1. OceanMD
  2. Messages et rappels du patient
  3. Configurer les messages du patient

Configurer les messages du patient

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  1. Présentation des Messages Patient

    Que sont les Messages aux Patients ?

    Les Messages aux Patients vous permettent d'envoyer et de recevoir en toute sécurité des messages et des pièces jointes à destination et en provenance des patients, et de les inviter à compléter des formulaires Ocean en ligne à la maison avant leur rendez-vous, sans les risques associés à l'envoi d'informations de santé par courriel. Grâce à l'intégration d'Ocean au DMÉ, les dossiers des patients sont mis à jour de façon transparente, sans numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.

    Principaux avantages

    • Facile pour les patients - Grâce à un processus de validation simple et sécurisé, Ocean permet aux patients d'interagir facilement avec leur médecin directement à partir de leur boîte de réception courriel existante — aucun nouveau compte à créer ni mot de passe à retenir.
    • Réduit la saisie de données - En synchronisant automatiquement les informations dans le dossier du patient, les Messages aux Patients aident les cliniques et les cliniciens à réduire les heures de saisie de données, tout en diminuant le risque d'erreurs ou d'informations manquantes.
    • Visites plus efficaces - Le fait que les patients complètent les formulaires Ocean avant ou après leur visite permet aux fournisseurs de soins de santé d'optimiser les visites en personne tout en donnant aux patients le temps de fournir des réponses plus complètes.
    • Personnalisable - Vous pouvez personnaliser chaque partie de votre message (par exemple, le corps du courriel, les exigences de vérification d'identité, les préférences de notification) afin de répondre aux besoins et aux acheminements uniques de votre clinique.

    Fonctionnement pour les patients :

    1. Le patient reçoit un courriel et clique sur le lien hypertexte

    • Après l'envoi d'un Message au Patient, le patient recevra un courriel contenant le corps du message personnalisé ainsi qu'un lien hypertexte pour accéder au contenu sécurisé.

    2. Le patient vérifie son identité

    • En cliquant sur le lien hypertexte, le patient accède à la Messagerie Santé Ocean, où il doit vérifier son identité avant d'accéder à tout message sécurisé, formulaire ou pièce jointe qui lui a été envoyé.
    • Sachant que de nombreux patients accèdent généralement à ce type d'information à partir de leur appareil mobile, la Messagerie Santé a été conçue dès le départ pour offrir une prise en charge complète des appareils de bureau et mobiles.

    3. Le patient accède au contenu sécurisé

    • Après avoir effectué l'étape standard de vérification d'identité, la Messagerie Santé présente aux patients deux onglets principaux : l'onglet 'Messages' et l'onglet 'Formulaires'. L'onglet 'Messages' est l'endroit où se déroule toute la correspondance de messagerie entre vous et le patient.
    • L'onglet 'Formulaires' est l'endroit où le patient peut compléter tous les formulaires en attente que vous lui avez envoyés. Les patients peuvent naviguer entre ces deux onglets de façon indépendante pour accéder aux messages sécurisés et/ou compléter les formulaires dans l'ordre de leur choix.

    4. Le patient fournit une réponse (si activée)

    • Si vous avez activé la possibilité pour le patient de répondre par un message écrit et/ou une pièce jointe, il peut utiliser la zone de texte et les boutons au bas de la page pour rédiger et envoyer sa réponse.
    • Si vous utilisez un DMÉ intégré, toutes les réponses des patients, les pièces jointes et les formulaires Ocean complétés seront automatiquement importés dans le dossier du patient dans votre DMÉ.
  2. Configurer les expéditeurs de messages aux patients avec des comptes Ocean

    Toute personne qui a besoin d'accéder à l'Ocean doit avoir un compte utilisateur Ocean gratuit.

    Veuillez consulter l'article Ajouter un nouvel utilisateur à votre site.
  3. Ajouter une licence Ocean pour la messagerie des patients

    Activer les messages des patients pour les utilisateurs sur votre site Ocean.

    Veuillez consulter l'article Ajouter des licences Ocean.
  4. Définir le Nom de l'Expéditeur d'Email que les Patients Recevront

    Par défaut, les messages aux patients sembleront être envoyés par "OceanMD", ce qui peut être déroutant pour les patients.

    • Par défaut, les courriels envoyés aux patients de la part d'Ocean utilisent le nom de l'expéditeur "OceanMD". Ceci peut être facilement personnalisé dans le Portail Ocean.
    •  

    Personnalisation du nom convivial de l'email

    • Cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
    • À partir de la page des paramètres d'administration, cliquez sur Compte du site
    • Mettez à jour le champ “Nom convivial de l'email” avec le nom désiré.
    • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit.
    • Lorsqu'un patient reçoit maintenant un courriel de votre clinique, le nom de l'expéditeur reflétera ce que vous avez saisi dans ce champ.

    Personnalisation de l'adresse email à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (Avancé) :

    Si vous souhaitez personnaliser l'adresse email réelle à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (par exemple, remplacer 'no-reply@cognisantmd.com' par 'example@clinic.ca'), vous devez posséder un nom de domaine personnalisé et avoir la capacité de modifier les enregistrements DNS avec le registraire du nom de domaine.

    Cela implique d'ajouter des enregistrements DNS pour indiquer que les serveurs de messagerie Ocean sont autorisés à envoyer des courriels pour le compte de votre domaine. Pour plus d'informations, consultez Envoyer des courriels aux patients en utilisant votre propre adresse email.

  5. Lier les comptes DMÉ des Utilisateurs aux comptes Utilisateur Ocean

    Les utilisateurs d'Ocean doivent lier leurs comptes d'utilisateur DMÉ et Ocean afin de activer les alertes et suivre l'activité.

    Les administrateurs de site Ocean peuvent fournir les instructions suivantes à tous leurs utilisateurs d'Ocean afin de lier leur compte utilisateur Ocean avec leur compte utilisateur DMÉ. Cette étape doit être complétée par chaque utilisateur individuel.

    1. Initier un nouveau message au patient à partir d'un dossier de test patient dans votre DMÉ.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR
    • À partir d'un dossier de test patient, sélectionnez 'Email' dans la barre d'outils Ocean ou le formulaire personnalisé.

    2. Connectez-vous à votre compte utilisateur Ocean.

    • Après avoir lancé à partir de votre DMÉ, une nouvelle fenêtre de Message Patient s'ouvrira dans votre navigateur internet.

      Votre nom d'utilisateur DMÉ sera affiché en haut de la fenêtre, et vous serez invité à lier votre compte utilisateur DMÉ avec votre compte utilisateur Ocean. Cliquez sur la bannière pour continuer.

    • Vous serez invité à vous connecter à votre compte utilisateur Ocean. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe, puis cliquez sur 'Se connecter'.
    • Après vous être connecté, votre compte utilisateur DMÉ est maintenant lié avec succès à votre compte utilisateur Ocean.
    • Vous pouvez fermer en toute sécurité la fenêtre de Message Patient.
  6. Ajouter un courriel pour recevoir les notifications des messages des patients html

    Personnalisez l'endroit où les notifications par courriel doivent être envoyées lorsque qu'un patient a consulté un message sécurisé et/ou complété un formulaire.

    • Par défaut, les alertes sont envoyées à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean de l'expéditeur du message.
    • Si vous souhaitez modifier l'adresse courriel par défaut ou ajouter des adresses courriel supplémentaires pour recevoir des alertes, vous pouvez mettre à jour les "Courriels des délégués cliniques" en suivant les instructions ci-dessous.

    1. Accédez à la page Mon compte

      • La page Mon compte peut être consultée en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit du Portail Ocean. 

    1. Mettez à jour le champ Courriels des délégués cliniques

      • Dans vos Paramètres utilisateur, localisez le champ Courriels des délégués cliniques. Entrez les adresses courriel qui devraient recevoir les notifications des réponses des patients et/ou des complétions de formulaires. Vous pouvez lister plusieurs adresses courriel en les séparant par une virgule.
      • Après avoir terminé vos mises à jour, assurez-vous d'appuyer sur Sauvegarder les modifications dans le coin inférieur droit de la page.

    Notifications de messages aux patients pour les utilisateurs supprimés et rappels aux patients

    Si un utilisateur qui a envoyé un message à un patient est ultérieurement supprimé de votre Site Ocean, toutes les notifications par courriel liées aux messages qu'il a envoyés avant sa suppression seront dirigées vers l'adresse courriel du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

    De même, lorsqu'un rappel est automatiquement envoyé à un patient et génère par la suite des notifications par courriel (par exemple, concernant les complétions de formulaires ou les réponses des patients), toute notification par courriel associée sera toujours envoyée à l'adresse du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

  7. Examinez vos modèles par défaut et les paramètres de modèle

    Examinez les modèles préfabriqués d'Ocean utilisés avec la Messagerie Patient ou les Rappels Patient, vous permettant de commencer immédiatement.

    Votre site Ocean comprend des modèles préfabriqués, vous permettant de commencer immédiatement avec vos produits de Messagerie & Rappels Patient. Ces modèles par défaut incluent des informations et un libellé que les patients verront lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel de votre clinique.

    Vous pouvez choisir d'utiliser ces modèles tels qu'ils apparaissent par défaut, ou vous pouvez les utiliser comme guide de contenu pouvant être personnalisé pour répondre aux besoins de votre clinique.

    1. Ouvrez le Gestionnaire de Modèles dans l'Ocean Portail.

      • Dans le coin supérieur gauche de l'Ocean Portail, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.

        Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour accéder au Gestionnaire de Modèles.

    2. Examinez votre liste de modèles.

      • Le Gestionnaire de Modèles affiche les modèles de votre site Ocean qui peuvent être utilisés avec la Messagerie & Rappels Patient.
      • Vous trouverez deux modèles préfabriqués ("Défaut - Message Sécurisé" et "Défaut - Rappel de Rendez-vous") que vous pouvez utiliser immédiatement - un pour la Messagerie Patient, et un pour les Rappels Automatiques Patient.
      • Appuyez sur "Modifier" à côté de l'un des modèles par défaut pour ouvrir l'Éditeur de Modèles.

    3. Examinez le contenu du modèle par défaut.

      • L'Éditeur de Modèles affiche chaque composant différent de votre modèle, avec une description de la fonctionnalité.
      • Le contenu des modèles préfabriqués peut être utilisé immédiatement, ou vous pouvez l'utiliser comme guide de contenu pour une personnalisation ultérieure.
      • Une fois que vous avez terminé d'examiner le contenu, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Annuler" en bas de la page pour revenir à la zone principale du Gestionnaire de Modèles.

    4. Examinez vos paramètres de modèle globaux.

      • Cliquez sur "Paramètres" dans le coin supérieur droit pour examiner les paramètres qui s'appliquent à tous vos modèles.
      Nom Amical de l'Email et Adresse À partir du
      Montre comment les messages et rappels apparaîtront lorsqu'ils seront reçus par les patients dans leur boîte de réception email.
      Verrouiller le contenu du corps de l'email pour les non-admins
      Réglez ceci sur 'Oui' si vous souhaitez empêcher les utilisateurs sans accès Administrateur de Site de modifier le corps de l'email lors de l'envoi d'un message sécurisé à un patient.
      Notifications en Retard
      Sélectionnez votre comportement préféré pour les alertes de réponses patient en retard et de complétions de formulaires électroniques.
      Aperçu de la Clinique
      Utilisez ce champ pour fournir aux patients des informations générales sur votre clinique. Par exemple : programmes et services, informations de contact, heures d'ouverture, directions de stationnement, etc.
      Les patients peuvent consulter ces informations dans l'Ocean Health Messenger en sélectionnant 'À propos de ma clinique' dans les options de menu.
      Logo de la Clinique
      Par défaut, aucun logo ne sera affiché aux patients dans l'Ocean Health Messenger.
      Pour afficher un logo aux patients dans la zone 'À propos de ma clinique' de l'Ocean Health Messenger, téléchargez-le d'abord dans les paramètres de l'Organisation pour votre Site Ocean, puis sélectionnez 'Utiliser le logo de l'organisation'.
  8. Personnaliser vos modèles (optionnel)

    Le Gestionnaire de Modèles vous permet de créer et de sauvegarder des modèles, vous offrant ainsi une collection de messages standards (accompagnés de messages sécurisés et/ou de formulaires) à envoyer aux patients via les Messages aux patients ou les Rappels aux patients.

    Les modèles personnalisés sont très utiles si vous envoyez souvent le même message spécifique et/ou un ensemble de formulaires aux patients. De plus, un modèle personnalisé est essentiel si vous utilisez les Rappels aux patients.

    En utilisant le Gestionnaire de Modèles, vous pouvez créer de nouveaux modèles à partir de zéro, modifier des modèles existants ou même dupliquer un modèle pour en faire une version similaire mais légèrement différente.

    Note : Vous devez être un administrateur de site Ocean pour personnaliser les Modèles.

    Créer un nouveau modèle
    • Pour créer un nouveau modèle, connectez-vous au Portail Ocean.
    • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
    • Appuyez sur le bouton "Ajouter un modèle". Cela vous amènera dans l'Éditeur de Modèles.
    • Certains champs sont préremplis avec un libellé standard que vous pouvez modifier légèrement ou remplacer entièrement par votre propre contenu.
    • Une fois satisfait du contenu de votre modèle, appuyez sur "Sauvegarder" au bas de la page pour sauvegarder votre modèle.
    • Vous pouvez également appuyer sur "Sauvegarder et définir comme défaut du site" si vous souhaitez que ce modèle apparaisse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message au patient.

    Note : Pour créer un modèle de lien de réservation unique, consultez Créer des modèles pour les liens de réservation unique

    • Astuce : Vous pouvez facilement déterminer le modèle par défaut de votre site dans le Gestionnaire de Modèles en repérant le modèle étiqueté "Défaut du site".
    Personnaliser un modèle existant
    • Pour personnaliser un modèle existant, connectez-vous au Portail Ocean.
    • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
    • Le Gestionnaire de Modèles affiche tous vos modèles existants. Pour personnaliser un modèle existant, appuyez sur le bouton "Modifier" à côté de celui-ci.
    • Dans l'Éditeur de Modèles, vous pouvez voir le contenu existant de votre modèle et le modifier selon vos besoins.
    • Une fois vos modifications terminées, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" au bas de la page.
    Dupliquer un modèle

    Si vous souhaitez créer un catalogue de modèles pour votre clinique, la fonctionnalité Dupliquer est utile pour construire efficacement vos modèles et apporter de petites modifications au contenu.

    • Pour dupliquer un modèle, connectez-vous au Portail Ocean.
    • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
    • À partir du Gestionnaire de Modèles, appuyez sur le bouton "Dupliquer" à côté du modèle que vous souhaitez dupliquer.
    • Vous serez dirigé vers l'Éditeur de Modèles, qui sera automatiquement rempli avec le contenu du modèle que vous avez choisi de dupliquer.
    • Le modèle est automatiquement nommé "Copie de [nom du modèle original]". Vous pouvez modifier le nom pour refléter les changements apportés au contenu du modèle.
    • Une fois que vous avez terminé de modifier le contenu de votre modèle, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Sauvegarder et définir comme défaut du site" au bas de la page pour sauvegarder votre modèle.

    Paramètres du modèle

    Nom du modèle

    • Le nom du modèle vous permet de reconnaître facilement le contenu du modèle. Il n'est jamais visible par les patients, vous pouvez donc l'utiliser pour décrire l'objectif du modèle pour vous-même et les autres utilisateurs de votre site Ocean.

    Objet

    • La ligne d'objet personnalisable est ce qui apparaîtra dans la boîte de réception courriel des patients lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel utilisant ce modèle.

    Salutation

    • La salutation est la ligne d'ouverture du corps du courriel.

    • Note : Pour créer un modèle de réservation unique, consultez cet article :Créer des modèles pour les liens de réservation unique 

    • Astuce : Le mot-clé @ptPreferredOrFirstName remplira automatiquement le nom du patient tel qu'il apparaît dans votre DMÉ, offrant ainsi une salutation personnalisée automatiquement pour vos patients.

    Corps du courriel

    • Le corps du courriel vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception courriel.

    • Note : Le contenu inclus dans le corps du courriel ne sera pas enregistré dans le dossier du patient.

    Les mots-clés '[weblink]'

    Le mot-clé '[weblink]' indique à quel endroit dans le corps du courriel un hyperlien apparaîtra automatiquement pour que le patient puisse cliquer et accéder à tout contenu sécurisé. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous' ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.

    Le mot-clé '[weblink_french]' peut être utilisé pour afficher la version française de l'hyperlien. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous' ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.

    • Vous pouvez utiliser les mots-clés anglais et français séparément ou ensemble dans vos modèles.
    • Si aucun mot-clé n'est inclus dans le modèle, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise '[weblink]' du mot-clé à la fin du corps du courriel.

    Message sécurisé

    • Choisissez si vous souhaitez inclure un message sécurisé dans ce modèle. Un reçu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier DMÉ du patient avec la date et l'heure.
    • Les messages sécurisés sont accessibles par les patients lorsqu'ils cliquent sur l'hyperlien dans le corps du courriel.
    Contenu du message sécurisé

    Vous pouvez saisir toute information dans cette zone de texte que vous souhaitez sauvegarder comme message sécurisé pour ce modèle. Le contenu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient.

    Permettre au patient de répondre

    Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', le patient pourra fournir une réponse écrite unique au message. Les réponses des patients peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, et vous recevrez une notification par courriel vous informant qu'ils ont répondu.

    Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation des Messages de groupe avec Ocean.

    Permettre au patient de répondre avec une pièce jointe

    Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', l'option permettra au patient de répondre avec une ou plusieurs pièces jointes. Les pièces jointes soumises par le patient peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, ou dans le Portail Ocean.

    Fenêtre de réponse

    Si le paramètre 'Permettre au patient de répondre' ou 'Permettre au patient d'envoyer une pièce jointe' est activée, vous pouvez éventuellement définir une fenêtre de réponse pour limiter le temps dont dispose le patient pour répondre.

    Notifier l'expéditeur lorsque le patient a consulté le message sécurisé

    Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', une notification sera envoyée à l'adresse courriel de l'expéditeur ou aux courriels des délégués cliniques lorsque le patient a consulté le message sécurisé.

    eFormulaires

    • Choisissez si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs eFormulaires à ce modèle.
    Ajouter un eFormulaire

    Ce bouton ouvrira une fenêtre pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean. Une fois le formulaire ajouté, il sera affiché sous le bouton.

    Vous pouvez prévisualiser ou retirer le eFormulaire à l'aide des boutons à droite de son nom.

    Si vous ajoutez plusieurs eFormulaires, la flèche "↑" à gauche vous permet de modifier l'ordre dans lequel les patients complètent les eFormulaires.

    Notifier l'expéditeur lorsque le patient a complété ses formulaires

    Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel de l'expéditeur ou aux courriels des délégués cliniques lorsque le patient a complété tous ses eFormulaires.

    Paramètres avancés

    • Cette section vous permet de personnaliser les paramètres avancés, y compris la durée d'expiration du lien hypertexte dans le corps du courriel, les exigences de vérification d'identité, une URL de redirection et un délai de réponse en retard.
    Date d'expiration

    Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un eFormulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans le courriel.

    Si un eFormulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne pourra plus y accéder. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.

    Vérification d'identité

    Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou aux formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez changer cela pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro DMÉ, un mot de passe d'accès (fourni au patient à l'avance), ou un ID alternatif.

    URL de redirection

    Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il aura complété tout eFormulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' dans le message sécurisé associé (par exemple, dans le cas où il n'a pas de eFormulaires Ocean à compléter).

    Notification de retard

    Recevez une notification par courriel vous informant que le patient n'a pas encore accédé à son message sécurisé en saisissant ici le nombre de jours.

  9. Consultez le Guide des Messages aux Patients

    Consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !

    Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !

Présentation des Messages Patient

Que sont les Messages aux Patients ?

Les Messages aux Patients vous permettent d'envoyer et de recevoir en toute sécurité des messages et des pièces jointes à destination et en provenance des patients, et de les inviter à compléter des formulaires Ocean en ligne à la maison avant leur rendez-vous, sans les risques associés à l'envoi d'informations de santé par courriel. Grâce à l'intégration d'Ocean au DMÉ, les dossiers des patients sont mis à jour de façon transparente, sans numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.

Principaux avantages

  • Facile pour les patients - Grâce à un processus de validation simple et sécurisé, Ocean permet aux patients d'interagir facilement avec leur médecin directement à partir de leur boîte de réception courriel existante — aucun nouveau compte à créer ni mot de passe à retenir.
  • Réduit la saisie de données - En synchronisant automatiquement les informations dans le dossier du patient, les Messages aux Patients aident les cliniques et les cliniciens à réduire les heures de saisie de données, tout en diminuant le risque d'erreurs ou d'informations manquantes.
  • Visites plus efficaces - Le fait que les patients complètent les formulaires Ocean avant ou après leur visite permet aux fournisseurs de soins de santé d'optimiser les visites en personne tout en donnant aux patients le temps de fournir des réponses plus complètes.
  • Personnalisable - Vous pouvez personnaliser chaque partie de votre message (par exemple, le corps du courriel, les exigences de vérification d'identité, les préférences de notification) afin de répondre aux besoins et aux acheminements uniques de votre clinique.

Fonctionnement pour les patients :

1. Le patient reçoit un courriel et clique sur le lien hypertexte

  • Après l'envoi d'un Message au Patient, le patient recevra un courriel contenant le corps du message personnalisé ainsi qu'un lien hypertexte pour accéder au contenu sécurisé.

2. Le patient vérifie son identité

  • En cliquant sur le lien hypertexte, le patient accède à la Messagerie Santé Ocean, où il doit vérifier son identité avant d'accéder à tout message sécurisé, formulaire ou pièce jointe qui lui a été envoyé.
  • Sachant que de nombreux patients accèdent généralement à ce type d'information à partir de leur appareil mobile, la Messagerie Santé a été conçue dès le départ pour offrir une prise en charge complète des appareils de bureau et mobiles.

3. Le patient accède au contenu sécurisé

  • Après avoir effectué l'étape standard de vérification d'identité, la Messagerie Santé présente aux patients deux onglets principaux : l'onglet 'Messages' et l'onglet 'Formulaires'. L'onglet 'Messages' est l'endroit où se déroule toute la correspondance de messagerie entre vous et le patient.
  • L'onglet 'Formulaires' est l'endroit où le patient peut compléter tous les formulaires en attente que vous lui avez envoyés. Les patients peuvent naviguer entre ces deux onglets de façon indépendante pour accéder aux messages sécurisés et/ou compléter les formulaires dans l'ordre de leur choix.

4. Le patient fournit une réponse (si activée)

  • Si vous avez activé la possibilité pour le patient de répondre par un message écrit et/ou une pièce jointe, il peut utiliser la zone de texte et les boutons au bas de la page pour rédiger et envoyer sa réponse.
  • Si vous utilisez un DMÉ intégré, toutes les réponses des patients, les pièces jointes et les formulaires Ocean complétés seront automatiquement importés dans le dossier du patient dans votre DMÉ.

Définir le Nom de l'Expéditeur d'Email que les Patients Recevront

Par défaut, les messages aux patients sembleront être envoyés par "OceanMD", ce qui peut être déroutant pour les patients.

  • Par défaut, les courriels envoyés aux patients de la part d'Ocean utilisent le nom de l'expéditeur "OceanMD". Ceci peut être facilement personnalisé dans le Portail Ocean.
  •  

Personnalisation du nom convivial de l'email

  • Cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
  • À partir de la page des paramètres d'administration, cliquez sur Compte du site
  • Mettez à jour le champ “Nom convivial de l'email” avec le nom désiré.
  • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit.
  • Lorsqu'un patient reçoit maintenant un courriel de votre clinique, le nom de l'expéditeur reflétera ce que vous avez saisi dans ce champ.

Personnalisation de l'adresse email à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (Avancé) :

Si vous souhaitez personnaliser l'adresse email réelle à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (par exemple, remplacer 'no-reply@cognisantmd.com' par 'example@clinic.ca'), vous devez posséder un nom de domaine personnalisé et avoir la capacité de modifier les enregistrements DNS avec le registraire du nom de domaine.

Cela implique d'ajouter des enregistrements DNS pour indiquer que les serveurs de messagerie Ocean sont autorisés à envoyer des courriels pour le compte de votre domaine. Pour plus d'informations, consultez Envoyer des courriels aux patients en utilisant votre propre adresse email.

Lier les comptes DMÉ des Utilisateurs aux comptes Utilisateur Ocean

Les utilisateurs d'Ocean doivent lier leurs comptes d'utilisateur DMÉ et Ocean afin de activer les alertes et suivre l'activité.

Les administrateurs de site Ocean peuvent fournir les instructions suivantes à tous leurs utilisateurs d'Ocean afin de lier leur compte utilisateur Ocean avec leur compte utilisateur DMÉ. Cette étape doit être complétée par chaque utilisateur individuel.

1. Initier un nouveau message au patient à partir d'un dossier de test patient dans votre DMÉ.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR
  • À partir d'un dossier de test patient, sélectionnez 'Email' dans la barre d'outils Ocean ou le formulaire personnalisé.

2. Connectez-vous à votre compte utilisateur Ocean.

  • Après avoir lancé à partir de votre DMÉ, une nouvelle fenêtre de Message Patient s'ouvrira dans votre navigateur internet.

    Votre nom d'utilisateur DMÉ sera affiché en haut de la fenêtre, et vous serez invité à lier votre compte utilisateur DMÉ avec votre compte utilisateur Ocean. Cliquez sur la bannière pour continuer.

  • Vous serez invité à vous connecter à votre compte utilisateur Ocean. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe, puis cliquez sur 'Se connecter'.
  • Après vous être connecté, votre compte utilisateur DMÉ est maintenant lié avec succès à votre compte utilisateur Ocean.
  • Vous pouvez fermer en toute sécurité la fenêtre de Message Patient.

Ajouter un courriel pour recevoir les notifications des messages des patients

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Personnalisez l'endroit où les notifications par courriel doivent être envoyées lorsque qu'un patient a consulté un message sécurisé et/ou complété un formulaire.

  • Par défaut, les alertes sont envoyées à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean de l'expéditeur du message.
  • Si vous souhaitez modifier l'adresse courriel par défaut ou ajouter des adresses courriel supplémentaires pour recevoir des alertes, vous pouvez mettre à jour les "Courriels des délégués cliniques" en suivant les instructions ci-dessous.

  1. Accédez à la page Mon compte

    • La page Mon compte peut être consultée en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit du Portail Ocean. 

  1. Mettez à jour le champ Courriels des délégués cliniques

    • Dans vos Paramètres utilisateur, localisez le champ Courriels des délégués cliniques. Entrez les adresses courriel qui devraient recevoir les notifications des réponses des patients et/ou des complétions de formulaires. Vous pouvez lister plusieurs adresses courriel en les séparant par une virgule.
    • Après avoir terminé vos mises à jour, assurez-vous d'appuyer sur Sauvegarder les modifications dans le coin inférieur droit de la page.

Notifications de messages aux patients pour les utilisateurs supprimés et rappels aux patients

Si un utilisateur qui a envoyé un message à un patient est ultérieurement supprimé de votre Site Ocean, toutes les notifications par courriel liées aux messages qu'il a envoyés avant sa suppression seront dirigées vers l'adresse courriel du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

De même, lorsqu'un rappel est automatiquement envoyé à un patient et génère par la suite des notifications par courriel (par exemple, concernant les complétions de formulaires ou les réponses des patients), toute notification par courriel associée sera toujours envoyée à l'adresse du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

Examinez vos modèles par défaut et les paramètres de modèle

Examinez les modèles préfabriqués d'Ocean utilisés avec la Messagerie Patient ou les Rappels Patient, vous permettant de commencer immédiatement.

Votre site Ocean comprend des modèles préfabriqués, vous permettant de commencer immédiatement avec vos produits de Messagerie & Rappels Patient. Ces modèles par défaut incluent des informations et un libellé que les patients verront lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel de votre clinique.

Vous pouvez choisir d'utiliser ces modèles tels qu'ils apparaissent par défaut, ou vous pouvez les utiliser comme guide de contenu pouvant être personnalisé pour répondre aux besoins de votre clinique.

  1. Ouvrez le Gestionnaire de Modèles dans l'Ocean Portail.

    • Dans le coin supérieur gauche de l'Ocean Portail, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.

      Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour accéder au Gestionnaire de Modèles.

  2. Examinez votre liste de modèles.

    • Le Gestionnaire de Modèles affiche les modèles de votre site Ocean qui peuvent être utilisés avec la Messagerie & Rappels Patient.
    • Vous trouverez deux modèles préfabriqués ("Défaut - Message Sécurisé" et "Défaut - Rappel de Rendez-vous") que vous pouvez utiliser immédiatement - un pour la Messagerie Patient, et un pour les Rappels Automatiques Patient.
    • Appuyez sur "Modifier" à côté de l'un des modèles par défaut pour ouvrir l'Éditeur de Modèles.

  3. Examinez le contenu du modèle par défaut.

    • L'Éditeur de Modèles affiche chaque composant différent de votre modèle, avec une description de la fonctionnalité.
    • Le contenu des modèles préfabriqués peut être utilisé immédiatement, ou vous pouvez l'utiliser comme guide de contenu pour une personnalisation ultérieure.
    • Une fois que vous avez terminé d'examiner le contenu, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Annuler" en bas de la page pour revenir à la zone principale du Gestionnaire de Modèles.

  4. Examinez vos paramètres de modèle globaux.

    • Cliquez sur "Paramètres" dans le coin supérieur droit pour examiner les paramètres qui s'appliquent à tous vos modèles.
    Nom Amical de l'Email et Adresse À partir du
    Montre comment les messages et rappels apparaîtront lorsqu'ils seront reçus par les patients dans leur boîte de réception email.
    Verrouiller le contenu du corps de l'email pour les non-admins
    Réglez ceci sur 'Oui' si vous souhaitez empêcher les utilisateurs sans accès Administrateur de Site de modifier le corps de l'email lors de l'envoi d'un message sécurisé à un patient.
    Notifications en Retard
    Sélectionnez votre comportement préféré pour les alertes de réponses patient en retard et de complétions de formulaires électroniques.
    Aperçu de la Clinique
    Utilisez ce champ pour fournir aux patients des informations générales sur votre clinique. Par exemple : programmes et services, informations de contact, heures d'ouverture, directions de stationnement, etc.
    Les patients peuvent consulter ces informations dans l'Ocean Health Messenger en sélectionnant 'À propos de ma clinique' dans les options de menu.
    Logo de la Clinique
    Par défaut, aucun logo ne sera affiché aux patients dans l'Ocean Health Messenger.
    Pour afficher un logo aux patients dans la zone 'À propos de ma clinique' de l'Ocean Health Messenger, téléchargez-le d'abord dans les paramètres de l'Organisation pour votre Site Ocean, puis sélectionnez 'Utiliser le logo de l'organisation'.

Personnaliser vos modèles (optionnel)

Le Gestionnaire de Modèles vous permet de créer et de sauvegarder des modèles, vous offrant ainsi une collection de messages standards (accompagnés de messages sécurisés et/ou de formulaires) à envoyer aux patients via les Messages aux patients ou les Rappels aux patients.

Les modèles personnalisés sont très utiles si vous envoyez souvent le même message spécifique et/ou un ensemble de formulaires aux patients. De plus, un modèle personnalisé est essentiel si vous utilisez les Rappels aux patients.

En utilisant le Gestionnaire de Modèles, vous pouvez créer de nouveaux modèles à partir de zéro, modifier des modèles existants ou même dupliquer un modèle pour en faire une version similaire mais légèrement différente.

Note : Vous devez être un administrateur de site Ocean pour personnaliser les Modèles.

Créer un nouveau modèle
  • Pour créer un nouveau modèle, connectez-vous au Portail Ocean.
  • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
  • Appuyez sur le bouton "Ajouter un modèle". Cela vous amènera dans l'Éditeur de Modèles.
  • Certains champs sont préremplis avec un libellé standard que vous pouvez modifier légèrement ou remplacer entièrement par votre propre contenu.
  • Une fois satisfait du contenu de votre modèle, appuyez sur "Sauvegarder" au bas de la page pour sauvegarder votre modèle.
  • Vous pouvez également appuyer sur "Sauvegarder et définir comme défaut du site" si vous souhaitez que ce modèle apparaisse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message au patient.

Note : Pour créer un modèle de lien de réservation unique, consultez Créer des modèles pour les liens de réservation unique

  • Astuce : Vous pouvez facilement déterminer le modèle par défaut de votre site dans le Gestionnaire de Modèles en repérant le modèle étiqueté "Défaut du site".
Personnaliser un modèle existant
  • Pour personnaliser un modèle existant, connectez-vous au Portail Ocean.
  • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
  • Le Gestionnaire de Modèles affiche tous vos modèles existants. Pour personnaliser un modèle existant, appuyez sur le bouton "Modifier" à côté de celui-ci.
  • Dans l'Éditeur de Modèles, vous pouvez voir le contenu existant de votre modèle et le modifier selon vos besoins.
  • Une fois vos modifications terminées, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" au bas de la page.
Dupliquer un modèle

Si vous souhaitez créer un catalogue de modèles pour votre clinique, la fonctionnalité Dupliquer est utile pour construire efficacement vos modèles et apporter de petites modifications au contenu.

  • Pour dupliquer un modèle, connectez-vous au Portail Ocean.
  • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
  • À partir du Gestionnaire de Modèles, appuyez sur le bouton "Dupliquer" à côté du modèle que vous souhaitez dupliquer.
  • Vous serez dirigé vers l'Éditeur de Modèles, qui sera automatiquement rempli avec le contenu du modèle que vous avez choisi de dupliquer.
  • Le modèle est automatiquement nommé "Copie de [nom du modèle original]". Vous pouvez modifier le nom pour refléter les changements apportés au contenu du modèle.
  • Une fois que vous avez terminé de modifier le contenu de votre modèle, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Sauvegarder et définir comme défaut du site" au bas de la page pour sauvegarder votre modèle.

Paramètres du modèle

Nom du modèle

  • Le nom du modèle vous permet de reconnaître facilement le contenu du modèle. Il n'est jamais visible par les patients, vous pouvez donc l'utiliser pour décrire l'objectif du modèle pour vous-même et les autres utilisateurs de votre site Ocean.

Objet

  • La ligne d'objet personnalisable est ce qui apparaîtra dans la boîte de réception courriel des patients lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel utilisant ce modèle.

Salutation

  • La salutation est la ligne d'ouverture du corps du courriel.

  • Note : Pour créer un modèle de réservation unique, consultez cet article :Créer des modèles pour les liens de réservation unique 

  • Astuce : Le mot-clé @ptPreferredOrFirstName remplira automatiquement le nom du patient tel qu'il apparaît dans votre DMÉ, offrant ainsi une salutation personnalisée automatiquement pour vos patients.

Corps du courriel

  • Le corps du courriel vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception courriel.

  • Note : Le contenu inclus dans le corps du courriel ne sera pas enregistré dans le dossier du patient.

Les mots-clés '[weblink]'

Le mot-clé '[weblink]' indique à quel endroit dans le corps du courriel un hyperlien apparaîtra automatiquement pour que le patient puisse cliquer et accéder à tout contenu sécurisé. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous' ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.

Le mot-clé '[weblink_french]' peut être utilisé pour afficher la version française de l'hyperlien. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous' ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.

  • Vous pouvez utiliser les mots-clés anglais et français séparément ou ensemble dans vos modèles.
  • Si aucun mot-clé n'est inclus dans le modèle, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise '[weblink]' du mot-clé à la fin du corps du courriel.

Message sécurisé

  • Choisissez si vous souhaitez inclure un message sécurisé dans ce modèle. Un reçu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier DMÉ du patient avec la date et l'heure.
  • Les messages sécurisés sont accessibles par les patients lorsqu'ils cliquent sur l'hyperlien dans le corps du courriel.
Contenu du message sécurisé

Vous pouvez saisir toute information dans cette zone de texte que vous souhaitez sauvegarder comme message sécurisé pour ce modèle. Le contenu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient.

Permettre au patient de répondre

Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', le patient pourra fournir une réponse écrite unique au message. Les réponses des patients peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, et vous recevrez une notification par courriel vous informant qu'ils ont répondu.

Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation des Messages de groupe avec Ocean.

Permettre au patient de répondre avec une pièce jointe

Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', l'option permettra au patient de répondre avec une ou plusieurs pièces jointes. Les pièces jointes soumises par le patient peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, ou dans le Portail Ocean.

Fenêtre de réponse

Si le paramètre 'Permettre au patient de répondre' ou 'Permettre au patient d'envoyer une pièce jointe' est activée, vous pouvez éventuellement définir une fenêtre de réponse pour limiter le temps dont dispose le patient pour répondre.

Notifier l'expéditeur lorsque le patient a consulté le message sécurisé

Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', une notification sera envoyée à l'adresse courriel de l'expéditeur ou aux courriels des délégués cliniques lorsque le patient a consulté le message sécurisé.

eFormulaires

  • Choisissez si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs eFormulaires à ce modèle.
Ajouter un eFormulaire

Ce bouton ouvrira une fenêtre pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean. Une fois le formulaire ajouté, il sera affiché sous le bouton.

Vous pouvez prévisualiser ou retirer le eFormulaire à l'aide des boutons à droite de son nom.

Si vous ajoutez plusieurs eFormulaires, la flèche "↑" à gauche vous permet de modifier l'ordre dans lequel les patients complètent les eFormulaires.

Notifier l'expéditeur lorsque le patient a complété ses formulaires

Lorsque cette option est réglée sur 'Oui', une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel de l'expéditeur ou aux courriels des délégués cliniques lorsque le patient a complété tous ses eFormulaires.

Paramètres avancés

  • Cette section vous permet de personnaliser les paramètres avancés, y compris la durée d'expiration du lien hypertexte dans le corps du courriel, les exigences de vérification d'identité, une URL de redirection et un délai de réponse en retard.
Date d'expiration

Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un eFormulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans le courriel.

Si un eFormulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne pourra plus y accéder. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.

Vérification d'identité

Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou aux formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez changer cela pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro DMÉ, un mot de passe d'accès (fourni au patient à l'avance), ou un ID alternatif.

URL de redirection

Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il aura complété tout eFormulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' dans le message sécurisé associé (par exemple, dans le cas où il n'a pas de eFormulaires Ocean à compléter).

Notification de retard

Recevez une notification par courriel vous informant que le patient n'a pas encore accédé à son message sécurisé en saisissant ici le nombre de jours.

Consultez le Guide des Messages aux Patients

Consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !

Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !