Accepter et refuser les consultations électroniques – OceanMD

Apprenez comment accepter, refuser et importer des Consultations électroniques dans votre DMÉ.

1. Recevez une notification par courriel et accédez à la Consultation électronique

Lorsque vous recevez une nouvelle Consultation électronique, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
Connectez-vous au Ocean Portail, et utilisez le menu pour naviguer vers la zone 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.

Localisez la Consultation électronique sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'état 'Nouveau'. Cliquez sur la Consultation électronique pour l'ouvrir et voir plus de détails.

Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.

2. Examinez et acceptez ou refusez la Consultation électronique

Après avoir ouvert la Consultation électronique, examinez son contenu pour obtenir une compréhension plus détaillée de la consultation et assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont vous avez besoin.

Conseil : Si nécessaire, vous pouvez assigner la Consultation électronique à un autre utilisateur sur votre site Ocean pour un examen secondaire.

Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter Consultation électronique' en bas de la Consultation électronique pour indiquer votre décision.

Si vous pensez que le patient devrait être orienté vers votre clinique à la place, cliquez sur 'Accepter comme eOrientation'. Ensuite, suivez les étapes de ce guide.

PS Suite avec intégration Cloud Connect

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation et que votre DMÉ PS Suite est intégré à l'aide de Cloud Connect, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants, et importera automatiquement la note de consultation dans le dossier correspondant. Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de la consultation.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la consultation sera importée dans le dossier du patient à la fois comme une note de progression textuelle et comme un PDF de dossier de consultation attaché à une note de progression supplémentaire. Toutes les pièces jointes de fichiers seront également importées sous forme de PDF attaché à une note de progression individuelle.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la consultation sera importée dans le dossier du patient uniquement comme une note de progression textuelle. Toutes les pièces jointes de fichiers devront être téléchargées manuellement et ajoutées au dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ de dossier 'MD/IP référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Acceptée comme consultation électronique'.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré à l'aide de Cloud Connect, un code numérique vous sera fourni pour importer la consultation électronique dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Import' sur la barre d'outils Ocean pour importer la consultation électronique du patient en utilisant le code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lorsque la consultation sera importée, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de la consultation sera générée.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme consultation électronique'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique, les informations de la référence seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.
Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme consultation électronique'.
Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté la consultation électronique.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ de dossier 'Fournisseur référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la tâche qu'elle est associée à une consultation électronique Ocean.
L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la tâche pour correspondre à la consultation électronique Ocean.

Après avoir examiné les modifications et effectué tous les autres ajustements nécessaires à la tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Investigations' correspondante du dossier du patient.

Lorsque vous acceptez une nouvelle Consultation électronique, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.
Selon votre configuration de Cloud Connect, la note de consultation apparaîtra soit comme une Note de rencontre soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Cloud Connect soient configurés pour sauvegarder les Orientations électroniques et Consultations électroniques envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur de documents peut être activée dans vos paramètres Cloud Connect.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ de dossier 'Physicien référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Dans Ocean, la Consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Acceptée comme Consultation électronique'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle consultation électronique, la note de consultation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants.

La note de consultation est importée au format PDF dans la zone 'Documents' du dossier.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de consultation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Dans Ocean, la consultation électronique sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Accepté comme Consultation électronique'.

Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger la consultation électronique après l'avoir acceptée et la téléchargez vers manuellement dans votre DMÉ au format PDF.

Astuce : Vous pouvez télécharger une copie du record de la consultation électronique à tout moment.