Que dois-je faire si je vois "Avertissement d'Ocean : les Notes et les eDemandes nécessitent un téléchargement" ?

Si une orientation électronique/consultation électronique est signalée pour archivage planifié et qu'après l'avoir examinée vous déterminez qu'aucune action n'est requise (par exemple, l'orientation n'est plus nécessaire ou pertinente), vous pouvez simplement permettre que l'archivage ait lieu comme prévu.

Une copie finale de l'orientation électronique/consultation électronique peut être importée de manière optimale dans votre DMÉ ou téléchargée sur votre ordinateur à des fins de tenue de dossiers en utilisant les options 'Importer dans le DMÉ' ou 'Télécharger le Record d'Orientation' dans le menu d'action de l'orientation électronique/consultation électronique.

Si une orientation électronique/consultation électronique est signalée pour archivage planifié et qu'après l'avoir examinée vous déterminez que l'orientation est toujours nécessaire ou pertinente, l'orientation électronique/consultation électronique peut être resoumise au dernier destinataire (par le référent ou le destinataire), ou alternativement redirigée par le référent vers un nouveau destinataire. Plus de détails sur ces deux options peuvent être trouvés dans : Comment resoumettre ou rediriger une orientation électronique/consultation électronique annulée/refusée ?

Si une orientation électronique/consultation électronique est signalée pour archivage planifié et qu'après l'avoir examinée vous déterminez qu'elle nécessite l'attention d'un autre utilisateur sur votre site Ocean, vous pouvez l'assigner à cet utilisateur pour révision.

Une fois qu'elle a été assignée pour révision par un utilisateur particulier, la date d'archivage planifiée de l'orientation électronique/consultation électronique peut* être ajustée à un minimum de 365 jours après la date à laquelle la révision a été demandée.

Si une orientation électronique/consultation électronique est signalée pour archivage planifié, vous pouvez la localiser dans le dossier 'Avertissements de Suppression' dans la zone des consultations électroniques & orientations électroniques et cliquer sur le symbole de rafraîchissement (flèche circulaire) à la fin de la ligne pour prolonger la date d'archivage planifiée de 60 jours à partir de la date actuelle (c'est-à-dire, la date à laquelle le symbole de rafraîchissement a été cliqué).

L'intégration du formulaire personnalisé PS Suite et l'intégration classique DMÉ OSCAR (c'est-à-dire, les sites Ocean qui n'utilisent pas Cloud Connect) ne peuvent télécharger les notes que lorsque le dossier pour un patient particulier est ouvert et connecté à Ocean. Si le dossier du patient n'est pas ouvert ou si le dossier ne connaît pas la note Ocean, la note peut rester orpheline.

Les notes peuvent être orphelines pour plusieurs raisons :

• Pour un site Ocean n'utilisant pas Cloud Connect, un questionnaire web a été envoyé et le dossier du patient n'a pas été ouvert depuis des mois. Ocean a une date d'expiration configurable (défaut de 100 jours), après laquelle il supprimera le patient, la note et tout. Si vous envoyez des questionnaires web des mois à l'avance (par exemple, un pédiatre envoyant un paquet d'admission à des femmes nouvellement enceintes), alors cette période peut expirer avant que le dossier ne soit ouvert pour télécharger la note.
• Pour un site Ocean utilisant l'intégration du formulaire personnalisé PS Suite (c'est-à-dire, pas Cloud Connect), le formulaire personnalisé Ocean a été retiré d'un dossier dans PS Suite avant qu'une session tablette ou un questionnaire web ne soit complété.

• Une session tablette a été complétée et la note initiale a été téléchargée, puis la même référence a été utilisée pour charger à nouveau la tablette pour le même patient. Dans ce cas, le formulaire personnalisé Ocean serait supprimé après la première session tablette complétée -- les notes associées aux complétions suivantes seront orphelines puisque le lien vers le dossier DMÉ est rompu.

  Note : Si vous utilisez uniquement des tablettes (et non des questionnaires web), il est probable que toute note "réelle" manquante serait remarquée au moment du rendez-vous et vous pouvez ignorer les notifications.

1. Connectez-vous au Ocean Portail. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Patients".
2. Examinez les notes en suspens en recherchant vos patients à l'aide de leur numéro de référence Ocean. Si c'est la première fois que vous vous connectez à Ocean sur votre ordinateur, vous devrez entrer votre clé de chiffrement partagée pour voir les données chiffrées.
3. Un rapide scan des notes vous donnera généralement une indication si elles sont réelles ou non. Si approprié, copiez & collez la note dans votre dossier patient DMÉ et supprimez le patient Ocean et le record patient d'Ocean.

Astuce : Si vous souhaitez récupérer une note dans PS Suite, insérez simplement le formulaire personnalisé Ocean comme vous le feriez normalement pour ce patient, cliquez sur le numéro généré de 3 ou 4 chiffres et mettez-le à jour avec la référence Ocean que vous souhaitez importer -- en quelques secondes, la note et toute modification démographique seront téléchargées et appliquées automatiquement.

Cela dépend de la raison pour laquelle vous obtenez des notes orphelines.

• Si la cause principale est l'envoi précoce de questionnaires web, vous pouvez soit agir sur la notification de complétion et télécharger la note à ce moment-là, soit prolonger la date d'expiration de l'invitation à plus de 100 jours.
• Si la cause principale est le test, les avertissements devraient se calmer après un certain temps.
• Enfin, si la cause principale est les erreurs de saisie du personnel (c'est-à-dire retirer le formulaire personnalisé ou ressaisir le numéro de référence du patient Ocean sur la tablette après que le patient ait complété ses formulaires), un rappel sur la formation pourrait être approprié.

Cependant, la cause profonde de ces problèmes peut être autre chose de spécifique à votre acheminement ou processus. Si vous pensez que vous obtenez trop de notes orphelines, faites-le nous savoir à ocean.tips/support.