Qu'est-ce qu'une Centrale de Réception? – OceanMD

Qu'est-ce qu'une Centrale de Réception ?

Une Centrale de Réception est un type spécial de site Ocean utilisé pour coordonner les orientations et optimiser l'utilisation des ressources d'une région géographique. Cette configuration spéciale de site permet aux utilisateurs de la Centrale de Réception de rester parties prenantes des orientations et de voir la mise à jour de l'état au fur et à mesure que l'orientation continue d'être traitée en aval. Les prestataires de soins de santé de la région peuvent choisir d'acheminer leurs orientations vers une Centrale de Réception plutôt que de référer directement à un fournisseur de services spécifique.

Le site de la Centrale de Réception peut assurer la complétude de l'orientation, transcrire les orientations reçues par fax, trier les orientations et gérer d'autres aspects administratifs. Ils peuvent transmettre l'orientation à un Centre d'Évaluation pour une enquête supplémentaire, ou directement à un autre fournisseur de services de soins de santé qui fournit le service orienté.

Qu'est-ce qui rend un site de Centrale de Réception unique ?

Étant donné que le but principal d'une Centrale de Réception est de gérer les orientations au sein d'une région, des fonctionnalités uniques ont été créées dans Ocean pour aider à leurs acheminements.

Configuration de la Liste d'Annuaire

Les sites de Centrale de Réception ont des Listes d'Annuaire uniques qui sont spécifiquement configurées par OceanMD. Si vous souhaitez que votre Liste d'Annuaire soit configurée pour être une liste de Centrale de Réception, veuillez soumettre un ticket à notre équipe de support.

Une fois configurée comme une liste de Centrale de Réception par OceanMD, le paramètre 'Route vers la liste de Centrale de Réception' dans la liste sera masqué, car une liste de Centrale de Réception ne peut pas être configurée pour réacheminer automatiquement les orientations vers une autre liste de Centrale de Réception.

Bouton Transférer

Une fois configuré comme un site de Centrale de Réception par OceanMD, un bouton 'Transférer' apparaîtra dans chaque orientation reçue.
Cela permet aux utilisateurs de la Centrale de Réception de transférer l'orientation au fournisseur de services approprié.

Dossiers Transférés

Les sites de Centrale de Réception ont accès au dossier 'Transférés (Nouveau)' dans la zone des Orientations électroniques.
Le dossier 'Transférés (Nouveau)' contient les orientations qui ont été transférées électroniquement par la Centrale de Réception et qui attendent maintenant dans le dossier 'Nouveau' du site destinataire.

Bouton Traité

Une fois qu'une orientation a été marquée comme 'Réservée' ou 'Terminée' par un site destinataire (dans le cas d'un transfert électronique), ou qu'un rendez-vous a été ajouté au volet de Planification des horaires par le site de la Centrale de Réception (dans le cas d'un transfert manuel), les utilisateurs de la Centrale de Réception peuvent alors utiliser le bouton 'Traité' dans l'orientation.
Cela déplace l'orientation dans le dossier 'Terminé' pour le site de la Centrale de Réception, tout en la gardant dans le dossier existant pour les autres parties prenantes de l'orientation. Marquer l'orientation comme 'Traité' n'a aucun impact sur les calculs de temps d'attente.
Ce processus 'Traité' est utile pour les sites de Centrale de Réception s'ils effectuent l'une de leurs propres fonctions administratives pour clôturer l'orientation de leur point de vue (par exemple, tout enregistrement manuel en dehors d'Ocean).

Filtrage du Dossier d'État 'En attente de Réservation'

Les sites de Centrale de Réception ont accès au filtre 'Transferts' dans leur dossier d'état 'En attente de Réservation'.

'Non transféré (plus refusé)' inclut les orientations qui n'ont jamais été transférées, plus les orientations qui ont été transférées, acceptées, et ensuite refusées par le destinataire.
'Jamais transféré' inclut les orientations qui n'ont jamais été transférées.
'Tout historique de transfert' inclut les orientations qui ont été transférées au moins une fois (soit numériquement, soit manuellement).

Les utilisateurs de la Centrale de Réception peuvent superposer le filtre 'Transferts' sur les filtres 'Priorité' et/ou 'Protocole' pour se concentrer sur les orientations d'un état particulier.

Gestion des Temps d'Attente

Dans certains modèles de mise en œuvre, les sites de Centrale de Réception peuvent jouer un rôle important dans la gestion d'un grand volume d'orientations. Cela pourrait conduire à l'affichage d'informations de temps d'attente calculées moins précises dans l'Ocean Healthmap pour certains services de santé en raison des heuristiques d'acheminement des orientations définies en dehors d'Ocean.

Dans ces cas, il peut être préférable de signaler que les temps d'attente sont 'Gérés par la Centrale de Réception', plutôt que d'afficher les temps d'attente calculés par Ocean. Les sites de Centrale de Réception peuvent demander que cette fonctionnalité soit activée par un administrateur OceanMD en contactant l'équipe de support OceanMD.

Une fois activée, tous les temps d'attente calculés pour les offres de services de santé dans les Listes d'annuaires de l'Intake Central seront remplacés par 'Géré par l'Intake Central'.
De plus, tous les temps d'attente calculés pour les offres de services de santé dans les Listes d'annuaires des utilisateurs finaux qui ont été configurées pour rediriger automatiquement les références vers l'Intake Central seront remplacés par 'Géré par l'Intake Central', et les utilisateurs finaux de ce site Ocean perdront la capacité de voir leurs statistiques de calcul en utilisant le bouton 'Voir les statistiques' dans la section 'Gestion du temps d'attente des offres' de la Liste d'annuaire

Lorsqu'un temps d'attente d'une offre de service de santé est 'Géré par l'Intake Central', le temps d'attente affiché dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap est vide.
Note : Les Listes d'annuaires de l'Intake Central et les Listes d'annuaires des utilisateurs finaux peuvent être configurées avec des temps d'attente auto-déclarés qui peuvent être affichés dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap.

Comment les sites de l'Intake Central reçoivent-ils les références ?

Les sites de l'Intake Central reçoivent des références soit en ayant des fournisseurs référents qui les envoient directement à leur Liste d'Intake Central sur l'Ocean Healthmap, soit en ayant des sites récipiendaires qui redirigent automatiquement leurs références entrantes vers la Liste d'Intake Central. Les sites de l'Intake Central peuvent également recevoir des références envoyées par fax manuellement, et les transcrire dans Ocean pour profiter des fonctionnalités numériques.

L'image à droite est un exemple d'une liste d'Intake Central sur l'Ocean Healthmap à laquelle un fournisseur référent pourrait envoyer directement.

Les sites récipiendaires de références qui souhaitent rediriger automatiquement leurs références vers un Intake Central peuvent sélectionner le site d'Intake Central approprié en le recherchant dans le champ 'Route vers la liste d'Intake Central' dans leurs propres paramètres de Liste d'annuaire.

Processus de l'Intake Central

Veuillez développer l'onglet approprié ci-dessous pour obtenir des informations sur les différents processus que les sites de l'Intake Central utilisent pour transférer les références.

Transférer électroniquement une orientation

Les étapes ci-dessous peuvent être utilisées par les sites de réception centrale lorsqu'ils transfèrent une orientation à un fournisseur de soins de santé qui accepte les eReferrals via la plateforme Ocean.

Localisez l'orientation pertinente dans le dossier 'Nouveau', et cliquez dessus pour l'ouvrir.

Optionnel : Dans la zone des Notes, cliquez sur l'icône de bulle de dialogue, et sélectionnez 'Revoir...' pour ouvrir le formulaire de révision.

Optionnel : Complétez le formulaire de révision, et appuyez sur 'Sauvegarder' pour tamponner la note dans le volet 'Notes' de l'orientation.

Utilisez le bouton 'Transférer' en bas de l'orientation pour transférer l'orientation.

Sélectionnez ou recherchez le destinataire souhaité de l'orientation avec une icône verte. L'icône verte indique qu'ils acceptent les eReferrals.

Revoir les informations de la liste du destinataire, et appuyez sur 'Transférer l'orientation' lorsque vous êtes prêt.

L'orientation transférée peut maintenant être trouvée dans votre dossier 'Transféré (Nouveau)', avec une flèche verte indiquant qu'elle a été transférée électroniquement au site destinataire.

Si le site destinataire accepte l'orientation, elle passera dans le dossier 'En attente de réservation'.

Lorsque le site destinataire réserve un rendez-vous pour l'orientation, elle passera dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé' approprié.

Si désiré, le site de réception centrale peut marquer une orientation comme 'Traitée' une fois qu'un rendez-vous a été réservé, la déplaçant dans le dossier 'Terminé' uniquement pour le site de réception centrale.

Transférer manuellement une orientation

Les étapes ci-dessous peuvent être utilisées par les sites de réception centrale lorsqu'ils transfèrent une orientation à un fournisseur de soins de santé qui n'accepte pas les orientations électroniques via la plateforme Ocean.

Cela implique de télécopier manuellement l'orientation en dehors de la plateforme Ocean, et simplement de mettre à jour l'état dans Ocean au nom du véritable destinataire de l'orientation.

Localisez l'orientation pertinente dans le dossier 'Nouveau', et cliquez dessus pour l'ouvrir.

Optionnel : Dans la zone des Notes, cliquez sur l'icône de bulle de dialogue, et sélectionnez 'Revoir...' pour ouvrir le formulaire de révision.

Optionnel : Complétez le formulaire de révision, et appuyez sur 'Sauvegarder' pour tamponner la note dans le volet 'Notes' de l'orientation.

Utilisez le bouton 'Transférer' en bas de l'orientation pour transférer l'orientation.

Sélectionnez ou recherchez le destinataire souhaité de l'orientation avec une icône grise. L'icône grise indique qu'ils n'acceptent pas actuellement les orientations électroniques.

Examinez les informations de la liste du destinataire, et appuyez sur 'Imprimer l'orientation' pour obtenir un fichier imprimable de l'orientation.
Imprimez le fichier et télécopiez manuellement l'orientation au destinataire à l'aide d'une machine à fax.
Utilisez la case de confirmation dans Ocean pour confirmer que vous avez transféré manuellement l'orientation au destinataire.
Appuyez sur 'Transférer l'orientation' pour compléter le processus.

L'orientation est déplacée dans le dossier 'En attente de réservation', avec une flèche grise indiquant qu'elle a été manuellement transférée.

Étant donné que l'orientation a été manuellement transférée au destinataire, le site de réception centrale conserve la responsabilité de mettre à jour les informations de l'orientation et de la planification des rendez-vous dans Ocean.
Si désiré, le site de réception centrale peut utiliser le bouton 'Traité' pour déplacer l'orientation dans le dossier 'Terminé' uniquement pour le site de réception centrale.