Les sites Ocean d’une autorité régionale peuvent assumer la responsabilité des frais de licence de Messagerie aux patients et de Prise de rendez-vous en ligne générés par les sites Ocean approuvés.
Prérequis
- Votre site Ocean doit être configuré comme une autorité régionale par OceanMD.
- Vous devez avoir un accès d’administrateur de site sur le site Ocean de l’autorité régionale.
- Le site Ocean pour lequel vous souhaitez assumer la responsabilité des frais de licence de Messagerie aux patients et de Prise de rendez-vous en ligne doit avoir au moins une Liste d'annuaires qui a fait une demande auprès de votre site Ocean d’autorité régionale.
- Dans le site Ocean de l’autorité régionale, accédez à la section « Approbations ».
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- Dans l’onglet « Approbations de licence de site », repérez le site Ocean pour lequel vous assumerez la responsabilité des frais de licence de Messagerie aux patients et de Prise de rendez-vous en ligne, puis cliquez sur le bouton « Gérer ».
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Sous la section « Couverture de licence », activez la ou les cases à cocher pour les produits Ocean dont vous assumerez la responsabilité.
Note : Si une autre autorité régionale a déjà assumé la responsabilité de la facturation des frais de licence de Messagerie aux patients et de Prise de rendez-vous en ligne du site Ocean, vous ne pourrez pas activer les cases à cocher.
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- Cliquez sur « Sauvegarder ».
Note : Le nombre de licences de produit et les valeurs estimées des frais de licence affichés dans l’onglet Approbation de licence de site sont mis à jour quatre fois par jour, vers 11 h 30/23 h 30 HNE et 5 h 30/17 h 30 HNE.
Notifications par courriel
- Lorsque la couverture de licence est activée, une notification par courriel sera automatiquement envoyée à l’adresse courriel du « Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean » du site Ocean pour les informer que tous les frais de licence encourus pour les produits activés seront désormais facturés directement à l’autorité régionale.
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- Lorsque la couverture de licence est désactivée, une notification par courriel sera automatiquement envoyée à l’adresse courriel du « Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean » du site Ocean pour les informer que tous les frais de licence encourus pour les produits activés seront désormais facturés directement au site Ocean.
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Avis dans le produit
- Lorsque la couverture de licence de Messagerie aux patients a été activée, les utilisateurs finaux du site Ocean verront une bannière dans leur section de licence de fournisseur ou d’utilisateur les informant de la couverture des frais de licence.
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- Lorsque la couverture de licence de Prise de rendez-vous en ligne a été activée, les utilisateurs finaux du site Ocean verront l’« Information sur les prix » mise à jour dans leur section de configuration de la Prise de rendez-vous en ligne, les informant de la couverture des frais de licence.
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Factures
Site Ocean utilisateur final
- Les factures du site Ocean sous licence comprendront une section supplémentaire détaillant les frais qui seront facturés directement à l’autorité régionale.
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Site Ocean de l’autorité régionale
- Dans le site Ocean de l’autorité régionale, une facture mensuelle sera générée, détaillant les frais dont l’autorité régionale est responsable en raison de la gestion des licences de produit décrite ci-dessus.
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- Les factures sont toujours envoyées à l’adresse courriel du payeur du site Ocean de l’autorité régionale. Cependant, si vous avez d’autres adresses courriel qui doivent également recevoir les factures par courriel, elles peuvent être ajoutées dans le champ « Courriel de l’administrateur financier » des paramètres du compte du site Ocean.
- Vous trouverez de l’information supplémentaire sur la configuration du payeur et des informations de paiement de votre site Ocean dans la section Facturation Ocean (Aperçu).