Que sont les eOrientations « Gérées à l’externe » ? – OceanMD

Dans certains cas, les destinataires d’une eOrientation peuvent choisir d’effectuer une action sur une eOrientation à l’aide d’un bouton restreint « Recevoir et gérer à l’externe » dans l’eOrientation.

Cela fait en sorte que l’eOrientation soit automatiquement classée dans le dossier d’état « Gérée à l’externe » pour les sites Ocean de référence et de réception.
En règle générale, une fois qu’une eOrientation a été marquée comme « Gérée à l’externe », elle n’est généralement plus mise à jour dans Ocean par le destinataire de l’orientation.

Note : Il existe une exception à cette règle, dans laquelle un site Ocean de réception central intermédiaire responsable de l’acheminement des orientations peut effectuer un transfert électronique supplémentaire d’une orientation gérée à l’externe vers un nouveau destinataire qui accepte actuellement les eOrientations Ocean (par exemple, si elle a été refusée par le destinataire initial à l’extérieur d’Ocean).

Lorsque cela se produit, l’orientation est retirée du dossier « Gérée à l’externe » et automatiquement reclassée dans le dossier d’état approprié.

Qui peut accéder au bouton « Recevoir et gérer à l’externe » ?

Le bouton « Recevoir et gérer à l’externe » n’est disponible pour les destinataires d’orientations que si leur Liste d’annuaire a été spécialement configurée par un employé d’OceanMD.

Cette configuration est généralement réservée aux scénarios suivants :

Sites Ocean qui reçoivent strictement des eOrientations à l’aide d’une intégration API personnalisée qui ne fournit pas de mises à jour d’état d’eOrientation subséquentes à Ocean.
Sites Ocean non intégrés qui reçoivent des eOrientations mais gèrent et mettent à jour l’état des orientations à l’aide de systèmes externes (par exemple, un système d’information sur la santé).
Sites Ocean de réception centrale qui peuvent transférer manuellement des eOrientations à l’extérieur d’Ocean (par exemple, par télécopieur) mais ne suivent ni ne mettent à jour l’état de l’eOrientation dans Ocean au-delà de la décision du destinataire actuel d’accepter ou de refuser l’orientation.

Y a-t-il une indication lorsqu’une Liste d’annuaire est configurée de cette façon ?

Oui. Lorsqu’une Liste d’annuaire standard est configurée avec cette option, une note est appliquée à la Liste d’annuaire dans l’Healthmap Ocean pour informer les référents. La note indique :
« Cette liste ne met pas à jour l’état de l’eOrientation dans Ocean. Communiquez directement avec la liste au besoin pour le suivi. »

Réceptions centrales gérant les eOrientations à l’externe

Dans le cas où une Liste d’annuaire de réception centrale est configurée de cette façon, une note légèrement différente est appliquée à la Liste d’annuaire dans l’Healthmap Ocean. La note indique :
« Cette liste de réception centrale peut ne pas toujours afficher les mises à jour de l’état de l’eOrientation dans Ocean. Les mises à jour d’orientation apparaîtront pour les fournisseurs de services qui fournissent des détails sur les dates et heures de rendez-vous. »

Une eOrientation que j’ai envoyée a été marquée comme « Gérée à l’externe ». Que dois-je faire maintenant ?

Dans la plupart des cas, une eOrientation ne sera plus mise à jour dans Ocean une fois qu’un destinataire l’aura marquée comme « Gérée à l’externe ». Selon le type de Liste d’annuaire à laquelle l’orientation a été envoyée, vous devrez peut-être effectuer un suivi différemment pour obtenir des mises à jour d’état concernant l’orientation.

Si l’eOrientation a été envoyée à une Liste d’annuaire standard sur l’Healthmap Ocean, vous pouvez effectuer un suivi directement avec le destinataire en utilisant les coordonnées fournies sur sa Liste d’annuaire dans l’Healthmap Ocean.

Si l’eOrientation a été envoyée (ou redirigée automatiquement) à une Liste d’annuaire de réception centrale sur l’Healthmap Ocean, un utilisateur du site Ocean de réception centrale vous enverra un message détaillé dans l’eOrientation pour vous informer de l’endroit ou de la personne à qui l’orientation a été transférée, ainsi que des coordonnées que vous pouvez utiliser pour obtenir de futures mises à jour d’état concernant l’orientation.

Note : Si la réception centrale décide par la suite de transférer électroniquement l’orientation à un nouveau destinataire qui accepte les eOrientations Ocean (par exemple, si elle a été refusée par le destinataire initial à l’extérieur d’Ocean), l’orientation sera automatiquement reclassée dans votre dossier d’état « En attente de réponse » et elle sera mise à jour pour inclure les détails du destinataire actuel.

J’ai reçu une eOrientation et je l’ai marquée comme « Gérée à l’externe ». Que dois-je faire maintenant ?

Après avoir marqué une eOrientation comme « Gérée à l’externe », vous devez effectuer l’action sur l’orientation conformément au processus défini par votre organisation à l’extérieur d’Ocean.

Si vous êtes un destinataire d’orientation avec une Liste d’annuaire standard sur l’Healthmap Ocean, vous pouvez vous attendre à ce que les référents vous contactent (via les coordonnées fournies sur votre Liste d’annuaire) concernant l’état courant de l’eOrientation.

Si vous êtes un utilisateur sur un site Ocean de réception centrale, vous devez envoyer un message au référent dans l’eOrientation pour l’informer que l’eOrientation a été transférée manuellement à l’extérieur d’Ocean, à qui/où l’orientation a été transférée, et les coordonnées que le référent peut utiliser pour obtenir de futures mises à jour d’état concernant l’orientation.

Note : Si le destinataire de l’orientation transférée manuellement refuse l’orientation à l’extérieur d’Ocean et que vous choisissez de la transférer électroniquement à un nouveau destinataire qui accepte les eOrientations Ocean, l’orientation sera automatiquement reclassée dans le dossier d’état « Transférées (Nouvelles) » de votre site Ocean de réception centrale et elle sera mise à jour pour inclure les détails du destinataire actuel.

Peut-on retirer des orientations du dossier d’état « Gérée à l’externe » ?

Oui, dans le cas où une orientation est maintenant gérée dans Ocean (plutôt qu’à l’extérieur d’Ocean), elle peut être retirée du dossier d’état Gérée à l’externe. Cela peut être fait à l’aide des options suivantes :

Option 1 : La réception centrale transfère électroniquement l’eOrientation Ocean

Repérez et ouvrez l’orientation à partir du dossier « Gérée à l’externe ».

Cliquez sur le bouton « Transférer ».

Recherchez et sélectionnez la Liste d’annuaire souhaitée qui accepte les eOrientations Ocean à laquelle vous souhaitez transférer l’orientation.

Examinez les informations de la Liste d’annuaire puis cliquez sur « Transférer l’orientation ».

À cette étape, un message apparaîtra pour vous informer que le transfert électronique de cette orientation la retirera automatiquement du dossier d’état Gérée à l’externe.

L’orientation sera transférée électroniquement au nouveau destinataire et sera automatiquement reclassée du dossier « Gérée à l’externe » vers le dossier « Transférées (Nouvelles) » dans votre site Ocean de réception centrale.

Sur le site Ocean du référent, l’orientation sera automatiquement reclassée dans le dossier « En attente de réponse ».

Sur le site Ocean du destinataire, l’orientation arrivera dans le dossier « Nouveau ».

Option 2 : Ajouter/retirer manuellement l’eOrientation Ocean au/du dossier « Gérée à l’externe »

Lorsqu’une eOrientation Ocean est actuellement « détenue » par une Liste d’annuaire qui a été spécialement configurée par un employé d’OceanMD pour permettre l’utilisation de la fonctionnalité « Gérée à l’externe », un nouveau bouton « Ajouter à Gérée à l’externe » ou « Retirer de Gérée à l’externe » est disponible dans le menu « Action » de l’eOrientation.

Ce bouton permet aux utilisateurs d’ajouter ou de retirer manuellement l’orientation du dossier d’état « Gérée à l’externe » pour d’autres actions dans Ocean.
Lorsqu’une orientation est retirée manuellement du dossier Gérée à l’externe à l’aide de cette option, elle est automatiquement reclassée dans le dossier d’état dans lequel elle se trouvait avant d’être marquée comme Gérée à l’externe sur tous les sites Ocean.

Les eOrientations « Gérée à l’externe » déclenchent-elles des avertissements de suppression ?

Non, les eOrientations qui ont été marquées comme « Gérée à l’externe » ne déclenchent pas d’avertissements de suppression.

Les eOrientations « Gérée à l’externe » sont-elles incluses dans les exportations analytiques d’orientations ?

Oui, les eOrientations qui ont été marquées comme « Gérée à l’externe » sont incluses dans les exportations analytiques d’orientations. Elles sont indiquées avec une valeur « completionState » de « EXTERNALLY_MANAGED ».