Note for Ontario Users: In Ontario, Ocean eConsults are currently in a limited release. For more information on eConsult in Ontario as part of the Ontario eServices Program, please review the Overview of eConsults in Ontario article.

  1. Configurer des spécialistes avec des comptes Ocean

    Toute personne qui a besoin d'accéder à l'Ocean doit avoir un compte utilisateur Ocean gratuit.

    Veuillez consulter l'article Ajouter un nouvel utilisateur à votre site.
  2. Trouver ou Ajouter Votre Clinique au Réseau eRéférence Ocean

    Si votre clinique n'est pas déjà répertoriée sur l'Ocean Healthmap, vous devrez la créer afin que les expéditeurs d'eConseil et/ou d'eRéférence puissent trouver votre site.

    1. Visitez l'Ocean Healthmap et recherchez votre site.
    2. Si votre site n'existe pas déjà, sélectionnez l'icône du signe plus en bas à gauche de l'écran, saisissez vos informations et sauvegardez la fiche.
    3. Si vous souhaitez trouver une démonstration ou une fiche de test, cliquez sur le commutateur en bas à gauche de l'écran et poursuivez votre recherche.

  3. Revendiquez votre inscription dans l'annuaire pour votre site Ocean

    Une fois que votre site a été créé sur l'Ocean Healthmap, vous devrez le revendiquer afin qu'il soit lié à votre site Ocean.

    Après avoir revendiqué votre site, veuillez nous en informer à l'adresse ocean.tips/support afin que nous puissions valider votre site en tant que clinique légitime pour accepter les données des patients.

    Revendiquer une inscription dans l'annuaire

    • Recherchez votre site dans l'Ocean Healthmap et sélectionnez "Mettre à jour l'inscription...". Si nécessaire, mettez à jour les informations de votre inscription.
    • Ensuite, cliquez sur "Est-ce votre organisation? Revendiquez-la ici." et sauvegardez votre inscription.
    • Une fois que vous avez revendiqué votre inscription, veuillez nous en informer à l'adresse ocean.tips/support afin que nous puissions valider votre site en tant que clinique légitime pour accepter les données des patients.

      Note : Si vous utilisez Ocean dans le cadre d'un programme provincial, votre inscription dans l'annuaire peut être validée par un partenaire d'implémentation de confiance.

    Vous ne trouvez pas votre inscription dans l'annuaire?

    Si vous ne parvenez pas à trouver votre inscription sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez créer une nouvelle inscription directement sur votre site Ocean.

    • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Sur la page des paramètres d'administration, sélectionnez "Inscriptions dans l'annuaire".
    • Créez une nouvelle inscription en cliquant sur le bouton "Ajouter une nouvelle inscription" et en saisissant les détails de votre clinique.
    • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit une fois terminé.
    • Une fois que vous avez revendiqué votre inscription, veuillez nous en informer à l'adresse ocean.tips/support afin que nous puissions valider votre site en tant que clinique légitime pour accepter les données des patients.

      Note : Si vous utilisez Ocean dans le cadre d'un programme provincial, votre inscription dans l'annuaire peut être validée par un partenaire d'implémentation de confiance.

  4. Mise à jour de vos paramètres de répertoire

    Une fois que nous aurons validé votre site, connectez-vous à votre Portail Ocean et accédez à la page des Paramètres d'administration pour vous assurer que votre Répertoire est exact et que vous êtes prêt à accepter des eConseils et/ou des eRéférences.

    Vous pouvez maintenant commencer à recevoir des eConseils et/ou des eRéférences immédiatement.

    1. Confirmez que votre inscription dans l'annuaire a été validée

    2. Confirmez vos coordonnées

      • À partir de la page d'administration, sélectionnez l'option Liste des répertoires pour afficher et gérer les inscriptions de votre site dans l'annuaire.
      • Dans l'inscription, sous le panneau "Coordonnées", examinez et mettez à jour les informations affichées aux fournisseurs envoyant/référant sur la Healthmap Ocean.
      • Des informations détaillées sur chaque paramètre peuvent être trouvées dans cet article de support.
    3. Ajoutez vos "Offres" répertoriées

      • Les 'Offres' sont les services de santé fournis dans cette inscription d'annuaire. Cette liste permet aux référents de trouver votre inscription dans l'annuaire en fonction des services que vous proposez.

        Une liste complète des catégories de services de santé pouvant être offertes peut être trouvée ici.

    4. Ajouter vos "Étiquettes de rendez-vous"

      • Les étiquettes de rendez-vous dans le panneau "Détails du service" auront un impact sur les différents types de rendez-vous qui apparaissent dans le volet de planification des horaires des références entrantes.

        Les étiquettes admissibles incluent : Rendez-vous 1, Rendez-vous 2, Rendez-vous 3, Rendez-vous 4, Rendez-vous 5, Date de la première visite, Date de suivi, Date de consultation, Date chirurgicale et Date de procédure.

      • L'étiquette de rendez-vous détermine quel(s) rendez-vous sont utilisés dans les calculs de temps d'attente. Les étiquettes de rendez-vous suivantes sont associées à un Attente 1, et seront mappées au champ scheduledAppointment dans les analyses de votre site :

        • Rendez-vous
        • Rendez-vous 1
        • Date de la première visite
        • Date de consultation
      • Ces étiquettes de rendez-vous sont associées à un Attente 2, et seront mappées au champ scheduledAppointment2 dans les analyses :

        • Date de chirurgie
        • Date de procédure
      • Par exemple, un cabinet chirurgical pourrait utiliser l'étiquette Date de consultation pour leur Attente 1, et l'étiquette Date chirurgicale pour leur Attente 2.
      • Note : Vous ne pouvez avoir qu'une seule étiquette de rendez-vous associée à l'Attente 1, et une seule associée à un Attente 2.

        En d'autres termes : seule une étiquette de rendez-vous de type "Attente 1" ou "Attente 2" peut être configurée dans un annuaire pour être utilisée dans toutes les références afin de mapper les informations de rendez-vous dans les analyses 'scheduledAppointment' et 'scheduledAppointment2'. Lors de la réalisation des calculs de temps d'attente, Ocean utilisera la première étiquette de rendez-vous appropriée de type "Attente 1" ou "Attente 2" parmi la série d'étiquettes de rendez-vous configurées dans l'annuaire.

    5. Choisissez votre "Moyen de rendez-vous par défaut"

      • Indiquez le moyen de rendez-vous par défaut pour les nouvelles références envoyées à cette liste. Cela remplira automatiquement le champ 'Moyen' dans le volet 'Planification des horaires' pour chaque référence.
      • Par exemple, si la plupart de vos rendez-vous de référence ont lieu virtuellement, vous pouvez choisir de définir cela sur 'Téléphone' ou 'Visite vidéo'.
    6. Choisissez votre "Formulaire de référence"

      • Utilisez les formulaires disponibles dans la Bibliothèque Ocean ou créez le vôtre, puis choisissez votre formulaire dans le panneau "Détails du service".

      • Note : Les composantes 'Information du patient' et 'Fournisseur de référence' de l'eRéférence sont toujours capturées par Ocean, quel que soit le formulaire de référence choisi.

        Vous pouvez personnaliser votre formulaire de référence pour inclure toute que vous souhaitez voir apparaître dans la référence.

    7. Ajoutez votre inscription à l'Intake central (si applicable)

      • Les Intakes centraux acceptent et trient les eConseils et/ou les eRéférences en fonction de la région et du parcours.

        En ajoutant un Intake central à votre inscription dans le panneau "Détails du service", les conseils et/ou les références envoyés à votre inscription seront acheminés vers l'Intake central.

    8. Postulez auprès de l'Autorité régionale (si applicable)

      • Si vous participez à un programme provincial, il se peut que vous soyez invité à postuler auprès d'une Autorité régionale.
      • Vous pouvez postuler en cliquant sur 'Postuler auprès de l'Autorité régionale'.
      • Vous serez invité à entrer le nombre de cliniciens autorisés à recevoir des eRéférences et/ou des eConseils au Directory Listing. Pour plus d'informations sur cette invite, veuillez consulter cet article.
      • Vous serez ensuite invité à sélectionner l'Autorité régionale à laquelle vous souhaitez postuler.
      • Après avoir sélectionné une Autorité régionale, l'Accord de licence de l'Autorité régionale respective apparaîtra pour que vous puissiez le consulter.
      • Après avoir examiné l'accord et cliqué sur 'J'accepte', votre candidature sera envoyée au site de l'Autorité régionale pour examen, et vous serez informé par courriel lorsque la candidature sera approuvée.
    9. Définir vos "Politiques d'eRéférence"

      • Si vous êtes prêt à commencer à recevoir des eRéférences, activez la case à cocher Accepter les eRéférences.
      • Choisissez si vous souhaitez diviser les références entrantes avec plusieurs services en références distinctes.
      • Sélectionnez si vous souhaitez obliger les fournisseurs de référence à se connecter à un compte utilisateur Ocean avant de soumettre la consultation et/ou la référence (permettant ainsi des échanges de messages avec le fournisseur de référence).
      • Obligez le fournisseur de référence à être un Médecin de famille, un Spécialiste ou une Infirmière praticienne, en fonction du rôle de l'utilisateur dans son compte utilisateur Ocean.
      • Mettez à jour votre 'Politique de transfert manuel' pour déterminer quel intervenant en référence doit assumer les responsabilités de communication pour les références qui sont transmises à des destinataires hors ligne (par exemple, via télécopieur).
    10. Définir les offres de services de santé pour accepter des consultations directes et/ou des références en dehors des Centres d'admission centralisés (si applicable)

      • Certains sites qui reçoivent des eConseils et/ou des eRéférences par le biais d'un Centre d'admission centralisé peuvent également souhaiter recevoir des eConseils et/ou des eRéférences directs pour d'autres services.
      • Si vous souhaitez configurer des eConseils et/ou des eRéférences directs pour des offres de services spécifiques, cliquez sur l'offre dans la section "Détails du service", et précisez votre formulaire personnalisé dans cette offre de service.
      • Les consultations et/ou les références envoyées à votre liste avec ce service demandé arriveront directement sur votre site, plutôt que d'être d'abord acheminées vers le site d'admission centralisé.
    11. Sauvegarder vos modifications

      Une fois que vous avez terminé de mettre à jour vos paramètres de l'Annuaire, appuyez sur le bouton 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit.

  5. Mise à jour de la configuration du Spécialiste eConseil et eRéférence

    Une fois que vous avez revendiqué une annonce répertoriée dans votre site et configuré les détails de l'annonce répertoriée, la prochaine étape consiste à configurer les fonctionnalités au niveau du site associées à la réception de consultations et/ou de références.

    1. Indiquez que votre site Ocean reçoit des références

      • Sélectionnez le bouton Paramètres en haut à droite de la page.
      • Note : Le bouton 'Paramètres' n'est visible que par les utilisateurs administrateurs du site.
      • Sous la section "Bienvenue dans les eRéférences Ocean !", assurez-vous que la sélection appropriée est faite pour la façon dont votre site utilise les eConseils et/ou les eRéférences ('Réception de références' ou 'Envoi et réception de références').

        Cette sélection contrôle la capacité d'accéder aux options de configuration à l'étape 2 qui ne sont pertinentes que pour les sites Ocean qui reçoivent des références.

    2. Configurer les références

    Réception de références

    Fiduciaires/Gardiens
    Indiquez si votre site Ocean est un Fiduciaire/Gardien.
    Courriels de notification par défaut pour les références entrantes
    Définissez vos adresses courriel par défaut pour les notifications concernant les eConseils et/ou les eRéférences entrants. Pour plus de détails sur les notifications par courriel pour les spécialistes, consultez cet article : Configurer les notifications par courriel pour les spécialistes.
    Envoyer des notifications par courriel aux patients
    Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean envoie automatiquement des notifications par courriel aux patients concernant les mises à jour de statut pour leurs références envoyées à votre site. La liste des notifications par courriel que les patients recevront peut être trouvée dans cet article : Quelles notifications par courriel les patients recevront-ils concernant leurs eRéférences?
    Utiliser l'adresse courriel du patient Ocean pour les intégrations*
    Lorsque défini sur 'Oui', Ocean enverra des notifications par courriel aux patients à l'adresse courriel soumise avec l'eRéférence/eConseil. C'est la configuration recommandée.
    Lorsque défini sur 'Non', Ocean enverra des notifications par courriel aux patients à l'adresse courriel incluse dans la charge FHIR.
    *Ce paramètre n'est disponible que pour les sites Ocean qui ont activé une intégration de référence dans la section 'Admin -> Intégrations' du Portail Ocean.
    Créer des dossiers pour les nouveaux patients
    Lorsque défini sur 'Oui', cela permet à Ocean de créer de nouveaux dossiers de patients dans votre DMÉ lorsqu'une référence est acceptée et qu'aucun dossier DMÉ existant n'est trouvé.
    Type de fichier pour les dossiers/références
    Choisissez le format de fichier que vous souhaitez qu'Ocean utilise pour télécharger vos dossiers et notes. Plus de détails peuvent être trouvés dans cet article : Puis-je changer le format de fichier pour les dossiers et notes téléchargés?
    Fermer automatiquement les références
    Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean marque automatiquement les références réservées comme terminées, un nombre spécifié de jours après la date du rendez-vous. Plus de détails peuvent être trouvés dans cet article : Ocean peut-il marquer automatiquement les références réservées comme fermées sur mon site?

    Gestion des eConseils

    Afficher les dossiers d'eConseils
    Si votre site utilise des eConseils, assurez-vous que l'affichage des dossiers de statut d'eConseils est défini sur 'Oui'.

    Options d'heure de rendez-vous

    Système d'heure
    Indiquez si Ocean doit afficher les heures en utilisant un format d'horloge de 12 heures ou de 24 heures, ou les deux.
    Intervalle de temps
    Sélectionnez les incréments de temps qui sont sélectionnables dans la zone de planification d'une référence.
    Plage horaire
    Indiquez les heures réservables de la journée.
    Aperçu des options d'heure de rendez-vous
    Ouvrez ce menu déroulant pour voir les options qui seront disponibles en fonction de vos paramètres actuels.
    Plus d'informations concernant ces paramètres peuvent être consultées dans l'article de support suivant : Puis-je configurer les options de réservation d'heure qui apparaissent dans le volet de planification des eRéférences?

    Une fois satisfait de vos choix de configuration, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de la page.

  6. Configurer les notifications par courriel pour le Spécialiste

    Configurez les adresses électroniques qui recevront les notifications par courriel pour les nouveaux eConseils et/ou les nouvelles eRéférences ou les mises à jour de ces derniers.

    Cet article décrit les endroits où vous pouvez configurer vos adresses électroniques pour les notifications des eConseils et/ou des eRéférences lorsque vous recevez des eConseils et/ou des eRéférences. Pour en savoir plus sur les règles/logiques qu'Ocean utilise pour déterminer à quelle adresse électronique envoyer les notifications des eConseils et/ou des eRéférences, veuillez consulter "Où les courriels de notification d'eRéférence sont-ils envoyés?".

    • Courriels généraux du site : Configuration des références

      • Les Courriels de notification des références entrantes par défaut peuvent être configurés dans la page "Configuration des références" dans les Paramètres des références dans le Portail Ocean. Ce seront les adresses e-mail par défaut qu'Ocean utilise pour envoyer des notifications concernant les nouvelles consultations et/ou références reçues par le site, ou des notifications pour les mises à jour apportées aux consultations et/ou références reçues par le site.
      • Vous pouvez accéder à cette section en vous connectant au Portail Ocean, en naviguant dans le Menu jusqu'à la page eRéférences, en sélectionnant "Paramètres" en haut à droite, en vous assurant que votre site est défini comme Réception de références et en choisissant ensuite le bouton "Configurer les références".
      • À partir de là, vous pouvez indiquer quelle(s) adresse(s) e-mail recevra(ont) les notifications des consultations et/ou références entrantes.
      • Assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.
    • Courriels spécifiques à la liste : Annonces répertoire

      • Une adresse e-mail peut être configurée dans la section "Annonces répertoire" dans la page Paramètres Admin dans le Portail Ocean. Le Courriel de notification de référence peut être défini dans la section Avancé de l'annonce. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou références envoyées à cette annonce spécifique seront dirigées vers cet e-mail, remplaçant ainsi le courriel de notification défini au niveau général du site.
      • Vous pouvez choisir d'utiliser le Défaut du site ici, en cliquant sur le bouton "Utiliser le défaut du site" à droite du champ. Dans ce cas, si le courriel de notification des consultations et/ou références du site est mis à jour ultérieurement, le courriel de l'annonce se mettra automatiquement à jour pour correspondre.
      • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.
    • Courriels spécifiques à l'offre : Répertoires

      • Une adresse courriel peut être configurée dans les Offres étiquetées sur la liste, dans la section "Directory Listing" dans la page des Paramètres Administratifs dans l'Ocean Portail. Le Courriel de Notification peut être défini sous les Offres dans la section Détails du Service de la liste. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou les références envoyées à cette liste spécifique, pour cette offre de service de santé spécifique, seront dirigées vers ce courriel, remplaçant le courriel de notification défini au niveau de la liste et au niveau du site.
      • Vous pouvez utiliser soit le Défaut du Site, soit le Défaut de la Liste ici, en cliquant sur les boutons "Utiliser le Défaut du Site" ou "Utiliser le Défaut de la Liste" sous le champ. Ensuite, si le courriel du site ou de la liste est mis à jour ultérieurement, le courriel de l'offre se mettra automatiquement à jour pour correspondre.
      • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.
  7. Création de réponses préenregistrées pour les réservations et les messages*

    Vous pouvez choisir de configurer des messages prédéfinis qui peuvent être envoyés au patient avant son rendez-vous et/ou qui peuvent être envoyés au prescripteur/expéditeur.

    Il s'agit d'une partie facultative de la configuration des eConseils et/ou des eRéférences.

    • Lors du traitement et de la gestion des eConseils et/ou des eRéférences entrants, les destinataires de la référence ont la possibilité d'ajouter des commentaires de réservation prédéfinis ou d'envoyer un message prédéfini. Ces réponses prédéfinies peuvent être envoyées aux patients en utilisant un commentaire de réservation, ou peuvent être envoyées en tant que message au prescripteur d'origine.
    Commentaires de réservation prédéfinis Messages prédéfinis au destinataire
    • Connectez-vous au Portail Ocean.
    • Accédez à la page des Paramètres Administratifs et cliquez sur Réponses prédéfinies.
    • À partir de l'écran des Réponses prédéfinies, sélectionnez le bouton "Nouvelle réponse prédéfinie" sous la section "Réponses prédéfinies pour les commentaires de réservation"
    • Donnez un titre à votre réponse et ajoutez le texte souhaité dans le champ de texte.

      Note : Un exemple de commentaire de réservation prédéfini pourrait être les vêtements appropriés qu'un patient devrait apporter à un rendez-vous.
    • Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer vos commentaires prédéfinis.
    • La prochaine fois que vous traiterez une consultation ou une référence, vous pourrez sélectionner l'une de vos réponses prédéfinies en utilisant l'icône de bulle de dialogue dans la section "Planification des horaires" de la référence.
    • Note : Les commentaires de réservation prédéfinis ne sont sélectionnables que dans la zone 'Planification' de la référence.

    Comment cela apparaît-il pour le patient ?

    • Lorsque l'email de notification de rendez-vous est envoyé au patient, le commentaire de réservation est inclus en bas de l'email.
  8. Configurer des rappels de rendez-vous de recommandation automatisés*

    Si vous êtes un site receveur qui accepte les eRéférences, vous voudrez peut-être activer la fonctionnalité de Rappels de Rendez-vous eRéférence sur votre site.

    Les sites Ocean qui reçoivent des eRéférences peuvent envoyer des rappels de rendez-vous automatisés aux patients concernant leurs rendez-vous à venir.

    Note : Il s'agit d'une étape facultative dans la configuration de votre site Ocean pour recevoir des eRéférences.

    Cet article explique la configuration requise pour envoyer des rappels aux patients basés sur les informations de rendez-vous réservé stockées dans vos eRéférences Ocean.

    Alternativement, si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ (par exemple, PS Suite, Med Access, Accuro, OSCAR Pro), Ocean peut utiliser votre horaire de DMÉ comme source d'informations pour les rappels de rendez-vous. Veuillez consulter le Guide de Configuration des Rappels aux Patients pour des instructions détaillées sur cette option de configuration alternative.

    Prérequis

    Configuration du Site Ocean

    • Après vous être connecté au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' et cliquez sur 'Rappels aux Patients'.
    • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' en haut à droite.
    • Cliquez sur le bouton 'Modifier la Configuration' pour modifier les paramètres de rappel universels pour votre site Ocean.
    • Définissez la 'Source de Rendez-vous' sur 'eRéférences'.
    • Définissez l'heure de 'Exécution Quotidienne' à votre heure préférée de la journée. Ocean commencera à traiter les rappels à l'heure sélectionnée.
    • Cliquez sur 'Sauvegarder'.

      Note : Les Rappels par Message Texte ne sont pas actuellement disponibles lorsque la 'Source de Rendez-vous' est définie sur 'eRéférences'.

    Création de Règle de Rappel

    Une fois la configuration ci-dessus terminée, vous pouvez créer votre (vos) Règle(s) de Rappel. Les Règles de Rappel vous permettent de définir à quelle distance avant un rendez-vous un rappel doit être envoyé.

    Vous pouvez créer un nombre illimité de Règles de Rappel pour envoyer plusieurs notifications par courriel au patient avant son rendez-vous. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour envoyer 1 mois avant le rendez-vous, une deuxième règle pour envoyer 1 semaine avant le rendez-vous, puis une autre règle pour envoyer la veille du rendez-vous.

    • À partir de la zone Paramètres de Rappels aux Patients, cliquez sur 'Ajouter une Règle de Rappel'.
    • Entrez un 'Nom de la Règle'. Ce nom n'est jamais visible par les patients. Il est recommandé de fournir un nom reconnaissable ou descriptif pour votre règle.
    • Précisez le nombre de jours avant le rendez-vous auquel le rappel doit être envoyé.
    • Activez éventuellement la case à cocher pour inclure un fichier iCal dans le courriel de rappel.
    • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour sauvegarder votre Règle de Rappel dans son état actuel. Pour les règles toutes nouvelles, cela sauvegarde la règle dans un état désactivé.

      Alternativement, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder et Activer la Règle' pour sauvegarder votre Règle de Rappel dans un état activé.

    • Vos Règles de Rappel apparaîtront sur la page principale des Paramètres de Rappels aux Patients, où vous pouvez désactiver, activer, modifier les existantes et créer de nouvelles règles.

      Les règles existantes peuvent être supprimées en modifiant la règle puis en cliquant sur le bouton 'Supprimer la Règle'

    C'est tout! Au moment de la journée spécifié dans la configuration de rappel de votre Site Ocean, Ocean Cloud Connect enverra des courriels de rappel de rendez-vous aux patients ayant des références réservées répondant aux critères de règle de rappel activés et ayant consenti aux notifications par courriel.

    • Le courriel de rappel de rendez-vous contient les mêmes informations que celles fournies au patient dans le courriel de réservation initial, y compris les commentaires de réservation, les pièces jointes et la possibilité de confirmer le rendez-vous (si ce n'a pas déjà été fait).
  9. Prise en charge de l'analyse dans les eConseils et/ou les eFormulaires d'eRéférence*

    La plateforme Ocean eRéférence fournit automatiquement certaines analyses pour aider à comprendre les modèles de consultation et/ou de référence, les taux de refus, les temps d'attente, etc. Si vous souhaitez configurer votre formulaire pour ajouter des valeurs analytiques supplémentaires, c'est le moment idéal pour le faire.

    Ceci est une partie facultative de la configuration des eConseils et/ou des eRéférences.

    La plateforme Ocean eRéférence dé-identifie automatiquement les données pour vous fournir une compréhension des modèles de consultation et/ou de référence, des taux de refus, des temps d'attente, etc. Vous pouvez exporter ces données à tout moment depuis la section "Rapports" de la page Paramètres Admin dans le Ocean Portail. Pour plus de détails sur l'exportation des analyses, veuillez consulter "Accès aux analyses eRéférence".

    Les trois types d'analyses de référence suivants sont disponibles pour les utilisateurs :

    Analyses de base : Ces analyses sont toujours capturées par défaut par la Plateforme Ocean, et sont disponibles pour toutes les demandes électroniques (eRéférence et eConseil) sans personnalisation du formulaire de référence. Une liste des analyses de base peut être trouvée ci-dessous.

    Analyses personnalisées (ax_) : Il s'agit d'une bibliothèque d'analyses personnalisées pré-définies pour aider à garantir la cohérence des données à travers les formulaires de référence. Ces analyses peuvent être définies manuellement dans le formulaire de référence, et sont toujours automatiquement incluses dans le fichier d'exportation des analyses par défaut. Une liste complète des analyses 'ax_' peut être trouvée ci-dessous.

    Analyses personnalisées (fx_) : Ce sont des analyses personnalisées que vous pouvez créer et définir dans le formulaire de référence, et ne sont accessibles qu'en créant un modèle d'exportation personnalisé.

    Note : Un dictionnaire de données complet est disponible en téléchargement dans l'article de support Accès aux analyses eRéférence.

    Analyses de base

    L'ensemble de base d'analyses capturées dans l'enregistrement dé-identifié est présenté dans le tableau ci-dessous.

    En-tête de colonne Nom convivial de l'utilisateur Description
    referralRef Référence Le numéro de référence unique pour la référence dans Ocean.
    referralCreationDate Date d'envoi La date à laquelle la référence a été envoyée OU réenvoyée par le fournisseur de référence. Cette valeur peut être la date de référence antérieure saisie sur une demande entrante (par télécopieur). Elle est utilisée comme point de référence de départ pour les calculs de temps d'attente.
    referralInitialCreationDate Date d'envoi initiale La date initiale d'envoi de la référence d'un point de vue clinique. Cette valeur peut être la date de référence antérieure saisie sur une demande entrante (par télécopieur). Contrairement à la Date d'envoi, cette valeur ne change pas avec les réenvois.
    oceanCreationDate Date de création de la référence la date à laquelle la référence a été créée dans Ocean. Pourrait être la date à laquelle elle a été envoyée dans Ocean depuis la carte de santé, ou la date à laquelle elle a été transcrite à partir d'un fax.


    modificationDate Date de dernière modification La date/heure à laquelle la référence a été la plus récemment mise à jour (au format ISO 8601).
    masterReferral Marqueur de référence source pour les références enfants Le statut de la référence en tant qu'enregistrement principal ou enregistrement enfant. Marqué comme "TRUE" si la référence est un enregistrement principal (c'est-à-dire qu'elle a été divisée en plusieurs références enfants), "FALSE" sinon.
    patientId Identifiant du patient Le numéro de référence unique pour le patient dans Ocean. Si le numéro de carte santé du patient est omis lors de l'envoi de la référence, l'identifiant du patient ne sera pas généré.
    siteNum Numéro de site du propriétaire Le numéro de site Ocean du site qui gère actuellement la référence en tant que fournisseur de soins traitant.
    regionalAuthoritySiteNum Numéro de site de l'autorité régionale principale Le numéro de site Ocean de l'autorité régionale initiale (AR) sous laquelle la référence est enregistrée (si elle est envoyée à une liste sous une autorité régionale).
    initialHealthService Service de santé initial Le service de santé spécifié au moment de l'envoi de la référence (ex. Orthopédie)
    currentHealthService Service de santé actuellement assigné Le service de santé sur la référence qui est actuellement assigné (ce qui peut différer de InitialHealthService si quelqu'un réassigne manuellement le service de santé par exemple lors du triage, ou si la référence est divisée à partir d'une référence principale)
    claimedWaitTimeDaysLow Temps d'attente revendiqué 1 - Estimation basse La limite inférieure de la plage de temps d'attente revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 7, si 1-2 semaines). Ce sera l'attente 1 pour les références avec plusieurs services de santé.
    claimedWaitTimeDaysHigh Temps d'attente revendiqué 1 - Estimation haute La limite supérieure de la plage de temps d'attente revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 14, si 1-2 semaines). Ce sera l'attente 1 pour les références avec plusieurs services de santé.
    claimedWaitTime2DaysLow Temps d'attente revendiqué 2 - Estimation basse La limite inférieure de la plage de temps d'attente 2 revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 7, si 1-2 semaines).
    claimedWaitTime2DaysHigh Temps d'attente revendiqué 2 - Estimation haute La limite supérieure de la plage de temps d'attente 2 revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 14, si 1-2 semaines).
    wait1Days Jours d'attente 1 Tel que défini par le standard "Attente 1", il s'agit du nombre de jours calculé entre la date de création de la référence et la date du premier rendez-vous (Rendez-vous planifié).
    wait1aDays Jours d'attente 1a Tel que défini par le standard "Attente 1a", il s'agit du nombre de jours calculé entre la date de création de la référence et la date de l'évaluation initiale. Les "Jours d'attente 1a DARC" sont également soustraits de ce calcul.
    wait1bDays Jours d'attente 1b Tel que défini par le standard "Attente 1b", il s'agit du nombre de jours calculé entre la date de l'évaluation initiale et la date de la consultation initiale (rendez-vous planifié). Si une date de Décision de Consultation existe, Ocean utilisera cette valeur, au lieu de la date de l'évaluation initiale, pour le calcul de l'Attente 1b. Les "Jours d'attente 1b DARC" sont également soustraits de ce calcul.
    wait2Days Jours d'attente 2 Tel que défini par le standard "Attente 2", il s'agit du nombre de jours calculé entre le premier rendez-vous planifié et la deuxième date de rendez-vous (Rendez-vous planifié 2). Si une date "ax_decisionToTreat" existe, Ocean utilisera cette valeur, au lieu de la première date de rendez-vous planifié, pour le calcul de l'Attente 2. Les "Jours d'attente 2 DARC" sont soustraits de ce calcul.
    darcWait1aDays Jours DARC Impactant l'Attente 1a Nombre de jours affectant la préparation à la consultation. Ajouté à l'interface utilisateur de la référence dans la liste déroulante "Notes".
    darcWait1bDays Jours DARC impactant l'attente 1b Nombre de jours affectant la disponibilité pour la consultation. Ajouté à l'interface de référence dans la liste déroulante "Notes".
    darcReason Raison DARC Raison des jours affectant la disponibilité pour la consultation.
    dartWait2Days Jours DART impactant l'attente 2 Nombre de jours affectant la disponibilité pour le traitement. Ajouté à l'interface de référence dans la liste déroulante "Notes".
    dartReason Raison DART Raison des jours affectant la disponibilité pour le traitement.
    srcSiteNum Numéro du site source Le numéro du site Ocean à partir duquel la référence a été initialement envoyée. Ce champ peut être vide si la référence n'a pas été envoyée via un site Ocean, par exemple via un fax.
    srcSiteName Nom du site source Le nom du site source de la référence.
    referredByUserName Nom d'utilisateur de l'utilisateur envoyant la référence Le nom d'utilisateur représentant l'utilisateur Ocean actuel envoyant l'eRéférence (qui peut représenter un utilisateur administratif délégué, par opposition à être la même personne que le prescripteur).
    referredByUserFullName Nom complet de l'utilisateur envoyant la référence Le nom complet de l'utilisateur Ocean actuel envoyant l'eRéférence (qui peut représenter un utilisateur administratif délégué, par opposition à être la même personne que le prescripteur).
    authorizingClinicianName Nom du clinicien autorisant Le nom du clinicien (généralement un médecin) qui a autorisé une infirmière praticienne, un médecin adjoint ou un autre clinicien à envoyer une eRéférence, lorsque cette autorisation est requise.
    delegateClinicianType Rôle de l'utilisateur délégué Le rôle de l'utilisateur délégué, qui a envoyé la référence au nom du fournisseur (par ex. médecin adjoint). Sera vide si la référence n'a PAS été envoyée par un délégué.
    referredByAnonymousEmrUser Référencé par un utilisateur DMÉ authentifié (non lié au compte Ocean) Un indicateur indiquant qu'un utilisateur prescripteur était connecté à son DMÉ mais pas à son compte utilisateur Ocean.
    referrerUserName Nom d'utilisateur du prescripteur Le nom d'utilisateur Ocean représentant le clinicien prescripteur, si un compte Ocean a été utilisé pour envoyer la référence.
    referrerName Nom du prescripteur Nom du prescripteur
    typeDeClinicienDeRéférence Rôle de l'utilisateur de l'expéditeur Le rôle de l'utilisateur de l'expéditeur. L'un des éléments suivants : "Professionnel paramédical", "Médecin de famille", "Étudiant en médecine", "AMO / Secrétaire", "Infirmière", "Infirmière praticienne", "Résident", "Spécialiste" ou "Autre".
    urgenceDeLExpéditeur Assignation d'urgence de l'expéditeur L'urgence de la référence, telle qu'assignée par l'expéditeur.
    nomDuDestinataireInitial Nom de la liste du destinataire initial Le nom de la cible de référence initiale sur la référence (c'est-à-dire l'admission centrale). Cela reste le même, même après que la référence ait été transférée de l'admission centrale à un spécialiste, par exemple.
    référenceDeLaCibleDeRéférenceInitiale Référence de la liste du destinataire initial Capture l'identifiant de référence unique de la cible de référence à laquelle la référence a été initialement envoyée. Restera inchangé, même si le nom de la liste est mis à jour (destinataireInitial).
    nomDeLOrganisationInitiale Nom de l'organisation du destinataire initial Capture le nom de l'organisation à laquelle la référence a été initialement envoyée, SI une organisation a été appliquée à la liste.
    nomDuDestinataire Nom de la liste du destinataire Le nom de la cible de référence actuelle sur la référence (cela peut changer si la référence est transférée de l'admission centrale à un spécialiste, par exemple).
    référenceDeLaCibleDeRéférence Référence de la liste du responsable Identifiant unique du site recevant la référence
    nomDeLOrganisationDuDestinataire Nom de l'organisation du destinataire Le nom de l'organisation liée à la liste vers laquelle la référence est dirigée.
    prénomDuClinicienDuDestinataire Prénom(s) du clinicien destinataire Prénom du clinicien recevant la référence.
    nomDeFamilleDuClinicienDuDestinataire Nom de famille du clinicien destinataire Nom de famille du clinicien recevant la référence.
    idProfessionnelDuClinicienDuDestinataire Identifiant professionnel du clinicien destinataire Identifiant professionnel du clinicien recevant la référence.
    numéroDeFaxDuDestinataireUtilisé Numéro de fax du destinataire utilisé Le numéro de fax utilisé pour traiter manuellement une référence. Si ce champ contient un numéro ou la valeur "inconnu", il a été transmis manuellement à une liste ("inconnu" est un espace réservé pour les listes sans numéro de fax).
    Ville du destinataire Ville du destinataire La ville du destinataire.
    Province du destinataire Province du destinataire La province du destinataire.
    Code postal du destinataire Code postal du destinataire Le code postal du destinataire.
    Priorité du destinataire Priorité du destinataire L'urgence indiquée par le destinataire via le formulaire d'examen (en particulier l'élément avec la référence "priorité"). L'urgence est associée à des niveaux de priorité limités à P1, P2, P3, P4, P4F, P5.
    Résultat de l'eConseil Résultat de l'eConseil Le statut/résultat de l'eConseil. Peut être l'une des valeurs suivantes :
    "eRéférence", "En attente" et "Terminé"
    "eRéférence" est le cas où la référence a été traitée comme un eConseil, mais a ensuite été poursuivie comme une référence. "En attente" représente un eConseil en cours, et "Terminé" représente une référence marquée comme terminée en tant qu'eConseil.
    Date du résultat de l'eConseil Date du résultat de l'eConseil La date du résultat de l'eConseil. Par exemple, la date à laquelle la référence a été marquée comme terminée en tant qu'eConseil. Ou la date à laquelle il a été décidé que l'eConseil devait se poursuivre en tant qu'eRéférence. Remarque : cette valeur sera vide lorsque le résultat de l'eConseil est "En attente".
    Date d'acceptation de l'eConseil Date d'acceptation de l'eConseil La date/heure à laquelle la référence est acceptée en tant qu'eConseil. Cela peut se produire au moment de l'envoi du premier message d'eConseil sur la référence. Ou un administrateur/délégué peut accepter la référence en tant qu'eConseil, et demander au spécialiste/fournisseur d'y répondre ultérieurement.
    Date du premier message de l'eConseil Date du premier message de l'eConseil La date/heure du premier message d'eConseil sur une référence.
    Nombre de messages de l'eConseil Nombre de messages de l'eConseil Le nombre de messages marqués comme "eConseil" sur la référence, avec un temps facturable qui leur est associé.
    Raison de passage de l'eConseil à l'eRéférence Raison du passage de l'eConseil à l'eRéférence La raison pour laquelle le fournisseur référent choisit de "Poursuivre en tant qu'eRéférence" après avoir reçu un message d'eConseil. Peut être l'une des trois raisons standard : PRÉFÉRENCE_DU_FOURNISSEUR, PRÉFÉRENCE_DU_PATIENT ou AUTRE.
    Dernier eConseil envoyé par Nom au complet de l'utilisateur envoyant la dernière réponse d'eConseil Le nom complet de l'utilisateur ayant envoyé le dernier message d'eConseil.
    envoyéAuTestListing Envoyé au Test Listing Indicateur pour savoir si la référence a été envoyée à un test listing, ou étiquetée manuellement comme une référence de test en utilisant le Menu d'action. Utilisé pour exclure la référence des analyses.
    âgeDuPatient Âge du Patient L'âge du patient en années, arrondi à la baisse
    sexeDuPatient Sexe du Patient Le sexe du patient, peut être modifié dans le formulaire
    villeDuPatient Ville du Patient La ville de résidence du patient.
    provinceDuPatient Province du Patient La province de résidence du patient.
    codePostalDuPatient3PremiersCaractères Code Postal du Patient (3 Premiers Caractères) Les 3 premiers caractères du code postal du patient.
    distanceDuPatientKm Distance du Patient (km) La distance, en km, entre le domicile du patient et la cible de la référence.
    étatDeLaRéférence État Le statut primaire de base de la référence, tel que "INITIAL", "ACCEPTÉ", "RÉSERVÉ", "COMPLÉTÉ", "ANNULÉ" ou "REFUSÉ".
    rendezVousPlanifié Rendez-vous pour Attente 1 La date/heure fixée pour le rendez-vous Attente 1 (c'est-à-dire, la date du rendez-vous en utilisant l'étiquette de rendez-vous "Attente 1" pertinente telle que configurée dans le Directory Listing).
    moyenDuRendezVous1 Moyen pour le Rendez-vous Attente 1 La sélection du moyen pour le rendez-vous planifié sur une référence associée à l'Attente 1. Peut être l'une des valeurs suivantes : EN_PERSONNE, VISIOCONSULTATION, TÉLÉPHONE, VISITE_DOMICILE.
    rendezVousPlanifié2 Rendez-vous pour Attente 2 La date/heure fixée pour le rendez-vous Attente 2 (c'est-à-dire, la date du rendez-vous en utilisant l'étiquette de rendez-vous "Attente 2" pertinente telle que configurée dans le Directory Listing - c'est-à-dire, "Date de la procédure" ou "Date de la chirurgie").
    moyenRendezVous2 Moyen pour le Rendez-vous Attente 2 La sélection du moyen pour le rendez-vous planifié sur une référence associée à l'Attente 2. Peut être l'une des valeurs suivantes : EN_PERSONNE, EN_PERSONNE_ALT, VISIOCONSULTATION, TÉLÉPHONE, VISITE_DOMICILE.
    planificationConfirmée Planification Confirmée Capture la valeur actuelle de la case à cocher "Confirmé" dans le volet de planification des références.
    schedulingConfirmedBy Confirmé par la planification Capture quel intervenant de la référence a confirmé les dernières informations de planification avec le patient. Peut être l'un des valeurs suivantes : expéditeur, patient ou spécialiste.
    initialContactAttemptDate Date de la première tentative de contact La date/heure à laquelle la note "Tentative de contact effectuée" est ajoutée à la référence.
    initialForwardDate Date de l'envoi initial La date/heure à laquelle la référence est initialement envoyée. Cela reste le même, même après que la référence ait été envoyée de l'admission centrale à un spécialiste, par exemple.
    initialAssessmentDate Date de l'évaluation initiale La date/heure de l'évaluation initiale si la référence est envoyée à un centre d'évaluation.
    initialAssessmentSite Nom du site d'évaluation initial Le nom du site d'évaluation initial.
    initialAssessmentSiteNum Numéro du site d'évaluation initial Le numéro de site Ocean du site d'évaluation initial.
    initialAssessmentSiteRef Référence de la liste du site d'évaluation initial L'identifiant de référence de liste unique du site d'évaluation initial. Restera inchangé, même si le nom de la liste elle-même est mis à jour (initialAssessmentSite).
    initialAssessmentOfferingRef Référence de l'offre de service de l'évaluation initiale Offre de service de santé (OSS) assignée à la référence, au moment où elle a été envoyée au RAC.
    forwardDateFromAssessmentSite Date de l'envoi depuis la clinique d'accès rapide La date à laquelle la référence est envoyée depuis une liste de type Clinique d'Accès Rapide.
    forwardDate Dernière date d'envoi La date/heure à laquelle la référence a été envoyée pour la dernière fois.
    completedDate Date de complétion La date à laquelle la référence est marquée comme "Terminée" (peut être effectuée dans l'onglet de réservation une fois que la date du rendez-vous est passée).
    seen Le patient a été vu Indique si le patient a été vu (c'est-à-dire s'il s'est rendu à la clinique pour une consultation).
    awaitingReply Site en attente de réponse Numéro de site Ocean du site en attente d'une réponse concernant la référence.
    referralDeleted Supprimé Indicateur indiquant si la référence a été supprimée, permettant aux entrepôts de données synchronisées (par ex. Think Research EntryPoint) de détecter de telles suppressions.
    ptNotificationEmailed Notification envoyée au patient par courriel Indicateur si le patient a reçu une notification par courriel concernant sa référence.
    ptAppointmentReminderEmailed Rappel de rendez-vous envoyé au patient par courriel Indique si le patient a reçu un rappel de rendez-vous automatisé par courriel de la part d'Ocean.
    protocol Protocole Champ facultatif utilisé par le site destinataire pour protocoler la référence en utilisant les notes de révision. Par exemple, les radiologistes peuvent utiliser ce champ lors de l'examen des références d'imagerie diagnostique. Remplit la colonne "Protocole" dans le portail Ocean.
    reasonForDecline Raison du refus La raison du refus d'une référence. Un parmi :

    EXAMEN_SUPPLÉMENTAIRE_REQUIS, DÉJÀ_PROGRAMMÉ_AILLEURS, DÉJÀ_EFFECTUÉ
    , IMPOSSIBLE_DE_VOIR_RAPIDEMENT, DOUBLON, INDICATION_INAPPROPRIÉE, INFORMATION_MANQUANTE
    , ABSENT, PAS_ENCORE_DÛ, AUTRE, PATIENT_REFUSÉ, PATIENT_DÉCÉDÉ
    , EMPÊCHÉ_EN_RAISON_D'UN_PROBLÈME_PATIENT, RECOMMANDER_UN_AUTRE_PRESTATAIRE, ENVOYÉ_AU_MAUVAIS_PRESTATAIRE
    , SERVICE_NON_DISPONIBLE, IMPOSSIBLE_DE_CONTACTER,   PEU_PROBABLE_D'ÊTRE_BÉNÉFIQUE


    Option disponible lorsqu'une référence est refusée dans la fenêtre de Refus de référence.
    reasonForWaitTimeExclusion Raison de l'exclusion du calcul du temps d'attente La raison de l'exclusion de la référence du calcul du temps d'attente.
    PLUSIEURS_TENTATIVES_DE_CONTACT
    PATIENT_PROPOSÉ_DATE_ANTÉRIEURE
    PATIENT_DEMANDE_DATE_ULTÉRIEURE
    PATIENT_EST_UN_CLIENT_EXISTANT
    REDIRECTION_DE_LA_RÉFÉRENCE_INITIALE
    numExternalMessages Nombre de messages externes Nombre de messages externes attachés à la référence
    numCIAttachments Nombre de pièces jointes incluses par l'admission centrale Nombre de pièces jointes incluses par l'admission centrale dans la référence
    resubmissionCount Nombre de soumissions à nouveau Le nombre de fois qu'une référence est soumise à nouveau (après avoir été refusée ou annulée)
    inbound Demande entrante saisie manuellement par fax/téléphone/autre Indique que la référence a été créée en tant que demande entrante. Sera VRAI si la référence a été reçue par téléphone ou fax, et FAUX si elle a été reçue via Ocean.
    offeringRef Référence de l'offre de service de santé assignée L'identifiant de référence de l'offre de service de santé assignée à la référence
    titreDeLoffre Titre de l'offre de service de santé assignée Le titre de l'offre de service de santé assignée au renvoi
    adresseLigne1DeLexpéditeur Adresse - ligne 1 de l'expéditeur Adresse - ligne 1 de l'expéditeur
    adresseLigne2DeLexpéditeur Adresse - ligne 2 de l'expéditeur Adresse - ligne 2 de l'expéditeur
    villeDeLexpéditeur Ville de l'expéditeur Ville de l'expéditeur
    provinceDeLexpéditeur Province de l'expéditeur Province de l'expéditeur
    codePostalDeLexpéditeur Code postal de l'expéditeur Téléphone de l'expéditeur
    téléphoneDeLexpéditeur Téléphone de l'expéditeur Téléphone de l'expéditeur
    faxDeLexpéditeur Fax de l'expéditeur Fax de l'expéditeur
    identifiantProfessionnelDeLexpéditeur Identifiant professionnel de l'expéditeur Identifiant professionnel de l'expéditeur, tel que le numéro de l'OMS pour un médecin de l'Ontario.
    numSiteAutoritéRégionaleSecondaire Numéro de site de l'autorité régionale secondaire Le deuxième numéro de site de l'autorité régionale, si le renvoi est transféré en dehors du RLISS où il a été initialement reçu.
    réfCentralIntake Référence de la liste d'admission centrale L'identifiant unique de la liste d'admission centrale. Restera inchangé, même si le nom de la liste est mis à jour.
    réfOffreServiceCentralIntake Référence de l'offre de service de santé de l'admission centrale Offre de service de santé (OSS) assignée au renvoi, au moment où il a été envoyé à l'AC.
    idServiceSystèmeExterne Identifiant de service du système externe Sert d'indicateur qu'une eRéférence a été envoyée à un système externe (et indique quel système a été utilisé).
    sourceDuRenvoi Moyen de la source Le moyen par lequel le renvoi a été envoyé. Par exemple, la source pourrait être "eRéférence" pour les eRéférences envoyées depuis Healthmap (précédemment "Répertoire"), ou le nom du lien du formulaire du site Web s'il a été soumis via un site Web. Pour les renvois entrants transcrits dans Ocean, la source peut être "Téléphone", "Fax" ou "Autre source". Pour les demandes importées dans un site, la source est "Impression". Pour les eRéférences envoyées via Healthmap via eFax, la source du renvoi sera "eFax".
    requestedRtRef Référence de la demande de rendez-vous La référence de la liste originale sélectionnée dans Healthmap par le fournisseur référent, avant que la référence ne soit acheminée à l'admission centrale.
    requestedRtTitle Titre de la demande de rendez-vous Le nom de la liste originale sélectionnée dans Healthmap par le fournisseur référent, avant que la référence ne soit acheminée à l'admission centrale.
    completionState État d'achèvement Retournera l'un des états finaux mutuellement exclusifs suivants : TERMINÉ, FERMÉ_AUTOMATIQUEMENT, INCOMPLET, ANNULÉ, REFUSÉ, GÉRÉ_EXTERNEMENT (indiquant les références reçues mais non mises à jour dans Ocean), TERMINÉ_SANS_RENDEZ-VOUS (indiquant les références acceptées, mais marquées comme terminées depuis le dossier de réservation en attente dans Ocean).
    integrationName Nom de l'intégration Nom de l'intégration associée à la liste.
    redirectedFromReferralRef Référence de redirection de la référence de la demande La valeur de référence unique de la référence de la demande qui a été initialement refusée ou annulée, puis redirigée.
    daysUntilReferralResponse Jours jusqu'à la réponse de la demande Le nombre de jours (à une décimale près) entre la date de création de la demande/la date de transfert et le moment où le Temps anticipé du rendez-vous OU la Date du rendez-vous a été initialement ajouté à la demande.
    initialAnticipatedWaitTimeDaysHigh Temps d'attente anticipé initial en jours (valeur haute) Le nombre de jours de l'estimation supérieure réelle de la valeur du Temps anticipé du rendez-vous qui a été initialement saisi par le destinataire de la demande. Cette valeur est effacée lorsque la demande est transférée. Les mises à jour en masse du temps d'attente n'ont pas d'impact sur cette valeur.
    appointmentInitiallyProvidedOn Rendez-vous initialement fourni le Date/heure à laquelle la date du rendez-vous de la demande a été initialement fournie. Cette valeur est effacée lorsque la demande est transférée.
    acceptedDate Date d'acceptation Date/heure à laquelle la demande a été acceptée. Mise à jour lorsque la demande est resoumise et à nouveau acceptée.

    Analytiques personnalisées (ax_)

    Vous pouvez associer des champs supplémentaires dans votre formulaire de consultation ou de recommandation et dans le formulaire d'examen pour collecter des valeurs analytiques pour vos exportations de recommandations. Pour ajouter ces valeurs analytiques, il vous suffit d'ouvrir votre formulaire dans l'Éditeur de formulaire électronique et de définir la référence de l'élément sur l'une des valeurs suivantes.

    Référence de l'élément Nom convivial de l'utilisateur Description
    ax_pcpName Nom du fournisseur de soins primaires Le nom du fournisseur de soins primaires, utilisé sur le formulaire de référence si le référent n'est pas le fournisseur de soins primaires.
    ax_reasonForReferral Raison de la référence La raison de la référence pour le patient.
    ax_preferredClinician Clinicien préféré Le clinicien préféré du patient.
    ax_preferredCity Ville préférée La ville préférée du patient.
    ax_preferredWasChosen Choix préféré Un indicateur pour l'admission centrale pour indiquer que la référence a été transmise au spécialiste préféré spécifié par le référent.
    ax_cause Cause Permet de fournir des informations supplémentaires sur la cause ou les circonstances de la référence.
    ax_severity1 Gravité au repos Le niveau de douleur au repos du patient, généralement Légère/Modérée/Grave lorsqu'il est spécifié.
    ax_severity2 Gravité pendant le mouvement Le niveau de douleur pendant le mouvement du patient, généralement Légère/Modérée/Grave lorsqu'il est spécifié.
    ax_diagnosis Diagnostique Le problème principal du patient (par exemple, Diabète de type 2, Arthrite du genou, etc.)
    ax_diagnosisAcuity Acuité du diagnostique L'état du diagnostique du patient
    ax_aboriginalStatus État autochtone du patient Le statut autochtone ou aborigène du patient, s'il est spécifié.
    ax_languageBarrier Barrière linguistique Indique si le patient a une barrière linguistique.
    ax_language Langue préférée La langue préférée du patient.
    ax_imagingType Type d'imagerie Indique quels types de fichiers d'imagerie ont été inclus avec la référence. Par exemple, "IRM; Échographie; Radiographie"
    ax_imagingStatus État de l'imagerie Indique l'état des rapports d'imagerie joints à la référence, tel que déterminé par le parcours.
    ax_socialDeterminants Les déterminants sociaux de la santé Les déterminants sociaux
    ax_lab_hb Laboratoire - Hémoglobine La dernière valeur de l'hémoglobine (Hb) en laboratoire pour le patient.
    ax_lab_hdl Laboratoire - HDL La dernière valeur de HDL en laboratoire pour le patient.
    ax_lab_ldl Laboratoire - LDL La dernière valeur de LDL en laboratoire pour le patient.
    ax_lab_tg Laboratoire - Triglycérides La dernière valeur de triglycérides en laboratoire pour le patient.
    ax_v_bp TA La dernière mesure de la tension artérielle du patient.
    ax_cm_arthritis Comorbidité - Arthrite Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'arthrite.

    ax_cm_asthma Comorbidité - Asthme Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'asthme
    ax_cm_cvd Comorbidité - Maladie cardiovasculaire Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité de maladie cardiovasculaire
    ax_cm_dm Comorbidité - Diabète Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité de diabète
    ax_cm_osteoporosis Comorbidité - Ostéoporose Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'ostéoporose
    ax_cm_tiaStroke Comorbidité - AIT/Accident vasculaire cérébral Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'AIT/Accident vasculaire cérébral

    ax_cm_htn Comorbidité - Hypertension Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'hypertension
    ax_request_mentalHealth Demande de santé mentale Un indicateur pour signaler que des services de santé mentale sont demandés sur la référence.
    ax_examType Type d'examen L'examen spécifique qui est commandé sur la référence.
    ax_surgicalCandidate Candidat chirurgical Question Oui/Non pour savoir si le patient est un candidat pour une consultation chirurgicale. Complété sur le formulaire d'évaluation du centre.
    ax_assessmentOutcome Résultat de l'évaluation Résultat de l'évaluation. Par exemple, avec les cliniques d'accès rapide, ce résultat indique si le patient est référé à une consultation chirurgicale ou non.

    ax_assessmentOutcomeMedicalSpecialist Résultat de l'évaluation pour spécialiste médical Résultat de l'évaluation - si le patient est référé à un spécialiste médical, renverra le(s) spécialiste(s) médical(aux) spécifique(s) sélectionné(s).
    ax_assessmentOutcomeCommunityProgram Résultat de l'évaluation pour programme communautaire Résultat de l'évaluation - si le patient est référé à un programme communautaire, renverra le(s) programme(s) spécifique(s) sélectionné(s).
    ax_assessmentOutcomeSelfManagement Résultat de l'évaluation auto-gestion L'aspect d'auto-gestion du patient du résultat de l'évaluation.
    ax_patientPreference Préférence du patient pour des soins spécifiques Si le patient est un candidat, et que le résultat est une référence à une consultation chirurgicale, quelle est sa préférence : prochain chirurgien disponible ; chirurgien spécifique ; hôpital spécifique ; etc.
    ax_consultOutcome Résultat de la consultation Indique le résultat de la consultation, souvent enregistré comme une réponse Oui/Non pour savoir si le patient va subir une opération.
    ax_decisionToTreat Décision de traiter Champ de date pour enregistrer quand la décision est prise de planifier la chirurgie. Utilisé pour calculer Wait2.
    ax_decisionToConsult Décision de consulter Champ de date pour enregistrer quand la décision est prise de transmettre la référence à une consultation chirurgicale. Utilisé pour calculer Wait1b.
    ax_bodySite Site du corps Le site du corps pour lequel la référence est faite (par exemple, Hanche/Genou/Épaule etc) 
    ax_secondaryOutcome Résultat Secondaire Enregistre un résultat clinique secondaire (non primaire) tel que défini par le protocole. Par exemple, pour le protocole MSK, cela enregistre le résultat de réadmission lorsque qu'un patient retourne au RAC dans un délai de 6 à 12 mois. Une valeur vraie indique que le patient est un patient de retour qui a été évalué précédemment dans les 6 à 12 mois précédents et une valeur fausse indique que le patient n'a pas été évalué dans les 6 à 12 mois précédents.
    ax_receivedReferralComplete Réception de Référence Complète Indique si la référence reçue contenait tous les renseignements requis ou non lors de sa réception initiale, en particulier dans les sites d'admission centrale.
  10. Configurer des eConseils et/ou des eRéférences sur votre site Web*

    Une fois que vous êtes prêt à recevoir des eConseils et/ou des eRéférences, vous pouvez facultativement choisir de configurer des formulaires Web sur votre site pour accepter des eConseils et/ou des eRéférences Ocean à la fois depuis votre site Web et depuis l'Ocean Healthmap.

    Cette étape est une partie facultative de la configuration de votre site pour recevoir des eConseils et/ou des eRéférences.

    • Ocean vous permet d'accepter des eConseils et/ou des eRéférences, non seulement depuis l'Ocean Healthmap, mais aussi depuis une page sécurisée sur le site Web de votre clinique, appelée Formulaires Web.
    • Par exemple, l'Hôpital de Cambridge accepte les eRéférences Ocean pour l'imagerie diagnostique et l'IRM sur la page "Formulaire de demande de consultation pour DI et IRM" de leur site Web.

    Pour apprendre comment configurer une page de soumission sur votre site Web, consultez notre Guide de création de formulaires Web.

    Aucuns frais de licence Ocean ne sont associés à la configuration d'un lien de Formulaire Web d'eRéférence pour les fournisseurs de référence à utiliser.

    Si vous souhaitez configurer un lien d'auto-référence pour les patients à utiliser, alors les frais standard des Formulaires Web d'Ocean s'appliqueront. Si votre site Ocean est répertorié sous Autorité Régionale (AR), un seul lien de Formulaire Web, configuré pour être soumis en tant qu'eRéférence, sera couvert par la licence AR.

  11. Configurer votre site pour recevoir les visites sans rendez-vous*

    Si vous êtes un site receveur qui accepte les patients sans rendez-vous, vous voudrez activer la fonction "Accepter les patients sans rendez-vous" sur votre site.

    Ceci est une partie facultative de la configuration des eRéférences.

    Si vous êtes un site receveur qui accepte les patients sans rendez-vous (c'est-à-dire des patients qui peuvent venir quand ils le souhaitent, sans nécessairement avoir pris rendez-vous à l'avance).

    Suivez les étapes ci-dessous pour activer cette configuration pour les patients sans rendez-vous.

    • Dans le panneau "Détails du service", cliquez sur l'offre de service de santé de votre liste qui accepte les patients sans rendez-vous.
    • Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le texte bleu à côté du champ "Temps d'attente 1" pour accéder à la boîte de dialogue "Informations sur le temps d'attente".
    • Pour le champ "Temps d'attente signalé", sélectionnez "Walk-In".
    • N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.
    • Désormais, lorsque vous acceptez de nouvelles eRéférences entrantes pour cette offre de service de santé spécifique, l'option "Accepter" en bas de la référence sera automatiquement définie sur "Accepter les patients sans rendez-vous".
    • Comme d'habitude, la fenêtre "Importer" apparaîtra, où vous pourrez obtenir le numéro de référence Ocean du patient. En acceptant l'eRéférence, le patient sera également directement déplacé dans le dossier "Walk-In".
    • À partir de là, lorsque le patient se présente au bureau, vous pouvez simplement le rechercher dans ce "Dossier Walk-In" puis marquer la référence comme "Terminée".
  12. Consultez les guides pour recevoir des eRéférences/eConseils

    Consultez les guides pertinents pour apprendre comment recevoir des eRéférences et/ou des eConseils.

    Maintenant que vous avez terminé la configuration de votre site Ocean pour recevoir des eConseils et/ou des eRéférences, consultez le Guide de réception des eRéférences et/ou le Guide de réception des eConseils.


Trouver ou Ajouter Votre Clinique au Réseau eRéférence Ocean

Si votre clinique n'est pas déjà répertoriée sur l'Ocean Healthmap, vous devrez la créer afin que les expéditeurs d'eConseil et/ou d'eRéférence puissent trouver votre site.

  1. Visitez l'Ocean Healthmap et recherchez votre site.
  2. Si votre site n'existe pas déjà, sélectionnez l'icône du signe plus en bas à gauche de l'écran, saisissez vos informations et sauvegardez la fiche.
  3. Si vous souhaitez trouver une démonstration ou une fiche de test, cliquez sur le commutateur en bas à gauche de l'écran et poursuivez votre recherche.


Revendiquez votre inscription dans l'annuaire pour votre site Ocean

Une fois que votre site a été créé sur l'Ocean Healthmap, vous devrez le revendiquer afin qu'il soit lié à votre site Ocean.

Après avoir revendiqué votre site, veuillez nous en informer à l'adresse ocean.tips/support afin que nous puissions valider votre site en tant que clinique légitime pour accepter les données des patients.

Revendiquer une inscription dans l'annuaire

  • Recherchez votre site dans l'Ocean Healthmap et sélectionnez "Mettre à jour l'inscription...". Si nécessaire, mettez à jour les informations de votre inscription.
  • Ensuite, cliquez sur "Est-ce votre organisation? Revendiquez-la ici." et sauvegardez votre inscription.
  • Une fois que vous avez revendiqué votre inscription, veuillez nous en informer à l'adresse ocean.tips/support afin que nous puissions valider votre site en tant que clinique légitime pour accepter les données des patients.

    Note : Si vous utilisez Ocean dans le cadre d'un programme provincial, votre inscription dans l'annuaire peut être validée par un partenaire d'implémentation de confiance.

Vous ne trouvez pas votre inscription dans l'annuaire?

Si vous ne parvenez pas à trouver votre inscription sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez créer une nouvelle inscription directement sur votre site Ocean.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Sur la page des paramètres d'administration, sélectionnez "Inscriptions dans l'annuaire".
  • Créez une nouvelle inscription en cliquant sur le bouton "Ajouter une nouvelle inscription" et en saisissant les détails de votre clinique.
  • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit une fois terminé.
  • Une fois que vous avez revendiqué votre inscription, veuillez nous en informer à l'adresse ocean.tips/support afin que nous puissions valider votre site en tant que clinique légitime pour accepter les données des patients.

    Note : Si vous utilisez Ocean dans le cadre d'un programme provincial, votre inscription dans l'annuaire peut être validée par un partenaire d'implémentation de confiance.


Mise à jour de vos paramètres de répertoire

Une fois que nous aurons validé votre site, connectez-vous à votre Portail Ocean et accédez à la page des Paramètres d'administration pour vous assurer que votre Répertoire est exact et que vous êtes prêt à accepter des eConseils et/ou des eRéférences.

Vous pouvez maintenant commencer à recevoir des eConseils et/ou des eRéférences immédiatement.

  1. Confirmez que votre inscription dans l'annuaire a été validée

  2. Confirmez vos coordonnées

    • À partir de la page d'administration, sélectionnez l'option Liste des répertoires pour afficher et gérer les inscriptions de votre site dans l'annuaire.
    • Dans l'inscription, sous le panneau "Coordonnées", examinez et mettez à jour les informations affichées aux fournisseurs envoyant/référant sur la Healthmap Ocean.
    • Des informations détaillées sur chaque paramètre peuvent être trouvées dans cet article de support.
  3. Ajoutez vos "Offres" répertoriées

    • Les 'Offres' sont les services de santé fournis dans cette inscription d'annuaire. Cette liste permet aux référents de trouver votre inscription dans l'annuaire en fonction des services que vous proposez.

      Une liste complète des catégories de services de santé pouvant être offertes peut être trouvée ici.

  4. Ajouter vos "Étiquettes de rendez-vous"

    • Les étiquettes de rendez-vous dans le panneau "Détails du service" auront un impact sur les différents types de rendez-vous qui apparaissent dans le volet de planification des horaires des références entrantes.

      Les étiquettes admissibles incluent : Rendez-vous 1, Rendez-vous 2, Rendez-vous 3, Rendez-vous 4, Rendez-vous 5, Date de la première visite, Date de suivi, Date de consultation, Date chirurgicale et Date de procédure.

    • L'étiquette de rendez-vous détermine quel(s) rendez-vous sont utilisés dans les calculs de temps d'attente. Les étiquettes de rendez-vous suivantes sont associées à un Attente 1, et seront mappées au champ scheduledAppointment dans les analyses de votre site :

      • Rendez-vous
      • Rendez-vous 1
      • Date de la première visite
      • Date de consultation
    • Ces étiquettes de rendez-vous sont associées à un Attente 2, et seront mappées au champ scheduledAppointment2 dans les analyses :

      • Date de chirurgie
      • Date de procédure
    • Par exemple, un cabinet chirurgical pourrait utiliser l'étiquette Date de consultation pour leur Attente 1, et l'étiquette Date chirurgicale pour leur Attente 2.
    • Note : Vous ne pouvez avoir qu'une seule étiquette de rendez-vous associée à l'Attente 1, et une seule associée à un Attente 2.

      En d'autres termes : seule une étiquette de rendez-vous de type "Attente 1" ou "Attente 2" peut être configurée dans un annuaire pour être utilisée dans toutes les références afin de mapper les informations de rendez-vous dans les analyses 'scheduledAppointment' et 'scheduledAppointment2'. Lors de la réalisation des calculs de temps d'attente, Ocean utilisera la première étiquette de rendez-vous appropriée de type "Attente 1" ou "Attente 2" parmi la série d'étiquettes de rendez-vous configurées dans l'annuaire.

  5. Choisissez votre "Moyen de rendez-vous par défaut"

    • Indiquez le moyen de rendez-vous par défaut pour les nouvelles références envoyées à cette liste. Cela remplira automatiquement le champ 'Moyen' dans le volet 'Planification des horaires' pour chaque référence.
    • Par exemple, si la plupart de vos rendez-vous de référence ont lieu virtuellement, vous pouvez choisir de définir cela sur 'Téléphone' ou 'Visite vidéo'.
  6. Choisissez votre "Formulaire de référence"

    • Utilisez les formulaires disponibles dans la Bibliothèque Ocean ou créez le vôtre, puis choisissez votre formulaire dans le panneau "Détails du service".

    • Note : Les composantes 'Information du patient' et 'Fournisseur de référence' de l'eRéférence sont toujours capturées par Ocean, quel que soit le formulaire de référence choisi.

      Vous pouvez personnaliser votre formulaire de référence pour inclure toute que vous souhaitez voir apparaître dans la référence.

  7. Ajoutez votre inscription à l'Intake central (si applicable)

    • Les Intakes centraux acceptent et trient les eConseils et/ou les eRéférences en fonction de la région et du parcours.

      En ajoutant un Intake central à votre inscription dans le panneau "Détails du service", les conseils et/ou les références envoyés à votre inscription seront acheminés vers l'Intake central.

  8. Postulez auprès de l'Autorité régionale (si applicable)

    • Si vous participez à un programme provincial, il se peut que vous soyez invité à postuler auprès d'une Autorité régionale.
    • Vous pouvez postuler en cliquant sur 'Postuler auprès de l'Autorité régionale'.
    • Vous serez invité à entrer le nombre de cliniciens autorisés à recevoir des eRéférences et/ou des eConseils au Directory Listing. Pour plus d'informations sur cette invite, veuillez consulter cet article.
    • Vous serez ensuite invité à sélectionner l'Autorité régionale à laquelle vous souhaitez postuler.
    • Après avoir sélectionné une Autorité régionale, l'Accord de licence de l'Autorité régionale respective apparaîtra pour que vous puissiez le consulter.
    • Après avoir examiné l'accord et cliqué sur 'J'accepte', votre candidature sera envoyée au site de l'Autorité régionale pour examen, et vous serez informé par courriel lorsque la candidature sera approuvée.
  9. Définir vos "Politiques d'eRéférence"

    • Si vous êtes prêt à commencer à recevoir des eRéférences, activez la case à cocher Accepter les eRéférences.
    • Choisissez si vous souhaitez diviser les références entrantes avec plusieurs services en références distinctes.
    • Sélectionnez si vous souhaitez obliger les fournisseurs de référence à se connecter à un compte utilisateur Ocean avant de soumettre la consultation et/ou la référence (permettant ainsi des échanges de messages avec le fournisseur de référence).
    • Obligez le fournisseur de référence à être un Médecin de famille, un Spécialiste ou une Infirmière praticienne, en fonction du rôle de l'utilisateur dans son compte utilisateur Ocean.
    • Mettez à jour votre 'Politique de transfert manuel' pour déterminer quel intervenant en référence doit assumer les responsabilités de communication pour les références qui sont transmises à des destinataires hors ligne (par exemple, via télécopieur).
  10. Définir les offres de services de santé pour accepter des consultations directes et/ou des références en dehors des Centres d'admission centralisés (si applicable)

    • Certains sites qui reçoivent des eConseils et/ou des eRéférences par le biais d'un Centre d'admission centralisé peuvent également souhaiter recevoir des eConseils et/ou des eRéférences directs pour d'autres services.
    • Si vous souhaitez configurer des eConseils et/ou des eRéférences directs pour des offres de services spécifiques, cliquez sur l'offre dans la section "Détails du service", et précisez votre formulaire personnalisé dans cette offre de service.
    • Les consultations et/ou les références envoyées à votre liste avec ce service demandé arriveront directement sur votre site, plutôt que d'être d'abord acheminées vers le site d'admission centralisé.
  11. Sauvegarder vos modifications

    Une fois que vous avez terminé de mettre à jour vos paramètres de l'Annuaire, appuyez sur le bouton 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit.


Mise à jour de la configuration du Spécialiste eConseil et eRéférence

Une fois que vous avez revendiqué une annonce répertoriée dans votre site et configuré les détails de l'annonce répertoriée, la prochaine étape consiste à configurer les fonctionnalités au niveau du site associées à la réception de consultations et/ou de références.

1. Indiquez que votre site Ocean reçoit des références

    • Sélectionnez le bouton Paramètres en haut à droite de la page.
    • Note : Le bouton 'Paramètres' n'est visible que par les utilisateurs administrateurs du site.
    • Sous la section "Bienvenue dans les eRéférences Ocean !", assurez-vous que la sélection appropriée est faite pour la façon dont votre site utilise les eConseils et/ou les eRéférences ('Réception de références' ou 'Envoi et réception de références').

      Cette sélection contrôle la capacité d'accéder aux options de configuration à l'étape 2 qui ne sont pertinentes que pour les sites Ocean qui reçoivent des références.

2. Configurer les références

Réception de références

Fiduciaires/Gardiens
Indiquez si votre site Ocean est un Fiduciaire/Gardien.
Courriels de notification par défaut pour les références entrantes
Définissez vos adresses courriel par défaut pour les notifications concernant les eConseils et/ou les eRéférences entrants. Pour plus de détails sur les notifications par courriel pour les spécialistes, consultez cet article : Configurer les notifications par courriel pour les spécialistes.
Envoyer des notifications par courriel aux patients
Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean envoie automatiquement des notifications par courriel aux patients concernant les mises à jour de statut pour leurs références envoyées à votre site. La liste des notifications par courriel que les patients recevront peut être trouvée dans cet article : Quelles notifications par courriel les patients recevront-ils concernant leurs eRéférences?
Utiliser l'adresse courriel du patient Ocean pour les intégrations*
Lorsque défini sur 'Oui', Ocean enverra des notifications par courriel aux patients à l'adresse courriel soumise avec l'eRéférence/eConseil. C'est la configuration recommandée.
Lorsque défini sur 'Non', Ocean enverra des notifications par courriel aux patients à l'adresse courriel incluse dans la charge FHIR.
*Ce paramètre n'est disponible que pour les sites Ocean qui ont activé une intégration de référence dans la section 'Admin -> Intégrations' du Portail Ocean.
Créer des dossiers pour les nouveaux patients
Lorsque défini sur 'Oui', cela permet à Ocean de créer de nouveaux dossiers de patients dans votre DMÉ lorsqu'une référence est acceptée et qu'aucun dossier DMÉ existant n'est trouvé.
Type de fichier pour les dossiers/références
Choisissez le format de fichier que vous souhaitez qu'Ocean utilise pour télécharger vos dossiers et notes. Plus de détails peuvent être trouvés dans cet article : Puis-je changer le format de fichier pour les dossiers et notes téléchargés?
Fermer automatiquement les références
Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean marque automatiquement les références réservées comme terminées, un nombre spécifié de jours après la date du rendez-vous. Plus de détails peuvent être trouvés dans cet article : Ocean peut-il marquer automatiquement les références réservées comme fermées sur mon site?

Gestion des eConseils

Afficher les dossiers d'eConseils
Si votre site utilise des eConseils, assurez-vous que l'affichage des dossiers de statut d'eConseils est défini sur 'Oui'.

Options d'heure de rendez-vous

Système d'heure
Indiquez si Ocean doit afficher les heures en utilisant un format d'horloge de 12 heures ou de 24 heures, ou les deux.
Intervalle de temps
Sélectionnez les incréments de temps qui sont sélectionnables dans la zone de planification d'une référence.
Plage horaire
Indiquez les heures réservables de la journée.
Aperçu des options d'heure de rendez-vous
Ouvrez ce menu déroulant pour voir les options qui seront disponibles en fonction de vos paramètres actuels.
Plus d'informations concernant ces paramètres peuvent être consultées dans l'article de support suivant : Puis-je configurer les options de réservation d'heure qui apparaissent dans le volet de planification des eRéférences?

Une fois satisfait de vos choix de configuration, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de la page.


Configurer les notifications par courriel pour le Spécialiste

Configurez les adresses électroniques qui recevront les notifications par courriel pour les nouveaux eConseils et/ou les nouvelles eRéférences ou les mises à jour de ces derniers.

Cet article décrit les endroits où vous pouvez configurer vos adresses électroniques pour les notifications des eConseils et/ou des eRéférences lorsque vous recevez des eConseils et/ou des eRéférences. Pour en savoir plus sur les règles/logiques qu'Ocean utilise pour déterminer à quelle adresse électronique envoyer les notifications des eConseils et/ou des eRéférences, veuillez consulter "Où les courriels de notification d'eRéférence sont-ils envoyés?".

  • Courriels généraux du site : Configuration des références

    • Les Courriels de notification des références entrantes par défaut peuvent être configurés dans la page "Configuration des références" dans les Paramètres des références dans le Portail Ocean. Ce seront les adresses e-mail par défaut qu'Ocean utilise pour envoyer des notifications concernant les nouvelles consultations et/ou références reçues par le site, ou des notifications pour les mises à jour apportées aux consultations et/ou références reçues par le site.
    • Vous pouvez accéder à cette section en vous connectant au Portail Ocean, en naviguant dans le Menu jusqu'à la page eRéférences, en sélectionnant "Paramètres" en haut à droite, en vous assurant que votre site est défini comme Réception de références et en choisissant ensuite le bouton "Configurer les références".
    • À partir de là, vous pouvez indiquer quelle(s) adresse(s) e-mail recevra(ont) les notifications des consultations et/ou références entrantes.
    • Assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.
  • Courriels spécifiques à la liste : Annonces répertoire

    • Une adresse e-mail peut être configurée dans la section "Annonces répertoire" dans la page Paramètres Admin dans le Portail Ocean. Le Courriel de notification de référence peut être défini dans la section Avancé de l'annonce. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou références envoyées à cette annonce spécifique seront dirigées vers cet e-mail, remplaçant ainsi le courriel de notification défini au niveau général du site.
    • Vous pouvez choisir d'utiliser le Défaut du site ici, en cliquant sur le bouton "Utiliser le défaut du site" à droite du champ. Dans ce cas, si le courriel de notification des consultations et/ou références du site est mis à jour ultérieurement, le courriel de l'annonce se mettra automatiquement à jour pour correspondre.
    • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.
  • Courriels spécifiques à l'offre : Répertoires

    • Une adresse courriel peut être configurée dans les Offres étiquetées sur la liste, dans la section "Directory Listing" dans la page des Paramètres Administratifs dans l'Ocean Portail. Le Courriel de Notification peut être défini sous les Offres dans la section Détails du Service de la liste. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou les références envoyées à cette liste spécifique, pour cette offre de service de santé spécifique, seront dirigées vers ce courriel, remplaçant le courriel de notification défini au niveau de la liste et au niveau du site.
    • Vous pouvez utiliser soit le Défaut du Site, soit le Défaut de la Liste ici, en cliquant sur les boutons "Utiliser le Défaut du Site" ou "Utiliser le Défaut de la Liste" sous le champ. Ensuite, si le courriel du site ou de la liste est mis à jour ultérieurement, le courriel de l'offre se mettra automatiquement à jour pour correspondre.
    • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

Création de réponses préenregistrées pour les réservations et les messages*

Vous pouvez choisir de configurer des messages prédéfinis qui peuvent être envoyés au patient avant son rendez-vous et/ou qui peuvent être envoyés au prescripteur/expéditeur.

Il s'agit d'une partie facultative de la configuration des eConseils et/ou des eRéférences.

  • Lors du traitement et de la gestion des eConseils et/ou des eRéférences entrants, les destinataires de la référence ont la possibilité d'ajouter des commentaires de réservation prédéfinis ou d'envoyer un message prédéfini. Ces réponses prédéfinies peuvent être envoyées aux patients en utilisant un commentaire de réservation, ou peuvent être envoyées en tant que message au prescripteur d'origine.
Commentaires de réservation prédéfinis Messages prédéfinis au destinataire
  • Connectez-vous au Portail Ocean.
  • Accédez à la page des Paramètres Administratifs et cliquez sur Réponses prédéfinies.
  • À partir de l'écran des Réponses prédéfinies, sélectionnez le bouton "Nouvelle réponse prédéfinie" sous la section "Réponses prédéfinies pour les commentaires de réservation"
  • Donnez un titre à votre réponse et ajoutez le texte souhaité dans le champ de texte.

    Note : Un exemple de commentaire de réservation prédéfini pourrait être les vêtements appropriés qu'un patient devrait apporter à un rendez-vous.
  • Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer vos commentaires prédéfinis.
  • La prochaine fois que vous traiterez une consultation ou une référence, vous pourrez sélectionner l'une de vos réponses prédéfinies en utilisant l'icône de bulle de dialogue dans la section "Planification des horaires" de la référence.
  • Note : Les commentaires de réservation prédéfinis ne sont sélectionnables que dans la zone 'Planification' de la référence.

Comment cela apparaît-il pour le patient ?

  • Lorsque l'email de notification de rendez-vous est envoyé au patient, le commentaire de réservation est inclus en bas de l'email.

Configurer des rappels de rendez-vous de recommandation automatisés*

Si vous êtes un site receveur qui accepte les eRéférences, vous voudrez peut-être activer la fonctionnalité de Rappels de Rendez-vous eRéférence sur votre site.

Les sites Ocean qui reçoivent des eRéférences peuvent envoyer des rappels de rendez-vous automatisés aux patients concernant leurs rendez-vous à venir.

Note : Il s'agit d'une étape facultative dans la configuration de votre site Ocean pour recevoir des eRéférences.

Cet article explique la configuration requise pour envoyer des rappels aux patients basés sur les informations de rendez-vous réservé stockées dans vos eRéférences Ocean.

Alternativement, si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ (par exemple, PS Suite, Med Access, Accuro, OSCAR Pro), Ocean peut utiliser votre horaire de DMÉ comme source d'informations pour les rappels de rendez-vous. Veuillez consulter le Guide de Configuration des Rappels aux Patients pour des instructions détaillées sur cette option de configuration alternative.

Prérequis

Configuration du Site Ocean

  • Après vous être connecté au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' et cliquez sur 'Rappels aux Patients'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' en haut à droite.
  • Cliquez sur le bouton 'Modifier la Configuration' pour modifier les paramètres de rappel universels pour votre site Ocean.
  • Définissez la 'Source de Rendez-vous' sur 'eRéférences'.
  • Définissez l'heure de 'Exécution Quotidienne' à votre heure préférée de la journée. Ocean commencera à traiter les rappels à l'heure sélectionnée.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder'.

    Note : Les Rappels par Message Texte ne sont pas actuellement disponibles lorsque la 'Source de Rendez-vous' est définie sur 'eRéférences'.

Création de Règle de Rappel

Une fois la configuration ci-dessus terminée, vous pouvez créer votre (vos) Règle(s) de Rappel. Les Règles de Rappel vous permettent de définir à quelle distance avant un rendez-vous un rappel doit être envoyé.

Vous pouvez créer un nombre illimité de Règles de Rappel pour envoyer plusieurs notifications par courriel au patient avant son rendez-vous. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour envoyer 1 mois avant le rendez-vous, une deuxième règle pour envoyer 1 semaine avant le rendez-vous, puis une autre règle pour envoyer la veille du rendez-vous.

  • À partir de la zone Paramètres de Rappels aux Patients, cliquez sur 'Ajouter une Règle de Rappel'.
  • Entrez un 'Nom de la Règle'. Ce nom n'est jamais visible par les patients. Il est recommandé de fournir un nom reconnaissable ou descriptif pour votre règle.
  • Précisez le nombre de jours avant le rendez-vous auquel le rappel doit être envoyé.
  • Activez éventuellement la case à cocher pour inclure un fichier iCal dans le courriel de rappel.
  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour sauvegarder votre Règle de Rappel dans son état actuel. Pour les règles toutes nouvelles, cela sauvegarde la règle dans un état désactivé.

    Alternativement, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder et Activer la Règle' pour sauvegarder votre Règle de Rappel dans un état activé.

  • Vos Règles de Rappel apparaîtront sur la page principale des Paramètres de Rappels aux Patients, où vous pouvez désactiver, activer, modifier les existantes et créer de nouvelles règles.

    Les règles existantes peuvent être supprimées en modifiant la règle puis en cliquant sur le bouton 'Supprimer la Règle'

C'est tout! Au moment de la journée spécifié dans la configuration de rappel de votre Site Ocean, Ocean Cloud Connect enverra des courriels de rappel de rendez-vous aux patients ayant des références réservées répondant aux critères de règle de rappel activés et ayant consenti aux notifications par courriel.

  • Le courriel de rappel de rendez-vous contient les mêmes informations que celles fournies au patient dans le courriel de réservation initial, y compris les commentaires de réservation, les pièces jointes et la possibilité de confirmer le rendez-vous (si ce n'a pas déjà été fait).

Prise en charge de l'analyse dans les eConseils et/ou les eFormulaires d'eRéférence*

La plateforme Ocean eRéférence fournit automatiquement certaines analyses pour aider à comprendre les modèles de consultation et/ou de référence, les taux de refus, les temps d'attente, etc. Si vous souhaitez configurer votre formulaire pour ajouter des valeurs analytiques supplémentaires, c'est le moment idéal pour le faire.

Ceci est une partie facultative de la configuration des eConseils et/ou des eRéférences.

La plateforme Ocean eRéférence dé-identifie automatiquement les données pour vous fournir une compréhension des modèles de consultation et/ou de référence, des taux de refus, des temps d'attente, etc. Vous pouvez exporter ces données à tout moment depuis la section "Rapports" de la page Paramètres Admin dans le Ocean Portail. Pour plus de détails sur l'exportation des analyses, veuillez consulter "Accès aux analyses eRéférence".

Les trois types d'analyses de référence suivants sont disponibles pour les utilisateurs :

Analyses de base : Ces analyses sont toujours capturées par défaut par la Plateforme Ocean, et sont disponibles pour toutes les demandes électroniques (eRéférence et eConseil) sans personnalisation du formulaire de référence. Une liste des analyses de base peut être trouvée ci-dessous.

Analyses personnalisées (ax_) : Il s'agit d'une bibliothèque d'analyses personnalisées pré-définies pour aider à garantir la cohérence des données à travers les formulaires de référence. Ces analyses peuvent être définies manuellement dans le formulaire de référence, et sont toujours automatiquement incluses dans le fichier d'exportation des analyses par défaut. Une liste complète des analyses 'ax_' peut être trouvée ci-dessous.

Analyses personnalisées (fx_) : Ce sont des analyses personnalisées que vous pouvez créer et définir dans le formulaire de référence, et ne sont accessibles qu'en créant un modèle d'exportation personnalisé.

Note : Un dictionnaire de données complet est disponible en téléchargement dans l'article de support Accès aux analyses eRéférence.

Analyses de base

L'ensemble de base d'analyses capturées dans l'enregistrement dé-identifié est présenté dans le tableau ci-dessous.

En-tête de colonne Nom convivial de l'utilisateur Description
referralRef Référence Le numéro de référence unique pour la référence dans Ocean.
referralCreationDate Date d'envoi La date à laquelle la référence a été envoyée OU réenvoyée par le fournisseur de référence. Cette valeur peut être la date de référence antérieure saisie sur une demande entrante (par télécopieur). Elle est utilisée comme point de référence de départ pour les calculs de temps d'attente.
referralInitialCreationDate Date d'envoi initiale La date initiale d'envoi de la référence d'un point de vue clinique. Cette valeur peut être la date de référence antérieure saisie sur une demande entrante (par télécopieur). Contrairement à la Date d'envoi, cette valeur ne change pas avec les réenvois.
oceanCreationDate Date de création de la référence la date à laquelle la référence a été créée dans Ocean. Pourrait être la date à laquelle elle a été envoyée dans Ocean depuis la carte de santé, ou la date à laquelle elle a été transcrite à partir d'un fax.


modificationDate Date de dernière modification La date/heure à laquelle la référence a été la plus récemment mise à jour (au format ISO 8601).
masterReferral Marqueur de référence source pour les références enfants Le statut de la référence en tant qu'enregistrement principal ou enregistrement enfant. Marqué comme "TRUE" si la référence est un enregistrement principal (c'est-à-dire qu'elle a été divisée en plusieurs références enfants), "FALSE" sinon.
patientId Identifiant du patient Le numéro de référence unique pour le patient dans Ocean. Si le numéro de carte santé du patient est omis lors de l'envoi de la référence, l'identifiant du patient ne sera pas généré.
siteNum Numéro de site du propriétaire Le numéro de site Ocean du site qui gère actuellement la référence en tant que fournisseur de soins traitant.
regionalAuthoritySiteNum Numéro de site de l'autorité régionale principale Le numéro de site Ocean de l'autorité régionale initiale (AR) sous laquelle la référence est enregistrée (si elle est envoyée à une liste sous une autorité régionale).
initialHealthService Service de santé initial Le service de santé spécifié au moment de l'envoi de la référence (ex. Orthopédie)
currentHealthService Service de santé actuellement assigné Le service de santé sur la référence qui est actuellement assigné (ce qui peut différer de InitialHealthService si quelqu'un réassigne manuellement le service de santé par exemple lors du triage, ou si la référence est divisée à partir d'une référence principale)
claimedWaitTimeDaysLow Temps d'attente revendiqué 1 - Estimation basse La limite inférieure de la plage de temps d'attente revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 7, si 1-2 semaines). Ce sera l'attente 1 pour les références avec plusieurs services de santé.
claimedWaitTimeDaysHigh Temps d'attente revendiqué 1 - Estimation haute La limite supérieure de la plage de temps d'attente revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 14, si 1-2 semaines). Ce sera l'attente 1 pour les références avec plusieurs services de santé.
claimedWaitTime2DaysLow Temps d'attente revendiqué 2 - Estimation basse La limite inférieure de la plage de temps d'attente 2 revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 7, si 1-2 semaines).
claimedWaitTime2DaysHigh Temps d'attente revendiqué 2 - Estimation haute La limite supérieure de la plage de temps d'attente 2 revendiquée dans la liste des services de santé, définie par le site destinataire lors du triage de la référence (par exemple, 14, si 1-2 semaines).
wait1Days Jours d'attente 1 Tel que défini par le standard "Attente 1", il s'agit du nombre de jours calculé entre la date de création de la référence et la date du premier rendez-vous (Rendez-vous planifié).
wait1aDays Jours d'attente 1a Tel que défini par le standard "Attente 1a", il s'agit du nombre de jours calculé entre la date de création de la référence et la date de l'évaluation initiale. Les "Jours d'attente 1a DARC" sont également soustraits de ce calcul.
wait1bDays Jours d'attente 1b Tel que défini par le standard "Attente 1b", il s'agit du nombre de jours calculé entre la date de l'évaluation initiale et la date de la consultation initiale (rendez-vous planifié). Si une date de Décision de Consultation existe, Ocean utilisera cette valeur, au lieu de la date de l'évaluation initiale, pour le calcul de l'Attente 1b. Les "Jours d'attente 1b DARC" sont également soustraits de ce calcul.
wait2Days Jours d'attente 2 Tel que défini par le standard "Attente 2", il s'agit du nombre de jours calculé entre le premier rendez-vous planifié et la deuxième date de rendez-vous (Rendez-vous planifié 2). Si une date "ax_decisionToTreat" existe, Ocean utilisera cette valeur, au lieu de la première date de rendez-vous planifié, pour le calcul de l'Attente 2. Les "Jours d'attente 2 DARC" sont soustraits de ce calcul.
darcWait1aDays Jours DARC Impactant l'Attente 1a Nombre de jours affectant la préparation à la consultation. Ajouté à l'interface utilisateur de la référence dans la liste déroulante "Notes".
darcWait1bDays Jours DARC impactant l'attente 1b Nombre de jours affectant la disponibilité pour la consultation. Ajouté à l'interface de référence dans la liste déroulante "Notes".
darcReason Raison DARC Raison des jours affectant la disponibilité pour la consultation.
dartWait2Days Jours DART impactant l'attente 2 Nombre de jours affectant la disponibilité pour le traitement. Ajouté à l'interface de référence dans la liste déroulante "Notes".
dartReason Raison DART Raison des jours affectant la disponibilité pour le traitement.
srcSiteNum Numéro du site source Le numéro du site Ocean à partir duquel la référence a été initialement envoyée. Ce champ peut être vide si la référence n'a pas été envoyée via un site Ocean, par exemple via un fax.
srcSiteName Nom du site source Le nom du site source de la référence.
referredByUserName Nom d'utilisateur de l'utilisateur envoyant la référence Le nom d'utilisateur représentant l'utilisateur Ocean actuel envoyant l'eRéférence (qui peut représenter un utilisateur administratif délégué, par opposition à être la même personne que le prescripteur).
referredByUserFullName Nom complet de l'utilisateur envoyant la référence Le nom complet de l'utilisateur Ocean actuel envoyant l'eRéférence (qui peut représenter un utilisateur administratif délégué, par opposition à être la même personne que le prescripteur).
authorizingClinicianName Nom du clinicien autorisant Le nom du clinicien (généralement un médecin) qui a autorisé une infirmière praticienne, un médecin adjoint ou un autre clinicien à envoyer une eRéférence, lorsque cette autorisation est requise.
delegateClinicianType Rôle de l'utilisateur délégué Le rôle de l'utilisateur délégué, qui a envoyé la référence au nom du fournisseur (par ex. médecin adjoint). Sera vide si la référence n'a PAS été envoyée par un délégué.
referredByAnonymousEmrUser Référencé par un utilisateur DMÉ authentifié (non lié au compte Ocean) Un indicateur indiquant qu'un utilisateur prescripteur était connecté à son DMÉ mais pas à son compte utilisateur Ocean.
referrerUserName Nom d'utilisateur du prescripteur Le nom d'utilisateur Ocean représentant le clinicien prescripteur, si un compte Ocean a été utilisé pour envoyer la référence.
referrerName Nom du prescripteur Nom du prescripteur
typeDeClinicienDeRéférence Rôle de l'utilisateur de l'expéditeur Le rôle de l'utilisateur de l'expéditeur. L'un des éléments suivants : "Professionnel paramédical", "Médecin de famille", "Étudiant en médecine", "AMO / Secrétaire", "Infirmière", "Infirmière praticienne", "Résident", "Spécialiste" ou "Autre".
urgenceDeLExpéditeur Assignation d'urgence de l'expéditeur L'urgence de la référence, telle qu'assignée par l'expéditeur.
nomDuDestinataireInitial Nom de la liste du destinataire initial Le nom de la cible de référence initiale sur la référence (c'est-à-dire l'admission centrale). Cela reste le même, même après que la référence ait été transférée de l'admission centrale à un spécialiste, par exemple.
référenceDeLaCibleDeRéférenceInitiale Référence de la liste du destinataire initial Capture l'identifiant de référence unique de la cible de référence à laquelle la référence a été initialement envoyée. Restera inchangé, même si le nom de la liste est mis à jour (destinataireInitial).
nomDeLOrganisationInitiale Nom de l'organisation du destinataire initial Capture le nom de l'organisation à laquelle la référence a été initialement envoyée, SI une organisation a été appliquée à la liste.
nomDuDestinataire Nom de la liste du destinataire Le nom de la cible de référence actuelle sur la référence (cela peut changer si la référence est transférée de l'admission centrale à un spécialiste, par exemple).
référenceDeLaCibleDeRéférence Référence de la liste du responsable Identifiant unique du site recevant la référence
nomDeLOrganisationDuDestinataire Nom de l'organisation du destinataire Le nom de l'organisation liée à la liste vers laquelle la référence est dirigée.
prénomDuClinicienDuDestinataire Prénom(s) du clinicien destinataire Prénom du clinicien recevant la référence.
nomDeFamilleDuClinicienDuDestinataire Nom de famille du clinicien destinataire Nom de famille du clinicien recevant la référence.
idProfessionnelDuClinicienDuDestinataire Identifiant professionnel du clinicien destinataire Identifiant professionnel du clinicien recevant la référence.
numéroDeFaxDuDestinataireUtilisé Numéro de fax du destinataire utilisé Le numéro de fax utilisé pour traiter manuellement une référence. Si ce champ contient un numéro ou la valeur "inconnu", il a été transmis manuellement à une liste ("inconnu" est un espace réservé pour les listes sans numéro de fax).
Ville du destinataire Ville du destinataire La ville du destinataire.
Province du destinataire Province du destinataire La province du destinataire.
Code postal du destinataire Code postal du destinataire Le code postal du destinataire.
Priorité du destinataire Priorité du destinataire L'urgence indiquée par le destinataire via le formulaire d'examen (en particulier l'élément avec la référence "priorité"). L'urgence est associée à des niveaux de priorité limités à P1, P2, P3, P4, P4F, P5.
Résultat de l'eConseil Résultat de l'eConseil Le statut/résultat de l'eConseil. Peut être l'une des valeurs suivantes :
"eRéférence", "En attente" et "Terminé"
"eRéférence" est le cas où la référence a été traitée comme un eConseil, mais a ensuite été poursuivie comme une référence. "En attente" représente un eConseil en cours, et "Terminé" représente une référence marquée comme terminée en tant qu'eConseil.
Date du résultat de l'eConseil Date du résultat de l'eConseil La date du résultat de l'eConseil. Par exemple, la date à laquelle la référence a été marquée comme terminée en tant qu'eConseil. Ou la date à laquelle il a été décidé que l'eConseil devait se poursuivre en tant qu'eRéférence. Remarque : cette valeur sera vide lorsque le résultat de l'eConseil est "En attente".
Date d'acceptation de l'eConseil Date d'acceptation de l'eConseil La date/heure à laquelle la référence est acceptée en tant qu'eConseil. Cela peut se produire au moment de l'envoi du premier message d'eConseil sur la référence. Ou un administrateur/délégué peut accepter la référence en tant qu'eConseil, et demander au spécialiste/fournisseur d'y répondre ultérieurement.
Date du premier message de l'eConseil Date du premier message de l'eConseil La date/heure du premier message d'eConseil sur une référence.
Nombre de messages de l'eConseil Nombre de messages de l'eConseil Le nombre de messages marqués comme "eConseil" sur la référence, avec un temps facturable qui leur est associé.
Raison de passage de l'eConseil à l'eRéférence Raison du passage de l'eConseil à l'eRéférence La raison pour laquelle le fournisseur référent choisit de "Poursuivre en tant qu'eRéférence" après avoir reçu un message d'eConseil. Peut être l'une des trois raisons standard : PRÉFÉRENCE_DU_FOURNISSEUR, PRÉFÉRENCE_DU_PATIENT ou AUTRE.
Dernier eConseil envoyé par Nom au complet de l'utilisateur envoyant la dernière réponse d'eConseil Le nom complet de l'utilisateur ayant envoyé le dernier message d'eConseil.
envoyéAuTestListing Envoyé au Test Listing Indicateur pour savoir si la référence a été envoyée à un test listing, ou étiquetée manuellement comme une référence de test en utilisant le Menu d'action. Utilisé pour exclure la référence des analyses.
âgeDuPatient Âge du Patient L'âge du patient en années, arrondi à la baisse
sexeDuPatient Sexe du Patient Le sexe du patient, peut être modifié dans le formulaire
villeDuPatient Ville du Patient La ville de résidence du patient.
provinceDuPatient Province du Patient La province de résidence du patient.
codePostalDuPatient3PremiersCaractères Code Postal du Patient (3 Premiers Caractères) Les 3 premiers caractères du code postal du patient.
distanceDuPatientKm Distance du Patient (km) La distance, en km, entre le domicile du patient et la cible de la référence.
étatDeLaRéférence État Le statut primaire de base de la référence, tel que "INITIAL", "ACCEPTÉ", "RÉSERVÉ", "COMPLÉTÉ", "ANNULÉ" ou "REFUSÉ".
rendezVousPlanifié Rendez-vous pour Attente 1 La date/heure fixée pour le rendez-vous Attente 1 (c'est-à-dire, la date du rendez-vous en utilisant l'étiquette de rendez-vous "Attente 1" pertinente telle que configurée dans le Directory Listing).
moyenDuRendezVous1 Moyen pour le Rendez-vous Attente 1 La sélection du moyen pour le rendez-vous planifié sur une référence associée à l'Attente 1. Peut être l'une des valeurs suivantes : EN_PERSONNE, VISIOCONSULTATION, TÉLÉPHONE, VISITE_DOMICILE.
rendezVousPlanifié2 Rendez-vous pour Attente 2 La date/heure fixée pour le rendez-vous Attente 2 (c'est-à-dire, la date du rendez-vous en utilisant l'étiquette de rendez-vous "Attente 2" pertinente telle que configurée dans le Directory Listing - c'est-à-dire, "Date de la procédure" ou "Date de la chirurgie").
moyenRendezVous2 Moyen pour le Rendez-vous Attente 2 La sélection du moyen pour le rendez-vous planifié sur une référence associée à l'Attente 2. Peut être l'une des valeurs suivantes : EN_PERSONNE, EN_PERSONNE_ALT, VISIOCONSULTATION, TÉLÉPHONE, VISITE_DOMICILE.
planificationConfirmée Planification Confirmée Capture la valeur actuelle de la case à cocher "Confirmé" dans le volet de planification des références.
schedulingConfirmedBy Confirmé par la planification Capture quel intervenant de la référence a confirmé les dernières informations de planification avec le patient. Peut être l'un des valeurs suivantes : expéditeur, patient ou spécialiste.
initialContactAttemptDate Date de la première tentative de contact La date/heure à laquelle la note "Tentative de contact effectuée" est ajoutée à la référence.
initialForwardDate Date de l'envoi initial La date/heure à laquelle la référence est initialement envoyée. Cela reste le même, même après que la référence ait été envoyée de l'admission centrale à un spécialiste, par exemple.
initialAssessmentDate Date de l'évaluation initiale La date/heure de l'évaluation initiale si la référence est envoyée à un centre d'évaluation.
initialAssessmentSite Nom du site d'évaluation initial Le nom du site d'évaluation initial.
initialAssessmentSiteNum Numéro du site d'évaluation initial Le numéro de site Ocean du site d'évaluation initial.
initialAssessmentSiteRef Référence de la liste du site d'évaluation initial L'identifiant de référence de liste unique du site d'évaluation initial. Restera inchangé, même si le nom de la liste elle-même est mis à jour (initialAssessmentSite).
initialAssessmentOfferingRef Référence de l'offre de service de l'évaluation initiale Offre de service de santé (OSS) assignée à la référence, au moment où elle a été envoyée au RAC.
forwardDateFromAssessmentSite Date de l'envoi depuis la clinique d'accès rapide La date à laquelle la référence est envoyée depuis une liste de type Clinique d'Accès Rapide.
forwardDate Dernière date d'envoi La date/heure à laquelle la référence a été envoyée pour la dernière fois.
completedDate Date de complétion La date à laquelle la référence est marquée comme "Terminée" (peut être effectuée dans l'onglet de réservation une fois que la date du rendez-vous est passée).
seen Le patient a été vu Indique si le patient a été vu (c'est-à-dire s'il s'est rendu à la clinique pour une consultation).
awaitingReply Site en attente de réponse Numéro de site Ocean du site en attente d'une réponse concernant la référence.
referralDeleted Supprimé Indicateur indiquant si la référence a été supprimée, permettant aux entrepôts de données synchronisées (par ex. Think Research EntryPoint) de détecter de telles suppressions.
ptNotificationEmailed Notification envoyée au patient par courriel Indicateur si le patient a reçu une notification par courriel concernant sa référence.
ptAppointmentReminderEmailed Rappel de rendez-vous envoyé au patient par courriel Indique si le patient a reçu un rappel de rendez-vous automatisé par courriel de la part d'Ocean.
protocol Protocole Champ facultatif utilisé par le site destinataire pour protocoler la référence en utilisant les notes de révision. Par exemple, les radiologistes peuvent utiliser ce champ lors de l'examen des références d'imagerie diagnostique. Remplit la colonne "Protocole" dans le portail Ocean.
reasonForDecline Raison du refus La raison du refus d'une référence. Un parmi :

EXAMEN_SUPPLÉMENTAIRE_REQUIS, DÉJÀ_PROGRAMMÉ_AILLEURS, DÉJÀ_EFFECTUÉ
, IMPOSSIBLE_DE_VOIR_RAPIDEMENT, DOUBLON, INDICATION_INAPPROPRIÉE, INFORMATION_MANQUANTE
, ABSENT, PAS_ENCORE_DÛ, AUTRE, PATIENT_REFUSÉ, PATIENT_DÉCÉDÉ
, EMPÊCHÉ_EN_RAISON_D'UN_PROBLÈME_PATIENT, RECOMMANDER_UN_AUTRE_PRESTATAIRE, ENVOYÉ_AU_MAUVAIS_PRESTATAIRE
, SERVICE_NON_DISPONIBLE, IMPOSSIBLE_DE_CONTACTER,   PEU_PROBABLE_D'ÊTRE_BÉNÉFIQUE


Option disponible lorsqu'une référence est refusée dans la fenêtre de Refus de référence.
reasonForWaitTimeExclusion Raison de l'exclusion du calcul du temps d'attente La raison de l'exclusion de la référence du calcul du temps d'attente.
PLUSIEURS_TENTATIVES_DE_CONTACT
PATIENT_PROPOSÉ_DATE_ANTÉRIEURE
PATIENT_DEMANDE_DATE_ULTÉRIEURE
PATIENT_EST_UN_CLIENT_EXISTANT
REDIRECTION_DE_LA_RÉFÉRENCE_INITIALE
numExternalMessages Nombre de messages externes Nombre de messages externes attachés à la référence
numCIAttachments Nombre de pièces jointes incluses par l'admission centrale Nombre de pièces jointes incluses par l'admission centrale dans la référence
resubmissionCount Nombre de soumissions à nouveau Le nombre de fois qu'une référence est soumise à nouveau (après avoir été refusée ou annulée)
inbound Demande entrante saisie manuellement par fax/téléphone/autre Indique que la référence a été créée en tant que demande entrante. Sera VRAI si la référence a été reçue par téléphone ou fax, et FAUX si elle a été reçue via Ocean.
offeringRef Référence de l'offre de service de santé assignée L'identifiant de référence de l'offre de service de santé assignée à la référence
titreDeLoffre Titre de l'offre de service de santé assignée Le titre de l'offre de service de santé assignée au renvoi
adresseLigne1DeLexpéditeur Adresse - ligne 1 de l'expéditeur Adresse - ligne 1 de l'expéditeur
adresseLigne2DeLexpéditeur Adresse - ligne 2 de l'expéditeur Adresse - ligne 2 de l'expéditeur
villeDeLexpéditeur Ville de l'expéditeur Ville de l'expéditeur
provinceDeLexpéditeur Province de l'expéditeur Province de l'expéditeur
codePostalDeLexpéditeur Code postal de l'expéditeur Téléphone de l'expéditeur
téléphoneDeLexpéditeur Téléphone de l'expéditeur Téléphone de l'expéditeur
faxDeLexpéditeur Fax de l'expéditeur Fax de l'expéditeur
identifiantProfessionnelDeLexpéditeur Identifiant professionnel de l'expéditeur Identifiant professionnel de l'expéditeur, tel que le numéro de l'OMS pour un médecin de l'Ontario.
numSiteAutoritéRégionaleSecondaire Numéro de site de l'autorité régionale secondaire Le deuxième numéro de site de l'autorité régionale, si le renvoi est transféré en dehors du RLISS où il a été initialement reçu.
réfCentralIntake Référence de la liste d'admission centrale L'identifiant unique de la liste d'admission centrale. Restera inchangé, même si le nom de la liste est mis à jour.
réfOffreServiceCentralIntake Référence de l'offre de service de santé de l'admission centrale Offre de service de santé (OSS) assignée au renvoi, au moment où il a été envoyé à l'AC.
idServiceSystèmeExterne Identifiant de service du système externe Sert d'indicateur qu'une eRéférence a été envoyée à un système externe (et indique quel système a été utilisé).
sourceDuRenvoi Moyen de la source Le moyen par lequel le renvoi a été envoyé. Par exemple, la source pourrait être "eRéférence" pour les eRéférences envoyées depuis Healthmap (précédemment "Répertoire"), ou le nom du lien du formulaire du site Web s'il a été soumis via un site Web. Pour les renvois entrants transcrits dans Ocean, la source peut être "Téléphone", "Fax" ou "Autre source". Pour les demandes importées dans un site, la source est "Impression". Pour les eRéférences envoyées via Healthmap via eFax, la source du renvoi sera "eFax".
requestedRtRef Référence de la demande de rendez-vous La référence de la liste originale sélectionnée dans Healthmap par le fournisseur référent, avant que la référence ne soit acheminée à l'admission centrale.
requestedRtTitle Titre de la demande de rendez-vous Le nom de la liste originale sélectionnée dans Healthmap par le fournisseur référent, avant que la référence ne soit acheminée à l'admission centrale.
completionState État d'achèvement Retournera l'un des états finaux mutuellement exclusifs suivants : TERMINÉ, FERMÉ_AUTOMATIQUEMENT, INCOMPLET, ANNULÉ, REFUSÉ, GÉRÉ_EXTERNEMENT (indiquant les références reçues mais non mises à jour dans Ocean), TERMINÉ_SANS_RENDEZ-VOUS (indiquant les références acceptées, mais marquées comme terminées depuis le dossier de réservation en attente dans Ocean).
integrationName Nom de l'intégration Nom de l'intégration associée à la liste.
redirectedFromReferralRef Référence de redirection de la référence de la demande La valeur de référence unique de la référence de la demande qui a été initialement refusée ou annulée, puis redirigée.
daysUntilReferralResponse Jours jusqu'à la réponse de la demande Le nombre de jours (à une décimale près) entre la date de création de la demande/la date de transfert et le moment où le Temps anticipé du rendez-vous OU la Date du rendez-vous a été initialement ajouté à la demande.
initialAnticipatedWaitTimeDaysHigh Temps d'attente anticipé initial en jours (valeur haute) Le nombre de jours de l'estimation supérieure réelle de la valeur du Temps anticipé du rendez-vous qui a été initialement saisi par le destinataire de la demande. Cette valeur est effacée lorsque la demande est transférée. Les mises à jour en masse du temps d'attente n'ont pas d'impact sur cette valeur.
appointmentInitiallyProvidedOn Rendez-vous initialement fourni le Date/heure à laquelle la date du rendez-vous de la demande a été initialement fournie. Cette valeur est effacée lorsque la demande est transférée.
acceptedDate Date d'acceptation Date/heure à laquelle la demande a été acceptée. Mise à jour lorsque la demande est resoumise et à nouveau acceptée.

Analytiques personnalisées (ax_)

Vous pouvez associer des champs supplémentaires dans votre formulaire de consultation ou de recommandation et dans le formulaire d'examen pour collecter des valeurs analytiques pour vos exportations de recommandations. Pour ajouter ces valeurs analytiques, il vous suffit d'ouvrir votre formulaire dans l'Éditeur de formulaire électronique et de définir la référence de l'élément sur l'une des valeurs suivantes.

Référence de l'élément Nom convivial de l'utilisateur Description
ax_pcpName Nom du fournisseur de soins primaires Le nom du fournisseur de soins primaires, utilisé sur le formulaire de référence si le référent n'est pas le fournisseur de soins primaires.
ax_reasonForReferral Raison de la référence La raison de la référence pour le patient.
ax_preferredClinician Clinicien préféré Le clinicien préféré du patient.
ax_preferredCity Ville préférée La ville préférée du patient.
ax_preferredWasChosen Choix préféré Un indicateur pour l'admission centrale pour indiquer que la référence a été transmise au spécialiste préféré spécifié par le référent.
ax_cause Cause Permet de fournir des informations supplémentaires sur la cause ou les circonstances de la référence.
ax_severity1 Gravité au repos Le niveau de douleur au repos du patient, généralement Légère/Modérée/Grave lorsqu'il est spécifié.
ax_severity2 Gravité pendant le mouvement Le niveau de douleur pendant le mouvement du patient, généralement Légère/Modérée/Grave lorsqu'il est spécifié.
ax_diagnosis Diagnostique Le problème principal du patient (par exemple, Diabète de type 2, Arthrite du genou, etc.)
ax_diagnosisAcuity Acuité du diagnostique L'état du diagnostique du patient
ax_aboriginalStatus État autochtone du patient Le statut autochtone ou aborigène du patient, s'il est spécifié.
ax_languageBarrier Barrière linguistique Indique si le patient a une barrière linguistique.
ax_language Langue préférée La langue préférée du patient.
ax_imagingType Type d'imagerie Indique quels types de fichiers d'imagerie ont été inclus avec la référence. Par exemple, "IRM; Échographie; Radiographie"
ax_imagingStatus État de l'imagerie Indique l'état des rapports d'imagerie joints à la référence, tel que déterminé par le parcours.
ax_socialDeterminants Les déterminants sociaux de la santé Les déterminants sociaux
ax_lab_hb Laboratoire - Hémoglobine La dernière valeur de l'hémoglobine (Hb) en laboratoire pour le patient.
ax_lab_hdl Laboratoire - HDL La dernière valeur de HDL en laboratoire pour le patient.
ax_lab_ldl Laboratoire - LDL La dernière valeur de LDL en laboratoire pour le patient.
ax_lab_tg Laboratoire - Triglycérides La dernière valeur de triglycérides en laboratoire pour le patient.
ax_v_bp TA La dernière mesure de la tension artérielle du patient.
ax_cm_arthritis Comorbidité - Arthrite Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'arthrite.

ax_cm_asthma Comorbidité - Asthme Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'asthme
ax_cm_cvd Comorbidité - Maladie cardiovasculaire Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité de maladie cardiovasculaire
ax_cm_dm Comorbidité - Diabète Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité de diabète
ax_cm_osteoporosis Comorbidité - Ostéoporose Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'ostéoporose
ax_cm_tiaStroke Comorbidité - AIT/Accident vasculaire cérébral Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'AIT/Accident vasculaire cérébral

ax_cm_htn Comorbidité - Hypertension Indicateur si le patient a des antécédents de santé/comorbidité d'hypertension
ax_request_mentalHealth Demande de santé mentale Un indicateur pour signaler que des services de santé mentale sont demandés sur la référence.
ax_examType Type d'examen L'examen spécifique qui est commandé sur la référence.
ax_surgicalCandidate Candidat chirurgical Question Oui/Non pour savoir si le patient est un candidat pour une consultation chirurgicale. Complété sur le formulaire d'évaluation du centre.
ax_assessmentOutcome Résultat de l'évaluation Résultat de l'évaluation. Par exemple, avec les cliniques d'accès rapide, ce résultat indique si le patient est référé à une consultation chirurgicale ou non.

ax_assessmentOutcomeMedicalSpecialist Résultat de l'évaluation pour spécialiste médical Résultat de l'évaluation - si le patient est référé à un spécialiste médical, renverra le(s) spécialiste(s) médical(aux) spécifique(s) sélectionné(s).
ax_assessmentOutcomeCommunityProgram Résultat de l'évaluation pour programme communautaire Résultat de l'évaluation - si le patient est référé à un programme communautaire, renverra le(s) programme(s) spécifique(s) sélectionné(s).
ax_assessmentOutcomeSelfManagement Résultat de l'évaluation auto-gestion L'aspect d'auto-gestion du patient du résultat de l'évaluation.
ax_patientPreference Préférence du patient pour des soins spécifiques Si le patient est un candidat, et que le résultat est une référence à une consultation chirurgicale, quelle est sa préférence : prochain chirurgien disponible ; chirurgien spécifique ; hôpital spécifique ; etc.
ax_consultOutcome Résultat de la consultation Indique le résultat de la consultation, souvent enregistré comme une réponse Oui/Non pour savoir si le patient va subir une opération.
ax_decisionToTreat Décision de traiter Champ de date pour enregistrer quand la décision est prise de planifier la chirurgie. Utilisé pour calculer Wait2.
ax_decisionToConsult Décision de consulter Champ de date pour enregistrer quand la décision est prise de transmettre la référence à une consultation chirurgicale. Utilisé pour calculer Wait1b.
ax_bodySite Site du corps Le site du corps pour lequel la référence est faite (par exemple, Hanche/Genou/Épaule etc) 
ax_secondaryOutcome Résultat Secondaire Enregistre un résultat clinique secondaire (non primaire) tel que défini par le protocole. Par exemple, pour le protocole MSK, cela enregistre le résultat de réadmission lorsque qu'un patient retourne au RAC dans un délai de 6 à 12 mois. Une valeur vraie indique que le patient est un patient de retour qui a été évalué précédemment dans les 6 à 12 mois précédents et une valeur fausse indique que le patient n'a pas été évalué dans les 6 à 12 mois précédents.
ax_receivedReferralComplete Réception de Référence Complète Indique si la référence reçue contenait tous les renseignements requis ou non lors de sa réception initiale, en particulier dans les sites d'admission centrale.

Configurer des eConseils et/ou des eRéférences sur votre site Web*

Une fois que vous êtes prêt à recevoir des eConseils et/ou des eRéférences, vous pouvez facultativement choisir de configurer des formulaires Web sur votre site pour accepter des eConseils et/ou des eRéférences Ocean à la fois depuis votre site Web et depuis l'Ocean Healthmap.

Cette étape est une partie facultative de la configuration de votre site pour recevoir des eConseils et/ou des eRéférences.

  • Ocean vous permet d'accepter des eConseils et/ou des eRéférences, non seulement depuis l'Ocean Healthmap, mais aussi depuis une page sécurisée sur le site Web de votre clinique, appelée Formulaires Web.
  • Par exemple, l'Hôpital de Cambridge accepte les eRéférences Ocean pour l'imagerie diagnostique et l'IRM sur la page "Formulaire de demande de consultation pour DI et IRM" de leur site Web.

Pour apprendre comment configurer une page de soumission sur votre site Web, consultez notre Guide de création de formulaires Web.

Aucuns frais de licence Ocean ne sont associés à la configuration d'un lien de Formulaire Web d'eRéférence pour les fournisseurs de référence à utiliser.

Si vous souhaitez configurer un lien d'auto-référence pour les patients à utiliser, alors les frais standard des Formulaires Web d'Ocean s'appliqueront. Si votre site Ocean est répertorié sous Autorité Régionale (AR), un seul lien de Formulaire Web, configuré pour être soumis en tant qu'eRéférence, sera couvert par la licence AR.


Configurer votre site pour recevoir les visites sans rendez-vous*

Si vous êtes un site receveur qui accepte les patients sans rendez-vous, vous voudrez activer la fonction "Accepter les patients sans rendez-vous" sur votre site.

Ceci est une partie facultative de la configuration des eRéférences.

Si vous êtes un site receveur qui accepte les patients sans rendez-vous (c'est-à-dire des patients qui peuvent venir quand ils le souhaitent, sans nécessairement avoir pris rendez-vous à l'avance).

Suivez les étapes ci-dessous pour activer cette configuration pour les patients sans rendez-vous.

  • Dans le panneau "Détails du service", cliquez sur l'offre de service de santé de votre liste qui accepte les patients sans rendez-vous.
  • Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le texte bleu à côté du champ "Temps d'attente 1" pour accéder à la boîte de dialogue "Informations sur le temps d'attente".
  • Pour le champ "Temps d'attente signalé", sélectionnez "Walk-In".
  • N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.
  • Désormais, lorsque vous acceptez de nouvelles eRéférences entrantes pour cette offre de service de santé spécifique, l'option "Accepter" en bas de la référence sera automatiquement définie sur "Accepter les patients sans rendez-vous".
  • Comme d'habitude, la fenêtre "Importer" apparaîtra, où vous pourrez obtenir le numéro de référence Ocean du patient. En acceptant l'eRéférence, le patient sera également directement déplacé dans le dossier "Walk-In".
  • À partir de là, lorsque le patient se présente au bureau, vous pouvez simplement le rechercher dans ce "Dossier Walk-In" puis marquer la référence comme "Terminée".