1. OceanMD
  2. eOrientation & eConsultation
  3. Ressources du programme

Qu'est-ce qu'une Autorité Régionale ?

Avatar
OceanMD Support
Edited
S’abonner

Qu'est-ce qu'une Autorité Régionale ?

Une Autorité Régionale (AR) est un concept au sein de la plateforme Ocean, conçu pour permettre aux programmes régionaux ou provinciaux de gérer et d'administrer de manière centralisée divers aspects de leur déploiement Ocean. Les utilisateurs désignés comme Autorité Régionale ont accès à un site Ocean configuré avec des fonctionnalités supplémentaires pour permettre à ces utilisateurs de gérer de manière autonome les éléments clés du programme sans avoir besoin d'une assistance directe de OceanMD.

Plus précisément, les utilisateurs désignés comme AR peuvent faire ce qui suit à partir de leur site Ocean d'Autorité Régionale :

  • Approuver les Listes d'annuaires sur le Healthmap Ocean
  • Approuver/accepter la responsabilité des licences de site pour les Orientations électroniques Ocean, les Consultations électroniques, la Messagerie et les Rappels aux Patients, et la Réservation en ligne
  • Télécharger et gérer les accords d'Autorité Régionale
  • Accéder aux rapports et analyses pour l'utilisation et les licences de l'Autorité Régionale

Ces fonctionnalités visent à rationaliser l'administration sur plusieurs sites, garantissant que les programmes régionaux ou provinciaux peuvent gérer efficacement leurs solutions Ocean à grande échelle.

Qu'est-ce qui rend une Autorité Régionale unique ?

Zone des Approbations

  • Le but principal d'une Autorité Régionale est d'aider les entités de programmes provinciaux à administrer le déploiement d'Ocean dans leur juridiction. Pour soutenir cela, des fonctionnalités uniques ont été créées spécifiquement pour les sites Ocean d'Autorité Régionale, dont beaucoup se trouvent dans la page 'Approbations', accessible à partir du menu du site.
  • Pour les utilisateurs appartenant à un site d'Autorité Régionale, la page 'Approbations' sert de page d'accueil par défaut. Lors de la connexion à Ocean, ou lors du retour au site AR depuis un autre site Ocean, les utilisateurs seront automatiquement dirigés vers la page 'Approbations'. Cela permet un accès rapide aux outils et aux acheminements les plus pertinents pour leur rôle.

  • Rappel : La zone 'Approbations' est accessible uniquement si le site Ocean a été configuré comme une Autorité Régionale par les administrateurs système de OceanMD.

Les différentes fonctionnalités trouvées dans la zone 'Approbations' sont détaillées ci-dessous :

Approbations de Listes

Par défaut, les sites Ocean encourront des frais lorsqu'ils reçoivent une eOrientation/Consultation électronique sauf si la Liste d'annuaire destinataire a postulé et a été approuvée par une Autorité Régionale.

  • L'onglet 'Approbations de Listes' affiche une vue en tableau de toutes les Listes d'annuaires (et leur site Ocean associé) qui ont postulé et/ou ont été approuvées par votre site Ocean de l'Autorité Régionale.

Pour qu'une Liste d'annuaire apparaisse dans le tableau, un administrateur de site au sein du site Ocean qui possède la Liste d'annuaire doit soumettre manuellement une demande à l'Autorité Régionale (c'est-à-dire, Étape 8 dans "Mise à jour de vos paramètres de Liste d'annuaire").

  • Lorsqu'une nouvelle demande est soumise, une notification par courriel est envoyée à l'adresse courriel du 'Administrateur Clinique / Contact de Support Ocean' définie au sein du site Ocean de l'Autorité Régionale pour les alerter de la demande en attente.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher une ou plusieurs Listes d'annuaires spécifiques en utilisant un terme clé.

La case à cocher 'Nécessite une approbation' peut être utilisée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les Listes d'annuaires qui ont postulé à l'Autorité Régionale mais qui n'ont pas encore été approuvées (c'est-à-dire, un état de 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver une Liste d'annuaire sous l'Autorité Régionale.

Note : Les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent avoir accès d'administrateur de site pour approuver une Liste d'annuaire.

Une fois approuvée, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel du Administrateur Clinique/Contact de Support Ocean du site Ocean du demandeur indiquant que la demande a été approuvée.

Important : Avant d'approuver une Liste d'annuaire, les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère d'approbation défini par l'entité du programme provincial.

  • Une fois approuvée, une note sera automatiquement appliquée à la Liste d'annuaire dans l'Ocean Healthmap identifiant l'Autorité Régionale par laquelle la liste a été approuvée. Cette note est visible pour toutes les personnes parcourant l'Ocean Healthmap qui sont connectées à un compte utilisateur Ocean.

Le bouton 'Refuser/Retirer' peut être utilisé pour refuser la demande actuellement en attente d'une Liste d'annuaire à l'Autorité Régionale, ou retirer une Liste d'annuaire précédemment approuvée de l'Autorité Régionale.

Note : Les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent avoir accès d'administrateur de site pour refuser une Liste d'annuaire.

Lors du refus/retrait, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel du Administrateur Clinique/Contact de Support Ocean du site Ocean du demandeur indiquant que la demande a été refusée.

  • Important : Avant de refuser/retirer une Liste d'annuaire, les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère de refus défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/retirer une Liste d'annuaire précédemment approuvée, l'Autorité Régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/retrait. Cette raison est incluse dans la notification par courriel de refus.
  • Cliquer sur le bouton 'Modifier' à droite d'une Liste d'annuaire permet aux utilisateurs de l'Autorité Régionale de voir et de modifier la valeur du 'Nombre de Cliniciens' et le 'Commentaire' associé.
Approbations de licence de site

L'onglet 'Approbations de licence de site' est utile pour les programmes provinciaux afin de gérer la mise en œuvre et l'assomption des frais de licence pour les produits d'engagement des patients d'Ocean et de contrôler la contribution d'un site Ocean à un Répertoire de Demandes de Service externe.

Note : Par défaut, les sites Ocean des utilisateurs finaux encourront des frais de licence lors de l'utilisation de la Messagerie des Patients Ocean et/ou de la Réservation en Ligne sauf si une Autorité Régionale a d'abord assumé la responsabilité des frais.

  • Le tableau affiche tous les sites Ocean qui ont au moins une Liste d'Annuaire qui a postulé et/ou a été approuvée par l'Autorité Régionale.

Pour chaque site Ocean, le nombre respectif de Listes d'Annuaire qui ont été approuvées, le nombre de Licences de Messagerie des Patients dont l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité, le nombre de Licences de Réservation en Ligne dont l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité, et les frais de licence de site estimés par mois sont affichés.

Notes sur les valeurs des colonnes
  • Sous la colonne '# de Listes d'Annuaire Approuvées', une valeur de '0' indique qu'au moins une Liste d'Annuaire au sein du site Ocean a postulé auprès de l'Autorité Régionale, mais n'a pas encore été approuvée (c'est-à-dire qu'elle est actuellement En attente).
  • Sous la colonne '# de Licences de Messagerie des Patients', une valeur vide indique que l'Autorité Régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie des Patients pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie des Patients pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée au sein du site Ocean.
  • Sous la colonne '# de Licences de Réservation en Ligne', une valeur vide indique que l'Autorité Régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Réservation en Ligne pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Réservation en Ligne pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée au sein du site Ocean.

Pour gérer l'Accord de Site pour un site Ocean, les utilisateurs de l'Autorité Régionale avec accès Admin de Site peuvent cliquer sur le bouton 'Gérer' sur le côté droit.

Accords de Licence Signés
  • L'onglet 'Accords de Licence Signés' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont signé l'Accord de Licence de l'Autorité Régionale en activant la case à cocher 'J'accepte les Conditions d'Utilisation' au moment de l'envoi de leur première recommandation à une Liste d'Annuaire qui a été approuvée par l'Autorité Régionale.
  • Lors de la première visualisation de l'onglet 'Accords de Licence Signés', aucun utilisateur ne sera affiché par défaut. Pour rechercher et/ou visualiser des utilisateurs, utilisez l'une des options suivantes :
  • Option 1 : Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Nom', entrez le terme de recherche, puis cliquez sur l'icône de la loupe pour exécuter la recherche.
  • Option 2 : Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Version' et sélectionnez la version souhaitée de l'Accord de Licence de l'Autorité Régionale. Le tableau ci-dessous affichera tous les utilisateurs qui ont signé la version sélectionnée de l'Accord de Licence de l'Autorité Régionale.
  • N'importe quel utilisateur sur le site Ocean de l'Autorité Régionale (c'est-à-dire, même les utilisateurs sans accès Admin du Site) peut invalider l'accord de licence signé d'un utilisateur en cliquant sur le bouton 'Modifier la Licence' pour l'utilisateur concerné et en sélectionnant 'Invalider'.

  • Note : Le paramètre 'Signataire de l'Accord HINP' et le bouton 'Mise à jour HINP' accompagnant sont obsolètes.

Une fois qu'un accord de licence signé par un utilisateur a été invalidé, il sera de nouveau invité à activer la case à cocher 'J'accepte les Conditions d'Utilisation' la prochaine fois qu'il enverra une recommandation à une Liste d'Annuaire qui a été approuvée par l'Autorité Régionale.

Important : Avant d'invalider un accord de licence signé par un utilisateur, les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent s'assurer qu'ils ont respecté tous les processus ou critères standardisés définis par l'entité du programme provincial.

Approbations des utilisateurs de Consultation électronique

L'onglet 'Approbations des utilisateurs de Consultation électronique' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont postulé et/ou ont été approuvés par l'Autorité régionale pour rejoindre un programme de Consultation électronique.

  • Pour postuler à un programme de Consultation électronique, les utilisateurs cliquent sur le bouton 'Soumettre la demande à l'Autorité régionale' dans les paramètres de leur compte utilisateur.

  • Note: Seuls les utilisateurs avec les 'rôles d'utilisateur' suivants sont autorisés à soumettre une demande : Spécialiste, Médecin de famille, Infirmière praticienne.

Interface utilisateur spécifique à la Province

Note: Selon la valeur de 'Province' définie dans le compte utilisateur, le nom et la description du paramètre peuvent être différents :

  • Lorsqu'il est défini sur Ontario, le paramètre est nommé 'Demande TReC' et inclut une description spécifique à l'Ontario.
  • Lorsqu'il est défini sur Nouvelle-Écosse, le paramètre est nommé 'Demande NSHA eConsult PoC' et inclut une description spécifique à la Nouvelle-Écosse.
  • Lorsqu'il est défini sur toute autre province/territoire, le paramètre est nommé 'Demande de Consultation électronique' et inclut une description générique.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été soumise, elle apparaîtra dans le tableau 'Approbations des utilisateurs de Consultation électronique'.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un utilisateur spécifique par nom/nom d'utilisateur.

La case à cocher 'Besoin de révision' peut être activée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les utilisateurs qui ont soumis une demande mais qui n'ont pas encore été approuvés (c'est-à-dire un état de demande 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver la demande d'un utilisateur pour rejoindre le programme de Consultation électronique. Lors de l'approbation, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean les informant de l'approbation.

Important: Avant d'approuver une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la demande de l'utilisateur conformément à tout processus ou critère standardisé défini par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Retirer' peut être utilisé pour refuser une demande actuellement en attente d'un utilisateur, ou retirer un utilisateur précédemment approuvé. Lors du refus/retrait, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean les informant du refus.

  • Important: Avant de refuser/retirer une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné l'utilisateur/la demande conformément à tout processus ou critère standardisé défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/retirer un utilisateur précédemment approuvé, l'Autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/retrait. Cette raison est incluse dans la notification par courriel informant l'utilisateur du refus.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été approuvée, la case à cocher 'Répondre en tant que Consultation électronique' et le paramètre 'Temps de facturation' sont mis à la disposition de l'utilisateur dans la zone 'Messagerie' de toute eOrientation/Consultations électroniques reçues à leur site Ocean.

Rappel: Les utilisateurs fournissant des Consultations électroniques doivent s'assurer que leur site Ocean a été configuré pour afficher les dossiers d'état de Consultation électronique et que les offres de services de santé sur leur Listes d'annuaires ont été configurées pour accepter les Consultations électroniques Ocean (sauf si l'utilisateur participe à l'Initiative eOrientation à Consultation électronique spécifique à l'Ontario).

Bouton 'Exporter les listes'
  • Cette exportation fournit un fichier CSV contenant toutes les Listes d'annuaires qui ont postulé et/ou ont été approuvées par le site Ocean de l'Autorité régionale. L'exportation inclut les Listes d'annuaires qui sont dans un état 'En attente' et/ou 'Approuvé'.
  • 'Exporter les listes' Dictionnaire de données
Bouton 'Export Sites'
  • Cette exportation fournit un fichier CSV contenant tous les sites Ocean qui possèdent au moins une liste d'annuaires qui a été appliquée au site Ocean de l'autorité régionale.
  • Dictionnaire de données 'Export Sites'
Bouton 'Export Users'
  • Cette exportation fournit un fichier CSV contenant tous les utilisateurs Ocean qui ont accepté les conditions d'utilisation de l'accord de licence de l'autorité régionale au moment de l'envoi d'une eOrientation à une liste d'annuaires qui a été approuvée par le site Ocean de l'autorité régionale.
  • Dictionnaire de données 'Export Users'
Bouton 'View Licence Agreement'

Ce bouton peut être utilisé pour voir la version actuelle de l'accord de licence qui a été téléchargée vers le site Ocean de l'autorité régionale. Une fois cliqué, la version actuelle de l'accord de licence est affichée, et l'identificateur de la version actuelle peut être vu en bas de la fenêtre de visualisation de l'accord de licence.

Bouton 'Upload New Licence Agreement'

Ce bouton peut être utilisé pour télécharger ou mettre à jour l'accord de licence pour l'autorité régionale.

  • Dans le champ 'Version', précisez un identificateur de version à associer à la version de l'accord de licence qui est en cours de téléchargement.
  • Dans le champ 'Licence File', cliquez sur 'Choose File', sélectionnez le fichier HTML pertinent depuis votre ordinateur, et cliquez sur 'Upload'.
  • Lors du téléchargement, la version précédente de l'accord de licence sera immédiatement remplacée par la nouvelle version.

Notes sur l'accord de licence

  • Après qu'une nouvelle version de l'accord de licence soit téléchargée vers le site Ocean de l'autorité régionale, tous les utilisateurs qui envoient des orientations devront réactiver la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' au moment de l'envoi de leur première orientation à une liste d'annuaires qui a été approuvée par l'autorité régionale après que la mise à jour de la version ait été effectuée.
  • Après qu'une nouvelle version de l'accord de licence soit téléchargée vers le site Ocean de l'autorité régionale, toutes les listes d'annuaires qui ont été précédemment approuvées par l'autorité régionale seront automatiquement mises à jour avec la dernière version de l'accord de licence de l'autorité régionale.
    • Les entités du programme provincial sont responsables de s'assurer que les destinataires des orientations (c'est-à-dire ceux ayant une ou plusieurs listes d'annuaires approuvées par l'autorité régionale) soient informés de tout changement à l'accord de licence qui est appliqué à leurs listes d'annuaires.
  • Lors de la création de votre fichier HTML, nous déconseillons d'utiliser Microsoft Word car il peut générer des formats HTML non standard qui ne sont pas acceptés par le téléchargeur HTML d'Ocean.
  • La politique de sécurité de contenu (CSP) d'Ocean impose des règles qui bloquent les scripts (script-src 'none'), le contenu intégré (child-src 'none'), les plugins (object-src 'none'), les soumissions de formulaires (form-action 'none'), et les URL relatives (base-uri 'none') dans le fichier de l'accord de licence.

Enquêtes de l'Autorité Régionale

Chaque site Ocean de l'Autorité Régionale a la possibilité d'intégrer trois liens d'enquête dans l'acheminement eOrientation/Consultation électronique pour collecter les Mesures d'Expérience Rapportées par les Patients (PREMs) et les données de satisfaction des fournisseurs. Les Autorités Régionales peuvent profiter de jusqu'à trois Études Ocean gratuites à cette fin, ou utiliser un outil d'enquête tiers.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à l'article suivant : Qu'est-ce qu'une enquête de l'Autorité Régionale et comment puis-je la configurer ?

Analytique de l'Autorité Régionale

Par défaut, les valeurs analytiques dé-identifiées sont toujours capturées sur les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations/Consultations électroniques. Cela donne aux sites Ocean individuels la capacité d'analyser une variété de métriques pour leurs orientations/consultations reçues, telles que les modèles d'orientation, les taux de refus et les temps d'attente. Pour plus d'informations sur ce sujet, veuillez vous référer à Soutenir l'analytique dans les consultations électroniques et/ou les eFormulaires d'orientation et Accéder à l'analytique des eOrientations.

Dans le contexte d'un déploiement financé par la province d'Ocean, il est précieux d'avoir un aperçu de ces données dé-identifiées à travers tous les sites Ocean participant au programme. Ocean y parvient en fournissant aux sites Ocean de l'Autorité Régionale un accès à toutes les données analytiques dé-identifiées pour les orientations envoyées aux Listes d'annuaires qui ont été 'Approuvées' par l'Autorité Régionale (comme décrit ci-dessus).

Note : Les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent avoir un accès d'administrateur de site pour exporter les données analytiques.

  • Cela signifie que lorsqu'un utilisateur sur le site Ocean de l'Autorité Régionale exporte les données analytiques d'orientation, le fichier de sortie .csv contiendra les données analytiques agrégées pour les orientations envoyées à toute Liste d'annuaire qui a été 'Approuvée' par l'Autorité Régionale.

Notes Analytiques

  • Ocean ne prend en charge l'exportation que de 50 000 enregistrements analytiques d'orientation à la fois lors de l'exécution de l'exportation analytique d'orientation dans l'Ocean Portail.
    • Pour exporter plus de 50 000 enregistrements analytiques d'orientation, nous recommandons d'exécuter plusieurs rapports avec des valeurs de 'Date de début' et 'Date de fin' séquentielles (par exemple, exporter par mois ou par trimestre civil).
  • Les analyses d'orientation peuvent également être accessibles via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'API ouverte d'Ocean.
    • L'API ouverte d'Ocean ne prend en charge l'exportation que de 1 000 enregistrements analytiques d'orientation à la fois.
  • Bien qu'Ocean collecte toujours les valeurs analytiques 'Core Analytic' par défaut, les formulaires d'orientation peuvent être personnalisés pour capturer des 'Analyses personnalisées (ax_)' et 'Analyses personnalisées (fx_)' supplémentaires.

Résumé de l'accès utilisateur : 'Admin de site' vs. 'Non-Admin de site'

Pour référence pratique, le tableau ci-dessous décrit les actions qui peuvent être effectuées au sein d'un site Ocean de l'Autorité Régionale (RA) par un utilisateur avec ou sans accès d'Admin de site :

Tableau récapitulatif des actions 'Admin du site' vs. 'Non-Admin du site'

'O' indique que l'action peut être effectuée, tandis que 'N' indique que l'action ne peut pas être effectuée par l'utilisateur.

Action Non-Admin du site Admin du site
Accéder à la zone 'Approbations' sur le site RA Ocean O O
Exécuter le rapport 'Exporter les utilisateurs' O O
Exécuter le rapport 'Exporter les listes' O O
Exécuter le rapport 'Exporter les sites' O O
Cliquez sur le bouton 'Voir l'accord de licence' O O
Télécharger un nouvel accord de licence en utilisant le bouton 'Télécharger un nouvel accord de licence' O O
Cliquez sur le bouton 'Modifier' sur une liste d'annuaire dans le tableau des approbations de liste O O
Accéder à la zone 'Paramètres d'administration' du site RA Ocean N O
'Approuver' et 'Refuser/Supprimer' les listes d'annuaires dans l'onglet 'Approbations de liste' N O
'Approuver' et 'Refuser/Supprimer' les utilisateurs dans l'onglet 'Approbations des utilisateurs de Consultation électronique' N O
Cliquez sur le bouton 'Modifier la licence' pour 'Invalider' un utilisateur dans l'onglet 'Accords de licence signés' O O
Cliquez sur le bouton 'Gérer l'accord du site' pour un site Ocean dans l'onglet 'Approbations de licence de site' N O
Contrôler la contribution d'un site Ocean à un Répertoire de demandes de service dans la zone 'Gérer l'accord du site' N O
Contrôler l'assomption de responsabilité du site RA Ocean pour les frais de licence de messagerie aux patients et de réservation en ligne pour les sites Ocean utilisateurs finaux dans la zone 'Gérer l'accord du site' N O
Accéder aux analyses de référence au niveau de l'Autorité régionale dans la zone 'Rapports' du site RA Ocean N O
Configurer les enquêtes de l'Autorité régionale dans la zone 'Fonctionnalités du site' du site RA Ocean N O
Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

Ressources du programme

See More