Configurer les rappels pour le patient

Qu'est-ce que les rappels aux patients?

Les rappels aux patients sont des messages automatisés programmés pour être envoyés avant ou après le rendez-vous d'un patient. Vous pouvez informer les patients de leurs rendez-vous à venir, demander une confirmation, inclure des messages sécurisés/RPS, et les inviter à compléter des formulaires et questionnaires en ligne, sans les risques des courriels traditionnels. Grâce à l'intégration du DMÉ d'Ocean, les dossiers des patients sont mis à jour de manière transparente sans numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.

Avantages clés

• Facile pour les patients - Les patients ne sont pas tenus de créer un compte ou de se connecter à un portail patient pour confirmer leur rendez-vous et/ou compléter les eFormulaires Ocean.

• Intégré au DMÉ - Ocean vérifie automatiquement l'horaire du DMÉ pour identifier quels rendez-vous correspondent aux critères déclencheurs de chaque règle de rappel et envoie un message en conséquence. Lorsqu'un patient confirme un rendez-vous, l'état est automatiquement mis à jour dans le DMÉ, ainsi que tout eFormulaires Ocean complétés.
  • La plateforme Ocean prend également en charge les rappels dédiés aux références pour les cliniques recevant des eRéférences Ocean. Les sites Ocean peuvent déclencher des rappels aux patients à partir des eRéférences ou de leur horaire de DMÉ, mais pas les deux. Pour en savoir plus sur les rappels de référence, veuillez consulter : Configurer des rappels de rendez-vous de référence automatisés.

• Personnalisable - Vous pouvez personnaliser les critères de la règle de rappel (par exemple, par fournisseur, type de rendez-vous et/ou raison, âge) pour définir les patients qui devraient recevoir un rappel donné. 

• Courriel et texto- Ocean vous permet d'envoyer des messages texte en plus des courriels, permettant à votre clinique de recueillir les confirmations de rendez-vous des patients n'ayant pas d'adresse courriel. 

Comment cela fonctionne pour les patients :

1. Rappels aux patients par courriel

   • Le patient reçoit un courriel d'Ocean.

     Vous pouvez personnaliser l'objet et le contenu du courriel pour transmettre des informations importantes avant la visite. Vous pouvez éventuellement inclure un fichier de calendrier (.ics) pour que les patients l'ajoutent à leur application de calendrier préférée. Si vous choisissez d'inclure un message sécurisé, un eFormulaire ou d'activer la confirmation de rendez-vous, le patient devrait être invité à cliquer sur le lien hypertexte.
   • 

   • Le patient valide son identité.

     Le lien hypertexte dans le courriel dirigera le patient vers le Messager de santé Ocean, où il devra valider son identité avant de continuer. Par défaut, Ocean demandera la date de naissance, mais vous pouvez activer d'autres questions pour une sécurité supplémentaire, comme le numéro d'assurance maladie, l'identifiant du DMÉ ou un mot de passe d'accès prédéterminé. Ocean utilisera ces informations pour vérifier le dossier et s'assurer que le patient est le destinataire correct.
   • 

   • Le patient confirme son rendez-vous.

     Les détails du rendez-vous pertinent seront affichés, et le patient pourra cliquer sur le bouton 'Confirmer mon rendez-vous'. Une fois cliqué, le statut du rendez-vous dans votre DMÉ sera automatiquement mis à jour à 'confirmé'.
   • 

   • Le patient consulte le message sécurisé et complète les eFormulaires.

     Si vous avez inclus un message sécurisé et/ou des eFormulaires dans le modèle de courriel, le patient peut maintenant accéder au message et compléter les formulaires.
   • 

2. Rappels aux patients par message texte

   • Les patients reçoivent un message texte de la part d'Ocean. Le message texte est un message prédéfini qui inclut le nom de votre organisation, la date et l'heure du rendez-vous, le nom du fournisseur et des instructions sur la façon de refuser de recevoir des rappels par message texte à l'avenir. Ocean enverra des messages texte au téléphone mobile indiqué dans le dossier du patient.

     Si le rappel est configuré pour inclure des eFormulaires et une confirmation de rendez-vous, le patient sera invité à vérifier ses courriels.

     Si le patient n'a pas d'adresse courriel enregistrée, il peut confirmer son rendez-vous via un lien sécurisé dans le message texte.

   • 

   • Le patient confirme son rendez-vous. Une fois que le patient clique sur le lien, il sera informé que son rendez-vous a été confirmé.

     L'état du rendez-vous sera mis à jour à 'confirmé' dans votre DMÉ.

   • 

Le tableau de bord des rappels aux patients vous permet de consulter l'état de votre configuration actuelle des rappels aux patients, ainsi que l'historique des rappels envoyés à partir de votre site Ocean. Pour accéder au tableau de bord des rappels aux patients :

Barre d'état des rappels

La barre d'état fournit un résumé de votre configuration des rappels aux patients. Lorsqu'au moins une règle de rappel est activée, la barre d'état sera verte. Lorsqu'aucune règle de rappel n'est activée, la barre d'état sera rouge.

La barre d'état indique également l'Heure d'exécution quotidienne que vous avez configurée pour votre site Ocean, ainsi que le nombre de plannings de DMÉ sous licence sur lesquels les règles de rappel peuvent être exécutées.

Historique des rappels envoyés

Un résumé des rappels Ocean envoyés au cours des 7 derniers jours sera affiché ici.

Les administrateurs du site Ocean peuvent cliquer sur le bouton 'Télécharger le journal' pour télécharger un journal plus détaillé des rappels envoyés au cours des 14 derniers jours.

1. Exigences d'activation

• Une liste de prérequis pour les Rappels aux patients. Lorsque tous les prérequis sont remplis, passez à la modification de vos paramètres de rappel.
• 

2. Configuration des rappels

• Un résumé de vos paramètres globaux apparaîtra sur la page des Paramètres des rappels aux patients.

• Cliquez sur Configurer pour modifier ces paramètres.

• 
3. PS Suite, Med Access ou Accuro OSCAR PRO

   
   

   Source du rendez-vous

   Les rappels peuvent être déclenchés à partir de votre planning DMÉ, ou à partir des eRéférences Ocean. Pour en savoir plus sur les rappels Ocean pour les eRéférences, consultez : Configurer les rappels automatisés de rendez-vous de référence.

   Heure d'exécution quotidienne

   L'heure à laquelle Ocean commencera à traiter votre/vos règle(s) de rappel. Les patients recevront des courriels de rappel peu de temps après cette heure. Si vous avez plusieurs règles de rappel, Ocean prendra un certain temps pour envoyer les rappels à vos patients.

   Note pour les utilisateurs d'Accuro avec plus de 3 règles : En raison d'une configuration unique entre Ocean et Accuro, nous recommandons de définir l'heure de rappel tôt le matin (par exemple 6 h) si vous avez plus de 3 rappels. Si vous avez plus de 10 rappels, il est recommandé de définir tous les rappels à être envoyés au moins 2 jours à l'avance.

   Rappels par message texte

   Les cliniques qui souhaitent envoyer des rappels par message texte doivent reconnaître le coût supplémentaire par rappel par message texte et envisager de recueillir le consentement pour les messages texte. En savoir plus sur les rappels par message texte : Envoi de rappels aux patients via SMS.

   Enregistrer ou Annuler

   Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler vos modifications.

   
   

   Source de rendez-vous

   Les rappels peuvent être lancés à partir de votre Calendrier DMÉ ou des eRéférences Ocean. Pour en savoir plus sur les rappels Ocean pour les eRéférences, consultez : Configurer les rappels automatisés de rendez-vous de référence.

   
   

   État du rendez-vous pour les rappels Ocean envoyés

   Ocean a la capacité de modifier l'état du rendez-vous dans OSCAR Pro lorsqu'un rappel est envoyé à un patient. Par défaut, cela ne sera pas activé. Si vous avez configuré un code spécifique dans votre DMÉ pour refléter quand les rappels sont envoyés, vous pouvez le sélectionner ici en cliquant sur le menu déroulant.

   
   

   État du rendez-vous pour les confirmations de rendez-vous

   Ocean peut modifier l'état du rendez-vous dans OSCAR Pro lorsqu'un patient a confirmé son rendez-vous via un rappel Ocean. Cliquez sur le menu déroulant ici pour sélectionner le code qui représentera un rendez-vous confirmé. Pour en savoir plus sur la configuration de la confirmation de rendez-vous via les rappels aux patients, veuillez consulter Activer la confirmation de rendez-vous à partir des rappels aux patients.

   Heure d'exécution quotidienne

   L'heure à laquelle Ocean commencera à traiter votre/vos règle(s) de rappel. Les patients recevront des courriels de rappel peu de temps après cette heure. Si vous avez plusieurs règles de rappel, Ocean prendra un certain temps pour envoyer vos rappels aux patients.

   Note pour les utilisateurs d'Accuro avec plus de 3 règles : En raison d'une configuration unique entre Ocean et Accuro, nous recommandons de définir l'heure de rappel tôt le matin (par exemple, 6 h) si vous avez plus de 3 rappels. Si vous avez plus de 10 rappels, il est recommandé de définir tous les rappels à être envoyés au moins 2 jours à l'avance.

   Rappels par message texte

   Les cliniques qui souhaitent envoyer des rappels par message texte doivent reconnaître les frais supplémentaires par rappel par message texte et envisager de recueillir le consentement pour les messages texte. En savoir plus sur les rappels par message texte : Envoi de rappels aux patients via SMS.

   Enregistrer ou Annuler

   Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler vos modifications.

4. Règles de rappel

5. Sur la page des paramètres des rappels, un résumé des règles de rappel apparaîtra sous le titre Règles de rappel.
6. 

7. Ajouter une règle de rappel

   Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle règle de rappel.

   Forcer l'envoi de tous les rappels

   Déclenche l'envoi de tous vos règles de rappel activées.

   Note : Les règles de rappel envoyées de force peuvent prendre du temps pour être traitées et envoyées. Pendant ce temps, les règles de rappel ne peuvent pas être modifiées.

   Règle de rappel

   Un résumé de chaque règle de rappel pour votre site.

   Forcer l'envoi

   Déclenche l'envoi de cette règle de rappel activée.

   Note : Une règle de rappel envoyée de force peut prendre du temps pour être traitée et envoyée. Pendant ce temps, la règle de rappel ne peut pas être modifiée.

   Activer/Désactiver

   Cela vous permet d'activer ou de désactiver votre règle de rappel. Une règle activée s'exécutera à l'heure de rappel configurée dans la journée. Une règle désactivée ne s'exécutera pas (utile si vous êtes encore en train de configurer vos rappels).

   Modifier

   Cela vous permet de modifier un rappel existant.

1. Nom de la règle

Nom de la règle

Donnez un nom à votre règle de rappel. Le nom de la règle n'est jamais visible par les patients. Il est recommandé de fournir un nom reconnaissable ou descriptif pour votre règle.

2. Options de rappel

Quand le rappel doit-il être envoyé?

Définissez l'horaire de votre règle de rappel. Entrez le nombre de jours pour envoyer le rappel avant/après le rendez-vous.

Note: Pour envoyer un rappel pour les rendez-vous ayant lieu le même jour, définissez cette valeur à 0 jours avant le rendez-vous. Veuillez noter qu'Ocean ne peut pas collecter les confirmations de rendez-vous pour les rappels configurés pour les rendez-vous du même jour.

Comment le rappel doit-il être envoyé?

Définissez comment le rappel doit être envoyé (E-mail ou E-mail & Message texte).

Inclure un fichier d'événement de calendrier iCal dans le rappel par e-mail

Si activée, un fichier d'événement de calendrier iCal sera inclus dans le rappel par e-mail. Pour plus d'informations, veuillez consulter: Comment les fichiers iCal sont-ils utilisés avec les Rappels aux patients?

Confirmation de rendez-vous

Si activée, les patients peuvent confirmer leurs rendez-vous à venir via la zone de message sécurisé de leurs rappels. Pour plus d'informations, voir: Activation de la confirmation de rendez-vous à partir des Rappels aux patients

Modèle de messagerie

Sélectionnez le modèle qui sera utilisé pour envoyer un e-mail au patient. Le modèle prend en charge pleinement les Mots-clés Ocean.

Le mot-clé [weblink] ou [weblink_french] représente le lien hypertexte sur lequel le patient peut cliquer pour confirmer son rendez-vous (si la confirmation de rendez-vous est activée), voir les messages sécurisés et/ou compléter les eFormulaires attachés au modèle.

3. Aperçu du message

Une fois que vous avez configuré vos Options de rappel, un Aperçu du message apparaîtra dans la moitié droite de votre écran.

Aperçu du message texte

Un aperçu du message texte que le patient recevra. Veuillez noter que le message texte n'est pas modifiable. Le message texte généré pour le patient dépendra de vos paramètres de règle de rappel et de la présence d'un courriel du patient dans votre dossier médical électronique. Pour modifier l'aperçu, utilisez le menu déroulant à côté de "Si le patient a:"

Ocean enverra le message texte en anglais ou en français, selon la langue préférée du patient telle que spécifiée dans le DMÉ. Si la langue préférée du patient n'est pas spécifiée dans le DMÉ ou est une langue non prise en charge, le message texte sera envoyé en anglais par défaut.

Aperçu du modèle de messagerie

Un aperçu du modèle de courriel sélectionné dans les Options de rappel. Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier vos modèles de messagerie ici. Pour modifier vos modèles de messagerie, veuillez consulter Modèles de messagerie pour les patients.

Note : Si vous avez défini des notifications sur le modèle de courriel (par exemple, 'Me notifier lorsque consulté'), ces notifications par courriel seront envoyées à l'Administrateur clinique de votre site / Contact de support Ocean (défini dans la vue Admin, onglet Compte du site).

4. Conditions de règle

Type de rendez-vous :

Disponible pour les DMÉ PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR PRO. Le réglage de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés contenant un type de rendez-vous dans votre DMÉ.

Raison :

Disponible uniquement pour les DMÉ Accuro et OSCAR PRO. Le réglage de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés contenant une raison dans votre DMÉ.

Pour les utilisateurs d'OSCAR PRO : Ocean se connectera par défaut au menu déroulant Raison. Pour déclencher un rappel basé sur le champ de texte libre pour la Raison, utilisez l'expression JavaScript suivante :

ScriptUtil.getKeyword('@ptReasonForVisit').includes('test')

Planning du DMÉ :

Disponible pour les DMÉ PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR PRO. Le réglage de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés dans ce planning de votre DMÉ. Pour voir la liste des plannings disponibles pour les Rappels aux patients, accédez à votre vue Admin, page Fournisseurs.

JavaScript :

En sélectionnant ce type de règle, vous pouvez personnaliser votre public de rappel avec plus de précision (par exemple, par âge ou par sexe).

Pour plus d'informations et d'exemples supplémentaires, consultez l'article "Règles de rappel - Utilisation des conditions JavaScript".

Est :

Le rappel correspondra à une valeur sélectionnée dans votre DMÉ. Un menu déroulant apparaîtra avec les valeurs de votre DMÉ.

N'est pas :

Le rappel exclura une valeur sélectionnée de votre DMÉ. Un menu déroulant apparaîtra avec les valeurs de votre DMÉ.

Est l'un des :

Le rappel correspondra à plusieurs valeurs sélectionnées dans votre DMÉ. Un menu apparaîtra vous permettant de sélectionner plusieurs valeurs de votre DMÉ.

N'est pas l'un des :

Le rappel exclura plusieurs valeurs sélectionnées de votre DMÉ. Un menu apparaîtra vous permettant de sélectionner plusieurs valeurs de votre DMÉ.

Contient :

Le rappel correspondra à des valeur(s) de DMÉ contenant une certaine chaîne de texte. Un champ de texte apparaîtra vous permettant d'entrer une chaîne de texte.

Ne contient pas :

Le rappel exclura des valeur(s) de DMÉ contenant une certaine chaîne de texte. Un champ de texte apparaîtra vous permettant d'entrer une chaîne de texte.

Opérateurs 'Contient' et 'Ne contient pas' : Ces conditions sont utiles si vous utilisez une convention de nommage pour vos types de rendez-vous, raisons ou noms de calendrier (par exemple, "VV" pour visites virtuelles, ou "IP" pour en personne). Ocean trouvera tous les rendez-vous contenant cette chaîne dans le titre et déclenchera la règle de rappel en conséquence.

5. Sauvegarder, Annuler et Supprimer

Sauvegarder

Sauvegardez vos modifications.

Sauvegarder et Tester la Règle

Sauvegardez vos modifications et testez votre règle de rappel. Cela vous amènera à la page de test de règle.

Sauvegarder et Activer

Sauvegardez vos modifications et activez la règle de rappel. Cette option apparaît sur les règles nouvellement créées ou désactivées.

Annuler

Annulez toutes les modifications apportées à votre règle de rappel.

Sauvegarder et Désactiver

Sauvegardez vos modifications et désactivez la règle de rappel. Cette option n'apparaît que pour les Règles de Rappel actives.

Supprimer la Règle

Supprimez votre règle de rappel. Cette option n'apparaît que pour les Règles de Rappel sauvegardées.

Les Rappels aux Patients utilisent les types de rendez-vous ou la raison de la visite pour déterminer à qui et à quoi envoyer des courriels de rappel automatisés. Vous pouvez personnaliser vos types de rendez-vous et raisons de visite en suivant les étapes ci-dessous.

Avoir un rendez-vous réservé dans votre DMÉ qui correspond à votre/vos condition(s) de Règle de rappel

Lors de la mise à l'essai de votre rappel, assurez-vous d'avoir au moins un rendez-vous réservé dans votre DMÉ qui répond aux conditions que vous avez choisies dans votre Règle de rappel (par exemple, correspondant au Type de rendez-vous et au Fournisseur). Nous vous recommandons de le faire d'abord avec un patient de test.

Tester votre rappel

La page de Test de la Règle de rappel affichera les rendez-vous correspondants. Cela peut prendre quelques minutes pour se charger en fonction de la taille de votre clinique. Voir ci-dessous pour une description détaillée de la page de test de la règle et une description de chaque section.

1. Résumé de la Règle de rappel

Un résumé de la synchronisation et des Conditions de règle décrites dans votre Règle de rappel.

2. Rendez-vous correspondants

Cette zone contient des informations sur les rendez-vous correspondants qu'Ocean a trouvés dans votre DMÉ en fonction de la synchronisation et des Conditions de règle que vous avez sélectionnées.

2a Filtrer par Fournisseur

Utilisez ce filtre pour affiner les rendez-vous pour un fournisseur spécifique.

2b Tuiles de rendez-vous

Utilisez ces filtres supplémentaires pour affiner d'autres éléments de rendez-vous.

2c Tableau de rendez-vous

Tableau d'informations spécifiques aux rendez-vous en fonction du filtrage appliqué ci-dessus.

3. Aperçus de modèle de messagerie

Un aperçu du modèle d'email et/ou du message texte que les patients recevront. Une description complète peut être trouvée ici : Modifier les Règles de rappel.

Barre d'actions

4 Activer la règle

Active la règle de rappel. Les règles activées s'exécuteront selon le calendrier de la règle de rappel et enverront des rappels aux patients à l'heure prévue.

5 Retour aux paramètres de la règle

Cela vous ramènera à la page de modification de la règle de rappel.

6 Relancer le test

Cela relancera le test de la règle de rappel contre votre DMÉ. Toutes les modifications apportées dans votre DMÉ seront reflétées sur cette page.

Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des Rappels aux Patients pour apprendre comment tirer le meilleur parti des Rappels aux Patients !