Les notifications par courriel automatiques sont déclenchées pour à la fois les patients et les expéditeurs chaque fois qu'un état de consultation électronique/eOrientation est modifié de 'Nouveau' à 'Réservé'/'Annulé'/'Refusé', ou qu'un temps anticipé pour le rendez-vous est précisé dans l'orientation, ou que la date ou l'heure du rendez-vous d'une orientation est modifiée.
Simplement "Accepter" une consultation électronique/eOrientation ne déclenche pas typiquement une notification par courriel (sauf si elle est acceptée à la suite de la précision d'un 'temps anticipé pour le rendez-vous', ou si vous êtes dans le scénario peu commun où l'eOrientation est soumise sous une eRequête spécifiquement configurée pour le faire).
La détermination de l'adresse courriel à laquelle les notifications sont envoyées dépend des conditions sous lesquelles la consultation/orientation a été envoyée et de la nature de la notification.
- Un exemple de courriel de notification fourni aux patients peut être vu en agrandissant l'image à droite.
Règles de Notification par Courriel
Notifications par courriel pour les expéditeurs
Des courriels de notification sont envoyés à l'expéditeur/référent lorsque :
- Une date de rendez-vous est réservée, modifiée ou supprimée dans l'eOrientation
- Un délai anticipé pour le rendez-vous est fourni dans l'eOrientation
- Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l'eOrientation
- La Consultation électronique ou l'eOrientation est transférée
-
La Consultation électronique ou l'eOrientation est refusée et retournée au référent original*
*Note : Si l'orientation a été précédemment transférée à un intervenant supplémentaire qui refuse ensuite l'orientation, le référent original ne recevra pas de courriel de notification concernant le refus.
- Un message sécurisé (ou une réponse de consultation électronique) est envoyé à l'expéditeur/référent (les patients ne reçoivent pas ce message)
Les notifications seront envoyées selon les conditions suivantes :
Un utilisateur Ocean est associé à l'orientation
-
Les notifications seront envoyées à la première adresse courriel définie, selon l'ordre suivant des adresses courriel dans la page Mon Compte de l'utilisateur (trouvée dans l'Ocean portail, en cliquant sur votre nom en haut à droite, et en sélectionnant "Mon Compte") :
- Courriel de notification d'orientation
- Courriel du délégué clinique
- L'adresse courriel de l'utilisateur
Vous avez également 4 options de langue préférées à choisir lors de la réception des notifications par courriel d'orientation en tant qu'expéditeur. Sélectionner : Anglais seulement, Français seulement, Bilingue (Anglais d'abord), Bilingue (Français d'abord).
Si l'utilisateur Ocean référent a été supprimé du site Ocean, les notifications seront envoyées à la première adresse courriel définie, selon l'ordre suivant des adresses courriel dans le site Ocean :
- Courriel de notification d'orientation entrante par défaut pour le site Ocean
- Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean pour le site Ocean
- L'adresse courriel associée au compte utilisateur du payeur du site Ocean
Notifications par courriel pour les délégués d'orientation
Si un utilisateur délégué envoie une orientation au nom d'un fournisseur référent, Ocean utilisera les paramètres utilisateur du fournisseur pour déterminer où les notifications sont dirigées comme ci-dessus.
En conséquence, l'utilisateur délégué ne recevra pas de notifications lui-même, sauf si le fournisseur n'est plus un utilisateur sur le site Ocean, auquel cas les notifications par courriel seront envoyées à :
- Courriel de notification d'orientation du délégué
- L'adresse courriel de l'utilisateur délégué
Dans le cas où les deux le fournisseur et le délégué ont été supprimés du site Ocean, les notifications par courriel seront envoyées à la première adresse courriel disponible de la liste suivante :
- Courriel de notification d'orientation entrante par défaut pour le site Ocean
- Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean pour le site Ocean
- L'adresse courriel associée au compte utilisateur du payeur du site Ocean
Notifications par courriel pour les spécialistes
Les courriels de notification sont envoyés au spécialiste lorsque :
- Des nouvelles consultations électroniques ou orientations électroniques sont reçues
- Un message sécurisé est envoyé au spécialiste
- Une consultation électronique ou une orientation électronique est annulée
- Une consultation électronique ou une orientation électronique est transférée au spécialiste puis révoquée
- Un expéditeur convertit une consultation électronique en cours en une orientation électronique en utilisant le bouton 'Changer en eOrientation'
- Un expéditeur demande qu'une consultation électronique en cours soit convertie en une orientation électronique en utilisant le bouton 'Procéder avec eOrientation'
- Une consultation électronique est marquée comme complétée par l'expéditeur
- Les courriels de notification seront envoyés soit au niveau de l'offre, au niveau de la liste, ou au niveau du site, selon la configuration des notifications pour le site.
- Les notifications concernant une consultation/orientation spécifique seront envoyées à la première adresse courriel définie, selon l'ordre suivant des adresses courriel :
-
- Courriel de notification d'offre
- Configuré dans l'onglet 'Offres de services de santé' de la Liste d'annuaire.
-
- Courriel de notification de eRequête de liste
- Configuré dans l'onglet 'Informations de la liste' de la Liste d'annuaire. Vous pouvez également configurer la ou les langues dans lesquelles vous souhaitez recevoir vos courriels de notification de eRequête.
-
- Courriels de notification d'orientation entrante par défaut
- Définis par le site dans la section "Configuration des orientations"
-
- Administrateur clinique/Contact de soutien Ocean
- Défini par le site dans la section "Compte du site"
-
- Adresse courriel du payeur du site
- Définie par le site dans la section "Facturation"
- Note : Vous pouvez lister plusieurs courriels sous chaque section en les énumérant, en séparant chaque adresse courriel par des virgules (,) ou des points-virgules (;).
-
Notifications par courriel pour les patients
- Pour qu'une notification par courriel soit envoyée au patient, l'adresse courriel du patient doit être incluse dans l'orientation (ce qui n'est permis qu'après une reconnaissance du consentement du patient pour l'utilisation de son courriel).
- Vous pouvez entrer, mettre à jour ou supprimer l'adresse courriel d'un patient à tout moment en modifiant la démographie du patient dans la fenêtre de consultation/orientation.
Les courriels de notification sont envoyés au patient lorsque :
-
- L'eOrientation est envoyée avec succès
- Un temps anticipé pour le rendez-vous est fourni dans l'eOrientation
- Une date de rendez-vous est réservée, supprimée ou modifiée dans l'eOrientation
- Des commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l'eOrientation
- L'eOrientation est transférée
- L'eOrientation est annulée
-
L'eOrientation est refusée et retournée à l'expéditeur original*.
*Note : Dans certaines circonstances, le destinataire de l'orientation peut choisir de ne pas notifier le patient du refus. De plus, si l'orientation a été précédemment transférée à un autre intervenant qui refuse ensuite l'orientation, le patient ne recevra pas de courriel de notification concernant le refus.
- L'eOrientation est redirigée (après une annulation ou un refus initial)
- Pour plus de détails sur les notifications par courriel liées aux eOrientations qui sont envoyées aux patients, veuillez vous référer à "Quelles notifications par courriel les patients recevront-ils concernant leurs eOrientations ?".
-
Désactiver les notifications par courriel
- Si vous êtes un site récepteur et que vous souhaitez désactiver les notifications par courriel automatiques aux patients, vous pouvez le faire dans la zone de Configuration des orientations de votre site Ocean.
