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Configurer les rappels pour le patient

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Présentation des rappels aux patients

Prérequis

  • Les Rappels aux patients sont pris en charge pour les DMÉ suivants : QHR Accuro, TELUS PS Suite, TELUS Med Access et OSCAR Pro.
  • Votre ou vos horaires DMÉ doivent être activés pour une utilisation avec les Rappels aux patients Ocean sous une licence Ocean. Pour ce faire, veuillez consulter l’article suivant : Ajouter des licences Ocean.

Que sont les Rappels aux patients ?

Les Rappels aux patients sont des messages automatisés qui sont programmés pour être envoyés avant ou après un rendez-vous réservé par un patient. Vous pouvez informer les patients de leurs rendez-vous à venir, demander une confirmation, inclure des messages sécurisés/RPS, et les inviter à compléter des formulaires et questionnaires en ligne, sans les risques du courriel traditionnel. Grâce à l’intégration DMÉ d’Ocean, les dossiers des patients sont mis à jour de façon transparente, sans numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.

Principaux avantages

  • Facile pour les patients - Les patients ne sont pas tenus de créer un compte ou de se connecter à un portail pour confirmer leur rendez-vous et/ou compléter les eFormulaires Ocean.
  • Intégré au DMÉ - Ocean vérifie automatiquement l’horaire du DMÉ pour identifier les rendez-vous correspondant aux critères de déclenchement de chaque règle de rappel et envoie un message en conséquence. Lorsqu’un patient confirme un rendez-vous, l’état est automatiquement mis à jour dans le DMÉ, ainsi que tout eFormulaire Ocean complété.
    • La plateforme Ocean prend également en charge des rappels de rendez-vous dédiés pour les cliniques recevant des eOrientations Ocean. Les sites Ocean peuvent déclencher des Rappels aux patients à partir des eOrientations ou de leur horaire DMÉ, mais pas les deux. Pour en savoir plus sur les rappels de rendez-vous pour les orientations, veuillez consulter : Configurer des rappels automatisés de rendez-vous pour les orientations.
  • Personnalisable - Vous pouvez personnaliser les critères de la règle de rappel (p. ex. par fournisseur, type et/ou raison du rendez-vous, âge) pour définir les patients qui devraient recevoir un rappel donné. 
  • Courriel et texto - Ocean vous permet d’envoyer des messages texte en plus des courriels, permettant à votre clinique de recueillir des confirmations de rendez-vous auprès des patients sans adresse courriel. 

Comment cela fonctionne pour les patients :

Rappels aux patients par courriel

  • Le patient reçoit un courriel d’Ocean.

    Vous pouvez personnaliser l’objet et le corps du courriel pour transmettre des informations importantes avant la visite. Vous pouvez également inclure un fichier calendrier (.ics) pour que les patients l’ajoutent à leur application de calendrier préférée. Si vous choisissez d’inclure un message sécurisé, un eFormulaire ou d’activer la confirmation de rendez-vous, le patient devra cliquer sur l’hyperlien.

  • Le patient valide son identité.

    L’hyperlien dans le courriel amènera le patient à la Messagerie santé Ocean, où il devra valider son identité avant de poursuivre. Par défaut, Ocean demandera la date de naissance, mais vous pouvez activer d’autres questions pour une sécurité accrue, telles que l’assurance maladie, l’ID DMÉ ou un mot de passe d’accès prédéterminé. Ocean utilisera ces informations pour vérifier dans le dossier et s’assurer que ce patient est le bon destinataire.

  • Le patient confirme son rendez-vous.

    Les détails pertinents du rendez-vous seront affichés et le patient pourra cliquer sur le bouton Confirmer mon rendez-vous. Une fois cliqué, l’état du rendez-vous dans votre DMÉ sera automatiquement mis à jour à « confirmé ».

  • Le patient accède à la Messagerie santé.

    Le patient sera invité à poursuivre vers la Messagerie santé pour accéder à tout message sécurisé ou formulaire en attente.

  • Le patient consulte le message sécurisé et complète les eFormulaires.

    Si vous avez inclus un message sécurisé et/ou des eFormulaires dans le modèle de courriel, le patient peut maintenant accéder au message et compléter les formulaires.

Rappels aux patients par message texte

  • Les patients reçoivent un message texte d’Ocean. Le message texte est un message prédéfini qui inclut le nom de votre organisation, la date et l’heure du rendez-vous, le nom du fournisseur et les instructions pour se désabonner des rappels par message texte à l’avenir. Ocean enverra les messages texte au numéro de téléphone mobile inscrit dans le dossier du patient.

    Si le rappel est configuré pour inclure des eFormulaires et la confirmation de rendez-vous, le patient sera invité à vérifier son courriel.

    Si le patient n’a pas d’adresse courriel au dossier, il peut confirmer son rendez-vous via un lien sécurisé dans le message texte.

  • Le patient confirme son rendez-vous. Une fois que le patient clique sur le lien, il sera informé que son rendez-vous a été confirmé.

    L’état du rendez-vous sera mis à jour à « confirmé » dans votre DMÉ.

Pour en savoir plus sur la configuration de vos règles de rappel, veuillez consulter « Créer / Configurer des rappels aux patients ».

Pour en savoir plus sur la messagerie texte pour les Rappels aux patients, veuillez consulter « Envoyer des rappels aux patients par message texte SMS ».

Tableau de bord des rappels pour les patients

Le tableau de bord des rappels aux patients vous permet de consulter l'état de votre configuration actuelle des rappels aux patients, ainsi que l'historique des rappels envoyés à partir de votre site Ocean. Pour accéder au tableau de bord des rappels aux patients :

  • Connectez-vous au Portail Ocean.

  • Ouvrez le 'Menu' et cliquez sur 'Rappels aux patients'.

    Une description de chaque zone dans le tableau de bord est fournie ci-dessous.

Barre d'état des rappels
La barre d'état fournit un résumé de votre configuration des rappels aux patients. Lorsqu'au moins une règle de rappel est activée, la barre d'état sera verte. Lorsqu'aucune règle de rappel n'est activée, la barre d'état sera rouge.
La barre d'état indique également l'Heure d'exécution quotidienne que vous avez configurée pour votre site Ocean, ainsi que le nombre de plannings de DMÉ sous licence sur lesquels les règles de rappel peuvent être exécutées.
Historique des rappels envoyés
Un résumé des rappels Ocean envoyés au cours des 7 derniers jours sera affiché ici.
Les administrateurs du site Ocean peuvent cliquer sur le bouton 'Télécharger le journal' pour télécharger un journal plus détaillé des rappels envoyés au cours des 14 derniers jours.

Paramètres des Rappels de Patient

Note: Vous devez avoir accès Administrateur du site pour accéder à la zone des paramètres des Rappels aux Patients.

  • À partir du tableau de bord des Rappels aux Patients, cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit. 
  • Vous serez dirigé vers la page des Paramètres des Rappels aux Patients. Lisez ci-dessous pour une description de chaque section de cette page.

  1. Exigences d'activation

    • Une liste de prérequis pour les rappels aux patients. Lorsque tous les prérequis ont été remplis, passez à la modification de vos paramètres de rappel.

  2. Configuration des rappels

    • Un résumé de vos paramètres globaux apparaîtra sur la page des paramètres des rappels aux patients.

    • Cliquez sur Configurer pour modifier ces paramètres.

  3. PS Suite, Med Access ou Accuro OSCAR PRO

    Source du rendez-vous
    Les règles de rappel peuvent être exécutées en fonction des rendez-vous réservés dans votre horaire DMÉ intégré, ou à partir des rendez-vous réservés dans vos orientations électroniques Ocean. Pour en savoir plus sur les rappels Ocean pour les orientations électroniques, consultez : Configurer les rappels de rendez-vous d'orientation automatisés.

    État du rendez-vous pour les rappels Ocean envoyés
    Ocean a la capacité de changer l'état du rendez-vous dans OSCAR Pro lorsqu'un rappel est envoyé à un patient. Par défaut, cela ne sera pas activé. Si vous avez configuré un code spécifique dans votre DMÉ pour refléter l'envoi des rappels, vous pouvez le sélectionner ici en cliquant sur le menu déroulant.

    État du rendez-vous pour les confirmations de rendez-vous
    Ocean peut changer l'état du rendez-vous dans OSCAR Pro lorsqu'un patient a confirmé son rendez-vous via un rappel Ocean. Cliquez sur le menu déroulant ici pour sélectionner le code qui représentera un rendez-vous confirmé. Pour en savoir plus sur la configuration de la confirmation de rendez-vous via les rappels aux patients, veuillez consulter Activer la confirmation de rendez-vous à partir des rappels aux patients.
    Heure d'exécution quotidienne
    L'heure de la journée à laquelle Ocean commencera à traiter votre ou vos règles de rappel. Les patients commenceront à recevoir des courriels/messages texte de rappel peu après cette heure.
    Si vous ajustez votre heure d'exécution quotidienne à l'avenir, Ocean ne renverra pas de rappels pour ce jour-là s'ils ont déjà été envoyés.
    Rappels par message texte
    Les cliniques qui souhaitent envoyer des rappels par message texte doivent reconnaître les frais supplémentaires par rappel par message texte et envisager de recueillir le consentement pour les messages texte. En savoir plus sur les rappels par message texte : Envoi de rappels aux patients par message texte SMS.
    Sauvegarder ou Annuler
    Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour sauvegarder vos modifications. Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler vos modifications.

  4. Règles de rappel

  5. Sur la page des paramètres des rappels, un résumé des règles de rappel apparaîtra sous le titre Règles de rappel.
  7. Ajouter une règle de rappel
    Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle règle de rappel.
    Envoyer tous les rappels de force
    Déclenche un envoi pour toutes vos règles de rappel activées.

    Note : Les règles de rappel envoyées de force peuvent prendre du temps à être traitées et envoyées. Pendant ce temps, les règles de rappel ne peuvent pas être modifiées.

    Si les rappels sont envoyés de force avant l'heure d'exécution quotidienne, Ocean n'enverra pas automatiquement un deuxième rappel plus tard dans la journée.

    Règle de rappel
    Un résumé de chaque règle de rappel pour votre site.
    Envoyer de force
    Déclenche un envoi uniquement pour cette règle de rappel activée.

    Note : La règle de rappel envoyée de force peut prendre du temps à être traitée et envoyée. Pendant ce temps, la règle de rappel ne peut pas être modifiée.

    Si les rappels sont envoyés de force avant l'heure d'exécution quotidienne, Ocean n'enverra pas automatiquement un deuxième rappel plus tard dans la journée.

    Activer/Désactiver
    Vous permet d'activer ou de désactiver votre règle de rappel. Une règle activée s'exécutera à l'heure de rappel configurée. Une règle désactivée ne s'exécutera pas (utile si vous êtes encore en train de configurer vos rappels).
    Dupliquer
    Vous permet de dupliquer une règle de rappel existante. Cela est utile pour créer plusieurs règles de rappel similaires mais avec de légères différences.
    Modifier
    Vous permet de modifier une règle de rappel existante.

Modifier les règles de rappel

Note : Vous devez être un administrateur de site Ocean pour accéder aux paramètres des Rappels aux patients.

  • À partir du tableau de bord des Rappels aux patients, cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit.
  • Sur la page des Paramètres des Rappels aux patients, cliquez sur Ajouter une règle de rappel ou Modifier sur une règle de rappel et vous serez dirigé vers la page de modification de la règle de rappel.

1. Nom de la règle

Nom de la règle

Nommez votre règle de rappel. Le nom de la règle n'est jamais visible pour les patients. Il est recommandé de fournir un nom reconnaissable ou descriptif pour votre règle.

2. Options de rappel

Quand le rappel doit-il être envoyé ?

Définissez le calendrier pour votre règle de rappel. Entrez le nombre de jours pour envoyer le rappel avant/après le rendez-vous.

Note : Pour envoyer un rappel pour les rendez-vous ayant lieu le même jour, définissez cette valeur à 0 jour avant le rendez-vous. Veuillez noter qu'Ocean ne peut pas recueillir de confirmations de rendez-vous pour les rappels configurés pour les rendez-vous du jour même.
Comment le rappel doit-il être envoyé ?

Définissez comment le rappel doit être envoyé (Courriel ou Courriel et message texte).

Inclure un fichier d'événement de calendrier iCal dans le rappel par courriel

Si activée, un fichier d'événement de calendrier iCal sera inclus dans le rappel par courriel. Pour plus d'informations, veuillez consulter : Comment les fichiers iCal sont-ils utilisés avec les Rappels aux patients ?

Utiliser la durée du rendez-vous pour le fichier d'événement iCal

Ce paramètre est disponible lorsque le rappel est configuré pour être envoyé avant le rendez-vous et que « Inclure un fichier d'événement de calendrier iCal dans le rappel par courriel » est activée. Sélectionnez « Oui » pour inclure la durée du rendez-vous dans le fichier d'événement iCal. Sélectionnez « Non » pour inclure uniquement l'heure de début du rendez-vous. Pour plus d'informations, veuillez consulter : Comment les fichiers iCal sont-ils utilisés avec les Rappels aux patients ?

Confirmation de rendez-vous

Si activée, les patients peuvent confirmer leur prochain rendez-vous via la zone de message sécurisée de leurs rappels. Pour plus d'informations, consultez : Activer la confirmation de rendez-vous à partir des Rappels aux patients

Annulations de rendez-vous

Si activée, les patients peuvent annuler leur prochain rendez-vous via la zone de message sécurisée de leurs rappels. Pour plus d'informations, consultez : Activer l'annulation de rendez-vous à partir des Rappels aux patients

Modèle de messagerie

Sélectionnez le modèle qui sera utilisé pour envoyer un courriel au patient. Le modèle prend entièrement en charge les mots-clés Ocean.

Le mot-clé [weblink] ou [weblink_french] représente le lien hypertexte sur lequel le patient peut cliquer pour confirmer son rendez-vous (si la confirmation de rendez-vous est activée), voir tout message sécurisé et/ou compléter tout eFormulaire joint au modèle.

3. Aperçu du message

Une fois que vous avez configuré vos Options de rappel, un aperçu du message apparaîtra dans la moitié droite de votre écran.

Aperçu du message texte

Un aperçu du message texte que le patient recevra. Veuillez noter que le message texte n'est pas modifiable. Le message texte généré pour le patient dépendra des paramètres de votre règle de rappel et si le patient a un courriel dans son dossier. Pour modifier l'aperçu, utilisez le menu déroulant à côté de « Si le patient a : »

Ocean enverra le message texte en anglais ou en français, selon la langue préférée du patient telle que spécifiée dans le DMÉ. Si la langue préférée du patient n'est pas spécifiée dans le DMÉ ou si elle n'est pas prise en charge, le message texte sera envoyé en anglais par défaut.

Aperçu du modèle de messagerie

Un aperçu du modèle de courriel sélectionné dans les Options de rappel. Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier vos modèles de messagerie ici. Pour modifier vos modèles de messagerie, veuillez consulter Modèles de messagerie aux patients.

Note : Si vous avez défini des notifications sur le modèle de courriel (par exemple « M'avertir lorsque consulté »), ces notifications par courriel seront envoyées à l'administrateur clinique de votre site / Contact de soutien Ocean (défini dans la vue Admin, onglet Compte du site).

4. Conditions de la règle

Note : Toutes les conditions de règle ne s'appliquent qu'aux patients ayant des rendez-vous dans des horaires DMÉ sous licence.

Type de rendez-vous :

Disponible pour les DMÉ PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR PRO. La définition de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés contenant un type de rendez-vous dans votre DMÉ.

Raison :

Disponible uniquement pour les DMÉ Accuro et OSCAR PRO. La définition de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés contenant une raison dans votre DMÉ.

Pour les utilisateurs d'OSCAR PRO : Ocean s'associera par défaut au menu déroulant de la raison. Pour déclencher un rappel basé sur le champ de texte libre pour la raison, utilisez l'expression JavaScript suivante : 

ScriptUtil.getKeyword('@ptReasonForVisit').includes('test')
Horaire DMÉ :

Disponible pour les DMÉ PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR PRO. La définition de cette condition déclenchera des rappels pour les rendez-vous réservés dans cet horaire dans votre DMÉ. Pour voir la liste des horaires disponibles pour les Rappels aux patients, accédez à votre vue Admin, page Fournisseurs.

JavaScript :

En sélectionnant ce type de règle, vous pouvez personnaliser votre audience de rappel avec plus de précision (par exemple, par âge ou sexe).

Pour plus d'informations et d'autres exemples, consultez l'article « Règles de rappel - Utilisation des conditions JavaScript ».

  • Chaque condition utilise un opérateur (sauf JavaScript). Cela vous permet de préciser exactement quelle(s) condition(s) doivent être remplies pour déclencher votre règle de rappel.
Est :

Le rappel correspondra à une valeur sélectionnée de votre DMÉ. Un menu déroulant apparaîtra avec les valeurs de votre DMÉ.

N'est pas :

Le rappel exclura une valeur sélectionnée de votre DMÉ. Un menu déroulant apparaîtra avec les valeurs de votre DMÉ.

Est l'un de :

Le rappel correspondra à plusieurs valeurs sélectionnées de votre DMÉ. Un menu apparaîtra vous permettant de sélectionner plusieurs valeurs de votre DMÉ.

N'est pas l'un de :

Le rappel exclura plusieurs valeurs sélectionnées de votre DMÉ. Un menu apparaîtra vous permettant de sélectionner plusieurs valeurs de votre DMÉ.

Contient :

Le rappel correspondra aux valeurs du DMÉ contenant une certaine chaîne de texte. Un champ de texte apparaîtra vous permettant de saisir une chaîne de texte.

Ne contient pas :

Le rappel exclura les valeurs du DMÉ contenant une certaine chaîne de texte. Un champ de texte apparaîtra vous permettant de saisir une chaîne de texte.

Opérateurs « Contient » et « Ne contient pas » : Ces conditions sont utiles si vous utilisez une convention de nommage pour vos types de rendez-vous, raisons ou noms d'horaires (par exemple « VV » pour visites virtuelles, ou « IP » pour en personne). Ocean trouvera tous les rendez-vous qui contiennent cette chaîne dans le titre et déclenchera la règle de rappel en conséquence.

5. Sauvegarder, Annuler et Supprimer

Sauvegarder

Sauvegarder vos modifications.

Sauvegarder et tester la règle

Sauvegarder vos modifications et tester votre règle de rappel. Cela vous amènera à la page de test de la règle.

Sauvegarder et activer

Sauvegarder vos modifications et activer la règle de rappel. Cette option apparaît pour les règles nouvellement créées ou désactivées.

Annuler

Annuler toute modification apportée à votre règle de rappel.

Sauvegarder et désactiver

Sauvegarder vos modifications et désactiver la règle de rappel. Cette option apparaît uniquement pour les règles de rappel actives.

Supprimer la règle

Supprimer votre règle de rappel. Cette option apparaît uniquement pour les règles de rappel sauvegardées.

Gestion du Type de Rendez-vous / Raison de la Visite pour les Rappels

Les Rappels aux Patients utilisent les types de rendez-vous ou la raison de la visite pour déterminer à qui et à quoi envoyer des courriels de rappel automatisés. Vous pouvez personnaliser vos types de rendez-vous et raisons de visite en suivant les étapes ci-dessous.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR PRO Autre DMÉ

  • Type de rendez-vous

    • Connectez-vous à votre DMÉ OSCAR et cliquez sur Administration en haut de votre fenêtre. Sélectionnez Gestion de l'horaire et Liste des types de rendez-vous.
    • Ici, vous pouvez créer de nouveaux types de rendez-vous ou copier le Nom d'un type de rendez-vous existant et le coller dans Ocean.

  • Raison de la visite

    • Lors de la réservation d'un rendez-vous pour un patient, vous pouvez sélectionner une Raison dans le menu déroulant. Ocean examinera cette valeur pour la raison du rendez-vous.

  • Utilisation des types de rendez-vous et/ou des raisons de visite

    • Une fois que vous avez créé votre(s) type(s) de rendez-vous et votre(s) raison(s) de visite, vous pouvez en sélectionner un ou les deux dans les listes déroulantes "Type" et "Raison" lors de la réservation des patients pour des rendez-vous.

  • État du rendez-vous

    • Des codes d'état peuvent être appliqués aux rendez-vous réservés en utilisant le menu déroulant "État" dans le rendez-vous.

    • Les patients réservés avec le code d'état "C" (en majuscule) ou "C_" (où "_" est tout autre caractère, par exemple, "CS") ne recevront pas de rappel automatisé d'Ocean, car il s'agit du code d'état par défaut pour les rendez-vous annulés.

      Les états des rendez-vous peuvent être modifiés en accédant à Administration, en cliquant sur Gestion de l'horaire et en sélectionnant le menu Paramètres d'état du rendez-vous.

Cette fonctionnalité est actuellement uniquement disponible pour les utilisateurs de PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR.

Tester les rappels aux patients

Prérequis

Avoir un rendez-vous planifié dans votre DMÉ qui correspond à la ou aux conditions de votre règle de rappel

Lors du test de votre rappel, vous devez vous assurer d’avoir au moins un rendez-vous planifié dans votre DMÉ qui répond aux conditions que vous avez choisies dans votre règle de rappel (par exemple, Type de rendez-vous et Fournisseur correspondants). Nous recommandons de faire cela d’abord avec un patient test.

Tester votre rappel

  • Pour tester directement le rappel, cliquez sur Sauvegarder & Tester la règle à partir de la page Modifier la règle de rappel. Ocean traitera ce rappel (il recherchera les rendez-vous dans votre DMÉ qui correspondent à vos conditions de règle) et vous serez dirigé vers la page Tester la règle de rappel.

    Notez qu’Ocean testera la règle de rappel en fonction du jour où vous effectuez le test (c’est-à-dire que tester une règle de rappel configurée pour être envoyée 3 jours avant un rendez-vous recherchera les rendez-vous correspondants 3 jours à partir du jour où vous effectuez le test).

La page Tester la règle de rappel affichera les rendez-vous correspondants. Le chargement peut prendre quelques minutes selon la taille de votre clinique. Voir ci-dessous pour une explication de la page de test de la règle et une description de chaque section.

1. Résumé de la règle de rappel

Un résumé du moment et des conditions de règle définis dans votre règle de rappel.

2. Rendez-vous correspondants

Cette section contient des informations sur les rendez-vous correspondants qu’Ocean a trouvés dans votre DMÉ selon le moment et les conditions de règle que vous avez sélectionnés.

2a Filtrer par fournisseur

Utilisez ce filtre pour cibler les rendez-vous d’un fournisseur spécifique.

2b Tuiles de rendez-vous

Utilisez ces filtres supplémentaires pour cibler d’autres éléments du rendez-vous.

2c Tableau des rendez-vous

Tableau des informations spécifiques au rendez-vous selon le filtrage appliqué ci-dessus.

3. Aperçus des modèles de messagerie

Un aperçu du modèle de courriel et/ou du message texte que les patients recevront. Une description complète est disponible ici : Modifier les règles de rappel.

Barre d’actions

4 Activer la règle

Active la règle de rappel. Les règles activées s’exécuteront selon l’horaire de la règle de rappel et enverront des rappels aux patients à l’heure prévue.

5 Retourner aux paramètres de la règle

Cela vous ramènera à la page Modifier la règle de rappel.

6 Relancer le test

Cela relancera le test de la règle de rappel dans votre DMÉ. Toute modification apportée dans votre DMÉ sera reflétée sur cette page.