L'étape finale consiste à configurer vos liens de réservation. Cela vous fournira une URL que vos patients pourront utiliser pour réserver leurs rendez-vous en ligne.
Les liens de réservation vous fournissent une URL que vos patients peuvent utiliser pour réserver leurs rendez-vous en ligne. Cette URL est souvent placée sur un site Web ou envoyée par courriel aux patients.
Prérequis
- Assurez-vous d'avoir déjà configuré vos types de rendez-vous et vos horaires de réservation avant de configurer vos liens de réservation.
- Votre site Ocean a la réservation avancée en clinique activée. Si elle n'est pas activée, contactez l'équipe OceanMD. Pour en savoir plus sur la réservation avancée en clinique, consultez Présentation de la réservation en ligne.
Pour configurer un lien de réservation :
- Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
- Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
- À côté de l'en-tête 'Liens de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
- Cliquez sur 'Ajouter un lien de réservation'
- Si la réservation avancée en clinique a été activée pour votre site, il vous sera demandé de sélectionner le type de lien de réservation que vous souhaitez ajouter. Lien de réservation standard permet aux patients de sélectionner leur fournisseur préféré et de compléter un formulaire de pré-réservation standard. Lien de réservation basé sur l'équipe permet aux patients de sélectionner d'abord le type de rendez-vous, puis de compléter le formulaire de pré-réservation basé sur l'équipe.
- Cliquez sur Ajouter & configurer.
- Consultez la section 'Paramètres/options de configuration du lien de réservation' ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponible dans le lien de réservation.
- Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de la page.
- Après avoir sauvegardé, l'URL de votre lien de réservation sera générée et disponible sous l'en-tête 'Liens de réservation' dans la page des paramètres de la réservation en ligne.
- Si vous avez sauvegardé un lien de réservation basé sur l'équipe, il apparaîtra comme "réservation basée sur l'équipe" dans la page des paramètres de la réservation en ligne.
Note : Si votre site utilise la réservation avancée en clinique, vous pouvez continuer à utiliser les liens de réservation standard. La réservation avancée en clinique n'est pas exclusive aux liens de réservation basés sur l'équipe, et les liens de réservation standard peuvent être préférés pour certains acheminements, comme les réservations de spécialistes.
Paramètres/options de configuration du lien de réservation
- Nom du lien de réservation
Entrez un nom descriptif pour votre lien de réservation. Ce nom ne sera visible que sur la page de configuration de la réservation en ligne dans le Portail Ocean. Il ne sera pas vu par les patients. Un exemple de nom pourrait être « Lien de réservation en ligne du Dr Kavanagh » si seul l’horaire du Dr Kavanagh est hébergé avec ce lien. Si plusieurs horaires de réservation sont hébergés sur ce même lien, vous pouvez utiliser un nom plus générique comme « Lien de réservation en ligne [Nom de votre clinique] ».
- Liste d'annuaire liée
Sélectionnez la Liste d'annuaire à associer à ce lien de réservation. Les coordonnées de la Liste d'annuaire apparaîtront sur la page de confirmation et dans le courriel de confirmation envoyé aux patients une fois le rendez-vous réservé avec succès. Le logo de la Liste d'annuaire sélectionnée sera visible sur la page d’accueil de la réservation en ligne.
- Qui peut réserver via ce lien ?
Limitez votre lien de réservation en ligne pour permettre uniquement aux patients ayant déjà un dossier dans votre DMÉ de réserver, ou autorisez les nouveaux patients (aucun dossier existant dans le DMÉ) à réserver en ligne. Pour en savoir plus sur la façon dont les nouveaux patients peuvent réserver en ligne, veuillez consulter cet article : Les nouveaux patients peuvent-ils réserver des rendez-vous en ligne ?
- Type d’authentification
-
Choisissez si les patients doivent s’authentifier à l’aide de leur Assurance maladie ou d’une ID alternative*.
Note : Ocean ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers patients à l’aide d’ID alternatives.
- Étiquette de l’ID alternative*
Si l’ID alternative est choisie comme type d’authentification, saisissez l’étiquette qui sera affichée aux patients lors de l’enregistrement (ex. : « Numéro d’étudiant »).
- Horaires réservables
Sélectionnez le(s) horaire(s) de réservation qui seront disponibles pour les patients via ce lien.
Si votre horaire de réservation possède une ou plusieurs configurations alternatives, chaque version de configuration sera listée indépendamment pour que vous puissiez la sélectionner. Vous pouvez héberger plusieurs configurations alternatives dans un seul lien de réservation, tant que chaque configuration alternative a un « Nom d’horaire visible par le patient » unique.
- Message d’introduction
Optionnel. Ce message apparaîtra sur la page d’accueil de votre lien de réservation en ligne. Vous pouvez choisir d’afficher un message de bienvenue aux patients, ou même de l’information supplémentaire sur la réservation en ligne à votre clinique.
Vous pouvez appliquer une mise en forme de base incluant du texte en gras, en italique et souligné, ainsi que des listes à puces ou numérotées.
- Inclure un fichier d’événement iCal
Sélectionnez si un fichier d’événement iCal est inclus dans la notification de rendez-vous envoyée par courriel aux patients. La page de confirmation de réservation affichera également des options pour télécharger le fichier iCal ou ajouter le rendez-vous à leur calendrier. Lorsque réglé à « Non », l’option de calendrier n’est pas disponible.
- Utiliser la durée du rendez-vous pour le fichier d’événement iCal
Ce paramètre apparaît lorsque « Inclure un fichier d’événement iCal » est réglé à « Oui ». Choisissez si le fichier iCal inclut la durée du rendez-vous. Lorsque réglé à « Non », le fichier iCal inclut seulement l’heure de début du rendez-vous.
- Quel message d’action doit être affiché au patient lorsqu’aucun horaire n’est disponible pour lui ?
Optionnel. Ce message apparaîtra aux patients lorsqu’ils sont inadmissibles à réserver dans le(s) horaire(s) hébergé(s) sur ce lien de réservation.
Si « Défaut » est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. Veuillez contacter le bureau de la manière habituelle pour réserver un rendez-vous. »
Si « Personnalisé » est sélectionné, vous pouvez ajouter vos propres instructions à la fin du message : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. [votre message personnalisé ici] »
Si « Aucun » est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. »
Le lien de réservation basé sur l’équipe offre trois paramètres optionnels qui peuvent être activés pour soutenir différents acheminements de réservation : Réservations uniques, Premier rendez-vous disponible et Horaire groupé.
- Nom du lien de réservation
Entrez un nom descriptif pour votre lien de réservation. Ce nom ne sera visible que sur la page de configuration de la réservation en ligne dans le Portail Ocean. Il ne sera pas vu par les patients. Un exemple de nom pourrait être « Lien de réservation en ligne du Dr Kavanagh » si seul l’horaire du Dr Kavanagh est hébergé avec ce lien. Si plusieurs horaires de réservation sont hébergés sur ce même lien, vous pouvez utiliser un nom plus générique comme « Lien de réservation en ligne [Nom de votre clinique] ».
- Liste d'annuaire liée
Sélectionnez la Liste d'annuaire à associer à ce lien de réservation. Les coordonnées de la Liste d'annuaire apparaîtront sur la page de confirmation et dans le courriel de confirmation envoyé aux patients une fois le rendez-vous réservé avec succès. Le logo de la Liste d'annuaire sélectionnée sera visible sur la page d’accueil de la réservation en ligne.
- Qui peut réserver via ce lien ?
Limitez votre lien de réservation en ligne pour permettre uniquement aux patients ayant déjà un dossier dans votre DMÉ de réserver, ou autorisez les nouveaux patients (aucun dossier existant dans le DMÉ) à réserver en ligne. Pour en savoir plus sur la façon dont les nouveaux patients peuvent réserver en ligne, veuillez consulter cet article : Les nouveaux patients peuvent-ils réserver des rendez-vous en ligne ?
- Type d’authentification
-
Choisissez si les patients doivent s’authentifier à l’aide de leur Assurance maladie ou d’une ID alternative*.
Note : Ocean ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers patients à l’aide d’ID alternatives.
- Réservations uniques
-
Ce paramètre est activé par défaut. Il permet aux cliniques d’envoyer à un patient existant un lien de réservation unique qui ne peut être utilisé qu’une seule fois et qui expire selon la fenêtre de rendez-vous configurée dans le modèle. Les liens de réservation uniques sont utiles pour les rendez-vous qui ne devraient pas être accessibles publiquement, comme les consultations initiales ou les rendez-vous avec un spécialiste. Créez un modèle de lien de réservation unique avant d’utiliser ce paramètre : Créer des modèles pour les liens de réservation uniques.
Note : Les liens de réservation uniques ne peuvent être envoyés qu’aux patients qui ont un dossier patient dans le DMÉ.
- Premier rendez-vous disponible
-
Lorsqu’il est activé, Premier rendez-vous disponible permet aux patients de voir le premier rendez-vous disponible pour chaque horaire de réservation ou horaire groupé lors du choix de la réservation. Ceci est utile lorsque les patients n’ont pas besoin d’un fournisseur spécifique et souhaitent le rendez-vous le plus tôt possible.
Lorsqu’il est activé, Ocean affichera également le nombre de créneaux supplémentaires disponibles au cours des 10 prochains jours.
Note : Si aucun rendez-vous n’est disponible dans les 10 prochains jours, Ocean invite les patients à passer à l’étape suivante du processus de réservation pour consulter les rendez-vous au-delà des 10 prochains jours. Si aucun rendez-vous n’est disponible du tout (c’est-à-dire y compris et au-delà des 10 prochains jours), les patients ne verront aucune disponibilité dans le calendrier de réservation et ne pourront pas réserver de rendez-vous.
- Étiquette de l’ID alternative*
Si l’ID alternative est choisie comme type d’authentification, saisissez l’étiquette qui sera affichée aux patients lors de l’enregistrement (ex. : « Numéro d’étudiant »).
- Horaires réservables
Sélectionnez le(s) horaire(s) de réservation qui seront disponibles pour les patients via ce lien.
Si votre horaire de réservation possède une ou plusieurs configurations alternatives, chaque version de configuration sera listée indépendamment pour que vous puissiez la sélectionner. Vous pouvez héberger plusieurs configurations alternatives dans un seul lien de réservation, tant que chaque configuration alternative a un « Nom d’horaire visible par le patient » unique.
- Horaire groupé
Configurez au besoin un horaire groupé pour combiner jusqu’à dix horaires de réservation individuels en un seul choix d’horaire que les patients pourront sélectionner lors du processus de réservation. Cela permet aux patients de réserver dans une clinique, un service ou un groupe de fournisseurs—comme une clinique sans rendez-vous, une clinique d’accès urgent ou une clinique de vaccination contre la grippe—plutôt que de sélectionner un fournisseur individuel. Lorsqu’un patient réserve, Ocean l’assigne aléatoirement à l’un des horaires de réservation inclus tout en respectant la disponibilité et les restrictions configurées pour chaque horaire. Voir ci-dessous comment ajouter un horaire groupé.
- Message d’introduction
Optionnel. Ce message apparaîtra sur la page d’accueil de votre lien de réservation en ligne. Vous pouvez choisir d’afficher un message de bienvenue aux patients, ou même de l’information supplémentaire sur la réservation en ligne à votre clinique.
Vous pouvez appliquer une mise en forme de base incluant du texte en gras, en italique et souligné, ainsi que des listes à puces ou numérotées.
- Inclure un fichier d’événement iCal
Sélectionnez si un fichier d’événement iCal est inclus dans la notification de rendez-vous envoyée par courriel aux patients. La page de confirmation de réservation affichera également des options pour télécharger le fichier iCal ou ajouter le rendez-vous à leur calendrier. Lorsque réglé à « Non », l’option de calendrier n’est pas disponible.
- Utiliser la durée du rendez-vous pour le fichier d’événement iCal
Ce paramètre apparaît lorsque « Inclure un fichier d’événement iCal » est réglé à « Oui ». Choisissez si le fichier iCal inclut la durée du rendez-vous. Lorsque réglé à « Non », le fichier iCal inclut seulement l’heure de début du rendez-vous.
- Quel message d’action doit être affiché au patient lorsqu’aucun horaire n’est disponible pour lui ?
Optionnel. Ce message apparaîtra aux patients lorsqu’ils sont inadmissibles à réserver dans le(s) horaire(s) hébergé(s) sur ce lien de réservation.
Si « Défaut » est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. Veuillez contacter le bureau de la manière habituelle pour réserver un rendez-vous. »
Si « Personnalisé » est sélectionné, vous pouvez ajouter vos propres instructions à la fin du message : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. [votre message personnalisé ici] »
Si « Aucun » est sélectionné, les patients verront le message suivant : « Désolé, nous ne pouvons pas traiter votre enregistrement. Aucun horaire de rendez-vous n’est disponible pour la réservation en ligne. »
Remarque concernant l’intégration des liens de réservation en ligne et l’utilisation des iFrames
Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de réservation en ligne dans une iFrame HTML. Les iFrames intégrées peuvent ne pas toujours se charger ou s’afficher correctement dans les navigateurs Web, ce qui peut entraîner des problèmes d’utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.
Lien de réservation basé sur l’équipe : ajout d’un horaire groupé
Un horaire groupé peut combiner jusqu’à dix horaires de réservation individuels en un seul choix d’horaire que les patients pourront sélectionner lors du processus de réservation. Voir ci-dessous les étapes pour ajouter un horaire groupé :
- Cliquez sur « Ajouter un horaire groupé ».
- Entrez un Nom de groupe que les patients verront et sélectionneront pour réserver dans ce groupe.
- Choisissez le Formulaire de réservation de groupe que les patients devront compléter lors de la réservation avec ce groupe.
- Sélectionnez les Horaires de réservation individuels à inclure dans ce groupe.
Note : Lors de l’ajout d’horaires de réservation à un horaire groupé, il vous sera demandé de sélectionner un formulaire de réservation. Ce formulaire sera affiché aux patients lorsqu’ils sélectionneront l’horaire groupé et s’appliquera à l’ensemble du groupe. Les formulaires de pré-réservation individuels configurés pour chaque horaire de réservation du groupe ne seront pas affichés.
- Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».
- Une fois sauvegardé, l’horaire groupé apparaîtra comme une seule option que les patients pourront sélectionner lors de la réservation en ligne.
- Lorsqu’un patient réserve dans un horaire groupé, Ocean sélectionnera aléatoirement un horaire individuel du groupe pour y réserver le patient, tout en respectant toutes les restrictions configurées dans chaque horaire de réservation indépendant.
Note : Les temps de chargement peuvent être affectés pour les sites configurés avec plusieurs groupes, chacun comportant jusqu’à 10 horaires. Pour ces configurations, nous recommandons de désactiver Première disponibilité afin de maintenir la performance.