Comment préciser les parties prenantes copiées
- Lorsqu'une consultation ou une orientation est envoyée pour la première fois, le référent peut préciser des parties prenantes supplémentaires à copier sur l’orientation/consultation en utilisant le champ 'Copie de l’orientation et des mises à jour d’état à' au bas de la fenêtre d’orientation.
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- Si une consultation ou une orientation a déjà été envoyée, le référent ou le destinataire de l’orientation peut ajouter ou retirer des parties prenantes copiées en utilisant la même fonctionnalité dans la section 'Général' de l’orientation.
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- Pour ajouter une partie prenante copiée à la consultation/orientation à tout moment du cycle de vie de l’orientation, la partie prenante doit exister en tant que Listes d'annuaires dans l’Ocean Healthmap. Après avoir saisi un mot-clé dans le champ de texte, la ou les Listes d'annuaires correspondantes apparaîtront pour la sélection.
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Comment les parties prenantes copiées sont-elles avisées ?
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Si une partie prenante est copiée lorsque la consultation/l’orientation est envoyée pour la première fois, elle recevra une notification par courriel l’informant avec un message spécifique indiquant qu’elle a été copiée en tant que partie prenante.
Note : La notification par courriel est envoyée à l’'adresse courriel de notification eRequête' indiquée dans la Listes d'annuaires de la partie prenante copiée.
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- Si une partie prenante est copiée après que la consultation/l’orientation a déjà été envoyée, elle recevra une notification par courriel lors de la prochaine mise à jour importante de l’état (ex. : prise de rendez-vous, annulation) l’informant de la mise à jour de l’état.
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- Si vous copiez une partie prenante après que l’orientation a déjà été envoyée et que vous souhaitez l’aviser immédiatement, vous pouvez l’aviser manuellement en lui envoyant un message via la section 'Messagerie' de l’orientation.
Copier des Listes d'annuaires revendiquées vs non revendiquées
Lorsqu’un état change, Ocean détermine comment chaque partie prenante doit être avisée.
Les Listes d'annuaires des parties prenantes qui ont été revendiquées par un site Ocean sont avisées automatiquement par courriel de notification comme décrit ci-dessus.
Les Listes d'annuaires des parties prenantes qui n’ont pas été revendiquées par un site Ocean ne peuvent pas être avisées par courriel Ocean ni recevoir des résultats électroniquement via Ocean. Par conséquent, la consultation/l’orientation et ses informations associées doivent être télécopiées à la liste ou envoyées d’une autre manière.
- Lorsqu’une consultation/orientation avec une Listes d'annuaires non revendiquée est mise à jour par un utilisateur, Ocean informe l’utilisateur qu’une notification manuelle est nécessaire pour la liste. Les utilisateurs peuvent envoyer ces notifications manuelles en cliquant sur 'Imprimer la feuille de notification pour télécopie', imprimer le record d’orientation à télécopier sur papier, puis le télécopier au destinataire.
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- Alternativement, l’utilisateur peut sélectionner une des autres options pour indiquer qu’il avisera la partie prenante par téléphone, qu’elle a déjà été avisée, ou qu’aucune notification n’est nécessaire.
Quand les parties prenantes copiées sont-elles avisées ?
Les parties prenantes copiées électroniquement reçoivent une notification par courriel pour chacun des scénarios suivants :
- Lorsque la nouvelle consultation/orientation est envoyée pour la première fois et qu’elles sont incluses dans le champ 'Copie de l’orientation et des mises à jour d’état à'
- Lorsque la consultation/orientation est Annulée, Refusée ou Resoumis
- Lorsque des Informations sur le rendez-vous sont ajoutées ou modifiées dans l’orientation/consultation
- Lorsque des Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l’orientation/consultation
- Lorsque des Pièces jointes de réservation sont ajoutées ou modifiées dans l’orientation/consultation
- Lorsque l’orientation/consultation est Transférée
Où les parties prenantes copiées sont-elles affichées ?
Les parties prenantes copiées sont affichées dans les sections suivantes :
- La section 'Général' de la consultation/orientation dans Ocean
- La liste des destinataires de messages électroniques dans la section Messagerie de la consultation/orientation (seulement si la Listes d'annuaires a été revendiquée par un site Ocean)
- La Feuille de notification d’orientation, qui aide les sites à aviser d’autres sites hors ligne par télécopie
- Le Record d’orientation
- La Note d’orientation
Comment les parties prenantes copiées accèdent-elles à la consultation/l’orientation ?
- Les parties prenantes copiées sur une consultation/orientation peuvent y accéder en cliquant sur le bouton 'Voir l’eOrientation' dans les notifications par courriel qu’elles reçoivent.
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- Les parties prenantes copiées peuvent également accéder directement à la consultation/orientation dans la section 'Consultations électroniques & Orientations électroniques' de leur site Ocean en utilisant le dossier d’état 'Toutes les reçues'.
Quelles actions une partie prenante copiée peut-elle effectuer dans la consultation/l’orientation ?
Les parties prenantes copiées peuvent :
- Envoyer et recevoir des messages via la section Messagerie
- Ajouter et consulter des Notes publiques dans l’orientation
- Télécharger manuellement une copie PDF du record d’orientation
- Importer l’orientation dans leur DMÉ (si leur site Ocean est intégré à leur DMÉ) en utilisant le Menu d'action
Une partie prenante copiée peut-elle être retirée de la consultation/l’orientation ?
Oui, une partie prenante copiée peut être retirée d’une consultation/orientation à tout moment. Les parties prenantes copiées peuvent être retirées par l’expéditeur de l’orientation, le destinataire de l’orientation ou par la partie prenante copiée elle-même.
- Appuyez sur l’icône de modification dans la section 'Général' de la consultation/orientation.
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- Appuyez sur l’icône rouge 'X' pour retirer la partie prenante copiée, puis appuyez sur l’icône de coche.
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- Un message sera automatiquement ajouté dans la section 'Messagerie' pour informer la partie prenante retirée que son accès à l’orientation a été révoqué.
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- La partie prenante retirée ne pourra plus consulter aucune information sur la santé du patient concernant l’orientation une fois son accès révoqué.