Envoyer des courriels aux patients en utilisant votre propre adresse email – OceanMD

Que signifie ceci ?

Par défaut, les courriels envoyés aux patients concernant les Messages Ocean aux patients, les Rappels aux patients, les confirmations de rendez-vous de Réservation en ligne et les annulations de rendez-vous de Réservation en ligne sont envoyés à partir d’Ocean en utilisant "no-reply@cognisantmd.com" comme Adresse courriel "À partir du".
Cependant, vous pouvez changer ceci pour votre propre Adresse "À partir du" personnalisée si vous possédez votre propre nom de domaine, tel que "no-reply@myclinic.com".

Note : L’Adresse courriel personnalisée À partir du doit être capable de recevoir des courriels. Si la boîte de réception est inactive ou non valide, votre clinique ne recevra pas de notifications par courriel lorsqu’un courriel au patient ne peut pas être livré en raison d’une Adresse courriel non valide ou d’un autre problème de livraison.

Note : Les notifications par courriel envoyées aux patients concernant leur(s) eOrientation(s) seront toujours envoyées à partir de "no-reply@cognisantmd.com", même si une Adresse courriel "À partir du" personnalisée a été configurée dans votre site Ocean.

L’utilisation de votre propre Adresse courriel présente les avantages suivants :

Le courriel a moins de chances d’être dirigé vers le dossier de pourriels de votre patient.
Il est plus susceptible d’attirer l’attention de votre patient.
Dans le cas où l’Adresse courriel du patient est incorrecte, tout message de retour de courriel peut vous être retourné plutôt que d’être perdu.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser votre propre nom de domaine et avoir la capacité de modifier vos enregistrements DNS auprès de votre registraire de nom de domaine.

Plus précisément, vous devez ajouter soit un enregistrement SPF TXT ou des enregistrements DKIM DNS indiquant aux fournisseurs de courriel (comme Google et Yahoo) d’utiliser la clé de domaine d’Ocean pour vérifier que le courriel provenant de votre domaine a bien été envoyé par Ocean.

Bien qu’Ocean utilise votre Adresse courriel personnalisée "À partir du" lorsque SPF ou DKIM sont correctement configurés, nous recommandons que tous les enregistrements DNS suivants soient créés pour une meilleure délivrabilité :

SPF TXT permettant à Ocean d’envoyer des courriels en votre nom.
DKIM CNAME utilisant la clé de domaine d’Ocean.
DMARC TXT indiquant aux fournisseurs de courriel comme Google et Yahoo quoi faire si un message courriel ne peut pas être vérifié comme légitime. (Cela peut se produire si quelqu’un tente de se faire passer pour vous).

Comment faire ?

Comme ce changement nécessite une expertise technique et la possession de votre propre nom de domaine, il n’est pas destiné à tout le monde.

Avertissement : Nous recommandons fortement de consulter un professionnel en TI pour vous aider à modifier les enregistrements DNS, car des erreurs peuvent entraîner le classement incorrect de vos courriels comme pourriels ou causer des problèmes avec votre site web.

SPF

Allez sur le site web de votre fournisseur DNS et vérifiez si vous avez déjà un enregistrement SPF TXT existant. Les enregistrements SPF TXT existants ressemblent à ceci :
```
"v=spf1 ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"
```
Si vous n’avez pas d’enregistrement SPF TXT existant, nous recommandons de consulter un professionnel en TI pour en créer un.

La création d’un enregistrement SPF TXT dépasse la portée de cet article, mais votre registraire de domaine devrait fournir des instructions détaillées pour en créer un.

Tous les enregistrements SPF sont de type "TXT". Une fois votre enregistrement SPF TXT créé, veuillez vous référer à l’étape 3 ci-dessous.

Note : Seuls les enregistrements TXT au format SPF sont pris en charge. Le type d’enregistrement DNS SPF ne peut pas être utilisé.
Si vous avez déjà un enregistrement SPF TXT, ajoutez ce qui suit après v=spf1 et avant -all :
```
include:_spf.cognisantmd.com
```

Le résultat final dans l’exemple ci-dessus ressemblerait à ceci :

"v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"

ou à ceci :

"v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com -all"

Sauvegarder le nouvel enregistrement et laisser le temps aux changements DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)

Note : Un seul des deux, SPF ou DKIM, est requis pour qu’Ocean puisse envoyer des courriels à partir de votre domaine. Nous recommandons toutefois fortement de configurer les deux (ainsi que DMARC) pour une meilleure délivrabilité des courriels.

DKIM

Allez sur le site web de votre fournisseur DNS.
Créez un enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
- Nom de l’enregistrement : oceanmd1._domainkey.votre_domaine
- Valeur de l’enregistrement : oceanmd1._domainkey.cognisantmd.com
- Sauvegarder le nouvel enregistrement et laisser le temps aux changements DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)
Créez un deuxième enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
- Nom de l’enregistrement : oceanmd2._domainkey.votre_domaine
- Valeur de l’enregistrement : oceanmd2._domainkey.cognisantmd.com
- Sauvegarder le nouvel enregistrement et laisser le temps aux changements DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)

DMARC

Allez sur le site web de votre fournisseur DNS.
Recherchez un enregistrement nommé : _dmarc
Si vous avez déjà un enregistrement DMARC configuré, vous n’avez pas besoin de le modifier. Vous pouvez passer le reste de ces étapes DMARC.
Si vous n’avez pas d’enregistrement DMARC existant, nous recommandons d’en créer un.
Créez un enregistrement TXT avec les valeurs suivantes :
- Nom de l’enregistrement : _dmarc.votre_domaine
- Valeur de l’enregistrement : v=DMARC1; p=none
Sauvegarder le nouvel enregistrement et laisser le temps aux changements DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)

Note : Ceci est un enregistrement DMARC minimal. Sa configuration avancée dépasse la portée de cet article. Veuillez consulter un professionnel en TI pour obtenir de l’aide.

Envoyer un courriel de test

Il est conseillé d’envoyer quelques courriels de test à l’aide de votre client courriel habituel pour vous assurer qu’ils ne sont pas classés comme pourriels.

Vous pouvez vérifier votre configuration SPF et/ou DKIM en inspectant le corps complet et non formaté du courriel. Dans GMail, vous pouvez voir ceci en cliquant sur l’icône à trois points en haut à droite et en sélectionnant "Afficher l’original". Le résumé devrait afficher une section avec SPF PASS, DKIM PASS, ou les deux.

Conseils

La commande du terminal macOS "dig votredomaine txt" confirmera si l’enregistrement SPF est sauvegardé comme prévu. Il devrait éventuellement afficher votre enregistrement SPF une fois propagé. Notez cependant qu’il peut y avoir d’autres délais avant que les fournisseurs de courriel reconnaissent ce changement.
La commande du terminal macOS "dig oceanmd1._domainkey.votre_domaine cname" confirmera si votre nouvel enregistrement DKIM a été sauvegardé comme prévu. Il devrait éventuellement afficher votre enregistrement DKIM une fois propagé. Notez cependant qu’il peut y avoir d’autres délais avant que les fournisseurs de courriel reconnaissent ce changement.
- Vérifiez le deuxième enregistrement DKIM avec la commande du terminal macOS "dig oceanmd2._domainkey.votre_domaine cname".

Activer votre Adresse courriel "À partir du" personnalisée dans Ocean

Une fois vos enregistrements DNS correctement configurés, connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche, sélectionnez 'Admin', puis sélectionnez 'Compte du site'.

Entrez votre Adresse courriel dans le champ 'Adresse courriel "À partir du"'.

Comment Ocean valide vos enregistrements DNS

Après avoir saisi votre Adresse courriel personnalisée dans le champ 'Adresse courriel "À partir du"', Ocean validera que vos enregistrements DNS nous permettent d’envoyer des courriels en votre nom :

Si une icône d’État verte apparaît, cela signifie que SPF et DKIM sont valides et pris en charge par un enregistrement DMARC. Il s’agit de la configuration recommandée.

Si une icône d’État jaune apparaît, cela signifie que SPF est valide ou DKIM est valide. Cela signifie que la configuration minimale requise a été respectée.

Si une icône d’État rouge apparaît, cela signifie qu’aucun enregistrement SPF ou DKIM n’est valide. Ceci est la configuration minimale requise. L’Adresse courriel personnalisée "À partir du" ne sera pas utilisée.

Si Ocean juge vos enregistrements DNS valides (c’est-à-dire qu’une icône d’État jaune ou verte apparaît), un courriel sera automatiquement envoyé à l’équipe de Soutien OceanMD pour approbation manuelle.

Jusqu’à ce qu’il soit approuvé par l’équipe de Soutien OceanMD, la configuration n’est pas terminée.

Si vos enregistrements DNS ne peuvent pas être validés (c’est-à-dire qu’une icône rouge apparaît), ou si l’équipe de Soutien OceanMD n’approuve pas votre Adresse personnalisée, Ocean n’enverra pas en utilisant votre Adresse personnalisée. Dans ce cas, veuillez vérifier votre configuration DNS pour vous assurer qu’elle est correcte et/ou contacter l’équipe de Soutien OceanMD pour faire un suivi sur votre approbation.

Une fois configurée et approuvée avec succès, Ocean continuera à valider automatiquement votre Adresse "À partir du" personnalisée périodiquement pour s’assurer que les enregistrements DNS SPF, DKIM (SPF ou DKIM doivent toujours être correctement configurés) et DMARC (non requis mais recommandé) nous permettent toujours d’envoyer des courriels en votre nom lorsqu’ils sont présents.

Si la validation échoue, Ocean reviendra automatiquement à l’Adresse courriel "no-reply" par défaut d’Ocean, donc aucune Action n’est requise de votre part.

Si vous changez un jour l’Adresse courriel personnalisée, l’équipe de Soutien OceanMD devra approuver à nouveau la nouvelle Adresse.