L'étape suivante dans la configuration de la prise de rendez-vous en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean.
L'étape suivante dans la configuration de la prise de rendez-vous en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean :
- Connectez-vous à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Prise de rendez-vous en ligne'.
- Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
- À côté de l'en-tête 'Horaires de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
- Cliquez sur 'Ajouter un horaire'.
-
Sélectionnez l'horaire DMÉ pour lequel vous souhaitez créer un horaire de réservation dans Ocean.
Note : Seuls les horaires DMÉ qui ont été activés pour une utilisation dans la prise de rendez-vous en ligne Ocean sous une 'Licence d’engagement des patients (Plus)' sont disponibles pour la sélection.
- Consultez la section Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans l'horaire de réservation.
- Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de l'horaire de réservation.
Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ
Paramètres du calendrier
- Nom du calendrier DMÉ
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Ce champ affiche le nom du calendrier DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la prise de rendez-vous en ligne Ocean.
- Intervalle de créneau horaire DMÉ
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Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire du calendrier du fournisseur dans votre DMÉ. Si la valeur choisie ici ne correspond pas à votre calendrier DMÉ, votre prise de rendez-vous en ligne ne fonctionnera pas. Par exemple, l’image ci-dessous montre un intervalle de créneau horaire DMÉ de 10 minutes. Assurez-vous de sélectionner l’intervalle approprié pour le calendrier que vous configurez.
Configuration par défaut
- Nom du calendrier visible par le patient
-
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de ce calendrier de rendez-vous. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de ce calendrier de rendez-vous dans votre configuration de prise de rendez-vous en ligne.
- Types de rendez-vous
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Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la prise de rendez-vous dans ce calendrier de fournisseur.
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Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
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*Note : Avec la cartographie des types de rendez-vous DMÉ activée, vous pouvez profiter des restrictions sur les types de rendez-vous. En savoir plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans ce calendrier ?
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Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre calendrier, peu importe son ou ses fournisseurs désignés dans votre DMÉ.
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Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son calendrier, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.
-
Pour plus de clarté, le paramètre « MD/IP du patient » dans Ocean évalue le champ « MD/IP du patient » dans le dossier PS Suite.
Le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur principal » dans le dossier PS Suite.
Le paramètre « MD/IP de famille » dans Ocean évalue le champ « MD/IP de famille » dans le dossier PS Suite.
Le paramètre « Tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier PS Suite : MD/IP du patient, Fournisseur principal, MD/IP de famille, Autre fournisseur
Le paramètre « Non fournisseur principal » dans Ocean interdit aux patients ayant le fournisseur choisi de réserver un rendez-vous, à moins qu’ils ne correspondent à au moins une autre restriction de fournisseur autorisée définie ci-dessus.
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
-
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de n’importe quel type. Par exemple :
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Si la valeur est « 0 » (par défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
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Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type par jour.
-
Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, il pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
-
Le paramètre « Autoriser uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre calendrier de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
-
Les restrictions de jour/heure vous permettent d’indiquer les périodes récurrentes qui sont indisponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, ajouter une restriction de 12 h à 13 h chaque jour de semaine pour bloquer l’heure du dîner. Si cette restriction est en place et qu’un patient tente de réserver en ligne, aucune disponibilité ne sera affichée pour cette période.
Paramètres du calendrier
- Nom du calendrier DMÉ
-
Ce champ affiche le nom du calendrier DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la prise de rendez-vous en ligne Ocean.
- Intervalle de créneau horaire DMÉ
-
Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire du calendrier du fournisseur dans votre DMÉ.
Configuration par défaut
- Nom du calendrier visible par le patient
-
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de ce calendrier de rendez-vous. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de ce calendrier de rendez-vous dans votre configuration de prise de rendez-vous en ligne.
- Permettre aux patients de réserver dans ces créneaux de modèle
-
Sélectionnez les créneaux de modèle dans lesquels Ocean peut réserver. Les créneaux horaires dans votre DMÉ qui ne sont pas modélisés seront également réservables par Ocean. Notez que des suggestions de rendez-vous supplémentaires/créneaux de modèle peuvent être réservables selon les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Types de rendez-vous
-
Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la prise de rendez-vous dans ce calendrier de fournisseur.
-
Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
-
*Note : Si la cartographie des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions sur les types de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans ce calendrier ?
-
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre calendrier.
-
Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son calendrier, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.
-
Pour plus de clarté, le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur principal » dans le dossier Med Access.
Le paramètre « Médecin de famille » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur de famille » dans le dossier Med Access.
Le paramètre « Tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier Med Access : Fournisseur principal, Fournisseur de famille, Fournisseur secondaire
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
-
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de n’importe quel type. Par exemple :
-
Si la valeur est « 0 » (par défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
-
Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type par jour.
-
Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, il pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
-
Le paramètre « Autoriser uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre calendrier de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
-
Définissez des périodes récurrentes dans le calendrier du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de créneaux de rendez-vous pendant l’heure du dîner pour la réservation en ligne.
Paramètres du calendrier
- Nom du calendrier DMÉ
-
Ce champ affiche le nom du calendrier DMÉ que vous configurez pour une utilisation avec la prise de rendez-vous en ligne Ocean.
- Intervalle de créneau horaire DMÉ
-
Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire du calendrier du fournisseur dans votre DMÉ.
Configuration par défaut
- Nom du calendrier visible par le patient
-
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de ce calendrier de rendez-vous. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de ce calendrier de rendez-vous dans votre configuration de prise de rendez-vous en ligne.
- Permettre aux patients de réserver dans ces créneaux de suggestion de rendez-vous
-
Sélectionnez les créneaux de suggestion de rendez-vous dans lesquels Ocean peut réserver. Notez que des suggestions de rendez-vous supplémentaires/créneaux de modèle peuvent être réservables selon les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Types de rendez-vous
-
Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la prise de rendez-vous dans ce calendrier de fournisseur.
-
Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
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*Note : Si la cartographie des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions sur les types de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans ce calendrier ?
-
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre calendrier.
-
Patients avec fournisseurs principaux sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs comme fournisseur principal. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son calendrier, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs.
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
-
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de n’importe quel type. Par exemple :
-
Si la valeur est « 0 » (par défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
-
Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type par jour.
-
Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, il pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
-
Le paramètre « Autoriser uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre calendrier de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
-
Définissez des périodes récurrentes dans le calendrier du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de créneaux de rendez-vous pendant l’heure du dîner pour la réservation en ligne.
Paramètres de l’horaire
- Nom de l’horaire DMÉ
-
Ce champ affiche le nom de l’horaire DMÉ que vous configurez pour l’utilisation avec la prise de rendez-vous en ligne Ocean.
- Intervalle de plage horaire DMÉ
-
Cela fait référence à l’intervalle de plage horaire de l’horaire du fournisseur dans votre DMÉ.
Configuration par défaut
- Nom de l’horaire visible par le patient
-
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lorsqu’ils sélectionneront cet horaire de rendez-vous. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet horaire de rendez-vous dans votre configuration de prise de rendez-vous en ligne.
- Permettre aux patients de réserver dans
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Sélectionnez si vous souhaitez qu’Ocean présente aux patients qui réservent en ligne les plages horaires DMÉ sans codes de gabarit, les plages horaires avec codes de gabarit, ou les deux. Notez que des codes de gabarit supplémentaires peuvent être réservables selon les restrictions du type de rendez-vous.
Note : Si vous n’utilisez pas de codes de gabarit dans votre horaire DMÉ OSCAR Pro, veuillez noter qu’Ocean ne peut pas reconnaître les heures de début/fin de votre horaire DMÉ. Il est donc important d’utiliser les restrictions de jour/heure (décrites ci-dessous) pour indiquer les moments de la journée où les patients ne devraient pas pouvoir réserver via Ocean.
- Types de rendez-vous
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Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la réservation dans cet horaire de fournisseur.
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Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
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*Note : Si la correspondance des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions de type de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions de type de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
-
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre horaire.
-
Patients avec des fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation à certains patients ayant des fournisseurs spécifiques. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.
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Pour plus de clarté, le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Médecin/MRP » dans le dossier OSCAR Pro.
Le paramètre « Médecin de famille » dans Ocean évalue le champ « Médecin de famille » dans le dossier OSCAR Pro, ainsi que la section « Autres contacts » du dossier OSCAR Pro en vérifiant les contacts dont le « rôle/relation » est défini à « Médecin de famille ».
Le paramètre « tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier OSCAR Pro : « Médecin/MRP », « Médecin de famille », « Résident », ainsi que tout fournisseur figurant dans l’« Équipe de soins de santé » ou sous la section « Autres contacts » dans le dossier OSCAR Pro.
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
-
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de n’importe quel type. Par exemple :
-
Si la valeur est « 0 » (par défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
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Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type le même jour.
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Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de n’importe quel type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, il pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
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Le paramètre « Permettre uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre horaire de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
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Définissez des périodes récurrentes dans l’horaire du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Alignez cela avec les préférences de l’horaire pour « Heure de début » et « Heure de fin » dans OSCAR Pro. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de plages horaires de rendez-vous pendant l’heure du dîner pour la réservation en ligne.
Paramètres avancés
La section des paramètres avancés contient vos formulaires de réservation. Les utilisateurs avancés d’Ocean peuvent personnaliser ces formulaires de réservation pour filtrer davantage les patients ou recueillir plus d’informations lors du processus de réservation.
Formulaire de pré-réservation (standard)
Le 'Formulaire de pré-réservation (standard)' est complété par les patients au moment de sélectionner leur type de rendez-vous souhaité (c.-à-d. après avoir choisi un horaire de réservation).
Note : La référence d’élément 'appointmentType' dans ce formulaire de réservation est utilisée pour afficher les types de rendez-vous que le patient peut sélectionner. Modifier cet élément du formulaire peut entraîner un comportement inattendu ou des erreurs.
Formulaire post-réservation
Le 'Formulaire post-réservation' est complété par les patients après avoir réservé leur rendez-vous avec succès (c.-à-d. lorsque la page de confirmation de réservation s’affiche).
Note : Les réponses du patient au formulaire post-réservation ne seront recueillies que si le patient clique sur le bouton « Compléter » après avoir rempli l’ensemble du formulaire post-réservation.