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Comprendre les Utilisateurs de Confiance : Rendre la Gestion des Directory Listing Efficace pour les Déploiements Régionaux et Provinciaux

Introduction

La validation et l'approbation des Directory Listings et des licences Ocean peuvent être des tâches chronophages, en particulier pour les déploiements régionaux ou provinciaux de grande envergure. La fonctionnalité 'Utilisateurs de confiance' d'Ocean simplifie ce processus en permettant à des utilisateurs spécifiques de créer, revendiquer, gérer et (surtout) valider les Directory Listings au nom d'une clinique disposant d'un site Ocean.

Qu'est-ce que les Utilisateurs de confiance ?

Un Utilisateur de confiance est un paramètre de permission utilisateur qui peut être appliqué à un utilisateur de Site de support ayant des privilèges de Administrateur de site (par exemple, les membres de l'équipe de déploiement/livraison). Lorsqu'un Directory Listing est créé ou revendiqué par un Utilisateur de confiance, il est automatiquement validé dans la Healthmap d'Ocean. Les Utilisateurs de confiance peuvent mettre à jour des informations, ajouter de nouveaux Directory Listings et s'assurer que tous les détails sont exacts et à jour sans avoir besoin d'une supervision constante.

Note : Cette permission est réservée aux utilisateurs qui ont été approuvés et soumis par un membre autorisé d'une Autorité régionale provinciale.

Avantages de l'utilisation des Utilisateurs de confiance :

  • Efficacité : En désignant des Utilisateurs de confiance, les Autorités régionales peuvent rationaliser le processus de validation des Directory Listings, réduisant ainsi les goulets d'étranglement administratifs.
  • Sécurité : Les Utilisateurs de confiance sont vérifiés et reçoivent des permissions spécifiques, garantissant que seules des personnes autorisées peuvent valider automatiquement un Directory Listing.
  • Responsabilité : Avec les Utilisateurs de confiance, il existe une trace d'audit claire de qui a apporté des modifications et quand, offrant transparence et responsabilité.

Pour demander des permissions d'Utilisateur de confiance, suivez ces étapes :

  1. Soumettre une demande : Contactez votre équipe d'Autorité régionale pour soumettre une demande en votre nom.
  2. Examen par OceanMD : L'équipe d'OceanMD examinera votre demande et, si elle est approuvée, activera les permissions d'Utilisateur de confiance pour les personnes désignées.
  3. Confirmation : Une fois les permissions d'Utilisateur de confiance activées, vous recevrez un e-mail de confirmation et vous pourrez gérer les Directory Listings avec des privilèges de validation automatique.

Qu'est-ce qu'une enquête d'autorité régionale et comment puis-je la configurer?

Chaque site Ocean de l'Autorité régionale a la possibilité d'intégrer trois liens d'enquête dans l'acheminement eRéférence/eConseil pour recueillir les Mesures d'Expérience Rapportées par les Patients (PREMs) et les données de satisfaction des fournisseurs. Les Autorités régionales peuvent profiter de jusqu'à trois Études Ocean gratuites à cette fin, ou utiliser un outil d'enquête tiers.

Enquêtes auprès des patients

1) Lien d'enquête sur la réservation de rendez-vous pour les patients

  • Ce lien d'enquête est inclus dans la notification par courriel envoyée au patient lorsque des informations sur le rendez-vous sont ajoutées, reprogrammées ou annulées dans la référence.
  • Il est également inclus sur la page de confirmation présentée aux patients après avoir confirmé avec succès leur rendez-vous.

2) Lien d'enquête de rappel de rendez-vous pour les patients

Enquêtes auprès des utilisateurs/fournisseurs finaux

3) Lien d'enquête de satisfaction des utilisateurs Ocean

  • Ce lien d'enquête est affiché au fournisseur référent dans le message de confirmation qui s'affiche lorsque la référence est envoyée avec succès à un répertoire approuvé par l'Autorité régionale.

  • Ce lien d'enquête est également inclus dans toutes les notifications par courriel ultérieurement envoyées au fournisseur référent concernant la référence.

    Note : Si Ocean Studies a été utilisé pour créer le lien d'enquête de satisfaction de l'utilisateur Ocean, l'URL peut également être envoyée à tous les courriels qui peuvent être exportés à partir de la page 'Approbations' du site Ocean de l'Autorité régionale. L'étape d'envoi du ou des courriels serait effectuée en dehors d'Ocean.

Configuration du lien d'enquête

Prérequis

  • Vous devez avoir un accès Administrateur du site sur le site Ocean de l'Autorité régionale.
  • Assurez-vous d'avoir créé vos enquêtes (c'est-à-dire, en utilisant Ocean Studies ou l'outil d'enquête tiers de votre choix) et d'avoir les URL pertinentes pour chaque enquête respective.
  • Si vous utilisez Ocean Studies comme outil d'enquête, assurez-vous d'avoir contacté l'équipe de support OceanMD pour demander que chaque étude Ocean soit marquée comme "gratuite".

Les sites Ocean de l'Autorité régionale peuvent configurer leur(s) lien(s) d'enquête en suivant les étapes ci-dessous.

  • Connectez-vous au site de l'Autorité régionale de l'Océan dans le Portail Ocean.
  • Ouvrez le 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Cliquez sur 'Fonctionnalités du site'.

  • Configurez vos liens de sondage en utilisant les paramètres 'Lien de sondage de réservation de rendez-vous patient', 'Lien de rappel de rendez-vous patient' et 'Lien de sondage du fournisseur':

    Dans le champ de texte de gauche, saisissez l'URL où votre sondage est hébergé (par exemple, l'URL de l'étude Ocean, ou l'URL fournie par votre outil de sondage tiers).

    Dans le champ de texte de droite, saisissez le texte à afficher en tant que lien hypertexte dans l'interface utilisateur Ocean/notifications par e-mail.

  • Cliquez sur 'Sauvegarder les modifications'.

À un site océanique d'une autorité régionale, quelles données sont incluses dans les 'Exportations' disponibles sur la page des Approbations?

  • La zone 'Approbations' au sein d'un site Ocean de l'Autorité Régionale offre plusieurs options d'exportation de données.
  • Une brève description de chaque exportation et un dictionnaire de données associé sont disponibles en téléchargement ci-dessous.

Liste d'exportation

  • Cet export fournit un fichier CSV contenant toutes les inscriptions répertoriées dans l'annuaire qui ont postulé et/ou ont été approuvées par le site Ocean de l'Autorité Régionale. L'exportation inclut les inscriptions répertoriées qui sont dans un état 'En attente' et/ou 'Approuvé'.
  • Dictionnaire de données de l'exportation de la liste

Sites d'exportation

Utilisateurs d'exportation

  • Cet export fournit un fichier CSV contenant tous les utilisateurs Ocean qui ont accepté les conditions d'utilisation de l'Accord de licence du fournisseur de l'Autorité Régionale au moment de l'envoi d'une eRéférence à une inscription répertoriée approuvée par le site Ocean de l'Autorité Régionale.
  • Dictionnaire de données des utilisateurs d'exportation

En tant qu'administrateur de l'Autorité régionale, comment puis-je assumer la responsabilité des frais de licence associés à la messagerie patient et à la réservation en ligne sur un site Ocean?

Les sites océaniques des autorités régionales peuvent assumer la responsabilité des frais de licence de messagerie aux patients et de réservation en ligne générés par les sites océaniques approuvés.

Prérequis

  • Votre site océanique doit être configuré en tant qu'autorité régionale par OceanMD.
  • Vous devez avoir un accès administrateur de site sur le site océanique de l'autorité régionale.
  • Le site océanique pour lequel vous souhaitez assumer la responsabilité des frais de licence de messagerie aux patients et de réservation en ligne doit avoir au moins une inscription dans l'annuaire qui a été soumise à votre site océanique de l'autorité régionale.
  • À partir du site océanique de l'autorité régionale, accédez à la section 'Approbations'.
  • Dans l'onglet 'Approbations de licence de site', localisez le site océanique pour lequel vous assumerez la responsabilité des frais de licence de messagerie aux patients et de réservation en ligne, et cliquez sur le bouton 'Gérer'.

  • Sous la section 'Couverture de licence', activez la ou les cases des produits Ocean pour lesquels vous assumerez la responsabilité.

    Note: Si une autre autorité régionale a déjà assumé la responsabilité de facturation des frais de licence de messagerie aux patients et de réservation en ligne du site océanique, vous ne pourrez pas activer les cases.

  • Cliquez sur 'Sauvegarder'.

Note: Le nombre de licences de produits et les valeurs estimées des frais de licence affichés dans l'onglet d'approbation de licence de site sont mis à jour quatre fois par jour, à environ 11h30 et 17h30 HNE.

Notifications par courriel

  • Lorsque la couverture de la licence est activée, une notification par courriel sera automatiquement envoyée à l'adresse électronique du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' du site Ocean pour les informer que tous les frais de licence accumulés pour les produits activés à l'avenir seront facturés directement à l'Autorité régionale.
  • Lorsque la couverture de la licence est désactivée, une notification par courriel sera automatiquement envoyée à l'adresse électronique du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' du site Ocean pour les informer que tous les frais de licence accumulés pour les produits activés à l'avenir seront facturés directement au site Ocean.

Avis de non-responsabilité dans le produit

  • Lorsque la couverture de la licence de Messagerie aux patients est activée, les utilisateurs finaux du site Ocean verront une bannière dans leur espace de licence de fournisseur ou d'utilisateur les informant de la couverture des frais de licence.
  • Lorsque la couverture de la licence de Réservation en ligne est activée, les utilisateurs finaux du site Ocean verront des 'Informations sur les tarifs' mises à jour dans leur espace de configuration de réservation en ligne les informant de la couverture des frais de licence.

Factures

Site Ocean de l'utilisateur final

  • Les factures du site Ocean sous licence contiendront une section supplémentaire détaillant les frais qui seront facturés directement à l'Autorité régionale.

Site Ocean de l'Autorité régionale

  • Au sein du site de l'autorité régionale de l'Océan, une facture mensuelle sera générée détaillant les frais que l'autorité régionale est responsable de payer en raison de la licence de produit détaillée ci-dessus.
  • Les factures sont toujours envoyées à l'adresse e-mail du payeur du site de l'autorité régionale de l'Océan. Cependant, si vous avez des adresses e-mail supplémentaires qui devraient également recevoir des factures par e-mail, elles peuvent être incluses dans le champ 'Adresse e-mail de l'administrateur financier' des paramètres du compte du site de l'Océan.
  • Des informations supplémentaires pour configurer le payeur de votre site de l'Océan et les informations de paiement peuvent être trouvées dans le Guide de facturation de l'Océan (Aperçu).

Qu'est-ce qu'une autorité régionale?

Qu'est-ce qu'une Autorité Régionale?

Une Autorité Régionale (AR) est un concept au sein de la plateforme Ocean, conçu pour permettre aux programmes régionaux ou provinciaux de gérer et d'administrer de manière centralisée divers aspects de leur déploiement Ocean. Les utilisateurs désignés en tant qu'Autorité Régionale ont accès à un site Ocean configuré avec des fonctionnalités supplémentaires pour leur permettre de gérer de manière autonome les éléments clés du programme sans avoir besoin d'une assistance directe d'OceanMD.

Plus précisément, les utilisateurs désignés en tant qu'AR peuvent effectuer les actions suivantes à partir de leur site Ocean d'Autorité Régionale:

  • Approuver les listes de répertoires sur la Healthmap Ocean
  • Approuver/accepter la responsabilité des licences de site pour les eRéférences Ocean, les eConseils, les messages et rappels aux patients, et la réservation en ligne
  • Télécharger et gérer les accords d'Autorité Régionale
  • Accéder aux rapports et aux analyses de l'utilisation et des licences de l'Autorité Régionale

Ces fonctionnalités sont conçues pour rationaliser l'administration à travers plusieurs sites, garantissant que les programmes régionaux ou provinciaux peuvent gérer efficacement leurs solutions Ocean à grande échelle.

Qu'est-ce qui rend une Autorité Régionale unique?

Zone d'approbations

  • Étant donné que le but principal d'une Autorité Régionale est d'aider les entités de programme provinciaux à administrer le déploiement d'Ocean dans leur juridiction, des fonctionnalités uniques ont été créées spécifiquement pour les sites Ocean d'Autorité Régionale pour les aider dans cette tâche.
  • Beaucoup de ces fonctionnalités se trouvent dans la zone 'Approbations' du site Ocean d'Autorité Régionale, qui peut être consultée via le Menu.

  • Rappel: La zone 'Approbations' est uniquement accessible si le site Ocean a été configuré en tant qu'Autorité Régionale par les administrateurs système d'OceanMD.

Les différentes fonctionnalités trouvées dans la zone 'Approbations' sont détaillées ci-dessous:

Approbations de listage

Par défaut, les sites Ocean entraîneront des frais lorsqu'ils reçoivent une eRéférence/eConseil à moins que l'annuaire du destinataire ait fait une demande et ait été approuvé par une Autorité régionale.

  • L'onglet 'Approbations de la liste' affiche une vue en tableau de tous les annuaires (et leurs sites Ocean associés) qui ont fait une demande et/ou ont été approuvés par votre site Ocean de l'Autorité régionale.

Pour qu'un annuaire apparaisse dans le tableau, un administrateur de site du site Ocean propriétaire de l'annuaire doit soumettre manuellement une demande à l'Autorité régionale (c'est-à-dire, Étape 8 dans "Mettre à jour les paramètres de votre annuaire").

  • Lorsqu'une nouvelle demande est soumise, une notification par courriel est envoyée à l'adresse électronique du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie dans le site Ocean de l'Autorité régionale pour les alerter de la demande en attente.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un ou des annuaires spécifiques en utilisant un terme clé.

La case à cocher 'En attente d'approbation' peut être utilisée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les annuaires qui ont fait une demande à l'Autorité régionale mais qui n'ont pas encore été approuvés (c'est-à-dire, un état de 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver un annuaire sous l'Autorité régionale.

Note : Les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent avoir accès en tant qu'administrateur de site pour approuver un annuaire.

Après approbation, une notification par courriel sera envoyée aux adresses électroniques du ou des Administrateurs cliniques/Contacts de soutien Ocean du site Ocean demandeur indiquant que la demande a été approuvée.

Important : Avant d'approuver un annuaire, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère d'approbation défini par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Supprimer' peut être utilisé pour refuser une demande en attente actuelle d'un annuaire à l'Autorité régionale, ou supprimer un annuaire précédemment approuvé de l'Autorité régionale.

Note : Les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent avoir accès en tant qu'administrateur de site pour refuser un annuaire.

Après refus/suppression, une notification par courriel sera envoyée aux adresses électroniques du ou des Administrateurs cliniques/Contacts de soutien Ocean du site Ocean demandeur indiquant que la demande a été refusée.

  • Important: Avant de refuser/supprimer une Directory Listing, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer d'avoir examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère de refus défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/supprimer une Directory Listing précédemment approuvée, l'Autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/la suppression. Cette raison est incluse dans la notification par courriel de refus.
  • En cliquant sur le bouton 'Modifier' à droite d'une Directory Listing, les utilisateurs de l'Autorité régionale peuvent consulter et modifier la valeur 'Nombre de cliniciens' et le 'Commentaire' associé.
Approbations de licence de site

La tabulation 'Approbations de licence de site' est utile pour les programmes provinciaux afin de gérer la mise en œuvre et l'assomption des frais de licence pour les produits d'engagement des patients d'Ocean et de contrôler la contribution d'un site Ocean à un Répertoire de demandes de service externe.

Note : Par défaut, les sites Ocean des utilisateurs finaux supporteront des frais de licence lors de l'utilisation de la messagerie aux patients Ocean et/ou de la réservation en ligne à moins qu'une autorité régionale n'ait d'abord assumé la responsabilité des frais.

  • Le tableau affiche tous les sites Ocean qui ont au moins une inscription dans l'annuaire qui a été demandée et/ou approuvée par l'autorité régionale.

Pour chaque site Ocean, le nombre respectif d'inscriptions dans l'annuaire qui ont été approuvées, le nombre de licences de messagerie aux patients pour lesquelles l'autorité régionale a assumé la responsabilité, le nombre de licences de réservation en ligne pour lesquelles l'autorité régionale a assumé la responsabilité, et les frais de licence estimés par mois sont affichés.

Notes sur les valeurs des colonnes
  • Sous la colonne '# d'inscriptions dans l'annuaire approuvées', une valeur de '0' indique qu'au moins une inscription dans l'annuaire du site Ocean a été demandée à l'autorité régionale, mais n'a pas encore été approuvée (c'est-à-dire qu'elle est actuellement en attente).
  • Sous la colonne '# de licences de messagerie aux patients', une valeur vide indique que l'autorité régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la messagerie aux patients pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'autorité régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la messagerie aux patients pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée dans le site Ocean.
  • Sous la colonne '# de licences de réservation en ligne', une valeur vide indique que l'autorité régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la réservation en ligne pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'autorité régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la réservation en ligne pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée dans le site Ocean.

Pour gérer l'accord de site pour un site Ocean, les utilisateurs de l'autorité régionale ayant un accès administrateur de site peuvent cliquer sur le bouton 'Gérer' du côté droit.

Accords de licence signés
  • L'onglet 'Accords de licence signés' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont signé l'Accord de licence de l'Autorité régionale en activant la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' au moment d'envoyer leur première recommandation à une fiche de répertoire approuvée par l'Autorité régionale.
  • Lors de la première visualisation de l'onglet 'Accords de licence signés', aucun utilisateur ne sera affiché par défaut. Pour rechercher et/ou visualiser des utilisateurs, utilisez l'une des options suivantes :
  • Option 1: Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Nom', saisissez le terme de recherche, puis cliquez sur l'icône de la loupe pour exécuter la recherche.
  • Option 2: Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Version' et sélectionnez la version souhaitée de l'Accord de licence de l'Autorité régionale. Le tableau ci-dessous affichera tous les utilisateurs ayant signé la version sélectionnée de l'Accord de licence de l'Autorité régionale.
  • Tout utilisateur sur le site Ocean de l'Autorité régionale (c'est-à-dire même les utilisateurs sans accès administrateur au site) peut invalider l'Accord de licence signé d'un utilisateur en cliquant sur le bouton 'Modifier la licence' pour l'utilisateur concerné et en sélectionnant 'Invalider'.

  • Note : Le paramètre 'Signataire de l'accord HINP' et le bouton 'Mettre à jour HINP' associé sont obsolètes.

Une fois l'Accord de licence signé d'un utilisateur invalide, il lui sera demandé de réactiver la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' la prochaine fois qu'il enverra une recommandation à une fiche de répertoire approuvée par l'Autorité régionale.

Important : Avant d'invalider un Accord de licence signé par un utilisateur, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont respecté tout processus standardisé ou critère défini par l'entité du programme provincial.

Approbations d'utilisateurs eConseil

La tabulation 'Approbations des utilisateurs eConseil' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont postulé et/ou ont été approuvés par l'Autorité régionale pour rejoindre un programme eConseil.

  • Pour postuler à un programme eConseil, les utilisateurs cliquent sur le bouton 'Envoyer une demande à l'Autorité régionale' dans les paramètres de leur compte utilisateur.

  • Note : Seuls les utilisateurs ayant les 'Rôles d'utilisateur' suivants sont autorisés à soumettre une demande : Spécialiste, Médecin de famille, Infirmière praticienne.

Interface utilisateur spécifique à la province

Note : Selon la valeur de 'Province' définie dans le compte utilisateur, le nom et la description du paramètre peuvent être différents :

  • Lorsque défini sur Ontario, le paramètre est nommé 'Demande TReC' et inclut une description spécifique à l'Ontario.
  • Lorsque défini sur Nouvelle-Écosse, le paramètre est nommé 'Demande PoC eConseil du RNS' et inclut une description spécifique à la Nouvelle-Écosse.
  • Lorsque défini sur une autre province/territoire, le paramètre est nommé 'Demande eConseil' et inclut une description générique.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été soumise, elle apparaîtra dans le tableau 'Approbations des utilisateurs eConseil'.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un utilisateur spécifique par nom/nom d'utilisateur.

La case à cocher 'En attente de révision' peut être activée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les utilisateurs ayant soumis une demande mais n'ayant pas encore été approuvés (c'est-à-dire, un état de demande 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver la demande d'un utilisateur pour rejoindre le programme eConseil. Après approbation, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean pour les informer de l'approbation.

Important : Avant d'approuver une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer d'avoir examiné la demande de l'utilisateur conformément à tout processus standardisé ou critères définis par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Supprimer' peut être utilisé pour refuser une demande en attente d'un utilisateur ou supprimer un utilisateur précédemment approuvé. Après la refus/suppression, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean pour les informer du refus.

  • Important : Avant de refuser/supprimer une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné l'utilisateur/la demande conformément à tout processus ou critère standard défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/supprimer un utilisateur précédemment approuvé, l'Autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/suppression. Cette raison est incluse dans la notification par courriel informant l'utilisateur du refus.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été approuvée, la case à cocher 'Répondre en tant qu'eConseil' et le paramètre 'Temps de facturation' sont mis à la disposition de l'utilisateur dans la zone 'Messagerie' de tout eRéférence/eConseil reçu sur leur site Ocean.

Rappel : Les utilisateurs fournissant des eConseils doivent s'assurer que leur site Ocean a été configuré pour afficher les dossiers d'état des eConseils et que les Offres de services de santé sur leur liste répertoire ont été configurées pour accepter les eConseils Ocean (à moins que l'utilisateur ne participe à l'Initiative eRéférence à eConseil spécifique à l'Ontario).

Bouton 'Exporter les annonces'
  • Cet export fournit un fichier CSV contenant toutes les annonces répertoriées dans l'annuaire qui ont été soumises et/ou approuvées par le site Ocean de l'Autorité Régionale. L'export inclut les annonces répertoriées qui sont dans un état 'En attente' et/ou 'Approuvé'.
  • Dictionnaire des données de l'exportation des annonces
Bouton 'Exporter les sites'
Bouton 'Exporter les utilisateurs'
  • Cet export fournit un fichier CSV contenant tous les utilisateurs Ocean qui ont accepté les conditions d'utilisation de l'Accord de licence du fournisseur de l'Autorité Régionale au moment de l'envoi d'une eRéférence à une annonce répertoriée qui a été approuvée par le site Ocean de l'Autorité Régionale.
  • Dictionnaire des données de l'exportation des utilisateurs
Bouton 'Voir l'accord de licence'

Ce bouton peut être utilisé pour visualiser la version actuelle de l'Accord de licence qui a été téléchargée vers le site Ocean de l'Autorité Régionale. Une fois cliqué, la version actuelle de l'Accord de licence est affichée, et l'identificateur de la version actuelle peut être vu en bas de la fenêtre de visualisation de l'Accord de licence.

Bouton 'Télécharger le Nouveau Contrat de Licence'

Ce bouton peut être utilisé pour télécharger ou mettre à jour le Contrat de Licence pour l'Autorité Régionale.

  • Dans le champ 'Version', précisez un identificateur de version à associer à la version du Contrat de Licence qui est en cours de téléchargement.
  • Dans le champ 'Fichier de Licence', cliquez sur 'Choisir un fichier', sélectionnez le fichier HTML pertinent depuis votre ordinateur, et cliquez sur 'Télécharger'.
  • Une fois téléchargée, la version précédente du Contrat de Licence sera immédiatement écrasée par la nouvelle version.

Notes sur le Contrat de Licence

  • Après qu'une nouvelle version du Contrat de Licence a été téléchargée sur le site Ocean de l'Autorité Régionale, tous les utilisateurs qui envoient des recommandations devront réactiver la case à cocher 'J'accepte les Conditions d'Utilisation' au moment d'envoyer leur première recommandation à une Fiche de Répertoire approuvée par l'Autorité Régionale après la mise à jour de la version.
  • Après qu'une nouvelle version du Contrat de Licence a été téléchargée sur le site Ocean de l'Autorité Régionale, toutes les Fiches de Répertoire qui ont été précédemment approuvées par l'Autorité Régionale seront automatiquement mises à jour avec la dernière version du Contrat de Licence de l'Autorité Régionale.
    • Les entités des programmes provinciaux sont responsables de s'assurer que les destinataires des recommandations (c'est-à-dire ceux ayant une ou plusieurs Fiches de Répertoire approuvées par l'Autorité Régionale) sont informés de tout changement apporté au Contrat de Licence qui s'applique à leurs Fiches de Répertoire.
  • Lors de la création de votre fichier HTML, nous déconseillons l'utilisation de Microsoft Word car il peut générer des formats HTML non standard qui ne sont pas acceptés par le téléchargeur HTML Ocean.

Enquêtes des autorités régionales

Chaque site Ocean des autorités régionales a la possibilité d'intégrer trois liens d'enquête dans le workflow eRéférence/eConseil pour recueillir les Mesures d'Expérience Rapportées par les Patients (PREMs) et les données de satisfaction des fournisseurs. Les autorités régionales peuvent profiter de jusqu'à trois Études Ocean gratuites à cette fin, ou utiliser un outil d'enquête tiers.

Pour plus d'informations, veuillez consulter l'article suivant : Qu'est-ce qu'une enquête des autorités régionales et comment puis-je la configurer ?

Analytiques des autorités régionales

Par défaut, les valeurs analytiques dépersonnalisées sont toujours capturées sur les sites Ocean qui reçoivent des eRéférences/eConseils. Cela donne aux sites Ocean individuels la possibilité d'analyser diverses mesures pour leurs références/consultations reçues, telles que les schémas de référence, les taux de refus et les temps d'attente. Pour plus d'informations sur ce sujet, veuillez consulter Soutien analytique dans les eConseils et/ou les eFormulaires eRéférence et Accès aux analytiques eRéférence.

Dans le cadre d'un déploiement financé par la province d'Ocean, il est précieux d'avoir un aperçu de ces données dépersonnalisées à travers tous les sites Ocean qui participent au programme. Ocean y parvient en fournissant aux sites Ocean des autorités régionales l'accès à toutes les données analytiques dépersonnalisées pour les références envoyées aux inscriptions répertoire qui ont été 'Approuvées' par l'autorité régionale (comme décrit ci-dessus).

Note : Les utilisateurs des autorités régionales doivent avoir un accès administrateur du site pour exporter les données analytiques.

  • Cela signifie que lorsque qu'un utilisateur sur le site Ocean des autorités régionales exporte les données analytiques des références, le fichier .csv en sortie contiendra les données analytiques agrégées pour les références envoyées à toute inscription répertoire qui a été 'Approuvée' par l'autorité régionale.

Notes Analytiques

  • Ocean prend en charge l'exportation de jusqu'à 50 000 enregistrements analytiques de référence à la fois lors de l'exécution de l'exportation d'analyse de référence dans le Portail Ocean.
    • Pour exporter plus de 50 000 enregistrements analytiques de référence, nous recommandons d'exécuter plusieurs rapports avec des valeurs de 'Date de début' et 'Date de fin' séquentielles (par exemple, exporter par mois, ou par trimestre civil).
  • Les analyses de référence peuvent également être consultées via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'API Ouverte Ocean.
    • L'API Ouverte Ocean prend en charge l'exportation de jusqu'à 1 000 enregistrements analytiques de référence à la fois.
  • Alors qu'Ocean collecte toujours les valeurs 'Analytiques de Base' par défaut, les formulaires de référence peuvent être personnalisés pour capturer des 'Analyses Personnalisées (ax_)' et 'Analyses Personnalisées (fx_)' supplémentaires.

Résumé de l'Accès Utilisateur: 'Administrateur du Site' vs. 'Non-Administrateur du Site'

Pour référence pratique, le tableau ci-dessous décrit les actions pouvant être effectuées au sein d'un Site Ocean de l'Autorité Régionale (AR) par un utilisateur avec ou sans accès Administrateur du Site:

Tableau récapitulatif des actions 'Administrateur du site' vs 'Non-administrateur du site'

'O' indique que l'action peut être effectuée, tandis que 'N' indique que l'action ne peut pas être effectuée par l'utilisateur.

Action Non-Site Admin Site Admin
Accéder à la zone 'Approbations' dans le site RA Ocean Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les utilisateurs' Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les annonces' Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les sites' Y Y
Cliquer sur le bouton 'Voir l'accord de licence' Y Y
Télécharger un nouveau contrat de licence en utilisant le bouton 'Télécharger un nouveau contrat de licence' Y Y
Cliquer sur le bouton 'Modifier' sur une annonce répertoriée dans le tableau des approbations d'annonces Y Y
Accéder à la zone 'Paramètres administratifs' du site RA Ocean N Y
Approuver et Refuser/Supprimer des annonces répertoriées dans l'onglet 'Approbations d'annonces' N Y
Approuver et Refuser/Supprimer des utilisateurs dans l'onglet 'Approbations d'utilisateurs eConseil' N Y
Cliquer sur le bouton 'Modifier le contrat' pour 'Invalider' un utilisateur dans l'onglet 'Accords de licence signés' Y Y
Cliquer sur le bouton 'Gérer l'accord de site' pour un site Ocean dans l'onglet 'Approbations de licence de site' N Y
Contrôler la contribution d'un site Ocean à un référentiel de demandes de service dans la zone 'Gérer l'accord de site' N Y
Contrôler la prise en charge par le site RA Ocean des frais de licence de messagerie patient et de réservation en ligne pour les sites Ocean des utilisateurs finaux dans la zone 'Gérer l'accord de site' N Y
Accéder aux analyses de référencement au niveau de l'autorité régionale dans la zone 'Rapports' du site RA Ocean N Y
Configurer les enquêtes de l'autorité régionale dans la zone 'Fonctionnalités du site' du site RA Ocean N Y

Qu'est-ce qu'une admission centrale?

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Qu'est-ce qu'une Admission Centrale?

Une Admission Centrale est un type spécial de site Ocean utilisé pour coordonner les références et optimiser l'utilisation des ressources d'une région géographique. Cette configuration spéciale du site permet aux utilisateurs de l'Admission Centrale de rester parties prenantes des références et de suivre la mise à jour de l'état de la référence pendant son traitement en aval. Les prestataires de soins de santé de la région peuvent choisir d'orienter leurs références vers une Admission Centrale plutôt que de les adresser directement à un fournisseur de services spécifique.

Le site de l'Admission Centrale peut garantir l'exhaustivité de la référence, transcrire les références reçues par télécopie, trier les références et gérer d'autres aspects administratifs. Ils peuvent transférer la référence à un Centre d'Évaluation pour des investigations supplémentaires, ou directement à un autre fournisseur de services de soins de santé qui fournit le service demandé.

Qu'est-ce qui rend un site d'Admission Centrale unique?

Étant donné que l'objectif principal d'une Admission Centrale est de gérer les références au sein d'une région, des fonctionnalités uniques ont été créées dans Ocean pour les aider dans leurs workflows.

Configuration de l'Annuaire

Les sites d'Admission Centrale disposent de Listings d'annuaire uniques spécifiquement configurés par OceanMD. Si vous souhaitez que votre Listing d'annuaire soit configuré comme une liste d'Admission Centrale, veuillez soumettre une demande à notre équipe de support.

Bouton de Transfert

  • Une fois configuré en tant que site d'Admission Centrale par OceanMD, un bouton 'Transférer' apparaîtra sur chaque référence reçue.
  • Cela permet aux utilisateurs de l'Admission Centrale de transférer la référence au fournisseur de services approprié.

Dossiers Transférés

  • Les sites d'Admission Centrale ont accès au dossier 'Transférés (Nouveau)' dans la zone des eRéférences.
  • Le dossier 'Transférés (Nouveau)' contient les références qui ont été électroniquement transférées par l'Admission Centrale et qui attendent maintenant dans le dossier 'Nouveau' du site destinataire.

Bouton Traitée

  • Une fois qu'une recommandation a été marquée comme 'Réservée' ou 'Terminée' par un site destinataire (dans le cas de la transmission électronique), ou qu'un rendez-vous a été ajouté au volet de planification des horaires par le site de prise en charge central (dans le cas de la transmission manuelle), les utilisateurs de la prise en charge centrale peuvent ensuite utiliser le bouton 'Traité' dans la recommandation.
  • Cela déplace la recommandation dans le dossier 'Terminé' pour le site de prise en charge central, tout en la conservant dans le dossier existant pour les autres parties prenantes de la recommandation. Marquer la recommandation comme 'Traité' n'a aucun impact sur les calculs de temps d'attente.
  • Ce workflow 'Traité' est utile pour les sites de prise en charge centrale s'ils effectuent certaines de leurs propres fonctions administratives pour clôturer la recommandation de leur point de vue (par exemple, tout enregistrement manuel en dehors d'Ocean).

Filtrage des dossiers d'état 'Réservation en attente'

  • Les sites de prise en charge centrale ont accès au filtre 'Transferts' dans leur dossier d'état 'Réservation en attente'.
  • 'Non transféré (plus refusé)' inclut les recommandations qui n'ont jamais été transférées, ainsi que les recommandations qui ont été transférées, acceptées, puis refusées par la suite par le destinataire.
  • 'Jamais transféré' inclut les recommandations qui n'ont jamais été transférées.
  • 'Tout historique de transfert' inclut les recommandations qui ont été transférées au moins une fois (que ce soit numériquement ou manuellement).

Les utilisateurs de la prise en charge centrale peuvent superposer le filtre 'Transferts' sur les filtres 'Priorité' et/ou 'Protocole' pour se concentrer sur les recommandations d'un état particulier.

Gestion des temps d'attente

Dans certains modèles de mise en œuvre, les sites de prise en charge centrale peuvent jouer un rôle important dans la gestion d'un grand volume de recommandations. Cela pourrait entraîner l'affichage d'informations de temps d'attente calculées moins précises dans l'Ocean Healthmap pour certains services de santé en raison d'heuristiques de routage de recommandations définies en dehors d'Ocean.

Dans ces cas, il peut être préférable d'indiquer que les temps d'attente sont 'Gérés par la prise en charge centrale', plutôt que d'afficher les temps d'attente calculés par Ocean. Les sites de prise en charge centrale peuvent demander que cette fonctionnalité soit activée par un administrateur d'OceanMD en contactant l'équipe de support OceanMD.

  • Une fois activée, tous les temps d'attente calculés pour les offres de services de santé dans l'annuaire de répartition centralisée seront remplacés par 'Géré par la répartition centralisée'.
  • De plus, tous les temps d'attente calculés pour les offres de services de santé dans les annuaires des utilisateurs finaux qui ont été configurés pour rediriger automatiquement les références vers la répartition centralisée seront remplacés par 'Géré par la répartition centralisée'.
  • Lorsqu'un temps d'attente pour une offre de services de santé est 'Géré par la répartition centralisée', le temps d'attente affiché dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap est vide.

  • Note: Les annuaires de répartition centralisée et les annuaires des utilisateurs finaux peuvent être configurés avec des temps d'attente auto-déclarés qui peuvent être affichés dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap.

Comment les sites de répartition centralisée reçoivent-ils des références?

Les sites de répartition centralisée reçoivent des références soit en les envoyant directement par les fournisseurs référents à leur fiche de répartition centralisée sur l'Ocean Healthmap, soit en redirigeant automatiquement leurs références entrantes vers la fiche de répartition centralisée. Les sites de répartition centralisée peuvent également recevoir des références envoyées manuellement par fax, et les transcrire dans Ocean pour profiter des fonctionnalités numériques.

  • L'image à droite est un exemple d'une fiche de répartition centralisée sur l'Ocean Healthmap vers laquelle un fournisseur référent pourrait envoyer directement.
  • Les sites destinataires des références qui souhaitent rediriger automatiquement leurs références vers une répartition centralisée peuvent sélectionner le site de répartition centralisée approprié en le recherchant dans le champ 'Fiche de répartition centralisée' de leurs propres paramètres d'annuaire.

Processus de répartition centralisée

Veuillez développer l'onglet approprié ci-dessous pour obtenir des informations sur les différents processus que les sites de répartition centralisée utilisent pour transmettre les références.

Transfert électronique d'une recommandation

Les étapes ci-dessous peuvent être utilisées par les sites de prise en charge centrale lorsqu'ils transmettent une référence à un fournisseur de soins de santé qui accepte les eRéférences via la plateforme Ocean.

  • Localisez la référence pertinente dans le dossier 'Nouveau', et cliquez dessus pour l'ouvrir.

  • Optionnel : Dans la zone des Notes, cliquez sur l'icône de bulle de dialogue, et sélectionnez 'Examiner...' pour ouvrir le formulaire d'examen.

  • Optionnel : Complétez le formulaire d'examen, et appuyez sur 'Sauvegarder' pour apposer la note dans le volet des 'Notes' de la référence.

  • Utilisez le bouton 'Transférer' en bas de la référence pour la transférer.
  • Sélectionnez ou recherchez le destinataire de la référence souhaité avec une icône verte. L'icône verte indique qu'ils acceptent les eRéférences.
  • Examinez les informations de la fiche du destinataire, et appuyez sur 'Transférer la référence' lorsque vous êtes prêt.

  • La référence transférée peut maintenant être trouvée dans votre dossier 'Transféré (Nouveau)', avec une flèche verte indiquant qu'elle a été transférée électroniquement au site destinataire.

    Si le site destinataire accepte la référence, elle passera dans le dossier 'Rendez-vous en attente'.

    Lorsque le site destinataire prend un rendez-vous pour la référence, elle passera dans le dossier approprié 'Rendez-vous non confirmé' ou 'Rendez-vous confirmé'.

    Si nécessaire, le site de prise en charge centrale peut marquer une référence comme 'Terminée' une fois qu'un rendez-vous a été pris, la déplaçant dans le dossier 'Complété' pour le site de prise en charge centrale uniquement.

Transfert manuel d'une recommandation

Les étapes ci-dessous peuvent être utilisées par les sites de Réception centralisée lorsqu'ils transmettent une référence à un fournisseur de soins de santé qui n'accepte pas les eRéférences via la plateforme Ocean.

Cela implique l'envoi manuel par télécopie de la référence en dehors de la plateforme Ocean, et simplement mettre à jour l'état dans Ocean au nom du véritable destinataire de la référence.

  • Localisez la référence pertinente dans le dossier 'Nouveau', et cliquez dessus pour l'ouvrir.

  • Optionnel : Dans la zone des Notes, cliquez sur l'icône de bulle de dialogue, et sélectionnez 'Examiner...' pour ouvrir le formulaire d'examen.

  • Optionnel : Complétez le formulaire d'examen, et appuyez sur 'Sauvegarder' pour apposer la note dans le volet des 'Notes' de la référence.

  • Utilisez le bouton 'Transférer' en bas de la référence pour transférer la référence.
  • Sélectionnez ou recherchez le destinataire de la référence souhaité avec une icône grise. L'icône grise indique qu'ils n'acceptent pas actuellement les eRéférences.
  • Examinez les informations de la fiche du destinataire, et appuyez sur 'Imprimer la référence' pour obtenir un fichier imprimable de la référence.
  • Imprimez le fichier et faxez manuellement la référence au destinataire à l'aide d'une machine à faxer.
  • Utilisez la case de confirmation dans Ocean pour confirmer que vous avez transféré manuellement la référence au destinataire.
  • Appuyez sur 'Transférer la référence' pour compléter le processus.

  • La référence est déplacée dans le dossier 'Rendez-vous en attente', avec une flèche grise indiquant qu'elle a été transférée manuellement.

    Étant donné que la référence a été transférée manuellement au destinataire, le site de prise en charge central conserve la responsabilité de mettre à jour les informations de référence et de planification des rendez-vous dans Ocean.

  • Si désiré, le site de prise en charge central peut utiliser le bouton 'Traité' pour déplacer la référence vers 'Terminé' uniquement pour le site de prise en charge central.

En tant qu'utilisateur de l'Admission centrale, comment puis-je déterminer le Fournisseur demandé pour une eRéférence ?

Les sites de réception centrale reçoivent des références soit en les envoyant directement aux sites de réception centrale sur l'Ocean Healthmap, soit en redirigeant automatiquement leurs références entrantes vers la liste de réception centrale.

Lorsqu'une référence redirigée automatiquement est reçue sur un site de réception centrale, les utilisateurs de la réception centrale peuvent voir à quel site la référence a été initialement envoyée en regardant le 'Fournisseur demandé' dans la référence.

Si aucun 'Fournisseur demandé' n'est spécifié, alors la référence a été envoyée directement à la liste de réception centrale sur l'Ocean Healthmap.

L'exemple ci-dessous montre une référence qui a été initialement envoyée à la liste 'Dr. Lisa Smith' sur l'Ocean Healthmap, mais qui a ensuite été automatiquement redirigée vers 'Réception centrale en orthopédie'.

Comment les formulaires de recommandation sont-ils gérés pour les sites avec Admission Centrale?

Les annonces Ocean peuvent être spécifiées pour envoyer des recommandations au formulaire d'accueil central, à leur propre site, ou à les deux. La destination de la recommandation est déterminée par le responsable du formulaire de recommandation choisi. En d'autres termes, si un formulaire d'accueil central est utilisé, la recommandation sera envoyée au centre d'accueil central. Lorsqu'un formulaire spécifique du site est utilisé, il sera envoyé à ce site spécifique.

Plusieurs formulaires de recommandation peuvent être affichés dans la boîte de dialogue "Envoyer une recommandation" du site. Les formulaires de recommandation les plus spécifiques sont affichés en haut de la liste. Lorsque des formulaires de recommandation spécifiques sont disponibles, les formulaires génériques ne sont pas affichés.

Quels formulaires sont affichés spécifiquement?

Supposons qu'un site de clinique a une Annonce clinique qui est liée à une Annonce d'accueil central qui propose un service de Orthopédie. Pour chaque offre d'Orthopédie que l'Annonce clinique a, une liste de formulaires de recommandation potentiels est renvoyée dans l'ordre suivant:

  1. Un formulaire spécifié pour "Orthopédie" dans l'Annonce clinique
  2. Un formulaire spécifié pour "Orthopédie" dans l'Annonce d'accueil central

S'il n'y a pas de formulaires dans 1 ou 2, il procédera à inclure:

  1. Un formulaire général spécifié dans l'Annonce d'accueil central
  2. Un formulaire général spécifié dans l'Annonce clinique

S'il n'y a pas de formulaires dans 1, 2, 3 ou 4, il procédera à inclure:

  1. Tout formulaire de recommandation Ocean général pour "Orthopédie"

S'il n'y a pas de formulaires dans 1, 2, 3, 4 ou 5, il procédera à inclure:

  1. Le formulaire de recommandation rapide
  2. Formulaire de recommandation standard

Informations sur les cliniques d'accès rapide / centres d'évaluation

Qu'est-ce qu'une clinique d'accès rapide ?

Les cliniques d'accès rapide (également connues sous le nom de centres d'évaluation) sont couramment utilisées dans le parcours de soins en santé musculosquelettique (MSK). Les patients référés à ces listes sont programmés pour une évaluation avec un physiothérapeute de pratique avancée (APP), qui détermine si une chirurgie est appropriée pour le patient et peut transmettre la référence en aval (par exemple, à un chirurgien/spécialiste). Cette configuration permet de capturer un ensemble spécial d'analyses "d'évaluation" sur les références dirigées vers ces listes et réservées à ces listes.

Qu'est-ce qui rend une clinique d'accès rapide unique dans Ocean ?

Il existe trois éléments principaux qui différencient les sites de cliniques d'accès rapide des sites Ocean standard :

Configuration de l'annuaire

Les sites de cliniques d'accès rapide ont des listes d'annuaires uniques spécifiquement configurées par OceanMD. Le champ 'Type de liste' est défini sur 'Clinique d'accès rapide'.

Bouton de transfert

  • Une fois configuré en tant que clinique d'accès rapide par OceanMD, un bouton 'Transférer' plus visible apparaît dans chaque référence reçue.
  • Cela permet aux utilisateurs de cliniques d'accès rapide de transférer la référence au fournisseur de services approprié (par exemple, en transférant la référence à un chirurgien après que le physiothérapeute de pratique avancée a jugé la chirurgie nécessaire).

Analytique

Les sites désignés comme clinique d'accès rapide sur leur liste d'annuaire capturent des valeurs analytiques supplémentaires. Veuillez consulter la section 'Analytique de la clinique d'accès rapide' au bas de cet article pour des informations approfondies.

Comment les cliniques d'accès rapide reçoivent-elles des références ?

Étant donné que le concept de clinique d'accès rapide (RAC) a été développé spécifiquement pour le parcours musculosquelettique (MSK), les RAC reçoivent généralement des références qui ont été transmises depuis un site d'admission central.

Alors qu'il est techniquement possible qu'un site RAC existe et reçoive des références de sites non liés à l'admission centrale (par exemple, un fournisseur de soins de santé indépendant référant directement à un RAC via l'Healthmap Ocean), il n'y a actuellement aucun site ou organisation utilisant un tel processus.

Le flux typique pour qu'une référence atteigne un RAC est le suivant :

Expéditeur de la référence d'origine --> Admission centrale (triage) --> Clinique d'accès rapide (évaluation approfondie avec APP pour déterminer le meilleur plan d'action clinique) --> (Si applicable) la référence est transmise à un chirurgien/spécialiste pour une procédure plus invasive.

Processus de la clinique d'accès rapide

  • Le RAC reçoit une référence d'un site d'admission central. La référence se trouve dans le dossier 'Nouveau' du RAC.
  • Le RAC décide d'accepter ou de refuser la référence (en fonction de sa pertinence). Le plus souvent, elle est appropriée et acceptée.
  • Le RAC prend un rendez-vous pour que l'APP voie le patient, en utilisant le volet 'Planification des horaires' de la référence.

  • L'APP réalise une évaluation du patient et utilise la fonctionnalité 'Examiner...' dans le volet 'Notes' de la référence pour compléter le 'Formulaire de Résultat de l'Évaluation'.

    Le Formulaire de Résultat de l'Évaluation est un eFormulaire spécialement configuré utilisé pour documenter la décision de l'APP, tout en capturant des valeurs spécifiques à utiliser dans l'analyse de la référence.

  • En fonction du résultat de l'évaluation :

    1) Le patient peut continuer à voir l'APP pour une approche conservatrice de la rééducation

    2) L'APP peut transférer la référence à un autre fournisseur de services (par exemple, un physiothérapeute communautaire) pour poursuivre une approche conservatrice de rééducation

    3) L'APP peut transférer la référence à un chirurgien/spécialiste pour une procédure chirurgicale plus invasive

    Note : Si la référence est transférée manuellement (c'est-à-dire à une liste qui N'accepte PAS les eRéférences), le RAC doit indiquer quel intervenant dans le processus reçoit la responsabilité de mettre à jour la référence. Voir la section 'Politique de Transfert Manuel' ci-dessous.

  • L'APP utilise la fonctionnalité 'Envoyer une note par courriel' dans le volet Notes pour envoyer par courriel la note générée par le Formulaire de Résultat de l'Évaluation à l'expéditeur de la référence d'origine.

Analyses de la Clinique d'Accès Rapide

Analyses de Base

Lorsqu'une fiche de répertoire est configurée en tant que Clinique d'Accès Rapide, Ocean utilise des colonnes de données supplémentaires dans le rapport d'analyse des eRéférences. Un détail complet de toutes les analyses peut être trouvé dans l'article sur les Analyses de Soutien dans les eConseils et/ou eFormulaires d'eRéférence.

Les analyses suivantes sont automatiquement capturées pour les fiches configurées en tant que RAC :

DateDeL'ÉvaluationInitiale
La date/heure de l'évaluation initiale si la référence est réservée dans un centre d'évaluation.
SiteDeL'ÉvaluationInitiale
Le nom de l'établissement d'évaluation initial répertorié.
NumDuSiteDeL'ÉvaluationInitiale
Le numéro du site d'évaluation initial vers lequel la référence a été dirigée.
RéfDuSiteDeL'ÉvaluationInitiale
L'identifiant de consultation et/ou de référence unique du site d'évaluation initial.
RéfDeL'OffreD'ÉvaluationInitiale
La référence unique de l'offre de services de santé (HSO) assignée à la référence, au moment où elle a été envoyée au RAC.
DateDeTransfertDuSiteD'Évaluation
La date à laquelle la référence est transférée d'un site de type Clinique d'Accès Rapide.

Analyses Supplémentaires

Les Cliniques d'Accès Rapide utilisent des 'Formulaires d'Évaluation des Résultats' personnalisés (un formulaire électronique avec la référence = 'notesDeRéférence') utilisé avec la fonctionnalité 'Examen' dans la référence pour générer la note d'examen. Les Formulaires d'Évaluation des Résultats utilisés par les RAC incluent souvent des éléments de formulaire électronique avec les références d'éléments suivantes pour remplir des champs supplémentaires dans le rapport d'analyses.

Des exemples courants de références d'éléments utilisés dans les Formulaires d'Évaluation des Résultats des RAC incluent les suivants :

  • ax_candidatChirurgical
  • ax_résultatDeL'Évaluation
  • ax_résultatDeL'ÉvaluationSpécialisteMédical
  • ax_résultatDeL'ÉvaluationProgrammeCommunautaire
  • ax_résultatDeL'ÉvaluationAutogestion
  • ax_préférenceDuPatient
  • ax_résultatDeLaConsultation
  • ax_décisionDeConsulter (Note : Important car cette colonne est utilisée dans les calculs de temps d'attente.)

Gardez à l'esprit que la sémantique derrière chacun est arbitraire et vous pouvez les "récupérer" à des fins d'un chemin particulier tant que les consommateurs des données analytiques comprennent les valeurs des données.

Politique de Transfert Manuel

Si un Site Ocean décide de transférer une référence après une évaluation, il a la possibilité de transférer vers un répertoire qui accepte les eRéférences sur la Healthmap Ocean, ou il peut choisir de transférer manuellement la référence (par ex. via télécopie) à un fournisseur de services qui n'accepte pas les eRéférences.

  • S'ils décident de transférer manuellement la référence, ils sont invités à choisir le site qui devrait être responsable de la planification des horaires de suivi de la référence transférée.
  • Les Sites Ocean peuvent modifier le 'Politique de Transfert Manuel' dans la section 'Politique d'eRéférence' de leur(s) 'Listing de Répertoire' pour indiquer le comportement standard pour ce flux de travail de transfert manuel spécifique.

Alors que cette fonctionnalité a été spécialement conçue pour le chemin MSK dans lequel le RAC est le troisième intervenant séquentiel dans le processus de référence, cette fonctionnalité s'applique techniquement à tout site Ocean qui est : 1) le troisième site à traiter la référence et 2) transfère manuellement la référence.

En tant qu'administrateur de l'Autorité régionale, comment configurer le Répertoire des demandes de service ?

Les sites de l'Autorité régionale (AR) ont la capacité de configurer la contribution des données de recommandation pour tous les sites approuvés sous l'AR à un Répertoire de demandes de service.

Un Répertoire de demandes de service est un système externe configuré et maintenu par une Autorité régionale pour agréger diverses données de recommandation. Cela permet aux systèmes de santé de mieux planifier les ressources en collectant des informations sur les temps d'attente et plus encore.

Cet article explique la première étape consistant à sélectionner le répertoire auquel les données doivent être contribuées au niveau de l'AR.

Prérequis

  • Votre site Ocean doit être configuré en tant qu'Autorité régionale.
  • Vous devez avoir un accès Administrateur du site sur le site de l'Autorité régionale.
  • Sur le site de l'AR, accédez à la page Paramètres d'administration et sélectionnez 'Autorité régionale'.
  • Utilisez le menu déroulant sous l'en-tête 'Répertoire de demandes de service' pour préciser le répertoire auquel les données de recommandation pour tous les sites approuvés sous l'AR doivent être contribuées.
  • Appuyez sur 'Sauvegarder' en bas de la page.

Une fois que le Répertoire de demandes de service a été configuré en suivant les étapes ci-dessus, les utilisateurs de l'AR avec un accès Administrateur du site peuvent activer ou désactiver la capacité pour les sites Ocean individuels sous l'AR de contribuer des données au répertoire sélectionné en suivant les étapes de cet article.

Désactiver la contribution au Répertoire au niveau de l'Autorité régionale

Si la contribution au répertoire doit être temporairement désactivée, le répertoire peut être défini sur 'Aucun' en utilisant le menu déroulant. Lors de la réactivation, l'activation précédente pour les sites approuvés sous l'AR sera restaurée.

En tant qu'administrateur de l'Autorité régionale, comment puis-je activer la capacité d'un site Ocean à contribuer des données à un Dépôt de demandes de service?

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Les sites d'Autorité Régionale (AR) qui ont configuré un Répertoire de Demandes de Service peuvent permettre aux sites individuels approuvés sous l'AR de contribuer leurs données de référence au Répertoire de Demandes de Service. Cet article explique comment activer la capacité de contribuer au répertoire pour un Site Ocean approuvé sous l'AR.

Prérequis

  • Votre Site Ocean doit être configuré en tant qu'Autorité Régionale.
  • Votre Site Ocean d'Autorité Régionale doit avoir un Répertoire de Demandes de Service spécifié.
  • Vous devez avoir un accès Administrateur de Site sur le Site Ocean d'Autorité Régionale.
  • Sur le site AR, accédez à la section 'Approbations'.
  • Dans l'onglet 'Approbations de Licence de Site', localisez le Site Ocean pour lequel vous activerez la capacité de contribuer au répertoire et cliquez sur le bouton 'Gérer'.
  • Choisissez l'option dans le menu déroulant sous 'Contribution au Répertoire' à 'Activée'.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder' en bas de la page.

Exportation des Approbations de l'Autorité Régionale

Les colonnes d'intérêt dans la sortie d'exportation des listes qui concernent la fonctionnalité du Référentiel des demandes de service peuvent inclure :

  • listingRepositoryContribution
  • trusteeCustodian
  • regionalAuthoritySiteNum
  • CCEnabled
  • CCSEK
  • integrationName

Comment un utilisateur du site de support peut-il générer des analyses pour les sites qu'il prend en charge?

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Les utilisateurs du site de support qui aident à l'intégration d'autres utilisateurs d'eRéférence peuvent obtenir un rapport répertoriant tous leurs utilisateurs pris en charge et la dernière fois que chaque utilisateur a envoyé une eRéférence.

  • Ce rapport peut être utilisé pour identifier les utilisateurs qui n'ont pas encore commencé à envoyer des eRéférences (par exemple, un rapport sur les non-adoptants) au sein des sites pris en charge.
  • Le rapport génère des données sur tous les utilisateurs finaux des sites pris en charge. Les utilisateurs du site de support eux-mêmes ne sont pas inclus dans l'exportation.
  • Pour plus d'informations sur les sites de support et comment en assigner un pour votre site Ocean, veuillez consulter Ajouter un site de support à votre site.

Générer le rapport

Note : Vous devez être un Administrateur de site sur le site de support pour générer le rapport.

  • Connectez-vous au Portail Ocean et sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit.
  • Sélectionnez 'Paramètres utilisateur'.

  • Appuyez sur 'Exporter les analyses des utilisateurs du site de support de l'année précédente' sur le côté gauche. Un fichier .csv se téléchargera automatiquement.

Comprendre le rapport

Ce rapport interroge les analyses des références de la dernière année et exportera vos données dans un fichier .csv qui peut être ouvert avec Microsoft Excel. Il comprend les colonnes suivantes :

siteNum
Le numéro du site Ocean du site gérant actuellement la référence en tant que fournisseur de soins traitant.
siteName
Le nom du site de référence.
clinicianType
Le rôle de l'utilisateur référent tel que spécifié dans son compte utilisateur Ocean. L'un des éléments suivants : "Professionnel paramédical", "Médecin de famille", "Étudiant en médecine", "AMO / Secrétaire", "Infirmière", "Infirmière praticienne", "Résident", "Spécialiste" ou "Autre".
professionalId
L'identifiant professionnel de l'utilisateur référent, tel que le numéro de CPSO pour un médecin de l'Ontario.
userFullName
Le nom du clinicien référent.
username
Le nom d'utilisateur Ocean représentant le clinicien référent.
referralLastSent
La dernière date à laquelle l'utilisateur a eu une référence envoyée signée en son nom. Si le champ referralLastSent est vide, cela signifie que l'utilisateur (ou son délégué*) n'a pas encore envoyé de référence, ou cela fait plus d'un an depuis qu'il l'a fait.

*Note : Les délégués envoyant des références au nom d'un clinicien auront leur date d'envoi de référence attribuée au clinicien concerné (c'est-à-dire, pas au délégué lui-même).