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FAQ sur la fonctionnalité eRéférence

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Comprendre les changements apportés aux orientations électroniques Ocean pour l’imagerie diagnostique en Nouvelle-Écosse

Révisions

Ce dossier a été mis à jour avec de l'information supplémentaire le 28 avril 2026.

Nova Scotia Health et IWK Health ont apporté des changements à la façon dont les orientations électroniques Ocean sont reçues et gérées pour les orientations en imagerie diagnostique. Ces changements font suite à la mise en œuvre et à l'intégration d'un nouveau système en décembre 2025. Par conséquent, certains acheminements ont changé tant pour les fournisseurs envoyant que pour les patients lors de la soumission d'orientations en imagerie diagnostique. Une liste détaillée des changements attendus pour les fournisseurs envoyant et les patients est fournie ci-dessous.

Une liste détaillée des changements attendus pour les fournisseurs envoyant et les patients est fournie ci-dessous.

Fonctionnalités pour les fournisseurs Fonctionnalité avant le 8 déc. Fonctionnalité après le 8 déc.
Orientations en imagerie diagnostique annulées Les fournisseurs référents peuvent annuler une orientation électronique en imagerie diagnostique dans Ocean. Les fournisseurs référents devront envoyer un message sécurisé à l'accueil centralisé de l'imagerie diagnostique via Ocean pour annuler une orientation; elle apparaîtra dans le dossier des orientations refusées et une notification sera également envoyée.
Visibilité de l'emplacement du site d'imagerie diagnostique Une fois que l'eOrientation est acheminée de l'accueil centralisé vers un site d'imagerie diagnostique, l'emplacement du site de l'orientation s'affiche dans le tableau de bord Ocean. L'emplacement du site de l'orientation apparaîtra dans le tableau de bord comme Accueil centralisé de l'imagerie diagnostique.
Visibilité de l'emplacement du rendez-vous pour les orientations électroniques en imagerie diagnostique L'emplacement du rendez-vous apparaissait avec la date et l'heure du rendez-vous sur l'eOrientation. L'emplacement du rendez-vous n'est plus visible. La date et l'heure du rendez-vous demeurent.
 
Ressoumission d'une orientation en imagerie diagnostique Les fournisseurs référents peuvent ressoumettre une orientation électronique en imagerie diagnostique dans Ocean lorsque des modifications sont requises à l'eOrientation originale. Les fournisseurs référents devront remplir une nouvelle eOrientation si des modifications sont requises.
Fonctionnalités pour les patients Fonctionnalité avant le 8 déc. Fonctionnalité après le 8 déc.
Confirmation de l'orientation Les patients ayant fourni une adresse courriel avec leur orientation reçoivent une notification par courriel une fois que leur orientation a été envoyée dans Ocean.
 		 Les patients ne recevront pas de notification.
Notification des orientations refusées Un fournisseur référent peut choisir de notifier les patients des orientations refusées via Ocean si le patient a inclus une adresse courriel avec son orientation.
 		 Les patients ne recevront pas de notification.
Visibilité de l'emplacement du site Les patients ayant fourni une adresse courriel avec leur orientation reçoivent une notification par courriel du site où leur orientation a été acheminée via Ocean.
 		 Les patients ne recevront pas de notification par courriel. Un processus de notification habituel sera utilisé (ex. par téléphone ou par la poste).
Notifications de rendez-vous / Instructions de préparation au rendez-vous Les instructions de rendez-vous / informations de préparation peuvent être envoyées par courriel aux patients par l'imagerie diagnostique via Ocean, si le patient a fourni une adresse courriel avec son orientation. Les patients ne recevront pas de notification par courriel. Un processus habituel de notification de rendez-vous sera utilisé par le site d'imagerie diagnostique (ex. par téléphone ou par la poste).

 

Si vous avez une question ou rencontrez un problème, veuillez soumettre un billet via le Soutien technique et demandes de renseignements, ou parlez à votre médecin local ou au responsable des opérations.

Les orientations électroniques peuvent-elles être modifiées après avoir été envoyées ?

Oui, les orientations électroniques peuvent être modifiées après avoir été envoyées. Certaines pièces d'information du patient et toutes les réponses au formulaire de demande peuvent être modifiées par tout utilisateur dans le site Ocean qui a initialement envoyé l'orientation électronique.

Modification des informations démographiques du patient

  • Ouvrez l'orientation concernée et dans la section 'Général', cliquez sur l'icône de crayon à côté du nom du patient.

  • Modifiez les pièces pertinentes d'information du patient et cliquez sur 'OK' pour mettre à jour l'orientation.

    Note : La date de naissance et le numéro d'assurance maladie (HN) ne peuvent pas être modifiés après qu'une orientation a été envoyée.

  • Dans la section 'Messagerie' de l'orientation, un message sera automatiquement envoyé à chaque partie prenante de l'orientation pour les informer des modifications qui ont été apportées.
  •  

Le message signalera-t-il l'orientation dans le dossier 'À réviser' ?

  • Si l'information du patient a été modifiée après que le destinataire a accepté l'orientation, le message signalera l'orientation dans le dossier 'À réviser' pour le destinataire afin de l'informer des modifications.
  • Si l'information du patient a été modifiée avant que le destinataire ait accepté l'orientation, le message ne signalera pas l'orientation dans le dossier 'À réviser' pour le destinataire, car il est peu probable que le destinataire ait consulté l'orientation avant que les modifications ne soient apportées.
  • Pour toutes les autres parties prenantes de l'orientation, le message signalera l'orientation dans leur dossier 'À réviser' pour les informer des modifications.

Modification des réponses au formulaire de demande

  • Ouvrez l'orientation concernée et dans la section 'Résumé du formulaire d'orientation', cliquez sur l'icône de crayon.
  • Modifiez les réponses pertinentes et cliquez sur 'OK'.
  • Dans la section 'Messagerie' de l'orientation, un message sera automatiquement envoyé à chaque partie prenante de l'orientation pour les informer des modifications qui ont été apportées.
  •  

Le message signalera-t-il l'orientation dans le dossier 'À réviser' ?

  • Si les réponses au formulaire de demande ont été modifiées après que le destinataire a accepté l'orientation, le message signalera l'orientation dans le dossier 'À réviser' pour le destinataire afin de l'informer des modifications.
  • Si les réponses au formulaire de demande ont été modifiées avant que le destinataire ait accepté l'orientation, le message ne signalera pas l'orientation dans le dossier 'À réviser' pour le destinataire, car il est peu probable que le destinataire ait consulté l'orientation avant que les modifications ne soient apportées.
  • Pour toutes les autres parties prenantes de l'orientation, le message signalera l'orientation dans leur dossier 'À réviser' pour les informer des modifications apportées aux réponses du formulaire de demande.

Comment utiliser la fonctionnalité "Attendre une réponse" ?

Dans le cas où vous êtes un destinataire de recommandation en attente d'informations supplémentaires ou d'une réponse d'un autre intervenant impliqué dans la recommandation, vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'En attente de réponse' à partir du Menu d'action de la recommandation.

  • Après avoir localisé et ouvert la recommandation pertinente, ouvrez le menu 'Action' dans le coin supérieur droit, et sélectionnez 'En attente de réponse'.
  • La recommandation sera déplacée de son dossier d'état actuel vers le dossier d'état 'En attente de réponse' jusqu'à ce que vous choisissiez d'accepter la réponse. Les recommandations actuellement en attente d'une réponse sont indiquées par un texte en violet pour tous les intervenants de la recommandation.

  • Lorsque l'intervenant pertinent répond à votre demande en utilisant la zone 'Messagerie' au sein de la recommandation, celle-ci sera signalée dans votre dossier 'À réviser'.

    Alternativement, vous pouvez localiser la recommandation dans le dossier 'En attente de réponse'.

  • Après avoir ouvert la recommandation à partir du dossier 'À réviser' ou 'En attente de réponse' et lu la réponse à votre demande, vous pouvez appuyer sur le bouton 'Accepter la réponse' ou 'Révisé & Fermer'.

Accepter la réponse

  • Le bouton 'Accepter la réponse' marque à la fois la recommandation comme révisée et accepte la réponse, ce qui la retire des dossiers 'À réviser' et 'En attente de réponse', et catégorise automatiquement la recommandation dans son dossier d'état approprié.

Révisé & Fermer

  • Le bouton 'Révisé & Fermer' marque la recommandation comme révisée, ce qui la retire du dossier 'Besoin de révision', mais vous offre également le choix d'accepter la réponse.
  • Si vous sélectionnez 'Oui', la recommandation est également retirée du dossier 'En attente de réponse' et est automatiquement reclassée dans son dossier d'état approprié.
  • Si vous sélectionnez 'Non', la recommandation continuera d'être classée dans le dossier 'En attente de réponse' jusqu'à ce que vous choisissiez d'accepter la réponse.

Comment puis-je soumettre à nouveau ou rediriger une eOrientation/Consultation électronique annulée/refusée ?

  • Si une eOrientation/Consultation électronique est annulée ou refusée, vous pouvez choisir de la soumettre à nouveau au dernier destinataire, ou alternativement la rediriger vers un nouveau destinataire.
  • Ces options sont disponibles dans le Menu d'action de l'eOrientation/Consultation électronique.

Soumettre à nouveau (Dernier destinataire)

L'option 'Soumettre à nouveau (Dernier destinataire)' est disponible pour les expéditeurs et destinataires, et peut être utilisée pour soumettre à nouveau l'orientation/consultation au dernier destinataire dont elle a été précédemment annulée ou refusée.

  • Si nécessaire, l'expéditeur original peut mettre à jour ou ajouter des informations supplémentaires à ses réponses du formulaire d'orientation avant de soumettre à nouveau en cliquant sur l'icône de crayon dans la zone 'Résumé du formulaire d'orientation'.
  • Une fois les réponses du formulaire d'orientation mises à jour, vous pouvez cliquer sur l'option 'Soumettre à nouveau (Dernier destinataire)' dans le Menu d'action.

Analytique de la soumission à nouveau

Ocean prend automatiquement en compte les soumissions à nouveau d'eOrientation dans les données analytiques et les calculs de temps d'attente.

Rediriger (Nouveau destinataire)

L'option 'Rediriger (Nouveau destinataire)' est disponible pour les expéditeurs uniquement, et peut être utilisée pour initier une nouvelle orientation/consultation vers un tout nouveau destinataire sur l'Ocean Healthmap, tout en réutilisant les informations démographiques du patient et toutes les pièces jointes trouvées dans la zone 'Messagerie' de l'orientation/consultation originale.

  • Dans la référence/consultation originale, ouvrez le Menu d'action et sélectionnez 'Rediriger (Nouveau destinataire)'.

  • Vous serez invité à inclure facultativement une 'Raison pour la redirection', qui sera partagée avec le patient et le nouveau destinataire de la référence via une notification par courriel, et enregistrée dans la zone 'Messagerie' de la nouvelle référence.

    Note : Si aucune raison n'est fournie, il n'y a aucune indication pour le nouveau destinataire que la nouvelle eOrientation/Consultation électronique provient de la redirection d'une référence antérieure.

  • Après avoir sélectionné un nouveau destinataire pour rediriger la référence/consultation en utilisant l'Ocean Healthmap, l'Information du patient et les Pièces jointes de la référence originale sont automatiquement renseignées sur le nouveau formulaire de référence.
  • Complétez le formulaire de référence du nouveau destinataire, examinez les pièces jointes incluses, et cliquez sur 'Envoyer'.
  • Si une 'Raison pour la redirection' a été fournie, elle apparaîtra dans la zone 'Messagerie' de la nouvelle référence, avec toutes les pièces jointes.

Analytique de redirection

Les analyses pour la référence originale refusée/annulée ne sont pas impactées.

La nouvelle référence créée à la suite de la redirection aura une valeur analytique 'redirectedFromReferralRef' contenant la valeur de référence de la référence unique de la référence annulée/refusée originale.

Notez que l'analytique 'redirectedFromReferralRef' n'est pas incluse dans l'Exportation d'Analytique de Base. Elle doit être obtenue en utilisant un modèle d'exportation personnalisé.

Puis-je télécharger une copie complète du record de recommandation ?

Oui, vous pouvez télécharger une copie complète de l'ensemble du record de l'orientation à tout moment dans le cycle de vie d'une orientation.

  • Localisez et ouvrez l'orientation pertinente dans l'Ocean Portail.
  • Ouvrez le menu 'Action' dans le coin supérieur droit, et sélectionnez 'Télécharger le Record de l'Orientation'.
  • Un nouvel onglet s'ouvrira dans votre navigateur web affichant le record complet de l'orientation, y compris toutes les informations de planification des horaires, notes, messages et pièces jointes incluses dans l'eOrientation.
  • Utilisez les fonctions de impression ou de téléchargement de votre navigateur web pour sauvegarder une copie du record.

Comment puis-je modifier le Service de santé et la Description pour les Orientations électroniques que je reçois ?

Vous pouvez changer le Service de santé actuel et/ou la Description d'une eOrientation reçue directement dans l'orientation elle-même. Cela peut être utile dans le cas où un Service de santé incorrect ou inexact a été sélectionné par le référent. Il peut alors être corrigé pour un service plus approprié ou plus spécifique par le destinataire de l'orientation. Vous pouvez également modifier la Description qui est affichée pour l'orientation, tout en maintenant le Service de santé assigné.

  • Après vous être connecté à l'Ocean Portail, localisez et ouvrez l'orientation pour laquelle vous souhaitez changer le Service de santé et/ou la Description.
  • Dans l'orientation, cliquez sur le Service de santé actuel affiché en haut.
  • Utilisez la zone de texte 'Service de santé' pour rechercher et sélectionner le service souhaité. Après avoir tapé quelques caractères clés, la liste des Services de santé correspondants apparaîtra pour que vous puissiez sélectionner à partir du.
  • Utilisez la zone de texte 'Description' pour entrer la description souhaitée de l'orientation. Cela est utile pour ajouter des informations plus spécifiques, telles que le côté droit ou gauche du corps, si applicable.
  • Appuyez sur le bouton 'Sauvegarder' pour appliquer vos modifications à l'orientation lorsque vous êtes prêt.
  • Si une nouvelle 'Description' a été fournie, elle sera visible dans l'orientation et son dossier d'état correspondant.

Note : Bien qu'il semble visuellement que la 'Description' remplace le 'Service de santé', soyez assuré que le Service de santé actuellement assigné est correctement enregistré pour le rapport d'analyse des orientations.

Dans l'exemple ci-dessus, l'ID du Service de santé original 'Chirurgie générale' est enregistré comme la valeur analytique 'initialHealthService', tandis que l'ID du Service de santé mis à jour et plus spécifique 'Orthopédie : Épaule' est stocké comme la valeur analytique 'currentHealthService'. La description textuelle 'Épaule droite' n'est pas stockée comme une valeur analytique.

Comment puis-je communiquer avec un expéditeur/récepteur d'eOrientation ?

  • Vous pouvez communiquer avec un expéditeur ou un destinataire d'eOrientation en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eOrientation.

Comment envoyer un message ?

  • Dans la zone 'Messagerie' de l'eOrientation, il suffit de sélectionner le destinataire du message approprié (si plusieurs parties sont impliquées dans l'orientation), de taper votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.
  • Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
  • Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.

Fonctionnalités supplémentaires des messages

  • Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.

  • Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.

Télécharger la lettre d'addendum
Télécharge un document PDF contenant les informations de base de l'eOrientation et le message sélectionné.
Modifier
Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
Supprimer
Supprime le message.

Puis-je ajouter des notes à une eOrientation/Consultation électronique ?

  • Oui, la zone 'Notes' dans une eOrientation ou une Consultation électronique peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
  • De plus, si vous profitez de l'acheminement de révision des eOrientations, la note générée par le formulaire de révision sera automatiquement estampillée dans la zone 'Notes'.

Comment ajouter une nouvelle Note ?

  • Pour ajouter une nouvelle note à une eOrientation ou une Consultation électronique, ouvrez simplement la demande et tapez dans le champ de texte 'Nouvelle Note :' et appuyez sur 'Sauvegarder'.
  • Alternativement, vous pouvez utiliser l'icône de bulle de dialogue pour sélectionner une note pré-rédigée courte.

Fonctionnalités supplémentaires des Notes

  • Une fois qu'une note est sauvegardée dans une eOrientation, des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles en cliquant sur l'en-tête de la note.

  • Note : Ces fonctionnalités sont uniquement disponibles pour les Notes créées par votre propre site Ocean.

Modifier*
Vous permet de modifier les réponses au formulaire de révision.
*Uniquement disponible pour la note créée par le formulaire de révision. Pour plus d'informations sur les notes du formulaire de révision, veuillez consulter comment réviser les eOrientations entrantes.
Envoyer la Note par courriel
Envoie une copie de la note au fournisseur référent d'origine.
Télécharger la Note
Télécharge un document PDF contenant les informations de base de l'orientation et la note sélectionnée.
Rendre Privé pour ce Site
Rend la note privée, de sorte que seuls les utilisateurs de votre site Ocean peuvent voir la note. Les notes privées sont affichées en italique.
Supprimer
Supprime la note.

Puis-je envoyer des messages et des eFormulaires aux patients avant leur rendez-vous de référence ?

Oui, les destinataires d'eOrientation peuvent utiliser les fonctionnalités de Messagerie Patient d'Ocean pour envoyer des messages sécurisés aux patients et leur envoyer des eFormulaires Ocean à compléter avant leur rendez-vous.

Veuillez noter que pour utiliser les fonctionnalités de Messagerie Patient d'Ocean, une Licence de Messagerie & Rappels Patient est requise. Pour des informations supplémentaires sur le coût des produits d'Engagement Patient d'Ocean, veuillez consulter notre page de tarification.

1. Configurer les Messages Patient

Complétez les étapes du guide de Configuration des Messages Patient pour activer et configurer la messagerie patient sur votre site Ocean.

2. Envoyer un Message Patient et/ou des eFormulaires à partir d'une eOrientation

  • Localisez l'eOrientation pertinente dans Ocean, et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  • Dans l'eOrientation, développez l'onglet 'Note du Patient' en cliquant dessus, puis appuyez sur l'icône d'enveloppe.

  • Utilisez la fenêtre contextuelle pour envoyer un message personnalisé et/ou un eFormulaire au patient, ou sélectionnez l'un de vos modèles existants pour plus de commodité. Lorsque votre message est prêt, appuyez sur 'Envoyer'.

    Pour des informations supplémentaires concernant les options dans cette fenêtre, veuillez vous référer aux Paramètres des Messages Patient.

3. Le Patient Confirme le Message Sécurisé et/ou Complète les eFormulaires

  • Le patient recevra un email l'invitant à consulter les messages sécurisés et à compléter les eFormulaires en attente.
  • Après avoir cliqué sur le lien hypertexte dans l'email, les patients pourront consulter les messages sécurisés, et appuyer sur 'Suivant' pour compléter les eFormulaires en attente.

3. Examiner la Note du Patient dans l'eOrientation

  • Après que le patient a complété son ou ses formulaires électroniques, la note de formulaire électronique générée peut être trouvée dans la zone 'Note du patient' de l'eOrientation.

    Note : Si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ, la note de formulaire électronique générée sera automatiquement ajoutée au dossier du patient respectif.

    Si votre site Ocean n'est pas intégré à votre DMÉ, vous devrez importer manuellement les notes générées.

Puis-je assigner une eOrientation à être examinée par quelqu'un sur mon site Ocean ?

Ocean dispose d'une fonctionnalité intégrée qui vous permet d'assigner facilement une eOrientation pour examen par un autre utilisateur sur votre site Ocean.

Cela est utile pour signaler, trier, organiser et actionner les eOrientations. Une eOrientation peut être signalée pour examen à tout moment pendant le processus d'orientation, permettant un examen approprié même avant de décider de l'accepter ou de la refuser.

Le processus d'examen peut également être effectué sans signaler une personne spécifique pour laquelle une eOrientation doit être examinée. En d'autres termes, la fonctionnalité du formulaire d'examen peut être utilisée comme un outil autonome pour appliquer un processus d'examen structuré aux orientations que vous recevez.

Veuillez développer l'onglet approprié ci-dessous pour en savoir plus sur chaque aspect du processus d'examen :

Étapes pour signaler une eOrientation pour révision

  1. Localiser et ouvrir votre eOrientation

    • Commencez par vous connecter au Ocean Portail.
    • Naviguez vers la zone des Orientations électroniques en ouvrant le 'Menu' et en sélectionnant 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.
    • Localiser l'eOrientation que vous souhaitez signaler pour révision en utilisant les catégories de dossiers ou la barre de recherche. Ouvrir l'eOrientation en cliquant dessus.

  2. Marquer l'eOrientation pour révision

    • Après avoir ouvert l'eOrientation, localisez le champ 'Besoin de révision' en bas à gauche.
    • En cliquant à l'intérieur de la zone de texte, une liste d'utilisateurs sur votre site Ocean s'affiche. Sélectionner l'utilisateur que vous souhaitez notifier. Alternativement, tapez leur nom pour filtrer automatiquement la liste.
    • Une fois que vous avez sélectionné l'utilisateur souhaité, le bouton 'Notifier' apparaîtra. Appuyez dessus pour envoyer une notification par courriel à l'utilisateur que vous avez sélectionné, indiquant que sa révision est requise.

      Note : Pour assigner une eOrientation pour révision sans déclencher une notification par courriel, appuyez simplement sur 'Sauvegarder & Fermer' après avoir sélectionné un utilisateur.

    • Un message de confirmation apparaîtra à l'écran confirmant qu'une notification par courriel a été envoyée et le nom au complet de l'utilisateur Ocean à qui elle a été envoyée.

      Note : La notification par courriel sera envoyée à l'Adresse courriel indiquée dans les paramètres du compte utilisateur Ocean du réviseur (même si un 'Courriel de notification d'orientation' a été spécifié dans les paramètres de leur compte utilisateur).

    • Un exemple du courriel que le réviseur recevra peut être vu en agrandissant l'image à droite.
    • Appuyez sur 'Sauvegarder & Fermer' pour fermer l'eOrientation.
    • L'eOrientation sera déplacée dans le dossier 'Besoin de révision' à l'échelle du site. Elle apparaîtra également dans le dossier 'Pour moi' du réviseur assigné.
Étapes pour examiner une eOrientation signalée pour votre révision

1. Localiser et ouvrir votre eOrientation

Il y a trois options pour localiser et ouvrir votre eOrientation :

  • Option 1 :
    Vous pouvez ouvrir l'eOrientation assignée en cliquant sur le bouton 'Voir l'eOrientation' dans l'email de notification.
  • Option 2 :
    Si l'eOrientation vous a été assignée sans notification par email, vous pouvez la localiser dans le dossier 'Pour Moi'.
  • Option 3 :
    Vous pouvez utiliser le filtre 'Réviseur' dans le dossier 'À Réviser' pour localiser toutes les orientations qui ont été assignées à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes particuliers.

2. Réviser l'eOrientation

  1. Note : La fonctionnalité du panneau 'Révision' décrite ci-dessous n'est pas disponible pour les expéditeurs d'eOrientation, car elle est utilisée pour la révision/triage par le destinataire de l'eOrientation. Une fois que le destinataire effectue la révision, la note résultante sera visible pour tous les intervenants de l'orientation dans la zone 'Notes'.

    • Le panneau 'Révision' dans l'eOrientation s'ouvrira automatiquement pour les utilisateurs médecins.

      Pour les utilisateurs non-médecins, ce panneau peut être accessible en sélectionnant l'icône de bulle de dialogue dans la zone 'Notes', et en appuyant sur 'Réviser...'.

    • Assigner un niveau de priorité à l'eOrientation et tout commentaire supplémentaire.
    • Compléter le processus de révision en sélectionnant l'une des options ci-dessous :
1. Demande de Refus
Inscrit une simple note dans le volet des Notes indiquant que l'eOrientation doit être refusée, et la recatégorise automatiquement dans le dossier d'état approprié. L'eOrientation doit ensuite être manuellement refusée par le prochain utilisateur l'actionnant.
2. Sauvegarder
Inscrit une note résumée de l'examen dans le panneau des Notes.
3. Examiné
Inscrit une note résumée de l'examen dans le panneau des Notes, complète le processus d'examen, et déplace l'eOrientation dans le dossier où elle se trouvait précédemment.
4. Flèche Examiné
Fournit des options supplémentaires pour compléter l'examen.
'Examen et Accepter' complète le processus d'examen, et déplace l'eOrientation dans le dossier 'En attente de réservation'. Note : Cette option est uniquement disponible si l'eOrientation n'a pas déjà été acceptée.
'Examen et Refuser' complète le processus d'examen, et déplace l'eOrientation dans le dossier 'Refusé'.

Conseil rapide

  • Le bouton bascule 'Activer le mode d'examen' dans le coin inférieur gauche peut être utilisé pour accélérer le processus d'examen des eOrientations.
  • Lorsque le mode d'examen est activé et qu'il y a plusieurs eOrientations en attente d'examen, le bouton 'Examiné & Fermer' au centre inférieur de l'eOrientation est remplacé par un bouton 'Examiné & Suivant', vous permettant de passer rapidement à l'eOrientation suivante en attente sans avoir à fermer et ouvrir manuellement à chaque fois.
Étape pour examiner une eOrientation sans être signalé

1. Localiser et ouvrir votre eOrientation

  • Dans la zone 'Orientations électroniques & Consultations électroniques' de l'Ocean Portail, localisez votre orientation et cliquez dessus pour l'ouvrir.

2. Examiner l'eOrientation

Note : La fonctionnalité du panneau 'Examen' décrite ci-dessous n'est pas disponible pour les expéditeurs d'eOrientation, car elle est utilisée pour l'examen/triage par le destinataire de l'eOrientation. Une fois que le destinataire effectue l'examen, la note résultante sera visible pour toutes les parties prenantes de l'orientation dans la zone 'Notes'.

  • Dans la zone 'Notes' de l'orientation, appuyez sur l'icône de bulle de dialogue et sélectionnez 'Examen...'.
  • Assigner un niveau de priorité à l'eOrientation et tout commentaire supplémentaire. Votre formulaire d'examen peut avoir des questions supplémentaires s'il a été personnalisé.
  • Compléter le processus d'examen en sélectionnant l'une des options ci-dessous :
1. Demande de refus
Inscrit une simple note dans le volet Notes indiquant que l'eOrientation doit être refusée. L'eOrientation doit ensuite être refusée manuellement par l'utilisateur suivant qui l'actionne.
2. Sauvegarder
Inscrit une note récapitulative de l'examen dans le panneau 'Notes'.

Puis-je envoyer au patient des détails sur la façon et le lieu où se déroule leur rendez-vous d'eOrientation ?

Les destinataires d'eOrientation peuvent désormais préciser la méthode pour comment les rendez-vous réservés sur leurs orientations se dérouleront (en personne, lors d'une visite à domicile, ou lors d'une visite virtuelle par téléphone ou vidéo). Cela se fait dans le volet Planification des horaires des orientations électroniques dans le menu déroulant Moyen à droite de chaque date et heure de rendez-vous.

  • Pour préciser le moyen du rendez-vous, cliquez sur le menu déroulant à droite de l'heure du rendez-vous et sélectionnez si le rendez-vous se fera en personne à l'emplacement de l'inscription, en personne à un emplacement alternatif, par téléphone, visite vidéo, ou lors d'une visite à domicile.
    • Ocean inclura le moyen de rendez-vous sélectionné, ainsi que les autres détails de planification, dans les notifications par courriel de réservation envoyées automatiquement au patient et au fournisseur référent.

Note : Le moyen est un champ obligatoire. Il sera par défaut "En personne" à l'adresse de l'inscription au répertoire à laquelle l'orientation appartient. Si cela n'est pas exact, veuillez vous assurer que la sélection du menu déroulant est modifiée avant d'enregistrer les détails de la réservation.

  • Si vous sélectionnez "En personne (Emplacement alternatif précisé dans les commentaires de réservation)", veuillez vous assurer que les détails de l'adresse sont inclus dans les commentaires de réservation. Si désiré, vous pouvez configurer les emplacements alternatifs comme commentaires de réservation prédéfinis.
  • Les détails concernant les visites par téléphone, vidéo ou à domicile peuvent également être configurés et inclus dans les commentaires de réservation prédéfinis.
  • Si vous réservez plusieurs rendez-vous sur l'eOrientation, vous pouvez sélectionner un moyen distinct pour chaque rendez-vous.
  • Les patients qui ont consenti à recevoir des notifications par courriel recevront le courriel de réservation standard avec la date et l'heure du rendez-vous, suivies du moyen. Voir l'article de support suivant pour d'autres exemples.

Que fait le paramètre « Copie de l’eOrientation et des mises à jour d’état à » dans une consultation électronique et/ou une eOrientation ?

Comment préciser les parties prenantes copiées

  • Lorsqu'une consultation ou une orientation est envoyée pour la première fois, le référent peut préciser des parties prenantes supplémentaires à copier sur l’orientation/consultation en utilisant le champ 'Copie de l’orientation et des mises à jour d’état à' au bas de la fenêtre d’orientation.
  • Si une consultation ou une orientation a déjà été envoyée, le référent ou le destinataire de l’orientation peut ajouter ou retirer des parties prenantes copiées en utilisant la même fonctionnalité dans la section 'Général' de l’orientation.
  • Pour ajouter une partie prenante copiée à la consultation/orientation à tout moment du cycle de vie de l’orientation, la partie prenante doit exister en tant que Listes d'annuaires dans l’Ocean Healthmap. Après avoir saisi un mot-clé dans le champ de texte, la ou les Listes d'annuaires correspondantes apparaîtront pour la sélection.

Comment les parties prenantes copiées sont-elles avisées ?

  • Si une partie prenante est copiée lorsque la consultation/l’orientation est envoyée pour la première fois, elle recevra une notification par courriel l’informant avec un message spécifique indiquant qu’elle a été copiée en tant que partie prenante.

    Note : La notification par courriel est envoyée à l’'adresse courriel de notification eRequête' indiquée dans la Listes d'annuaires de la partie prenante copiée.

  • Si une partie prenante est copiée après que la consultation/l’orientation a déjà été envoyée, elle recevra une notification par courriel lors de la prochaine mise à jour importante de l’état (ex. : prise de rendez-vous, annulation) l’informant de la mise à jour de l’état.
  • Si vous copiez une partie prenante après que l’orientation a déjà été envoyée et que vous souhaitez l’aviser immédiatement, vous pouvez l’aviser manuellement en lui envoyant un message via la section 'Messagerie' de l’orientation.

Copier des Listes d'annuaires revendiquées vs non revendiquées

Lorsqu’un état change, Ocean détermine comment chaque partie prenante doit être avisée.

Les Listes d'annuaires des parties prenantes qui ont été revendiquées par un site Ocean sont avisées automatiquement par courriel de notification comme décrit ci-dessus.

Les Listes d'annuaires des parties prenantes qui n’ont pas été revendiquées par un site Ocean ne peuvent pas être avisées par courriel Ocean ni recevoir des résultats électroniquement via Ocean. Par conséquent, la consultation/l’orientation et ses informations associées doivent être télécopiées à la liste ou envoyées d’une autre manière.

  • Lorsqu’une consultation/orientation avec une Listes d'annuaires non revendiquée est mise à jour par un utilisateur, Ocean informe l’utilisateur qu’une notification manuelle est nécessaire pour la liste. Les utilisateurs peuvent envoyer ces notifications manuelles en cliquant sur 'Imprimer la feuille de notification pour télécopie', imprimer le record d’orientation à télécopier sur papier, puis le télécopier au destinataire.
  • Alternativement, l’utilisateur peut sélectionner une des autres options pour indiquer qu’il avisera la partie prenante par téléphone, qu’elle a déjà été avisée, ou qu’aucune notification n’est nécessaire.

Quand les parties prenantes copiées sont-elles avisées ?

Les parties prenantes copiées électroniquement reçoivent une notification par courriel pour chacun des scénarios suivants :

  • Lorsque la nouvelle consultation/orientation est envoyée pour la première fois et qu’elles sont incluses dans le champ 'Copie de l’orientation et des mises à jour d’état à'
  • Lorsque la consultation/orientation est Annulée, Refusée ou Resoumis
  • Lorsque des Informations sur le rendez-vous sont ajoutées ou modifiées dans l’orientation/consultation
  • Lorsque des Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l’orientation/consultation
  • Lorsque des Pièces jointes de réservation sont ajoutées ou modifiées dans l’orientation/consultation
  • Lorsque l’orientation/consultation est Transférée

Où les parties prenantes copiées sont-elles affichées ?

Les parties prenantes copiées sont affichées dans les sections suivantes :

  • La section 'Général' de la consultation/orientation dans Ocean
  • La liste des destinataires de messages électroniques dans la section Messagerie de la consultation/orientation (seulement si la Listes d'annuaires a été revendiquée par un site Ocean)
  • La Feuille de notification d’orientation, qui aide les sites à aviser d’autres sites hors ligne par télécopie
  • Le Record d’orientation
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Général Messagerie Record d’orientation Note d’orientation Feuille de notification

Comment les parties prenantes copiées accèdent-elles à la consultation/l’orientation ?

  • Les parties prenantes copiées sur une consultation/orientation peuvent y accéder en cliquant sur le bouton 'Voir l’eOrientation' dans les notifications par courriel qu’elles reçoivent.
  • Les parties prenantes copiées peuvent également accéder directement à la consultation/orientation dans la section 'Consultations électroniques & Orientations électroniques' de leur site Ocean en utilisant le dossier d’état 'Toutes les reçues'.

Quelles actions une partie prenante copiée peut-elle effectuer dans la consultation/l’orientation ?

Les parties prenantes copiées peuvent :

Une partie prenante copiée peut-elle être retirée de la consultation/l’orientation ?

Oui, une partie prenante copiée peut être retirée d’une consultation/orientation à tout moment. Les parties prenantes copiées peuvent être retirées par l’expéditeur de l’orientation, le destinataire de l’orientation ou par la partie prenante copiée elle-même.

  • Appuyez sur l’icône de modification dans la section 'Général' de la consultation/orientation.
  • Appuyez sur l’icône rouge 'X' pour retirer la partie prenante copiée, puis appuyez sur l’icône de coche.
  • Un message sera automatiquement ajouté dans la section 'Messagerie' pour informer la partie prenante retirée que son accès à l’orientation a été révoqué.
  • La partie prenante retirée ne pourra plus consulter aucune information sur la santé du patient concernant l’orientation une fois son accès révoqué.

Puis-je ajouter plusieurs rendez-vous de patients à mon eOrientation ?

Une fois que vous avez accepté une orientation et commencé la planification des horaires d'un rendez-vous de patient, vous pouvez vouloir planifier plus d'un horaire de rendez-vous. Vous pouvez le faire dans la fenêtre eOrientation.

  1. Une fois que vous avez accepté une orientation, ouvrez votre orientation à partir de l'onglet "En attente de réservation" et naviguez vers "Planification des horaires". 
  2. Pour ajouter un rendez-vous supplémentaire, cliquez sur le bouton (+). De même, pour supprimer un rendez-vous, cliquez sur le bouton (-).
  3. Vous pouvez sélectionner une étiquette de rendez-vous en fonction des étiquettes de rendez-vous configurées pour votre site. L'étiquette de rendez-vous est importante car elle influencera quels rendez-vous sont sauvegardés dans vos analyses d'orientation et utilisés dans les calculs de temps d'attente. C'est également ce qui sera affiché dans les notifications par courriel de réservation pour le référent et le patient. Pour voir comment vous pouvez ajouter des étiquettes de rendez-vous et examiner ces détails, consultez l'étape 4 de ce guide : Confirmez les paramètres de votre site eOrientation.
  4. Confirmez l'heure et les détails du rendez-vous, sauvegardez vos modifications. 

 

Note : Si vous n'êtes pas sûr de l'heure exacte du rendez-vous, vous pouvez réserver un créneau de rendez-vous vide, ce qui remettra l'orientation dans "En attente de réservation". Cela vous permet de suivre les rendez-vous à réserver à l'avenir. Une fois que vous confirmez le rendez-vous, vous pouvez répéter les étapes ci-dessus.

Puis-je faire une copie d'une recommandation reçue ?

Si votre site reçoit une recommandation qui doit être gérée de différentes manières, ou divisée en plusieurs offres de service de santé, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Ajouter une recommandation associée. Par exemple, peut-être que votre site reçoit une recommandation orthopédique pour la hanche droite d'un patient, mais qu'un résultat d'évaluation détermine que la hanche gauche doit également être traitée. La fonctionnalité de recommandation associée permet au destinataire de faire une copie de la recommandation originale pour la hanche droite, afin que la recommandation pour la hanche gauche puisse être transmise ou réservée séparément.

  • Ouvrez l'orientation que vous souhaitez copier et sélectionnez le Menu d'action. Choisissez Ajouter une orientation associée.
  • Dans la fenêtre contextuelle, choisissez le Service de santé souhaité pour la nouvelle orientation.
  • Si vous souhaitez modifier la description de l'orientation originale, ajoutez-la dans le champ Description de l'orientation originale. Pour ajouter une nouvelle description à la copie de l'orientation, tapez dans le champ Description de l'orientation associée.
  • Cliquez sur Ajouter. Vous verrez maintenant une copie des deux orientations sur la page des Orientations électroniques dans votre site Ocean, avec leurs propres descriptions uniques. La note d'orientation et les informations sur chaque orientation seront identiques, mais elles peuvent maintenant être réservées et gérées séparément. Ocean désigne chacune d'elles comme des orientations "enfant".
  • Note : La boîte de réception dans laquelle se trouvait l'orientation originale influencera la ou les boîtes de réception dans lesquelles les orientations enfant seront trouvées, après la génération de l'orientation associée. Par exemple, si l'orientation originale était dans la boîte de réception Confirmée Réservée, elle conservera ses informations de réservation et y restera après l'ajout de l'orientation associée. La nouvelle orientation associée se trouvera dans la boîte de réception Réservation en attente avec un volet de planification vide.
  • Si vous ouvrez l'une des orientations enfant, vous pouvez voir l'état de l'autre enfant (ou de l'orientation associée), dans la section Orientations associées sous la note d'orientation. Cliquez sur le texte bleu de l'orientation associée pour l'ouvrir directement à partir de l'orientation actuelle.
  • Lorsqu'une orientation associée est ajoutée, une troisième orientation, appelée orientation "source", est également créée et stockée dans le site Ocean. Les mises à jour apportées aux informations du patient dans l'orientation source seront transmises à toutes les orientations enfant. Vous pouvez également ajouter des Notes de source, qui sont des notes pouvant être consultées sur les deux orientations enfant. Pour ouvrir l'orientation source, cliquez sur le lien "Voir l'orientation source" dans la section Orientations associées de l'orientation enfant, ou cliquez sur "Voir l'orientation source" dans le Menu d'action de toute orientation enfant.

Comment puis-je sauvegarder une consultation électronique et/ou une eOrientation pour la compléter ultérieurement ?

Si vous avez initié une eConsult/eOrientation mais que vous avez besoin d'informations supplémentaires avant de pouvoir l'envoyer (par exemple, le médecin attend un rapport d'imagerie antérieur ou un résultat de laboratoire à inclure dans l'orientation), vous pouvez utiliser la fonctionnalité 'Sauvegarder pour plus tard' pour sauvegarder temporairement l'eConsult/eOrientation incomplète dans Ocean, puis la compléter et l'envoyer plus tard.

Sauvegarder une eConsult/eOrientation pour plus tard

  • Dans ces scénarios, appuyez sur le bouton "Sauvegarder pour plus tard" dans le coin gauche en bas de la fenêtre d'orientation.

    Note : La consultation/orientation incomplète ne sera sauvegardée dans Ocean que pour 30 jours, vous devrez donc la compléter et l'envoyer dans ce délai.

    Après 30 jours, la consultation/orientation incomplète sera supprimée d'Ocean, et l'URL ne pourra plus être utilisée. Une toute nouvelle consultation/orientation devra être initiée.

  • Un URL vous sera fourni que vous pourrez utiliser plus tard pour accéder à l'orientation incomplète.

    Si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ, l'URL sera automatiquement sauvegardé dans le dossier du patient pour un accès rapide.

    Si votre site Ocean n'est pas intégré à votre DMÉ, copiez et stockez ce lien dans un endroit sûr pour une utilisation ultérieure.

Accéder à une eConsult/eOrientation qui a été sauvegardée pour plus tard

Pour accéder à une eConsult/eOrientation qui a été 'Sauvegardée pour plus tard', vous pouvez le faire directement à partir de : 1) dans le dossier 'Incomplet' d'Ocean Portail, ou 2) copier et coller l'URL du dossier du patient dans le DMÉ dans une nouvelle fenêtre de navigateur web, ou 3) y accéder directement depuis le Tableau de bord du patient Ocean.

1) Dossier 'Incomplet' d'Ocean Portail

  • Vous pouvez accéder à toutes les orientations qui ont été 'Sauvegardées pour plus tard' dans le dossier 'Incomplet' dans Ocean Portail.

2) Dossier du patient dans le DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro
  • Dans PS Suite, l'URL est sauvegardée dans le dossier du patient en tant que nouvelle Note de Progrès.

Note: Lors de l'ouverture de l'URL dans votre navigateur web pour accéder à l'orientation, vous serez invité à vous connecter à votre compte utilisateur Ocean (si vous n'êtes pas déjà connecté).

Formulaire Personnalisé Ocean eOrientation Incomplet (Optionnel)

  • Cliquer sur "Sauvegarder pour plus tard" déclenchera l'ajout de ce formulaire aux notes du patient dans leur dossier dans PS Suite.
  • À partir de là, le bouton "Reprendre la Complétion de l'eOrientation" peut être cliqué pour ouvrir à nouveau le formulaire de Consultation électronique et/ou d'eOrientation sauvegardé, compléter le formulaire, puis l'envoyer (au lieu de copier et coller l'URL dans un nouveau navigateur).
  • Un message interne PS Suite (c'est-à-dire une note autocollante) sera également déclenché pour s'assurer qu'il est complété.

3) Tableau de Bord du Patient Ocean

PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro
  • À partir du dossier du patient, cliquez sur 'Voir dans Ocean' sur la barre d'outils Ocean.
  • La référence incomplète apparaîtra dans la section 'Boîte d'envoi - Sauvegardé pour plus tard'.