Les sites Ocean qui utilisent un système ou un processus externe pour gérer leurs orientations reçues sans jamais revenir à Ocean pour les mettre à jour à la fin de leur cycle de vie peuvent utiliser la fonctionnalité 'Fermer automatiquement les orientations'.
Cependant, avant d'activer cette fonctionnalité, les sites Ocean doivent être conscients du niveau d'ambiguïté que cette fonctionnalité ajoute pour les autres parties prenantes impliquées dans le cycle de vie de l'eOrientation.
Note : Les sites Ocean qui mettent à jour l'état des orientations dans Ocean pour l'ensemble du cycle de vie de l'orientation ne devraient pas utiliser la fonctionnalité 'Fermer automatiquement les orientations'.
-
Dans un cycle de vie typique d'eOrientation, le destinataire de l'orientation marque l'orientation comme 'Terminée' une fois que la date du rendez-vous est passée. Cela déplace l'orientation dans le dossier d'état 'Terminé' pour toutes les parties prenantes de l'orientation, et rend explicitement clair pour le fournisseur référent que l'orientation a vraiment été complétée par le destinataire. Dans ce cas, aucun message n'est ajouté dans l'orientation.
-
- En revanche, lorsque la fonctionnalité 'Fermer automatiquement les orientations' a été activée et que l'orientation est automatiquement fermée par Ocean, l'orientation passe dans le dossier d'état 'Terminé' pour toutes les parties prenantes de l'orientation et un message générique est automatiquement ajouté dans l'orientation indiquant : "Cette orientation a été fermée automatiquement."
-
Bien que ce message indique clairement que la fermeture de l'orientation a été automatique, il ne rend pas explicitement clair pour le fournisseur référent si l'orientation a vraiment été complétée, ni ne fournit d'instructions sur la manière dont les parties prenantes de l'orientation pourraient s'attendre à une mise à jour sur l'état final réel de l'orientation (les laissant finalement "hors du circuit").
Exemple : Si un patient manque un rendez-vous et que le destinataire de l'orientation ne parvient pas à mettre à jour l'eOrientation avec les informations de rendez-vous reprogrammées, l'orientation serait automatiquement complétée un certain nombre de jours après le rendez-vous original (manqué). Cela fait que l'eOrientation semble être 'Terminée' pour toutes les parties prenantes de l'orientation dans Ocean, cependant le patient n'a en réalité pas encore été vu par le destinataire de l'orientation.
Pour s'assurer que toutes les parties prenantes soient informées du véritable état final des orientations qui ont été fermées automatiquement, il est important que les destinataires d'orientations qui choisissent d'utiliser cette fonctionnalité aient un processus (en dehors d'Ocean) pour effectuer leur diligence raisonnable sur le reste du cycle de vie de l'orientation, et pour communiquer le véritable état de l'orientation aux autres parties prenantes de l'orientation en temps voulu (en dehors d'Ocean).