Apprenez comment répondre à une consultation électronique avec des conseils de consultation en utilisant la fonctionnalité de messagerie.
Une fois que vous avez accepté une consultation électronique, votre prochaine étape sera de revoir les détails de la consultation et de fournir des conseils en conséquence.
Comment puis-je fournir des conseils de consultation ?
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Dans la zone 'Messagerie', sélectionnez simplement le destinataire approprié du message en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans la consultation électronique), tapez votre message dans la zone de texte et ajoutez éventuellement une pièce jointe.
Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
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- Assurez-vous que la case à côté de 'Répondre en tant que consultation électronique' est cochée.
- Sélectionnez une durée précise dans le menu déroulant 'Temps de facturation' à des fins de suivi. Cliquez sur 'Envoyer'.
- Une fois que vous avez envoyé vos conseils de consultation, sélectionnez 'Fermer'.
- La consultation électronique passera maintenant dans le dossier d'état 'Consultation électronique en cours'.
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L'expéditeur de la consultation électronique recevra une notification par courriel indiquant que vous avez fourni des conseils de consultation.
Note : Tous les messages dans une consultation électronique sont visibles par toutes les parties prenantes impliquées.
Fonctionnalités supplémentaires de messagerie
- Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
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Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.
- Télécharger la lettre d'avenant
- Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur la Consultation électronique et le message sélectionné.
- Modifier
- Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
- Supprimer
- Supprime le message.