Vous devez être un Admin utilisateur sur votre site Ocean pour configurer ces paramètres.
Si vous êtes un site récepteur qui accepte les orientations électroniques, et que vous souhaitez configurer votre site pour fermer automatiquement les orientations réservées, suivez les étapes décrites ci-dessous. Cela permettra à votre site de déplacer automatiquement les orientations vers le dossier Terminé sans avoir à les ouvrir manuellement et à les marquer comme Compléter.
- Connectez-vous au Ocean Portail.
- Ouvrez le Menu et sélectionnez l'option Orientations électroniques.
- Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.
- Dans les Paramètres des orientations, cliquez pour Configurer les orientations.
- Dans la liste des paramètres des orientations reçues, sélectionnez "Oui" sous le paramètre "Fermer automatiquement les orientations". Cela déclenchera Ocean pour exécuter un travail planifié chaque nuit pour examiner TOUTES les orientations se trouvant dans le dossier Réservé Confirmé et Réservé Non Confirmé de votre site, et les fermer.
- Lorsque le paramètre ci-dessus est activée, Ocean par défaut ferme les orientations 7 jours après le dernier rendez-vous. Vous pouvez changer le nombre de jours pour quand vous souhaitez qu'Ocean ferme l'orientation, en fonction de la date du dernier rendez-vous sur l'orientation.
Note : Vous voudrez vous assurer que le nombre de jours choisi offre à votre site suffisamment de temps pour mettre à jour correctement les orientations comme "Absences", ou ajouter des rendez-vous/places supplémentaires aux orientations qui seront réservées à nouveau, avant qu'Ocean ne les ferme automatiquement.
- Sauvegarder les modifications.
- Une fois que le travail planifié est exécuté, les eOrientations fermées seront déplacées vers le dossier Terminé de votre site Ocean. Un message automatisé sera ajouté au volet de messagerie pour informer toutes les parties prenantes que l'orientation a été fermée automatiquement.
- Un événement "Fermé automatiquement" sera ajouté au journal des Événements avec la date et l'heure à laquelle le travail planifié a été exécuté.
- Si des orientations ont été fermées incorrectement, le bouton "Marquer Incomplet" peut être utilisé pour les déplacer à nouveau vers les dossiers Réservés.
