Note : Le public visé par cet article de support est constitué des fiduciaires/gardiens de l'information sur la santé. Les entités non fiduciaires/gardiennes impliquées dans la gestion des références (par exemple, une Autorité Régionale ou une Centrale de Réception) devraient se référer à la législation de leur juridiction respective pour déterminer leur niveau de responsabilité dans l'assurance que l'information clinique est stockée dans un système de record approprié.
Étant donné qu'Ocean n'est pas un DMÉ/DSÉ et n'est pas un dépôt à long terme d'informations de santé pour un patient, il est important de s'assurer que les informations cliniques pertinentes sont stockées de manière appropriée dans un système de record (par exemple, un DMÉ/DSÉ). Ce transfert d'informations doit être effectué dans un délai raisonnable et se produire avant que l'information ne soit purgée d'Ocean.
Cela est le plus souvent réalisé par une intégration entre le site Ocean et le DMÉ/DSÉ. Cependant, dans le cas où un site Ocean n'est pas intégré à un DMÉ/DSÉ, Ocean prend en charge la possibilité d'exporter une sauvegarde de toutes les références reçues et de leurs informations associées. Cela peut être fait en suivant les étapes ci-dessous :
- Connectez-vous à l'Ocean Portail et accédez à la zone 'eOrientations & eConsultations'.
- Développez le menu Actions en bas à gauche. Ensuite, sélectionnez "Export".
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Sélectionnez votre date de début et de fin pour votre exportation. Vous pouvez télécharger des données dans une plage de dates spécifique, basée sur la date de modification de l'orientation. Ou, vous pouvez extraire toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des orientations en laissant les deux dates vides.
Note: Si votre plage de dates spécifiée dépasse 31 jours et inclut plus de 500 orientations, vous serez invité à préciser une plage de dates de 31 jours ou moins.
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Sélectionnez “Exporter uniquement les orientations non exportées” si vous souhaitez uniquement exporter les orientations qui n'ont pas été précédemment sauvegardées. Si vous souhaitez exporter toutes les orientations dans l'Ocean Portail, décochez cette case.
Note: Assurez-vous que cette case est activée si vous exportez plus de 500 orientations.
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Sélectionnez “Marquer les orientations exportées” pour marquer les orientations comme sauvegardées une fois que vous avez complété l'exportation. Cela ajoutera une icône de coche verte à côté de l'orientation dans l'Ocean portail, une fois l'exportation terminée. Si cette case est laissée décochée, la prochaine fois que l'exportation sera effectuée, les orientations précédemment exportées seront extraites à nouveau.
Note: Assurez-vous que cette case est activée si vous exportez plus de 500 orientations.
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Enfin, cliquez sur "Export". Cela exportera vos données dans un fichier .csv qui peut être ouvert avec Microsoft Excel.
Note: Si vous exportez plus de 500 orientations, continuez à cliquer sur le bouton 'Export' pour télécharger plusieurs lots de fichiers .csv jusqu'à ce qu'une alerte de complétion soit affichée.
Commentaires finaux
Le ou les fichiers d'exportation des orientations contiendront des informations de santé des patients et doivent être stockés en toute sécurité sur votre site.
Chaque fois qu'un utilisateur appuie sur le bouton 'Export', une entrée de journal d'audit (EXPORTED_REFERRALS) est automatiquement générée documentant la date, l'heure et l'utilisateur qui a effectué l'exportation.
Les informations d'orientation extraites dans l'exportation incluent ; référence de l'orientation, nom du patient, description, état, date de l'orientation, date de réservation (si présente), site de référence, site destinataire, clinicien, ID professionnel, numéro de téléphone du patient, courriel du patient, commentaires internes, commentaires du référent, et le contenu entier de la note d'orientation.
L'API fournit également l'accès à ces informations de référence. Pour plus de détails, veuillez vous référer à : "Ocean Open API".