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Que signifie "Erreur : Détection d'un lien de compte utilisateur DMÉ existant" ?

Contexte

Pour des raisons de confidentialité, de sécurité et d'audit, toute personne nécessitant l'accès à Ocean doit avoir son propre compte utilisateur Ocean.

Pour les sites Ocean intégrés à un DMÉ, les individus doivent effectuer un couplage unique de leur compte utilisateur Ocean avec leur compte utilisateur DMÉ respectif pour prendre en charge la connexion unique (SSO) et la possibilité de lancer Ocean à partir du DMÉ (par exemple, lors de l'envoi d'un message au patient, ou lancement d'une eRéférence).

Par exemple, le compte utilisateur pour "John Smith" dans le DMÉ doit être lié au compte utilisateur Ocean individuel de John Smith.

Reconnaissant que les individus peuvent être utilisateurs sur plusieurs sites Ocean qui utilisent différents DMÉ (par exemple, une pratique indépendante et une clinique spécialisée), Ocean prend en charge la possibilité d'établir et de maintenir de multiples liens entre un seul compte utilisateur Ocean et différents comptes utilisateurs DMÉ sur différents sites Ocean.

Cela garantit qu' Ocean "se souvient" de la relation unique entre l'utilisateur Ocean et le compte utilisateur DMÉ pour le SSO et élimine le besoin pour un individu d'avoir plusieurs comptes utilisateur Ocean.

Problème

Lorsque vous tentez de lier un compte utilisateur DMÉ à votre compte utilisateur Ocean, Ocean vérifie s'il existe déjà un compte utilisateur DMÉ lié à votre compte utilisateur Ocean pour le site Ocean dans lequel vous avez lancé.

  • Si aucun lien de compte existant n'est trouvé, vous pouvez procéder sans problème.
  • Si un lien de compte existant est trouvé, vous recevrez un message indiquant : 'Erreur : Détection d'un lien de compte utilisateur DMÉ existant'.

Si vous avez reçu ce message d'erreur, consultez la section 'Étapes à suivre' ci-dessous.

Étapes à suivre

Étant donné qu' Ocean n'a pas la capacité de déterminer si le bon compte utilisateur DMÉ a été lié au compte utilisateur Ocean (par exemple, que le compte utilisateur DMÉ "John Smith" a été lié au compte utilisateur Ocean respectif de John Smith), vous devez vérifier manuellement les éléments suivants :

1. Vérifiez votre compte utilisateur DMÉ

Dans votre DMÉ, vérifiez que vous êtes correctement connecté à votre propre compte utilisateur DMÉ individuel.

Si vous n'êtes pas connecté à votre propre compte utilisateur DMÉ individuel, déconnectez-vous de votre DMÉ et reconnectez-vous en utilisant vos propres identifiants de compte utilisateur DMÉ, puis réessayez de lier vos comptes.

Si vous avez confirmé que vous êtes connecté à votre propre compte utilisateur DMÉ mais que vous continuez à rencontrer l'erreur, passez à l'étape 2 ci-dessous.

2. Vérifiez votre compte utilisateur Ocean

Vérifiez que vous vous connectez à Ocean en utilisant vos propres identifiants de compte utilisateur Ocean individuel.

Rappel : Ocean ne prend pas en charge les comptes utilisateurs "partagés". Toute personne nécessitant l'accès à Ocean doit avoir son propre compte utilisateur Ocean pour des raisons de confidentialité, de sécurité et d'audit.

Si vous avez confirmé que vous êtes connecté à votre propre compte utilisateur DMÉ et que vous vous connectez à Ocean en utilisant vos propres identifiants de compte utilisateur Ocean individuel, passez à l'étape 3 ci-dessous.

3. Vérifiez les liens de compte utilisateur DMÉ existants pour votre compte utilisateur Ocean

  • Dans un navigateur web, accédez à ocean.cognisantmd.com et connectez-vous en utilisant vos identifiants de compte utilisateur Ocean.
  • Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et sélectionnez 'Mon compte'.
  • Faites défiler jusqu'à la section 'Utilisateurs DMÉ liés' de la page et vérifiez le(s) compte(s) utilisateur(s) DMÉ lié(s) à votre compte utilisateur Ocean.
  • Si vous trouvez des liens de compte utilisateur DMÉ inappropriés, supprimez-les en cliquant sur le bouton 'Supprimer'.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder les modifications'.

  • Une fois que tout lien de compte utilisateur DMÉ inapproprié a été supprimé, réessayez de lier votre compte utilisateur DMÉ à votre compte utilisateur Ocean (par exemple, lors de l'envoi d'un message au patient, ou lancement d'une eRéférence).

    Si le message d'erreur persiste, veuillez contacter l'équipe de support OceanMD pour obtenir de l'aide.

Formats de nom d'utilisateur DMÉ

Le format du compte utilisateur DMÉ affiché sous la colonne 'Nom d'utilisateur DMÉ' peut varier en fonction du système DMÉ intégré :

  • PS Suite : Les noms d'utilisateur DMÉ sont formatés comme suit : [Prénom] [Nom]
  • Med Access : Les noms d'utilisateur DMÉ sont formatés comme suit : [Prénom] [Nom]
  • OSCAR Pro : Les noms d'utilisateur DMÉ sont formatés comme suit : [Nom], [Prénom]
  • Accuro : Les noms d'utilisateur DMÉ sont représentés par une valeur d'identifiant utilisateur numérique.
    • Pour obtenir de l'aide pour déterminer le compte utilisateur DMÉ correspondant à une valeur d'identifiant utilisateur numérique dans Accuro, veuillez contacter les Services Client de QHR (support@QHRtech.com).

Gestion de vos informations cliniques et des emplacements de la clinique

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Quels sont-ils?

Informations du clinicien

Le terme 'Informations du clinicien' fait référence à votre Numéro de facturation, votre ID professionnel et votre Signature spécifiques.

Ces trois informations sont enregistrées dans votre compte utilisateur Ocean et sont toujours incluses dans chacune de vos demandes électroniques envoyées, quel que soit le site Ocean à partir duquel la demande est initiée. Pour les sites Ocean qui ont également une ou plusieurs pour recevoir des recommandations, il convient de noter que ces informations spécifiques à l'utilisateur sont stockées et gérées de manière indépendante des informations dans la ou les .

Emplacements de la clinique

  • Lorsqu'une demande électronique Ocean est envoyée, la section 'Informations du recommandant' contient des détails sur le fournisseur recommandant, y compris l'adresse et les coordonnées de l'emplacement physique à partir duquel la recommandation a été envoyée. Cependant, les cliniciens exercent souvent dans plus d'un emplacement physique.

Ocean offre un moyen de stocker ces différents ensembles d'informations sur la clinique grâce à l'utilisation des 'Emplacements de la clinique', qui peuvent ensuite être sélectionnés pour remplir la section 'Informations du recommandant' lors de l'envoi d'une demande électronique.

Les Emplacements de la clinique sont créés et enregistrés dans le compte utilisateur Ocean, ce qui permet à un seul compte utilisateur Ocean d'être utilisé sur plusieurs sites Ocean, tout en offrant la possibilité de choisir les informations pertinentes sur la clinique dans toutes les demandes électroniques envoyées.

Gestion des informations du clinicien et des emplacements de la clinique

Informations du clinicien

Note : Vos détails des Informations du clinicien sont généralement renseignés automatiquement à l'aide des détails de votre compte utilisateur DMÉ lors de l'envoi de votre première demande électronique.

  • Après vous être connecté au Portail Ocean, cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sélectionnez 'Mon compte'.
  • Sélectionnez 'Modifier les informations de contact clinique' en haut.
  • Entrez vos 'Informations du clinicien' si ce n'est pas déjà fait. Il s'agit de vos détails spécifiques au clinicien qui seront toujours inclus dans chacune de vos demandes électroniques envoyées, quel que soit le site Ocean à partir duquel la demande est envoyée.
  • Appuyez sur 'Sauvegarder'.

Ajouter un nouvel emplacement de clinique

  • Dans la section 'Emplacements de clinique', cliquez sur 'Ajouter un emplacement'.

  • Choisissez si vous souhaitez créer un emplacement de clinique en utilisant les informations d'une liste de répertoires existante sur votre/vos site(s) Ocean, ou si vous souhaitez saisir les informations manuellement.

    Note : Vous ne pouvez créer qu'un seul emplacement de clinique en saisie manuelle. Des emplacements de clinique supplémentaires doivent être créés en utilisant les informations d'une liste de répertoires existante.

    Les informations de contact clinique enregistrées dans les comptes utilisateur Ocean avant le 7 décembre 2023 ont été automatiquement migrées et enregistrées en tant qu'unique emplacement de clinique saisi manuellement pour le compte.

  • Si vous avez choisi 'Sélectionner à partir de la/les liste(s) de répertoires', sélectionnez votre/vos site(s) Ocean (si applicable) et la source de la liste de répertoires souhaitée.

    Note : Les informations de la liste de répertoires ne peuvent pas être mises à jour à partir de cet endroit. Vos administrateurs de site(s) Ocean peuvent mettre à jour les informations de la liste de répertoires.

  • Si vous avez choisi 'Saisir manuellement', saisissez les informations pertinentes de l'emplacement dans chaque champ.

  • Pour sauvegarder votre nouvel emplacement de clinique dans votre compte utilisateur, cliquez sur 'Sauvegarder'.

    Alternativement, pour sauvegarder votre nouvel emplacement de clinique dans votre compte utilisateur et le définir comme emplacement de clinique par défaut lors de l'envoi à partir de votre site Ocean actuel, cliquez sur 'Sauvegarder et définir comme défaut'.

  • Votre nouvel emplacement de clinique sera sauvegardé dans votre compte utilisateur Ocean.

    Si vous avez enregistré ceci comme votre emplacement par défaut pour votre site Ocean, cela est indiqué par l'étiquette '(par défaut du site)'.

    Note : Si vous avez enregistré votre emplacement saisi manuellement comme emplacement par défaut du site, son étiquette respective '(par défaut du site)' n'apparaîtra que lorsque vous êtes actuellement connecté sous le même site Ocean que celui que vous avez utilisé pour le définir comme emplacement par défaut.

  • Une fois que plusieurs Emplacements de clinique sont enregistrés dans votre compte utilisateur Ocean, un nouveau menu déroulant des Emplacements de clinique apparaîtra dans la section Informations du référant s'il y a plus d'un Emplacement de clinique établi pour votre Site Ocean actuel. Utilisez ce menu déroulant pour sélectionner et inclure les informations d'emplacement appropriées pour la demande électronique envoyée.

    En fonction du Site Ocean auquel vous êtes actuellement connecté, l'adresse et les informations de contact de l'Emplacement de clinique défini comme '(par défaut du site)' seront automatiquement renseignées.

    S'il n'y a qu'un seul Emplacement de clinique défini dans votre compte utilisateur Ocean pour votre Site Ocean actuel, le menu déroulant ne s'affichera pas, et les détails de votre unique Emplacement de clinique seront automatiquement renseignés.

    S'il n'y a aucun Emplacement de clinique défini dans votre compte utilisateur Ocean pour votre Site Ocean actuel, le menu déroulant ne s'affichera pas, et les détails de votre unique Emplacement de clinique saisi manuellement seront automatiquement renseignés.

Modifier ou supprimer un emplacement de clinique

  • Vos emplacements de clinique peuvent être mis à jour à tout moment en cliquant sur le bouton 'Modifier'.

    Rappel : Seuls les administrateurs de site Ocean peuvent modifier les informations de l'annuaire, qui sont utilisées pour renseigner les détails de l'emplacement de la clinique.

  • Vous pouvez supprimer un emplacement de clinique à tout moment en cliquant sur 'Supprimer l'emplacement du profil utilisateur' lors de sa modification.

Changer l'emplacement de clinique par défaut de votre site

  • Pour mettre à jour l'emplacement de clinique par défaut de votre site Ocean actuel, modifiez l'emplacement de clinique que vous souhaitez désigner comme par défaut, et sélectionnez 'Sauvegarder et définir comme défaut'.

Retrait d'un utilisateur de votre site Ocean

Lorsque vous retirez un utilisateur de votre site Ocean, il est important de vous assurer que l'utilisateur n'est pas associé à une licence Ocean ou assigné en tant que délégué pour d'autres utilisateurs sur votre site. Développez chaque étape ci-dessous pour obtenir des conseils sur le processus.

1. Supprimer les associations de délégués
  • À partir du Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', sélectionnez 'Admin', et cliquez sur le bouton 'Utilisateurs'.
  • Appuyez sur le bouton 'Modifier les délégués' à côté de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer.
  • Utilisez le bouton 'Supprimer' à côté de chaque délégué répertorié pour supprimer l'association de délégué entre les utilisateurs.
2. Supprimer l'association de licence Ocean
  • À partir du Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', sélectionnez 'Admin', et cliquez sur le bouton 'Gestion des licences'.
  • Cliquez sur le bouton 'Supprimer' sur le fournisseur/DMÉ Plan que vous souhaitez supprimer.
3. Supprimer l'utilisateur de votre site Ocean
  • À partir de la page principale 'Admin', accédez à la zone 'Utilisateurs'.
  • Utilisez le bouton rouge 'Supprimer les utilisateurs' pour supprimer l'utilisateur souhaité de votre site Ocean.

Considérations supplémentaires

Après avoir supprimé le compte utilisateur souhaité de votre site Ocean, il est bénéfique de vérifier les éléments ci-dessous pour vous assurer que les informations sont à jour.

Compte du site
  • À partir de la page principale 'Admin', accédez à la section 'Compte du site'.
  • Vérifiez que les adresses e-mail répertoriées dans cette zone sont correctes.
Annuaire
  • À partir de la page principale 'Admin', accédez à la section 'Liste des annuaires'.
  • Dans la section 'Avancé', vérifiez que l'e-mail de 'Notification de recommandation' répertorié est à jour.
  • Si la liste des annuaires représente un seul fournisseur de soins de santé qui n'acceptera plus les eRéférences, désactivez la case à cocher 'Accepter les eRéférences' dans la section 'Politique eRéférence'.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder les modifications'.
Courriels de délégué clinique

Si l'utilisateur supprimé recevait des notifications par e-mail au nom d'autres utilisateurs sur votre site Ocean, assurez-vous que les utilisateurs restants mettent à jour le champ 'Courriels de délégué clinique' dans leurs propres paramètres de compte en suivant les étapes ci-dessous.

  • Dans le Portail Ocean, sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit, et sélectionnez 'Mon compte'.
  • Assurez-vous que les adresses e-mail répertoriées dans le champ 'Courriels de délégué clinique' sont à jour et sauvegardez les modifications éventuelles.
Horaires de réservation en ligne

Si l'utilisateur qui a été supprimé de votre Site Ocean a un ou plusieurs Calendriers de Réservation en ligne qui ne sont plus nécessaires, suivez les étapes ci-dessous pour les désactiver, supprimer la licence associée et vérifier vos Liens de Réservation :

1. Désactiver le Calendrier de Réservation & Supprimer la Licence

  • Dans le Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' en haut à droite.
  • À côté de l'en-tête 'Calendriers de Réservation', cliquez sur 'Configurer'.
  • Repérez le(s) Calendrier(s) de Réservation qui ne sont plus nécessaires, et cliquez sur 'Désactiver'.

  • Une fenêtre apparaîtra pour vous informer que le Calendrier de Réservation en ligne a été désactivé avec succès et pour visiter la page de Gestion des Licences afin de supprimer la licence et éviter des frais supplémentaires pour le Calendrier de Réservation du DMÉ associé.

    Note : Puisque Ocean permet à plusieurs Calendriers de Réservation en ligne d'être associés à un seul Calendrier de Réservation du DMÉ, cette fenêtre n'apparaît que lorsque tous les Calendriers de Réservation en ligne utilisant le même Calendrier de Réservation du DMÉ ont été désactivés.

  • Cliquez sur le bouton 'Aller à la Gestion des Licences'.
  • Sous la section 'Réservation en ligne' de la page de Gestion des Licences, repérez le Calendrier de Réservation du DMÉ associé au Calendrier de Réservation en ligne désactivé et cliquez sur le bouton 'Supprimer'.

2. Vérifier vos Liens de Réservation

  • À partir du Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' dans le coin supérieur droit.
  • À côté de l'en-tête 'Liens de réservation', cliquez sur 'Configurer'.

  • Examinez les plannings de réservation associés à chacun de vos liens de réservation.

    Si un lien de réservation héberge uniquement le planning de réservation désactivé, nous vous recommandons de désactiver le lien de réservation en cliquant sur le bouton 'Désactiver'.

    Astuce : N'oubliez pas de supprimer tout lien de réservation obsolète de votre site web de clinique/organisation.

Comment mettre à jour mon rôle d'utilisateur?

Le 'Rôle de l'utilisateur' dans Ocean est un menu déroulant d'options que l'on trouve sur la page des Paramètres de l'utilisateur. Les utilisateurs individuels d'Ocean peuvent sélectionner le rôle le plus approprié dans la liste suivante :

  • Professionnel paramédical; Médecin de famille; Spécialiste; Infirmière praticienne
  • Administrateur; Directeur exécutif; Support informatique
  • Étudiant en médecine; Résident
  • Adjoint administratif/Secrétaire; Infirmière; Assistant médical
  • Autre

Ocean utilise ce rôle de la manière suivante :

  • Lors de l'envoi d'une eRéférence, le Rôle de l'utilisateur apparaîtra dans le champ 'Informations de l'expéditeur' en bas du formulaire de référence.

  • Lorsqu'au moins un fournisseur dans un site Ocean a été activé et assigné pour envoyer des Messages aux patients dans le cadre d'une Licence d'engagement des patients (Basic ou Plus), les utilisateurs du personnel de soutien de la clinique (qui inclut Adjoint administratif/Secrétaire, Administrateur, Infirmière, Résident, Étudiant en médecine ou Assistant médical) peuvent également envoyer des Messages aux patients sans frais supplémentaires.

  • Note : Jusqu'à 3 membres du personnel de soutien de la clinique par Licence d'engagement des patients peuvent envoyer des messages sans frais supplémentaires.

Pour examiner et sauvegarder votre rôle d'utilisateur :

Veuillez noter : Les modifications apportées aux rôles des utilisateurs sont vérifiées par Ocean. Les utilisateurs ne devraient pas mettre à jour leur rôle une fois qu'ils l'ont sauvegardé dans leurs paramètres 'Mon compte'.

  • Consultez les options du Rôle de l'utilisateur en cliquant sur le menu déroulant.
  • Une fois que vous avez sélectionné votre rôle d'utilisateur approprié, assurez-vous d'appuyer sur le bouton Sauvegarder les modifications dans le coin inférieur droit.

Quels professionnels de la santé sont inclus dans le terme 'Professionnel paramédical' dans Ocean ?

Dans la plateforme Ocean, le terme 'Professionnel paramédical' inclut tout professionnel de la santé qui n'est ni médecin ni infirmière praticienne, et qui propose des rendez-vous pour prodiguer des soins aux patients. Cela inclut (sans s'y limiter) les professionnels suivants :

  • Professionnels de la réadaptation :
    • Physiothérapeutes (PT)
    • Ergothérapeutes (OT)
    • Orthophonistes (Ortho.)
    • Orthophonistes
  • Professionnels du diagnostic :
    • Technologues en radiologie (RT)
    • Échographistes médicaux diagnostiques (DMS)
    • Technologues de laboratoire médical (MLT)
  • Professionnels thérapeutiques :
    • Thérapeutes respiratoires (RT)
    • Pharmaciens
    • Dieteticiens
  • Professionnels de la santé mentale :
    • Psychologues agréés (Ph.D. ou Psy.D.)
    • Travailleurs sociaux agréés (RSW)
    • Thérapeutes en counseling agréés (RCT)

Comment puis-je imposer l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs de mon site Ocean?

L'authentification à deux facteurs est une fonctionnalité qui offre un niveau supplémentaire de sécurité aux utilisateurs d'Ocean. En tant qu'administrateur de site Ocean, vous avez la possibilité d'imposer l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs de votre site Ocean.

Pour rendre l'authentification à deux facteurs obligatoire pour votre site Ocean :

    • Connectez-vous au portail Ocean, puis sélectionnez Menu et ensuite Admin.
    • Définissez la fonctionnalité Authentification à deux facteurs sur "Obligatoire pour tous les utilisateurs".

      Note : Pour rendre l'authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les utilisateurs de votre site Ocean, vous devez d'abord vous assurer que tous les utilisateurs existants sur votre site Ocean ont activé l'authentification à deux facteurs sur leurs propres comptes utilisateur individuels. Veuillez consulter ci-dessous pour plus d'informations sur la gestion de la conformité des utilisateurs individuels.

Gestion de la conformité des utilisateurs individuels

Avant de pouvoir rendre l'authentification à deux facteurs obligatoire pour tous les utilisateurs de votre site Ocean, tous les utilisateurs existants doivent d'abord activer l'authentification à deux facteurs sur leur propre compte utilisateur Ocean. Cela se fait le plus facilement en exécutant un Rapport de conformité à l'authentification à deux facteurs. La colonne "2FA Configuré" dans le rapport indique si l'utilisateur a activé l'authentification à deux facteurs ou non. Pour les utilisateurs qui ne l'ont pas activé, vous pouvez leur demander d' Activer l'authentification à deux facteurs pour leur compte utilisateur Ocean.

Une fois que tous les utilisateurs existants ont activé l'authentification à deux facteurs, vous pouvez ensuite le rendre obligatoire pour votre site Ocean afin que tous les nouveaux utilisateurs invités soient contraints de configurer l'authentification à deux facteurs avant de pouvoir rejoindre avec succès votre site Ocean.

Alternativement, vous pouvez supprimer les individus non conformes de votre site Ocean dans la section Utilisateurs, puis rendre l'authentification à deux facteurs obligatoire pour votre site Ocean, et ensuite réinviter les utilisateurs supprimés afin qu'ils soient contraints d'activer l'authentification à deux facteurs lorsqu'ils rejoignent à nouveau votre site Ocean.

Nouveaux utilisateurs Ocean invités

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Une fois que l'authentification à deux facteurs a été définie comme obligatoire pour votre site Ocean, les nouveaux utilisateurs invités qui n'ont pas activé l'authentification à deux facteurs seront invités à l'activer avant de pouvoir rejoindre votre site Ocean.

  • En acceptant l'invitation, les utilisateurs verront un message indiquant que le site Ocean auquel ils se joignent nécessite une authentification à deux facteurs, et leur sera demandé de télécharger une application d'authentification avant de continuer.
  • Les utilisateurs se verront ensuite présenter un code QR à numériser avec leur application d'authentification. Ils pourront ensuite saisir le mot de passe de leur compte utilisateur Ocean, ainsi que le code à 6 chiffres fourni par l'application d'authentification. En appuyant sur Activer et rejoindre le site, l'authentification à deux facteurs est activée pour leur compte utilisateur, et leur permet de rejoindre le site Ocean.

Implications de la connexion unique pour les DMÉ intégrés

Lorsque les utilisateurs accèdent à Ocean via un lancement de connexion unique à partir de leur DMÉ ou de leur système de point de service (en utilisant SMART on FHIR), cela remplace l'exigence d'authentification à deux facteurs.

Dans le cadre de la configuration d'Ocean, les utilisateurs effectuent un lien ponctuel entre leur compte utilisateur Ocean et leur compte utilisateur DMÉ (c'est-à-dire, lors de l'initiation d'un message au patient ou initiation d'une eRéférence) pour faciliter la connexion unique.

Au moment d'établir le lien entre le compte utilisateur DMÉ et le compte utilisateur Ocean, l'utilisateur devra saisir le code d'autorisation généré par leur application d'authentification.

Note : Si l'utilisateur s'est déjà connecté directement au Portail Ocean en utilisant le même navigateur et appareil qui sont maintenant utilisés pour établir le lien entre le compte utilisateur DMÉ et le compte utilisateur Ocean, et que l'utilisateur a activé la case à cocher 'Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours' lors d'une connexion précédente, il ne lui sera pas demandé de saisir le code d'autorisation généré par leur application d'authentification.

Une fois que le lien entre le compte utilisateur DMÉ et le compte utilisateur Ocean a été établi avec succès, l'utilisateur ne sera jamais tenu de saisir un code d'authentification lors du lancement depuis le DMÉ directement dans Ocean.

Accéder à la page Mon compte dans les paramètres de l'utilisateur

Les utilisateurs peuvent accéder à la page Mon compte pour personnaliser leur compte utilisateur Ocean et leurs paramètres de facturation.

  • La page Mon compte est accessible en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit du Portail Ocean. Cela ouvrira le Menu du compte. Sélectionner "Mon compte" ou accéder directement aux pages de facturation ou de délégués.
Page des paramètres de l'utilisateur Page de facturation Page des délégués Informations de contact clinique
  • Sur la Page des paramètres de l'utilisateur, vous pouvez modifier les informations de votre compte utilisateur Ocean.

Informations du compte

Nom d'utilisateur :
C'est votre nom d'utilisateur Ocean. Il ne peut pas être modifié.
Mot de passe :
C'est votre mot de passe Ocean. Il peut être modifié en cliquant sur Changer le mot de passe ou l'adresse e-mail...
Authentification à deux facteurs :
Activée ou Désactivée. En savoir plus sur Comment activer l'authentification à deux facteurs. Vous ne pouvez pas désactiver l'authentification à deux facteurs si vous êtes un utilisateur sur un site Ocean qui impose l'authentification à deux facteurs obligatoire.
Adresse e-mail :
C'est l'adresse e-mail associée à votre compte Ocean.
Prénom :
Votre prénom.
Nom de famille :
Votre nom de famille.
Rôle utilisateur
Votre rôle dans votre(s) organisation(s).
Province
Votre province.
Courriels des délégués cliniques :
Cette adresse e-mail (ou des adresses e-mail séparées par des virgules) recevra des notifications de messages sécurisés des réponses des patients ou des complétions de formulaires. Si laissé vide, Ocean enverra par défaut ces e-mails à l'adresse e-mail associée à votre compte Ocean.
Courriel de notification de référence :
Si vous faites partie du réseau de eRéférence Ocean, cette adresse e-mail recevra des notifications associées à toutes les références que vous avez envoyées (par exemple, confirmations de réservation, modifications, etc.)
ID utilisateur ONE ID :
Pour l'intégration de la connexion unique ONE ID.
Référence de sous-site :
Si vous êtes associé à un sous-site dans votre site Ocean (à des fins de facturation séparée), vous pouvez sélectionner le sous-site approprié ici. Si votre site n'a pas de sous-sites, laissez ce champ défini sur "Aucun".
Abonnements :
Si vous le souhaitez, vous pouvez vous abonner aux rapports d'utilisation hebdomadaires d'Ocean pour voir comment et quand vos fonctionnalités Ocean sont utilisées.
Page d'accueil par défaut :
C'est la page qui se lancera automatiquement après vous être connecté à votre site Ocean.
Application eConseil :
Cliquez sur ce bouton pour postuler pour répondre aux références en tant que eConseils. Veuillez noter que le processus de candidature pour la capacité d'envoyer des messages de référence spéciaux appelés "eConseils" implique la sélection d'une Autorité régionale. De plus, vous devez avoir le Type de clinicien de Médecin de famille, Spécialiste ou Infirmière praticienne pour soumettre une candidature.

Utilisateurs de DME liés

Le tableau 'Utilisateurs de DME liés' répertorie les comptes d'utilisateurs de DME actuels qui ont été liés à votre compte utilisateur Ocean. Si aucun utilisateur de DME n'a été lié à votre compte, cette section n'apparaîtra pas.

Mise à jour du compte de messagerie associé à votre compte d'utilisateur Ocean

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L'adresse e-mail répertoriée dans "Mon compte" est utilisée par Ocean pour vous envoyer des notifications par e-mail associées à votre compte utilisateur. Elle ne peut être modifiée que par le propriétaire du compte utilisateur.

Pour changer l'adresse e-mail :

    • Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit du Portail Ocean. Cela ouvrira le Menu du compte. Sélectionnez Mon compte.
    • Cliquez sur le bouton "Changer le mot de passe ou l'adresse e-mail...".
    • Vous pouvez mettre à jour votre adresse e-mail et cliquer sur 'Sauvegarder les modifications' en bas à droite. (NOTE : Il n'est pas nécessaire de changer votre mot de passe pour modifier votre adresse e-mail.)
    • Un e-mail de vérification sera envoyé à la nouvelle adresse e-mail pour confirmer que le propriétaire de l'e-mail correspond au propriétaire du compte utilisateur Ocean. Cliquez sur le bouton "Vérifier la mise à jour de l'e-mail".
    • Vous devrez vous connecter à Ocean pour finaliser la mise à jour si vous n'êtes pas déjà connecté à Ocean. Cette étape est nécessaire pour confirmer qu'il y a une correspondance entre le lien unique de 'Vérifier la mise à jour de l'e-mail' et le propriétaire du compte utilisateur afin de finaliser la mise à jour de l'adresse e-mail.
    • Ocean enverra une notification à l'adresse e-mail d'origine pour indiquer que la mise à jour a été terminée.

Récupération de votre mot de passe ou nom d'utilisateur Ocean

Mot de passe oublié Nom d'utilisateur oublié
  • Vous serez invité à fournir votre nom d'utilisateur Ocean et votre adresse e-mail. Entrez vos informations et cliquez sur "Soumettre".
  • Vous recevrez ensuite un email avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Comment activer et désactiver l'authentification à deux facteurs

La double authentification est une fonctionnalité qui offre un niveau supplémentaire de sécurité pour votre compte utilisateur Ocean. Une fois activée, vous devrez entrer un code unique à 6 chiffres à partir d'une application d'authentification sur votre smartphone en plus de votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean à chaque connexion.

Activation de la double authentification

  1. Téléchargez votre application d'authentification

    • Commencez par télécharger une application d'authentification sur votre smartphone.

      Note : Bien que toute application d'authentification prenant en charge la numérisation de codes QR puisse être utilisée, les instructions de cet article sont rédigées pour Google Authenticator, qui peut être téléchargé depuis l'App Store (Apple) ou le Google Play Store (Android).

  2. Mettez à jour les paramètres de votre compte utilisateur Ocean

    • Connectez-vous au Portail Ocean et cliquez sur votre nom en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez "Mon compte".
    • Sous la section Informations du compte, cliquez sur "Activer la double authentification". Un code QR en noir et blanc apparaîtra à l'écran.

  3. Configurez la double authentification

    • À l'aide de l'application Google Authenticator sur votre smartphone, cliquez sur le signe plus (+) dans l'application, puis sélectionnez "Numériser un code QR". Cela ouvrira la vue de la caméra sur votre smartphone.

      Note : Si vous n'utilisez pas Google Authenticator, les étapes exactes pour numériser un code QR peuvent varier en fonction de l'application que vous avez choisie.

    • Numérisez le code QR qui est apparu à l'écran. Un nouveau code d'authentification à 6 chiffres unique s'affichera dans votre application d'authentification sur votre smartphone.
    • Entrez le mot de passe de votre compte Ocean et le code d'authentification à 6 chiffres de votre application d'authentification, puis appuyez sur Activer. Cela active la double authentification pour votre compte utilisateur Ocean.

  • Une fois activée, vous serez invité à saisir le Code d'authentification à 6 chiffres généré par l'application d'authentification chaque fois que vous vous connectez au Portail Ocean ou pour accéder au Menu Administratif sur l'application Ocean Tablet.

    Note : Lorsque vous vous connectez au Portail Ocean et que vous saisissez le code d'authentification, vous avez la possibilité de 'Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours'. Si vous activez cette case à cocher, vous ne serez pas invité à saisir un code d'authentification pendant les 30 prochains jours lorsque vous vous connectez à Ocean en utilisant le navigateur actuel sur votre appareil.

Désactiver l'authentification à deux facteurs

  1. Mettre à jour les paramètres de votre compte utilisateur Ocean

    • Connectez-vous au Portail Ocean et cliquez sur votre nom situé en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez "Mon compte".
    • Sous la section Informations du compte, cliquez sur "Désactiver l'authentification à deux facteurs".

  2. Saisir vos identifiants

    • Vous serez invité à saisir le mot de passe de votre compte utilisateur Ocean et le Code d'authentification à 6 chiffres de votre application d'authentification.
    • Après avoir saisi votre mot de passe et le Code d'authentification, appuyez sur Désactiver. Cela désactive l'authentification à deux facteurs pour votre compte utilisateur Ocean.
    • Note : Vous ne pouvez pas désactiver l'authentification à deux facteurs si vous êtes un utilisateur sur un Site Ocean qui impose l'authentification à deux facteurs obligatoire.

Ajouter un nouvel utilisateur à votre site

Note: Toute personne nécessitant l'accès à Ocean doit avoir un compte utilisateur Ocean gratuit.

  • Cliquez sur Utilisateurs dans la page des Paramètres d'administration. Cela vous mènera à votre page de Gestion des utilisateurs où vous pourrez cliquer sur le bouton bleu "Inviter des utilisateurs sur le site", situé en haut de la page.

  • Entrez l'adresse e-mail des collègues que vous souhaitez inviter. Si vous le souhaitez, vous pouvez également saisir leur Nom au complet. Si vous avez besoin d'inviter d'autres collègues, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter une autre invitation" pour ajouter une autre ligne au tableau.

    Note: Les demandes d'invitation non acceptées expireront après 30 jours.

  • Si vous envoyez un grand nombre d'invitations d'utilisateurs, vous pouvez cliquer sur le bouton "Passer à l'envoi en masse par e-mail", situé en haut à droite de l'en-tête de la section "Inviter des utilisateurs sur le site". Entrez une série d'adresses e-mail, en les séparant par une virgule.
  • Lorsque vous êtes prêt à envoyer, cliquez sur le bouton bleu "Envoyer les invitations".

  • Vos collègue(s) recevront un e-mail les informant qu'ils ont été invités sur votre site Ocean. Cet e-mail les invitera à cliquer sur un lien et à suivre les étapes pour être automatiquement ajoutés à votre site.

    Note: Si l'authentification à deux facteurs est obligatoire pour tous les utilisateurs sur votre site Ocean, les nouveaux utilisateurs invités seront invités à configurer l'authentification à deux facteurs pour leur compte utilisateur Ocean lorsqu'ils accepteront l'invitation à rejoindre votre site Ocean.

Si vous souhaitez qu'un compte utilisateur Ocean d'un collègue ait des privilèges administratifs sur votre site, il vous suffit de cocher la case à côté de leur nom, sous la colonne "Administrateur de site" une fois qu'ils ont rejoint votre site Ocean.

Accorder aux utilisateurs l'accès « Administrateur du site » à votre site Ocean

Les utilisateurs Ocean ayant des privilèges administratifs peuvent configurer les paramètres de la tablette, tous les paramètres disponibles dans la vue Admin du Portail Ocean (consultez notre Guide de la vue Admin pour plus de détails sur toutes ces options configurables), et personnaliser les modèles de messagerie dans votre site Ocean. Par conséquent, un utilisateur ayant des privilèges administratifs pourra modifier une grande variété de fonctionnalités importantes de votre site Ocean. Par conséquent, seuls les utilisateurs de confiance devraient se voir accorder l'accès administratif à votre site Ocean.

Note : Si vous ajoutez un nouvel utilisateur de niveau administratif à votre site, vous devrez suivre les étapes décrites dans "Ajouter un nouvel utilisateur à votre site" avant de pouvoir leur accorder l'accès administratif en suivant les étapes ci-dessous.

Pour accorder l'accès administratif à un utilisateur Ocean existant :

  1. Connectez-vous au Portail Ocean.
  2. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur la section Utilisateurs (depuis la page Paramètres Admin).
  3. Localisez le(s) utilisateur(s) auxquels vous souhaitez accorder l'accès administratif.
  4. Cliquez sur la case à cocher à côté de leur nom, sous la colonne "Définir Admin du site" (voir capture d'écran ci-dessous). Vos paramètres seront sauvegardés automatiquement.

Utilisateurs de l'Ontario : Comment se connecter à Ocean avec UN SEUL ID

ONE ID peut désormais être utilisé pour accéder de manière sécurisée à Ocean. Les utilisateurs de l'Ontario ayant un identifiant utilisateur ONE ID ont la possibilité de le lier rapidement et facilement à leur compte utilisateur Ocean au sein d'Ocean. Cela leur permettra de bénéficier de la commodité supplémentaire d'utiliser le justificatif d'identité sécurisé, sur lequel ils comptent déjà pour accéder à de nombreux services de santé numérique de l'Ontario, pour accéder au réseau de eRéférence de l'Ontario, au Portail Ocean et aux outils d'engagement des patients.

Il s'agit d'une configuration facultative pour se connecter à Ocean. Pour établir le lien entre votre identifiant utilisateur ONE ID et votre compte utilisateur Ocean, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :

    • Cela vous redirigera vers la page du fournisseur de compte de Cybersanté Ontario. Assurez-vous que ONE ID est sélectionné et choisissez Suivant.
    • Entrez votre identifiant de connexion ONE ID et votre mot de passe.
    • Une fois connecté avec ONE ID, vous serez ramené à la page de connexion à Ocean, pour effectuer une connexion unique à votre compte Ocean. Entrez votre nom d'utilisateur Ocean et votre mot de passe, puis sélectionnez Connexion sécurisée.
    • Une fois connecté au Portail Ocean, sélectionnez votre nom d'utilisateur Ocean en haut à droite, puis choisissez Mon compte. Vous verrez un identifiant renseigné dans la section Identifiant utilisateur ONE ID de vos informations de compte, confirmant que le lien avec votre ONE ID a été établi.

Après avoir établi la connexion avec ONE ID, la prochaine fois que vous choisirez de vous connecter à Ocean via le lien ONE ID, et que vous suivrez les étapes A à C ci-dessus, vous serez directement connecté à votre compte Ocean sans avoir besoin de votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean.

Se déconnecter d'Ocean vous déconnectera également de ONE ID. Le lien de connexion ONE ID peut également être établi via le Healthmap Ocean.

Pour déconnecter votre compte utilisateur Ocean de votre ONE ID, sélectionnez le bouton "Effacer" à côté de l'identifiant utilisateur ONE ID, dans vos informations de compte, puis sauvegardez les modifications.