Chaque fois qu'un dossier patient est chargé dans Ocean, il reçoit son propre numéro de référence Ocean ("ref"). Bien qu'Ocean supprime constamment les données des patients lorsqu'elles ne sont plus nécessaires (c'est-à-dire après que les résultats ont été téléchargés dans le DMÉ), vous pourriez vous retrouver à court d'"espace" dans Ocean, car le numéro par défaut à 3 chiffres ne permet de charger que 900 patients à la fois.
De plus, Ocean tente de générer un nombre aléatoire pour chaque patient chargé, donc lorsque vous approchez de 900 dossiers, vous pourriez constater qu'Ocean met un peu plus de temps à répondre et abandonne parfois en renvoyant une erreur. Considérez ceci comme un avertissement précoce que vous manquez d'espace.
Heureusement, vous pouvez facilement modifier votre site Ocean pour utiliser des numéros de référence à 4, 5, 6 ou même 7 chiffres en suivant les étapes ci-dessous.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et cliquez sur "Admin".
- Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page Paramètres Admin.
- Modifiez le paramètre "Chiffres pour les références de patients générées" en 4, 5, 6 ou 7 chiffres.
- Maintenant, la prochaine fois que vous essayez d'entrer une référence sur une tablette, elle réinitialisera la tablette pour forcer l'entrée de quatre chiffres.
Note : Lorsque vous modifiez le nombre de chiffres de référence patient, gardez à l'esprit que plus vous utilisez de chiffres, plus vos employés devront entrer de chiffres dans les tablettes Ocean pour chaque patient devant compléter un formulaire électronique.
Gestion des patients avec d'anciennes références
Une fois que vous avez modifié le nombre de chiffres de référence, vous pourriez constater que certains patients ont encore d'anciennes références dans leurs dossiers. Pour charger ces références sur la tablette, ajoutez simplement des zéros au début. Par exemple, si un patient a déjà la référence 123 et que vous passez à 4 chiffres, vos tablettes accepteront 0123 pour charger le patient 123. Cela dit, il serait judicieux de modifier le nombre de chiffres pour votre site Ocean à la fin de la journée ou pendant le week-end pour minimiser le nombre de patients nécessitant un remplissage de zéros.