Oui, les patients peuvent imprimer, copier et effacer les messages qui leur ont été envoyés dans le Messenger de santé.
FAQ sur les messages des patients
Oui, vous pouvez activer facultativement la possibilité pour les patients d'inclure une ou des pièces jointes lorsqu'ils répondent à un message de patient.
- Vous pouvez contrôler si les patients peuvent utiliser cette fonctionnalité dans vos paramètres de modèle pré-enregistrés (en utilisant le paramètre 'Autoriser le patient à répondre avec une pièce jointe'), ou à la volée au moment d'envoyer le message (en utilisant la case à cocher 'Autoriser la pièce jointe').
-
- Lorsque cette fonctionnalité est activée, les patients peuvent télécharger et envoyer des pièces jointes directement dans le Messagerie de santé Ocean.
-
- Les patients peuvent cliquer sur l'icône bleue 'pince' pour ouvrir l'explorateur de fichiers de leur appareil, sélectionner une pièce jointe à télécharger, taper un message dans la zone de réponse, et cliquer sur l'icône 'envoyer' pour envoyer leur message à vous.
- La réponse au message et la ou les pièces jointes seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans votre DMÉ :
Note: Vous pouvez choisir si la Tâche de réponse tapée est générée dans un état 'Actif' ou 'Complété' en ajustant le paramètre 'Créer des notes de consultation en tant que' dans la configuration de votre Ocean Cloud Connect.
La Tâche contenant la pièce jointe de fichier soumise par le patient sera toujours générée dans l'état 'Actif'.
Prérequis
- Assurez-vous que le paramètre 'Sauvegarder les notes de message sécurisé en tant que' dans votre configuration Ocean Cloud Connect a un Dossier de document/Sous-dossier spécifié pour les pièces jointes soumises par le patient.
La ou les pièces jointes soumises par le patient seront toujours automatiquement importées dans le dossier du patient dans Accuro en tant que nouveau 'Dossier'.
Types de fichiers non pris en charge par Accuro
Ocean prend en charge une variété de types de fichiers comme indiqué ci-dessus, cependant Accuro ne prend en charge que les types de fichiers "pdf", "jpg" et "jpeg". Cela signifie que lorsqu'un patient télécharge un fichier dans Ocean qui n'est pas pris en charge par Accuro, il ne sera peut-être pas automatiquement importé dans le dossier du patient dans Accuro.
Actuellement, Ocean effectue les conversions de fichiers suivantes pour Accuro :
- Les fichiers "txt" sont convertis en fichiers "pdf"
- Les fichiers "png" sont convertis en fichiers "jpg"
- Les fichiers "bmp" sont convertis en fichiers "jpg"
- Dans le cas où un patient télécharge un type de fichier dans Ocean qui n'est pas pris en charge par Accuro et ne peut pas être converti automatiquement par Ocean (par exemple, "mov"), une note est ajoutée dans le dossier du patient dans Accuro pour vous informer que le patient a téléchargé un type de fichier non pris en charge par Accuro.
-
Note : En fonction de votre configuration du paramètre 'Sauvegarder les notes de message sécurisé en tant que' dans votre Ocean Cloud Connect, cette note peut apparaître en tant que 'Dossier' ou 'Note de rencontre' dans le dossier du patient dans Accuro.
Note: Après avoir téléchargé le fichier et l'avoir stocké dans un système d'enregistrement approprié, assurez-vous de le supprimer de votre ordinateur pour garantir que toutes les informations de santé personnelles sont correctement nettoyées.
- La réponse tapée par le patient sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro en tant que nouvelle Note de progrès et toutes les pièces jointes de fichiers soumis par le patient seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans OSCAR Pro.
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- La pièce jointe de fichier soumise par le patient sera automatiquement importée dans la section 'Documents' du dossier, avec une Note de progrès associée générée.
Est-ce que le paramètre 'Autoriser la réponse' doit être activé pour que les patients puissent soumettre des pièces jointes?
Non, le paramètre 'Autoriser la réponse' n'a pas besoin d'être activé pour que les patients puissent soumettre des pièces jointes.
Notes avancées
- L'Ocean prend en charge les types de fichiers suivants : "jpg", "jpeg", "png", "tiff", "tif", "bmp", "mp3", "mp4", "txt", "pdf", "avi" et "mov"
- L'Ocean ne limite pas le nombre de fichiers individuels pouvant être attachés à un message de patient.
- Une pièce jointe de fichier unique ne peut pas dépasser 10 Mo. La limite de taille totale pour toutes les pièces jointes par message est de 50 Mo (c'est-à-dire que la somme de toutes les pièces jointes sur un seul message ne peut pas dépasser 50 Mo).
Les fournisseurs de soins de santé qui prennent des rendez-vous avec des patients et voient des patients de manière indépendante nécessitent une Licence d'engagement des patients pour envoyer des messages aux patients.
Lorsqu'au moins un fournisseur dans un Site Ocean a été activé pour envoyer des messages dans le cadre d'une Licence d'engagement des patients, jusqu'à 3 membres du personnel de soutien clinique (par Licence Ocean) sont également automatiquement activés pour envoyer des messages aux patients sans frais supplémentaires.
Note : Le personnel de soutien clinique comprend tous les utilisateurs ayant l'un des rôles d'utilisateur suivants : AMO/Secrétaire, Administrateur, Infirmière, Résident, Étudiant en médecine ou Assistant médical.
Licence d'infirmière pour les messages aux patients
Dans certains contextes (par exemple, les postes d'infirmière à distance), les rendez-vous des patients peuvent être pris directement avec une infirmière. Dans ce cas, l'infirmière est considérée comme le fournisseur de soins de santé nécessitant une licence, car le patient est directement inscrit dans l'horaire de l'infirmière et que l'infirmière voit le patient de manière indépendante.
Pour répondre au scénario où tous les utilisateurs d'un Site Ocean sont considérés comme du 'personnel de soutien clinique', les utilisateurs ayant le rôle d'utilisateur 'Infirmière' peuvent être activés en tant que fournisseur pour envoyer des messages dans le cadre d'une Licence d'engagement des patients.
- Lors de l'envoi d'un message au patient avec du contenu sécurisé, les utilisateurs ont la possibilité d'activer la case à cocher 'Me notifier lorsque consulté' pour le composant de message sécurisé, et la case à cocher 'Me notifier lorsque terminé' pour le composant eForm.
-
- Lorsque le patient consulte ensuite le message sécurisé ou complète son(ses) eForm(s), une notification par courriel respective sera envoyée à l'expéditeur du message pour le notifier de la mise à jour.
Note : Par défaut, les notifications par courriel sont envoyées à l'adresse courriel ou aux courriels des délégués cliniques associés au compte utilisateur Ocean de l'expéditeur du message.
Si le message a été envoyé par un utilisateur de DMÉ sans compte utilisateur Ocean lié, les notifications par courriel sont envoyées au 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' du site Ocean.
Un utilisateur qui a déjà été notifié concernant le message sécurisé ou l'eForm qu'il a envoyé ne recevra pas de notifications pour de nouveaux contenus sécurisés envoyés par des utilisateurs futurs (à moins qu'il n'ait depuis envoyé un nouveau message sécurisé/eForm avec une notification demandée).
Scénarios Exemples
Me notifier lorsque consulté
- L'utilisateur A envoie un message sécurisé au patient avec 'Me notifier lorsque consulté' activé.
- Le patient consulte le message sécurisé de l'utilisateur A.
- L'utilisateur A reçoit une notification par courriel indiquant que le patient a consulté le message sécurisé.
- L'utilisateur B envoie un message sécurisé au même patient avec 'Me notifier lorsque consulté' activé.
- Le patient consulte le message sécurisé de l'utilisateur B.
- L'utilisateur B reçoit une notification par courriel indiquant que le patient a consulté le message sécurisé.
- L'utilisateur A envoie un message sécurisé au patient avec 'Me notifier lorsque consulté' activé.
- L'utilisateur B envoie un message sécurisé au même patient avec 'Me notifier lorsque consulté' activé.
- Le patient consulte les messages sécurisés de l'utilisateur A et de l'utilisateur B en même temps.
- L'utilisateur A et l'utilisateur B reçoivent une notification par courriel indiquant que le patient a consulté le message sécurisé.
Me notifier lorsque terminé
- L'utilisateur A envoie un eForm au patient avec 'Me notifier lorsque terminé' activé.
- Le patient complète l'eForm.
- L'utilisateur A reçoit une notification par courriel indiquant que le patient a complété l'eForm.
- L'utilisateur B envoie un eForm au même patient avec 'Me notifier lorsque terminé' activé.
- Le patient complète l'eForm.
- L'utilisateur B reçoit une notification par courriel indiquant que le patient a complété l'eForm.
- L'utilisateur A envoie un eForm au patient avec 'Me notifier lorsque terminé' activé.
- L'utilisateur B envoie un eForm au même patient avec 'Me notifier lorsque terminé' activé.
- Le patient complète les deux eForms envoyés par l'utilisateur A et l'utilisateur B.
- L'utilisateur A et l'utilisateur B reçoivent une notification par courriel indiquant que le patient a complété l'eForm.
Vous pouvez formater le corps de l'e-mail de vos modèles en utilisant des balises HTML. Il suffit d'ajouter le texte que vous souhaitez formater entre les balises indiquées dans le tableau ci-dessous.
Exemple de balise HTML | Style Résultant |
---|---|
<b>Gras</b> | Gras |
<u>Souligné</u> | Souligné |
<i>Italique</i> | Italique |
Pour inclure un lien hypertexte dans le corps de l'e-mail, utilisez la balise HTML suivante :
<a href="https://www.oceanmd.com/">OceanMD</a>
Remplacez l'URL et le texte à l'intérieur des balises <a> </a> par les mots que vous souhaitez voir apparaître en tant que lien hypertexte. L'exemple ci-dessus ressemblerait à ceci : OceanMD
Étendez chaque rubrique ci-dessous pour voir des exemples de modèles pouvant être utilisés pour la messagerie aux patients et les rappels automatisés aux patients.
Messagerie aux patients
Nom du modèle : Défaut - Message sécurisé
Objet : Un message de votre fournisseur de soins de santé
Salutation : Cher @ptPreferredOrFirstName,
Corps de l'e-mail :
Vous recevez cet e-mail car vous avez un nouveau message ou un formulaire à compléter de la part de votre fournisseur de soins de santé.
Notre clinique utilise une technologie en ligne sécurisée appelée Ocean pour communiquer avec les patients concernant leur santé. Pour accéder à vos messages ou formulaires, veuillez cliquer sur le lien bleu ci-dessous pour ouvrir une fenêtre de navigateur sécurisée. Vous devrez confirmer votre identité en entrant votre date de naissance avant de continuer.
[weblink]
<b>Note : Il s'agit uniquement d'un e-mail sortant. Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter directement notre bureau.</b>
—————————————————————————————
Pour en savoir plus sur la technologie sécurisée d'Ocean ou pour voir les instructions sur la façon d'accéder à votre message, veuillez visiter <a href="ocean.tips/patients">ocean.tips/patients</a>.
Rappels aux patients
Nom du modèle : Défaut - Rappel de rendez-vous
Objet : Un rappel de rendez-vous pour votre prochaine visite
Salutation : Cher @ptPreferredOrFirstName,
Corps de l'e-mail :
Il s'agit d'un rappel pour votre prochain rendez-vous médical :
<b>Date</b> : @apptDate
<b>Heure</b> : @apptTime
<b>Fournisseur</b> : @providerName
Dans le cadre de votre visite, nous pourrions vous demander de remplir certains formulaires en ligne, en utilisant une plateforme sécurisée appelée Ocean. Veuillez cliquer sur le lien bleu ci-dessous pour confirmer votre rendez-vous et compléter vos formulaires.
[weblink]
Si vous avez besoin d'annuler ou de reporter votre rendez-vous, veuillez appeler la clinique pendant les heures d'ouverture dès que possible.
<b>Note : Il s'agit uniquement d'un e-mail sortant. Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter directement notre bureau.</b>
—————————————————————————————
Pour en savoir plus sur la technologie sécurisée d'Ocean, veuillez visiter <a href="ocean.tips/patients">ocean.tips/patients</a>.
Alors qu'il n'est pas possible de rappeler un courriel envoyé via Ocean, il est possible de révoquer l'accès à tout contenu sécurisé accessible via le lien sécurisé dans le corps du courriel.
Cela est réalisé en purgant le patient spécifique du portail Ocean, ce qui désactive le lien sécurisé trouvé dans le corps du courriel. Tout message sécurisé non lu précédemment envoyé, les pièces jointes et/ou les eFormulaires seront purgés avec la référence au patient. Il n'y a aucun impact sur le dossier patient existant dans le DMÉ.
Si vous initiez un nouveau courriel au patient après sa purge, le patient se resynchronisera sur le site Ocean sous un nouveau numéro de référence, une file d'attente d'eFormulaires vide et un historique de messages sécurisés vierge.
Comment Purger un Patient du Portail Ocean
- Connectez-vous au Portail Ocean et localisez le patient dans la page "Patients". Sélectionnez le patient en cliquant sur son nom.
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- Appuyez sur le bouton "Retirer le patient" dans la liste des actions sur le côté droit.
- Dans le Messager de santé Ocean, le message suivant est affiché directement dans l'onglet 'Formulaires' et/ou lorsque un patient soumet une réponse dans l'onglet 'Messages':
-
- "Veuillez noter que Ocean ne peut garantir quand votre fournisseur verra votre réponse. En cas d'urgence médicale, composez le 911."
Ocean offre plusieurs rapports prédéfinis qui peuvent vous donner un aperçu de la manière dont vos fournisseurs et patients utilisent les Messages et Rappels aux Patients. Ils fournissent des données au niveau de l'enregistrement qui peuvent être exportées pour analyse. Vous pouvez y accéder en vous connectant au Portail Ocean, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant "Admin". À partir de la page Paramètres Admin, cliquez sur "Rapports".
Les rapports ci-dessous fournissent des informations sur l'activité des Messages aux Patients.
- Message Sécurisé Envoyé - Messages sécurisés qui n'incluaient pas de pièces jointes eForm
- Formulaire Envoyé Lien Email - Messages aux Patients contenant un eForm. S'il y a plusieurs formulaires attachés au Message au Patient, le rapport inclura une ligne pour chaque pièce jointe.
- *Nouveau Lien d'Invitation Email Créé pour le Patient - Tous les Messages Sécurisés et/ou Rappels envoyés (qu'ils contiennent ou non une pièce jointe eForm)
- Message Sécurisé Confirmé - Messages sécurisés consultés par le patient.
- *Formulaire Complété - Ce rapport inclut les types de formulaires qui ont été complétés pendant une période spécifique (en ligne ou via une tablette/kiosque).
NOTE : Les rapports marqués d'une '*' retourneront également des enregistrements liés à d'autres produits Ocean. Ces informations sont incluses dans la description du rapport.
Les questionnaires web Ocean vous permettent d'envoyer des formulaires aux patients à domicile, où ils peuvent remplir les questionnaires sur leur ordinateur à la maison ou sur leur appareil mobile (iPad, iPhone, téléphone Android, BlackBerry, etc.).
Voici un résumé de la façon d'envoyer un questionnaire web en fonction du DMÉ que vous utilisez. Pour des instructions plus détaillées sur l'envoi de messages en ligne, veuillez consulter cet article. Pour en savoir plus sur tous les paramètres possibles des messages sécurisés, veuillez consulter Paramètres des messages aux patients.
- Ajoutez simplement le formulaire Ocean eForm/personnalisé au dossier du patient comme vous le feriez normalement pour une utilisation sur tablette. Cliquez sur le lien "Envoyer un courriel au patient", ce qui ouvrira une fenêtre de navigateur avec un modèle de courriel contenant les informations du patient préremplies.
-
- Vous pouvez configurer et utiliser un lien CDS personnalisé pour ouvrir l'éditeur de messages aux patients.
- Pour apprendre comment configurer des liens CDS personnalisés, veuillez consulter Configurer le menu CDS pour un accès rapide à Ocean.
Une fois dans l'éditeur de messages aux patients :
- Dans la boîte de dialogue du courriel, sélectionnez les formulaires que vous souhaitez que le patient remplisse. Vous pouvez également choisir d'inclure un message sécurisé à cette étape.
- Astuce : Vous pouvez utiliser le menu "Modèles" dans le coin supérieur droit pour enregistrer des messages électroniques par défaut et/ou des paramètres pour une utilisation ultérieure. Consultez Modèles de messages aux patients pour plus d'informations.
À partir de la version Ocean du 15 février 2017 :
- Les utilisateurs qui envoient des messages aux patients directement à partir du DMÉ, sans utiliser de compte Ocean, peuvent voir ce message lorsqu'ils cliquent sur "Envoyer".
- Se connecter avec un compte Ocean permettra d'activer les "notifications" déclenchées par les options suivantes dans la boîte de dialogue "Envoyer un courriel" : (1) Me notifier quand consulté, (2) Me notifier quand complété, et (3) Me notifier en l'absence de réponse après : __.
- Pour des raisons de sécurité, Ocean oblige l'expéditeur de courriels à avoir un compte Ocean pour éliminer toute ambiguïté quant à l'expéditeur du courriel et à sa destination.
- Si des utilisateurs de DMÉ envoient actuellement des courriels Ocean sans avoir de compte Ocean (aussi appelés "utilisateurs de DMÉ anonymes"), ils verront le message suivant :
- "Pour continuer à utiliser les notifications pour tous les utilisateurs, veuillez vous assurer que tous vos expéditeurs de messages Ocean procèdent à l'inscription à un compte Ocean de la manière habituelle. Votre administrateur de site Ocean devra les inviter ou les ajouter à votre site."
Alternativement, vous pouvez modifier vos modèles de courriel pour éviter d'utiliser les options de notification mentionnées ci-dessus.
- Oui, vous pouvez le faire avec modèles.
- Les modèles vous permettent de sauvegarder le sujet, le corps de l'e-mail, le message sécurisé et les eFormulaires que vous avez précédemment envoyés à un patient, rendant le message standard disponible pour que vous puissiez le sélectionner lorsque vous envoyez un e-mail à un autre patient similaire.
- Pour plus de détails sur la configuration de vos modèles, veuillez consulter Personnalisation de vos modèles.
Non, cela ne posera pas de problème.
Chaque patient recevra un lien personnalisé et individuel dans l'e-mail, chacun avec des clés d'accès et de chiffrement différentes. Cependant, les e-mails se retrouveront dans la même boîte de réception (Gmail, Yahoo, etc.), ce qui peut susciter des préoccupations en matière de confidentialité qui s'appliqueraient à tout type d'e-mail clinique envoyé à l'adresse e-mail partagée.
Il est généralement conseillé d'avertir les patients des implications en matière de confidentialité liées au partage d'adresses e-mail dans un formulaire de consentement par e-mail que le patient doit examiner avant de recevoir des questionnaires web cliniques. Il existe des formulaires de consentement par e-mail très bien conçus dans la vue des eFormulaires de votre Portail Ocean si vous n'en avez pas déjà un.
Par défaut, les courriels envoyés aux patients via Ocean seront envoyés à partir de "no-reply@cognisantmd.com". Vous pouvez modifier ce paramètre pour que vos patients sachent que le courriel provient de votre clinique.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin".
- À partir de la page des Paramètres Admin, cliquez sur "Compte du site" et saisissez le nom de votre clinique dans le champ "Nom convivial de l'email" et sauvegardez vos modifications.
- Note: Vous devrez peut-être également mettre à jour le nom de votre clinique dans vos modèles d'email.
L'Ocean ne limite pas le nombre de fichiers individuels que les patients ou les fournisseurs peuvent joindre à un message de patient.
Une pièce jointe ne peut pas dépasser 10 Mo. La limite de taille totale pour toutes les pièces jointes par message est de 50 Mo (c'est-à-dire que la somme de toutes les pièces jointes sur un seul message ne peut pas dépasser 50 Mo).
Malheureusement, l'accès à Ocean via un VPN distant ne fait pas partie de notre champ d'assistance car cela peut impliquer des paramètres VPN établis par le personnel informatique d'une clinique. Les serveurs Ocean sont surveillés 24h/24 pour les erreurs, les problèmes et la vitesse, et notre personnel répond rapidement aux changements au fur et à mesure qu'ils surviennent. Les cliniques peuvent résoudre ce type de problème en essayant d'accéder à Ocean via le VPN de la clinique, puis en essayant d'accéder à Ocean en utilisant une connexion différente. Si le problème persiste lors de l'utilisation du VPN uniquement, il est probablement lié au VPN de la clinique.
Si vous rencontrez des problèmes avec Ocean lors de l'accès à votre DMÉ via un VPN à distance, nous vous encourageons à envoyer des messages aux patients directement via le Portail Ocean.
- Dans votre DMÉ, assurez-vous que votre patient a une adresse e-mail et a donné son consentement par e-mail.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Patients".
- Utilisez la barre de recherche sur la gauche sous "Rechercher des patients". Vous pouvez double-cliquer sur le contenu de la barre de recherche et rechercher par le nom de famille des patients.
- Si le patient n'est pas dans Ocean, recherchez le numéro d'assurance-maladie du patient dans votre DMÉ. Copiez ce numéro et collez-le dans le champ sous Téléchargez vers DMÉ (situé dans la barre latérale de la vue Patients, sous Patients sans rendez-vous).
- Une fois que vous avez trouvé votre patient dans Ocean, cliquez sur son nom. Une fenêtre apparaîtra où vous pourrez cliquer sur Envoyer un e-mail au patient. Cela ouvrira la fonctionnalité de messagerie sécurisée d'Ocean.
- Rédigez votre e-mail ou sélectionnez dans votre liste de modèles et cliquez sur "Envoyer" pour envoyer votre message sécurisé à votre patient.
Que signifie ceci?
Par défaut, les messages aux patients sont envoyés depuis Ocean en utilisant "no-reply@cognisantmd.com" comme adresse e-mail "De". Cependant, vous avez la possibilité de changer cela pour votre propre adresse personnalisée si vous possédez votre propre nom de domaine, tel que "no-reply@myclinic.com".
L'utilisation de votre propre adresse e-mail présente les avantages suivants:
- L'e-mail a moins de chances d'être dirigé vers le dossier de spam de votre patient.
- Il est plus susceptible de capter l'attention de votre patient.
- En cas d'adresse e-mail incorrecte du patient, tout e-mail de retour de rebondissement peut vous être renvoyé au lieu d'être perdu.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser votre propre nom de domaine et avoir la capacité de modifier vos enregistrements DNS avec votre registraire de nom de domaine.
Plus précisément, vous devez ajouter soit un enregistrement SPF TXT ou des enregistrements DKIM indiquant aux fournisseurs de messagerie (comme Google et Yahoo) d'utiliser la clé de domaine d'Ocean pour vérifier que l'e-mail de votre domaine a été envoyé par Ocean.
Alors qu'Ocean utilisera votre adresse e-mail personnalisée "De" lorsque SPF ou DKIM sont configurés correctement, nous recommandons que tous les enregistrements DNS suivants soient créés pour une meilleure délivrabilité:
- Enregistrement SPF TXT permettant à Ocean d'envoyer des e-mails en votre nom.
- Enregistrements DKIM CNAME utilisant la clé de domaine d'Ocean.
- Enregistrement DMARC TXT indiquant aux fournisseurs de messagerie comme Google et Yahoo ce qu'ils doivent faire si un message e-mail ne peut pas être vérifié comme légitime. (Cela peut être le cas si un e-mail est envoyé par quelqu'un se faisant passer pour vous).
Comment faire?
Comme ce changement nécessite une expertise technique et la possession de votre propre nom de domaine, ce n'est pas pour tout le monde.
Avertissement: Nous recommandons vivement de consulter un professionnel de l'informatique pour vous aider à modifier les enregistrements DNS, car des erreurs peuvent entraîner le marquage incorrect de vos e-mails comme spam, ou des problèmes avec votre site web.
SPF
- Allez sur le site web de votre fournisseur DNS et vérifiez si vous avez un enregistrement SPF TXT existant. Les enregistrements SPF TXT existants ressemblent à ceci:
"v=spf1 ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"
-
Si vous n'avez pas d'enregistrement SPF TXT existant, nous vous recommandons de consulter un professionnel de l'informatique pour en créer un.
La construction de l'enregistrement SPF TXT n'est pas abordée dans cet article, mais votre registraire de domaine devrait avoir des instructions détaillées sur la façon d'en créer un.
Tous les enregistrements SPF sont de type "TXT". Une fois votre enregistrement SPF TXT créé, veuillez vous référer à l'étape 3 ci-dessous.
Note: Seuls les enregistrements TXT au format SPF sont pris en charge. Le type d'enregistrement DNS SPF ne peut pas être utilisé.
- Si vous avez un enregistrement SPF TXT existant, ajoutez ce qui suit après v=spf1 et avant -all:
include:_spf.cognisantmd.com
- Le produit fini dans l'exemple ci-dessus ressemblerait à ceci:
"v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"
ou ceci:"v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com -all"
- Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)
Note: Seul l'un des SPF ou DKIM est requis pour qu'Ocean envoie des e-mails depuis votre domaine. Nous vous recommandons cependant vivement de configurer les deux (ainsi que DMARC) pour une meilleure délivrabilité des e-mails.
DKIM
- Accédez au site Web de votre fournisseur DNS.
- Créez un enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
- Nom de l'enregistrement : oceanmd1._domainkey.votre_domaine
- Valeur de l'enregistrement : oceanmd1._domainkey.cognisantmd.com
- Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure, voire 1 à 2 jours, en fonction de vos paramètres DNS).
- Créez un deuxième enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
- Nom de l'enregistrement : oceanmd2._domainkey.votre_domaine
- Valeur de l'enregistrement : oceanmd2._domainkey.cognisantmd.com
- Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure, voire 1 à 2 jours, en fonction de vos paramètres DNS).
Note: Seul l'un des SPF ou DKIM est requis pour qu'Ocean envoie des e-mails depuis votre domaine. Nous vous recommandons cependant vivement de configurer les deux (ainsi que DMARC) pour une meilleure délivrabilité des e-mails.
DMARC
- Accédez au site Web de votre fournisseur DNS.
- Recherchez un enregistrement nommé : _dmarc
- Si vous avez déjà configuré un enregistrement DMARC existant, vous n'avez pas besoin de le modifier. Vous pouvez passer au reste de ces étapes DMARC.
- Si vous n'avez pas encore configuré d'enregistrement DMARC, nous vous recommandons d'en créer un.
- Créez un enregistrement TXT avec les valeurs suivantes :
- Nom de l'enregistrement : _dmarc.votre_domaine
- Valeur de l'enregistrement : v=DMARC1; p=none
- Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure, voire 1 à 2 jours, en fonction de vos paramètres DNS).
Note: Il s'agit d'un enregistrement de politique DMARC minimal. Le configurer davantage dépasse le cadre de cet article. Veuillez consulter un professionnel de l'informatique pour obtenir de l'aide.
Envoyer un e-mail de test
Il est conseillé d'envoyer quelques e-mails de test à l'aide de votre client e-mail habituel pour vous assurer qu'ils ne sont pas signalés comme spam.
Vous pouvez vérifier votre configuration SPF et / ou DKIM en inspectant le corps complet et non formaté de l'e-mail. Dans Gmail, vous pouvez le voir en cliquant sur l'icône des trois points en haut à droite et en sélectionnant "Afficher l'original". Le résumé devrait afficher une section avec SPF PASS, DKIM PASS, ou les deux.
Conseils
- La commande terminal macOS "dig votrenomdedomaine txt" confirmera si l'enregistrement SPF est sauvegardé comme prévu. Il devrait finalement afficher votre enregistrement SPF une fois propagé. Notez cependant qu'il peut y avoir d'autres retards avant que les fournisseurs de messagerie reconnaissent ce changement.
- La commande terminal macOS "dig oceanmd1._domainkey.votre_domaine cname" confirmera si votre nouvel enregistrement DKIM a été sauvegardé comme prévu. Il devrait finalement afficher votre enregistrement DKIM une fois propagé. Notez cependant qu'il peut y avoir d'autres retards avant que les fournisseurs de messagerie reconnaissent ce changement.
- Vérifiez le deuxième enregistrement DKIM avec la commande terminal macOS "dig oceanmd2._domainkey.votre_domaine cname".
Activer votre adresse e-mail personnalisée "De" dans Ocean
Une fois que vous avez configuré correctement vos enregistrements DNS, connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche, sélectionnez 'Admin', puis sélectionnez 'Compte du site'.
Entrez votre adresse e-mail dans le champ 'Adresse e-mail 'De''.
Comment Ocean valide vos enregistrements DNS
Après avoir saisi votre adresse e-mail personnalisée dans le champ 'Adresse e-mail 'De'', Ocean validera que vos enregistrements DNS nous permettent d'envoyer des e-mails en votre nom :
- Si une icône d'état verte apparaît, cela signifie que SPF et DKIM sont valides et pris en charge par un enregistrement DMARC. C'est la configuration recommandée.
-
Si Ocean trouve que vos enregistrements DNS sont valides (c'est-à-dire qu'une icône d'état jaune ou verte apparaît), un e-mail sera automatiquement envoyé à l'équipe de support OceanMD pour approbation manuelle.
Tant que l'approbation de l'équipe de support OceanMD n'a pas été donnée, la configuration n'est pas complète.
Si vos enregistrements DNS ne peuvent pas être validés (c'est-à-dire qu'une icône d'état rouge apparaît), ou si l'équipe de support OceanMD n'approuve pas votre adresse personnalisée, Ocean ne ne l'utilisera pas. Dans ce cas, veuillez vérifier votre configuration DNS pour vous assurer qu'elle est correcte et/ou contacter l'équipe de support OceanMD pour le suivi de votre approbation.
Une fois configuré et approuvé avec succès, Ocean continuera de valider automatiquement périodiquement votre adresse e-mail personnalisée "de" pour s'assurer que les enregistrements DNS SPF, DKIM (SPF ou DKIM doivent toujours être configurés correctement) et DMARC (non requis mais recommandé) permettent toujours de nous envoyer des e-mails en votre nom en cas de présence.
En cas d'échec de la validation, Ocean reviendra automatiquement à l'utilisation de l'adresse e-mail par défaut "no-reply" d'Ocean, donc aucune action de votre part n'est requise.
Si vous changez un jour l'adresse e-mail personnalisée, l'équipe de support OceanMD devra approuver à nouveau la nouvelle adresse.