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FAQ sur la fonctionnalité eRéférence

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Comment utiliser la fonctionnalité "Attendre une réponse" ?

Dans le cas où vous êtes un destinataire de recommandation en attente d'informations supplémentaires ou d'une réponse d'un autre intervenant impliqué dans la recommandation, vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'En attente de réponse' depuis le Menu d'action de la recommandation.

  • Après avoir localisé et ouvert la recommandation pertinente, ouvrez le menu 'Action' dans le coin supérieur droit, et sélectionnez 'En attente de réponse'.
  • La recommandation sera déplacée de son dossier d'état actuel vers le dossier d'état 'En attente de réponse' jusqu'à ce que vous choisissiez d'accepter la réponse. Les recommandations en attente d'une réponse sont indiquées en violet pour tous les intervenants de la recommandation.

  • Lorsque l'intervenant pertinent répond à votre demande en utilisant la zone 'Messagerie' dans la recommandation, la recommandation sera signalée dans votre dossier 'À examiner'.

    Alternativement, vous pouvez localiser la recommandation dans le dossier 'En attente de réponse'.

  • Après avoir ouvert la recommandation depuis le dossier 'À examiner' ou 'En attente de réponse' et lu la réponse à votre demande, vous pouvez appuyer sur le bouton 'Accepter la réponse' ou 'Examiné & Fermer'.

Accepter la réponse

  • Le bouton 'Accepter la réponse' marque à la fois la recommandation comme examinée et accepte la réponse, ce qui la supprime à la fois des dossiers 'À examiner' et 'En attente de réponse', et la recatégorise automatiquement dans son dossier d'état approprié.

Examiné & Fermer

  • Le bouton 'Examiner et Fermer' marque la référence comme examinée, ce qui la supprime du dossier 'À examiner', mais vous donne également le choix d'accepter la réponse.
  • Si vous sélectionnez 'Oui', la référence est également retirée du dossier 'En attente de réponse' et est automatiquement catégorisée dans le dossier d'état approprié.
  • Si vous sélectionnez 'Non', la référence restera catégorisée dans le dossier 'En attente de réponse' jusqu'à ce que vous choisissiez d'accepter la réponse.

Comment puis-je soumettre à nouveau ou rediriger une eRéférence/eConseil annulé/refusé ?

  • Si une eRéférence/eConseil est annulée ou refusée, vous pouvez choisir de la réenvoyer au dernier destinataire, ou bien de la rediriger vers un nouveau destinataire.
  • Ces options sont disponibles dans le Menu d'action de l'eRéférence/eConseil.

Réenvoyer (Dernier destinataire)

L'option 'Réenvoyer (Dernier destinataire)' est disponible pour les expéditeurs et destinataires, et peut être utilisée pour réenvoyer la référence/consultation au dernier destinataire à partir duquel elle a été annulée ou refusée.

  • Si nécessaire, l'expéditeur d'origine peut mettre à jour ou ajouter des informations supplémentaires à ses réponses au formulaire de référence avant de réenvoyer en cliquant sur l'icône de crayon dans la zone 'Résumé du formulaire de référence'.
  • Une fois les réponses au formulaire de référence mises à jour, vous pouvez cliquer sur l'option 'Réenvoyer (Dernier destinataire)' dans le Menu d'action.

Analyse des réenvois

Ocean tient automatiquement compte des réenvois d'eRéférence dans les données analytiques et les calculs de temps d'attente.

Rediriger (Nouveau destinataire)

L'option 'Rediriger (Nouveau destinataire)' est disponible pour les expéditeurs uniquement, et peut être utilisée pour initier une nouvelle référence/consultation à un tout nouveau destinataire sur la Healthmap Ocean, tout en réutilisant les informations démographiques du patient et toutes les pièces jointes trouvées dans la zone 'Messagerie' de la référence/consultation d'origine.

  • À partir du référence/conseil original, ouvrez le Menu d'action et sélectionnez 'Rediriger (Nouveau destinataire)'.

  • Vous serez invité à inclure facultativement une 'Raison de la redirection', qui sera partagée avec le patient et le nouveau destinataire de la référence via une notification par courriel, et enregistrée dans la zone 'Messagerie' de la nouvelle référence.

    Note : Si aucune raison n'est fournie, il n'y a aucune indication pour le nouveau destinataire que la nouvelle eRéférence/eConseil provient de la redirection d'une référence antérieure.

  • Après avoir sélectionné un nouveau destinataire pour rediriger la référence/conseil en utilisant l'Ocean Healthmap, les Informations du patient et les Pièces jointes de la référence originale sont automatiquement renseignées dans le nouveau formulaire de référence.
  • Complétez le formulaire de référence du nouveau destinataire, examinez les pièces jointes incluses, et cliquez sur 'Envoyer'.
  • Si une 'Raison de la redirection' a été fournie, elle apparaîtra dans la zone 'Messagerie' de la nouvelle référence, ainsi que toutes les pièces jointes.

Analytiques de redirection

Les analytiques de la référence/du conseil original refusé/annulé ne sont pas impactés.

La nouvelle référence créée suite à la redirection aura une valeur analytique 'redirectedFromReferralRef' contenant la valeur de référence unique du référence/du conseil original annulé/refusé.

Notez que l'analytique 'redirectedFromReferralRef' n'est pas incluse dans l'Export d'analytiques de base. Elle doit être obtenue en utilisant un Modèle d'export personnalisé.

Puis-je télécharger une copie complète de l'enregistrement de recommandation ?

Oui, vous pouvez télécharger une copie complète de l'ensemble du dossier de référence à tout moment dans le cycle de vie d'une référence.

  • Localisez et ouvrez la référence pertinente dans le Portail Ocean.
  • Ouvrez le menu 'Action' dans le coin supérieur droit, et sélectionnez 'Télécharger le dossier de référence'.
  • Un nouvel onglet s'ouvrira dans votre navigateur Web montrant l'ensemble du dossier de référence, y compris toutes les informations de planification, les notes, les messages et les pièces jointes incluses dans l'eRéférence.
  • Utilisez les fonctions d'impression ou de téléchargement de votre navigateur Web pour sauvegarder une copie du dossier.

Comment puis-je modifier le Service de Santé et la Description des eRéférences que je reçois ?

Vous pouvez modifier le Service de santé actuel et/ou la Description d'une eRéférence reçue directement dans la référence elle-même. Cela peut être utile dans le cas où un Service de santé incorrect ou inexact a été sélectionné par l'expéditeur. Il peut ensuite être corrigé pour un service plus approprié ou plus spécifique par le destinataire de la référence. Vous pouvez également modifier la Description qui est affichée pour la référence, tout en maintenant le Service de santé assigné.

  • Après vous être connecté au Portail Ocean, localisez et ouvrez la référence pour laquelle vous souhaitez modifier le Service de santé et/ou la Description.
  • Dans la référence, cliquez sur le Service de santé actuel affiché en haut.
  • Utilisez le champ de texte 'Service de santé' pour rechercher et sélectionner le service désiré. Après avoir saisi quelques caractères clés, la liste des Services de santé correspondants apparaîtra pour que vous puissiez en sélectionner un.
  • Utilisez le champ de texte 'Description' pour saisir la description souhaitée de la référence. Cela est utile pour ajouter des informations plus spécifiques, telles que le côté droit ou gauche du corps, si applicable.
  • Appuyez sur le bouton 'Sauvegarder' pour appliquer vos modifications à la référence lorsque vous êtes prêt.
  • Si une nouvelle 'Description' a été fournie, elle sera visible dans la référence et son dossier d'état correspondant.

Note: Bien qu'il semble visuellement que la 'Description' écrase le 'Service de santé', soyez assuré que le Service de santé actuellement assigné est correctement enregistré pour le reporting analytique des références.

Dans l'exemple ci-dessus, l'ID du Service de santé 'Chirurgie générale' d'origine est enregistré en tant que valeur analytique 'initialHealthService', tandis que l'ID du Service de santé 'Orthopédie: Épaule' mis à jour et plus spécifique est stocké en tant que valeur analytique 'currentHealthService'. La description textuelle 'Épaule droite' n'est pas stockée en tant que valeur analytique.

Comment puis-je communiquer avec un expéditeur/destinataire d'eRéférence ?

  • Vous pouvez communiquer avec un expéditeur ou un destinataire d'eRéférence en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eRéférence.

Comment envoyer un message?

  • Au sein de la zone 'Messagerie' de l'eRéférence, il vous suffit de sélectionner le destinataire du message approprié (si plusieurs parties sont impliquées dans la référence), de taper votre message dans le champ de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.
  • Pour une efficacité accrue, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre Site Ocean qui sont facilement sélectionnables en utilisant l'icône de bulle de dialogue.
  • Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.

Fonctionnalités de message supplémentaires

  • Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.

  • Note: Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur ayant envoyé le message.

Télécharger la lettre d'addendum
Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur l'eRéférence et le message sélectionné.
Modifier
Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
Supprimer
Supprime le message.

Est-ce que je peux ajouter des notes à une eRéférence/eConseil ?

  • Oui, la zone 'Notes' dans une eRéférence ou un eConseil peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
  • De plus, si vous profitez de l'acheminement de révision de l'eRéférence, la note générée par le formulaire de révision sera automatiquement estampillée dans la zone 'Notes'.

Comment ajouter une nouvelle Note?

  • Pour ajouter une nouvelle note à une eRéférence ou un eConseil, il suffit d'ouvrir la demande et de taper dans le champ de texte 'Nouvelle Note :' et d'appuyer sur 'Sauvegarder'.
  • Alternativement, vous pouvez utiliser l'icône de bulle de dialogue pour sélectionner une note pré-rédigée courte.

Fonctionnalités supplémentaires de la Note

  • Une fois qu'une note est sauvegardée dans une eRéférence, des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles en cliquant sur l'en-tête de la note.

  • Note : Ces fonctionnalités sont uniquement disponibles pour les Notes créées par votre propre site Ocean.

Modifier*
Vous permet de modifier les réponses au formulaire de révision.
*Disponible uniquement pour la note créée par le formulaire de révision. Pour plus d'informations sur les notes de formulaire de révision, veuillez consulter comment examiner les eRéférences entrantes.
Envoyer par courriel la Note
Envoie une copie de la note au fournisseur de référence d'origine.
Télécharger la Note
Télécharge un document PDF contenant les informations de référence de base et la note sélectionnée.
Rendre privée pour ce site
Rend la note privée, de sorte que seuls les utilisateurs de votre site Ocean puissent voir la note. Les notes privées sont affichées en italique.
Supprimer
Supprime la note.

Puis-je envoyer des messages et des eFormulaires aux patients avant leur rendez-vous de référence ?

Oui, les destinataires de l'eRéférence peuvent utiliser les fonctionnalités de Messagerie patient d'Ocean pour envoyer des messages sécurisés aux patients et leur envoyer des eFormulaires Ocean à compléter avant leur rendez-vous.

Veuillez noter que pour utiliser les fonctionnalités de Messagerie patient d'Ocean, une licence de Messagerie patient et rappels est requise. Pour plus d'informations sur le coût des produits d'engagement des patients d'Ocean, veuillez consulter notre page de tarification.

1. Configurer les messages aux patients

Complétez les étapes du guide de configuration des messages aux patients pour activer et configurer la messagerie patient sur votre site Ocean.

2. Envoyer un message au patient et/ou des eFormulaires à partir d'une eRéférence

  • Localisez l'eRéférence pertinente dans Ocean, et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  • A l'intérieur de l'eRéférence, développez l'onglet 'Note du patient' en cliquant dessus, puis appuyez sur l'icône d'enveloppe.

  • Utilisez la fenêtre contextuelle pour envoyer un message personnalisé et/ou un eFormulaire au patient, ou sélectionnez l'un de vos modèles existants pour plus de commodité. Lorsque votre message est prêt, appuyez sur 'Envoyer'.

    Pour plus d'informations sur les options de cette fenêtre, veuillez consulter Paramètres des messages aux patients.

3. Le patient confirme le message sécurisé et/ou complète les eFormulaires

  • Le patient recevra un email l'invitant à consulter les messages sécurisés et à compléter les eFormulaires en attente.
  • Après avoir cliqué sur le lien hypertexte dans l'email, les patients pourront consulter les messages sécurisés et appuyer sur 'Suivant' pour compléter les eFormulaires en attente.

3. Examiner la note du patient dans l'eRéférence

  • Après que le patient ait complété son(ses) formulaire(s) électronique(s), la note de formulaire électronique générée peut être trouvée dans la zone de 'Note du patient' de l'eRéférence.

    Note : Si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ, la note de formulaire électronique générée sera automatiquement ajoutée au dossier du patient respectif.

    Si votre site Ocean n'est pas intégré à votre DMÉ, vous devrez importer manuellement les notes générées.

Puis-je assigner une eRéférence à être examinée par quelqu'un sur mon site Ocean?

L'Ocean dispose d'une fonctionnalité intégrée vous permettant d'assigner facilement une eRéférence à un autre utilisateur sur votre site Ocean.

Ceci est utile pour signaler, trier, organiser et traiter les eRéférences. Une eRéférence peut être signalée pour examen à tout moment pendant le processus de référence, permettant ainsi un examen approprié même avant de décider de l'accepter ou de la refuser.

Le processus d'examen peut également être effectué sans signaler une personne spécifique chargée d'examiner une eRéférence. En d'autres termes, la fonctionnalité du formulaire d'examen peut être utilisée comme un outil autonome pour appliquer un processus d'examen structuré aux références que vous recevez.

Veuillez développer l'onglet approprié ci-dessous pour en savoir plus sur chaque aspect du processus d'examen :

Étapes pour marquer une eRéférence pour révision

  1. Localiser et ouvrir votre eRéférence

    • Commencez par vous connecter au Portail Ocean.
    • Naviguez vers la zone des eRéférences en ouvrant le 'Menu' et en sélectionnant 'eRéférences & eConseils'.
    • Localisez l'eRéférence que vous souhaitez signaler pour examen en utilisant les catégories de dossiers ou la barre de recherche. Ouvrez l'eRéférence en cliquant dessus.

  2. Signaler l'eRéférence pour examen

    • Après avoir ouvert l'eRéférence, localisez le champ 'Doit être examiné' en bas à gauche.
    • En cliquant à l'intérieur de la zone de texte, une liste d'utilisateurs de votre site Ocean s'affiche. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez notifier. Vous pouvez également taper leur nom pour filtrer automatiquement la liste.
    • Une fois que vous avez sélectionné l'utilisateur désiré, le bouton 'Notifier' apparaîtra. Appuyez dessus pour envoyer une notification par courriel à l'utilisateur que vous avez sélectionné, indiquant que son examen est requis.

      Note : Pour assigner une eRéférence pour examen sans déclencher de notification par courriel, appuyez simplement sur 'Sauvegarder & Fermer' après avoir sélectionné un utilisateur.

    • Un message de confirmation apparaîtra à l'écran confirmant qu'une notification par courriel a été envoyée, ainsi que l'adresse courriel à laquelle elle a été envoyée.

      Note : La notification par courriel sera envoyée à l'Adresse Courriel indiquée dans les paramètres du compte utilisateur Ocean du réviseur.

    • Un exemple de l'e-mail que le réviseur recevra peut être consulté en agrandissant l'image à droite.
    • Appuyez sur 'Sauvegarder & Fermer' pour fermer l'eRéférence.
    • L'eRéférence sera déplacée dans le dossier 'Doit être examiné' de l'ensemble du site. Elle apparaîtra également dans le dossier 'Pour Moi' du réviseur assigné.
Étapes pour examiner une eRéférence signalée pour votre examen

1. Localiser et ouvrir votre eRéférence

Il existe trois options pour localiser et ouvrir votre eRéférence :

  • Option 1 :
    Vous pouvez ouvrir l'eRéférence assignée en cliquant sur le bouton 'Voir l'eRéférence' dans l'e-mail de notification.
  • Option 2 :
    Si l'eRéférence vous a été assignée sans notification par e-mail, vous pouvez la localiser dans le dossier 'Pour moi'.
  • Option 3 :
    Vous pouvez utiliser le filtre 'Relecteur' dans le dossier 'Besoin de révision' pour localiser toutes les références qui ont été assignées à un utilisateur ou un groupe particulier(s).

2. Réviser l'eRéférence

  1. Note : La fonctionnalité du panneau 'Révision' décrite ci-dessous n'est pas disponible pour les expéditeurs d'eRéférence, car elle est utilisée pour la révision/le triage par le destinataire de l'eRéférence. Une fois que le destinataire effectue la révision, la note résultante sera visible par tous les intervenants de la référence dans la zone 'Notes'.

    • Le panneau 'Révision' dans l'eRéférence s'ouvrira automatiquement pour les utilisateurs médecins.

      Pour les utilisateurs non-médecins, ce panneau peut être accédé en sélectionnant l'icône de bulle de dialogue dans la zone 'Notes', et en appuyant sur 'Révision...'.

    • Assigner un niveau de priorité à l'eRéférence et ajouter des commentaires supplémentaires.
    • Compléter le processus de révision en sélectionnant l'une des options ci-dessous :
1. Refuser la demande
Ajoute une note simple dans le volet Notes indiquant que l'eRéférence doit être refusée, et la recatégorise automatiquement dans le dossier d'état approprié. L'eRéférence doit ensuite être refusée manuellement par l'utilisateur suivant qui la traite.
2. Sauvegarder
Ajoute une note de synthèse de la revue dans le panneau Notes.
3. Révisé
Ajoute une note de synthèse de la revue dans le panneau Notes, complète le processus de revue et déplace l'eRéférence dans le dossier où elle se trouvait précédemment.
4. Flèche de révision
Offre des options supplémentaires pour compléter la revue.
'Revoir et accepter' complète le processus de revue et déplace l'eRéférence dans le dossier 'Réservation en attente'. Note : Cette option n'est disponible que si l'eRéférence n'a pas déjà été acceptée.
'Revoir et refuser' complète le processus de revue et déplace l'eRéférence dans le dossier 'Refusé'.

Conseil rapide

  • Le bouton bascule 'Activer le mode de revue' dans le coin inférieur gauche peut être utilisé pour accélérer le processus de revue des eRéférences.
  • Lorsque le mode de revue est activé et qu'il y a plusieurs eRéférences en attente de revue, le bouton 'Révisé et fermé' au centre inférieur de l'eRéférence est remplacé par un bouton 'Révisé et suivant', vous permettant de passer rapidement à la prochaine eRéférence en attente sans devoir la fermer et l'ouvrir manuellement à chaque fois.
Étapes pour examiner une eRéférence sans être signalé

1. Localiser et Ouvrir votre eRéférence

  • Dans la section 'eRéférences & eConseils' du Ocean Portail, localisez votre référence et cliquez dessus pour l'ouvrir.

2. Examiner l'eRéférence

Note : La fonctionnalité du panneau 'Examiner' décrite ci-dessous n'est pas disponible pour les expéditeurs d'eRéférences, car elle est utilisée pour l'examen/triage par le destinataire de l'eRéférence. Une fois que le destinataire effectue l'examen, la note résultante sera visible par tous les intervenants de la référence dans la section 'Notes'.

  • Dans la section 'Notes' de la référence, appuyez sur l'icône de bulle de dialogue et sélectionnez 'Examiner...'.
  • Assignez un niveau de priorité à l'eRéférence et ajoutez des commentaires supplémentaires. Votre formulaire d'examen peut comporter des questions supplémentaires s'il a été personnalisé.
  • Complétez le processus d'examen en sélectionnant l'une des options ci-dessous :
1. Demande de Refus
Appose une note simple dans le volet Notes indiquant que l'eRéférence doit être refusée. L'eRéférence doit ensuite être refusée manuellement par l'utilisateur suivant qui la traite.
2. Sauvegarder
Appose une note de synthèse de l'examen dans le volet 'Notes'.

Puis-je envoyer au patient des détails sur la manière et l'endroit où se déroule son Rendez-vous eRéférence ?

Les destinataires de l'eRéférence peuvent désormais spécifier la méthode selon laquelle les rendez-vous réservés sur leurs références se dérouleront (en personne, en visite à domicile, ou en visite virtuelle par téléphone ou vidéo). Cela se fait dans le volet de Planification des horaires des eRéférences dans le menu déroulant Moyen à droite de chaque date et heure de rendez-vous.

  • Pour spécifier le Moyen de rendez-vous, cliquez sur le menu déroulant à droite de l'heure du rendez-vous et sélectionnez si le rendez-vous se fera en personne à l'emplacement répertorié, en personne à un autre endroit, par téléphone, visite vidéo, ou en visite à domicile.
    • Ocean inclura le moyen de rendez-vous sélectionné, ainsi que les autres détails de planification, dans les notifications par courriel de réservation automatiquement envoyées au patient et au fournisseur de référence.

Note: Moyen est un champ obligatoire. Il sera par défaut "En personne" à l'adresse de la fiche répertoriée à laquelle la référence appartient. Si ce n'est pas exact, veuillez vous assurer que la sélection du menu déroulant est modifiée avant d'enregistrer les détails de la réservation.

  • Si vous sélectionnez "En personne (Emplacement alternatif spécifié dans les commentaires de réservation)", veuillez vous assurer que les détails de l'adresse sont inclus dans les commentaires de réservation. Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer les emplacements alternatifs comme des commentaires de réservation prédéfinis.
  • Les détails concernant les rendez-vous par téléphone, vidéo ou à domicile peuvent également être configurés et inclus dans les commentaires de réservation prédéfinis.
  • Si vous réservez plusieurs rendez-vous sur l'eRéférence, vous pouvez sélectionner un moyen séparé pour chaque rendez-vous.
  • Les patients ayant consenti aux notifications par courriel recevront le courriel de réservation standard avec la date et l'heure du rendez-vous, suivi du moyen. Consultez l'article de support suivant pour plus d'exemples.

Que fait le paramètre "Copie de la référence et des mises à jour d'état vers" sur un eConseil et/ou une eRéférence ?

Comment spécifier les parties prenantes copiées

  • Lorsqu'une consultation ou une référence est envoyée pour la première fois, l'expéditeur peut spécifier des parties prenantes supplémentaires à copier sur la référence/consultation en utilisant le champ 'Copie de la référence et des mises à jour d'état à' en bas de la fenêtre de référence.
  • Si une consultation ou une référence a déjà été envoyée, l'expéditeur ou le destinataire de la référence peut ajouter ou supprimer des parties prenantes copiées en utilisant la même fonctionnalité dans la zone 'Général' de la référence.
  • Pour ajouter une partie prenante copiée à la consultation/référence à n'importe quel moment du cycle de vie de la référence, la partie prenante doit exister en tant que Répertoire dans l'Ocean Healthmap. Après avoir saisi un terme clé dans le champ de texte, le(s) Répertoire(s) correspondant(s) apparaîtront pour la sélection.

Comment les parties prenantes copiées sont-elles notifiées ?

  • Si une partie prenante est copiée lorsque la consultation/référence est envoyée pour la première fois, elle recevra une notification par e-mail l'informant avec un langage spécifique indiquant qu'elle a été copiée en tant que partie prenante.

    Note : La notification par e-mail est envoyée à l'adresse 'E-mail de notification de référence' répertoriée dans le Répertoire de la partie prenante copiée.

  • Si une partie prenante est copiée après que la consultation/référence ait déjà été envoyée, elle recevra une notification par e-mail au moment de la prochaine mise à jour d'état importante (par exemple, réservation de rendez-vous, annulation) l'informant de la mise à jour d'état.
  • Si vous copiez une partie prenante après que la référence ait déjà été envoyée et que vous souhaitez les informer immédiatement, vous pouvez les alerter manuellement en leur envoyant un message en utilisant la zone 'Messagerie' dans la référence.

Copie des listes revendiquées par rapport aux listes non revendiquées

Lorsqu'un état change, Ocean détermine comment chaque partie prenante doit être notifiée.

Les listes des parties prenantes qui ont été réclamées par un site Ocean sont automatiquement notifiées par courriel, comme décrit ci-dessus.

Les listes des parties prenantes qui n'ont pas été réclamées par un site Ocean ne peuvent pas être notifiées par courriel Ocean ou recevoir des résultats électroniquement via Ocean. Par conséquent, la consultation/référence et les informations associées doivent être faxées à la liste ou envoyées d'une autre manière.

  • Lorsqu'une consultation/référence avec une liste de parties prenantes non réclamée est mise à jour par un utilisateur, Ocean informe l'utilisateur qu'une notification manuelle est nécessaire pour la liste. Les utilisateurs peuvent envoyer ces notifications manuelles en cliquant sur 'Imprimer la feuille de notification pour télécopie', imprimer le dossier de référence faxable sur papier, puis le télécopier au destinataire.
  • Alternativement, l'utilisateur peut sélectionner l'une des autres options pour indiquer qu'il notifiera par téléphone, ou qu'il a déjà été notifié, ou qu'aucune notification n'est nécessaire.

Quand les parties prenantes copiées sont-elles notifiées?

Les parties prenantes copiées électroniquement reçoivent une notification par courriel pour chacun des scénarios suivants:

  • Lorsque la nouvelle consultation/référence est envoyée pour la première fois et qu'elles sont incluses dans le champ 'Copie de la référence et des mises à jour d'état à'
  • Lorsque la consultation/référence est Annulée, Refusée ou Resoumise
  • Lorsque des Informations sur le rendez-vous sont ajoutées ou modifiées dans la référence/consultation
  • Lorsque des Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans la référence/consultation
  • Lorsque des Pièces jointes de réservation sont ajoutées ou modifiées dans la référence/consultation
  • Lorsque la référence/consultation est Transférée

Où les parties prenantes copiées sont-elles affichées?

Les parties prenantes copiées sont affichées dans les zones suivantes:

  • La zone 'Général' dans la consultation/référence dans Ocean
  • La liste des destinataires de messages électroniques dans la zone de messagerie de la consultation/référence (uniquement si la liste des parties prenantes a été réclamée par un site Ocean)
  • La feuille de notification de référence, qui est utilisée pour aider les sites à notifier d'autres sites hors ligne via télécopie
  • Le dossier de référence
  • La note de référence
Général Messagerie Record de Référence Note de Référence Feuille de Notification

Comment les intervenants copiés accèdent-ils à la consultation/référence?

  • Les intervenants copiés sur une consultation/référence peuvent y accéder en cliquant sur le bouton 'Voir l'eRéférence' dans les notifications par courriel qu'ils reçoivent.
  • Les intervenants copiés peuvent également accéder à la consultation/référence directement dans la section 'eConseils & eRéférences' de leur site Ocean en utilisant le dossier 'Toutes reçues'.

Quelles actions un intervenant copié peut-il effectuer dans la consultation/référence?

Les intervenants copiés peuvent :

Un intervenant copié peut-il être retiré de la consultation/référence?

html

Oui, un intervenant copié peut être retiré d'une consultation/référence à tout moment. Les intervenants copiés peuvent être retirés par l'expéditeur de la référence, le destinataire de la référence ou par l'intervenant copié lui-même.

  • Appuyez sur l'icône de modification dans la section 'Général' de la consultation/référence.
  • Appuyez sur l'icône rouge 'X' pour supprimer l'intervenant copié, puis appuyez sur l'icône du coche.
  • Un message sera automatiquement ajouté dans la zone 'Messagerie' informant l'intervenant retiré que son accès à la référence a été révoqué.
  • L'intervenant retiré ne pourra plus consulter les informations de santé du patient concernant la référence une fois que son accès aura été révoqué.

Puis-je ajouter plusieurs rendez-vous de patients à mon eRéférence?

Une fois que vous avez accepté une référence et commencé à planifier un rendez-vous pour un patient, vous pouvez vouloir planifier plus d'un rendez-vous. Vous pouvez le faire dans la fenêtre d'eRéférence.

  1. Une fois que vous avez accepté une référence, ouvrez votre référence depuis l'onglet "Rendez-vous en attente" et accédez à "Planification des horaires".
  2. Pour ajouter un rendez-vous supplémentaire, cliquez sur le bouton (+). De même, pour supprimer un rendez-vous, cliquez sur le bouton (-).
  3. Vous pouvez sélectionner une étiquette de rendez-vous en fonction des étiquettes de rendez-vous configurées pour votre site. L'étiquette de rendez-vous est importante car elle aura un impact sur les rendez-vous sauvegardés dans vos analyses de référence et utilisés dans les calculs de temps d'attente. C'est également ce qui sera affiché dans les notifications par e-mail de réservation du référent et du patient. Pour voir comment ajouter des étiquettes de rendez-vous et examiner ces détails, reportez-vous à l'étape 4 de ce guide : Confirmer les paramètres de votre site d'eRéférence.
  4. Confirmez l'heure et les détails du rendez-vous, sauvegardez vos modifications.

 

Note : Si vous n'êtes pas sûr de l'heure exacte du rendez-vous, vous pouvez réserver un créneau horaire vide qui replacera la référence dans "Rendez-vous en attente". Cela vous permet de suivre les rendez-vous à réserver à l'avenir. Une fois que vous confirmez le rendez-vous, vous pouvez répéter les étapes ci-dessus.

Puis-je faire une copie d'une recommandation reçue ?

Si votre site reçoit une référence qui doit être gérée de différentes manières, ou divisée en plusieurs offres de services de santé, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Ajouter une référence connexe. Par exemple, peut-être que votre site reçoit une référence en orthopédie pour la hanche droite d'un patient, mais un résultat d'évaluation détermine que la hanche gauche doit également être traitée. La fonctionnalité de référence connexe permet au destinataire de faire une copie de la référence originale pour la hanche droite, afin que la référence pour la hanche gauche puisse être transmise ou réservée séparément.

html
  • Ouvrez la référence que vous souhaitez copier et sélectionnez le Menu d'action. Choisissez Ajouter une référence connexe.
  • Dans la fenêtre contextuelle, choisissez le Service de santé souhaité pour la nouvelle référence.
  • Si vous souhaitez modifier la description de la référence originale, ajoutez-la dans le champ Description de la référence d'origine. Pour ajouter une nouvelle description à la copie de la référence, saisissez-la dans le champ Description de la référence connexe.
  • Cliquez sur Ajouter. Vous verrez maintenant une copie des deux références sur la page des eRéférences de votre site Ocean, avec leurs propres descriptions uniques. La note de référence et les informations sur chaque référence seront identiques, mais elles peuvent désormais être réservées et gérées séparément. Ocean appelle chacune de ces références des "enfants".
  • Note : La boîte de réception dans laquelle se trouvait la référence d'origine aura un impact sur la ou les boîtes de réception dans lesquelles les références enfants seront trouvées, après la génération de la référence connexe. Par exemple, si la référence d'origine était dans la boîte de réception Réservation confirmée, elle conservera ses informations de réservation et y restera après l'ajout de la référence connexe. La nouvelle référence connexe sera trouvée dans la boîte de réception Réservation en attente avec un volet de planification vide.
  • Si vous ouvrez l'une des références enfants, vous pouvez voir l'état de l'autre enfant (ou de la référence connexe), dans la section Références connexes sous la note de référence. Cliquez sur le texte bleu de la référence connexe pour l'ouvrir directement à partir de la référence actuelle.
  • Lorsqu'une référence connexe est ajoutée, une troisième référence, appelée la référence "source", est également créée et stockée sur le site Ocean. Les mises à jour apportées aux informations du patient dans la référence source seront transmises à toutes les références enfants. Vous pouvez également ajouter des Notes Source, qui sont des notes pouvant être consultées sur les deux références enfants. Pour ouvrir la référence source, cliquez sur le lien "Voir la référence source" dans la section Références connexes de la référence enfant, ou cliquez sur "Voir la référence source" dans le Menu d'action de n'importe quelle référence enfant.

Comment puis-je sauvegarder un eConseil et/ou une eRéférence pour les compléter ultérieurement ?

Si vous avez initié un eConseil/eRéférence mais que vous avez besoin d'informations supplémentaires avant de l'envoyer (par exemple, le médecin attend un rapport d'imagerie antérieur ou un résultat de laboratoire à inclure dans la référence), vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'Sauvegarder pour plus tard' pour sauvegarder temporairement le eConseil/eRéférence incomplet dans Ocean, puis le compléter et l'envoyer ultérieurement.

Sauvegarder un eConseil/eRéférence pour plus tard

  • Dans ces scénarios, appuyez sur le bouton "Sauvegarder pour plus tard" dans le coin inférieur gauche de la fenêtre de référence.

    Note : Le eConseil/référence incomplet ne sera sauvegardé dans Ocean que pendant 30 jours, vous devrez donc le compléter et l'envoyer dans ce délai.

    Après 30 jours, le eConseil/référence incomplet sera supprimé d'Ocean et l'URL ne pourra plus être utilisée. Un tout nouveau eConseil/référence devra être initié.

  • Vous recevrez une URL que vous pourrez utiliser ultérieurement pour accéder à la référence incomplète.

    Si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ, l'URL sera automatiquement enregistrée dans le dossier du patient pour un accès rapide.

    Si votre site Ocean n'est pas intégré à votre DMÉ, copiez et enregistrez ce lien dans un endroit sûr pour une utilisation ultérieure.

Accéder à un eConseil/eRéférence qui a été sauvegardé pour plus tard

Pour accéder à un eConseil/eRéférence qui a été 'Sauvegardé pour plus tard', vous pouvez le faire directement à partir de : 1) dans le dossier 'Incomplet' du Portail Ocean, ou 2) copier et coller l'URL du dossier du patient dans le DMÉ dans une nouvelle fenêtre de navigateur Web, ou 3) y accéder directement depuis le Tableau de bord Patient Ocean.

1) Dossier 'Incomplet' du Portail Ocean

  • Vous pouvez accéder à toutes les références qui ont été 'Sauvegardées pour plus tard' dans le dossier 'Incomplet' du Portail Ocean.

2) Dossier du patient dans le DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro
  • Dans PS Suite, l'URL est sauvegardée dans le dossier du patient en tant que nouvelle Note de Progrès.

Note : Lorsque vous ouvrez l'URL dans votre navigateur web pour accéder à la référence, vous serez invité à vous connecter à votre compte utilisateur Ocean (si vous n'êtes pas déjà connecté).

Formulaire personnalisé de eRéférence Ocean Incomplet (Optionnel)

  • En cliquant sur "Sauvegarder pour plus tard", ce formulaire sera ajouté aux notes du patient dans son dossier dans PS Suite.
  • À partir de là, le bouton "Reprendre la complétion de l'eRéférence" peut être cliqué pour ouvrir à nouveau le formulaire d'eConseil et/ou d'eRéférence sauvegardé, compléter le formulaire, puis l'envoyer (au lieu de copier-coller l'URL dans un nouveau navigateur).
  • Un message interne de PS Suite (c'est-à-dire une note adhésive) sera également déclenché pour s'assurer qu'il est complété.

3) Tableau de bord Patient Ocean

PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro
  • À partir du dossier du patient, cliquez sur 'Voir dans Ocean' dans la barre d'outils Ocean.
  • Le dossier incomplet apparaîtra dans la section 'Boîte d'envoi - Sauvegardé pour plus tard'.