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Fonctionnalités avancées d'eRéférence dans Accuro

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Accuro : Notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées

Note :

Cet article reflète les fonctionnalités disponibles lors de la phase de lancement anticipé des notifications DMÉ en partenariat avec la Nouvelle-Écosse.

Les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées permettent aux fournisseurs de recevoir des notifications automatisées directement dans leur DMÉ lorsque des mises à jour clés de l’état surviennent pour les eRequêtes qu’ils ont envoyées via le Provider Network Ocean.

Prérequis

Avant de configurer les notifications DMÉ pour Accuro, un utilisateur ayant l’accès administrateur du site à votre site Ocean doit compléter les étapes préalables suivantes :

Configuration

Les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées sont configurées individuellement par utilisateur. Les utilisateurs peuvent effectuer cette configuration eux-mêmes, ou un utilisateur ayant l’accès administrateur du site peut effectuer la configuration au nom des utilisateurs.

Toute modification apportée par un administrateur du site aux paramètres de notification DMÉ d’un utilisateur est immédiatement reflétée dans le compte Ocean de cet utilisateur. De même, si l’utilisateur met à jour ses propres paramètres de notification, ces changements apparaîtront également dans la vue de l’administrateur du site.

Auto-configuration par l’utilisateur Configuration par l’administrateur du site au nom des utilisateurs

Pour configurer les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées sur votre propre compte utilisateur Ocean, suivez les étapes ci-dessous :

  • Après vous être connecté au Ocean Portail, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Mon compte ».
  •  
  • Cliquez sur « Modifier les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées ».
  •  

  • Pour chaque site Ocean auquel vous appartenez, sélectionnez l’utilisateur DMÉ souhaité à notifier pour chaque événement eRequête dans la colonne « Utilisateur DMÉ ». Ces paramètres s’appliquent aux eRequêtes envoyées par vous ou en votre nom (par exemple, par un délégué clinique).

    Pour les événements pour lesquels aucune notification DMÉ n’est souhaitée, définissez l’utilisateur DMÉ sur « Aucun ».

    Vos modifications seront automatiquement sauvegardées et s’appliqueront aux eRequêtes nouvelles et existantes.

  •  

Comment les notifications d’eRequête envoyée apparaissent dans Accuro

Déroulez les onglets ci-dessous pour voir comment chaque notification DMÉ d’eRequête envoyée apparaît dans Accuro.

Nouveaux messages d’eRequête

 

Note : La section « Raison de l’aiguillage : » de la notification n’apparaîtra que si la valeur analytique optionnelle « ax_reasonForReferral » a été renseignée pour l’eRequête.

eRequêtes refusées

 

Note : La section « Raison de l’aiguillage : » de la notification n’apparaîtra que si la valeur analytique optionnelle « ax_reasonForReferral » a été renseignée pour l’eRequête.

Foire aux questions

Comment fonctionnent les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées pour les utilisateurs Ocean associés à plusieurs sites Ocean ?

Les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées fonctionnent site par site pour les utilisateurs Ocean associés à plusieurs sites Ocean.

  • Lorsque l’utilisateur accède à la zone d’auto-configuration comme indiqué ci-dessus, il pourra configurer ses notifications pour chaque site Ocean auquel il est associé et qui prend en charge les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées.
  • Configuration des notifications DMÉ pour plusieurs sites 
Existe-t-il un journal indiquant quand les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées sont créées ?
  • Oui, lorsque les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées sont créées avec succès (ou échouent à être créées), cela est consigné comme un événement dans le journal des événements de l’eRequête concernée.
  • Journal des événements de notification DMÉ 
Que se passe-t-il avec les notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées lorsque l’utilisateur Ocean est retiré du site Ocean ?

Lorsqu’un utilisateur Ocean ayant configuré des notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées est retiré d’un site Ocean, Ocean cesse de générer des notifications DMÉ pour toute demande envoyée par (ou au nom de) cet utilisateur à partir de ce site.

Je reçois des notifications d’erreur, que dois-je faire ?
  • Si vous voyez des notifications d’erreur liées au DMÉ dans Ocean (telles que « Utilisateur DMÉ non disponible » ou « Utilisateur(s) DMÉ non valide(s) »), cela indique généralement qu’un ou plusieurs comptes utilisateurs DMÉ ne sont plus actifs ou correctement synchronisés. 

    Ces notifications apparaissent lorsque Ocean détecte qu’un utilisateur DMÉ lié à votre configuration a été supprimé, désactivé ou est autrement indisponible. 

    Pour des instructions détaillées sur l’identification et la résolution de ces problèmes, veuillez consulter l’article : Guide de dépannage rapide : notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées/reçues. 
  • Fenêtre contextuelle d’erreur de l’interface 

Accuro : Notifications DMÉ pour les eRequêtes reçues

Note :

Cet article reflète les fonctionnalités disponibles lors de la phase de lancement anticipé des notifications DMÉ en partenariat avec la Nouvelle-Écosse.

Les notifications DMÉ pour les eRequêtes reçues permettent aux fournisseurs de recevoir des alertes automatisées directement dans leur DMÉ lorsque des mises à jour clés de l'état surviennent pour les eRequêtes envoyées via le Provider Network Ocean.

Prérequis

Avant de configurer les notifications DMÉ pour Accuro, un utilisateur ayant l'accès administrateur du site à votre site Ocean doit compléter les étapes préalables suivantes :

Configuration

Les notifications DMÉ pour les eRequêtes reçues sont configurées dans les Listes d'annuaires. Seuls les utilisateurs ayant l'accès administrateur du site peuvent effectuer la configuration au nom des utilisateurs.

Comment les notifications d'eRequête reçue apparaissent dans Accuro

Pour configurer les notifications DMÉ pour les eRequêtes reçues, suivez les étapes ci-dessous :

  • Après vous être connecté à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Admin'.
  •  
  • Cliquez sur 'Listes d'annuaires'.
  •  
  • Sélectionnez le bouton 'Gérer les notifications DMÉ'.
  •  

  • Deux tableaux seront affichés : un pour les eRequêtes annulées, et un autre pour les nouveaux messages eRequête.

    Pour chaque Listes d'annuaires, sélectionnez l'Utilisateur DMÉ souhaité à notifier pour chaque événement eRequête dans la colonne 'Utilisateur DMÉ'.

    Vos modifications seront automatiquement sauvegardées et s'appliqueront aux eRequêtes nouvelles et existantes.

    Note : Lorsque la flèche déroulante à côté du nom de la Listes d'annuaires est sélectionnée, des options de personnalisation supplémentaires deviennent disponibles pour chaque offre de service de santé individuelle.

  •    

Comment les notifications d'eRequête reçue apparaissent dans Accuro

Développez les onglets ci-dessous pour voir comment chaque notification DMÉ d'eRequête reçue apparaît dans Accuro.

Nouveaux messages eRequête

 

Note : La section 'Raison de l'aiguillage :' de la notification n'apparaîtra que si la valeur analytique optionnelle 'ax_reasonForReferral' a été renseignée pour l'eRequête.

eRequêtes annulées

 

Note : La section 'Raison de l'aiguillage :' de la notification n'apparaîtra que si la valeur analytique optionnelle 'ax_reasonForReferral' a été renseignée pour l'eRequête.

Foire aux questions

Existe-t-il un journal indiquant quand les notifications DMÉ pour les eRequêtes reçues sont créées ?
  • Oui, lorsque les notifications DMÉ pour les eRequêtes reçues sont créées avec succès (ou échouent à être créées), cela est consigné comme un événement dans le journal des événements de l'eRequête concernée.
  •  
Je reçois des notifications d'erreur, que dois-je faire ?
  • Si vous voyez des notifications d'erreur liées au DMÉ dans Ocean (telles que « Utilisateur DMÉ non disponible » ou « Utilisateur(s) DMÉ non valide(s) »), cela indique généralement qu'un ou plusieurs comptes utilisateurs DMÉ ne sont plus actifs ou correctement synchronisés.

    Ces notifications apparaissent lorsque Ocean détecte qu'un utilisateur DMÉ lié à votre configuration a été supprimé, désactivé ou est autrement indisponible.

    Pour des instructions détaillées sur l'identification et la résolution de ces problèmes, veuillez consulter l'article : Guide de dépannage rapide : Notifications DMÉ pour les eRequêtes envoyées/reçues. 
  • UI error popup 

Attribution automatique des documents d’eOrientation dans Accuro

Les utilisateurs du DMÉ Accuro peuvent personnaliser les paramètres Ocean Cloud Connect pour que les orientations électroniques envoyées ou reçues entrent dans le DMÉ en tant que Documents plutôt qu’en tant que Note de rencontre.

  • Lorsque le paramètre est défini sur « Documents », les documents d’orientation électronique entrent dans le DMÉ avec le « Fournisseur de documents » défini sur « Non assigné » par défaut.
  • Pour qu’Ocean assigne automatiquement un fournisseur de documents, les utilisateurs d’Accuro peuvent activer le paramètre « Assigner automatiquement les documents d’orientation aux fournisseurs dans Accuro » dans Cloud Connect.
  • Une fois activée, un « Fournisseur de secours » peut être spécifié. Ce sera le fournisseur de documents assigné si aucun fournisseur correspondant n’est trouvé plus tôt, selon la logique documentée ci-dessous.
  • Si aucun fournisseur de secours n’est spécifié et qu’aucun fournisseur correspondant n’est trouvé selon la logique documentée ci-dessous, le fournisseur de documents sera « Non assigné ».

Logique d’assignation du fournisseur de documents

Orientations électroniques envoyées

  • Lorsqu’une orientation électronique/consultation électronique est envoyée et que le paramètre « Assigner automatiquement les documents d’orientation aux fournisseurs dans Accuro » dans Cloud Connect est activé, le document dans Accuro est assigné à l’utilisateur DMÉ pertinent selon les informations de la section « Informations sur le référent » du formulaire d’orientation.

Ocean procède d’abord à l’évaluation des champs Numéro de facturation, ID professionnel et Nom de famille, et assigne le document au fournisseur dans Accuro qui correspond à au moins 2 de ces 3 champs.

Si aucune correspondance n’est trouvée, Ocean tentera de nouveau de faire correspondre selon le Prénom(s) et le Nom de famille du référent. S’il y a plus d’un fournisseur avec le même prénom et nom de famille, les Numéros de télécopieur seront utilisés pour distinguer chaque fournisseur unique.

Si aucune correspondance n’est trouvée, Ocean assignera le document au « Fournisseur de secours » spécifié dans les paramètres Cloud Connect du site Ocean.

Si aucun « Fournisseur de secours » n’est spécifié dans les paramètres Cloud Connect du site Ocean, le document entrera dans Accuro avec le fournisseur défini comme « Non assigné ».

Orientations électroniques reçues

  • Lorsqu’une orientation électronique/consultation électronique est reçue et que le paramètre « Assigner automatiquement les documents d’orientation aux fournisseurs dans Accuro » dans Cloud Connect est activé, le document dans Accuro est assigné à l’utilisateur DMÉ pertinent selon les informations du paramètre « Informations sur le clinicien » de la Liste d’annuaire à laquelle l’orientation a été envoyée.

Ocean procède d’abord à l’évaluation des champs Numéro de facturation, ID professionnel et Nom de famille, et assigne le document au fournisseur dans Accuro qui correspond à au moins 2 de ces 3 champs.

Si aucune correspondance n’est trouvée, Ocean tentera de nouveau de faire correspondre selon uniquement le Prénom(s) et le Nom de famille du destinataire.

Si aucune correspondance n’est trouvée, ou s’il y a plus d’un fournisseur dans le DMÉ avec le même prénom et nom de famille, Ocean assignera le document au « Fournisseur de secours » spécifié dans les paramètres Cloud Connect du site Ocean.

Si aucun « Fournisseur de secours » n’est spécifié dans les paramètres Cloud Connect du site Ocean, le document entrera dans Accuro avec le fournisseur défini comme « Non assigné ».

Envoi de notifications de rendez-vous d'eOrientation à partir d'Accuro

Avant de suivre les étapes de ce guide, assurez-vous d'avoir configuré le lien CDS pour envoyer les notifications de rendez-vous. Cliquez ici pour les instructions de configuration.

Ocean permet aux destinataires des orientations de continuer à planifier tous les rendez-vous d'eOrientation dans leur planificateur Accuro, puis de simplement lancer un bouton ou un lien CDS pour mettre à jour les rendez-vous d'orientation dans Ocean. Les étapes pour ce faire sont décrites ci-dessous.

  • Sélectionner le patient dans Accuro pour lequel vous souhaitez mettre à jour le rendez-vous d'orientation.
  • Apportez les modifications souhaitées au(x) rendez-vous du patient dans le planificateur Accuro (réserver, annuler ou reprogrammer un rendez-vous, etc.)
  • Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez le lien ou le bouton Envoyer la notification de rendez-vous CDS.
  • Le Tableau de bord du patient s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et vous serez invité à choisir l'orientation à mettre à jour. Cliquez sur Voir à côté de l'orientation associée à la notification de rendez-vous.
  • Dans le volet de planification de l'orientation, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez ajouter à l'orientation.
  • Astuce rapide : Tous les futurs rendez-vous du patient à partir du planificateur Accuro seront listés. Si plus d'un rendez-vous est lié à l'orientation, vous pouvez cliquer sur chaque rendez-vous applicable. Alternativement, vous pouvez cliquer sur l'icône "+" pour ajouter un deuxième créneau de rendez-vous au volet de planification de l'orientation, puis choisir le deuxième rendez-vous listé pour remplir le créneau nouvellement ajouté.
  • Ajoutez tous les commentaires de réservation souhaités et/ou pièces jointes au volet de planification de l'orientation. Ensuite, choisissez Terminé pour sauvegarder et fermer l'orientation. Cela déclenchera une notification par courriel de réservation au fournisseur référent, et une au patient, SI le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel.
  • Note : Si vous souhaitez annuler un rendez-vous sur une eOrientation, suivez les étapes A à D ci-dessus. Le rendez-vous récemment annulé sera listé dans le volet de planification avec un 'X' à côté. Sélectionnez-le pour supprimer le rendez-vous de l'eOrientation Ocean. Cliquez sur 'Terminé' pour sauvegarder et fermer l'orientation. Les notifications de rendez-vous seront déclenchées au fournisseur référent et au patient, SI le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel.

Joindre une Note clinique ou un document à partir d'Accuro à une Consultation électronique Ocean et/ou une eOrientation

Ocean peut rechercher des lettres générées avec pièces jointes, dans un dossier patient dans Accuro, et les télécharger directement vers Ocean. Le fichier peut ensuite être automatiquement inclus dans une consultation électronique et/ou une eOrientation envoyée via Ocean.

Initiation d'une eOrientation/eConsultation avec une pièce jointe :

Prérequis

  • Sélectionnez le patient dans Accuro pour lequel vous souhaitez générer une pièce jointe dans Ocean.

  • Si vous avez un modèle de note de rencontre et un bouton d'action rapide correspondant configurés, utilisez votre bouton d'action rapide pour créer une nouvelle note de rencontre.

    Si vous n'avez pas de modèle de note de rencontre et de bouton d'action rapide correspondant configurés, créez une nouvelle note de rencontre vierge dans le dossier du patient.

    Astuce : Vous pouvez utiliser le raccourci clavier 'CTRL+F11' pour créer une nouvelle note à partir de n'importe quelle section d'Accuro, tant que vous avez d'abord sélectionné le patient.

  • Précisez un document pour votre pièce jointe en utilisant le champ 'Titre' en bas à gauche, puis cliquez sur Générer une lettre.
  • Assurez-vous d'avoir sélectionné le bon fournisseur 'À partir du :' en haut à gauche, puis allez dans le volet Pièces jointes et cliquez sur l'icône plus verte pour ajouter une pièce jointe.

  • Dans la fenêtre Sélectionner les pièces jointes, choisissez les éléments du dossier du patient que vous souhaitez inclure, puis sélectionnez OK.

  • La liste des pièces jointes sélectionnées apparaîtra à gauche. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour Ocean.
  • Une note de rencontre et la lettre générée seront créées dans le dossier du patient.

  • Utilisez le lien CDS ou le bouton d'action 'Envoyer une demande électronique / Trouver un service de santé' pour lancer dans l'Ocean Healthmap.

    Ocean recherchera dans le dossier Accuro toutes les lettres générées non utilisées avec la date actuelle pour télécharger et inclure automatiquement comme pièce jointe sur le formulaire de référence.

  • Vous pouvez prévisualiser votre pièce jointe en cliquant sur l'icône œil violet, ou la supprimer en cliquant sur l'icône rouge 'X'.

Ajout de pièces jointes à une eOrientation/consultation électronique existante

Si vous souhaitez inclure des pièces jointes supplémentaires à une consultation électronique/eOrientation existante, suivez d'abord les étapes de A à G ci-dessus, puis suivez les étapes ci-dessous :

  • Cliquez sur le lien CDS 'Voir le résumé du patient' ou le bouton d'action.
  • À partir du résumé du patient, sélectionnez l'eOrientation/consultation électronique pertinente.
  • Dans la zone 'Messagerie', cliquez sur le bouton 'Ajouter la pièce jointe'.
  • Choisissez la ou les pièces jointes pertinentes dans la liste des pièces jointes en attente.
  • Optionnellement, incluez un message avec votre pièce jointe, puis appuyez sur 'Envoyer'.
  • La pièce jointe sera envoyée comme un message dans l'eOrientation/consultation électronique.

Sauvegarder les eOrientations/Consultations électroniques envoyées ou reçues en tant que Document au lieu d'une Note de Rencontre

  • Ocean facilite la configuration de l'endroit où les consultations électroniques et/ou les orientations électroniques, envoyées ou reçues sur votre site, sont téléchargées et sauvegardées dans le dossier DMÉ du patient. Par défaut, les consultations et les orientations sont sauvegardées dans la section Notes de rencontre du dossier du patient.
  • Cependant, vous pouvez choisir de les sauvegarder en tant que Document dans le Dossier Virtuel du patient, avec un Type de Dossier ou Sous-Dossier personnalisé. Cette fonctionnalité est définie dans les paramètres Cloud Connect de votre site.

  • Note : Pour garantir que toutes les pièces jointes de fichiers sont automatiquement importées dans Accuro, nous recommandons fortement que les utilisateurs d'orientations électroniques sélectionnent l'option 'Documents' pour les orientations envoyées et reçues.

Configuration

Prérequis

  • Cliquez sur le bouton Modifier les paramètres dans la fenêtre État de synchronisation.

  • Sous le titre 'Orientations', réglez les paramètres 'Sauvegarder les orientations envoyées sous' et 'Sauvegarder les orientations reçues sous' sur 'Documents'.

    Précisez le dossier de documents Accuro souhaité (obligatoire) et le sous-dossier (facultatif) pour chacun.

  • Cliquez sur 'Sauvegarder'.
  • Les consultations et/ou orientations envoyées ou reçues via Ocean seront désormais téléchargées en tant que document sous le type de dossier ou sous-dossier spécifié.

  • Conseil rapide : Cloud Connect accède à la liste existante de dossiers/sous-dossiers de votre DMÉ. Si vous souhaitez ajouter un dossier personnalisé pour les eOrientations/eConsultations Ocean envoyées ou reçues, vous devez d'abord le faire dans Accuro.

    Vous pouvez le faire en ouvrant un dossier patient, en sélectionnant 'DMÉ', en ouvrant le 'Dossier virtuel', et en cliquant sur 'Télécharger un document'. Ensuite, ouvrez le menu déroulant 'Dossier de destination' et sélectionnez '--Gérer--' en haut. Cela ouvrira la zone 'Gérer les dossiers patients', où vous pouvez ajouter/supprimer/modifier des dossiers de documents dans Accuro.

Conventions de nommage pour les documents Accuro téléchargés

  • Pour les sites Ocean Destinataires, Ocean téléchargera automatiquement le PDF du dossier de l'orientation et toutes les pièces jointes en tant que documents distincts dans le Dossier Virtuel du patient. Cela permet de catégoriser davantage les pièces jointes, si désiré. Le nom de chaque document sera précédé de "eOrientation -" pour le PDF du dossier de l'orientation, et "Pièce jointe eOrientation -" pour les pièces jointes.
  • Pour les sites Ocean Destinataires, une fois qu'une Consultation électronique et/ou une eOrientation est marquée comme 'Terminée' dans Ocean, l'ensemble du PDF de la consultation ou du dossier d'orientation (y compris toutes les notes supplémentaires, messages ou pièces jointes), sera retéléchargé en tant que document unique dans le Dossier Virtuel du patient. Le préfixe pour ce document sera "eOrientation Terminée -".
  • Pour les sites Expéditeurs d'Orientation, lorsqu'une Consultation électronique et/ou une eOrientation est envoyée via Ocean, l'ensemble du dossier de consultation ou d'orientation (y compris les pièces jointes), sera téléchargé en tant que document unique dans le Dossier Virtuel du patient. Le préfixe pour ce document sera "eOrientation -".

Assignation Automatique du Fournisseur de Documents

Pour qu'Ocean assigne automatiquement le Fournisseur de Documents pour chaque Document, les utilisateurs d'Accuro peuvent activer optionnellement le paramètre 'Assigner automatiquement les Documents d'Orientation aux fournisseurs dans Accuro' dans Cloud Connect.

Créer un lien CDS pour lancer une consultation et/ou un objectif de référence spécifique dans Healthmap

Si votre site Accuro consulte et/ou réfère couramment à une destination spécifique dans l'Ocean Healthmap, vous pouvez configurer un lien CDS pour lancer directement cette destination. Pour ce faire, vous devrez générer un nouveau lien URL CDS en suivant les étapes suivantes :

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail et accédez à la page des paramètres d'administration. Cliquez sur "Gérer les identifiants", puis cliquez pour "Configurer les liens CDS Accuro".
  • Trouvez et copiez le lien pour "Envoyer une demande électronique".
  • Allez sur l'Ocean Healthmap et recherchez la liste que vous souhaitez lancer directement à partir de votre DMÉ Accuro. Une fois sélectionné, survolez le nom de la liste pour faire apparaître la référence unique de consultation ou de renvoi dans le texte de l'infobulle. Copiez cette référence.
  • Modifiez l'URL "Envoyer une demande électronique" en insérant le texte "&rtRef=" suivi de la référence de la liste, entre les parties "action=refer" et "&siteNum" de l'URL. Votre URL finale devrait ressembler à ce qui suit, une fois compilée.