Prérequis
- Votre site Ocean doit être intégré à votre DMÉ en utilisant Ocean Cloud Connect.
- Vos horaires de DMÉ doivent être activés pour être utilisés dans la réservation en ligne sous une 'Licence d'engagement des patients (Plus)'. Pour ce faire, veuillez consulter l'article suivant : Ajout de licences Ocean.
- Votre site Ocean doit disposer d'une Directory Listing validée. Les détails de la Directory Listing sont utilisés pour renseigner les informations de votre clinique sur la page de confirmation et/ou dans l'e-mail adressé au patient.
Le Planificateur
- Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation. Utilisez l'option Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation pour indiquer les créneaux horaires réservables dans votre emploi du temps. Les créneaux horaires non disponibles seront indiqués par un "x" violet dans l'emploi du temps de PS Suite.
- Rendez-vous de remplissage. Les créneaux horaires avec des patients assignés ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Vous pouvez également bloquer un créneau horaire en ajoutant une description dans le champ "Détails" du créneau horaire de votre emploi du temps de PS Suite - comme "pas de réservation en ligne", "déjeuner", "réunion", etc. Lorsque le champ "Détails" est rempli, Ocean considérera ce créneau comme indisponible.
- Types de rendez-vous de PS Suite. Pour des restrictions avancées, telles qu'un nombre maximum d'un certain type de rendez-vous par jour, ou une disponibilité différente en fonction du type de rendez-vous réservé, vous devrez utiliser la Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ en plus de créer des Types de Rendez-vous fictifs dans PS Suite. Vous devez inclure "réservation en ligne" ou "/ob" dans le titre de ces types de rendez-vous fictifs.
Avertissement pour les utilisateurs de PS Suite :
Ocean ne reconnaît pas le texte et la couleur d'arrière-plan de l'ordonnanceur de PS Suite. Les créneaux horaires marqués uniquement avec du texte ou de la couleur d'arrière-plan en utilisant la fonction 'Texte et Couleur Récurrents' dans PS Suite seront considérés comme des créneaux horaires ouverts et réservables pour Ocean. Ne tentez pas de bloquer des créneaux horaires dans l'emploi du temps en modifiant les créneaux en utilisant cette fonction.
Telus ne rend pas ces couleurs d'arrière-plan disponibles pour les systèmes tiers comme Ocean, donc le moteur de réservation en ligne est incapable de déterminer leur existence. Pour Ocean, un créneau avec un fond bleu sans rendez-vous est identique à un créneau avec un fond blanc sans rendez-vous.
- Ocean ne peut réserver des rendez-vous que dans des créneaux horaires vides, ou des créneaux de modèle prédéterminés de votre DMÉ. Vous pouvez sélectionner les créneaux horaires dans lesquels Ocean peut réserver dans la page Modifier l'Emploi du Temps de Réservation.
- Il existe plusieurs façons de rendre les créneaux indisponibles pour la réservation en ligne.
- Créneaux de Modèle. Les créneaux de modèle que vous ne souhaitez pas voir réservés en ligne par les patients doivent être désélectionnés dans la configuration de l'Emploi du Temps de Réservation (sous le paramètre "Autoriser les patients à réserver dans ces créneaux de modèle").
- Heures de Travail. Ocean peut lire à partir du paramètre des heures de travail et ne réservera pas de rendez-vous aux dates et créneaux horaires marqués comme heures non travaillées.
- Rendez-vous de remplissage. Les créneaux horaires avec des patients assignés ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous dans Med Access que vous souhaitez bloquer. Ensuite, cliquez sur "Menu", puis sur "Définir le Type de Rendez-vous", et enfin sur "Bloqué". À partir de là, vous devriez pouvoir saisir "pas de réservation en ligne" dans le champ de description et préciser la plage horaire que vous souhaitez bloquer.
- L'Ocean ne peut prendre que des rendez-vous dans des créneaux prédéfinis de Suggestions de type de rendez-vous dans votre DMÉ. Vous pouvez sélectionner les Suggestions de type de rendez-vous dans la page Modifier l'horaire de réservation. Veuillez noter que seules les suggestions qui sont Actives seront sélectionnables dans l'Ocean. Les suggestions de rendez-vous doivent également avoir l'option "Autoriser la création de rendez-vous Accuro" cochée.
- Lors de la réservation de rendez-vous, l'Ocean recherchera tout autre rendez-vous réservé dans les colonnes du planificateur. Si un rendez-vous existe dans une colonne adjacente, l'Ocean considérera que ce créneau horaire n'est pas réservable. L'Ocean ne peut réserver des rendez-vous que dans la première colonne du planificateur.
- Un créneau horaire occupé par un rendez-vous avec un patient assigné ne sera jamais réservable en ligne.
- Il existe plusieurs façons de rendre des créneaux indisponibles pour la réservation en ligne :
- Journée de congé réservée : Les jours marqués comme Journée de congé réservée ne seront pas réservables en ligne.
- Réservation de rendez-vous tampons : Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, ajoutez des détails dans le champ "Notes" du rendez-vous (par exemple, "Déjeuner" ou "Enseignement"), cliquez sur "Ok". L'Ocean rendra ce créneau indisponible pour la réservation en ligne.
Mode 'Planification des ressources' d'Accuro
La réservation en ligne de l'Ocean n'est pas compatible avec les instances de DMÉ Accuro qui utilisent le mode hérité 'Planification des ressources'.
Veuillez contacter l'équipe des Services client de QHR (support@QHRtech.com) pour désactiver la Planification des ressources si vous souhaitez utiliser la réservation en ligne de l'Ocean.
- Ocean peut prendre des rendez-vous dans des créneaux horaires sans codes de modèle, cependant Ocean ne peut pas voir l'heure de début, l'heure de fin ou la période dans vos préférences d'horaires. Vous devez fournir ces informations dans la page Modifier l'horaire de réservation, en définissant l'intervalle de temps du DMÉ et en utilisant les restrictions Jour/Heure
- Ocean peut prendre des rendez-vous dans des créneaux horaires avec des codes de modèle spécifiés. Vous pouvez déterminer de quelle manière Ocean prendra des rendez-vous dans la page Modifier l'horaire de réservation.
- Un créneau horaire occupé par un rendez-vous avec un patient assigné ne sera jamais disponible à la réservation en ligne.
- Pour rendre des créneaux horaires non disponibles pour la réservation en ligne via l'horaire OSCAR Pro:
- La fonction "Ne pas réserver" : En utilisant la fonction "Ne pas réserver" disponible dans l'horaire OSCAR Pro, vous empêcherez ces créneaux horaires d'être réservables via la réservation en ligne Ocean. Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, cliquez sur le bouton 'Ne pas réserver', puis cliquez sur 'Ajouter un rendez-vous'. Cela empêchera les créneaux horaires d'être réservables via la réservation en ligne Ocean.
- Rendez-vous de remplissage : Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, ajoutez des détails dans le champ "Notes" du rendez-vous (par exemple, "Déjeuner" ou "Enseignement"), cliquez sur "Ajouter un rendez-vous". Cela empêchera les créneaux horaires d'être réservables via la réservation en ligne Ocean.
Fournisseurs principaux
Ocean peut appliquer des restrictions pour la réservation en ligne en fonction du fournisseur du patient - par exemple, si seuls les patients du Dr. Kavanagh doivent pouvoir prendre rendez-vous en ligne dans l'horaire du DMÉ du Dr. Kavanagh. Les cliniques peuvent définir les fournisseurs principaux différemment dans leur DMÉ - veuillez voir ci-dessous pour savoir quels champs Ocean examine pour chaque DMÉ.
Une note sur la recherche des fournisseurs dans votre DMÉ.
Dans PSS : Cliquez sur Rendez-vous pour ouvrir le planificateur du DMÉ. Dans le menu supérieur, cliquez sur Fournisseurs -> Voir un fournisseur pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.
Dans Med Access : Cliquez sur le menu déroulant sous Fournisseur ou Ressource pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.
Dans Accuro : Appuyez sur F2 pour ouvrir la fenêtre de gestion des fournisseurs.
Note : Le nom du fournisseur transmis par Med Access est la description textuelle et ne correspond pas toujours au nom du fournisseur dans Med Access. Veuillez vous assurer que les noms des fournisseurs dans Med Access sont cohérents.