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Comprendre la vue des Orientations électroniques et des Consultations électroniques

Apprenez à naviguer dans la zone des Orientations électroniques & Consultations électroniques d'Ocean, ainsi que dans les sections de base d'une Consultation électronique.

La vue des Orientations électroniques & Consultations électroniques est utilisée pour visualiser, suivre et gérer toutes vos Consultations électroniques dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette zone vous permettra de naviguer en toute confiance dans Ocean et de gérer vos Consultations électroniques avec aisance.

Vue des eOrientations & Consultations électroniques Ouverture d'une Consultation électronique

Le diagramme ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités dans la vue des eOrientations & Consultations électroniques.

1. Boîte de recherche

Pour trouver une Consultation électronique spécifique, tapez dans la barre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom de famille du patient ou par les noms des prestataires de soins de santé concernés.

2. Groupe de dossiers généraux

Ces dossiers sont utilisés pour signaler les Consultations électroniques qui doivent être examinées, celles qui ont été signalées pour votre attention spécifique, et celles que vous avez récemment consultées.

3. Groupe de dossiers d'état Reçue/Envoyée

Les groupements de dossiers 'Reçue' et 'Envoyée' contiennent des dossiers d'état individuels qui sont utilisés pour organiser les Consultations électroniques au fur et à mesure de leur progression dans leur cycle de vie. Le but spécifique de chaque dossier d'état est défini dans cet article de support.

4. Menu Actions

Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, y compris le lancement de l'Ocean Healthmap, l'exportation de vos eOrientations et Consultations électroniques, l'impression par lot des eOrientations et Consultations électroniques, et la consultation de l'historique des orientations et consultations d'un patient.

5. Filtres au niveau du groupe

Contient des filtres qui peuvent être appliqués à tous les dossiers d'état au sein du groupement de dossiers 'Envoyée' ou 'Reçue'.

6. Filtres spécifiques au dossier

Contient des filtres qui peuvent être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.

7. Liste des orientations des patients

Affiche des informations de base sur les Consultations électroniques des patients qui correspondent à votre dossier actuellement sélectionné et aux filtres appliqués.

8. Bouton Paramètres

Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eOrientations & Consultations électroniques sur votre site Ocean.

9. Icônes d'état

Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque eOrientation & Consultation électronique. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de support.

Une consultation électronique peut être ouverte simplement en cliquant dessus dans la liste de référence du patient. Le schéma ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités d'une consultation électronique.

1. Offre de service de santé

Le nom du patient, l'offre de service de santé pour laquelle il a été consulté, et le numéro d'identification MRN/DMÉ sont affichés en haut de la consultation électronique.

2. Menu d'action

Utilisé pour gérer et effectuer des actions sur la consultation électronique directement à l'intérieur. Chaque élément du menu d'action est décrit en détail dans cet article de support.

3. Général

Contient des informations de base concernant le patient, l'expéditeur, la date de la consultation électronique, et tout autre intervenant supplémentaire copié sur la consultation.

4. Notes

Utilisé pour la prise de notes générales et/ou privées concernant la consultation électronique, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que le formulaire de révision/triage.

5. Messagerie

Utilisé pour communiquer avec d'autres intervenants de la consultation électronique, demander des informations supplémentaires avant d'accepter/refuser une consultation électronique (par exemple, valeurs de laboratoire, résultats d'imagerie), et fournir des conseils de consultation aux fournisseurs expéditeurs pour les consultations électroniques acceptées.

6. Résumé du formulaire de référence

Contient une note résumant les réponses de l'expéditeur aux questions/critères du formulaire de consultation électronique lors du processus d'envoi de la consultation électronique.

7. Note du patient

Si le patient a récemment complété un ou plusieurs formulaires Ocean, ou si des messages sécurisés ont été envoyés et/ou répondus, la ou les notes résultantes seront affichées ici.

Les fournisseurs disposant d'une licence de messages aux patients Ocean peuvent utiliser l'icône d'enveloppe pour envoyer un message sécurisé et/ou des questionnaires numériques supplémentaires au patient.

8. Besoin de révision

Utilisé pour assigner une consultation électronique à être révisée par un autre utilisateur sur votre site Ocean.

9. Boutons d'action

Utilisé pour accepter ou refuser la consultation électronique.
Accepter et refuser les consultations électroniques

Apprenez comment accepter, refuser et importer des consultations électroniques dans votre DMÉ.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro Non-Intégré

1. Recevoir une notification par courriel et accéder à la consultation électronique
- Lorsque vous recevez une nouvelle consultation électronique, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
- Connectez-vous au Ocean Portail, et utilisez le menu pour naviguer vers la section 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.
- Localisez la consultation électronique sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'état 'Nouveau'. Cliquez sur la consultation électronique pour l'ouvrir et voir plus de détails.
  
  Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.
2. Examiner et accepter ou refuser la consultation électronique
- Après avoir ouvert la Consultation électronique, examinez son contenu pour obtenir une compréhension plus détaillée de la consultation et assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont vous avez besoin.
  
  Conseil : Si nécessaire, vous pouvez assigner la Consultation électronique à un autre utilisateur sur votre site Ocean pour un examen secondaire.
- Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter la Consultation électronique' en bas de la Consultation électronique pour indiquer votre décision.
  
  Si vous pensez que le patient devrait être orienté vers votre clinique à la place, cliquez sur 'Accepter comme eOrientation'. Ensuite, suivez les étapes de ce guide.
Accepter Refuser
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro Autre DMÉ
PS Suite avec intégration Cloud Connect

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique et que votre DMÉ PS Suite est intégré en utilisant Cloud Connect, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants, et importera automatiquement la note de consultation dans le dossier correspondant en tant que note de rencontre nouvelle.

Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de la consultation.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ de dossier 'Médecin référent/IP' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour faire correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent/IP'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent/IP'.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté en tant que consultation électronique'.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré en utilisant Cloud Connect, un code numérique vous sera fourni pour importer la consultation électronique dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' sur la barre d'outils Ocean pour importer la consultation électronique du patient en utilisant le code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lorsque la consultation sera importée, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de la consultation sera générée.

Dans Ocean, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.
Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique, les informations de la référence seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme consultation électronique'.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté la consultation électronique.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ de dossier 'Fournisseur référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une consultation électronique Ocean.

L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à la consultation électronique Ocean.

Après avoir examiné les modifications et effectué tous les autres ajustements nécessaires à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Enquêtes' correspondante du dossier du patient.
Lorsque vous acceptez une nouvelle Consultation électronique, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.

Selon votre configuration de Cloud Connect, la note de consultation apparaîtra soit comme une Note de rencontre soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Cloud Connect soient configurés pour sauvegarder les orientations électroniques et consultations électroniques envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur de documents peut être activée dans vos paramètres Cloud Connect.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ de dossier 'Physicien référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Dans Ocean, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Acceptée comme Consultation électronique'.
Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique, la note de consultation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants.

La note de consultation est importée au format PDF dans la zone 'Documents' du dossier.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.
Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger la consultation électronique après l'avoir acceptée et la télécharger manuellement dans votre DMÉ au format PDF.

Conseil : Vous pouvez télécharger une copie du record de la consultation électronique à tout moment.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.
- Si vous refusez une Consultation électronique, vous serez invité à entrer une raison pour le refus, avec l'option de fournir un message supplémentaire pour les notifications par courriel de refus.
  
  Un message apparaîtra également pour vous informer de la partie prenante à laquelle la Consultation électronique sera retournée.
- Si le patient a consenti aux notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit également recevoir la notification par courriel de refus.
- La Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Refusé'.
Fournir des conseils de consultation

Apprenez comment répondre à une consultation électronique avec des conseils de consultation en utilisant la fonctionnalité de messagerie.

Une fois que vous avez accepté une consultation électronique, votre prochaine étape sera de revoir les détails de la consultation et de fournir des conseils en conséquence.

Comment puis-je fournir des conseils de consultation ?
- Dans la zone 'Messagerie', sélectionnez simplement le destinataire approprié du message en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans la consultation électronique), tapez votre message dans la zone de texte et ajoutez éventuellement une pièce jointe.
  
  Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
- Assurez-vous que la case à côté de 'Répondre en tant que consultation électronique' est cochée.
- Sélectionnez une durée précise dans le menu déroulant 'Temps de facturation' à des fins de suivi. Cliquez sur 'Envoyer'.
- Une fois que vous avez envoyé vos conseils de consultation, sélectionnez 'Fermer'.
- La consultation électronique passera maintenant dans le dossier d'état 'Consultation électronique en cours'.
- L'expéditeur de la consultation électronique recevra une notification par courriel indiquant que vous avez fourni des conseils de consultation.
  
  Note : Tous les messages dans une consultation électronique sont visibles par toutes les parties prenantes impliquées.
Fonctionnalités supplémentaires de messagerie
- Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
- Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.
Télécharger la lettre d'avenant

Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur la Consultation électronique et le message sélectionné.

Modifier

Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.

Supprimer

Supprime le message.
Voir les Réponses aux conseils de consultation

Découvrez comment un expéditeur peut répondre aux conseils de consultation que vous avez fournis.

Après avoir répondu à une Consultation électronique avec vos conseils de consultation, l'expéditeur peut prendre action de plusieurs manières différentes :

L'expéditeur fait un suivi avec des informations supplémentaires
- L'expéditeur peut examiner vos conseils de consultation et faire un suivi avec des questions ou informations supplémentaires.
- Celles-ci peuvent être examinées dans la zone 'Messagerie' de la Consultation électronique, où vous pouvez répondre. La correspondance avec l'expéditeur peut se poursuivre aussi longtemps que nécessaire.
- Si un expéditeur fait un suivi avec des informations supplémentaires, la Consultation électronique restera dans le dossier d'état 'Consultation électronique en cours'. Elle se trouvera également dans le dossier d'état 'Besoin de révision'.
- Tout message qui n'a pas été examiné sera indiqué par une icône d'exclamation jaune. Pour reconnaître que les messages de l'expéditeur ont été vus, marquez la Consultation électronique comme 'Révisé & Fermer'. La Consultation électronique sera alors retirée du dossier 'Besoin de révision'.
L'expéditeur change la Consultation électronique en eOrientation
- À tout moment au cours du cycle de vie d'une Consultation électronique, l'expéditeur peut choisir de changer la Consultation électronique en eOrientation.
- Si une Consultation électronique est changée en eOrientation par l'expéditeur, elle se trouvera dans les dossiers d'état 'Besoin de révision' et 'Nouveau' dans l'Ocean Portail.
  
  Suivez les étapes de ce guide pour prendre action.
L'expéditeur demande de procéder avec l'eOrientation
- Si l'expéditeur a examiné votre conseil de consultation et estime qu'une orientation est nécessaire, il peut demander que vous procédiez à une eOrientation pour le patient.
- Dans ce cas, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée vers les dossiers d'état 'Besoin de révision' et 'Nouveau' dans l'Ocean Portail.
- Dans la zone 'Messagerie' de la Consultation électronique, vous trouverez un message contenant une demande de procéder à une eOrientation, ainsi que la raison de cette demande.
  
  Suivez les étapes de ce guide pour avancer avec une eOrientation.
L'expéditeur complète la Consultation électronique
- Si l'expéditeur a examiné vos conseils de consultation et est satisfait de votre échange, il peut choisir de marquer la consultation électronique comme terminée.
- La consultation électronique sera automatiquement déplacée vers les dossiers d'état 'Besoin de révision' et 'Terminé'.
Note : En reconnaissant la consultation électronique terminée comme révisée en sélectionnant 'Révisé & Fermer', une copie finale du record de la consultation électronique sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ. Cela s'applique aux utilisateurs de Med Access, Accuro, ou OSCAR Pro.

Pour d'autres DMÉ, vous pouvez manuellement télécharger une copie finale du record de la référence/consultation.

Marquer une consultation électronique terminée comme incomplète
- Si vous pensez que la consultation électronique n'est pas encore complète, vous pouvez sélectionner 'Marquer Incomplet' pour continuer l'échange avec l'expéditeur.
- La consultation électronique sera automatiquement déplacée vers le dossier d'état 'Consultation électronique en cours' pour les deux parties. Vous pouvez alors continuer à communiquer avec l'expéditeur jusqu'à ce qu'il marque la consultation électronique comme terminée.

Comprendre la vue des Orientations électroniques et des Consultations électroniques

Apprenez à naviguer dans la zone des Orientations électroniques & Consultations électroniques d'Ocean, ainsi que dans les sections de base d'une Consultation électronique.

La vue des Orientations électroniques & Consultations électroniques est utilisée pour visualiser, suivre et gérer toutes vos Consultations électroniques dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette zone vous permettra de naviguer en toute confiance dans Ocean et de gérer vos Consultations électroniques avec aisance.

Le diagramme ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités dans la vue des eOrientations & Consultations électroniques.

1. Boîte de recherche: Pour trouver une Consultation électronique spécifique, tapez dans la barre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom de famille du patient ou par les noms des prestataires de soins de santé concernés.
2. Groupe de dossiers généraux: Ces dossiers sont utilisés pour signaler les Consultations électroniques qui doivent être examinées, celles qui ont été signalées pour votre attention spécifique, et celles que vous avez récemment consultées.
3. Groupe de dossiers d'état Reçue/Envoyée: Les groupements de dossiers 'Reçue' et 'Envoyée' contiennent des dossiers d'état individuels qui sont utilisés pour organiser les Consultations électroniques au fur et à mesure de leur progression dans leur cycle de vie. Le but spécifique de chaque dossier d'état est défini dans cet article de support.
4. Menu Actions: Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, y compris le lancement de l'Ocean Healthmap, l'exportation de vos eOrientations et Consultations électroniques, l'impression par lot des eOrientations et Consultations électroniques, et la consultation de l'historique des orientations et consultations d'un patient.
5. Filtres au niveau du groupe: Contient des filtres qui peuvent être appliqués à tous les dossiers d'état au sein du groupement de dossiers 'Envoyée' ou 'Reçue'.
6. Filtres spécifiques au dossier: Contient des filtres qui peuvent être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.
7. Liste des orientations des patients: Affiche des informations de base sur les Consultations électroniques des patients qui correspondent à votre dossier actuellement sélectionné et aux filtres appliqués.
8. Bouton Paramètres: Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eOrientations & Consultations électroniques sur votre site Ocean.
9. Icônes d'état: Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque eOrientation & Consultation électronique. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de support.

Une consultation électronique peut être ouverte simplement en cliquant dessus dans la liste de référence du patient. Le schéma ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités d'une consultation électronique.

1. Offre de service de santé: Le nom du patient, l'offre de service de santé pour laquelle il a été consulté, et le numéro d'identification MRN/DMÉ sont affichés en haut de la consultation électronique.
2. Menu d'action: Utilisé pour gérer et effectuer des actions sur la consultation électronique directement à l'intérieur. Chaque élément du menu d'action est décrit en détail dans cet article de support.
3. Général: Contient des informations de base concernant le patient, l'expéditeur, la date de la consultation électronique, et tout autre intervenant supplémentaire copié sur la consultation.
4. Notes: Utilisé pour la prise de notes générales et/ou privées concernant la consultation électronique, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que le formulaire de révision/triage.
5. Messagerie: Utilisé pour communiquer avec d'autres intervenants de la consultation électronique, demander des informations supplémentaires avant d'accepter/refuser une consultation électronique (par exemple, valeurs de laboratoire, résultats d'imagerie), et fournir des conseils de consultation aux fournisseurs expéditeurs pour les consultations électroniques acceptées.
6. Résumé du formulaire de référence: Contient une note résumant les réponses de l'expéditeur aux questions/critères du formulaire de consultation électronique lors du processus d'envoi de la consultation électronique.
7. Note du patient: Si le patient a récemment complété un ou plusieurs formulaires Ocean, ou si des messages sécurisés ont été envoyés et/ou répondus, la ou les notes résultantes seront affichées ici.; Les fournisseurs disposant d'une licence de messages aux patients Ocean peuvent utiliser l'icône d'enveloppe pour envoyer un message sécurisé et/ou des questionnaires numériques supplémentaires au patient.
8. Besoin de révision: Utilisé pour assigner une consultation électronique à être révisée par un autre utilisateur sur votre site Ocean.
9. Boutons d'action: Utilisé pour accepter ou refuser la consultation électronique.

Accepter et refuser les consultations électroniques

Apprenez comment accepter, refuser et importer des consultations électroniques dans votre DMÉ.

1. Recevoir une notification par courriel et accéder à la consultation électronique

Lorsque vous recevez une nouvelle consultation électronique, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
Connectez-vous au Ocean Portail, et utilisez le menu pour naviguer vers la section 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.

Localisez la consultation électronique sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'état 'Nouveau'. Cliquez sur la consultation électronique pour l'ouvrir et voir plus de détails.

Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.

2. Examiner et accepter ou refuser la consultation électronique

Après avoir ouvert la Consultation électronique, examinez son contenu pour obtenir une compréhension plus détaillée de la consultation et assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont vous avez besoin.

Conseil : Si nécessaire, vous pouvez assigner la Consultation électronique à un autre utilisateur sur votre site Ocean pour un examen secondaire.

Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter la Consultation électronique' en bas de la Consultation électronique pour indiquer votre décision.

Si vous pensez que le patient devrait être orienté vers votre clinique à la place, cliquez sur 'Accepter comme eOrientation'. Ensuite, suivez les étapes de ce guide.

PS Suite avec intégration Cloud Connect

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique et que votre DMÉ PS Suite est intégré en utilisant Cloud Connect, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants, et importera automatiquement la note de consultation dans le dossier correspondant en tant que note de rencontre nouvelle.
Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de la consultation.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ de dossier 'Médecin référent/IP' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour faire correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent/IP'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent/IP'.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté en tant que consultation électronique'.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré en utilisant Cloud Connect, un code numérique vous sera fourni pour importer la consultation électronique dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' sur la barre d'outils Ocean pour importer la consultation électronique du patient en utilisant le code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lorsque la consultation sera importée, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de la consultation sera générée.

Dans Ocean, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique, les informations de la référence seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.
Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme consultation électronique'.
Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté la consultation électronique.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ de dossier 'Fournisseur référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une consultation électronique Ocean.
L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à la consultation électronique Ocean.

Après avoir examiné les modifications et effectué tous les autres ajustements nécessaires à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Enquêtes' correspondante du dossier du patient.

Lorsque vous acceptez une nouvelle Consultation électronique, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.
Selon votre configuration de Cloud Connect, la note de consultation apparaîtra soit comme une Note de rencontre soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Cloud Connect soient configurés pour sauvegarder les orientations électroniques et consultations électroniques envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur de documents peut être activée dans vos paramètres Cloud Connect.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ de dossier 'Physicien référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Dans Ocean, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Acceptée comme Consultation électronique'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique, la note de consultation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants.

La note de consultation est importée au format PDF dans la zone 'Documents' du dossier.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.

Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger la consultation électronique après l'avoir acceptée et la télécharger manuellement dans votre DMÉ au format PDF.

Conseil : Vous pouvez télécharger une copie du record de la consultation électronique à tout moment.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.

Si vous refusez une Consultation électronique, vous serez invité à entrer une raison pour le refus, avec l'option de fournir un message supplémentaire pour les notifications par courriel de refus.

Un message apparaîtra également pour vous informer de la partie prenante à laquelle la Consultation électronique sera retournée.

Si le patient a consenti aux notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit également recevoir la notification par courriel de refus.

La Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Refusé'.

Fournir des conseils de consultation

Apprenez comment répondre à une consultation électronique avec des conseils de consultation en utilisant la fonctionnalité de messagerie.

Une fois que vous avez accepté une consultation électronique, votre prochaine étape sera de revoir les détails de la consultation et de fournir des conseils en conséquence.

Comment puis-je fournir des conseils de consultation ?

Dans la zone 'Messagerie', sélectionnez simplement le destinataire approprié du message en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans la consultation électronique), tapez votre message dans la zone de texte et ajoutez éventuellement une pièce jointe.

Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.

Assurez-vous que la case à côté de 'Répondre en tant que consultation électronique' est cochée.

Sélectionnez une durée précise dans le menu déroulant 'Temps de facturation' à des fins de suivi. Cliquez sur 'Envoyer'.
Une fois que vous avez envoyé vos conseils de consultation, sélectionnez 'Fermer'.

La consultation électronique passera maintenant dans le dossier d'état 'Consultation électronique en cours'.
L'expéditeur de la consultation électronique recevra une notification par courriel indiquant que vous avez fourni des conseils de consultation.

Note : Tous les messages dans une consultation électronique sont visibles par toutes les parties prenantes impliquées.

Fonctionnalités supplémentaires de messagerie

Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.

Télécharger la lettre d'avenant: Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur la Consultation électronique et le message sélectionné.
Modifier: Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
Supprimer: Supprime le message.

Voir les Réponses aux conseils de consultation

Découvrez comment un expéditeur peut répondre aux conseils de consultation que vous avez fournis.

Après avoir répondu à une Consultation électronique avec vos conseils de consultation, l'expéditeur peut prendre action de plusieurs manières différentes :

L'expéditeur fait un suivi avec des informations supplémentaires

L'expéditeur peut examiner vos conseils de consultation et faire un suivi avec des questions ou informations supplémentaires.
Celles-ci peuvent être examinées dans la zone 'Messagerie' de la Consultation électronique, où vous pouvez répondre. La correspondance avec l'expéditeur peut se poursuivre aussi longtemps que nécessaire.

Si un expéditeur fait un suivi avec des informations supplémentaires, la Consultation électronique restera dans le dossier d'état 'Consultation électronique en cours'. Elle se trouvera également dans le dossier d'état 'Besoin de révision'.

Tout message qui n'a pas été examiné sera indiqué par une icône d'exclamation jaune. Pour reconnaître que les messages de l'expéditeur ont été vus, marquez la Consultation électronique comme 'Révisé & Fermer'. La Consultation électronique sera alors retirée du dossier 'Besoin de révision'.

L'expéditeur change la Consultation électronique en eOrientation

À tout moment au cours du cycle de vie d'une Consultation électronique, l'expéditeur peut choisir de changer la Consultation électronique en eOrientation.
Si une Consultation électronique est changée en eOrientation par l'expéditeur, elle se trouvera dans les dossiers d'état 'Besoin de révision' et 'Nouveau' dans l'Ocean Portail.

Suivez les étapes de ce guide pour prendre action.

L'expéditeur demande de procéder avec l'eOrientation

Si l'expéditeur a examiné votre conseil de consultation et estime qu'une orientation est nécessaire, il peut demander que vous procédiez à une eOrientation pour le patient.
Dans ce cas, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée vers les dossiers d'état 'Besoin de révision' et 'Nouveau' dans l'Ocean Portail.

Dans la zone 'Messagerie' de la Consultation électronique, vous trouverez un message contenant une demande de procéder à une eOrientation, ainsi que la raison de cette demande.

Suivez les étapes de ce guide pour avancer avec une eOrientation.

L'expéditeur complète la Consultation électronique

Si l'expéditeur a examiné vos conseils de consultation et est satisfait de votre échange, il peut choisir de marquer la consultation électronique comme terminée.

La consultation électronique sera automatiquement déplacée vers les dossiers d'état 'Besoin de révision' et 'Terminé'.

Ouvrez la consultation électronique et sélectionnez 'Révisé & Fermer' pour reconnaître que vous avez examiné la consultation électronique terminée.

La consultation électronique sera alors retirée du dossier d'état 'Besoin de révision'.

Note : En reconnaissant la consultation électronique terminée comme révisée en sélectionnant 'Révisé & Fermer', une copie finale du record de la consultation électronique sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ. Cela s'applique aux utilisateurs de Med Access, Accuro, ou OSCAR Pro.

Pour d'autres DMÉ, vous pouvez manuellement télécharger une copie finale du record de la référence/consultation.

Marquer une consultation électronique terminée comme incomplète

Si vous pensez que la consultation électronique n'est pas encore complète, vous pouvez sélectionner 'Marquer Incomplet' pour continuer l'échange avec l'expéditeur.

La consultation électronique sera automatiquement déplacée vers le dossier d'état 'Consultation électronique en cours' pour les deux parties. Vous pouvez alors continuer à communiquer avec l'expéditeur jusqu'à ce qu'il marque la consultation électronique comme terminée.