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  2. Réservation en ligne
  3. Configurer la prise de rendez-vous en ligne

Configurer la prise de rendez-vous en ligne

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  1. Votre DMÉ et la prise de rendez-vous en ligne avec Ocean : Ce que vous devez savoir

    Comment Ocean interagit avec les systèmes de réservation DMÉ intégrés

    Prérequis

    • Votre site Ocean doit être intégré à votre DMÉ à l’aide de Ocean Cloud Connect.
    • Votre ou vos horaires DMÉ doivent être activés pour l’utilisation de la prise de rendez-vous en ligne sous une « Licence d’engagement du patient (Plus) ». Pour ce faire, veuillez consulter l’article suivant : Ajouter des licences Ocean.
    • Votre site Ocean doit avoir une Listes d'annuaires validée. Les détails de la Listes d'annuaires sont utilisés pour remplir les informations de votre clinique sur la page de confirmation et/ou dans le courriel envoyé au patient.

    Le planificateur

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    Par défaut, Ocean affichera tous les créneaux horaires vides dans votre DMÉ pour la prise de rendez-vous en ligne. Il existe plusieurs façons de rendre des créneaux indisponibles pour la prise de rendez-vous en ligne.

    • Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation. Utilisez les fonctions Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation pour indiquer les créneaux réservables dans votre horaire. Les créneaux indisponibles seront indiqués par un "x" violet dans l'horaire PS Suite.
    • Rendez-vous de remplissage. Les créneaux horaires avec des patients assignés sont indisponibles pour la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez également bloquer un créneau en inscrivant une description dans le champ "Détails" du créneau dans votre horaire PS Suite - par exemple "pas de réservation en ligne", "dîner", "réunion", etc. Lorsque le champ "Détails" est rempli, Ocean considérera ce créneau comme indisponible.
    • Types de rendez-vous PS Suite. Pour des restrictions avancées, telles qu'un nombre maximal d'un certain type de rendez-vous par jour, ou une disponibilité différente selon le type de rendez-vous réservé, vous devrez utiliser la correspondance des types de rendez-vous DMÉ ainsi que créer des types de rendez-vous fictifs dans PS Suite. Vous devez inclure "réservation en ligne" ou "/ob" dans le titre de ces types de rendez-vous fictifs.

    Avertissement pour les utilisateurs de PS Suite :

    Ocean ne reconnaît pas le texte d'arrière-plan ni la couleur du planificateur PS Suite. Les créneaux marqués uniquement avec du texte ou une couleur d'arrière-plan à l'aide de la fonction 'Texte & couleur récurrents' dans PS Suite seront considérés comme des créneaux ouverts et réservables par Ocean. N'essayez pas de bloquer des créneaux dans l'horaire en modifiant les créneaux à l'aide de cette fonction.

    Telus ne rend pas ces couleurs d'arrière-plan disponibles pour les systèmes tiers comme Ocean, donc le moteur de réservation en ligne ne peut pas déterminer leur existence. Pour Ocean, un créneau avec un fond bleu sans rendez-vous est identique à un créneau avec un fond blanc sans rendez-vous.

    Fournisseurs principaux

    Ocean peut appliquer des restrictions pour la prise de rendez-vous en ligne en fonction du fournisseur du patient - par exemple, si seuls les patients du Dr Kavanagh doivent pouvoir réserver en ligne dans l'horaire DMÉ du Dr Kavanagh. Les cliniques peuvent définir les fournisseurs principaux différemment dans leur DMÉ - veuillez consulter ci-dessous pour savoir quels champs Ocean examine pour chaque DMÉ.

    Note sur la recherche de fournisseurs dans votre DMÉ.

    Dans PSS : Cliquez sur Rendez-vous pour ouvrir le planificateur DMÉ. Dans le menu du haut, cliquez sur Fournisseurs -> Voir un fournisseur pour afficher la liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

    Dans Med Access : Cliquez sur le menu déroulant sous Fournisseur ou Ressource pour afficher la liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

    Dans Accuro : Appuyez sur F2 pour ouvrir la fenêtre de gestion des fournisseurs.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    • Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants à partir du dossier du patient dans PS Suite :
      • • MD/IP du patient
      •  
      • • MD/IP de famille
      • • Fournisseur principal
      • • Autre fournisseur
    • Note : Le(s) nom(s) du fournisseur dans le(s) champ(s) ci-dessus doivent correspondre au(x) nom(s) dans le Prénom(s) et nom de famille de l'utilisateur dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs.

    Raison de la visite

    Lors du processus de prise de rendez-vous en ligne, les patients doivent remplir un formulaire de pré-réservation personnalisable (comme le Prise de rendez-vous en ligne - Médecine familiale eForm).

    • Les formulaires de pré-réservation peuvent être configurés pour poser au patient une variété de questions, bien qu'ils demandent généralement au patient de préciser le Type de rendez-vous souhaité et la Raison de la visite.
    • L'élément de question Raison de la visite est souvent configuré pour être associé à la référence spéciale d'élément de formulaire Ocean 'reasonForVisit', qui remplit ensuite directement le champ "raison" correspondant dans le rendez-vous du DMÉ. Le champ "raison" spécifique pour chaque DMÉ est décrit ci-dessous :
    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    • Pour PS Suite, la réponse à l'élément de formulaire Ocean 'reasonForVisit' apparaîtra dans le champ 'Détails' du rendez-vous.

     

  2. Configurer les types de rendez-vous disponibles pour la réservation en ligne

    La première étape consiste à configurer tous les types de rendez-vous pour tous les fournisseurs qui utiliseront la réservation en ligne. Ces types de rendez-vous seront disponibles lors de la configuration de vos plannings de réservation.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    1. Accéder à vos paramètres de réservation en ligne

    • Connectez-vous au Portail Ocean, puis cliquez sur 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
    • Cliquez sur 'Paramètres' en haut à droite.
    • À côté de l'intitulé "Types de rendez-vous", cliquez sur 'Configurer'.

    2. Configuration des types de rendez-vous

    Activer/Désactiver le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ
    Le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est une fonctionnalité qui permet à Ocean de réserver des patients dans votre DMÉ et d'assigner l'un de vos types de rendez-vous préexistants du DMÉ au rendez-vous réservé.
    Lorsqu'elle est activée, vous verrez la colonne "Type de Rendez-vous du DMÉ", où vous pourrez indiquer le type de rendez-vous correspondant qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que lorsque qu'un patient sélectionne l'étiquette "Visite initiale de la personne", le patient sera en fait réservé dans l'horaire du DMÉ en utilisant le type de rendez-vous "Nouvelle visite de patient" du DMÉ.
    Lorsque le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est utilisé, vous pouvez également personnaliser de puissantes restrictions pour chaque type de rendez-vous telles que le nombre maximum par jour de chaque type, et même restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés à certains créneaux horaires tout au long de la journée. En savoir plus sur le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ pour la réservation en ligne.
    Ajouter un Type de Rendez-vous
    Ce bouton ajoutera une nouvelle ligne au tableau des rendez-vous. Il n'y a pas de limite au nombre de types de rendez-vous que vous pouvez créer.
    Étiquette
    Correspond à la façon dont le patient verra le rendez-vous lors de la réservation en ligne. Nous vous recommandons de donner à chacune de vos étiquettes de type de rendez-vous un nom distinct.
    Durée du Rendez-vous
    La durée est la longueur du rendez-vous qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ, en minutes.
    Emplacement
    Sélectionnez entre "Sur Place", "Virtuel", ou "Hors site".
    Si "Sur Place" est sélectionné, l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire sera affichée aux patients sur la page de confirmation de réservation et dans l'e-mail de confirmation.
    Si "Virtuel" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Veuillez ne pas vous rendre à la clinique pour ce rendez-vous".
    Si "Hors site" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Ne vous rendez pas à la clinique pour ce rendez-vous à domicile".
    Moyen
    Ce paramètre vous permet de sélectionner le Moyen pour votre rendez-vous.
    Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Sur Place', le 'Moyen' sera par défaut 'En Personne'.
    Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Hors site', le 'Moyen' sera par défaut 'Visite à Domicile'.
    Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Virtuel ', trois options de 'Moyen' sont disponibles : 'Appel Téléphonique', 'Visite Virtuelle Vidéo', ou 'Non Spécifié'.

    Pour les utilisateurs de PS Suite uniquement: Vous pouvez choisir entre les moyens 'Appel Téléphonique' ou 'Visite Virtuelle Vidéo'. Cela réservera votre patient dans votre horaire PS Suite avec le Moyen choisi. Le champ spécifique dans PS Suite où cela sera reflété est indiqué ci-dessous.

    Type de Rendez-vous du DMÉ
    Disponible uniquement lorsque la « Mappage des types de rendez-vous DMÉ » est activée.
    Cela vous permet de sélectionner le type de rendez-vous DMÉ spécifique dans lequel les patients seront programmés dans votre calendrier DMÉ.
    Si vous avez récemment ajouté un nouveau type de rendez-vous à votre DMÉ ou si vous remarquez une incohérence dans les types de rendez-vous DMÉ répertoriés, essayez d'exécuter une synchronisation complète de l'agenda dans Cloud Connect.

    Pour les utilisateurs d'Accuro et d'OSCAR Pro

    Actuellement, Ocean ne peut pas prendre de rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

  3. Cartographie des types de rendez-vous DMÉ

    La correspondance des types de rendez-vous DMÉ est requise si vous souhaitez utiliser des restrictions de type de rendez-vous.

    Mapper vos types de rendez-vous que vous créez dans Ocean aux types de rendez-vous trouvés dans votre DMÉ permet à Ocean de réserver des patients dans votre emploi du temps, et d'assigner l'un de vos types de rendez-vous DMÉ préexistants au rendez-vous qui est réservé dans votre emploi du temps.

    Ceci est utile afin que lorsqu'un patient réserve dans votre emploi du temps, vous puissiez facilement reconnaître le type de rendez-vous qu'il a réservé en regardant votre emploi du temps DMÉ. Vous pouvez également profiter de restrictions puissantes, telles que l'application d'un nombre maximum de rendez-vous par jour pour chaque type, ou même désigner des créneaux réservables dans votre emploi du temps DMÉ pour chaque type de rendez-vous.  

    Notes importantes sur la correspondance des types de rendez-vous

    Veuillez noter que si vous décidez de mapper aux types de rendez-vous DMÉ, vous devez mapper tous les types de rendez-vous - vous ne pouvez en laisser aucun non mappé.

    Si vous changez le nom de votre type de rendez-vous dans votre DMÉ après avoir terminé votre configuration initiale, veuillez revisiter votre page de configuration des types de rendez-vous dans Ocean et vérifier que tous les rendez-vous sont correctement mappés. Ocean peut ne pas reconnaître le changement de nom du type de rendez-vous dans le DMÉ, il est donc toujours préférable de vérifier à nouveau vos configurations de type de rendez-vous pour s'assurer que votre correspondance des types de rendez-vous est précise.

    De plus, les utilisateurs de Accuro et OSCAR Pro doivent noter qu'à ce jour, Ocean ne peut pas réserver de rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

    1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

      • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
      • À côté de l'en-tête Types de Rendez-vous, cliquez sur Configurer.

    2. Activer la correspondance des types de Rendez-vous DMÉ.

      • Sur le côté gauche de votre écran, cliquez sur le bouton Activer la correspondance des types de Rendez-vous DMÉ. Cela l'activera, et une quatrième colonne sera ajoutée au tableau des rendez-vous nommée "Type de Rendez-vous DMÉ".
      • Utilisez le bouton bleu Ajouter Rendez-vous et configurez le(s) rendez-vous que vous souhaitez rendre disponible(s) pour la réservation en ligne. Assurez-vous que chaque rendez-vous a une durée (en minutes).
      • Pour chaque type de rendez-vous que vous créez dans Ocean, vous devez sélectionner un Type de Rendez-vous DMÉ dans le menu déroulant. Ce menu déroulant affiche la liste des Types de Rendez-vous trouvés dans votre DMÉ. Le Type de Rendez-vous DMÉ que vous choisissez ici est le type de rendez-vous dans lequel le patient sera réservé dans votre emploi du temps DMÉ. Par exemple, la capture d'écran à droite indique que lorsqu'un patient choisit l'étiquette “Nouvelle question (Visite rapide)” lors de sa réservation, elle sera réservée dans votre emploi du temps DMÉ en utilisant le type de rendez-vous DMÉ “Nouvelle admission de patient”.
      • Assurez-vous de ne laisser aucun élément vide dans votre tableau. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Sauvegarder en bas à gauche.

    Où trouver les Types de Rendez-vous DMÉ

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    • À partir du tableau de bord PS Suite, naviguez vers Paramètres > Préférences. Vous serez invité à entrer votre mot de passe utilisateur PSS pour accéder aux préférences.
    • Sélectionner Rendez-vous à gauche et Types dans les onglets en haut. Cela affichera vos Types de Rendez-vous actuels trouvés dans PS Suite. Pour créer de nouveaux types, vous pouvez appuyer sur le bouton "Ajouter..." sur le côté droit si nécessaire.
    • Pour plus de clarté, ces Types de Rendez-vous sont appliqués aux rendez-vous individuels dans votre horaire DMÉ en utilisant le champ “Type” sur chaque rendez-vous comme indiqué ci-dessous.

    Avertissement : Types de Rendez-vous Préférés du Fournisseur

    Le paramètre optionnel "Types de Rendez-vous Préférés du Fournisseur" dans PS Suite permet aux utilisateurs DMÉ de contrôler les Types de Rendez-vous DMÉ qui sont admissibles à être utilisés dans un horaire DMÉ donné de PS Suite.

    Si le Mapping des Types de Rendez-vous DMÉ est activée dans Ocean et qu'un patient prend un rendez-vous dans un horaire DMÉ qui utilise des Types de Rendez-vous Préférés, mais que le Type de Rendez-vous DMÉ à réserver n'est pas inclus dans la liste des Types de Rendez-vous Préférés, Ocean réservera le rendez-vous dans l'horaire sans aucun type de rendez-vous.

  4. Configurer les horaires de réservation

    L'étape suivante dans la configuration de la prise de rendez-vous en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean.

    L'étape suivante dans la configuration de la prise de rendez-vous en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean :

    • Connectez-vous à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Prise de rendez-vous en ligne'.
    • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
    • À côté de l'en-tête 'Horaires de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
    • Cliquez sur 'Ajouter un horaire'.

    • Sélectionnez l'horaire DMÉ pour lequel vous souhaitez créer un horaire de réservation dans Ocean.

      Note : Seuls les horaires DMÉ qui ont été activés pour une utilisation dans la prise de rendez-vous en ligne Ocean sous une 'Licence d’engagement des patients (Plus)' sont disponibles pour la sélection.

    • Consultez la section Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans l'horaire de réservation.
    • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de l'horaire de réservation.

    Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    Paramètres du calendrier

    Nom du calendrier DMÉ

    Ce champ affiche le nom du calendrier DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la prise de rendez-vous en ligne Ocean.

    Intervalle de créneau horaire DMÉ

    Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire du calendrier du fournisseur dans votre DMÉ.

    Configuration par défaut

    Nom du calendrier visible par le patient

    C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de ce calendrier de rendez-vous. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de ce calendrier de rendez-vous dans votre configuration de prise de rendez-vous en ligne.

    Permettre aux patients de réserver dans ces créneaux de modèle

    Sélectionnez les créneaux de modèle dans lesquels Ocean peut réserver. Les créneaux horaires dans votre DMÉ qui ne sont pas modélisés seront également réservables par Ocean. Notez que des suggestions de rendez-vous supplémentaires/créneaux de modèle peuvent être réservables selon les restrictions sur les types de rendez-vous.

    Types de rendez-vous

    Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la prise de rendez-vous dans ce calendrier de fournisseur.

    Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.

    *Note : Si la cartographie des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions sur les types de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.

    Qui est autorisé à réserver dans ce calendrier ?

    Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre calendrier.

    Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son calendrier, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.

    Pour plus de clarté, le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur principal » dans le dossier Med Access.

    Le paramètre « Médecin de famille » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur de famille » dans le dossier Med Access.

    Le paramètre « Tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier Med Access : Fournisseur principal, Fournisseur de famille, Fournisseur secondaire

    À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?

    Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de n’importe quel type. Par exemple :

    Si la valeur est « 0 » (par défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).

    Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type par jour.

    Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, il pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).

    Fenêtre de réservation

    Le paramètre « Autoriser uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre calendrier de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.

    Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).

    Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.

    La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.

    Restrictions de jour/heure

    Définissez des périodes récurrentes dans le calendrier du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de créneaux de rendez-vous pendant l’heure du dîner pour la réservation en ligne.

    Paramètres avancés

    La section des paramètres avancés contient vos formulaires de réservation. Les utilisateurs avancés d’Ocean peuvent personnaliser ces formulaires de réservation pour filtrer davantage les patients ou recueillir plus d’informations lors du processus de réservation.

    Formulaire de pré-réservation (standard)

    Le 'Formulaire de pré-réservation (standard)' est complété par les patients au moment de sélectionner leur type de rendez-vous souhaité (c.-à-d. après avoir choisi un horaire de réservation).

    Note : La référence d’élément 'appointmentType' dans ce formulaire de réservation est utilisée pour afficher les types de rendez-vous que le patient peut sélectionner. Modifier cet élément du formulaire peut entraîner un comportement inattendu ou des erreurs.

    Formulaire post-réservation

    Le 'Formulaire post-réservation' est complété par les patients après avoir réservé leur rendez-vous avec succès (c.-à-d. lorsque la page de confirmation de réservation s’affiche).

    Note : Les réponses du patient au formulaire post-réservation ne seront recueillies que si le patient clique sur le bouton « Compléter » après avoir rempli l’ensemble du formulaire post-réservation.

  5. Restrictions de Type de Rendez-vous

    Les restrictions de Type de Rendez-vous ne peuvent être appliquées que si la correspondance de type de rendez-vous DMÉ est activée.

     

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR PRO

    Prérequis

    Si vous décidez de faire correspondre vos Types de Rendez-vous DMÉ à vos Types de Rendez-vous Ocean, vous aurez accès à des restrictions spécifiques aux rendez-vous. Ces restrictions puissantes vous permettent de personnaliser le nombre de chaque type de rendez-vous pouvant être réservé chaque jour de la semaine, la fréquence à laquelle un patient peut réserver chaque type de rendez-vous, et même de restreindre la réservation à certains créneaux de votre emploi du temps DMÉ. Celles-ci peuvent être utilisées individuellement, ou vous pouvez combiner leur fonctionnalité.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    Réserver uniquement dans les créneaux horaires avec le [terme DMÉ] suivant appliqué
    L'utilisation de cette restriction vous permettra de définir des créneaux horaires spécifiques, des suggestions de rendez-vous ou des créneaux de modèle dans votre emploi du temps DMÉ qui n'accepteront que les réservations d'un certain type de rendez-vous. Cela est utile si vous avez un type de rendez-vous qui ne devrait être disponible pour les patients qu'à un certain moment de la journée, comme limiter uniquement les rendez-vous de “Santé mentale” à être réservés de 15h00 à 17h00 les lundis et mercredis.

    Pour un guide étape par étape sur la façon d'utiliser cette restriction, veuillez consulter comment restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés dans un certain créneau horaire. 
    Réserver un maximum de [##] visites par jour le [jour de la semaine]
    L'utilisation de cette restriction vous permettra de limiter le nombre de rendez-vous de ce type qui sont réservés un jour particulier. Pour ajouter plus de jours, cliquez sur le bouton Ajouter une restriction. Par exemple, vous pouvez choisir de n'autoriser que 5 “Visites virtuelles” les lundis.
    Les rendez-vous de ce type doivent être espacés d'au moins [##] jours
    L'utilisation de cette restriction vous permettra d'imposer une fréquence à laquelle les patients peuvent réserver des rendez-vous de ce type en précisant le nombre de jours qui doivent s'écouler entre chaque rendez-vous. Par exemple, vous pourriez appliquer cette restriction à un type de rendez-vous “Physique” et empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous “Physique” dans un délai de 365 jours.
    Empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous de ce type jusqu'à ce que leur prochain rendez-vous ait lieu
    L'utilisation de cette restriction vous permettra d'empêcher les patients de réserver des rendez-vous ultérieurs de ce type jusqu'à ce que leur prochain rendez-vous de ce type ait lieu. Lorsque cette restriction est activée et qu'un patient tente de réserver un rendez-vous de ce type alors qu'il a déjà un rendez-vous futur du même type réservé, le patient est bloqué pour continuer. Un message sera présenté au patient indiquant : "Vous avez un rendez-vous existant planifié. Veuillez attendre que le rendez-vous existant soit écoulé avant d'en réserver un autre."
  6. Configuration alternative*

    Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

    Note : Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

    Les Configurations Alternatives vous permettent de créer plusieurs configurations de Calendrier de Rendez-vous dans Ocean, pour un seul Calendrier DMÉ.

    Cela peut être utile pour diverses raisons. Par exemple, si un fournisseur organise occasionnellement une clinique spécialisée (par exemple, une clinique de vaccination contre la grippe) et souhaite un lien de réservation unique pour ces rendez-vous spécialisés uniquement, il pourrait configurer son calendrier par défaut pour accepter ses rendez-vous "réguliers" et créer une Configuration Alternative de son calendrier pour n'accepter que les rendez-vous spécialisés (rendez-vous pour la vaccination contre la grippe).

    Note : Plusieurs Configurations Alternatives peuvent également être hébergées sur un seul lien de réservation.

    Pour réduire la confusion lors de la configuration, nous recommandons de définir un "Nom du Calendrier Visible par le Patient" unique pour chaque configuration du même Calendrier de Rendez-vous, tel que "Dr. Kavanagh" pour la configuration par défaut et "Dr. Kavanagh - Vaccins contre la grippe" pour la Configuration Alternative.

    1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

      • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
      • À côté de l'horaire de réservation pour lequel vous souhaitez créer une configuration alternative, cliquez sur "Modifier".

    2. Créez et configurez votre configuration alternative.

      • À côté de l'en-tête Configuration par défaut, cliquez sur 'Ajouter une configuration alternative'. Faites défiler vers le bas pour trouver le nouvel en-tête Configuration alternative et les paramètres ci-dessous.
      • Dans le champ 'Nom de cette configuration (non visible par les patients)', saisissez un nom descriptif pour cette version de configuration alternative. Ce nom n'est pas visible par les patients. Utilisez un nom intuitif que vous pourrez facilement reconnaître à l'avenir.

      • Dans le champ 'Nom de l'horaire visible par les patients', saisissez un nom pour l'horaire qui sera affiché aux patients au moment de la réservation en ligne.

        Note : Si vous hébergez plusieurs horaires de réservation sur un seul lien de réservation, chaque configuration d'horaire doit avoir un 'Nom de l'horaire visible par les patients' unique.

      • Par défaut, votre configuration alternative héritera de tous les paramètres de la configuration par défaut de votre horaire de réservation.

        Pour modifier les paramètres d'une configuration alternative, cliquez sur le bouton "Modifier" sous chaque en-tête de paramètre pour l'ajuster.

        Par exemple, vous pouvez appuyer sur "Modifier" sous l'en-tête "Types de rendez-vous" pour spécifier le(s) type(s) de rendez-vous pouvant être réservés, comme un rendez-vous pour un vaccin contre la grippe dans une clinique de vaccination contre la grippe.

      • Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" dans le coin inférieur gauche.
  7. Configurer les liens de réservation

    La dernière étape consiste à configurer vos liens de réservation. Cela vous fournira une URL que vos patients pourront utiliser pour prendre leurs rendez-vous en ligne.

    Les liens de réservation vous fournissent une URL que vos patients peuvent utiliser pour prendre leurs rendez-vous en ligne. Cette URL est souvent placée sur un site Web ou envoyée par courriel aux patients.

    Prérequis

    • Assurez-vous d'avoir déjà configuré vos types de rendez-vous et vos horaires de réservation avant de configurer vos liens de réservation.

    Pour configurer un lien de réservation :

    • Connectez-vous à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
    • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
    • À côté de l'en-tête 'Liens de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
    • Cliquez sur 'Ajouter un lien de réservation'
    • Consultez la section 'Paramètres/options de configuration du lien de réservation' ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponible dans le lien de réservation.
    • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de la page.
    • Après avoir sauvegardé, l'URL de votre lien de réservation sera générée et disponible sous l'en-tête 'Liens de réservation' dans la page des paramètres de réservation en ligne.
    •  

    Paramètres/options de configuration du lien de réservation

    Nom du lien de réservation
    Entrez un nom descriptif pour votre lien de réservation. Ce nom ne sera visible que dans la page de configuration de la réservation en ligne dans Ocean Portail. Il ne sera pas vu par les patients. Un exemple de nom pourrait être « Lien de réservation en ligne du Dr Kavanagh » si seul l’horaire du Dr Kavanagh est hébergé avec ce lien. Si plusieurs horaires de réservation sont hébergés sur ce même lien, vous pouvez utiliser un nom plus générique comme « Lien de réservation en ligne de [Nom de votre clinique] ».
    Listes d'annuaires liées
    Sélectionnez la Listes d'annuaires à associer à ce lien de réservation. Les coordonnées de la Listes d'annuaires apparaîtront sur la page de confirmation et dans le courriel de confirmation envoyé aux patients une fois le rendez-vous réservé avec succès. Le logo de la Listes d'annuaires sélectionnée sera visible sur la page d’accueil de la réservation en ligne.
    Qui peut réserver via ce lien ?
    Limitez votre lien de réservation en ligne pour permettre uniquement aux patients ayant déjà un dossier dans votre DMÉ de réserver, ou autorisez les nouveaux patients (sans dossier existant dans le DMÉ) à réserver en ligne. Pour en savoir plus sur la façon dont les nouveaux patients peuvent réserver en ligne, veuillez consulter cet article : Les nouveaux patients peuvent-ils prendre rendez-vous en ligne ?
    Type d’authentification

    Choisissez si les patients doivent s’authentifier à l’aide de leur Assurance maladie ou d’un ID alternatif*.

    Note : Ocean ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers patients à l’aide d’ID alternatifs.

    Étiquette d’ID alternatif*
    Si l’ID alternatif est choisi comme type d’authentification, saisissez l’étiquette qui sera affichée aux patients lors de l’enregistrement (ex. : « Numéro d’étudiant »).
    Horaires réservables
    Sélectionnez le(s) horaire(s) de réservation qui seront disponibles pour les patients via ce lien.
    Si votre horaire de réservation possède une configuration alternative, chaque version de configuration sera listée indépendamment pour que vous puissiez la sélectionner. Vous pouvez héberger plusieurs configurations alternatives dans un seul lien de réservation, à condition que chaque configuration alternative ait un « Nom d’horaire visible par le patient » unique.
    Message d’introduction
    Optionnel. Ce message apparaîtra sur la page d’accueil de votre lien de réservation en ligne. Vous pouvez choisir d’afficher un message de bienvenue aux patients, ou même de l’information supplémentaire sur la réservation en ligne à votre clinique.
    Vous pouvez appliquer une mise en forme de base, y compris du texte en gras, en italique et souligné, ainsi que des listes à puces ou numérotées.
    Quel message d’action doit être affiché au patient lorsqu’aucun horaire n’est disponible pour lui ?
    Optionnel. Ce message apparaîtra aux patients lorsqu’ils sont inadmissibles à réserver dans les horaires hébergés sur ce lien de réservation.
    Si 'Défaut' est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. Veuillez contacter le bureau de la manière habituelle pour prendre un rendez-vous. »
    Si 'Personnalisé' est sélectionné, vous pouvez ajouter vos propres instructions à la fin du message : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. [votre message personnalisé ici] »
    Si 'Aucun' est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. »

    Remarque concernant l’intégration des liens de réservation en ligne et l’utilisation des iFrames

    Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de réservation en ligne dans une iFrame HTML. Les iFrames intégrés peuvent ne pas toujours se charger ou s’afficher correctement dans les navigateurs Web, ce qui peut entraîner des problèmes d’utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.

  8. Consultez le Guide de la réservation en ligne

    Consultez le Guide de réservation en ligne pour apprendre comment tirer le meilleur parti de votre configuration de réservation en ligne !

    Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide de réservation en ligne pour en savoir plus sur les options de configuration avancée et d'acheminement !

Votre DMÉ et la prise de rendez-vous en ligne avec Ocean : Ce que vous devez savoir

Comment Ocean interagit avec les systèmes de réservation DMÉ intégrés

Prérequis

  • Votre site Ocean doit être intégré à votre DMÉ à l’aide de Ocean Cloud Connect.
  • Votre ou vos horaires DMÉ doivent être activés pour l’utilisation de la prise de rendez-vous en ligne sous une « Licence d’engagement du patient (Plus) ». Pour ce faire, veuillez consulter l’article suivant : Ajouter des licences Ocean.
  • Votre site Ocean doit avoir une Listes d'annuaires validée. Les détails de la Listes d'annuaires sont utilisés pour remplir les informations de votre clinique sur la page de confirmation et/ou dans le courriel envoyé au patient.

Le planificateur

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Par défaut, Ocean affichera tous les créneaux horaires vides dans votre DMÉ pour la prise de rendez-vous en ligne. Il existe plusieurs façons de rendre des créneaux indisponibles pour la prise de rendez-vous en ligne.

  • Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation. Utilisez les fonctions Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation pour indiquer les créneaux réservables dans votre horaire. Les créneaux indisponibles seront indiqués par un "x" violet dans l'horaire PS Suite.
  • Rendez-vous de remplissage. Les créneaux horaires avec des patients assignés sont indisponibles pour la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez également bloquer un créneau en inscrivant une description dans le champ "Détails" du créneau dans votre horaire PS Suite - par exemple "pas de réservation en ligne", "dîner", "réunion", etc. Lorsque le champ "Détails" est rempli, Ocean considérera ce créneau comme indisponible.
  • Types de rendez-vous PS Suite. Pour des restrictions avancées, telles qu'un nombre maximal d'un certain type de rendez-vous par jour, ou une disponibilité différente selon le type de rendez-vous réservé, vous devrez utiliser la correspondance des types de rendez-vous DMÉ ainsi que créer des types de rendez-vous fictifs dans PS Suite. Vous devez inclure "réservation en ligne" ou "/ob" dans le titre de ces types de rendez-vous fictifs.

Avertissement pour les utilisateurs de PS Suite :

Ocean ne reconnaît pas le texte d'arrière-plan ni la couleur du planificateur PS Suite. Les créneaux marqués uniquement avec du texte ou une couleur d'arrière-plan à l'aide de la fonction 'Texte & couleur récurrents' dans PS Suite seront considérés comme des créneaux ouverts et réservables par Ocean. N'essayez pas de bloquer des créneaux dans l'horaire en modifiant les créneaux à l'aide de cette fonction.

Telus ne rend pas ces couleurs d'arrière-plan disponibles pour les systèmes tiers comme Ocean, donc le moteur de réservation en ligne ne peut pas déterminer leur existence. Pour Ocean, un créneau avec un fond bleu sans rendez-vous est identique à un créneau avec un fond blanc sans rendez-vous.

Fournisseurs principaux

Ocean peut appliquer des restrictions pour la prise de rendez-vous en ligne en fonction du fournisseur du patient - par exemple, si seuls les patients du Dr Kavanagh doivent pouvoir réserver en ligne dans l'horaire DMÉ du Dr Kavanagh. Les cliniques peuvent définir les fournisseurs principaux différemment dans leur DMÉ - veuillez consulter ci-dessous pour savoir quels champs Ocean examine pour chaque DMÉ.

Note sur la recherche de fournisseurs dans votre DMÉ.

Dans PSS : Cliquez sur Rendez-vous pour ouvrir le planificateur DMÉ. Dans le menu du haut, cliquez sur Fournisseurs -> Voir un fournisseur pour afficher la liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

Dans Med Access : Cliquez sur le menu déroulant sous Fournisseur ou Ressource pour afficher la liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

Dans Accuro : Appuyez sur F2 pour ouvrir la fenêtre de gestion des fournisseurs.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants à partir du dossier du patient dans PS Suite :
    • • MD/IP du patient
    •  
    • • MD/IP de famille
    • • Fournisseur principal
    • • Autre fournisseur
  • Note : Le(s) nom(s) du fournisseur dans le(s) champ(s) ci-dessus doivent correspondre au(x) nom(s) dans le Prénom(s) et nom de famille de l'utilisateur dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs.

Raison de la visite

Lors du processus de prise de rendez-vous en ligne, les patients doivent remplir un formulaire de pré-réservation personnalisable (comme le Prise de rendez-vous en ligne - Médecine familiale eForm).

  • Les formulaires de pré-réservation peuvent être configurés pour poser au patient une variété de questions, bien qu'ils demandent généralement au patient de préciser le Type de rendez-vous souhaité et la Raison de la visite.
  • L'élément de question Raison de la visite est souvent configuré pour être associé à la référence spéciale d'élément de formulaire Ocean 'reasonForVisit', qui remplit ensuite directement le champ "raison" correspondant dans le rendez-vous du DMÉ. Le champ "raison" spécifique pour chaque DMÉ est décrit ci-dessous :
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Pour PS Suite, la réponse à l'élément de formulaire Ocean 'reasonForVisit' apparaîtra dans le champ 'Détails' du rendez-vous.

 

Configurer les types de rendez-vous disponibles pour la réservation en ligne

La première étape consiste à configurer tous les types de rendez-vous pour tous les fournisseurs qui utiliseront la réservation en ligne. Ces types de rendez-vous seront disponibles lors de la configuration de vos plannings de réservation.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

1. Accéder à vos paramètres de réservation en ligne

  • Connectez-vous au Portail Ocean, puis cliquez sur 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur 'Paramètres' en haut à droite.
  • À côté de l'intitulé "Types de rendez-vous", cliquez sur 'Configurer'.

2. Configuration des types de rendez-vous

Activer/Désactiver le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ
Le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est une fonctionnalité qui permet à Ocean de réserver des patients dans votre DMÉ et d'assigner l'un de vos types de rendez-vous préexistants du DMÉ au rendez-vous réservé.
Lorsqu'elle est activée, vous verrez la colonne "Type de Rendez-vous du DMÉ", où vous pourrez indiquer le type de rendez-vous correspondant qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que lorsque qu'un patient sélectionne l'étiquette "Visite initiale de la personne", le patient sera en fait réservé dans l'horaire du DMÉ en utilisant le type de rendez-vous "Nouvelle visite de patient" du DMÉ.
Lorsque le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est utilisé, vous pouvez également personnaliser de puissantes restrictions pour chaque type de rendez-vous telles que le nombre maximum par jour de chaque type, et même restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés à certains créneaux horaires tout au long de la journée. En savoir plus sur le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ pour la réservation en ligne.
Ajouter un Type de Rendez-vous
Ce bouton ajoutera une nouvelle ligne au tableau des rendez-vous. Il n'y a pas de limite au nombre de types de rendez-vous que vous pouvez créer.
Étiquette
Correspond à la façon dont le patient verra le rendez-vous lors de la réservation en ligne. Nous vous recommandons de donner à chacune de vos étiquettes de type de rendez-vous un nom distinct.
Durée du Rendez-vous
La durée est la longueur du rendez-vous qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ, en minutes.
Emplacement
Sélectionnez entre "Sur Place", "Virtuel", ou "Hors site".
Si "Sur Place" est sélectionné, l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire sera affichée aux patients sur la page de confirmation de réservation et dans l'e-mail de confirmation.
Si "Virtuel" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Veuillez ne pas vous rendre à la clinique pour ce rendez-vous".
Si "Hors site" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Ne vous rendez pas à la clinique pour ce rendez-vous à domicile".
Moyen
Ce paramètre vous permet de sélectionner le Moyen pour votre rendez-vous.
Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Sur Place', le 'Moyen' sera par défaut 'En Personne'.
Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Hors site', le 'Moyen' sera par défaut 'Visite à Domicile'.
Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Virtuel ', trois options de 'Moyen' sont disponibles : 'Appel Téléphonique', 'Visite Virtuelle Vidéo', ou 'Non Spécifié'.

Pour les utilisateurs de PS Suite uniquement: Vous pouvez choisir entre les moyens 'Appel Téléphonique' ou 'Visite Virtuelle Vidéo'. Cela réservera votre patient dans votre horaire PS Suite avec le Moyen choisi. Le champ spécifique dans PS Suite où cela sera reflété est indiqué ci-dessous.

Type de Rendez-vous du DMÉ
Disponible uniquement lorsque la « Mappage des types de rendez-vous DMÉ » est activée.
Cela vous permet de sélectionner le type de rendez-vous DMÉ spécifique dans lequel les patients seront programmés dans votre calendrier DMÉ.
Si vous avez récemment ajouté un nouveau type de rendez-vous à votre DMÉ ou si vous remarquez une incohérence dans les types de rendez-vous DMÉ répertoriés, essayez d'exécuter une synchronisation complète de l'agenda dans Cloud Connect.

Pour les utilisateurs d'Accuro et d'OSCAR Pro

Actuellement, Ocean ne peut pas prendre de rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

Cartographie des types de rendez-vous DMÉ

La correspondance des types de rendez-vous DMÉ est requise si vous souhaitez utiliser des restrictions de type de rendez-vous.

Mapper vos types de rendez-vous que vous créez dans Ocean aux types de rendez-vous trouvés dans votre DMÉ permet à Ocean de réserver des patients dans votre emploi du temps, et d'assigner l'un de vos types de rendez-vous DMÉ préexistants au rendez-vous qui est réservé dans votre emploi du temps.

Ceci est utile afin que lorsqu'un patient réserve dans votre emploi du temps, vous puissiez facilement reconnaître le type de rendez-vous qu'il a réservé en regardant votre emploi du temps DMÉ. Vous pouvez également profiter de restrictions puissantes, telles que l'application d'un nombre maximum de rendez-vous par jour pour chaque type, ou même désigner des créneaux réservables dans votre emploi du temps DMÉ pour chaque type de rendez-vous.  

Notes importantes sur la correspondance des types de rendez-vous

Veuillez noter que si vous décidez de mapper aux types de rendez-vous DMÉ, vous devez mapper tous les types de rendez-vous - vous ne pouvez en laisser aucun non mappé.

Si vous changez le nom de votre type de rendez-vous dans votre DMÉ après avoir terminé votre configuration initiale, veuillez revisiter votre page de configuration des types de rendez-vous dans Ocean et vérifier que tous les rendez-vous sont correctement mappés. Ocean peut ne pas reconnaître le changement de nom du type de rendez-vous dans le DMÉ, il est donc toujours préférable de vérifier à nouveau vos configurations de type de rendez-vous pour s'assurer que votre correspondance des types de rendez-vous est précise.

De plus, les utilisateurs de Accuro et OSCAR Pro doivent noter qu'à ce jour, Ocean ne peut pas réserver de rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

  1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

    • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
    • À côté de l'en-tête Types de Rendez-vous, cliquez sur Configurer.

  2. Activer la correspondance des types de Rendez-vous DMÉ.

    • Sur le côté gauche de votre écran, cliquez sur le bouton Activer la correspondance des types de Rendez-vous DMÉ. Cela l'activera, et une quatrième colonne sera ajoutée au tableau des rendez-vous nommée "Type de Rendez-vous DMÉ".
    • Utilisez le bouton bleu Ajouter Rendez-vous et configurez le(s) rendez-vous que vous souhaitez rendre disponible(s) pour la réservation en ligne. Assurez-vous que chaque rendez-vous a une durée (en minutes).
    • Pour chaque type de rendez-vous que vous créez dans Ocean, vous devez sélectionner un Type de Rendez-vous DMÉ dans le menu déroulant. Ce menu déroulant affiche la liste des Types de Rendez-vous trouvés dans votre DMÉ. Le Type de Rendez-vous DMÉ que vous choisissez ici est le type de rendez-vous dans lequel le patient sera réservé dans votre emploi du temps DMÉ. Par exemple, la capture d'écran à droite indique que lorsqu'un patient choisit l'étiquette “Nouvelle question (Visite rapide)” lors de sa réservation, elle sera réservée dans votre emploi du temps DMÉ en utilisant le type de rendez-vous DMÉ “Nouvelle admission de patient”.
    • Assurez-vous de ne laisser aucun élément vide dans votre tableau. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Sauvegarder en bas à gauche.

Où trouver les Types de Rendez-vous DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • À partir du tableau de bord PS Suite, naviguez vers Paramètres > Préférences. Vous serez invité à entrer votre mot de passe utilisateur PSS pour accéder aux préférences.
  • Sélectionner Rendez-vous à gauche et Types dans les onglets en haut. Cela affichera vos Types de Rendez-vous actuels trouvés dans PS Suite. Pour créer de nouveaux types, vous pouvez appuyer sur le bouton "Ajouter..." sur le côté droit si nécessaire.
  • Pour plus de clarté, ces Types de Rendez-vous sont appliqués aux rendez-vous individuels dans votre horaire DMÉ en utilisant le champ “Type” sur chaque rendez-vous comme indiqué ci-dessous.

Avertissement : Types de Rendez-vous Préférés du Fournisseur

Le paramètre optionnel "Types de Rendez-vous Préférés du Fournisseur" dans PS Suite permet aux utilisateurs DMÉ de contrôler les Types de Rendez-vous DMÉ qui sont admissibles à être utilisés dans un horaire DMÉ donné de PS Suite.

Si le Mapping des Types de Rendez-vous DMÉ est activée dans Ocean et qu'un patient prend un rendez-vous dans un horaire DMÉ qui utilise des Types de Rendez-vous Préférés, mais que le Type de Rendez-vous DMÉ à réserver n'est pas inclus dans la liste des Types de Rendez-vous Préférés, Ocean réservera le rendez-vous dans l'horaire sans aucun type de rendez-vous.

Configurer les horaires de réservation

L'étape suivante dans la configuration de la prise de rendez-vous en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean.

L'étape suivante dans la configuration de la prise de rendez-vous en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean :

  • Connectez-vous à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Prise de rendez-vous en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
  • À côté de l'en-tête 'Horaires de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
  • Cliquez sur 'Ajouter un horaire'.

  • Sélectionnez l'horaire DMÉ pour lequel vous souhaitez créer un horaire de réservation dans Ocean.

    Note : Seuls les horaires DMÉ qui ont été activés pour une utilisation dans la prise de rendez-vous en ligne Ocean sous une 'Licence d’engagement des patients (Plus)' sont disponibles pour la sélection.

  • Consultez la section Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans l'horaire de réservation.
  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de l'horaire de réservation.

Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Paramètres du calendrier

Nom du calendrier DMÉ

Ce champ affiche le nom du calendrier DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la prise de rendez-vous en ligne Ocean.

Intervalle de créneau horaire DMÉ

Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire du calendrier du fournisseur dans votre DMÉ.

Configuration par défaut

Nom du calendrier visible par le patient

C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de ce calendrier de rendez-vous. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de ce calendrier de rendez-vous dans votre configuration de prise de rendez-vous en ligne.

Permettre aux patients de réserver dans ces créneaux de modèle

Sélectionnez les créneaux de modèle dans lesquels Ocean peut réserver. Les créneaux horaires dans votre DMÉ qui ne sont pas modélisés seront également réservables par Ocean. Notez que des suggestions de rendez-vous supplémentaires/créneaux de modèle peuvent être réservables selon les restrictions sur les types de rendez-vous.

Types de rendez-vous

Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la prise de rendez-vous dans ce calendrier de fournisseur.

Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.

*Note : Si la cartographie des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions sur les types de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.

Qui est autorisé à réserver dans ce calendrier ?

Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre calendrier.

Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son calendrier, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.

Pour plus de clarté, le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur principal » dans le dossier Med Access.

Le paramètre « Médecin de famille » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur de famille » dans le dossier Med Access.

Le paramètre « Tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier Med Access : Fournisseur principal, Fournisseur de famille, Fournisseur secondaire

À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?

Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de n’importe quel type. Par exemple :

Si la valeur est « 0 » (par défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).

Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type par jour.

Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, il pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).

Fenêtre de réservation

Le paramètre « Autoriser uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre calendrier de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.

Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).

Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.

La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.

Restrictions de jour/heure

Définissez des périodes récurrentes dans le calendrier du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de créneaux de rendez-vous pendant l’heure du dîner pour la réservation en ligne.

Paramètres avancés

La section des paramètres avancés contient vos formulaires de réservation. Les utilisateurs avancés d’Ocean peuvent personnaliser ces formulaires de réservation pour filtrer davantage les patients ou recueillir plus d’informations lors du processus de réservation.

Formulaire de pré-réservation (standard)

Le 'Formulaire de pré-réservation (standard)' est complété par les patients au moment de sélectionner leur type de rendez-vous souhaité (c.-à-d. après avoir choisi un horaire de réservation).

Note : La référence d’élément 'appointmentType' dans ce formulaire de réservation est utilisée pour afficher les types de rendez-vous que le patient peut sélectionner. Modifier cet élément du formulaire peut entraîner un comportement inattendu ou des erreurs.

Formulaire post-réservation

Le 'Formulaire post-réservation' est complété par les patients après avoir réservé leur rendez-vous avec succès (c.-à-d. lorsque la page de confirmation de réservation s’affiche).

Note : Les réponses du patient au formulaire post-réservation ne seront recueillies que si le patient clique sur le bouton « Compléter » après avoir rempli l’ensemble du formulaire post-réservation.

Restrictions de Type de Rendez-vous

Les restrictions de Type de Rendez-vous ne peuvent être appliquées que si la correspondance de type de rendez-vous DMÉ est activée.

 

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Prérequis

Si vous décidez de faire correspondre vos Types de Rendez-vous DMÉ à vos Types de Rendez-vous Ocean, vous aurez accès à des restrictions spécifiques aux rendez-vous. Ces restrictions puissantes vous permettent de personnaliser le nombre de chaque type de rendez-vous pouvant être réservé chaque jour de la semaine, la fréquence à laquelle un patient peut réserver chaque type de rendez-vous, et même de restreindre la réservation à certains créneaux de votre emploi du temps DMÉ. Celles-ci peuvent être utilisées individuellement, ou vous pouvez combiner leur fonctionnalité.

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Réserver uniquement dans les créneaux horaires avec le [terme DMÉ] suivant appliqué
L'utilisation de cette restriction vous permettra de définir des créneaux horaires spécifiques, des suggestions de rendez-vous ou des créneaux de modèle dans votre emploi du temps DMÉ qui n'accepteront que les réservations d'un certain type de rendez-vous. Cela est utile si vous avez un type de rendez-vous qui ne devrait être disponible pour les patients qu'à un certain moment de la journée, comme limiter uniquement les rendez-vous de “Santé mentale” à être réservés de 15h00 à 17h00 les lundis et mercredis.

Pour un guide étape par étape sur la façon d'utiliser cette restriction, veuillez consulter comment restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés dans un certain créneau horaire. 
Réserver un maximum de [##] visites par jour le [jour de la semaine]
L'utilisation de cette restriction vous permettra de limiter le nombre de rendez-vous de ce type qui sont réservés un jour particulier. Pour ajouter plus de jours, cliquez sur le bouton Ajouter une restriction. Par exemple, vous pouvez choisir de n'autoriser que 5 “Visites virtuelles” les lundis.
Les rendez-vous de ce type doivent être espacés d'au moins [##] jours
L'utilisation de cette restriction vous permettra d'imposer une fréquence à laquelle les patients peuvent réserver des rendez-vous de ce type en précisant le nombre de jours qui doivent s'écouler entre chaque rendez-vous. Par exemple, vous pourriez appliquer cette restriction à un type de rendez-vous “Physique” et empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous “Physique” dans un délai de 365 jours.
Empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous de ce type jusqu'à ce que leur prochain rendez-vous ait lieu
L'utilisation de cette restriction vous permettra d'empêcher les patients de réserver des rendez-vous ultérieurs de ce type jusqu'à ce que leur prochain rendez-vous de ce type ait lieu. Lorsque cette restriction est activée et qu'un patient tente de réserver un rendez-vous de ce type alors qu'il a déjà un rendez-vous futur du même type réservé, le patient est bloqué pour continuer. Un message sera présenté au patient indiquant : "Vous avez un rendez-vous existant planifié. Veuillez attendre que le rendez-vous existant soit écoulé avant d'en réserver un autre."

Configuration alternative*

Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

Note : Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

Les Configurations Alternatives vous permettent de créer plusieurs configurations de Calendrier de Rendez-vous dans Ocean, pour un seul Calendrier DMÉ.

Cela peut être utile pour diverses raisons. Par exemple, si un fournisseur organise occasionnellement une clinique spécialisée (par exemple, une clinique de vaccination contre la grippe) et souhaite un lien de réservation unique pour ces rendez-vous spécialisés uniquement, il pourrait configurer son calendrier par défaut pour accepter ses rendez-vous "réguliers" et créer une Configuration Alternative de son calendrier pour n'accepter que les rendez-vous spécialisés (rendez-vous pour la vaccination contre la grippe).

Note : Plusieurs Configurations Alternatives peuvent également être hébergées sur un seul lien de réservation.

Pour réduire la confusion lors de la configuration, nous recommandons de définir un "Nom du Calendrier Visible par le Patient" unique pour chaque configuration du même Calendrier de Rendez-vous, tel que "Dr. Kavanagh" pour la configuration par défaut et "Dr. Kavanagh - Vaccins contre la grippe" pour la Configuration Alternative.

  1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

    • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
    • À côté de l'horaire de réservation pour lequel vous souhaitez créer une configuration alternative, cliquez sur "Modifier".

  2. Créez et configurez votre configuration alternative.

    • À côté de l'en-tête Configuration par défaut, cliquez sur 'Ajouter une configuration alternative'. Faites défiler vers le bas pour trouver le nouvel en-tête Configuration alternative et les paramètres ci-dessous.
    • Dans le champ 'Nom de cette configuration (non visible par les patients)', saisissez un nom descriptif pour cette version de configuration alternative. Ce nom n'est pas visible par les patients. Utilisez un nom intuitif que vous pourrez facilement reconnaître à l'avenir.

    • Dans le champ 'Nom de l'horaire visible par les patients', saisissez un nom pour l'horaire qui sera affiché aux patients au moment de la réservation en ligne.

      Note : Si vous hébergez plusieurs horaires de réservation sur un seul lien de réservation, chaque configuration d'horaire doit avoir un 'Nom de l'horaire visible par les patients' unique.

    • Par défaut, votre configuration alternative héritera de tous les paramètres de la configuration par défaut de votre horaire de réservation.

      Pour modifier les paramètres d'une configuration alternative, cliquez sur le bouton "Modifier" sous chaque en-tête de paramètre pour l'ajuster.

      Par exemple, vous pouvez appuyer sur "Modifier" sous l'en-tête "Types de rendez-vous" pour spécifier le(s) type(s) de rendez-vous pouvant être réservés, comme un rendez-vous pour un vaccin contre la grippe dans une clinique de vaccination contre la grippe.

    • Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" dans le coin inférieur gauche.

Configurer les liens de réservation

La dernière étape consiste à configurer vos liens de réservation. Cela vous fournira une URL que vos patients pourront utiliser pour prendre leurs rendez-vous en ligne.

Les liens de réservation vous fournissent une URL que vos patients peuvent utiliser pour prendre leurs rendez-vous en ligne. Cette URL est souvent placée sur un site Web ou envoyée par courriel aux patients.

Prérequis

  • Assurez-vous d'avoir déjà configuré vos types de rendez-vous et vos horaires de réservation avant de configurer vos liens de réservation.

Pour configurer un lien de réservation :

  • Connectez-vous à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
  • À côté de l'en-tête 'Liens de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
  • Cliquez sur 'Ajouter un lien de réservation'
  • Consultez la section 'Paramètres/options de configuration du lien de réservation' ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponible dans le lien de réservation.
  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de la page.
  • Après avoir sauvegardé, l'URL de votre lien de réservation sera générée et disponible sous l'en-tête 'Liens de réservation' dans la page des paramètres de réservation en ligne.
  •  

Paramètres/options de configuration du lien de réservation

Nom du lien de réservation
Entrez un nom descriptif pour votre lien de réservation. Ce nom ne sera visible que dans la page de configuration de la réservation en ligne dans Ocean Portail. Il ne sera pas vu par les patients. Un exemple de nom pourrait être « Lien de réservation en ligne du Dr Kavanagh » si seul l’horaire du Dr Kavanagh est hébergé avec ce lien. Si plusieurs horaires de réservation sont hébergés sur ce même lien, vous pouvez utiliser un nom plus générique comme « Lien de réservation en ligne de [Nom de votre clinique] ».
Listes d'annuaires liées
Sélectionnez la Listes d'annuaires à associer à ce lien de réservation. Les coordonnées de la Listes d'annuaires apparaîtront sur la page de confirmation et dans le courriel de confirmation envoyé aux patients une fois le rendez-vous réservé avec succès. Le logo de la Listes d'annuaires sélectionnée sera visible sur la page d’accueil de la réservation en ligne.
Qui peut réserver via ce lien ?
Limitez votre lien de réservation en ligne pour permettre uniquement aux patients ayant déjà un dossier dans votre DMÉ de réserver, ou autorisez les nouveaux patients (sans dossier existant dans le DMÉ) à réserver en ligne. Pour en savoir plus sur la façon dont les nouveaux patients peuvent réserver en ligne, veuillez consulter cet article : Les nouveaux patients peuvent-ils prendre rendez-vous en ligne ?
Type d’authentification

Choisissez si les patients doivent s’authentifier à l’aide de leur Assurance maladie ou d’un ID alternatif*.

Note : Ocean ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers patients à l’aide d’ID alternatifs.

Étiquette d’ID alternatif*
Si l’ID alternatif est choisi comme type d’authentification, saisissez l’étiquette qui sera affichée aux patients lors de l’enregistrement (ex. : « Numéro d’étudiant »).
Horaires réservables
Sélectionnez le(s) horaire(s) de réservation qui seront disponibles pour les patients via ce lien.
Si votre horaire de réservation possède une configuration alternative, chaque version de configuration sera listée indépendamment pour que vous puissiez la sélectionner. Vous pouvez héberger plusieurs configurations alternatives dans un seul lien de réservation, à condition que chaque configuration alternative ait un « Nom d’horaire visible par le patient » unique.
Message d’introduction
Optionnel. Ce message apparaîtra sur la page d’accueil de votre lien de réservation en ligne. Vous pouvez choisir d’afficher un message de bienvenue aux patients, ou même de l’information supplémentaire sur la réservation en ligne à votre clinique.
Vous pouvez appliquer une mise en forme de base, y compris du texte en gras, en italique et souligné, ainsi que des listes à puces ou numérotées.
Quel message d’action doit être affiché au patient lorsqu’aucun horaire n’est disponible pour lui ?
Optionnel. Ce message apparaîtra aux patients lorsqu’ils sont inadmissibles à réserver dans les horaires hébergés sur ce lien de réservation.
Si 'Défaut' est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. Veuillez contacter le bureau de la manière habituelle pour prendre un rendez-vous. »
Si 'Personnalisé' est sélectionné, vous pouvez ajouter vos propres instructions à la fin du message : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. [votre message personnalisé ici] »
Si 'Aucun' est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. »

Remarque concernant l’intégration des liens de réservation en ligne et l’utilisation des iFrames

Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de réservation en ligne dans une iFrame HTML. Les iFrames intégrés peuvent ne pas toujours se charger ou s’afficher correctement dans les navigateurs Web, ce qui peut entraîner des problèmes d’utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.