Configurer votre site pour recevoir des eConseils et/ou des eRéférences

Si votre clinique n’est pas déjà répertoriée sur Healthmap, vous devrez créer une Liste d’annuaire afin que les expéditeurs de Consultation électronique et/ou eOrientation puissent vous trouver.

Une fois que votre Listes d'annuaires a été créée sur le Healthmap Ocean, vous devrez la réclamer afin qu'elle soit liée à votre site Ocean.

Réclamer une Listes d'annuaires

Une fois que votre Liste d'annuaire a été validée, il est important d’effectuer la configuration nécessaire afin de commencer à recevoir des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques.

1. Confirmez que votre Liste d'annuaire a été validée

2. Accédez aux paramètres de votre Liste d'annuaire

3. Configurez les paramètres de votre Liste d'annuaire

Ci-dessous, nous vous guiderons à travers les options de configuration de chaque onglet pour configurer votre Liste d'annuaire afin d’accepter les Orientations électroniques et/ou les Consultations électroniques. Il suffit de développer chaque onglet pour voir les détails correspondants :

Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de votre Listes d'annuaires, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » pour sauvegarder vos modifications.

1. Indiquez que votre site Ocean reçoit des orientations

1. • Connectez-vous à Ocean Portail et accédez à la page eOrientations & Consultation électronique.
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   • Sélectionnez le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.
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   • Note : Le bouton « Paramètres » est visible uniquement pour les utilisateurs Admin du site.

   • Sous la section « Bienvenue dans Ocean eOrientations ! », assurez-vous que la sélection appropriée est faite pour la façon dont votre site utilise les Consultation électronique et/ou les eOrientations (« Recevoir des orientations » ou « Envoyer et recevoir des orientations »).

     Cette sélection contrôle la possibilité d'accéder aux options de configuration de l'étape 2 qui ne concernent que les sites Ocean qui reçoivent des orientations.

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2. Configurer les orientations

Réception des orientations

Fiduciaires/Responsables

Indiquez si votre site Ocean est un Fiduciaire/Responsable.

Courriels de notification d'orientation entrante par défaut

Définissez votre courriel par défaut pour les notifications concernant les Consultation électronique et/ou eOrientations entrantes. Plus de détails sur les notifications par courriel pour les spécialistes sont disponibles dans cet article : Configurer les notifications par courriel pour les spécialistes.

Envoyer des notifications par courriel aux patients

Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean envoie automatiquement des notifications par courriel aux patients concernant les mises à jour d'état de leurs orientations envoyées à votre site. La liste des notifications par courriel que les patients recevront se trouve dans cet article : Quelles notifications par courriel les patients recevront-ils concernant leurs eOrientations ?

Utiliser l'adresse courriel du patient Ocean pour les intégrations*

Lorsque cette option est activée (« Oui »), Ocean enverra les notifications par courriel au patient à l'adresse courriel soumise avec l'eOrientation/Consultation électronique. Il s'agit de la configuration recommandée.

Lorsque cette option est désactivée (« Non »), Ocean enverra les notifications par courriel au patient à l'adresse courriel incluse dans la charge utile FHIR.

*Ce paramètre n'est disponible que pour les sites Ocean ayant activé une intégration d'orientation dans la section « Admin -> Intégrations » du Ocean Portail.

Créer des dossiers pour les nouveaux patients

Lorsque cette option est activée (« Oui »), cela permet à Ocean de créer de nouveaux dossiers patients dans votre DMÉ lorsqu'une orientation est acceptée et qu'aucun dossier DMÉ existant n'est trouvé.

Type de fichier pour les records/notes d'orientation

Choisissez le format de fichier dans lequel vous souhaitez qu'Ocean télécharge vos records et notes. Plus de détails sont disponibles dans cet article : Puis-je changer le format de fichier pour les records et notes téléchargés ?

Fermer automatiquement les orientations

Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean marque automatiquement les orientations réservées comme terminées, un certain nombre de jours après la date du rendez-vous. Plus de détails sont disponibles dans cet article : Ocean peut-il automatiquement marquer les orientations réservées comme fermées sur mon site ?

Gestion des Consultation électronique

Afficher les dossiers de Consultation électronique

Si votre site utilise les Consultation électronique, assurez-vous que l'affichage des dossiers d'état de Consultation électronique est réglé sur « Oui ».

Options d'heure de rendez-vous

Système horaire

Indiquez si Ocean doit afficher les heures au format 12 heures, 24 heures ou les deux.

Intervalle de temps

Sélectionnez les incréments de temps qui sont sélectionnables dans la zone de Planification des horaires d'une orientation.

Plage horaire

Indiquez les heures réservables de la journée.

Aperçu des options d'heure de rendez-vous

Ouvrez ce menu déroulant pour voir les options qui seront disponibles selon vos paramètres actuels.

Plus d'informations concernant ces paramètres sont disponibles dans l'article d'assistance suivant : Puis-je configurer les options d'heure de réservation qui apparaissent dans le volet de planification des horaires de l'eOrientation ?

Une fois que vous êtes satisfait de vos choix de configuration, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » au bas de la page.

• Emails à l'échelle du site : Configuration des orientations

  • Les Emails de notification d'orientation entrante par défaut peuvent être configurés dans la page "Configuration des orientations" dans les Paramètres des orientations dans l'Ocean Portail. Ce seront les adresses email par défaut qu'Ocean utilise pour envoyer des notifications concernant les nouvelles consultations et/ou orientations reçues par le site, ou des notifications pour les mises à jour effectuées sur les consultations et/ou orientations reçues par le site.
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  • Vous pouvez accéder à cette section en vous connectant à l'Ocean Portail, en naviguant dans le Menu vers la page eOrientations, en sélectionnant "Paramètres" dans le coin supérieur droit, en vous assurant que votre site est défini comme Réception des orientations et ensuite en choisissant le bouton "Configurer les orientations".
  • À partir de là, vous pouvez lister quelles adresses email recevront les notifications de consultations et/ou d'orientations entrantes.
  • Assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

• Emails spécifiques à la liste : Listes d'annuaires

  • Une adresse email spécifique à la liste peut être configurée pour chaque Liste d'annuaire dans votre site Ocean via la page des Paramètres d'administration dans l'Ocean Portail.
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  • L'email de notification eRequête peut être défini sous l'onglet Informations sur la liste. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou orientations envoyées à cette liste spécifique seront dirigées vers cet email, remplaçant l'email de notification défini au niveau du site.
  • Vous pouvez choisir d'utiliser le Défaut du site ici, en cliquant sur le bouton "Passer au défaut du site" à droite du champ. Dans ce cas, si l'email à l'échelle du site est mis à jour ultérieurement, l'email de la liste ici sera automatiquement mis à jour pour correspondre.

  Vous pouvez également choisir la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les emails de notification eRequête.

  • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

• Emails spécifiques à l'offre : Listes d'annuaires

  • Une adresse email peut être configurée pour chaque Offre de service de santé dans votre/vos Liste(s) d'annuaire via la page des Paramètres d'administration dans l'Ocean Portail. L'email de notification d'offre peut être défini sous les Offres de services de santé dans les paramètres de la liste. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou orientations envoyées à cette liste spécifique, pour cette offre de service de santé spécifique, seront dirigées vers cet email, remplaçant l'email de notification défini à la fois au niveau de la liste et au niveau du site.
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  • Vous pouvez utiliser soit le Défaut de la liste ici, en cliquant sur le bouton "Utiliser le défaut de la liste" au-dessus du champ. Ensuite, si l'email au niveau de la liste est mis à jour ultérieurement, l'email de l'offre ici sera automatiquement mis à jour pour correspondre.
  • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

Ceci est une partie optionnelle de la configuration des consultations électroniques et/ou des orientations électroniques.

Les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations peuvent envoyer des rappels de rendez-vous automatisés aux patients concernant leurs rendez-vous à venir.

Cet article explique la configuration requise pour envoyer des rappels aux patients basés sur les informations de rendez-vous réservées stockées dans vos eOrientations Ocean.

Alternativement, si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ (par exemple, PS Suite, Med Access, Accuro, OSCAR Pro), Ocean peut utiliser votre calendrier DMÉ comme source d'informations pour les rappels de rendez-vous. Veuillez vous référer au Guide de configuration des rappels aux patients pour des instructions détaillées sur cette option de configuration alternative.

Configuration du site Ocean

Création de règle de rappel

Une fois la configuration ci-dessus complétée, vous pouvez créer votre ou vos Règles de Rappel. Les Règles de Rappel vous permettent de définir combien de temps à l'avance un rappel doit être envoyé avant un rendez-vous.

Vous pouvez créer un nombre quelconque de Règles de Rappel pour envoyer plusieurs notifications par courriel au patient avant son rendez-vous. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour envoyer 1 mois à l'avance du rendez-vous, une deuxième règle pour envoyer 1 semaine à l'avance du rendez-vous, puis une autre règle pour envoyer la veille du rendez-vous.

Vous êtes prêt ! À l'heure de la journée spécifiée dans la configuration des rappels de votre site Ocean, Ocean Cloud Connect enverra des courriels de rappel de rendez-vous à tous les patients ayant des orientations réservées qui répondent à tous les critères de règle de rappel activée et qui ont consenti à recevoir des notifications par courriel.

Comment la confirmation de rendez-vous apparaît dans l'eOrientation Ocean

Comment les confirmations de rendez-vous apparaissent dans le DMÉ

Si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ, Ocean tentera également de mettre à jour l'état de confirmation sur le rendez-vous réservé dans votre calendrier DMÉ.

Ceci est une partie optionnelle de la configuration des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques.

La plateforme d'eOrientation Ocean désidentifie automatiquement les données pour vous fournir une compréhension des modèles de consultation et/ou d'orientation, des taux de refus, des temps d'attente, etc. Vous pouvez exporter ces données à tout moment à partir de la section "Rapports" de la page des Paramètres Admin dans l'Ocean Portail. Pour plus de détails sur l'exportation des analyses, veuillez vous référer à "Accéder aux Analyses d'eOrientation".

Les trois types d'analyses d'orientation suivants sont disponibles pour les utilisateurs :

Analyses de Base : Ces analyses sont toujours capturées par la plateforme Ocean par défaut, et sont disponibles pour toutes les eDemandes (eOrientation et Consultation électronique) sans personnalisation du formulaire d'orientation. Une liste des analyses de base se trouve ci-dessous.

Analyses Personnalisées (ax_) : Il s'agit d'une bibliothèque d'analyses personnalisées qui a été prédéfinie pour aider à assurer la cohérence des données entre les formulaires d'orientation. Ces analyses peuvent être définies manuellement dans le formulaire d'orientation, et sont toujours automatiquement incluses dans le fichier d'exportation des analyses par défaut. Une liste complète des analyses 'ax_' se trouve ci-dessous.

Analyses Personnalisées (fx_) : Ce sont des analyses personnalisées que vous pouvez créer et définir dans le formulaire d'orientation, et ne sont accessibles qu'en créant un Modèle d'Exportation personnalisé.

Analyses de Base

L'ensemble de base des analyses capturées dans le record désidentifié se trouve dans le tableau ci-dessous.

Analytique personnalisée (ax_)

Vous pouvez mapper des champs supplémentaires dans votre formulaire de consultation ou de référence et le formulaire d'examen pour collecter des valeurs analytiques pour vos exportations de référence. Pour ajouter ces valeurs analytiques, ouvrez simplement votre formulaire dans l'éditeur eForm et définissez la référence de l'élément sur l'une des valeurs suivantes.

Ocean vous permet d’accepter des orientations électroniques/consultations électroniques non seulement à partir du Healthmap Ocean, mais aussi à partir d’une URL de formulaire Web d’orientation électronique que vous pouvez ajouter à votre site Web de clinique.

Les soumissions de formulaires Web d’orientation électronique apparaissent dans la section « Orientations électroniques & Consultations électroniques » de Ocean Portail de la même façon que les soumissions envoyées via le Healthmap Ocean.

Pour configurer un formulaire Web d’orientation électronique, suivez les étapes ci-dessous :

Ceci est une partie optionnelle de la configuration des eOrientations.

Si vous êtes un site récepteur qui accepte les patients sans rendez-vous (c.-à-d. des patients qui peuvent se présenter lorsqu'ils sont disponibles, sans nécessairement avoir un rendez-vous préalablement réservé), suivez les étapes ci-dessous pour activer cette configuration sans rendez-vous.

Maintenant que vous avez terminé de configurer votre site Ocean pour recevoir des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques, consultez le Guide pour recevoir des Orientations électroniques et/ou le Guide pour recevoir des Consultations électroniques.