1. Votre DMÉ et la réservation en ligne Ocean : Ce que vous devez savoir

    Prérequis

    • Votre site Ocean doit être intégré à votre DMÉ en utilisant Ocean Cloud Connect.
    • Vos horaires de DMÉ doivent être activés pour être utilisés dans la réservation en ligne sous une 'Licence d'engagement des patients (Plus)'. Pour ce faire, veuillez consulter l'article suivant : Ajout de licences Ocean.
    • Votre site Ocean doit disposer d'une Directory Listing validée. Les détails de la Directory Listing sont utilisés pour renseigner les informations de votre clinique sur la page de confirmation et/ou dans l'e-mail adressé au patient.

    Le Planificateur

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    Par défaut, Ocean affichera tous les créneaux horaires vides dans votre DMÉ pour la réservation en ligne. Il existe plusieurs façons de rendre les créneaux indisponibles pour la réservation en ligne.
      • Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation. Utilisez l'option Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation pour indiquer les créneaux horaires réservables dans votre emploi du temps. Les créneaux horaires non disponibles seront indiqués par un "x" violet dans l'emploi du temps de PS Suite.
      • Rendez-vous de remplissage. Les créneaux horaires avec des patients assignés ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Vous pouvez également bloquer un créneau horaire en ajoutant une description dans le champ "Détails" du créneau horaire de votre emploi du temps de PS Suite - comme "pas de réservation en ligne", "déjeuner", "réunion", etc. Lorsque le champ "Détails" est rempli, Ocean considérera ce créneau comme indisponible.
      • Types de rendez-vous de PS Suite. Pour des restrictions avancées, telles qu'un nombre maximum d'un certain type de rendez-vous par jour, ou une disponibilité différente en fonction du type de rendez-vous réservé, vous devrez utiliser la Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ en plus de créer des Types de Rendez-vous fictifs dans PS Suite. Vous devez inclure "réservation en ligne" ou "/ob" dans le titre de ces types de rendez-vous fictifs.

    Avertissement pour les utilisateurs de PS Suite :

    Ocean ne reconnaît pas le texte et la couleur d'arrière-plan de l'ordonnanceur de PS Suite. Les créneaux horaires marqués uniquement avec du texte ou de la couleur d'arrière-plan en utilisant la fonction 'Texte et Couleur Récurrents' dans PS Suite seront considérés comme des créneaux horaires ouverts et réservables pour Ocean. Ne tentez pas de bloquer des créneaux horaires dans l'emploi du temps en modifiant les créneaux en utilisant cette fonction.

    Telus ne rend pas ces couleurs d'arrière-plan disponibles pour les systèmes tiers comme Ocean, donc le moteur de réservation en ligne est incapable de déterminer leur existence. Pour Ocean, un créneau avec un fond bleu sans rendez-vous est identique à un créneau avec un fond blanc sans rendez-vous.

    Fournisseurs principaux

    Ocean peut appliquer des restrictions pour la réservation en ligne en fonction du fournisseur du patient - par exemple, si seuls les patients du Dr. Kavanagh doivent pouvoir prendre rendez-vous en ligne dans l'horaire du DMÉ du Dr. Kavanagh. Les cliniques peuvent définir les fournisseurs principaux différemment dans leur DMÉ - veuillez voir ci-dessous pour savoir quels champs Ocean examine pour chaque DMÉ.

    Une note sur la recherche des fournisseurs dans votre DMÉ.

    Dans PSS : Cliquez sur Rendez-vous pour ouvrir le planificateur du DMÉ. Dans le menu supérieur, cliquez sur Fournisseurs -> Voir un fournisseur pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

    Dans Med Access : Cliquez sur le menu déroulant sous Fournisseur ou Ressource pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

    Dans Accuro : Appuyez sur F2 pour ouvrir la fenêtre de gestion des fournisseurs.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    • Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants du dossier du patient dans PS Suite :

      • • Médecin/NP du patient
      •  
      • • Médecin/NP de famille
      • • Fournisseur principal
      • • Autre fournisseur
    • Note : Le(s) nom(s) du fournisseur dans le(s) champ(s) ci-dessus doit/doivent correspondre au(x) nom(s) dans le Prénom(s) et Nom de l'utilisateur dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs.
  2. Configurer les types de rendez-vous disponibles pour la réservation en ligne

    La première étape consiste à configurer tous les types de rendez-vous pour tous les fournisseurs qui utiliseront la réservation en ligne. Ces types de rendez-vous seront disponibles lors de la configuration de vos plannings de réservation.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    1. Accéder à vos paramètres de réservation en ligne

    • Connectez-vous au Portail Ocean, puis cliquez sur 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
    • Cliquez sur 'Paramètres' en haut à droite.
    • À côté de l'intitulé "Types de rendez-vous", cliquez sur 'Configurer'.

    2. Configuration des types de rendez-vous

    Activer/Désactiver le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ
    Le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est une fonctionnalité qui permet à Ocean de réserver des patients dans votre DMÉ et d'assigner l'un de vos types de rendez-vous préexistants du DMÉ au rendez-vous réservé.
    Lorsqu'elle est activée, vous verrez la colonne "Type de Rendez-vous du DMÉ", où vous pourrez indiquer le type de rendez-vous correspondant qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que lorsque qu'un patient sélectionne l'étiquette "Visite initiale de la personne", le patient sera en fait réservé dans l'horaire du DMÉ en utilisant le type de rendez-vous "Nouvelle visite de patient" du DMÉ.
    Lorsque le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est utilisé, vous pouvez également personnaliser de puissantes restrictions pour chaque type de rendez-vous telles que le nombre maximum par jour de chaque type, et même restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés à certains créneaux horaires tout au long de la journée. En savoir plus sur le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ pour la réservation en ligne.
    Ajouter un Type de Rendez-vous
    Ce bouton ajoutera une nouvelle ligne au tableau des rendez-vous. Il n'y a pas de limite au nombre de types de rendez-vous que vous pouvez créer.
    Étiquette
    Correspond à la façon dont le patient verra le rendez-vous lors de la réservation en ligne. Nous vous recommandons de donner à chacune de vos étiquettes de type de rendez-vous un nom distinct.
    Durée du Rendez-vous
    La durée est la longueur du rendez-vous qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ, en minutes.
    Emplacement
    Sélectionnez entre "Sur Place", "Virtuel", ou "Hors site".
    Si "Sur Place" est sélectionné, l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire sera affichée aux patients sur la page de confirmation de réservation et dans l'e-mail de confirmation.
    Si "Virtuel" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Veuillez ne pas vous rendre à la clinique pour ce rendez-vous".
    Si "Hors site" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Ne vous rendez pas à la clinique pour ce rendez-vous à domicile".
    Moyen
    Ce paramètre vous permet de sélectionner le Moyen pour votre rendez-vous.
    Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Sur Place', le 'Moyen' sera par défaut 'En Personne'.
    Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Hors site', le 'Moyen' sera par défaut 'Visite à Domicile'.
    Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Virtuel ', trois options de 'Moyen' sont disponibles : 'Appel Téléphonique', 'Visite Virtuelle Vidéo', ou 'Non Spécifié'.

    Pour les utilisateurs de PS Suite uniquement: Vous pouvez choisir entre les moyens 'Appel Téléphonique' ou 'Visite Virtuelle Vidéo'. Cela réservera votre patient dans votre horaire PS Suite avec le Moyen choisi. Le champ spécifique dans PS Suite où cela sera reflété est indiqué ci-dessous.

    Type de Rendez-vous du DMÉ
    Disponible uniquement lorsque la « Mappage des types de rendez-vous DMÉ » est activée.
    Cela vous permet de sélectionner le type de rendez-vous DMÉ spécifique dans lequel les patients seront programmés dans votre calendrier DMÉ.
    Si vous avez récemment ajouté un nouveau type de rendez-vous à votre DMÉ ou si vous remarquez une incohérence dans les types de rendez-vous DMÉ répertoriés, essayez d'exécuter une synchronisation complète de l'agenda dans Cloud Connect.

    Pour les utilisateurs d'Accuro et d'OSCAR Pro

    Actuellement, Ocean ne peut pas prendre de rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

  3. Association des types de rendez-vous DMÉ

    La correspondance des types de rendez-vous du DMÉ est requise si vous souhaitez utiliser des restrictions de type de rendez-vous.

    En associant les types de rendez-vous que vous créez dans Ocean aux types de rendez-vous trouvés dans votre DMÉ, Ocean peut planifier des rendez-vous pour les patients dans votre horaire et assigner l'un de vos types de rendez-vous préexistants du DMÉ au rendez-vous planifié dans votre horaire.

    Cela est utile pour que lorsque qu'un patient prend rendez-vous dans votre horaire, vous puissiez facilement reconnaître le type de rendez-vous qu'ils ont réservé en consultant votre horaire du DMÉ. Vous pouvez également profiter de puissantes restrictions, telles que l'application d'un nombre maximum de rendez-vous par jour de chaque type, ou même la désignation de créneaux réservables dans votre horaire du DMÉ pour chaque type de rendez-vous.

    Notes importantes concernant la correspondance des types de rendez-vous

    Veuillez noter que si vous décidez d'associer des types de rendez-vous du DMÉ, vous devez associer tous les types de rendez-vous - vous ne pouvez pas en laisser non associés.

    Si vous modifiez le nom de votre type de rendez-vous dans votre DMÉ après avoir terminé votre configuration initiale, veuillez revisiter votre page de configuration des types de rendez-vous dans Ocean et vérifier que tous les rendez-vous sont correctement associés. Ocean peut ne pas reconnaître le changement de nom du type de rendez-vous du DMÉ, il est donc toujours préférable de vérifier deux fois vos configurations de types de rendez-vous pour garantir que votre correspondance des types de rendez-vous est précise.

    De plus, les utilisateurs d'Accuro et d'OSCAR Pro doivent noter qu'à l'heure actuelle, Ocean ne peut pas planifier des rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

    1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

      • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
      • À côté de l'en-tête des Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer.
    2. Activer le mappage des types de rendez-vous du DMÉ.

      • Sur le côté gauche de votre écran, cliquez sur le bouton Activer le mappage des types de rendez-vous du DMÉ. Cela l'activera et une quatrième colonne sera ajoutée au tableau des rendez-vous nommée "Type de rendez-vous du DMÉ".
      • Utilisez le bouton bleu Ajouter un rendez-vous et configurez le(s) rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne. Assurez-vous d'attribuer une durée à chaque rendez-vous (en minutes).
      • Pour chaque type de rendez-vous que vous créez dans Ocean, vous devez sélectionner un Type de rendez-vous du DMÉ dans le menu déroulant. Ce menu déroulant affiche la liste des types de rendez-vous trouvés dans votre DMÉ. Le Type de rendez-vous du DMÉ que vous choisissez ici est le type de rendez-vous dans lequel le patient sera inscrit dans votre calendrier du DMÉ. Par exemple, la capture d'écran à droite indique que lorsque le patient choisit l'étiquette "Nouveau problème (Visite rapide)" lors de sa réservation, il sera inscrit dans votre calendrier du DMÉ en utilisant le type de rendez-vous "Admission de nouveau patient".
      • Assurez-vous de ne laisser aucun élément vide dans votre tableau. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Sauvegarder en bas à gauche.

    Où trouver les types de rendez-vous du DMÉ

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    • À partir du tableau de bord de PS Suite, accédez à Paramètres > Préférences. Vous devrez saisir votre mot de passe utilisateur PSS pour accéder aux préférences.
    • Sélectionnez Rendez-vous à gauche et Types dans les onglets en haut. Cela affichera vos types de rendez-vous actuels trouvés dans PS Suite. Pour créer de nouveaux types, vous pouvez appuyer sur le bouton "Ajouter..." à droite si nécessaire.
    • Pour plus de clarté, ces types de rendez-vous sont appliqués aux rendez-vous individuels dans votre planning DMÉ en utilisant le champ "Type" sur chaque rendez-vous comme indiqué ci-dessous.
  4. Configurer les plannings de réservation

    La prochaine étape de la configuration de la réservation en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean.

    La prochaine étape de la configuration de la réservation en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean :

    • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
    • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
    • À côté de l'en-tête 'Horaires de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
    • Cliquez sur 'Ajouter un horaire'.
    • Sélectionnez l'horaire du DMÉ pour lequel vous souhaitez créer un horaire de réservation dans Ocean.

      Note : Seuls les horaires du DMÉ qui ont été activés pour une utilisation dans la réservation en ligne Ocean sous une 'Licence d'engagement des patients (Plus)' sont disponibles pour la sélection.

    • Consultez la section Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ ci-dessous pour plus de détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans l'horaire de réservation.
    • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de l'horaire de réservation.

    Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    Paramètres de l'horaire

    Nom de l'horaire du DMÉ
    Ce champ affiche le nom de l'horaire du DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la Réservation en ligne Ocean.
    Intervalle de temps de l'horaire du DMÉ
    Cela fait référence à l'intervalle de temps de l'horaire du fournisseur dans votre DMÉ.

    Configuration par défaut

    Nom de l'horaire visible par le patient
    C'est le nom qui apparaîtra aux patients lorsqu'ils sélectionneront cet Horaire de Réservation. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet Horaire de Réservation dans votre configuration de réservation en ligne.
    Autoriser les patients à réserver dans ces créneaux de modèle
    Sélectionnez les créneaux de modèle que Ocean peut réserver. Les créneaux horaires dans votre DMÉ qui ne sont pas modélisés seront également réservables par Ocean. Notez que des suggestions de rendez-vous supplémentaires/créneaux de modèle peuvent être réservables en fonction des restrictions de type de rendez-vous.
    Types de rendez-vous
    Cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un type de rendez-vous" pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créé précédemment. Cette étape vous permet d'indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lorsqu'ils réservent dans cet horaire de fournisseur.
    Vous pouvez utiliser les flèches vers le haut et vers le bas sur les Types de rendez-vous pour personnaliser l'ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
    *Note : Si la correspondance des types de rendez-vous du DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions de type de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions de type de rendez-vous.
    Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
    Tous les patients - tout patient peut réserver dans votre horaire.
    Patients avec des fournisseurs sélectionnés - utilisez ce paramètre pour restreindre les patients ayant certains fournisseurs à réserver dans cet horaire. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait le Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs, et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.

    Pour plus de clarté, le paramètre "Fournisseur principal" dans Ocean évalue le champ "Fournisseur principal" dans le dossier Med Access.

    Le paramètre "Médecin de famille" dans Ocean évalue le champ "Fournisseur familial" dans le dossier Med Access.

    Le paramètre "n'importe quel membre de l'équipe de soins" dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier Med Access : Fournisseur principal, Fournisseur familial, Fournisseur secondaire

    Fenêtre de réservation

    Le paramètre 'Permet uniquement les réservations le jour même ?' vous permet de configurer votre Horaire de Réservation pour n'accepter que les rendez-vous le jour même.

    Le paramètre 'Empêcher les réservations de moins de' vous permet de configurer le nombre minimum de jours et/ou d'heures à l'avance que les patients peuvent réserver ("réservations de dernière minute").

    Le paramètre 'Empêcher les réservations de plus de' vous permet de configurer le nombre maximum de jours et/ou d'heures que les patients peuvent réserver à l'avenir.

    Restrictions jour/heure
    Définissez les heures récurrentes dans l'horaire du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour une réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12h à 13h pour vous assurer qu'Ocean n'affiche pas de créneaux horaires de rendez-vous à réserver en ligne pendant l'heure du déjeuner.

    Paramètres avancés

    La zone des paramètres avancés contient vos formulaires de réservation. Les utilisateurs avancés d'Ocean peuvent personnaliser ces formulaires de réservation pour filtrer les patients de manière supplémentaire ou recueillir plus d'informations lors de leur processus de réservation.

    Formulaire de pré-réservation (Standard)

    Le 'Formulaire de pré-réservation (Standard)' est complété par les patients au moment de sélectionner leur type de rendez-vous souhaité (c'est-à-dire après avoir choisi un calendrier de réservation).

    Note : L'élément 'appointmentType' de ce formulaire de réservation est utilisé pour afficher les types de rendez-vous disponibles pour qu'un patient puisse les sélectionner. Modifier cet élément de formulaire peut entraîner un comportement inattendu ou des erreurs.

    Formulaire de post-réservation

    Le 'Formulaire de post-réservation' est complété par les patients après avoir réservé leur rendez-vous avec succès (c'est-à-dire lorsque la page de confirmation de réservation est affichée).

    Note : Les réponses des patients au Formulaire de post-réservation ne seront collectées que si un patient clique sur le bouton “Terminer” après avoir complété l'intégralité du Formulaire de post-réservation.

  5. Restrictions de type de rendez-vous

    Les restrictions de type de rendez-vous ne peuvent être appliquées que si la cartographie des types de rendez-vous du DMÉ est activée.

     

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR PRO

    Note: Les restrictions de type de rendez-vous ne peuvent être appliquées que si la cartographie des types de rendez-vous du DMÉ est activée.

    Si vous décidez de mapper les types de rendez-vous du DMÉ, vous aurez accès à des restrictions spécifiques aux rendez-vous. Ces restrictions puissantes vous permettent de personnaliser le nombre de chaque type de rendez-vous pouvant être réservé chaque jour de la semaine, la fréquence à laquelle un patient peut réserver chaque type de rendez-vous, et même de restreindre la réservation à certains créneaux de votre horaire du DMÉ. Elles peuvent être utilisées individuellement, ou vous pouvez combiner leurs fonctionnalités.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
    Ne réserver que dans les créneaux horaires avec le terme [DMÉ] suivant appliqué
    L'utilisation de cette restriction vous permettra de définir des créneaux horaires spécifiques, des suggestions de rendez-vous ou des créneaux de modèle dans votre emploi du temps DMÉ qui n'accepteront que les réservations d'un certain type de rendez-vous. Cela est utile si vous avez un type de rendez-vous qui ne devrait être disponible que pour les patients à certaines heures de la journée, par exemple limiter les rendez-vous en "Santé mentale" à être réservés de 15h00 à 17h00 les lundis et mercredis.

    Pour un guide étape par étape sur l'utilisation de cette restriction, veuillez consulter comment restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés dans un créneau horaire spécifique.
    Réserver un maximum de ## visites par jour le [jour de la semaine]
    L'utilisation de cette restriction vous permettra de limiter le nombre de rendez-vous de ce type réservés un jour particulier. Pour ajouter plus de jours, cliquez sur le bouton Ajouter une restriction. Par exemple, vous pouvez choisir de permettre uniquement 5 "Visites virtuelles" les lundis.
    Empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous de type [Rendez-vous] dans les ## jours
    L'utilisation de cette restriction obligera le patient à réserver son prochain rendez-vous un certain nombre de jours après son dernier rendez-vous du même type. Par exemple, vous pourriez appliquer cette restriction à un type de rendez-vous "Physique" et empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous "Physique" dans les 365 jours. Lorsque cette restriction est activée, les patients ne peuvent réserver qu'un seul rendez-vous futur du type respectif.
  6. Configuration alternative*

    Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

    Note : Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

    Les Configurations Alternatives vous permettent de créer plusieurs configurations de Calendrier de Rendez-vous dans Ocean, pour un seul Calendrier DMÉ.

    Cela peut être utile pour diverses raisons. Par exemple, si un fournisseur organise occasionnellement une clinique spécialisée (par exemple, une clinique de vaccination contre la grippe) et souhaite un lien de réservation unique pour ces rendez-vous spécialisés uniquement, il pourrait configurer son calendrier par défaut pour accepter ses rendez-vous "réguliers" et créer une Configuration Alternative de son calendrier pour n'accepter que les rendez-vous spécialisés (rendez-vous pour la vaccination contre la grippe).

    Note : Plusieurs Configurations Alternatives peuvent également être hébergées sur un seul lien de réservation.

    Pour réduire la confusion lors de la configuration, nous recommandons de définir un "Nom du Calendrier Visible par le Patient" unique pour chaque configuration du même Calendrier de Rendez-vous, tel que "Dr. Kavanagh" pour la configuration par défaut et "Dr. Kavanagh - Vaccins contre la grippe" pour la Configuration Alternative.

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    1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

      • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
      • À côté de l'horaire de réservation pour lequel vous souhaitez créer une configuration alternative, cliquez sur "Modifier".
    2. Créez et configurez votre configuration alternative.

      • À côté de l'en-tête Configuration par défaut, cliquez sur 'Ajouter une configuration alternative'. Faites défiler vers le bas pour trouver le nouvel en-tête Configuration alternative et les paramètres ci-dessous.
      • Dans le champ 'Nom de cette configuration (non visible par les patients)', saisissez un nom descriptif pour cette version de configuration alternative. Ce nom n'est pas visible par les patients. Utilisez un nom intuitif que vous pourrez facilement reconnaître à l'avenir.
      • Dans le champ 'Nom de l'horaire visible par les patients', saisissez un nom pour l'horaire qui sera affiché aux patients au moment de la réservation en ligne.

        Note : Si vous hébergez plusieurs horaires de réservation sur un seul lien de réservation, chaque configuration d'horaire doit avoir un 'Nom de l'horaire visible par les patients' unique.

      • Par défaut, votre configuration alternative héritera de tous les paramètres de la configuration par défaut de votre horaire de réservation.

        Pour modifier les paramètres d'une configuration alternative, cliquez sur le bouton "Modifier" sous chaque en-tête de paramètre pour l'ajuster.

        Par exemple, vous pouvez appuyer sur "Modifier" sous l'en-tête "Types de rendez-vous" pour spécifier le(s) type(s) de rendez-vous pouvant être réservés, comme un rendez-vous pour un vaccin contre la grippe dans une clinique de vaccination contre la grippe.

      • Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" dans le coin inférieur gauche.
  7. Configurer des liens de réservation

    La dernière étape consiste à configurer vos Liens de Rendez-vous. Cela vous fournira une URL pour que vos patients puissent prendre leurs rendez-vous en ligne.

    Les Liens de Rendez-vous vous fournissent une URL que vos patients peuvent utiliser pour prendre leurs rendez-vous en ligne. Cette URL est souvent placée sur un site web ou envoyée par e-mail aux patients.

    Prérequis

    • Assurez-vous d'avoir déjà configuré vos Types de Rendez-vous et votre(s) Horaire de Rendez-vous avant de configurer vos Liens de Rendez-vous.

    Pour configurer un Lien de Rendez-vous :

    • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', et sélectionnez 'Rendez-vous en ligne'.
    • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
    • À côté de l'en-tête 'Liens de Rendez-vous', cliquez sur 'Configurer'.
    • Cliquez sur 'Ajouter un Lien de Rendez-vous'
    • Consultez la section 'Paramètres/Options de Configuration du Lien de Rendez-vous' ci-dessous pour plus de détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans le Lien de Rendez-vous.
    • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de la page.
    • Après la sauvegarde, l'URL de votre Lien de Rendez-vous sera générée et mise à disposition sous l'en-tête 'Liens de Rendez-vous' dans la page des Paramètres de Rendez-vous en ligne.
    •  

    Paramètres/Options de Configuration du Lien de Rendez-vous

    Nom du lien de réservation
    Entrez un nom descriptif pour votre lien de réservation. Ce nom ne sera visible que sur la page de configuration de réservation en ligne dans le Portail Ocean. Il ne sera pas visible par les patients. Un exemple de nom pourrait être "Lien de réservation en ligne du Dr. Kavanagh" si seul l'horaire du Dr. Kavanagh est hébergé à l'aide de ce lien. Si plusieurs horaires de réservation sont hébergés sur ce lien unique, vous pouvez utiliser un nom plus générique tel que "Lien de réservation en ligne [Nom de votre clinique]".
    Annuaire lié
    Sélectionnez le Dossier à associer à ce lien de réservation. Les informations de contact du Dossier apparaîtront sur la page de confirmation et dans l'e-mail de confirmation envoyé aux patients une fois qu'un rendez-vous a été réservé avec succès. Le logo du Dossier sélectionné sera visible sur la page de réservation en ligne.
    Qui peut réserver via ce lien ?
    Restreignez votre lien de réservation en ligne pour permettre uniquement aux patients ayant un dossier existant dans votre DMÉ de réserver, ou autorisez les nouveaux patients (sans dossier existant dans le DMÉ) à réserver en ligne. Pour en savoir plus sur la façon dont les nouveaux patients peuvent réserver en ligne, veuillez consulter cet article : Les nouveaux patients peuvent-ils prendre rendez-vous en ligne ?
    Type d'authentification

    Choisissez si les patients doivent s'authentifier en utilisant leur Assurance maladie, ou un ID alternatif*.

    Note : Ocean ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers de patients à l'aide d'IDs alternatifs.

    Étiquette de l'ID alternatif*
    Si l'ID alternatif est choisi comme type d'authentification, saisissez l'étiquette qui sera affichée aux patients lors de l'enregistrement (par exemple, "Numéro étudiant").
    Horaires réservables
    Sélectionnez le(s) horaire(s) de réservation qui seront disponibles pour les patients à réserver via ce lien.
    Si votre Horaire de réservation a des Configurations alternatives, chaque version de configuration sera répertoriée de manière indépendante pour que vous puissiez la sélectionner. Vous pouvez héberger plusieurs Configurations alternatives dans un seul lien de réservation, tant que chaque configuration alternative a un 'Nom d'horaire visible par le patient' unique.
    Message d'introduction
    Facultatif. Ce message apparaîtra sur la page d'accueil de votre lien de réservation en ligne. Vous pouvez choisir de fournir un message de bienvenue aux patients, ou même des informations supplémentaires sur la réservation en ligne dans votre clinique.
    Vous pouvez appliquer une mise en forme de base comprenant du texte en gras, en italique et souligné, ainsi que des listes à puces ou numérotées.
    Quel message d'action le patient doit-il voir s'il n'y a aucun horaire disponible pour lui de réserver ?
    Facultatif. Ce message apparaîtra aux patients lorsqu'ils ne sont pas admissibles à réserver dans le(s) Horaire(s) de réservation hébergé(s) sur ce lien de réservation.
    Si 'Défaut' est sélectionné, les patients verront le message suivant : "Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n'est disponible pour la réservation en ligne. Veuillez contacter le bureau de la manière habituelle pour prendre un rendez-vous."
    Si 'Personnalisé' est sélectionné, vous pouvez ajouter vos propres instructions à la fin du message : "Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n'est disponible pour la réservation en ligne. [votre message personnalisé ici]"
    Si 'Aucun' est sélectionné, les patients verront le message suivant : "Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n'est disponible pour la réservation en ligne."

    Note concernant l'intégration des liens de réservation en ligne et l'utilisation des iFrames

    Il est recommandé de NE PAS intégrer votre page de réservation en ligne dans un iFrame. Les iFrames intégrés ne se chargent pas correctement ou ne s'affichent pas correctement dans les navigateurs mobiles, ce qui peut entraîner des problèmes d'utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.

  8. Consultez le Guide de la réservation en ligne

    Consultez le Guide de réservation en ligne pour apprendre comment tirer le meilleur parti de votre configuration de réservation en ligne !

    Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide de réservation en ligne pour en savoir plus sur les options de configuration avancée et d'acheminement !

Votre DMÉ et la réservation en ligne Ocean : Ce que vous devez savoir

Prérequis

  • Votre site Ocean doit être intégré à votre DMÉ en utilisant Ocean Cloud Connect.
  • Vos horaires de DMÉ doivent être activés pour être utilisés dans la réservation en ligne sous une 'Licence d'engagement des patients (Plus)'. Pour ce faire, veuillez consulter l'article suivant : Ajout de licences Ocean.
  • Votre site Ocean doit disposer d'une Directory Listing validée. Les détails de la Directory Listing sont utilisés pour renseigner les informations de votre clinique sur la page de confirmation et/ou dans l'e-mail adressé au patient.

Le Planificateur

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
Par défaut, Ocean affichera tous les créneaux horaires vides dans votre DMÉ pour la réservation en ligne. Il existe plusieurs façons de rendre les créneaux indisponibles pour la réservation en ligne.
    • Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation. Utilisez l'option Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation pour indiquer les créneaux horaires réservables dans votre emploi du temps. Les créneaux horaires non disponibles seront indiqués par un "x" violet dans l'emploi du temps de PS Suite.
    • Rendez-vous de remplissage. Les créneaux horaires avec des patients assignés ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Vous pouvez également bloquer un créneau horaire en ajoutant une description dans le champ "Détails" du créneau horaire de votre emploi du temps de PS Suite - comme "pas de réservation en ligne", "déjeuner", "réunion", etc. Lorsque le champ "Détails" est rempli, Ocean considérera ce créneau comme indisponible.
    • Types de rendez-vous de PS Suite. Pour des restrictions avancées, telles qu'un nombre maximum d'un certain type de rendez-vous par jour, ou une disponibilité différente en fonction du type de rendez-vous réservé, vous devrez utiliser la Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ en plus de créer des Types de Rendez-vous fictifs dans PS Suite. Vous devez inclure "réservation en ligne" ou "/ob" dans le titre de ces types de rendez-vous fictifs.

Avertissement pour les utilisateurs de PS Suite :

Ocean ne reconnaît pas le texte et la couleur d'arrière-plan de l'ordonnanceur de PS Suite. Les créneaux horaires marqués uniquement avec du texte ou de la couleur d'arrière-plan en utilisant la fonction 'Texte et Couleur Récurrents' dans PS Suite seront considérés comme des créneaux horaires ouverts et réservables pour Ocean. Ne tentez pas de bloquer des créneaux horaires dans l'emploi du temps en modifiant les créneaux en utilisant cette fonction.

Telus ne rend pas ces couleurs d'arrière-plan disponibles pour les systèmes tiers comme Ocean, donc le moteur de réservation en ligne est incapable de déterminer leur existence. Pour Ocean, un créneau avec un fond bleu sans rendez-vous est identique à un créneau avec un fond blanc sans rendez-vous.

Fournisseurs principaux

Ocean peut appliquer des restrictions pour la réservation en ligne en fonction du fournisseur du patient - par exemple, si seuls les patients du Dr. Kavanagh doivent pouvoir prendre rendez-vous en ligne dans l'horaire du DMÉ du Dr. Kavanagh. Les cliniques peuvent définir les fournisseurs principaux différemment dans leur DMÉ - veuillez voir ci-dessous pour savoir quels champs Ocean examine pour chaque DMÉ.

Une note sur la recherche des fournisseurs dans votre DMÉ.

Dans PSS : Cliquez sur Rendez-vous pour ouvrir le planificateur du DMÉ. Dans le menu supérieur, cliquez sur Fournisseurs -> Voir un fournisseur pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

Dans Med Access : Cliquez sur le menu déroulant sous Fournisseur ou Ressource pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.

Dans Accuro : Appuyez sur F2 pour ouvrir la fenêtre de gestion des fournisseurs.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants du dossier du patient dans PS Suite :

    • • Médecin/NP du patient
    •  
    • • Médecin/NP de famille
    • • Fournisseur principal
    • • Autre fournisseur
  • Note : Le(s) nom(s) du fournisseur dans le(s) champ(s) ci-dessus doit/doivent correspondre au(x) nom(s) dans le Prénom(s) et Nom de l'utilisateur dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs.

Configurer les types de rendez-vous disponibles pour la réservation en ligne

La première étape consiste à configurer tous les types de rendez-vous pour tous les fournisseurs qui utiliseront la réservation en ligne. Ces types de rendez-vous seront disponibles lors de la configuration de vos plannings de réservation.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

1. Accéder à vos paramètres de réservation en ligne

  • Connectez-vous au Portail Ocean, puis cliquez sur 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur 'Paramètres' en haut à droite.
  • À côté de l'intitulé "Types de rendez-vous", cliquez sur 'Configurer'.

2. Configuration des types de rendez-vous

Activer/Désactiver le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ
Le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est une fonctionnalité qui permet à Ocean de réserver des patients dans votre DMÉ et d'assigner l'un de vos types de rendez-vous préexistants du DMÉ au rendez-vous réservé.
Lorsqu'elle est activée, vous verrez la colonne "Type de Rendez-vous du DMÉ", où vous pourrez indiquer le type de rendez-vous correspondant qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que lorsque qu'un patient sélectionne l'étiquette "Visite initiale de la personne", le patient sera en fait réservé dans l'horaire du DMÉ en utilisant le type de rendez-vous "Nouvelle visite de patient" du DMÉ.
Lorsque le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ est utilisé, vous pouvez également personnaliser de puissantes restrictions pour chaque type de rendez-vous telles que le nombre maximum par jour de chaque type, et même restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés à certains créneaux horaires tout au long de la journée. En savoir plus sur le Mappage des Types de Rendez-vous du DMÉ pour la réservation en ligne.
Ajouter un Type de Rendez-vous
Ce bouton ajoutera une nouvelle ligne au tableau des rendez-vous. Il n'y a pas de limite au nombre de types de rendez-vous que vous pouvez créer.
Étiquette
Correspond à la façon dont le patient verra le rendez-vous lors de la réservation en ligne. Nous vous recommandons de donner à chacune de vos étiquettes de type de rendez-vous un nom distinct.
Durée du Rendez-vous
La durée est la longueur du rendez-vous qui sera réservé dans votre horaire du DMÉ, en minutes.
Emplacement
Sélectionnez entre "Sur Place", "Virtuel", ou "Hors site".
Si "Sur Place" est sélectionné, l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire sera affichée aux patients sur la page de confirmation de réservation et dans l'e-mail de confirmation.
Si "Virtuel" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Veuillez ne pas vous rendre à la clinique pour ce rendez-vous".
Si "Hors site" est sélectionné, la page de confirmation de réservation et l'e-mail de confirmation ne incluront pas l'adresse physique de la clinique fournie dans votre Répertoire, et la note suivante sera ajoutée à la place : "Ne vous rendez pas à la clinique pour ce rendez-vous à domicile".
Moyen
Ce paramètre vous permet de sélectionner le Moyen pour votre rendez-vous.
Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Sur Place', le 'Moyen' sera par défaut 'En Personne'.
Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Hors site', le 'Moyen' sera par défaut 'Visite à Domicile'.
Lorsque l'option 'Emplacement' est définie sur 'Virtuel ', trois options de 'Moyen' sont disponibles : 'Appel Téléphonique', 'Visite Virtuelle Vidéo', ou 'Non Spécifié'.

Pour les utilisateurs de PS Suite uniquement: Vous pouvez choisir entre les moyens 'Appel Téléphonique' ou 'Visite Virtuelle Vidéo'. Cela réservera votre patient dans votre horaire PS Suite avec le Moyen choisi. Le champ spécifique dans PS Suite où cela sera reflété est indiqué ci-dessous.

Type de Rendez-vous du DMÉ
Disponible uniquement lorsque la « Mappage des types de rendez-vous DMÉ » est activée.
Cela vous permet de sélectionner le type de rendez-vous DMÉ spécifique dans lequel les patients seront programmés dans votre calendrier DMÉ.
Si vous avez récemment ajouté un nouveau type de rendez-vous à votre DMÉ ou si vous remarquez une incohérence dans les types de rendez-vous DMÉ répertoriés, essayez d'exécuter une synchronisation complète de l'agenda dans Cloud Connect.

Pour les utilisateurs d'Accuro et d'OSCAR Pro

Actuellement, Ocean ne peut pas prendre de rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.


Association des types de rendez-vous DMÉ

La correspondance des types de rendez-vous du DMÉ est requise si vous souhaitez utiliser des restrictions de type de rendez-vous.

En associant les types de rendez-vous que vous créez dans Ocean aux types de rendez-vous trouvés dans votre DMÉ, Ocean peut planifier des rendez-vous pour les patients dans votre horaire et assigner l'un de vos types de rendez-vous préexistants du DMÉ au rendez-vous planifié dans votre horaire.

Cela est utile pour que lorsque qu'un patient prend rendez-vous dans votre horaire, vous puissiez facilement reconnaître le type de rendez-vous qu'ils ont réservé en consultant votre horaire du DMÉ. Vous pouvez également profiter de puissantes restrictions, telles que l'application d'un nombre maximum de rendez-vous par jour de chaque type, ou même la désignation de créneaux réservables dans votre horaire du DMÉ pour chaque type de rendez-vous.

Notes importantes concernant la correspondance des types de rendez-vous

Veuillez noter que si vous décidez d'associer des types de rendez-vous du DMÉ, vous devez associer tous les types de rendez-vous - vous ne pouvez pas en laisser non associés.

Si vous modifiez le nom de votre type de rendez-vous dans votre DMÉ après avoir terminé votre configuration initiale, veuillez revisiter votre page de configuration des types de rendez-vous dans Ocean et vérifier que tous les rendez-vous sont correctement associés. Ocean peut ne pas reconnaître le changement de nom du type de rendez-vous du DMÉ, il est donc toujours préférable de vérifier deux fois vos configurations de types de rendez-vous pour garantir que votre correspondance des types de rendez-vous est précise.

De plus, les utilisateurs d'Accuro et d'OSCAR Pro doivent noter qu'à l'heure actuelle, Ocean ne peut pas planifier des rendez-vous dans votre DMÉ et assigner une "Raison" à partir du champ déroulant sur le rendez-vous.

  1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

    • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
    • À côté de l'en-tête des Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer.
  2. Activer le mappage des types de rendez-vous du DMÉ.

    • Sur le côté gauche de votre écran, cliquez sur le bouton Activer le mappage des types de rendez-vous du DMÉ. Cela l'activera et une quatrième colonne sera ajoutée au tableau des rendez-vous nommée "Type de rendez-vous du DMÉ".
    • Utilisez le bouton bleu Ajouter un rendez-vous et configurez le(s) rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne. Assurez-vous d'attribuer une durée à chaque rendez-vous (en minutes).
    • Pour chaque type de rendez-vous que vous créez dans Ocean, vous devez sélectionner un Type de rendez-vous du DMÉ dans le menu déroulant. Ce menu déroulant affiche la liste des types de rendez-vous trouvés dans votre DMÉ. Le Type de rendez-vous du DMÉ que vous choisissez ici est le type de rendez-vous dans lequel le patient sera inscrit dans votre calendrier du DMÉ. Par exemple, la capture d'écran à droite indique que lorsque le patient choisit l'étiquette "Nouveau problème (Visite rapide)" lors de sa réservation, il sera inscrit dans votre calendrier du DMÉ en utilisant le type de rendez-vous "Admission de nouveau patient".
    • Assurez-vous de ne laisser aucun élément vide dans votre tableau. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Sauvegarder en bas à gauche.

Où trouver les types de rendez-vous du DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • À partir du tableau de bord de PS Suite, accédez à Paramètres > Préférences. Vous devrez saisir votre mot de passe utilisateur PSS pour accéder aux préférences.
  • Sélectionnez Rendez-vous à gauche et Types dans les onglets en haut. Cela affichera vos types de rendez-vous actuels trouvés dans PS Suite. Pour créer de nouveaux types, vous pouvez appuyer sur le bouton "Ajouter..." à droite si nécessaire.
  • Pour plus de clarté, ces types de rendez-vous sont appliqués aux rendez-vous individuels dans votre planning DMÉ en utilisant le champ "Type" sur chaque rendez-vous comme indiqué ci-dessous.

Configurer les plannings de réservation

La prochaine étape de la configuration de la réservation en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean.

La prochaine étape de la configuration de la réservation en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean :

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
  • À côté de l'en-tête 'Horaires de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
  • Cliquez sur 'Ajouter un horaire'.
  • Sélectionnez l'horaire du DMÉ pour lequel vous souhaitez créer un horaire de réservation dans Ocean.

    Note : Seuls les horaires du DMÉ qui ont été activés pour une utilisation dans la réservation en ligne Ocean sous une 'Licence d'engagement des patients (Plus)' sont disponibles pour la sélection.

  • Consultez la section Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ ci-dessous pour plus de détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans l'horaire de réservation.
  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de l'horaire de réservation.

Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Paramètres de l'horaire

Nom de l'horaire du DMÉ
Ce champ affiche le nom de l'horaire du DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la Réservation en ligne Ocean.
Intervalle de temps de l'horaire du DMÉ
Cela fait référence à l'intervalle de temps de l'horaire du fournisseur dans votre DMÉ.

Configuration par défaut

Nom de l'horaire visible par le patient
C'est le nom qui apparaîtra aux patients lorsqu'ils sélectionneront cet Horaire de Réservation. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet Horaire de Réservation dans votre configuration de réservation en ligne.
Autoriser les patients à réserver dans ces créneaux de modèle
Sélectionnez les créneaux de modèle que Ocean peut réserver. Les créneaux horaires dans votre DMÉ qui ne sont pas modélisés seront également réservables par Ocean. Notez que des suggestions de rendez-vous supplémentaires/créneaux de modèle peuvent être réservables en fonction des restrictions de type de rendez-vous.
Types de rendez-vous
Cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un type de rendez-vous" pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créé précédemment. Cette étape vous permet d'indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lorsqu'ils réservent dans cet horaire de fournisseur.
Vous pouvez utiliser les flèches vers le haut et vers le bas sur les Types de rendez-vous pour personnaliser l'ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
*Note : Si la correspondance des types de rendez-vous du DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions de type de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions de type de rendez-vous.
Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
Tous les patients - tout patient peut réserver dans votre horaire.
Patients avec des fournisseurs sélectionnés - utilisez ce paramètre pour restreindre les patients ayant certains fournisseurs à réserver dans cet horaire. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait le Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs, et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.

Pour plus de clarté, le paramètre "Fournisseur principal" dans Ocean évalue le champ "Fournisseur principal" dans le dossier Med Access.

Le paramètre "Médecin de famille" dans Ocean évalue le champ "Fournisseur familial" dans le dossier Med Access.

Le paramètre "n'importe quel membre de l'équipe de soins" dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier Med Access : Fournisseur principal, Fournisseur familial, Fournisseur secondaire

Fenêtre de réservation

Le paramètre 'Permet uniquement les réservations le jour même ?' vous permet de configurer votre Horaire de Réservation pour n'accepter que les rendez-vous le jour même.

Le paramètre 'Empêcher les réservations de moins de' vous permet de configurer le nombre minimum de jours et/ou d'heures à l'avance que les patients peuvent réserver ("réservations de dernière minute").

Le paramètre 'Empêcher les réservations de plus de' vous permet de configurer le nombre maximum de jours et/ou d'heures que les patients peuvent réserver à l'avenir.

Restrictions jour/heure
Définissez les heures récurrentes dans l'horaire du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour une réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12h à 13h pour vous assurer qu'Ocean n'affiche pas de créneaux horaires de rendez-vous à réserver en ligne pendant l'heure du déjeuner.

Paramètres avancés

La zone des paramètres avancés contient vos formulaires de réservation. Les utilisateurs avancés d'Ocean peuvent personnaliser ces formulaires de réservation pour filtrer les patients de manière supplémentaire ou recueillir plus d'informations lors de leur processus de réservation.

Formulaire de pré-réservation (Standard)

Le 'Formulaire de pré-réservation (Standard)' est complété par les patients au moment de sélectionner leur type de rendez-vous souhaité (c'est-à-dire après avoir choisi un calendrier de réservation).

Note : L'élément 'appointmentType' de ce formulaire de réservation est utilisé pour afficher les types de rendez-vous disponibles pour qu'un patient puisse les sélectionner. Modifier cet élément de formulaire peut entraîner un comportement inattendu ou des erreurs.

Formulaire de post-réservation

Le 'Formulaire de post-réservation' est complété par les patients après avoir réservé leur rendez-vous avec succès (c'est-à-dire lorsque la page de confirmation de réservation est affichée).

Note : Les réponses des patients au Formulaire de post-réservation ne seront collectées que si un patient clique sur le bouton “Terminer” après avoir complété l'intégralité du Formulaire de post-réservation.


Restrictions de type de rendez-vous

Les restrictions de type de rendez-vous ne peuvent être appliquées que si la cartographie des types de rendez-vous du DMÉ est activée.

 

PS Suite Med Access Accuro OSCAR PRO

Note: Les restrictions de type de rendez-vous ne peuvent être appliquées que si la cartographie des types de rendez-vous du DMÉ est activée.

Si vous décidez de mapper les types de rendez-vous du DMÉ, vous aurez accès à des restrictions spécifiques aux rendez-vous. Ces restrictions puissantes vous permettent de personnaliser le nombre de chaque type de rendez-vous pouvant être réservé chaque jour de la semaine, la fréquence à laquelle un patient peut réserver chaque type de rendez-vous, et même de restreindre la réservation à certains créneaux de votre horaire du DMÉ. Elles peuvent être utilisées individuellement, ou vous pouvez combiner leurs fonctionnalités.

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Ne réserver que dans les créneaux horaires avec le terme [DMÉ] suivant appliqué
L'utilisation de cette restriction vous permettra de définir des créneaux horaires spécifiques, des suggestions de rendez-vous ou des créneaux de modèle dans votre emploi du temps DMÉ qui n'accepteront que les réservations d'un certain type de rendez-vous. Cela est utile si vous avez un type de rendez-vous qui ne devrait être disponible que pour les patients à certaines heures de la journée, par exemple limiter les rendez-vous en "Santé mentale" à être réservés de 15h00 à 17h00 les lundis et mercredis.

Pour un guide étape par étape sur l'utilisation de cette restriction, veuillez consulter comment restreindre les types de rendez-vous pouvant être réservés dans un créneau horaire spécifique.
Réserver un maximum de ## visites par jour le [jour de la semaine]
L'utilisation de cette restriction vous permettra de limiter le nombre de rendez-vous de ce type réservés un jour particulier. Pour ajouter plus de jours, cliquez sur le bouton Ajouter une restriction. Par exemple, vous pouvez choisir de permettre uniquement 5 "Visites virtuelles" les lundis.
Empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous de type [Rendez-vous] dans les ## jours
L'utilisation de cette restriction obligera le patient à réserver son prochain rendez-vous un certain nombre de jours après son dernier rendez-vous du même type. Par exemple, vous pourriez appliquer cette restriction à un type de rendez-vous "Physique" et empêcher les patients de réserver un autre rendez-vous "Physique" dans les 365 jours. Lorsque cette restriction est activée, les patients ne peuvent réserver qu'un seul rendez-vous futur du type respectif.

Configuration alternative*

Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

Note : Cette étape est facultative. Ce paramètre est utilisé pour configurer un seul Calendrier de Rendez-vous de différentes manières.

Les Configurations Alternatives vous permettent de créer plusieurs configurations de Calendrier de Rendez-vous dans Ocean, pour un seul Calendrier DMÉ.

Cela peut être utile pour diverses raisons. Par exemple, si un fournisseur organise occasionnellement une clinique spécialisée (par exemple, une clinique de vaccination contre la grippe) et souhaite un lien de réservation unique pour ces rendez-vous spécialisés uniquement, il pourrait configurer son calendrier par défaut pour accepter ses rendez-vous "réguliers" et créer une Configuration Alternative de son calendrier pour n'accepter que les rendez-vous spécialisés (rendez-vous pour la vaccination contre la grippe).

Note : Plusieurs Configurations Alternatives peuvent également être hébergées sur un seul lien de réservation.

Pour réduire la confusion lors de la configuration, nous recommandons de définir un "Nom du Calendrier Visible par le Patient" unique pour chaque configuration du même Calendrier de Rendez-vous, tel que "Dr. Kavanagh" pour la configuration par défaut et "Dr. Kavanagh - Vaccins contre la grippe" pour la Configuration Alternative.

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  1. Accédez aux paramètres de réservation en ligne d'Ocean.

    • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
    • À côté de l'horaire de réservation pour lequel vous souhaitez créer une configuration alternative, cliquez sur "Modifier".
  2. Créez et configurez votre configuration alternative.

    • À côté de l'en-tête Configuration par défaut, cliquez sur 'Ajouter une configuration alternative'. Faites défiler vers le bas pour trouver le nouvel en-tête Configuration alternative et les paramètres ci-dessous.
    • Dans le champ 'Nom de cette configuration (non visible par les patients)', saisissez un nom descriptif pour cette version de configuration alternative. Ce nom n'est pas visible par les patients. Utilisez un nom intuitif que vous pourrez facilement reconnaître à l'avenir.
    • Dans le champ 'Nom de l'horaire visible par les patients', saisissez un nom pour l'horaire qui sera affiché aux patients au moment de la réservation en ligne.

      Note : Si vous hébergez plusieurs horaires de réservation sur un seul lien de réservation, chaque configuration d'horaire doit avoir un 'Nom de l'horaire visible par les patients' unique.

    • Par défaut, votre configuration alternative héritera de tous les paramètres de la configuration par défaut de votre horaire de réservation.

      Pour modifier les paramètres d'une configuration alternative, cliquez sur le bouton "Modifier" sous chaque en-tête de paramètre pour l'ajuster.

      Par exemple, vous pouvez appuyer sur "Modifier" sous l'en-tête "Types de rendez-vous" pour spécifier le(s) type(s) de rendez-vous pouvant être réservés, comme un rendez-vous pour un vaccin contre la grippe dans une clinique de vaccination contre la grippe.

    • Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" dans le coin inférieur gauche.

Configurer des liens de réservation

La dernière étape consiste à configurer vos Liens de Rendez-vous. Cela vous fournira une URL pour que vos patients puissent prendre leurs rendez-vous en ligne.

Les Liens de Rendez-vous vous fournissent une URL que vos patients peuvent utiliser pour prendre leurs rendez-vous en ligne. Cette URL est souvent placée sur un site web ou envoyée par e-mail aux patients.

Prérequis

  • Assurez-vous d'avoir déjà configuré vos Types de Rendez-vous et votre(s) Horaire de Rendez-vous avant de configurer vos Liens de Rendez-vous.

Pour configurer un Lien de Rendez-vous :

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', et sélectionnez 'Rendez-vous en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
  • À côté de l'en-tête 'Liens de Rendez-vous', cliquez sur 'Configurer'.
  • Cliquez sur 'Ajouter un Lien de Rendez-vous'
  • Consultez la section 'Paramètres/Options de Configuration du Lien de Rendez-vous' ci-dessous pour plus de détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans le Lien de Rendez-vous.
  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de la page.
  • Après la sauvegarde, l'URL de votre Lien de Rendez-vous sera générée et mise à disposition sous l'en-tête 'Liens de Rendez-vous' dans la page des Paramètres de Rendez-vous en ligne.
  •  

Paramètres/Options de Configuration du Lien de Rendez-vous

Nom du lien de réservation
Entrez un nom descriptif pour votre lien de réservation. Ce nom ne sera visible que sur la page de configuration de réservation en ligne dans le Portail Ocean. Il ne sera pas visible par les patients. Un exemple de nom pourrait être "Lien de réservation en ligne du Dr. Kavanagh" si seul l'horaire du Dr. Kavanagh est hébergé à l'aide de ce lien. Si plusieurs horaires de réservation sont hébergés sur ce lien unique, vous pouvez utiliser un nom plus générique tel que "Lien de réservation en ligne [Nom de votre clinique]".
Annuaire lié
Sélectionnez le Dossier à associer à ce lien de réservation. Les informations de contact du Dossier apparaîtront sur la page de confirmation et dans l'e-mail de confirmation envoyé aux patients une fois qu'un rendez-vous a été réservé avec succès. Le logo du Dossier sélectionné sera visible sur la page de réservation en ligne.
Qui peut réserver via ce lien ?
Restreignez votre lien de réservation en ligne pour permettre uniquement aux patients ayant un dossier existant dans votre DMÉ de réserver, ou autorisez les nouveaux patients (sans dossier existant dans le DMÉ) à réserver en ligne. Pour en savoir plus sur la façon dont les nouveaux patients peuvent réserver en ligne, veuillez consulter cet article : Les nouveaux patients peuvent-ils prendre rendez-vous en ligne ?
Type d'authentification

Choisissez si les patients doivent s'authentifier en utilisant leur Assurance maladie, ou un ID alternatif*.

Note : Ocean ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers de patients à l'aide d'IDs alternatifs.

Étiquette de l'ID alternatif*
Si l'ID alternatif est choisi comme type d'authentification, saisissez l'étiquette qui sera affichée aux patients lors de l'enregistrement (par exemple, "Numéro étudiant").
Horaires réservables
Sélectionnez le(s) horaire(s) de réservation qui seront disponibles pour les patients à réserver via ce lien.
Si votre Horaire de réservation a des Configurations alternatives, chaque version de configuration sera répertoriée de manière indépendante pour que vous puissiez la sélectionner. Vous pouvez héberger plusieurs Configurations alternatives dans un seul lien de réservation, tant que chaque configuration alternative a un 'Nom d'horaire visible par le patient' unique.
Message d'introduction
Facultatif. Ce message apparaîtra sur la page d'accueil de votre lien de réservation en ligne. Vous pouvez choisir de fournir un message de bienvenue aux patients, ou même des informations supplémentaires sur la réservation en ligne dans votre clinique.
Vous pouvez appliquer une mise en forme de base comprenant du texte en gras, en italique et souligné, ainsi que des listes à puces ou numérotées.
Quel message d'action le patient doit-il voir s'il n'y a aucun horaire disponible pour lui de réserver ?
Facultatif. Ce message apparaîtra aux patients lorsqu'ils ne sont pas admissibles à réserver dans le(s) Horaire(s) de réservation hébergé(s) sur ce lien de réservation.
Si 'Défaut' est sélectionné, les patients verront le message suivant : "Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n'est disponible pour la réservation en ligne. Veuillez contacter le bureau de la manière habituelle pour prendre un rendez-vous."
Si 'Personnalisé' est sélectionné, vous pouvez ajouter vos propres instructions à la fin du message : "Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n'est disponible pour la réservation en ligne. [votre message personnalisé ici]"
Si 'Aucun' est sélectionné, les patients verront le message suivant : "Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n'est disponible pour la réservation en ligne."

Note concernant l'intégration des liens de réservation en ligne et l'utilisation des iFrames

Il est recommandé de NE PAS intégrer votre page de réservation en ligne dans un iFrame. Les iFrames intégrés ne se chargent pas correctement ou ne s'affichent pas correctement dans les navigateurs mobiles, ce qui peut entraîner des problèmes d'utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.