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FAQ sur les messages des patients

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Puis-je inclure des informations sur ma clinique dans l'Ocean Health Messenger ?
  • Oui, vous pouvez inclure des informations sur votre clinique dans le Ocean Health Messenger.
  • Cela aide à clarifier aux patients qui leur a envoyé le message, établit la confiance avec les patients que le message leur est destiné, et peut aider à définir les attentes des patients.
  • Exemples d'informations que les patients peuvent trouver utiles :

  • • Une description de votre clinique, des prestataires de soins de santé et des services de santé

    • L'emplacement de votre clinique, les heures d'ouverture et les coordonnées

    • Réponses à toutes les questions fréquemment posées que vous recevez des patients

Configuration

Pour ajouter les informations de votre clinique au Ocean Health Messenger, suivez les étapes ci-dessous :

Prérequis

  • Ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Modèles'.
  • Cliquez sur 'Paramètres' dans le coin supérieur droit.
  • Sous le paramètre 'Aperçu de la clinique', entrez les informations que vous souhaitez afficher aux patients dans le Ocean Health Messenger.
  • Sous le paramètre 'Logo de la clinique', choisissez entre afficher aucun logo ou le logo téléchargé dans la page 'Organisation' de votre site Ocean.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder'.
  • Une invite de confirmation apparaîtra pour confirmer que vous êtes prêt à publier les informations aux patients dans le Ocean Health Messenger. Cliquez sur 'Confirmer' pour publier.
  •  
  • Après la publication, les patients peuvent sélectionner l'option 'À propos de ma clinique' dans le menu du Health Messenger pour voir les informations de votre clinique.
  •  

  • Astuce : La valeur 'Titre de l'organisation' définie dans la zone 'Organisation' de votre site Ocean apparaît comme le nom de votre clinique dans le Ocean Health Messenger.

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Puis-je limiter le temps dont un patient dispose pour répondre à un message sécurisé ?
  • Oui. Lorsque vous activez le paramètre 'Autoriser le patient à répondre' ou 'Autoriser le patient à envoyer des pièces jointes' pour votre message sécurisé, vous pouvez limiter le temps dont dispose un patient pour répondre en utilisant le paramètre 'Fenêtre de réponse'.
  • Ce paramètre peut être utilisé au besoin lors de l'envoi d'un message, et/ou il peut être sauvegardé dans le cadre de votre modèle de messagerie.
  • Lorsque le patient accède au message sécurisé, la date limite de la fenêtre de réponse est visible pour lui dans le message respectif.
  • Après que la date limite de la fenêtre de réponse soit passée, le patient ne pourra plus répondre et le message sera mis à jour pour indiquer que la fenêtre de réponse a expiré (y compris la date de l'expiration).

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Les patients peuvent-ils terminer leur session dans le Health Messenger ?
  • Oui, les patients peuvent mettre fin manuellement à leur session dans le Health Messenger à tout moment en sélectionnant l'option 'Fin de session' dans le menu.
  • Après avoir mis fin à la session, une page de confirmation apparaîtra indiquant que leur session a été terminée avec succès.

  • Si les patients ne mettent pas fin manuellement à leur session, ils recevront automatiquement une invite d'inactivité après 25 minutes d'inactivité.

    Après 30 minutes au total d'inactivité, leur session sera automatiquement terminée et remplacée par un message expliquant que leur session a été terminée en raison de l'inactivité.

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Comment les patients peuvent-ils choisir leur langue préférée dans l'Ocean Health Messenger ?

Interface de Health Messenger

  • L'interface Ocean Health Messenger que les patients utilisent pour lire ou répondre à tout message sécurisé et/ou eFormulaires est disponible en 10 langues différentes.
  • Les patients peuvent utiliser le sélecteur de langue dans le coin supérieur droit pour ajuster leur langue souhaitée à tout moment.
  • Si la langue préférée configurée dans les paramètres du navigateur web du patient est anglais ou français, le Health Messenger s'affichera dans la langue préférée par défaut et seules ces deux langues seront disponibles dans le sélecteur de langue.
  • Si le navigateur du patient est réglé sur l'une des 8 autres langues prises en charge (par exemple, l'espagnol), le Health Messenger apparaîtra dans cette langue par défaut. Le sélecteur de langue proposera alors trois options : anglais, français et la langue du navigateur prise en charge.
  • Ocean se souviendra de la langue préférée du patient la prochaine fois qu'il accédera au Health Messenger.

Si la langue préférée configurée dans les paramètres du navigateur web du patient n'est pas l'une des 10 langues prises en charge, le Health Messenger s'affichera en anglais par défaut.

eFormulaires Ocean

Reconnaissant que les sites Ocean peuvent choisir de traduire eux-mêmes leurs eFormulaires dans des langues au-delà des 10 langues prises en charge dans le Health Messenger (par exemple, le portugais), le Health Messenger propose également un sélecteur de langue indépendant spécifiquement pour l'onglet 'Formulaires'.

Ce sélecteur permet aux patients de choisir leur langue préférée pour compléter le formulaire (si disponible), indépendamment de la langue préférée définie dans leur navigateur web.

  • Par exemple, dans l'image à droite, la langue préférée définie dans le navigateur web du patient est portugais.
  • L'interface du Health Messenger n'est pas actuellement disponible en portugais, elle est donc par défaut en anglais sans option pour passer au portugais.

Cependant, puisque la clinique a traduit leur eFormulaire en portugais, l'eFormulaire est automatiquement affiché en portugais pour que le patient puisse le compléter.

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Les patients peuvent-ils imprimer, copier et effacer les messages qui leur ont été envoyés ?

Oui, les patients peuvent imprimer, copier et effacer les messages qui leur ont été envoyés dans le Health Messenger.

Imprimer tous les messages

  • Pour générer un PDF imprimable contenant tous les messages actuels dans le Health Messenger, les patients peuvent utiliser l'option 'Imprimer tous les messages' du menu dans le coin supérieur droit.

    Note : Ce PDF inclut toutes les pièces jointes de fichiers.

Copier/Effacer des messages individuels

  • Pour copier le texte d'un message individuel dans le presse-papiers du patient, ils peuvent utiliser l'option 'Copier le texte du message' sur le message.
  • Pour effacer un message individuel du Health Messenger du patient, ils peuvent utiliser l'option 'Effacer le message' sur le message.
  • Après avoir cliqué sur 'Effacer le message', le patient doit cliquer sur 'Confirmer l'effacement'.

Effacer tous les messages

  • Pour effacer tous les messages du Health Messenger du patient, ils peuvent utiliser l'option 'Effacer tous les messages' du menu dans le coin supérieur droit.
  • Avant que tous les messages ne soient effacés, les patients sont invités à confirmer explicitement qu'ils comprennent que les messages supprimés ne peuvent pas être récupérés.

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Les patients peuvent-ils répondre aux messages des patients et inclure des pièces jointes dans leur réponse ?

Oui, vous pouvez activer facultativement la capacité pour les patients de répondre à votre Message au Patient, ainsi que la capacité facultative pour les patients d'inclure une ou plusieurs pièces jointes dans leur réponse en utilisant les paramètres 'Permettre au patient de répondre' et 'Permettre au patient de répondre avec pièce jointe' / 'Permettre au patient d'envoyer des pièces jointes'.

  • Vous pouvez contrôler si les patients peuvent utiliser ces capacités dans vos Paramètres de Modèle pré-sauvegardés, ou à la volée au moment de l'envoi du message.

  • Lorsque ces paramètres ont été activés, les patients peuvent répondre au message et/ou télécharger et envoyer des pièces jointes directement dans le Messager Santé Ocean.

    Astuce : Vous pouvez également limiter le temps qu'un patient a pour répondre à votre message.

  • Les patients peuvent cliquer sur l'icône 'trombone' bleue pour ouvrir l'explorateur de fichiers de leur appareil, sélectionner une pièce jointe à télécharger, taper un message dans la boîte de réponse, et cliquer sur l'icône 'envoyer' pour envoyer leur message.
  • La réponse au message et la ou les pièces jointes seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans votre DMÉ :
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro Non-Intégré
  • La réponse tapée du patient et toutes les pièces jointes de fichiers soumises par le patient seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans PS Suite en tant que nouvelles Notes de progrès.

Le paramètre 'Autoriser la réponse' doit-il être activé pour que les patients puissent soumettre des pièces jointes ?

Non, le paramètre 'Autoriser la réponse' n'a pas besoin d'être activé pour que les patients puissent soumettre des pièces jointes. Chaque paramètre fonctionne indépendamment.

  • Par exemple, si vous souhaitez qu'un patient réponde avec une ou plusieurs pièces jointes mais que vous ne nécessitez pas de réponse écrite de sa part, vous pouvez activer uniquement le paramètre 'Autoriser la pièce jointe'.
  • Lorsque le patient accède au Health Messenger, il aura l'option de soumettre une pièce jointe, mais pas l'option d'inclure une réponse tapée.
  • De même, si vous souhaitez qu'un patient réponde uniquement par une réponse écrite sans la possibilité d'inclure une pièce jointe, vous pouvez activer uniquement le paramètre 'Autoriser la réponse'.

Notes avancées

  • Ocean prend en charge les types de fichiers suivants : "jpg", "jpeg", "png", "tiff", "tif", "bmp", "mp3", "mp4", "txt", "pdf", "avi" et "mov"
  • Ocean ne limite pas le nombre de fichiers individuels qui sont attachés à un message patient.
  • Une seule pièce jointe ne peut pas dépasser 10 Mo. La limite de taille totale pour toutes les pièces jointes par message est de 50 Mo (c'est-à-dire que la somme de toutes les pièces jointes sur un seul message ne peut pas dépasser 50 Mo).

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Comment débloquer un patient qui a été verrouillé hors de son Message Patient?
  • Pour des raisons de confidentialité et de sécurité, les patients doivent vérifier leur identité avant d'accéder aux contenus sécurisés d'un Message Patient.
  • Si un patient soumet six fois de suite des informations de vérification incorrectes, il sera automatiquement bloqué.
  • Lorsqu'un patient est bloqué, il ne peut pas accéder aux contenus sécurisés du Message Patient, même s'il soumet les informations de vérification correctes.

Pour débloquer un patient :

  • Ouvrez le 'Menu', et cliquez sur 'Patients'.
  • Localisez et sélectionnez le patient.
  • Cliquez sur 'Effacer le blocage'.
  • Le patient peut maintenant réessayer l'étape de vérification d'identité pour accéder à son Message Patient.

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Qui a besoin d'une licence d'engagement des patients pour envoyer des messages aux patients?

Les fournisseurs de soins de santé qui prennent des rendez-vous avec des patients et voient des patients de manière indépendante nécessitent une Licence d'engagement des patients pour envoyer des messages aux patients.

Lorsqu'au moins un fournisseur dans un Site Ocean a été activé pour envoyer des messages dans le cadre d'une Licence d'engagement des patients, jusqu'à 3 membres du personnel de soutien clinique (par Licence Ocean) sont également automatiquement activés pour envoyer des messages aux patients sans frais supplémentaires.

Note : Le personnel de soutien clinique comprend tous les utilisateurs ayant l'un des rôles d'utilisateur suivants : AMO/Secrétaire, Administrateur, Infirmière, Résident, Étudiant en médecine ou Assistant médical.

Licence d'infirmière pour les messages aux patients

Dans certains contextes (par exemple, les postes d'infirmière à distance), les rendez-vous des patients peuvent être pris directement avec une infirmière. Dans ce cas, l'infirmière est considérée comme le fournisseur de soins de santé nécessitant une licence, car le patient est directement inscrit dans l'horaire de l'infirmière et que l'infirmière voit le patient de manière indépendante.

Pour répondre au scénario où tous les utilisateurs d'un Site Ocean sont considérés comme du 'personnel de soutien clinique', les utilisateurs ayant le rôle d'utilisateur 'Infirmière' peuvent être activés en tant que fournisseur pour envoyer des messages dans le cadre d'une Licence d'engagement des patients.

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Quand Ocean envoie-t-il des notifications par e-mail pour les messages aux patients, et où sont-elles envoyées ?
  • Lors de l'envoi d'un message au Patient avec un contenu sécurisé, les utilisateurs ont la possibilité d'activer les paramètres 'Autoriser la réponse', 'Autoriser la pièce jointe' et 'Me notifier lorsque vu' pour le composant de message sécurisé. De même, les utilisateurs ont la possibilité d'activer le paramètre 'Me notifier lorsque complété' pour le composant eFormulaire.
  • Lorsque le patient consulte et/ou répond au message sécurisé, ou complète son/ses eFormulaire(s), la notification par courriel respective sera envoyée à l'expéditeur du message pour l'informer de la mise à jour.

Note : Par défaut, les notifications par courriel sont envoyées à l'adresse courriel ou aux courriels des délégués cliniques associés au compte utilisateur Ocean de l'expéditeur du message.

Si le message a été envoyé via un utilisateur DMÉ sans compte utilisateur Ocean lié, les notifications par courriel sont envoyées au 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' du site Ocean.

Un utilisateur qui a déjà été notifié concernant le message sécurisé qu'il a envoyé ne recevra pas de notifications pour d'autres messages sécurisés envoyés par des utilisateurs futurs.

Un utilisateur qui a déjà été notifié concernant l'eFormulaire qu'il a envoyé ne recevra pas de notifications pour d'autres eFormulaires envoyés par des utilisateurs futurs, à moins qu'il n'ait depuis envoyé un nouvel eFormulaire avec une notification demandée.

Scénarios d'exemple

'Autoriser la réponse' et/ou 'Autoriser la pièce jointe'

Scénario 1 Scénario 2
  1. L'utilisateur A envoie un message sécurisé au patient avec 'Autoriser la réponse' et/ou 'Autoriser la pièce jointe' activée.
  2. Le patient répond au message sécurisé de l'utilisateur A.
  3. L'utilisateur A reçoit une notification par courriel que le patient a répondu au message sécurisé.
  4. L'utilisateur B envoie un message sécurisé au même patient avec 'Autoriser la réponse' et/ou 'Autoriser la pièce jointe' activée.
  5. Le patient répond au message sécurisé de l'utilisateur B.
  6. L'utilisateur B reçoit une notification par courriel que le patient a répondu au message sécurisé.

'Me notifier lorsque vu'

Scénario 1 Scénario 2
  1. L'utilisateur A envoie un message sécurisé au patient avec 'Me notifier lorsque vu' activée.
  2. Le patient consulte le message sécurisé de l'utilisateur A.
  3. L'utilisateur A reçoit une notification par courriel que le patient a consulté le message sécurisé.
  4. L'utilisateur B envoie un message sécurisé au même patient avec 'Me notifier lorsque vu' activée.
  5. Le patient consulte le message sécurisé de l'utilisateur B.
  6. L'utilisateur B reçoit une notification par courriel que le patient a consulté le message sécurisé.

'Me notifier lorsque terminé'

Scénario 1 Scénario 2
  1. L'utilisateur A envoie un eFormulaire au patient avec 'Me notifier lorsque terminé' activée.
  2. Le patient complète l'eFormulaire.
  3. L'utilisateur A reçoit une notification par courriel que le patient a complété l'eFormulaire.
  4. L'utilisateur B envoie un eFormulaire au même patient avec 'Me notifier lorsque terminé' activée.
  5. Le patient complète l'eFormulaire.
  6. L'utilisateur B reçoit une notification par courriel que le patient a complété l'eFormulaire.

Notifications de messages patients pour les utilisateurs supprimés & Rappels aux patients

Si un utilisateur qui a envoyé un message patient est ensuite supprimé de votre site Ocean, toutes les notifications par courriel liées aux messages qu'il a envoyés avant sa suppression seront dirigées vers l'adresse courriel du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie dans la zone de compte du site de votre site Ocean.

De même, lorsqu'un rappel au patient est automatiquement envoyé à un patient et génère ensuite des notifications par courriel (par exemple, concernant les complétions d'eFormulaires ou les réponses des patients), toute notification par courriel associée sera toujours envoyée à l'adresse courriel du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie dans la zone de compte du site de votre site Ocean.

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Mise en forme de vos modèles

Vous pouvez formater le corps de l'email de vos modèles en utilisant des balises HTML. Il suffit d'ajouter le texte que vous souhaitez formater entre les balises indiquées dans le tableau ci-dessous.

  • Note : Les balises HTML peuvent seulement être utilisées dans la partie corps de l'email d'un modèle.

    La zone de message sécurisé ne prend pas en charge les balises HTML.

Exemple de balise HTML Style résultant
<b>Gras</b> Gras
<u>Souligné</u> Souligné
<i>Italique</i> Italique
<s>Barré</s> Barré
<a href="https://www.google.ca/">Hyperlien</a> Hyperlien cliquable
<font color="red">Texte rouge </font> Texte rouge
<font color="blue">Texte bleu </font> Texte bleu
<font color="green">Texte vert </font> Texte vert
<font color="orange">Texte orange </font> Texte orange
<h1>Titre de niveau 1 </h1>

Titre de niveau 1
<h2>Titre de niveau 2 </h2>

Titre de niveau 2
<h3>Titre de niveau 3 </h3>

Titre de niveau 3
<ul>
<li> Élément de liste non ordonnée 1</li>
<li> Élément de liste non ordonnée 2</li>
<li> Élément de liste non ordonnée 2</li>
</ul>
  • Élément de liste non ordonnée 1
  • Élément de liste non ordonnée 2
  • Élément de liste non ordonnée 3
<ol>
<li> Élément de liste ordonnée 1</li>
<li> Élément de liste ordonnée 2</li>
<li> Élément de liste ordonnée 2</li>
</ol>
  1. Élément de liste ordonnée 1
  2. Élément de liste ordonnée 2
  3. Élément de liste ordonnée 3
Ceci est au-dessus de la ligne horizontale
<hr>
Ceci est en dessous de la ligne horizontale		 Ceci est au-dessus de la ligne horizontale
Ceci est en dessous de la ligne horizontale
Ceci est un saut de ligne<br>
entre deux lignes		 Ceci est un saut de ligne
entre deux lignes

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Quels sont quelques exemples de modèles couramment utilisés?

Étendez chaque rubrique ci-dessous pour voir des exemples de modèles pouvant être utilisés pour la messagerie aux patients et les rappels automatisés aux patients.

Messagerie aux patients

Défaut - Message sécurisé

Nom du modèle : Défaut - Message sécurisé

Objet : Un message de votre fournisseur de soins de santé

Salutation : Cher @ptPreferredOrFirstName,

Corps de l'e-mail :

Vous recevez cet e-mail car vous avez un nouveau message ou un formulaire à compléter de la part de votre fournisseur de soins de santé.

Notre clinique utilise une technologie en ligne sécurisée appelée Ocean pour communiquer avec les patients concernant leur santé. Pour accéder à vos messages ou formulaires, veuillez cliquer sur le lien bleu ci-dessous pour ouvrir une fenêtre de navigateur sécurisée. Vous devrez confirmer votre identité en entrant votre date de naissance avant de continuer.

[weblink]

<b>Note : Il s'agit uniquement d'un e-mail sortant. Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter directement notre bureau.</b>

—————————————————————————————

Pour en savoir plus sur la technologie sécurisée d'Ocean ou pour voir les instructions sur la façon d'accéder à votre message, veuillez visiter <a href="ocean.tips/patients">ocean.tips/patients</a>.

Rappels aux patients

Défaut - Rappel de rendez-vous

Nom du modèle : Défaut - Rappel de rendez-vous

Objet : Un rappel de rendez-vous pour votre prochaine visite

Salutation : Cher @ptPreferredOrFirstName,

Corps de l'e-mail :

Il s'agit d'un rappel pour votre prochain rendez-vous médical :

<b>Date</b> : @apptDate

<b>Heure</b> : @apptTime

<b>Fournisseur</b> : @providerName

Dans le cadre de votre visite, nous pourrions vous demander de remplir certains formulaires en ligne, en utilisant une plateforme sécurisée appelée Ocean. Veuillez cliquer sur le lien bleu ci-dessous pour confirmer votre rendez-vous et compléter vos formulaires.

[weblink]

Si vous avez besoin d'annuler ou de reporter votre rendez-vous, veuillez appeler la clinique pendant les heures d'ouverture dès que possible.

<b>Note : Il s'agit uniquement d'un e-mail sortant. Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter directement notre bureau.</b>

—————————————————————————————

Pour en savoir plus sur la technologie sécurisée d'Ocean, veuillez visiter <a href="ocean.tips/patients">ocean.tips/patients</a>.

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Puis-je rappeler un message qui a été envoyé à un patient via Ocean?

Alors qu'il n'est pas possible de rappeler un courriel envoyé via Ocean, il est possible de révoquer l'accès à tout contenu sécurisé accessible via le lien sécurisé dans le corps du courriel.

Cela est réalisé en purgant le patient spécifique du portail Ocean, ce qui désactive le lien sécurisé trouvé dans le corps du courriel. Tout message sécurisé non lu précédemment envoyé, les pièces jointes et/ou les eFormulaires seront purgés avec la référence au patient. Il n'y a aucun impact sur le dossier patient existant dans le DMÉ.

Si vous initiez un nouveau courriel au patient après sa purge, le patient se resynchronisera sur le site Ocean sous un nouveau numéro de référence, une file d'attente d'eFormulaires vide et un historique de messages sécurisés vierge.

Comment Purger un Patient du Portail Ocean

    • Connectez-vous au Portail Ocean et localisez le patient dans la page "Patients". Sélectionnez le patient en cliquant sur son nom.
    • Appuyez sur le bouton "Retirer le patient" dans la liste des actions sur le côté droit.
    • Vous serez averti que toute donnée qui n'a pas encore été téléchargée dans le DMÉ sera perdue, et vous serez invité à confirmer la suppression du patient.
    • Cliquez sur "Oui - Retirer le patient" pour purger le patient d'Ocean.

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Que se passe-t-il si un patient partage des informations de santé dans Ocean qui nécessitent un suivi urgent?
  • Dans le Messager de santé Ocean, le message suivant est affiché directement dans l'onglet 'Formulaires' et/ou lorsque un patient soumet une réponse dans l'onglet 'Messages':
  • "Veuillez noter que Ocean ne peut garantir quand votre fournisseur verra votre réponse. En cas d'urgence médicale, composez le 911."
  • Ces messages sont importants car ils garantissent que les patients suivent correctement les conditions urgentes.

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Puis-je exécuter un rapport répertoriant les messages sécurisés que j'ai envoyés et si le Patient a répondu ?

Ocean offre plusieurs rapports 'préétablis' qui peuvent vous donner un aperçu de la façon dont vos fournisseurs et patients utilisent les Messages aux Patients et les Rappels. Ils fournissent des données au niveau des records qui peuvent être exportées pour analyse. Vous pouvez y accéder en vous connectant au Ocean Portail, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant "Admin". À partir de la page des Paramètres Admin, cliquez sur "Rapports"

Les rapports ci-dessous fournissent des aperçus de l'activité des Messages aux Patients.

  • Message Sécurisé Envoyé - Messages sécurisés qui ont été envoyés depuis votre site Ocean.
  • Lien Email Formulaire Envoyé - Messages aux Patients contenant un eForm. S'il y a plusieurs formulaires joints au Message au Patient, le rapport inclura une ligne pour chaque pièce jointe.
  • *Nouvelle Invitation Email Créée pour le Patient - Tous les Messages Sécurisés et/ou Rappels envoyés (qu'ils contiennent ou non une pièce jointe eForm)
  • Message Sécurisé Confirmé - Messages sécurisés qui ont été consultés par le patient.
  • *Formulaire Complété - Ce rapport inclut les types de formulaires qui ont été complétés pendant une période spécifique (en ligne ou via tablette/borne).

NOTE : Les rapports marqués d'un '*' retourneront également des records associés à d'autres produits Ocean. Ceux-ci sont inclus dans la description du rapport.

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Comment envoyer un formulaire à un patient pour qu'il le complète à la maison (ou sur smartphone) ?

Les questionnaires web Ocean vous permettent d'envoyer des formulaires aux patients à domicile, où ils peuvent remplir les questionnaires sur leur ordinateur à la maison ou sur leur appareil mobile (iPad, iPhone, téléphone Android, BlackBerry, etc.).

Voici un résumé de la façon d'envoyer un questionnaire web en fonction du DMÉ que vous utilisez. Pour des instructions plus détaillées sur l'envoi de messages en ligne, veuillez consulter cet article. Pour en savoir plus sur tous les paramètres possibles des messages sécurisés, veuillez consulter Paramètres des messages aux patients.

PS Suite ou OscarAccuroAutre
  • Ajoutez simplement le formulaire Ocean eForm/personnalisé au dossier du patient comme vous le feriez normalement pour une utilisation sur tablette. Cliquez sur le lien "Envoyer un courriel au patient", ce qui ouvrira une fenêtre de navigateur avec un modèle de courriel contenant les informations du patient préremplies.

Une fois dans l'éditeur de messages aux patients :

  • Dans la boîte de dialogue du courriel, sélectionnez les formulaires que vous souhaitez que le patient remplisse. Vous pouvez également choisir d'inclure un message sécurisé à cette étape.
  • Astuce : Vous pouvez utiliser le menu "Modèles" dans le coin supérieur droit pour enregistrer des messages électroniques par défaut et/ou des paramètres pour une utilisation ultérieure. Consultez Modèles de messages aux patients pour plus d'informations.

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Pourquoi me demande-t-il de me connecter lorsque j'envoie un message à partir de mon DMÉ ?

À partir de la version Ocean du 15 février 2017 :

  • Les utilisateurs qui envoient des messages aux patients directement à partir du DMÉ, sans utiliser de compte Ocean, peuvent voir ce message lorsqu'ils cliquent sur "Envoyer".
  • Se connecter avec un compte Ocean permettra d'activer les "notifications" déclenchées par les options suivantes dans la boîte de dialogue "Envoyer un courriel" : (1) Me notifier quand consulté, (2) Me notifier quand complété, et (3) Me notifier en l'absence de réponse après : __.
  • Pour des raisons de sécurité, Ocean oblige l'expéditeur de courriels à avoir un compte Ocean pour éliminer toute ambiguïté quant à l'expéditeur du courriel et à sa destination.
  • Si des utilisateurs de DMÉ envoient actuellement des courriels Ocean sans avoir de compte Ocean (aussi appelés "utilisateurs de DMÉ anonymes"), ils verront le message suivant :
  • "Pour continuer à utiliser les notifications pour tous les utilisateurs, veuillez vous assurer que tous vos expéditeurs de messages Ocean procèdent à l'inscription à un compte Ocean de la manière habituelle. Votre administrateur de site Ocean devra les inviter ou les ajouter à votre site."
  • Une fois que le compte de l'utilisateur est créé, il ou elle peut procéder à l'envoi d'un courriel au patient à partir du DMÉ et "lier" le compte DMÉ de l'utilisateur à son compte Ocean en cliquant sur le bouton en haut de la boîte de dialogue du courriel.

Alternativement, vous pouvez modifier vos modèles de courriel pour éviter d'utiliser les options de notification mentionnées ci-dessus.

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Puis-je modifier et sauvegarder le texte qui apparaîtra dans le corps d'un courriel lors de l'envoi d'un formulaire à un patient?
  • Oui, vous pouvez le faire avec modèles.
  • Les modèles vous permettent de sauvegarder le sujet, le corps de l'e-mail, le message sécurisé et les eFormulaires que vous avez précédemment envoyés à un patient, rendant le message standard disponible pour que vous puissiez le sélectionner lorsque vous envoyez un e-mail à un autre patient similaire.
  • Pour plus de détails sur la configuration de vos modèles, veuillez consulter Personnalisation de vos modèles.

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Est-ce que cela posera des problèmes d'utiliser des questionnaires web si deux patients partagent une adresse courriel?

Non, cela ne posera pas de problème.

Chaque patient recevra un lien personnalisé et individuel dans l'e-mail, chacun avec des clés d'accès et de chiffrement différentes. Cependant, les e-mails se retrouveront dans la même boîte de réception (Gmail, Yahoo, etc.), ce qui peut susciter des préoccupations en matière de confidentialité qui s'appliqueraient à tout type d'e-mail clinique envoyé à l'adresse e-mail partagée.

Il est généralement conseillé d'avertir les patients des implications en matière de confidentialité liées au partage d'adresses e-mail dans un formulaire de consentement par e-mail que le patient doit examiner avant de recevoir des questionnaires web cliniques. Il existe des formulaires de consentement par e-mail très bien conçus dans la vue des eFormulaires de votre Portail Ocean si vous n'en avez pas déjà un.

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Comment puis-je changer l'adresse "À partir du" pour y inscrire le nom de ma clinique sur les courriels envoyés à mes patients?

Par défaut, les courriels envoyés aux patients via Ocean seront envoyés à partir de "no-reply@cognisantmd.com". Vous pouvez modifier ce paramètre pour que vos patients sachent que le courriel provient de votre clinique.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin".
  • À partir de la page des Paramètres Admin, cliquez sur "Compte du site" et saisissez le nom de votre clinique dans le champ "Nom convivial de l'email" et sauvegardez vos modifications.
  • Note: Vous devrez peut-être également mettre à jour le nom de votre clinique dans vos modèles d'email.

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Y a-t-il des limites au nombre de fichiers pouvant être attachés à un message de Patient?

L'Ocean ne limite pas le nombre de fichiers individuels que les patients ou les fournisseurs peuvent joindre à un message de patient.

Une pièce jointe ne peut pas dépasser 10 Mo. La limite de taille totale pour toutes les pièces jointes par message est de 50 Mo (c'est-à-dire que la somme de toutes les pièces jointes sur un seul message ne peut pas dépasser 50 Mo).

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Ma clinique utilise un VPN pour accéder à distance à notre DMÉ. Comment pouvons-nous consulter et créer des messages de patients de l'Ocean en accédant au DMÉ à distance?

Malheureusement, l'accès à Ocean via un VPN distant ne fait pas partie de notre champ d'assistance car cela peut impliquer des paramètres VPN établis par le personnel informatique d'une clinique. Les serveurs Ocean sont surveillés 24h/24 pour les erreurs, les problèmes et la vitesse, et notre personnel répond rapidement aux changements au fur et à mesure qu'ils surviennent. Les cliniques peuvent résoudre ce type de problème en essayant d'accéder à Ocean via le VPN de la clinique, puis en essayant d'accéder à Ocean en utilisant une connexion différente. Si le problème persiste lors de l'utilisation du VPN uniquement, il est probablement lié au VPN de la clinique.

Si vous rencontrez des problèmes avec Ocean lors de l'accès à votre DMÉ via un VPN à distance, nous vous encourageons à envoyer des messages aux patients directement via le Portail Ocean.

  1. Dans votre DMÉ, assurez-vous que votre patient a une adresse e-mail et a donné son consentement par e-mail.
  2. Connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Patients".
  3. Utilisez la barre de recherche sur la gauche sous "Rechercher des patients". Vous pouvez double-cliquer sur le contenu de la barre de recherche et rechercher par le nom de famille des patients.
    1. Si le patient n'est pas dans Ocean, recherchez le numéro d'assurance-maladie du patient dans votre DMÉ. Copiez ce numéro et collez-le dans le champ sous Téléchargez vers DMÉ (situé dans la barre latérale de la vue Patients, sous Patients sans rendez-vous).
  4. Une fois que vous avez trouvé votre patient dans Ocean, cliquez sur son nom. Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez cliquer sur Envoyer un e-mail au patient. Cela ouvrira la fonctionnalité de messagerie sécurisée d'Ocean.
  5. Rédigez votre e-mail ou sélectionnez dans votre liste de modèles et cliquez sur "Envoyer" pour envoyer votre message sécurisé à votre patient.

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Envoyer des e-mails aux patients en utilisant votre propre adresse e-mail

Qu'est-ce que cela signifie ?

  • Par défaut, les courriels envoyés aux patients concernant les Messages Patient Ocean, les Rappels Patient, les confirmations de rendez-vous de Réservation en ligne et les annulations de rendez-vous de Réservation en ligne sont envoyés à partir de Ocean en utilisant "no-reply@cognisantmd.com" comme adresse email "À partir du".
  • Cependant, vous pouvez changer cela pour votre propre adresse "À partir du" personnalisée si vous possédez votre propre nom de domaine, tel que "no-reply@myclinic.com".

Note : Les notifications par courriel envoyées aux patients concernant leur(s) eOrientation(s) seront toujours envoyées à partir de "no-reply@cognisantmd.com", même si une adresse email "À partir du" personnalisée a été configurée dans votre site Ocean.

L'utilisation de votre propre adresse email présente les avantages suivants :

  • Le courriel a moins de chances d'être dirigé vers le dossier spam de votre patient.
  • Il est plus susceptible de capter l'attention de votre patient.
  • Dans le cas où l'adresse email du patient est incorrecte, tout message de 'rebond' peut vous être retourné au lieu d'être perdu.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser votre propre nom de domaine et avoir la capacité de modifier vos enregistrements DNS avec votre registraire de nom de domaine.

Plus précisément, vous devez ajouter soit un enregistrement SPF TXT soit des enregistrements DNS DKIM indiquant aux fournisseurs de courriel (comme Google et Yahoo) d'utiliser la clé de domaine d'Ocean pour vérifier que le courriel de votre domaine a été envoyé par Ocean.

Bien qu'Ocean utilise votre adresse email "À partir du" personnalisée lorsque soit SPF ou DKIM sont correctement configurés, nous recommandons que tous les enregistrements DNS suivants soient créés pour une meilleure délivrabilité :

  • Enregistrement SPF TXT permettant à Ocean d'envoyer des courriels en votre nom.
  • Enregistrements DKIM CNAME utilisant la clé de domaine d'Ocean.
  • Enregistrement DMARC TXT indiquant aux fournisseurs de courriel comme Google et Yahoo ce qu'ils doivent faire si un message électronique ne peut pas être vérifié comme légitime. (Cela peut être le cas si un courriel est envoyé par quelqu'un prétendant être vous).

Comment puis-je le faire ?

Comme ce changement nécessite une expertise technique et la possession de votre propre nom de domaine, ce n'est pas pour tout le monde.

Avertissement : Nous recommandons fortement de consulter un professionnel de l'informatique pour vous aider avec la modification des enregistrements DNS, car des erreurs peuvent entraîner que vos courriels soient incorrectement marqués comme spam, ou des problèmes avec votre site web.

SPF

  1. Allez sur le site Web de votre fournisseur DNS et vérifiez si vous avez un enregistrement SPF TXT existant. Les enregistrements SPF TXT existants ressemblent à ceci : 
    "v=spf1 ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"

  2. Si vous n'avez pas d'enregistrement SPF TXT existant, nous vous recommandons de consulter un professionnel de l'informatique pour en créer un.

    La construction d'un enregistrement SPF TXT est en dehors du cadre de cet article, mais votre registraire de domaine devrait avoir des instructions détaillées sur la façon d'en créer un.

    Tous les enregistrements SPF sont de type "TXT". Une fois votre enregistrement SPF TXT créé, veuillez vous référer à l'étape 3 ci-dessous.

    Note : Seuls les enregistrements TXT au format SPF sont pris en charge. Le type d'enregistrement DNS SPF ne peut pas être utilisé.

  3. Si vous avez un enregistrement SPF TXT existant, ajoutez ce qui suit après v=spf1 et avant -all : 
    include:_spf.cognisantmd.com
  4. Le produit fini dans l'exemple ci-dessus ressemblerait à ceci : 
    "v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"
    ou ceci : 
    "v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com -all"
  5. Sauvegardez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)

Note : Un seul de SPF ou DKIM est requis pour qu'Ocean envoie des courriels à partir de votre domaine. Cependant, nous vous recommandons fortement de configurer les deux (ainsi que DMARC) pour une meilleure délivrabilité des courriels.

DKIM

  1. Allez sur le site Web de votre fournisseur DNS.
  2. Créez un enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
    • Nom de l'enregistrement : oceanmd1._domainkey.votre_domaine
    • Valeur de l'enregistrement : oceanmd1._domainkey.cognisantmd.com
    • Sauvegardez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS).
  3. Créez un deuxième enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
    • Nom de l'enregistrement : oceanmd2._domainkey.votre_domaine
    • Valeur de l'enregistrement : oceanmd2._domainkey.cognisantmd.com
    • Sauvegardez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS).

Note : Un seul de SPF ou DKIM est requis pour qu'Ocean envoie des courriels à partir de votre domaine. Cependant, nous vous recommandons fortement de configurer les deux (ainsi que DMARC) pour une meilleure délivrabilité des courriels.

DMARC

  1. Allez sur le site Web de votre fournisseur DNS.
  2. Recherchez un enregistrement nommé : _dmarc
  3. Si vous avez déjà un enregistrement DMARC configuré, vous n'avez pas besoin de le modifier. Vous pouvez passer le reste de ces étapes DMARC.
  4. Si vous n'avez pas d'enregistrement DMARC existant configuré, nous vous recommandons d'en créer un.
  5. Créez un enregistrement TXT avec les valeurs suivantes :
    • Nom de l'enregistrement : _dmarc.votre_domaine
    • Valeur de l'enregistrement : v=DMARC1; p=none
  6. Sauvegardez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS).

Note : Ceci est un enregistrement de politique DMARC minimal. Sa configuration plus poussée est en dehors du cadre de cet article. Veuillez consulter un professionnel de l'informatique pour obtenir de l'aide.

Envoyer un courriel de test

Il est conseillé d'envoyer quelques courriels de test en utilisant votre client de messagerie habituel pour s'assurer qu'ils ne sont pas marqués comme spam

Vous pouvez vérifier votre configuration SPF et / ou DKIM en inspectant le corps complet et non formaté de l'email. Dans GMail, vous pouvez voir cela en cliquant sur l'icône à trois points en haut à droite et en sélectionnant "Afficher l'original". Le résumé devrait montrer une section avec SPF PASS, DKIM PASS, ou les deux.

Conseils

  • La commande du terminal macOS "dig yourdomainname txt" confirmera si le record SPF est sauvegardé comme prévu. Il devrait éventuellement afficher votre record SPF une fois propagé. Notez cependant qu'il peut encore y avoir d'autres délais avant que les fournisseurs de messagerie ne reconnaissent ce changement.
  • La commande du terminal macOS “dig oceanmd1._domainkey.your_domain cname” confirmera si votre nouveau record DKIM a été sauvegardé comme prévu. Il devrait éventuellement afficher votre record DKIM une fois propagé. Notez cependant qu'il peut encore y avoir d'autres délais avant que les fournisseurs de messagerie ne reconnaissent ce changement.
    • Vérifiez le second record DKIM avec la commande du terminal macOS “dig oceanmd2._domainkey.your_domain cname”.

Activer votre adresse email "À partir du" personnalisée dans Ocean

Une fois que vous avez configuré correctement vos records DNS, connectez-vous au Ocean Portail, cliquez sur 'Menu' dans le coin en haut à gauche, sélectionnez 'Admin', puis sélectionnez 'Compte du site'.

Entrez votre adresse email dans le champ 'Adresse 'À partir du' Email'.

Comment Ocean valide vos records DNS

En entrant votre adresse email personnalisée dans le champ 'Adresse 'À partir du' Email', Ocean validera que vos records DNS nous permettent d'envoyer des emails en votre nom :

  • Si une icône d'état verte apparaît, cela signifie que SPF et DKIM sont valides et pris en charge par un record DMARC. C'est la configuration recommandée.
  • Si une icône d'état jaune apparaît, cela signifie que SPF est valide ou DKIM est valide. Cela signifie que l'exigence de configuration minimale a été remplie.
  • Si une icône d'état rouge apparaît, cela signifie qu'aucun des records SPF ou DKIM n'est valide. C'est l'exigence de configuration minimale. L'adresse email personnalisée 'À partir du' ne sera pas utilisée.

Si Ocean trouve que vos records DNS sont valides (c'est-à-dire qu'une icône d'état jaune ou verte apparaît), un email sera automatiquement envoyé à l'équipe de support OceanMD pour approbation manuelle.

Jusqu'à ce qu'il soit approuvé par l'équipe de support OceanMD, la configuration n'est pas complétée.

Si vos records DNS ne peuvent pas être validés (c'est-à-dire qu'une icône rouge apparaît), ou si l'équipe de support OceanMD n'approuve pas votre adresse personnalisée, Ocean ne l'enverra pas en utilisant votre adresse personnalisée. Dans cette situation, veuillez revoir votre configuration DNS pour vous assurer qu'elle est correcte et/ou contacter l'équipe de support OceanMD pour faire un suivi sur votre approbation.

Une fois configuré et approuvé avec succès, Ocean continuera à valider automatiquement votre adresse "à partir du" personnalisée périodiquement pour s'assurer que les enregistrements DNS SPF, DKIM (SPF ou DKIM doivent toujours être configurés correctement) et DMARC (non requis mais recommandé) nous permettent toujours d'envoyer des courriels en votre nom lorsqu'ils sont présents.

Si la validation échoue, Ocean reviendra automatiquement à l'utilisation de l'adresse courriel "no-reply" par défaut d'Ocean, donc aucune action n'est requise de votre part.

Si vous changez un jour l'adresse courriel personnalisée, l'équipe de support OceanMD devra réapprouver la nouvelle adresse.

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