votre site Ocean pour configurer ces paramètres.

Si vous êtes un site récepteur qui accepte les orientations électroniques, et que vous souhaitez configurer votre site pour fermer automatiquement les orientations réservées, suivez les étapes décrites ci-dessous. Cela permettra à votre site de déplacer automatiquement les orientations vers le dossier Terminé sans avoir à les ouvrir manuellement et à les marquer comme Compléter.

  • Ouvrez le Menu et sélectionnez l'option Orientations électroniques.
  • Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.
  • Dans les Paramètres des orientations, cliquez pour Configurer les orientations.
  • Dans la liste des paramètres des orientations reçues, sélectionnez "Oui" sous le paramètre "Fermer automatiquement les orientations". Cela déclenchera Ocean pour exécuter un travail planifié chaque nuit pour examiner TOUTES les orientations se trouvant dans le dossier Réservé Confirmé et Réservé Non Confirmé de votre site, et les fermer.
  • Lorsque le paramètre ci-dessus est activée, Ocean par défaut ferme les orientations 7 jours après le dernier rendez-vous. Vous pouvez changer le nombre de jours pour quand vous souhaitez qu'Ocean ferme l'orientation, en fonction de la date du dernier rendez-vous sur l'orientation.

Note : Vous voudrez vous assurer que le nombre de jours choisi offre à votre site suffisamment de temps pour mettre à jour correctement les orientations comme "Absences", ou ajouter des rendez-vous/places supplémentaires aux orientations qui seront réservées à nouveau, avant qu'Ocean ne les ferme automatiquement.

  • Sauvegarder les modifications.
  • Une fois que le travail planifié est exécuté, les eOrientations fermées seront déplacées vers le dossier Terminé de votre site Ocean. Un message automatisé sera ajouté au volet de messagerie pour informer toutes les parties prenantes que l'orientation a été fermée automatiquement.
  • Un événement "Fermé automatiquement" sera ajouté au journal des Événements avec la date et l'heure à laquelle le travail planifié a été exécuté.
  • Si des orientations ont été fermées incorrectement, le bouton "Marquer Incomplet" peut être utilisé pour les déplacer à nouveau vers les dossiers Réservés.

Puis-je configurer les options de temps de réservation qui apparaissent dans le volet de planification des horaires de l'eOrientation ?

Vous devez être un Utilisateur Admin sur votre site Ocean pour configurer ces paramètres.

Si vous êtes un site récepteur qui accepte les Orientations électroniques et que vous souhaitez configurer les options de temps de rendez-vous qui apparaissent dans le volet de planification de l'orientation, suivez les étapes décrites ci-dessous. Cela aidera à réduire les erreurs liées à la planification des rendez-vous et facilitera le choix de l'heure des rendez-vous.

  • Ouvrez le Menu et sélectionnez l'option Orientations électroniques.
  • Cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite de la page.
  • Dans les Paramètres des Orientations, cliquez pour Configurer les Orientations.
  • Consultez la section Options de Temps de Rendez-vous sur le côté droit de la page.
  • Sélectionnez le Système de Temps pour configurer si les heures s'affichent en format 12 heures, 24 heures, ou les deux.
  • Sélectionnez le menu déroulant Intervalle de Temps et choisissez le nombre de minutes que vous souhaitez espacer entre les heures de rendez-vous.
  • Sélectionnez les options de Plage Horaire pour réduire la liste à une plage d'heures de rendez-vous correspondant aux heures de votre clinique.
  • Prévisualisez les modifications dans l'élément Voir les Valeurs du Menu Déroulant pour vous assurer que les options reflètent la mise à jour souhaitée pour le volet de planification de l'orientation.
  • Sauvegarder les modifications.

Note : Si vous souhaitez planifier un rendez-vous en dehors des options fournies dans le menu déroulant, vous pouvez continuer à le faire simplement en tapant l'heure complète du rendez-vous, plutôt qu'en choisissant dans le menu déroulant.

Sauvegarde de vos orientations électroniques

Note : Le public visé par cet article de support est constitué des fiduciaires/gardiens de l'information sur la santé. Les entités non fiduciaires/gardiennes impliquées dans la gestion des références (par exemple, une Autorité Régionale ou une Centrale de Réception) devraient se référer à la législation de leur juridiction respective pour déterminer leur niveau de responsabilité dans l'assurance que l'information clinique est stockée dans un système de record approprié.

Étant donné qu'Ocean n'est pas un DMÉ/DSÉ et n'est pas un dépôt à long terme d'informations de santé pour un patient, il est important de s'assurer que les informations cliniques pertinentes sont stockées de manière appropriée dans un système de record (par exemple, un DMÉ/DSÉ). Ce transfert d'informations doit être effectué dans un délai raisonnable et se produire avant que l'information ne soit purgée d'Ocean.

Cela est le plus souvent réalisé par une intégration entre le site Ocean et le DMÉ/DSÉ. Cependant, dans le cas où un site Ocean n'est pas intégré à un DMÉ/DSÉ, Ocean prend en charge la possibilité d'exporter une sauvegarde de toutes les références reçues et de leurs informations associées. Cela peut être fait en suivant les étapes ci-dessous :

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail et accédez à la zone 'eOrientations & eConsultations'.
  • Développez le menu Actions en bas à gauche. Ensuite, sélectionnez "Export".

  • Sélectionnez votre date de début et de fin pour votre exportation. Vous pouvez télécharger des données dans une plage de dates spécifique, basée sur la date de modification de l'orientation. Ou, vous pouvez extraire toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des orientations en laissant les deux dates vides.

    Note: Si votre plage de dates spécifiée dépasse 31 jours et inclut plus de 500 orientations, vous serez invité à préciser une plage de dates de 31 jours ou moins.

  • Sélectionnez “Exporter uniquement les orientations non exportées” si vous souhaitez uniquement exporter les orientations qui n'ont pas été précédemment sauvegardées. Si vous souhaitez exporter toutes les orientations dans l'Ocean Portail, décochez cette case.

    Note: Assurez-vous que cette case est activée si vous exportez plus de 500 orientations.

  • Sélectionnez “Marquer les orientations exportées” pour marquer les orientations comme sauvegardées une fois que vous avez complété l'exportation. Cela ajoutera une icône de coche verte à côté de l'orientation dans l'Ocean portail, une fois l'exportation terminée. Si cette case est laissée décochée, la prochaine fois que l'exportation sera effectuée, les orientations précédemment exportées seront extraites à nouveau.

    Note: Assurez-vous que cette case est activée si vous exportez plus de 500 orientations.

  • Enfin, cliquez sur "Export". Cela exportera vos données dans un fichier .csv qui peut être ouvert avec Microsoft Excel.

    Note: Si vous exportez plus de 500 orientations, continuez à cliquer sur le bouton 'Export' pour télécharger plusieurs lots de fichiers .csv jusqu'à ce qu'une alerte de complétion soit affichée.

Commentaires finaux

Le ou les fichiers d'exportation des orientations contiendront des informations de santé des patients et doivent être stockés en toute sécurité sur votre site.

Chaque fois qu'un utilisateur appuie sur le bouton 'Export', une entrée de journal d'audit (EXPORTED_REFERRALS) est automatiquement générée documentant la date, l'heure et l'utilisateur qui a effectué l'exportation.

Les informations d'orientation extraites dans l'exportation incluent ; référence de l'orientation, nom du patient, description, état, date de l'orientation, date de réservation (si présente), site de référence, site destinataire, clinicien, ID professionnel, numéro de téléphone du patient, courriel du patient, commentaires internes, commentaires du référent, et le contenu entier de la note d'orientation.

L'API fournit également l'accès à ces informations de référence. Pour plus de détails, veuillez vous référer à : "Ocean Open API".

Impression par lots des Orientations électroniques/Consultations électroniques

Si votre site Ocean envoie ou reçoit des orientations qui ne sont pas importées directement dans un DMÉ, vous pouvez télécharger ou imprimer des copies PDF de celles-ci à partir d'Ocean Portail.

Dans certains acheminements, il peut être plus facile d'imprimer en lot plusieurs orientations dans une liste à la fois. Cela peut être fait en utilisant la fonction d'impression en lot d'Ocean.

  • Connectez-vous à Ocean Portail et accédez à la zone 'eOrientations & eConsultations'.

  • Choisissez le dossier d'état pertinent des orientations que vous souhaitez imprimer.

    Si l'état de l'orientation n'est pas une exigence de votre liste souhaitée d'orientations à imprimer, allez à l'onglet 'Reçue (Toutes)' ou 'Envoyée (Toutes)'.

  • Appliquez tous les filtres que vous souhaitez à la liste. Cela inclut le filtrage par date de réservation, liste, offre de service de santé, fournisseur référent, etc.

    • Cliquez sur le bouton Imprimer les orientations dans la vue dans le menu 'Actions' dans le coin en bas à gauche.

      Note : Ocean imprimera toutes les orientations correspondantes dans le dossier actuel, pas seulement le nombre d'orientations actuellement affichées.

    • Confirmez que le nombre d'orientations que vous souhaitez imprimer est correct, puis cliquez sur 'Imprimer'.

      Note : Ocean ne peut imprimer qu'un maximum de 100 orientations à la fois.

  • Si vous avez plus de 100 orientations listées, une fenêtre d'erreur suivante s'affichera. Cliquez sur 'OK', puis affinez vos filtres comme indiqué à l'étape C pour générer une liste de 100 orientations ou moins et réessayez.

  • Une nouvelle fenêtre avec un PDF généré unique contenant toutes les orientations listées apparaîtra.

    Utilisez le bouton d'impression dans le visualiseur PDF de votre navigateur web pour imprimer le PDF complet.

Comment puis-je ajouter une zone de chalandise à mon Directory Listing sur l'Ocean Healthmap ?

  • Une zone de chalandise peut être ajoutée à votre Directory Listing pour permettre aux utilisateurs d'Ocean Healthmap de visualiser la zone spécifique où vos services sont disponibles.

Ajouter une zone de chalandise à votre Directory Listing

Pour ajouter une zone de chalandise à votre Directory Listing, accédez aux paramètres de votre listing dans l'Ocean Portail, et complétez les étapes ci-dessous.

  • Dans la section 'Détails du Service' de votre Directory Listing, localisez le paramètre 'Zone de Chalandise' et cliquez sur 'Précisez...'.
  • Cliquez sur le bouton "Ajouter Forme".
  • Ajustez les limites de la zone de chalandise en déplaçant les cercles blancs pour définir la forme de la zone. Vous pouvez déplacer et zoomer ou dézoomer sur la carte affichée à l'écran.
  • Cliquez sur "Compléter" lorsque vous êtes satisfait de la forme de votre zone de chalandise.

  • Visualisez votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap, et vérifiez que la zone de chalandise apparaît comme prévu.

    Note : Les zones de chalandise avec des limites complexes ou des zones qui se chevauchent peuvent ne pas toujours s'afficher comme prévu. Si tel est le cas, veuillez contacter l'équipe de support OceanMD pour obtenir de l'aide.

Zones de chalandise pour des catégories de services de santé spécifiques

  • Certaines catégories de services de santé peuvent être configurées avec une zone de chalandise qui est affichée aux utilisateurs sur l'Ocean Healthmap uniquement lorsque la catégorie pertinente est recherchée.
  • Développez l'onglet ci-dessous pour obtenir la liste complète des catégories de services de santé qui prennent en charge cette fonctionnalité :
Liste des catégories de services de santé

Les catégories de services de santé suivantes fournissent généralement un service pour une région ou un quartier spécifique (une zone de desserte) sans offrir un lieu physique d'accueil pour les patients, ou un service où le lieu physique peut changer régulièrement mais reste dans une région particulière (par exemple, Repas en groupe et Programme de jour pour adultes) :

  • Services de soins à domicile
  • Entretien ménager
  • Services de logement et d'itinérance
  • Visites amicales
  • Entretien et réparation à domicile
  • Transport et déplacements
  • Exercice pour les aînés à domicile
  • Appels de réassurance et vérifications de sécurité
  • Services de repas
  • Soins palliatifs à domicile
  • Coordination des soins
  • Médecin communautaire en soins palliatifs
  • Soutien à l'adoption
  • Aide à l'enfance
  • Services de soutien communautaire
  • Repas en groupe
  • Programme de jour pour adultes

Note : Un Directory Listing peut être configuré avec une ou plusieurs zones de desserte spécifiques au service ou une seule zone de desserte pour l'ensemble de l'inscription.

Pour configurer une zone de desserte spécifique au service :

  • Cliquez sur le service pertinent dans la section 'Offres' de votre Directory Listing.
  • Localisez le paramètre 'Zone de desserte' et cliquez sur 'Précisez...'
  • Cliquez sur le bouton "Ajouter une forme".
  • Ajustez les limites de la zone de desserte en déplaçant les cercles blancs pour définir la forme de la zone. Vous pouvez déplacer et zoomer ou dézoomer sur la carte affichée à l'écran.
  • Cliquez sur "Terminé" lorsque vous êtes satisfait de la forme de votre zone de desserte.
  • Cliquez sur 'OK' pour sauvegarder votre zone de desserte dans votre offre.

  • Consultez votre Directory Listing dans l'Ocean Healthmap, et vérifiez que la zone de desserte apparaît comme prévu lorsque l'offre de service de santé pertinente est sélectionnée.

    Note : Les zones de desserte avec des limites complexes ou des zones qui se chevauchent peuvent ne pas toujours s'afficher comme prévu. Si tel est le cas, veuillez contacter l'équipe de support OceanMD pour obtenir de l'aide.

Utilisation d'un fichier GeoJSON pour l'importation directe de la zone de chalandise

Si vous utilisez un service tel que Google My Maps, vous pouvez créer vos propres zones de chalandise qui peuvent être exportées sous forme de fichiers GeoJSON pouvant être téléchargés directement dans Ocean.

  • Après avoir cliqué sur le bouton "Précisez..." sous Zone de chalandise, sélectionnez l'option "Importer".
  • Un explorateur de fichiers s'ouvrira alors. Naviguez jusqu'au fichier JSON sur votre ordinateur et sélectionnez le fichier pour télécharger la zone de chalandise prédéfinie dans Ocean
  • Examinez et confirmez que la zone de chalandise téléchargée est correcte, puis cliquez sur "OK" lorsque vous êtes satisfait de la forme de votre zone de chalandise.
  • La zone de chalandise pour votre Directory Listing sera mise à jour sur l'Ocean Healthmap.

Comment configurer un site d'admission central ?

  1. Notifier CognisantMD que votre site est une Admission Centrale

    • Soumettre un ticket à CognisantMD, demandant que votre site soit configuré comme une Admission Centrale.

  2. Confirmer que votre inscription a été validée

    • Une fois que votre inscription a été validée par CognisantMD, connectez-vous au Portail Ocean et accédez à l'onglet Admin de votre site.

  3. Confirmer les paramètres de votre site eRéférence

  4. Ajouter une zone de desserte à votre inscription

    • Configurez votre zone de desserte dans le menu des Inscriptions au répertoire, dans le panneau "Détails du Service".
      • Cliquez sur le bouton "Précisez..." sous Zone de desserte.
      • Cliquez sur le bouton "Nouveau Forme" dans le coin supérieur droit de la carte.
      • Ajustez les limites de la zone de desserte en faisant glisser les cercles blancs pour définir la forme de la zone. Vous pouvez déplacer et zoomer sur la carte affichée à l'écran.
      • Cliquez sur "OK" lorsque vous êtes satisfait de la forme de votre zone de desserte.
      • La zone de desserte sera mise à jour pour votre admission centrale.