Les eOrientations et les consultations électroniques sont conservées dans Ocean indéfiniment jusqu'à ce qu'elles atteignent un état terminal. Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, elle sera éventuellement archivée selon les règles détaillées ci-dessous.
Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, la date exacte à laquelle elle sera archivée est visible dans le journal des événements pour l’eOrientation/consultation électronique.
Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique est archivée, elle ne sera plus visible ni accessible aux utilisateurs de tout site Ocean qui pouvait auparavant la consulter ou y accéder.
Règles d’archivage pour les eOrientations/consultations électroniques en état terminal
Les règles d’archivage ci-dessous s’appliquent uniquement aux eOrientations/consultations électroniques dans les états terminaux suivants : 'Terminé', 'Annulé', 'Refusé' et 'Géré à l’externe'. Les eOrientations/consultations électroniques dans tout autre état seront conservées dans Ocean indéfiniment.
Lorsqu'une eOrientation/consultation électronique en état terminal répond aux critères de plus d'une règle ci-dessous, elle sera conservée dans Ocean selon la règle qui archive l’eOrientation/consultation électronique le plus loin dans le futur.
- L’eOrientation/consultation électronique sera conservée pendant un minimum de 365 jours après avoir été envoyée/reçue/transcrite dans Ocean, même si elle atteint un état terminal dans les 365 jours suivant son envoi/réception/transcription.
- Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, elle sera conservée pendant au moins 30 jours après la date à laquelle l’état terminal est atteint.
- Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, elle sera conservée pendant 30 jours après le dernier rendez-vous jamais réservé dans l’eOrientation/consultation électronique dans Ocean, même si le rendez-vous a été supprimé.
Note : Si l’orientation a été envoyée à une Listes d'annuaires de clinique d’accès rapide/centre d’évaluation, l’orientation sera conservée pendant 1 an à partir de la date de l’évaluation initiale.
- Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, elle sera conservée pendant la valeur maximale du « Délai d’attente anticipé pour le rendez-vous » jamais spécifiée dans l’eOrientation/consultation électronique, plus 60 jours, calculée à partir de la date à laquelle la demande a été initialement reçue ou saisie dans Ocean. Même si le « Délai d’attente anticipé pour le rendez-vous » a été supprimé ou réduit, l’orientation sera tout de même conservée pour la période maximale de délai d’attente jamais spécifiée dans l’orientation, plus 60 jours.
Note : Il est important de reconnaître que lorsqu’un « Délai d’attente anticipé pour le rendez-vous » est ajouté ou mis à jour, le délai d’attente anticipé se réfère spécifiquement à la date à laquelle l’orientation a été initialement envoyée (par exemple, le 1er janvier 2024 dans l’exemple ci-dessous).
Exemple :
- L’orientation est envoyée/reçue le 1er janvier 2024.
- Le 1er mars 2024 (2 mois après l’envoi/la réception initiale), un « Délai d’attente anticipé pour le rendez-vous » de 14 à 18 mois est ajouté.
- Le 1er octobre 2024 (9 mois après l’envoi/la réception initiale), un rendez-vous est réservé dans l’orientation pour le 12 avril 2025 (~15 mois après la réception initiale). Cela supprime également automatiquement le délai d’attente anticipé de 14 à 18 mois de l’interface utilisateur de l’orientation.
- Le 12 avril 2025, le rendez-vous a lieu.
- Le 13 avril 2025, l’orientation est marquée comme « Terminée » par le destinataire, ce qui fait passer l’orientation à l’état terminal « Terminé ». Cet état terminal rend maintenant l’orientation admissible à l’archivage.
- Le 30 août 2025 (18 mois + 60 jours après l’envoi/la réception initiale), l’orientation sera archivée (en supposant qu’aucun autre facteur de cette liste ne prolonge la date d’archivage plus loin dans le futur).
- Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, elle sera conservée pendant 1 an après la dernière date de transfert.
- Une fois qu'une eOrientation/consultation électronique atteint un état terminal, elle sera conservée pendant 1 an après que l’orientation ait été signalée pour révision à l’aide de la fonctionnalité « À réviser ».
Avertissements de suppression
Seules les eOrientations/consultations électroniques dans un état « Refusé » ou « Annulé » seront signalées dans le dossier « Avertissements de suppression » 14 jours avant leur archivage.
La date d’archivage des eOrientations/consultations électroniques dans le dossier « Avertissements de suppression » peut être prolongée manuellement en cliquant sur le bouton « rafraîchir » sur une eOrientation/consultation électronique individuelle. Une fois cliqué, la date d’archivage sera fixée à 60 jours dans le futur à partir de la date à laquelle le bouton a été cliqué, et la prolongation s’appliquera à toutes les parties prenantes concernées.
De plus, les sites Ocean reçoivent chaque lundi matin un courriel hebdomadaire d’avertissement de suppression contenant une liste d’éléments (c’est-à-dire eOrientations, consultations électroniques, soumissions de formulaires Web, notes de patients) qui seront bientôt archivés.