Contexte
Ocean n'est pas un système de Dossier Médical Électronique (DMÉ) et ne stocke pas les données des patients à long terme. Cette approche suit les lignes directrices en matière de confidentialité qui recommandent de minimiser le stockage des informations de santé personnelles.
Chaque lundi matin, Ocean vérifie les données des patients qui sont programmées pour être supprimées et qui peuvent nécessiter une exportation manuelle ou un téléchargement vers un DMÉ. Cela inclut les références en ligne, les soumissions de formulaires sur le site web et les notes des patients. Un courriel d'avertissement de suppression automatique est envoyé au contact du site Ocean à ce moment-là pour les alerter.
Étapes à suivre
Le courriel d'avertissement de suppression inclut une liste des éléments qui doivent être supprimés d'Ocean. Les sites Ocean doivent les examiner pour déterminer si une action est nécessaire. Cela peut inclure une exportation manuelle ou un téléchargement des informations vers le DMÉ, prolonger la date de purge, ou permettre la suppression des informations.
eRéférences & eConseils
S'il y a des eRéférences/eConseils qui doivent être supprimés d'Ocean, le courriel indiquera ceux qui sont en attente de suppression et comment les examiner.
Note : Les eRéférences/eConseils qui sont 'Terminés', 'En cours de traitement', 'Gérés de manière externe', ou 'Incomplets' (c'est-à-dire, Sauvegardés pour plus tard), ne déclencheront pas d'avertissements de suppression.
Voici des exemples d'actions potentielles à prendre lorsque une eRéférence/eConseil doit être supprimé d'Ocean :
Marquer l'eRéférence/eConseil comme Terminé
Si une eRéférence/eConseil est signalé pour suppression planifiée et que, lors de l'examen, vous découvrez que la date du rendez-vous est passée et que le patient a été vu, vous pouvez cliquer sur le bouton 'Terminé' dans l'eRéférence/eConseil.
Cela met à jour l'état de la référence à 'Terminé' pour toutes les parties prenantes impliquées dans la référence, et indique que le cycle de vie de la référence est terminé. En conséquence, une fois marquée comme terminée, la référence sera supprimée d'Ocean selon la date de suppression planifiée.
Ajouter une Date de Rendez-vous à l'eRéférence
Si une eRéférence est signalée pour suppression planifiée et que, lors de l'examen, vous découvrez qu'aucune date de rendez-vous n'a été spécifiée dans la référence (par exemple, vous prévoyez de voir le patient, mais n'avez pas encore fixé de date de rendez-vous), vous pouvez ajouter une date de rendez-vous dans la zone 'Planification des horaires' de la référence.
Une fois une date de rendez-vous spécifiée dans la référence, la date de suppression planifiée de la référence peut* être ajustée à un minimum de 30 jours après la dernière date de rendez-vous.
Ajouter un 'Délai d'attente anticipé pour le rendez-vous' à l'eRéférence
Si une eRéférence est signalée pour suppression planifiée et que, lors de son examen, vous découvrez qu'aucune date de rendez-vous n'a été spécifiée dans la référence (par exemple, vous prévoyez de voir le patient, mais n'avez pas encore fourni de date de rendez-vous), mais que vous n'êtes pas immédiatement en mesure de spécifier une date de rendez-vous exacte, vous pouvez ajouter un 'Délai d'attente anticipé pour le rendez-vous' dans la zone 'Planification des horaires' de la référence.
Une fois qu'un délai d'attente anticipé a été spécifié dans la référence, la date de suppression planifiée de la référence peut* être ajustée à un minimum de 60 jours après la dernière valeur estimée du délai d'attente.
Exemple : Si une référence a été envoyée le 1er janvier 2024 et qu'un 'Délai d'attente anticipé pour le rendez-vous' de 14-18 mois a été spécifié dans la référence, la référence serait programmée pour être supprimée 18 mois et 60 jours (soit un total de 20 mois) après le 1er janvier 2024. Cela signifie que la date de suppression planifiée serait le 1er septembre 2025.
Notes
- Il est important de reconnaître que lorsqu'un 'Délai d'attente anticipé pour le rendez-vous' est ajouté, le délai d'attente anticipé se rapporte spécifiquement à la date à laquelle la référence a été initialement envoyée (par exemple, le 1er janvier 2024 dans l'exemple ci-dessus).
- Étant donné que la plupart des eRéférences sont conservées pendant un minimum de 12 mois après la date à laquelle elles ont été initialement envoyées par défaut, il n'est pas garanti que le simple fait de spécifier un 'Délai d'attente anticipé pour le rendez-vous' dans la référence prolongera toujours la suppression planifiée. Pour qu'un délai d'attente anticipé prolonge la date de suppression planifiée, la valeur du délai d'attente anticipé doit être supérieure à la durée de vie actuellement calculée de la référence.
- Par exemple, si une référence a été envoyée le 1er janvier 2024 et programmée pour être supprimée le 31 décembre 2024, un délai d'attente anticipé de 4-6 semaines n'aurait aucun impact sur la date de suppression (car la période de rétention par défaut de 365 jours l'emporte sur le délai (4-6 semaines + 60 jours).
- Si nécessaire, vous avez la possibilité de mettre à jour le 'Délai d'attente anticipé pour le rendez-vous' pour plusieurs références en même temps.
Assigner l'eRéférence/eConseil pour examen
Si une eRéférence est signalée pour suppression planifiée et que, lors de son examen, vous déterminez qu'elle nécessite l'attention d'un autre utilisateur sur votre site Ocean, vous pouvez lui assigner pour examen.
Une fois qu'elle a été assignée pour examen par un utilisateur particulier, la date de suppression planifiée de la référence peut* être ajustée à un minimum de 365 jours après la date à laquelle l'examen a été demandé.
Prolonger la Date de Suppression Planifiée de 60 Jours
Si une eRéférence est marquée pour une suppression planifiée, vous pouvez la localiser dans le dossier 'Avertissements de Suppression' dans la zone des eConseils & eRéférences et cliquer sur le symbole de rafraîchissement (flèche circulaire) à la fin de la ligne pour prolonger la date de suppression planifiée de 60 jours à partir de la date actuelle (c'est-à-dire la date à laquelle le symbole de rafraîchissement a été cliqué).
*Note
Les exemples fournis ci-dessus utilisent spécifiquement le terme "peut" lorsqu'il est question de l'ajustement de la date de retrait planifiée en raison de l'action entreprise. Ce langage a été utilisé délibérément car il ne peut être garanti que l'action entreprise est le seul facteur contribuant à la date de retrait planifiée d'une référence.
Pour plus de détails concernant le stockage des eConseils/eRéférences dans Ocean, veuillez consulter cet article de support : Pendant combien de temps mes eConseils/eRéférences seront-ils stockés dans Ocean ?
Soumissions de formulaires de site Web
S'il y a des soumissions de formulaires de site Web qui doivent être supprimées mais n'ont pas été exportées/téléchargées, l'e-mail vous indiquera combien sont en attente de suppression et comment les examiner. Même si vous traitez la soumission dans le cadre du flux de travail d'« acceptation » initial, il est conseillé de tenir compte de ces avertissements et de les exporter à des fins d'audit.
Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton 'Importer dans le DMÉ' dans la soumission pour déclencher le téléchargement de la soumission dans votre DMÉ (si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ), ou vous pouvez télécharger manuellement une copie PDF en ouvrant le menu 'Action' dans la soumission et en cliquant sur 'Télécharger le dossier de référence'.
Vous pouvez ensuite marquer la soumission comme 'Terminée', si nécessaire.
Note : Les soumissions de formulaires de site Web marquées comme 'Terminées' ne déclenchent pas d'avertissements de suppression.
Notes de patient
Pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à l'aide de Ocean Cloud Connect, l'e-mail contient l'identifiant du DMÉ et le numéro de référence Ocean des patients qui n'ont pas été marqués comme "téléchargés dans le DMÉ". Nous appelons ces notes "orphelines" car le DMÉ ne les a pas réclamées promptement.
Ces notifications peuvent être déroutantes. Veuillez consulter ci-dessous quelques questions fréquemment posées.
Quelles circonstances pourraient entraîner une note orpheline ?
L'intégration du formulaire personnalisé de PS Suite et l'intégration de l'EMR classique d'OSCAR (c'est-à-dire, les sites Ocean qui n'utilisent pas Cloud Connect) ne peuvent télécharger des notes que lorsque le dossier d'un patient particulier est ouvert et connecté à Ocean. Si le dossier du patient n'est pas ouvert ou si le dossier ne connaît pas la note Ocean, la note peut rester orpheline.
Les notes peuvent devenir orphelines pour quelques raisons :
- Pour un site Ocean n'utilisant pas Cloud Connect, un questionnaire web a été envoyé et le dossier du patient n'a pas été ouvert depuis des mois. Ocean a une date d'expiration configurable (par défaut de 100 jours), après quoi il supprimera le patient, la note et tout le reste. Si vous envoyez des questionnaires web des mois à l'avance (par exemple, un pédiatre envoyant un dossier d'admission à des femmes enceintes), alors cette période peut expirer avant que le dossier ne soit ouvert pour télécharger la note.
- Pour un site Ocean utilisant l'intégration du formulaire personnalisé de PS Suite (c'est-à-dire, pas Cloud Connect), le formulaire personnalisé Ocean a été supprimé d'un dossier dans PS Suite avant qu'une session sur tablette ou un questionnaire web ne soit complété.
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Une session sur tablette a été complétée et la note initiale a été téléchargée, puis le même ref a été utilisé pour charger à nouveau la tablette pour le même patient. Dans ce cas, le formulaire personnalisé Ocean serait supprimé après la première session sur tablette complétée -- les notes associées aux complétions suivantes seront orphelines puisque le lien avec le dossier EMR est rompu.
Note : Si vous utilisez uniquement des tablettes (et non des questionnaires web), il est fort probable que toute note manquante "réelle" serait remarquée au moment du rendez-vous et vous pouvez ignorer les notifications.
Que devez-vous faire concernant ces notes orphelines ?
- Connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Patients".
- Examinez les notes en attente en recherchant vos patients en utilisant leur numéro de référence Ocean. Si c'est la première fois que vous vous connectez à Ocean sur votre ordinateur, vous devrez entrer votre clé de chiffrement partagée pour voir les données chiffrées.
- Un balayage rapide des notes vous donnera généralement une indication de leur authenticité. Si nécessaire, copiez et collez la note dans le dossier patient de votre EMR et supprimez le patient Ocean ainsi que le dossier patient d'Ocean.
Astuce : Si vous souhaitez récupérer une note dans PS Suite, insérez simplement le formulaire personnalisé Ocean comme vous le feriez normalement pour ce patient, cliquez sur le numéro généré de 3 ou 4 chiffres et mettez à jour avec la référence Ocean que vous souhaitez importer -- en quelques secondes, la note et tout changement démographique seront téléchargés et appliqués automatiquement.
Comment puis-je réduire le nombre de fois que cela se produit?
Cela dépend de la raison pour laquelle vous obtenez des notes orphelines.
- Si la principale cause est l'envoi anticipé de questionnaires web, vous pouvez soit agir sur la notification de complétion et télécharger la note à ce moment-là, soit prolonger la date d'expiration de l'invitation à plus de 100 jours.
- Si la principale cause est les tests, les avertissements devraient se calmer après un certain temps.
- Enfin, si la principale cause est les erreurs de saisie du personnel (c'est-à-dire supprimer le formulaire personnalisé ou réinscrire le numéro de référence du patient Ocean sur la tablette après que le patient ait complété ses formulaires), une révision de la formation pourrait être appropriée.
Cependant, la cause profonde de ces problèmes peut être quelque chose d'autre de spécifique à votre acheminement ou processus. Si vous pensez que vous obtenez trop de notes orphelines, faites-le nous savoir à l'adresse ocean.tips/support.
Où sont envoyés les courriels d'avertissement de suppression?
En fonction de la nature des données devant être supprimées et de la configuration de votre site Ocean, les courriels d'avertissement de suppression peuvent être envoyés à différentes adresses électroniques. La logique des courriels d'avertissement de suppression est expliquée ci-dessous :
- Si seuls les Formulaires de site/Web/eRéférences/eConseils doivent être supprimés de votre site Ocean, le courriel d'avertissement de suppression sera envoyé à l'adresse électronique 'Notification par défaut des références entrantes' configurée dans la zone de configuration des eRéférences et eConseils de votre site Ocean.
- Si aucune 'Notification par défaut des références entrantes' n'a été définie, le courriel d'avertissement de suppression sera envoyé à l'adresse électronique 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' configurée dans les paramètres du compte de site de votre site Ocean.
- Si aucun courriel 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' n'a été configuré, le courriel d'avertissement de suppression sera envoyé à l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean défini comme 'Payeur' pour votre site Ocean.
- Si les Formulaires de site/Web/eRéférences/eConseils et les Notes de patients doivent être supprimés de votre site Ocean, le courriel d'avertissement de suppression sera envoyé à l'adresse électronique 'Notification par défaut des références entrantes' configurée dans la zone de configuration des eRéférences et eConseils de votre site Ocean et à l'adresse électronique 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' configurée dans les paramètres du compte de site de votre site Ocean.
- Si aucun 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' n'a été configuré, l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean défini comme 'Payeur' pour votre site Ocean sera utilisée en remplacement.
- Si seules les Notes de patients doivent être supprimées de votre site Ocean, le courriel d'avertissement de suppression sera envoyé à l'adresse électronique 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' configurée dans les paramètres du compte de site de votre site Ocean.
- Si aucun courriel 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' n'a été configuré, le courriel d'avertissement de suppression sera envoyé à l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean défini comme 'Payeur' pour votre site Ocean.
