Assignation automatique de documents eRéférence Accuro

Les utilisateurs d'Accuro DMÉ peuvent personnaliser les paramètres de connexion Cloud Ocean pour que les eRéférences envoyées ou reçues entrent dans le DMÉ en tant que Documents plutôt que comme une Note de consultation.

  • Lorsque défini sur 'Documents', les documents d'eRéférence entrent dans le DMÉ avec le 'Fournisseur de documents' défini par défaut sur 'Non assigné'.
  • Pour que Ocean assigne automatiquement un Fournisseur de documents, les utilisateurs d'Accuro peuvent activer le paramètre 'Assigner automatiquement les documents de référence aux fournisseurs dans Accuro' dans Cloud Connect.
  • Une fois activé, un 'Fournisseur de secours' peut être spécifié. Ce sera le Fournisseur de documents assigné si aucune correspondance de fournisseur n'est trouvée précédemment, selon la logique documentée ci-dessous.
  • Si aucun Fournisseur de secours n'est spécifié et aucune correspondance de fournisseur n'est trouvée selon la logique documentée ci-dessous, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'.

Logique d'assignation du Fournisseur de documents

eRéférences envoyées

  • Lorsqu'une eRéférence/eConseil est envoyé(e) et que le paramètre 'Assigner automatiquement les documents de référence aux fournisseurs dans Accuro' dans Cloud Connect est activé, le Document dans Accuro est assigné à l'utilisateur du DMÉ pertinent en fonction des informations dans la section 'Informations du prescripteur' du formulaire de référence.

Ocean le fait en évaluant d'abord les champs Numéro de facturation, ID professionnel et Nom de famille, et en assignant le Document au fournisseur dans Accuro qui correspond à au moins 2 des 3 champs.

S'il n'y a pas de correspondance, Ocean tentera de faire correspondre en fonction du Prénom et du Nom de famille du prescripteur. S'il y a plusieurs fournisseurs avec le même prénom et nom de famille, les Numéros de fax seront utilisés pour distinguer chaque fournisseur unique.

S'il n'y a toujours pas de correspondance, Ocean assignera le Document au 'Fournisseur de secours' spécifié dans les paramètres de Cloud Connect du site Ocean.

S'il n'y a pas de 'Fournisseur de secours' spécifié dans les paramètres de Cloud Connect du site Ocean, le Document entrera dans Accuro avec le Fournisseur étant 'Non assigné'.

eRéférences reçues

  • Lorsqu'une eRéférence/eConseil est reçue et que le paramètre 'Assigner automatiquement les Documents de Référence aux fournisseurs dans Accuro' dans Cloud Connect est activée, le Document dans Accuro est assigné à l'utilisateur de DMÉ pertinent en fonction des informations dans le paramètre 'Information du clinicien' de la Directory Listing à laquelle la référence a été envoyée.

Ocean le fait en évaluant d'abord les champs Numéro de facturation, ID Professionnel et Nom de famille, et en assignant le Document au fournisseur dans Accuro qui correspond à au moins 2 des 3 champs.

Si aucune correspondance n'est trouvée, Ocean tentera de faire correspondre uniquement en fonction du Prénom et du Nom de famille du destinataire.

Si aucune correspondance n'est trouvée, ou s'il y a plus d'un fournisseur dans le DMÉ avec le même prénom et nom de famille, Ocean assignera le Document au 'Fournisseur de secours' spécifié dans les paramètres de Cloud Connect du site Ocean.

Si aucun 'Fournisseur de secours' n'est spécifié dans les paramètres de Cloud Connect du site Ocean, le Document entrera dans Accuro avec le Fournisseur étant 'Non assigné'.


Envoi des notifications de rendez-vous eRéférence depuis Accuro

Avant de suivre les étapes de ce guide, assurez-vous d'avoir configuré le lien Rendez-vous pour envoyer des notifications CDS. Cliquez ici pour les instructions de configuration.

Ocean permet aux destinataires de recommandations de continuer à planifier tous les rendez-vous eRéférence dans leur planificateur Accuro, puis de simplement lancer un bouton CDS ou un lien pour mettre à jour les rendez-vous de recommandation dans Ocean. Les étapes à suivre sont décrites ci-dessous.

  • Sélectionnez le patient dans Accuro pour lequel vous souhaitez mettre à jour le rendez-vous de référence.
  • Apportez les modifications souhaitées aux rendez-vous du patient dans le planificateur Accuro (réserver, annuler ou reprogrammer un rendez-vous, etc.)
  • Quand vous êtes prêt, sélectionnez le lien ou le bouton Envoyer la notification de rendez-vous CDS.
  • Le Tableau de bord du patient s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et vous serez invité à choisir la référence à mettre à jour. Cliquez sur Voir à côté de la référence associée à la notification de rendez-vous.
  • Dans le volet de planification de la référence, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez ajouter à la référence.
  • Astuce rapide : Tous les rendez-vous futurs du patient provenant du planificateur Accuro seront répertoriés. Si plus d'un rendez-vous est lié à la référence, vous pouvez cliquer sur chaque rendez-vous applicable. Alternativement, vous pouvez cliquer sur l'icône "+" pour ajouter un deuxième créneau de rendez-vous au volet de planification de la référence, puis choisir le deuxième rendez-vous répertorié pour remplir le créneau nouvellement ajouté.
  • Ajoutez tous les commentaires de réservation et/ou pièces jointes souhaités au volet de planification de la référence. Ensuite, choisissez Terminé pour sauvegarder et fermer la référence. Cela déclenchera une notification par courriel de réservation au fournisseur de référence, et une au patient, SI le patient a consenti aux notifications par courriel.
  • Note : Si vous souhaitez annuler un rendez-vous sur une eRéférence, suivez les étapes A à D ci-dessus. Le rendez-vous récemment annulé sera répertorié dans le volet de planification avec un 'X' à côté. Sélectionnez-le pour supprimer le rendez-vous de l'eRéférence Ocean. Cliquez sur 'Terminé' pour sauvegarder et fermer la référence. Des notifications de rendez-vous seront déclenchées au fournisseur de référence et au patient, SI le patient a consenti aux notifications par courriel.

Attacher une note clinique ou un document d'Accuro à un eConseil et/ou une eRéférence Ocean

Ocean peut rechercher des Lettres générées avec des pièces jointes, dans un dossier patient dans Accuro, et les télécharger directement vers Ocean. Le fichier peut ensuite être automatiquement inclus dans un eConseil et/ou une eRéférence envoyée via Ocean.

Démarrer une eRéférence/eConseil avec une pièce jointe :

  • Sélectionnez le patient dans Accuro pour lequel vous souhaitez générer une pièce jointe dans Ocean.
  • Si vous avez un modèle de note de rencontre et un bouton d'action rapide correspondant configurés, utilisez votre bouton d'action rapide pour créer une nouvelle note de rencontre.

    Si vous n'avez pas de modèle de note de rencontre et de bouton d'action rapide correspondant configurés, créez une nouvelle note de rencontre vierge dans le dossier du patient.

    Astuce : Vous pouvez utiliser le raccourci clavier 'CTRL+F11' pour créer une nouvelle note à partir de n'importe quelle section d'Accuro, tant que vous avez d'abord sélectionné le patient.

  • Spécifiez un nom de document pour votre pièce jointe en utilisant le champ 'Titre' en bas à gauche, puis cliquez sur Générer la lettre.
  • Vérifiez que le 'À partir du :' Fournisseur correct est sélectionné en haut à gauche, puis allez dans le dossier Pièces jointes et cliquez sur l'icône verte plus pour ajouter une pièce jointe.
  • Dans la fenêtre Sélectionner les pièces jointes, choisissez les éléments du dossier du patient que vous souhaitez inclure, puis sélectionnez OK.

  • La liste des pièces jointes sélectionnées apparaîtra sur la gauche. Cliquez sur le bouton Sauvegarder vers Ocean.
  • Une note de rencontre et la lettre générée seront créées dans le dossier du patient.
  • Utilisez le lien CDS 'Envoyer une demande électronique / Trouver un service de santé' ou le bouton d'action pour accéder à Healthmap Ocean.

    Ocean recherchera dans le dossier Accuro les lettres générées non utilisées à la date actuelle à télécharger et les inclura automatiquement en tant que pièce jointe dans le formulaire de référence.

  • Vous pouvez prévisualiser votre pièce jointe en cliquant sur l'icône œil violet, ou la supprimer en cliquant sur l'icône rouge 'X'.

Ajouter des pièces jointes à une eRéférence/eConseil existant

Si vous souhaitez inclure des pièces jointes supplémentaires à une eConseil/eRéférence existante, suivez d'abord les étapes A à G ci-dessus, puis suivez les étapes ci-dessous :

  • Cliquez sur le lien ou le bouton d'Action 'Afficher le résumé du patient'.
  • À partir du résumé du patient, sélectionnez l'eRéférence/eConseil concerné(e).
  • Dans la zone 'Messagerie', cliquez sur le bouton 'Ajouter la pièce jointe'.
  • Choisissez la ou les pièces jointes pertinentes dans la liste des pièces jointes en attente.
  • Facultativement incluez un message avec votre pièce jointe, puis appuyez sur 'Envoyer'.
  • La pièce jointe sera envoyée sous forme de message dans l'eRéférence/eConseil.

Sauvegarder les consultations et/ou les références envoyées ou reçues en tant que document au lieu d'une note de rencontre

Pour modifier ce paramètre, vous devez être un Utilisateur Administrateur de votre site Ocean capable de vous connecter à Cloud Connect. Il se peut que vous deviez également réauthentifier votre DMÉ Accuro avec Cloud Connect pour accéder aux fonctionnalités des documents. Si vous y êtes invité, vous pouvez le faire ici.

  • Ocean facilite la configuration de l'endroit où les eConseils et/ou eRéférences, envoyés ou reçus sur votre site, sont téléchargés et sauvegardés dans le dossier du DMÉ du patient. Par défaut, les conseils et les références sont sauvegardés dans la section des Notes de Consultation du dossier du patient.
  • Cependant, vous pouvez choisir de les sauvegarder en tant que Document dans le dossier virtuel du patient, avec un Type de Dossier ou de Sous-Dossier personnalisé. Cette fonctionnalité est définie dans Cloud Connect de votre site. Elle peut être configurée en suivant les étapes décrites ci-dessous.
  • Cliquez sur le bouton Modifier les paramètres dans la fenêtre d'état de synchronisation.
  • Dans la fenêtre des paramètres qui s'ouvre, faites défiler jusqu'à la section Références. Si vous êtes l'expéditeur, où il est indiqué "Enregistrer les références envoyées sous", choisissez Documents. Si vous êtes le destinataire, où il est indiqué "Enregistrer les références reçues sous", choisissez Documents.
  • Sous la sélection de document, choisissez le dossier spécifique dans lequel vous souhaitez enregistrer vos consultations envoyées ou reçues et/ou vos références. Ensuite, choisissez un sous-dossier, si désiré.
  • Astuce : Cloud Connect puise dans la liste existante de dossiers de votre DMÉ. Si vous souhaitez ajouter un dossier personnalisé pour les consultations envoyées ou reçues et/ou les références, vous devez le faire dans Accuro en premier lieu. Une méthode consiste à sélectionner un patient, choisir DMÉ, Dossier virtuel, puis Télécharger le document. Choisissez le menu déroulant du dossier de destination, et en haut de la liste sélectionnez Gérer. Cela ouvrira la fenêtre "Gérer les dossiers de patients", où les dossiers peuvent être ajoutés, supprimés ou modifiés. Retournez dans Cloud Connect une fois terminé pour localiser et sélectionner ce nouveau dossier.
  • Cliquez sur Sauvegarder. Les consultations envoyées ou reçues via Ocean seront désormais téléchargées en tant que document sous le type de dossier ou de sous-dossier spécifié.

Conventions de nommage pour les documents Accuro téléchargés :

html
  • Pour les sites destinataires, Ocean téléchargera automatiquement la lettre de référence et toutes les pièces jointes en tant que deux documents distincts dans le dossier virtuel du patient. Cela permet de catégoriser davantage les pièces jointes, si nécessaire. Le nom de chaque document sera précédé de "eRéférence -" pour la lettre de référence, et de "Pièce jointe eRéférence -" pour les pièces jointes.
  • Pour les sites destinataires, lorsque un eConseil et/ou une eRéférence est marqué comme terminé dans Ocean, l'ensemble du dossier de consultation ou de référence (y compris toutes les notes supplémentaires, messages ou pièces jointes) sera de nouveau téléchargé en tant que document dans le dossier virtuel du patient. Le préfixe de ce document sera "eRéférence Terminé -".
  • Pour les sites expéditeurs de référence, lorsque un eConseil et/ou une eRéférence est envoyé(e) via Ocean, l'ensemble du dossier de consultation ou de référence (y compris les pièces jointes) sera téléchargé en tant que document unique dans le dossier virtuel du patient. Le préfixe de ce document sera "eRéférence -".

Créer un lien CDS pour lancer une consultation spécifique et/ou une cible de référence dans Healthmap

Si votre site Accuro consulte fréquemment et/ou fait référence à une destination spécifique dans le Ocean Healthmap, vous pouvez configurer un lien DMÉ pour accéder directement à cette destination. Pour ce faire, vous devrez générer une nouvelle URL de lien DMÉ en suivant les étapes suivantes :

  • Connectez-vous au Portail Ocean et accédez à la page des paramètres d'administration. Cliquez sur "Gérer les informations d'identification", puis cliquez sur "Configurer les liens DMÉ Accuro".
  • Recherchez et copiez le lien pour "Envoyer une demande électronique".
  • Allez sur le Ocean Healthmap et recherchez la fiche que vous souhaitez lancer directement depuis votre DMÉ Accuro. Une fois sélectionnée, survolez le nom de la fiche pour faire apparaître la référence cible unique de consultation ou de référence dans le texte de l'info-bulle. Copiez cette référence.
  • Modifiez l'URL "Envoyer une demande électronique" en insérant le texte "&rtRef=" suivi de la référence de la fiche, entre les parties "action=refer" et "&siteNum" de l'URL. Votre URL finale devrait ressembler à ce qui suit, une fois compilée.