Configurer votre site pour recevoir des eConseils et/ou des eRéférences

Si votre clinique n'est pas déjà répertoriée sur le Ocean Healthmap, vous devrez créer un Directory Listing afin que les expéditeurs de Consultation électronique et/ou eOrientation puissent vous trouver.

Revendiquer un Directory Listing

Vous ne trouvez pas votre Directory Listing ?

Si vous ne parvenez pas à trouver votre inscription sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez créer une nouvelle inscription directement dans votre site Ocean.

Une fois que votre Directory Listing a été validé, il est important de procéder à sa configuration nécessaire pour commencer à recevoir des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques.

1. Confirmez que votre Directory Listing a été validé

2. Accédez aux paramètres de votre Directory Listing

3. Configurez les paramètres de votre Directory Listing

Ci-dessous, nous passerons en revue les options de configuration dans chaque onglet pour configurer votre Directory Listing afin d'accepter des Orientations électroniques et/ou des Consultations électroniques. Il suffit de développer chaque onglet pour voir les détails respectifs :

Une fois que vous êtes satisfait de votre configuration de Directory Listing, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour enregistrer vos modifications.

1. Indiquer que votre site Ocean reçoit des orientations

1. • Connectez-vous à l'Ocean Portail et accédez à la page des Orientations électroniques & Consultations électroniques.
   • 
   • Sélectionner le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de la page.
   • 
   • Note : Le bouton 'Paramètres' n'est visible que pour les utilisateurs Admin du site.

   • Sous la section "Bienvenue dans les Orientations électroniques Ocean !", assurez-vous que la sélection appropriée est faite pour la façon dont votre site utilise les Consultations électroniques et/ou les Orientations électroniques ('Recevoir des orientations' ou 'Envoyer & Recevoir des orientations').

     Cette sélection contrôle la possibilité d'accéder aux options de configuration à l'étape 2 qui ne sont pertinentes que pour les sites Ocean qui reçoivent des orientations.

   • 

2. Configurer les orientations

Recevoir des orientations

Fiduciaires/Custodians

Indiquez si votre site Ocean est un Fiduciaire/Custodian.

Courriels de Notification de Références Entrantes par Défaut

Définissez votre courriel(s) par défaut pour les notifications concernant les consultations électroniques et/ou les orientations électroniques entrantes. Plus de détails sur les notifications par courriel pour les spécialistes peuvent être trouvés dans cet article : Configurer les Notifications par Courriel pour les Spécialistes.

Envoyer des Notifications par Courriel aux Patients

Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean envoie automatiquement des notifications par courriel aux patients concernant les mises à jour de statut pour leurs orientations envoyées à votre site. La liste des notifications par courriel que les patients recevront peut être trouvée dans cet article : Quelles notifications par courriel les patients recevront-ils concernant leurs orientations électroniques ?

Utiliser l'adresse courriel du patient Ocean pour les intégrations*

Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', Ocean enverra des notifications par courriel aux patients à l'adresse courriel soumise avec l'orientation électronique/la consultation électronique. C'est la configuration recommandée.

Lorsqu'il est réglé sur 'Non', Ocean enverra des notifications par courriel aux patients à l'adresse courriel incluse dans la charge utile FHIR.

*Ce paramètre est uniquement disponible pour les sites Ocean qui ont activé une intégration d'orientation dans la zone 'Admin -> Intégrations' du Ocean Portail.

Créer des Dossiers pour les Nouveaux Patients

Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', cela permet à Ocean de créer de nouveaux dossiers de patients dans votre DMÉ lorsqu'une orientation est acceptée et qu'aucun dossier DMÉ existant n'est trouvé.

Type de Fichier des Dossiers/Notes d'Orientation

Choisissez le format de fichier dans lequel vous souhaitez qu'Ocean télécharge vos dossiers et notes. Plus de détails peuvent être trouvés dans cet article : Puis-je changer le Format de Fichier pour les Dossiers et Notes Téléchargés ?

Fermer Automatiquement les Orientations

Sélectionnez si vous souhaitez qu'Ocean marque automatiquement les orientations réservées comme complétées, un nombre de jours spécifié après la date du rendez-vous. Plus de détails peuvent être trouvés dans cet article : Ocean peut-il Marquer Automatiquement les Orientations Réservées comme Fermées sur mon Site ?

Gestion des Consultations Électroniques

Afficher les Dossiers de Consultations Électroniques

Si votre site utilise des consultations électroniques, assurez-vous que l'affichage des dossiers de statut de consultation électronique est réglé sur 'Oui'.

Options de Temps de Rendez-vous

Système de Temps

Indiquez si Ocean doit afficher les heures en utilisant un format d'horloge de 12 heures ou de 24 heures, ou les deux.

Intervalle de Temps

Sélectionnez les incréments de temps qui sont sélectionnables dans la zone de Planification des horaires d'une orientation.

Plage Horaire

Indiquez les heures réservables de la journée.

Aperçu des Options de Temps de Rendez-vous

Ouvrez ce menu déroulant pour voir les options qui seront disponibles en fonction de vos paramètres actuels.

Plus d'informations concernant ces paramètres peuvent être consultées dans l'article de support suivant : Puis-je Configurer les Options de Temps de Réservation qui Apparaissent dans le Volet de Planification des Orientations Électroniques ?

Une fois que vous êtes satisfait de vos choix de configuration, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' en bas de la page.

• Courriels à l'échelle du site : Configuration des orientations

  • Les Courriels de notification d'orientation entrante par défaut peuvent être configurés dans la page "Configuration des orientations" au sein des Paramètres des orientations dans l'Ocean Portail. Ce seront les adresses email par défaut qu'Ocean utilise pour envoyer des notifications concernant les nouvelles consultations et/ou orientations reçues par le site, ou des notifications pour les mises à jour effectuées sur les consultations et/ou orientations reçues par le site.
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  • Vous pouvez accéder à cette section en vous connectant à l'Ocean Portail, en naviguant dans le Menu vers la page eOrientations, en sélectionnant "Paramètres" dans le coin supérieur droit, en vous assurant que votre site est défini comme Réception des orientations et ensuite en choisissant le bouton "Configurer les orientations".
  • À partir de là, vous pouvez lister quelle(s) adresse(s) email recevra(ont) les notifications de consultation et/ou d'orientation entrantes.
  • Assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

• Courriels spécifiques à la liste : Directory Listings

  • Une adresse email spécifique à la liste peut être configurée pour chaque Directory Listing dans votre site Ocean via la page des Paramètres d'administration dans l'Ocean Portail.
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  • Le 'courriel de notification eRequest' peut être défini sous l'onglet Informations sur la liste. Toutes les notifications concernant les consultations et/ou orientations envoyées à cette liste spécifique seront dirigées vers cet email, remplaçant le courriel de notification défini au niveau du site.
  • Vous pouvez choisir d'utiliser le Défaut du site ici, en cliquant sur le bouton "Passer au défaut du site" à droite du champ. Dans ce cas, si le courriel à l'échelle du site est mis à jour à une date ultérieure, le courriel de la liste ici se mettra automatiquement à jour pour correspondre.
  • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

• Offrir des courriels spécifiques : Directory Listings

  • Une adresse courriel peut être configurée pour chaque Offre de Service de Santé dans votre ou vos Directory Listing(s) via la page des paramètres d'administration dans l'Ocean Portail. Le 'courriel de notification d'offre' peut être défini sous les Offres de Service de Santé dans les paramètres de la liste. Toute notification concernant les consultations et/ou les références envoyées à cette liste spécifique, pour cette offre de service de santé spécifique, sera dirigée vers ce courriel, remplaçant le courriel de notification défini à la fois au niveau de la liste et au niveau du site.
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  • Vous pouvez utiliser soit le Défaut de la Liste ici, en cliquant sur le bouton "Utiliser le défaut de la liste" au-dessus du champ. Ensuite, si le courriel au niveau de la liste est mis à jour à une date ultérieure, le courriel de l'offre ici se mettra automatiquement à jour pour correspondre.
  • Encore une fois, assurez-vous de sauvegarder vos modifications avant de quitter cette page.

Ceci est une partie optionnelle de la configuration des consultations électroniques et/ou des orientations électroniques.

Les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations peuvent envoyer des rappels de rendez-vous automatisés aux patients concernant leurs rendez-vous à venir.

Cet article explique la configuration requise pour envoyer des rappels aux patients basés sur les informations de rendez-vous réservées stockées dans vos eOrientations Ocean.

Alternativement, si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ (par exemple, PS Suite, Med Access, Accuro, OSCAR Pro), Ocean peut utiliser votre calendrier DMÉ comme source d'informations pour les rappels de rendez-vous. Veuillez vous référer au Guide de configuration des rappels aux patients pour des instructions détaillées sur cette option de configuration alternative.

Configuration du site Ocean

Création de règle de rappel

Une fois la configuration ci-dessus complétée, vous pouvez créer votre ou vos règles de rappel. Les règles de rappel vous permettent de définir combien de temps à l'avance un rappel doit être envoyé avant un rendez-vous.

Vous pouvez créer un nombre quelconque de Règles de Rappel pour envoyer plusieurs notifications par courriel au patient avant leur rendez-vous. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour envoyer 1 mois avant le rendez-vous, une deuxième règle pour envoyer 1 semaine avant le rendez-vous, puis une autre règle pour envoyer la veille du rendez-vous.

Vous êtes prêt ! À l'heure de la journée spécifiée dans la configuration des rappels de votre site Ocean, Ocean Cloud Connect enverra des courriels de rappel de rendez-vous à tous les patients ayant des références réservées qui répondent à tous les critères de règle de rappel activée et qui ont consenti à recevoir des notifications par courriel.

Ceci est une partie optionnelle de la configuration des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques.

La plateforme d'eOrientation Ocean désidentifie automatiquement les données pour vous fournir une compréhension des modèles de consultation et/ou d'orientation, des taux de refus, des temps d'attente, etc. Vous pouvez exporter ces données à tout moment à partir de la section "Rapports" de la page des Paramètres d'administration dans l'Ocean Portail. Pour plus de détails sur l'exportation des analyses, veuillez vous référer à "Accéder aux Analyses d'eOrientation".

Les trois types d'analyses d'orientation suivants sont disponibles pour les utilisateurs :

Analyses de base : Ces analyses sont toujours capturées par la plateforme Ocean par défaut, et sont disponibles pour toutes les eDemandes (eOrientation et Consultation électronique) sans personnalisation du formulaire d'orientation. Une liste des analyses de base se trouve ci-dessous.

Analyses personnalisées (ax_) : Il s'agit d'une bibliothèque d'analyses personnalisées qui a été prédéfinie pour aider à assurer la cohérence des données entre les formulaires d'orientation. Ces analyses peuvent être définies manuellement dans le formulaire d'orientation, et sont toujours automatiquement incluses dans le fichier d'exportation des analyses par défaut. Une liste complète des analyses 'ax_' se trouve ci-dessous.

Analyses personnalisées (fx_) : Ce sont des analyses personnalisées que vous pouvez créer et définir dans le formulaire d'orientation, et ne sont accessibles qu'en créant un modèle d'exportation personnalisé.

Analyses de base

L'ensemble de base des analyses capturées dans le record désidentifié se trouve dans le tableau ci-dessous.

Analytique personnalisée (ax_)

Vous pouvez mapper des champs supplémentaires dans votre formulaire de consultation ou de référence et le formulaire de révision pour collecter des valeurs analytiques pour vos exportations de référence. Pour ajouter ces valeurs analytiques, ouvrez simplement votre formulaire dans l'éditeur eForm et définissez la référence de l'élément sur l'une des valeurs suivantes.

Ocean vous permet d'accepter des orientations électroniques/consultations électroniques non seulement à partir de l'Ocean Healthmap, mais aussi à partir d'une URL de formulaire de site Web d'orientation électronique que vous pouvez ajouter à votre site Web de clinique.

Les soumissions de formulaires de site Web d'orientation électronique apparaissent dans la zone 'Orientations électroniques & Consultations électroniques' du site Ocean de la même manière que les soumissions qui vous sont envoyées via l'Ocean Healthmap.

Pour configurer un formulaire de site Web d'orientation électronique, suivez les étapes ci-dessous :

Ceci est une partie optionnelle de la configuration des eOrientations.

Si vous êtes un site récepteur qui accepte les patients sans rendez-vous (c'est-à-dire des patients qui peuvent venir quand ils sont disponibles, sans nécessairement avoir un rendez-vous pré-réservé), suivez les étapes décrites ci-dessous pour activer cette configuration sans rendez-vous.

Maintenant que vous avez terminé de configurer votre site Ocean pour recevoir des Consultations électroniques et/ou des Orientations électroniques, consultez le Guide pour recevoir des Orientations électroniques et/ou le Guide pour recevoir des Consultations électroniques.