1. OceanMD
  2. Messages et rappels du patient
  3. Configurer les messages du patient

Configurer les messages du patient

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  1. Présentation des Messages aux Patients

    Que sont les Messages aux Patients ?

    Les Messages aux Patients vous permettent d'envoyer et de recevoir en toute sécurité des messages et des pièces jointes à destination et en provenance des patients, et de les inviter à compléter les formulaires Ocean en ligne à la maison avant leur rendez-vous, sans les risques liés à l'envoi d'informations de santé des patients par e-mail. Avec l'intégration DMÉ d'Ocean, les dossiers des patients sont mis à jour de manière transparente sans aucune numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.

    Principaux avantages

    • Facile pour les patients - Grâce à un processus de validation simple et sécurisé, Ocean facilite l'engagement des patients avec leur médecin directement depuis leur boîte de réception e-mail existante — pas de nouveaux comptes à créer ni de mots de passe à retenir.
    • Réduit la saisie de données - En se synchronisant automatiquement dans le dossier du patient, les Messages aux Patients aident les cliniques et les cliniciens à réduire les heures de saisie de données, tout en réduisant le risque d'erreurs ou d'informations manquantes.
    • Visites plus efficaces - Le fait que les patients complètent les formulaires Ocean avant ou après leur visite permet aux prestataires de soins de santé de tirer le meilleur parti des visites en personne tout en donnant aux patients le temps de fournir des réponses plus complètes.
    • Personnalisable - Vous pouvez personnaliser chaque partie de votre message (par exemple, le corps de l'e-mail, les exigences de vérification d'identité, les préférences de notification) pour répondre aux préférences uniques et aux acheminements de votre clinique.

    Comment cela fonctionne pour les patients :

    1. Le patient reçoit un e-mail et clique sur le lien hypertexte

    • Après l'envoi d'un Message au Patient, le patient recevra un e-mail contenant le corps de votre e-mail personnalisé et un lien hypertexte pour accéder au contenu sécurisé.

    2. Le patient vérifie son identité

    • En cliquant sur le lien hypertexte, le patient accède au Messager Santé Ocean, où il doit vérifier son identité avant d'accéder à tout message sécurisé, formulaire ou pièce jointe qui lui a été envoyé.
    • Reconnaissant que de nombreux patients accèdent généralement à ce type d'informations depuis leur appareil mobile, le Messager Santé a été conçu dès le départ avec un support complet pour les appareils de bureau et mobiles.

    3. Les patients accèdent au contenu sécurisé

    • Après avoir effectué l'étape standard de vérification d'identité, le Messager Santé présente aux patients deux onglets principaux : l'onglet 'Messages' et l'onglet 'Formulaires'. L'onglet 'Messages' est l'endroit où se déroule toute correspondance de messagerie entre vous et le patient.
    • L'onglet 'Formulaires' est l'endroit où le patient peut compléter tous les formulaires en attente que vous lui avez envoyés. Les patients peuvent naviguer entre ces deux onglets de manière indépendante pour accéder aux messages sécurisés et/ou compléter les formulaires dans l'ordre souhaité.

    4. Le patient fournit une réponse (Si activée)

    • Si vous avez activé la possibilité pour le patient de répondre avec une réponse tapée et/ou une pièce jointe, il peut utiliser la zone de texte et les boutons en bas pour écrire et envoyer sa réponse.
    • Si vous utilisez un DMÉ intégré, toutes les réponses des patients, les pièces jointes et les formulaires Ocean complétés seront automatiquement importés dans le dossier du patient dans votre DMÉ.
  2. Configurer les expéditeurs de messages aux patients avec des comptes Ocean

    Toute personne qui a besoin d'accéder à l'Ocean doit avoir un compte utilisateur Ocean gratuit.

    Veuillez consulter l'article Ajouter un nouvel utilisateur à votre site.
  3. Ajouter une licence Ocean pour la messagerie des patients

    Activer les messages des patients pour les utilisateurs sur votre site Ocean.

    Veuillez consulter l'article Ajouter des licences Ocean.
  4. Définir le Nom de l'Expéditeur d'Email que les Patients Recevront

    Par défaut, les messages aux patients sembleront être envoyés par "OceanMD", ce qui peut être déroutant pour les patients.

    • Par défaut, les courriels envoyés aux patients de la part d'Ocean utilisent le nom de l'expéditeur "OceanMD". Ceci peut être facilement personnalisé dans le Portail Ocean.
    •  

    Personnalisation du nom convivial de l'email

    • Cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
    • À partir de la page des paramètres d'administration, cliquez sur Compte du site
    • Mettez à jour le champ “Nom convivial de l'email” avec le nom désiré.
    • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit.
    • Lorsqu'un patient reçoit maintenant un courriel de votre clinique, le nom de l'expéditeur reflétera ce que vous avez saisi dans ce champ.

    Personnalisation de l'adresse email à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (Avancé) :

    Si vous souhaitez personnaliser l'adresse email réelle à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (par exemple, remplacer 'no-reply@cognisantmd.com' par 'example@clinic.ca'), vous devez posséder un nom de domaine personnalisé et avoir la capacité de modifier les enregistrements DNS avec le registraire du nom de domaine.

    Cela implique d'ajouter des enregistrements DNS pour indiquer que les serveurs de messagerie Ocean sont autorisés à envoyer des courriels pour le compte de votre domaine. Pour plus d'informations, consultez Envoyer des courriels aux patients en utilisant votre propre adresse email.

  5. Lier les comptes DMÉ des Utilisateurs aux comptes Utilisateur Ocean

    Les utilisateurs d'Ocean doivent lier leurs comptes d'utilisateur DMÉ et Ocean afin de activer les alertes et suivre l'activité.

    Les administrateurs de site Ocean peuvent fournir les instructions suivantes à tous leurs utilisateurs d'Ocean afin de lier leur compte utilisateur Ocean avec leur compte utilisateur DMÉ. Cette étape doit être complétée par chaque utilisateur individuel.

    1. Initier un nouveau message au patient à partir d'un dossier de test patient dans votre DMÉ.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR
    • À partir d'un dossier de test patient, sélectionnez 'Email' dans la barre d'outils Ocean ou le formulaire personnalisé.

    2. Connectez-vous à votre compte utilisateur Ocean.

    • Après avoir lancé à partir de votre DMÉ, une nouvelle fenêtre de Message Patient s'ouvrira dans votre navigateur internet.

      Votre nom d'utilisateur DMÉ sera affiché en haut de la fenêtre, et vous serez invité à lier votre compte utilisateur DMÉ avec votre compte utilisateur Ocean. Cliquez sur la bannière pour continuer.

    • Vous serez invité à vous connecter à votre compte utilisateur Ocean. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe, puis cliquez sur 'Se connecter'.
    • Après vous être connecté, votre compte utilisateur DMÉ est maintenant lié avec succès à votre compte utilisateur Ocean.
    • Vous pouvez fermer en toute sécurité la fenêtre de Message Patient.
  6. Ajouter un courriel pour recevoir les notifications des messages des patients html

    Personnalisez l'endroit où les notifications par courriel doivent être envoyées lorsque qu'un patient a consulté un message sécurisé et/ou complété un formulaire.

    • Par défaut, les alertes sont envoyées à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean de l'expéditeur du message.
    • Si vous souhaitez modifier l'adresse courriel par défaut ou ajouter des adresses courriel supplémentaires pour recevoir des alertes, vous pouvez mettre à jour les "Courriels des délégués cliniques" en suivant les instructions ci-dessous.

    1. Accédez à la page Mon compte

      • La page Mon compte peut être consultée en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit du Portail Ocean. 

    1. Mettez à jour le champ Courriels des délégués cliniques

      • Dans vos Paramètres utilisateur, localisez le champ Courriels des délégués cliniques. Entrez les adresses courriel qui devraient recevoir les notifications des réponses des patients et/ou des complétions de formulaires. Vous pouvez lister plusieurs adresses courriel en les séparant par une virgule.
      • Après avoir terminé vos mises à jour, assurez-vous d'appuyer sur Sauvegarder les modifications dans le coin inférieur droit de la page.

    Notifications de messages aux patients pour les utilisateurs supprimés et rappels aux patients

    Si un utilisateur qui a envoyé un message à un patient est ultérieurement supprimé de votre Site Ocean, toutes les notifications par courriel liées aux messages qu'il a envoyés avant sa suppression seront dirigées vers l'adresse courriel du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

    De même, lorsqu'un rappel est automatiquement envoyé à un patient et génère par la suite des notifications par courriel (par exemple, concernant les complétions de formulaires ou les réponses des patients), toute notification par courriel associée sera toujours envoyée à l'adresse du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

  7. Examinez vos modèles par défaut et les paramètres de modèle

    Examinez les modèles préfabriqués d'Ocean utilisés avec la Messagerie Patient ou les Rappels Patient, vous permettant de commencer immédiatement.

    Votre site Ocean comprend des modèles préfabriqués, vous permettant de commencer immédiatement avec vos produits de Messagerie & Rappels Patient. Ces modèles par défaut incluent des informations et un libellé que les patients verront lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel de votre clinique.

    Vous pouvez choisir d'utiliser ces modèles tels qu'ils apparaissent par défaut, ou vous pouvez les utiliser comme guide de contenu pouvant être personnalisé pour répondre aux besoins de votre clinique.

    1. Ouvrez le Gestionnaire de Modèles dans l'Ocean Portail.

      • Dans le coin supérieur gauche de l'Ocean Portail, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.

        Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour accéder au Gestionnaire de Modèles.

    2. Examinez votre liste de modèles.

      • Le Gestionnaire de Modèles affiche les modèles de votre site Ocean qui peuvent être utilisés avec la Messagerie & Rappels Patient.
      • Vous trouverez deux modèles préfabriqués ("Défaut - Message Sécurisé" et "Défaut - Rappel de Rendez-vous") que vous pouvez utiliser immédiatement - un pour la Messagerie Patient, et un pour les Rappels Automatiques Patient.
      • Appuyez sur "Modifier" à côté de l'un des modèles par défaut pour ouvrir l'Éditeur de Modèles.

    3. Examinez le contenu du modèle par défaut.

      • L'Éditeur de Modèles affiche chaque composant différent de votre modèle, avec une description de la fonctionnalité.
      • Le contenu des modèles préfabriqués peut être utilisé immédiatement, ou vous pouvez l'utiliser comme guide de contenu pour une personnalisation ultérieure.
      • Une fois que vous avez terminé d'examiner le contenu, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Annuler" en bas de la page pour revenir à la zone principale du Gestionnaire de Modèles.

    4. Examinez vos paramètres de modèle globaux.

      • Cliquez sur "Paramètres" dans le coin supérieur droit pour examiner les paramètres qui s'appliquent à tous vos modèles.
      Nom Amical de l'Email et Adresse À partir du
      Montre comment les messages et rappels apparaîtront lorsqu'ils seront reçus par les patients dans leur boîte de réception email.
      Verrouiller le contenu du corps de l'email pour les non-admins
      Réglez ceci sur 'Oui' si vous souhaitez empêcher les utilisateurs sans accès Administrateur de Site de modifier le corps de l'email lors de l'envoi d'un message sécurisé à un patient.
      Notifications en Retard
      Sélectionnez votre comportement préféré pour les alertes de réponses patient en retard et de complétions de formulaires électroniques.
      Aperçu de la Clinique
      Utilisez ce champ pour fournir aux patients des informations générales sur votre clinique. Par exemple : programmes et services, informations de contact, heures d'ouverture, directions de stationnement, etc.
      Les patients peuvent consulter ces informations dans l'Ocean Health Messenger en sélectionnant 'À propos de ma clinique' dans les options de menu.
      Logo de la Clinique
      Par défaut, aucun logo ne sera affiché aux patients dans l'Ocean Health Messenger.
      Pour afficher un logo aux patients dans la zone 'À propos de ma clinique' de l'Ocean Health Messenger, téléchargez-le d'abord dans les paramètres de l'Organisation pour votre Site Ocean, puis sélectionnez 'Utiliser le logo de l'organisation'.
  8. Personnalisez vos modèles (facultatif)

    Le Gestionnaire de Modèles vous permettra de créer et sauvegarder des modèles, vous permettant d'avoir une collection de messages standard (avec des messages sécurisés et/ou des formulaires accompagnants) à envoyer aux patients via Messages aux Patients ou Rappels aux Patients.

    Les modèles personnalisés sont très utiles si vous envoyez souvent le même message spécifique et/ou un ensemble de formulaires aux patients. De plus, un modèle personnalisé est essentiel si vous utilisez Rappels aux Patients.

    En utilisant le Gestionnaire de Modèles, vous pouvez créer un tout nouveau modèle à partir de zéro, modifier des modèles existants, ou même dupliquer un modèle pour en faire une version similaire mais légèrement différente.

    Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour personnaliser les Modèles.

    Créer un tout nouveau modèle
    • Pour créer un tout nouveau modèle, connectez-vous au Ocean Portail.
    • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
    • Appuyez sur le bouton "Ajouter Modèle". Cela vous amènera dans l'Éditeur de Modèles.
    • Certains champs sont pré-remplis avec un libellé standard que vous pouvez choisir de modifier légèrement, ou même de remplacer entièrement par votre propre contenu.
    • Une fois que vous êtes satisfait du contenu de votre modèle, appuyez sur "Sauvegarder" en bas de la page pour sauvegarder votre modèle.
    • Alternativement, vous pouvez appuyer sur "Sauvegarder & Définir comme Défaut du Site" si vous souhaitez que ce modèle apparaisse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message au patient.
    • Astuce : Vous pouvez facilement déterminer le modèle par défaut de votre site à partir du Gestionnaire de Modèles en recherchant le modèle étiqueté "Défaut du Site".
    Personnaliser un modèle existant
    • Pour personnaliser un modèle existant, connectez-vous au Ocean Portail.
    • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
    • Le Gestionnaire de Modèles affiche tous vos modèles existants. Pour personnaliser un modèle existant, appuyez sur le bouton "Modifier" à côté de celui-ci.
    • Dans l'Éditeur de Modèles, vous pouvez voir le contenu existant de votre modèle et le modifier à votre guise.
    • Une fois que vous avez terminé vos modifications, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" en bas de la page.
    Dupliquer un modèle

    Si vous cherchez à créer un catalogue de modèles à utiliser dans votre clinique, la fonctionnalité Dupliquer est utile pour construire efficacement vos modèles et apporter de petits changements au contenu.

    • Pour dupliquer un modèle, connectez-vous au Ocean Portail.
    • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
    • À partir du Gestionnaire de Modèles, appuyez sur le bouton "Dupliquer" à côté du modèle que vous souhaitez dupliquer.
    • Vous serez lancé dans l'Éditeur de Modèles qui est automatiquement rempli avec le contenu du modèle que vous avez choisi de dupliquer.
    • Le modèle est automatiquement nommé "Copie de [nom du modèle original]". Vous pouvez modifier le nom pour refléter les changements que vous apportez au contenu du modèle.
    • Une fois que vous avez terminé de modifier le contenu de votre modèle, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Sauvegarder & Définir comme Défaut du Site" en bas de la page pour sauvegarder votre modèle.

    Paramètres du Modèle

    Nom du Modèle

    • Le nom du modèle est pour que vous puissiez facilement reconnaître le contenu du modèle. Il n'est jamais visible pour les patients, vous pouvez donc l'utiliser pour décrire l'objectif du modèle pour vous-même et les autres utilisateurs sur votre site Ocean.

    Ligne d'objet

    • La ligne d'objet personnalisable est ce qui apparaîtra dans la boîte de réception des patients lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel utilisant ce modèle.

    Salutation

    • La salutation est la ligne d'ouverture du corps de l'email.

    • Astuce : Le mot-clé @ptPreferredOrFirstName remplira automatiquement le nom du patient tel qu'il apparaît dans votre DMÉ, fournissant une salutation automatiquement personnalisée pour vos patients.

    Corps de l'email

    • Le corps de l'email vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception.

    • Note : Le contenu inclus dans le corps de l'email ne sera pas enregistré dans le dossier du patient.

    Les mots-clés '[weblink]'

    Le mot-clé '[weblink]' indique où dans le corps de votre email un hyperlien apparaîtra automatiquement pour que le patient puisse cliquer dessus pour accéder à tout contenu sécurisé. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Voir le message sécurisé', 'Compléter le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous,' ou 'Voir le message sécurisé et compléter le questionnaire'.

    Le mot-clé '[weblink_french]' peut être utilisé pour afficher la version française de l'hyperlien. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous', ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.

    • Vous pouvez utiliser les mots-clés anglais et français séparément ou ensemble dans vos modèles.
    • Si aucun mot-clé n'est inclus dans le modèle, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise '[weblink]' du mot-clé à la fin du corps de l'email.

    Message sécurisé

    • Choisissez si vous souhaitez inclure un message sécurisé dans ce modèle. Un reçu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier DMÉ du patient avec un horodatage.
    • Les messages sécurisés sont accessibles par les patients lorsqu'ils cliquent sur l'hyperlien dans le corps de l'email.
    Contenu du message sécurisé
    Vous pouvez taper toute information dans cette zone de texte que vous souhaitez enregistrer comme message sécurisé pour ce modèle. Le contenu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient.
    Permettre au patient de répondre

    Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', cette option permettra au patient de fournir une réponse tapée unique au message. Les réponses des patients peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, et vous recevrez une notification par email vous alertant qu'ils ont répondu.

    Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de groupe avec Ocean.

    Permettre au patient de répondre avec une pièce jointe
    Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', l'option permettra au patient de répondre avec une ou plusieurs pièces jointes. Les pièces jointes soumises par le patient peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, ou dans l'Ocean Portail.
    Fenêtre de réponse
    Si le paramètre 'Permettre au patient de répondre' ou 'Permettre au patient d'envoyer une pièce jointe' est activé, vous pouvez éventuellement définir une fenêtre de réponse pour limiter le temps que le patient a pour répondre.
    Notifier l'expéditeur lorsque le patient a vu le message sécurisé
    Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', une notification sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou aux emails des délégués cliniques lorsque le patient a vu le message sécurisé.

    eFormulaires

    • Choisissez si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs eFormulaires à ce modèle.
    Ajouter un eFormulaire
    Ce bouton ouvrira une fenêtre pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean. Une fois un formulaire ajouté, il sera affiché sous le bouton.
    Vous pouvez prévisualiser ou supprimer l'eFormulaire en utilisant les boutons à droite de son nom.
    Si vous ajoutez plusieurs eFormulaires, le symbole "↑" à gauche vous permet de modifier la séquence dans laquelle les patients complètent les eFormulaires.
    Notifier l'expéditeur lorsque le patient a complété ses formulaires
    Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', une notification par email sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou aux emails des délégués cliniques lorsque le patient complète tous ses eFormulaires.

    Paramètres avancés

    • Cette zone vous permet de personnaliser les paramètres avancés, y compris le temps d'expiration pour l'hyperlien dans le corps de l'email, les exigences de vérification d'identité, une URL de redirection, et un délai de réponse en retard.
    Date d'expiration
    Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un formulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans l'email.
    Si un formulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne peut plus être accessible. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.
    Vérification d'identité
    Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou aux formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez changer cela pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro DMÉ, un mot de passe d'accès (donné au patient au préalable), ou un ID alternatif.
    URL de redirection
    Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il a complété tout formulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' sur le message sécurisé associé (par exemple, dans le cas où il n'a pas de formulaires Ocean à compléter).
    Notification de retard
    Recevez une notification par email vous alertant que le patient n'a pas encore accédé à son message sécurisé en entrant le nombre de jours ici.
  9. Consultez le Guide des Messages aux Patients

    Consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !

    Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !

Présentation des Messages aux Patients

Que sont les Messages aux Patients ?

Les Messages aux Patients vous permettent d'envoyer et de recevoir en toute sécurité des messages et des pièces jointes à destination et en provenance des patients, et de les inviter à compléter les formulaires Ocean en ligne à la maison avant leur rendez-vous, sans les risques liés à l'envoi d'informations de santé des patients par e-mail. Avec l'intégration DMÉ d'Ocean, les dossiers des patients sont mis à jour de manière transparente sans aucune numérisation, saisie ou intervention manuelle du personnel.

Principaux avantages

  • Facile pour les patients - Grâce à un processus de validation simple et sécurisé, Ocean facilite l'engagement des patients avec leur médecin directement depuis leur boîte de réception e-mail existante — pas de nouveaux comptes à créer ni de mots de passe à retenir.
  • Réduit la saisie de données - En se synchronisant automatiquement dans le dossier du patient, les Messages aux Patients aident les cliniques et les cliniciens à réduire les heures de saisie de données, tout en réduisant le risque d'erreurs ou d'informations manquantes.
  • Visites plus efficaces - Le fait que les patients complètent les formulaires Ocean avant ou après leur visite permet aux prestataires de soins de santé de tirer le meilleur parti des visites en personne tout en donnant aux patients le temps de fournir des réponses plus complètes.
  • Personnalisable - Vous pouvez personnaliser chaque partie de votre message (par exemple, le corps de l'e-mail, les exigences de vérification d'identité, les préférences de notification) pour répondre aux préférences uniques et aux acheminements de votre clinique.

Comment cela fonctionne pour les patients :

1. Le patient reçoit un e-mail et clique sur le lien hypertexte

  • Après l'envoi d'un Message au Patient, le patient recevra un e-mail contenant le corps de votre e-mail personnalisé et un lien hypertexte pour accéder au contenu sécurisé.

2. Le patient vérifie son identité

  • En cliquant sur le lien hypertexte, le patient accède au Messager Santé Ocean, où il doit vérifier son identité avant d'accéder à tout message sécurisé, formulaire ou pièce jointe qui lui a été envoyé.
  • Reconnaissant que de nombreux patients accèdent généralement à ce type d'informations depuis leur appareil mobile, le Messager Santé a été conçu dès le départ avec un support complet pour les appareils de bureau et mobiles.

3. Les patients accèdent au contenu sécurisé

  • Après avoir effectué l'étape standard de vérification d'identité, le Messager Santé présente aux patients deux onglets principaux : l'onglet 'Messages' et l'onglet 'Formulaires'. L'onglet 'Messages' est l'endroit où se déroule toute correspondance de messagerie entre vous et le patient.
  • L'onglet 'Formulaires' est l'endroit où le patient peut compléter tous les formulaires en attente que vous lui avez envoyés. Les patients peuvent naviguer entre ces deux onglets de manière indépendante pour accéder aux messages sécurisés et/ou compléter les formulaires dans l'ordre souhaité.

4. Le patient fournit une réponse (Si activée)

  • Si vous avez activé la possibilité pour le patient de répondre avec une réponse tapée et/ou une pièce jointe, il peut utiliser la zone de texte et les boutons en bas pour écrire et envoyer sa réponse.
  • Si vous utilisez un DMÉ intégré, toutes les réponses des patients, les pièces jointes et les formulaires Ocean complétés seront automatiquement importés dans le dossier du patient dans votre DMÉ.

Définir le Nom de l'Expéditeur d'Email que les Patients Recevront

Par défaut, les messages aux patients sembleront être envoyés par "OceanMD", ce qui peut être déroutant pour les patients.

  • Par défaut, les courriels envoyés aux patients de la part d'Ocean utilisent le nom de l'expéditeur "OceanMD". Ceci peut être facilement personnalisé dans le Portail Ocean.
  •  

Personnalisation du nom convivial de l'email

  • Cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
  • À partir de la page des paramètres d'administration, cliquez sur Compte du site
  • Mettez à jour le champ “Nom convivial de l'email” avec le nom désiré.
  • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit.
  • Lorsqu'un patient reçoit maintenant un courriel de votre clinique, le nom de l'expéditeur reflétera ce que vous avez saisi dans ce champ.

Personnalisation de l'adresse email à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (Avancé) :

Si vous souhaitez personnaliser l'adresse email réelle à partir de laquelle les patients reçoivent des courriels (par exemple, remplacer 'no-reply@cognisantmd.com' par 'example@clinic.ca'), vous devez posséder un nom de domaine personnalisé et avoir la capacité de modifier les enregistrements DNS avec le registraire du nom de domaine.

Cela implique d'ajouter des enregistrements DNS pour indiquer que les serveurs de messagerie Ocean sont autorisés à envoyer des courriels pour le compte de votre domaine. Pour plus d'informations, consultez Envoyer des courriels aux patients en utilisant votre propre adresse email.

Lier les comptes DMÉ des Utilisateurs aux comptes Utilisateur Ocean

Les utilisateurs d'Ocean doivent lier leurs comptes d'utilisateur DMÉ et Ocean afin de activer les alertes et suivre l'activité.

Les administrateurs de site Ocean peuvent fournir les instructions suivantes à tous leurs utilisateurs d'Ocean afin de lier leur compte utilisateur Ocean avec leur compte utilisateur DMÉ. Cette étape doit être complétée par chaque utilisateur individuel.

1. Initier un nouveau message au patient à partir d'un dossier de test patient dans votre DMÉ.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR
  • À partir d'un dossier de test patient, sélectionnez 'Email' dans la barre d'outils Ocean ou le formulaire personnalisé.

2. Connectez-vous à votre compte utilisateur Ocean.

  • Après avoir lancé à partir de votre DMÉ, une nouvelle fenêtre de Message Patient s'ouvrira dans votre navigateur internet.

    Votre nom d'utilisateur DMÉ sera affiché en haut de la fenêtre, et vous serez invité à lier votre compte utilisateur DMÉ avec votre compte utilisateur Ocean. Cliquez sur la bannière pour continuer.

  • Vous serez invité à vous connecter à votre compte utilisateur Ocean. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe, puis cliquez sur 'Se connecter'.
  • Après vous être connecté, votre compte utilisateur DMÉ est maintenant lié avec succès à votre compte utilisateur Ocean.
  • Vous pouvez fermer en toute sécurité la fenêtre de Message Patient.

Ajouter un courriel pour recevoir les notifications des messages des patients

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Personnalisez l'endroit où les notifications par courriel doivent être envoyées lorsque qu'un patient a consulté un message sécurisé et/ou complété un formulaire.

  • Par défaut, les alertes sont envoyées à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean de l'expéditeur du message.
  • Si vous souhaitez modifier l'adresse courriel par défaut ou ajouter des adresses courriel supplémentaires pour recevoir des alertes, vous pouvez mettre à jour les "Courriels des délégués cliniques" en suivant les instructions ci-dessous.

  1. Accédez à la page Mon compte

    • La page Mon compte peut être consultée en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit du Portail Ocean. 

  1. Mettez à jour le champ Courriels des délégués cliniques

    • Dans vos Paramètres utilisateur, localisez le champ Courriels des délégués cliniques. Entrez les adresses courriel qui devraient recevoir les notifications des réponses des patients et/ou des complétions de formulaires. Vous pouvez lister plusieurs adresses courriel en les séparant par une virgule.
    • Après avoir terminé vos mises à jour, assurez-vous d'appuyer sur Sauvegarder les modifications dans le coin inférieur droit de la page.

Notifications de messages aux patients pour les utilisateurs supprimés et rappels aux patients

Si un utilisateur qui a envoyé un message à un patient est ultérieurement supprimé de votre Site Ocean, toutes les notifications par courriel liées aux messages qu'il a envoyés avant sa suppression seront dirigées vers l'adresse courriel du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

De même, lorsqu'un rappel est automatiquement envoyé à un patient et génère par la suite des notifications par courriel (par exemple, concernant les complétions de formulaires ou les réponses des patients), toute notification par courriel associée sera toujours envoyée à l'adresse du ou des 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre Site Ocean.

Examinez vos modèles par défaut et les paramètres de modèle

Examinez les modèles préfabriqués d'Ocean utilisés avec la Messagerie Patient ou les Rappels Patient, vous permettant de commencer immédiatement.

Votre site Ocean comprend des modèles préfabriqués, vous permettant de commencer immédiatement avec vos produits de Messagerie & Rappels Patient. Ces modèles par défaut incluent des informations et un libellé que les patients verront lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel de votre clinique.

Vous pouvez choisir d'utiliser ces modèles tels qu'ils apparaissent par défaut, ou vous pouvez les utiliser comme guide de contenu pouvant être personnalisé pour répondre aux besoins de votre clinique.

  1. Ouvrez le Gestionnaire de Modèles dans l'Ocean Portail.

    • Dans le coin supérieur gauche de l'Ocean Portail, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.

      Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour accéder au Gestionnaire de Modèles.

  2. Examinez votre liste de modèles.

    • Le Gestionnaire de Modèles affiche les modèles de votre site Ocean qui peuvent être utilisés avec la Messagerie & Rappels Patient.
    • Vous trouverez deux modèles préfabriqués ("Défaut - Message Sécurisé" et "Défaut - Rappel de Rendez-vous") que vous pouvez utiliser immédiatement - un pour la Messagerie Patient, et un pour les Rappels Automatiques Patient.
    • Appuyez sur "Modifier" à côté de l'un des modèles par défaut pour ouvrir l'Éditeur de Modèles.

  3. Examinez le contenu du modèle par défaut.

    • L'Éditeur de Modèles affiche chaque composant différent de votre modèle, avec une description de la fonctionnalité.
    • Le contenu des modèles préfabriqués peut être utilisé immédiatement, ou vous pouvez l'utiliser comme guide de contenu pour une personnalisation ultérieure.
    • Une fois que vous avez terminé d'examiner le contenu, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Annuler" en bas de la page pour revenir à la zone principale du Gestionnaire de Modèles.

  4. Examinez vos paramètres de modèle globaux.

    • Cliquez sur "Paramètres" dans le coin supérieur droit pour examiner les paramètres qui s'appliquent à tous vos modèles.
    Nom Amical de l'Email et Adresse À partir du
    Montre comment les messages et rappels apparaîtront lorsqu'ils seront reçus par les patients dans leur boîte de réception email.
    Verrouiller le contenu du corps de l'email pour les non-admins
    Réglez ceci sur 'Oui' si vous souhaitez empêcher les utilisateurs sans accès Administrateur de Site de modifier le corps de l'email lors de l'envoi d'un message sécurisé à un patient.
    Notifications en Retard
    Sélectionnez votre comportement préféré pour les alertes de réponses patient en retard et de complétions de formulaires électroniques.
    Aperçu de la Clinique
    Utilisez ce champ pour fournir aux patients des informations générales sur votre clinique. Par exemple : programmes et services, informations de contact, heures d'ouverture, directions de stationnement, etc.
    Les patients peuvent consulter ces informations dans l'Ocean Health Messenger en sélectionnant 'À propos de ma clinique' dans les options de menu.
    Logo de la Clinique
    Par défaut, aucun logo ne sera affiché aux patients dans l'Ocean Health Messenger.
    Pour afficher un logo aux patients dans la zone 'À propos de ma clinique' de l'Ocean Health Messenger, téléchargez-le d'abord dans les paramètres de l'Organisation pour votre Site Ocean, puis sélectionnez 'Utiliser le logo de l'organisation'.

Personnalisez vos modèles (facultatif)

Le Gestionnaire de Modèles vous permettra de créer et sauvegarder des modèles, vous permettant d'avoir une collection de messages standard (avec des messages sécurisés et/ou des formulaires accompagnants) à envoyer aux patients via Messages aux Patients ou Rappels aux Patients.

Les modèles personnalisés sont très utiles si vous envoyez souvent le même message spécifique et/ou un ensemble de formulaires aux patients. De plus, un modèle personnalisé est essentiel si vous utilisez Rappels aux Patients.

En utilisant le Gestionnaire de Modèles, vous pouvez créer un tout nouveau modèle à partir de zéro, modifier des modèles existants, ou même dupliquer un modèle pour en faire une version similaire mais légèrement différente.

Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour personnaliser les Modèles.

Créer un tout nouveau modèle
  • Pour créer un tout nouveau modèle, connectez-vous au Ocean Portail.
  • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
  • Appuyez sur le bouton "Ajouter Modèle". Cela vous amènera dans l'Éditeur de Modèles.
  • Certains champs sont pré-remplis avec un libellé standard que vous pouvez choisir de modifier légèrement, ou même de remplacer entièrement par votre propre contenu.
  • Une fois que vous êtes satisfait du contenu de votre modèle, appuyez sur "Sauvegarder" en bas de la page pour sauvegarder votre modèle.
  • Alternativement, vous pouvez appuyer sur "Sauvegarder & Définir comme Défaut du Site" si vous souhaitez que ce modèle apparaisse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message au patient.
  • Astuce : Vous pouvez facilement déterminer le modèle par défaut de votre site à partir du Gestionnaire de Modèles en recherchant le modèle étiqueté "Défaut du Site".
Personnaliser un modèle existant
  • Pour personnaliser un modèle existant, connectez-vous au Ocean Portail.
  • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
  • Le Gestionnaire de Modèles affiche tous vos modèles existants. Pour personnaliser un modèle existant, appuyez sur le bouton "Modifier" à côté de celui-ci.
  • Dans l'Éditeur de Modèles, vous pouvez voir le contenu existant de votre modèle et le modifier à votre guise.
  • Une fois que vous avez terminé vos modifications, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" en bas de la page.
Dupliquer un modèle

Si vous cherchez à créer un catalogue de modèles à utiliser dans votre clinique, la fonctionnalité Dupliquer est utile pour construire efficacement vos modèles et apporter de petits changements au contenu.

  • Pour dupliquer un modèle, connectez-vous au Ocean Portail.
  • Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
  • À partir du Gestionnaire de Modèles, appuyez sur le bouton "Dupliquer" à côté du modèle que vous souhaitez dupliquer.
  • Vous serez lancé dans l'Éditeur de Modèles qui est automatiquement rempli avec le contenu du modèle que vous avez choisi de dupliquer.
  • Le modèle est automatiquement nommé "Copie de [nom du modèle original]". Vous pouvez modifier le nom pour refléter les changements que vous apportez au contenu du modèle.
  • Une fois que vous avez terminé de modifier le contenu de votre modèle, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Sauvegarder & Définir comme Défaut du Site" en bas de la page pour sauvegarder votre modèle.

Paramètres du Modèle

Nom du Modèle

  • Le nom du modèle est pour que vous puissiez facilement reconnaître le contenu du modèle. Il n'est jamais visible pour les patients, vous pouvez donc l'utiliser pour décrire l'objectif du modèle pour vous-même et les autres utilisateurs sur votre site Ocean.

Ligne d'objet

  • La ligne d'objet personnalisable est ce qui apparaîtra dans la boîte de réception des patients lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel utilisant ce modèle.

Salutation

  • La salutation est la ligne d'ouverture du corps de l'email.

  • Astuce : Le mot-clé @ptPreferredOrFirstName remplira automatiquement le nom du patient tel qu'il apparaît dans votre DMÉ, fournissant une salutation automatiquement personnalisée pour vos patients.

Corps de l'email

  • Le corps de l'email vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception.

  • Note : Le contenu inclus dans le corps de l'email ne sera pas enregistré dans le dossier du patient.

Les mots-clés '[weblink]'

Le mot-clé '[weblink]' indique où dans le corps de votre email un hyperlien apparaîtra automatiquement pour que le patient puisse cliquer dessus pour accéder à tout contenu sécurisé. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Voir le message sécurisé', 'Compléter le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous,' ou 'Voir le message sécurisé et compléter le questionnaire'.

Le mot-clé '[weblink_french]' peut être utilisé pour afficher la version française de l'hyperlien. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous', ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.

  • Vous pouvez utiliser les mots-clés anglais et français séparément ou ensemble dans vos modèles.
  • Si aucun mot-clé n'est inclus dans le modèle, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise '[weblink]' du mot-clé à la fin du corps de l'email.

Message sécurisé

  • Choisissez si vous souhaitez inclure un message sécurisé dans ce modèle. Un reçu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier DMÉ du patient avec un horodatage.
  • Les messages sécurisés sont accessibles par les patients lorsqu'ils cliquent sur l'hyperlien dans le corps de l'email.
Contenu du message sécurisé
Vous pouvez taper toute information dans cette zone de texte que vous souhaitez enregistrer comme message sécurisé pour ce modèle. Le contenu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient.
Permettre au patient de répondre

Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', cette option permettra au patient de fournir une réponse tapée unique au message. Les réponses des patients peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, et vous recevrez une notification par email vous alertant qu'ils ont répondu.

Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de groupe avec Ocean.

Permettre au patient de répondre avec une pièce jointe
Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', l'option permettra au patient de répondre avec une ou plusieurs pièces jointes. Les pièces jointes soumises par le patient peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, ou dans l'Ocean Portail.
Fenêtre de réponse
Si le paramètre 'Permettre au patient de répondre' ou 'Permettre au patient d'envoyer une pièce jointe' est activé, vous pouvez éventuellement définir une fenêtre de réponse pour limiter le temps que le patient a pour répondre.
Notifier l'expéditeur lorsque le patient a vu le message sécurisé
Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', une notification sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou aux emails des délégués cliniques lorsque le patient a vu le message sécurisé.

eFormulaires

  • Choisissez si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs eFormulaires à ce modèle.
Ajouter un eFormulaire
Ce bouton ouvrira une fenêtre pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean. Une fois un formulaire ajouté, il sera affiché sous le bouton.
Vous pouvez prévisualiser ou supprimer l'eFormulaire en utilisant les boutons à droite de son nom.
Si vous ajoutez plusieurs eFormulaires, le symbole "↑" à gauche vous permet de modifier la séquence dans laquelle les patients complètent les eFormulaires.
Notifier l'expéditeur lorsque le patient a complété ses formulaires
Lorsqu'elle est réglée sur 'Oui', une notification par email sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou aux emails des délégués cliniques lorsque le patient complète tous ses eFormulaires.

Paramètres avancés

  • Cette zone vous permet de personnaliser les paramètres avancés, y compris le temps d'expiration pour l'hyperlien dans le corps de l'email, les exigences de vérification d'identité, une URL de redirection, et un délai de réponse en retard.
Date d'expiration
Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un formulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans l'email.
Si un formulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne peut plus être accessible. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.
Vérification d'identité
Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou aux formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez changer cela pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro DMÉ, un mot de passe d'accès (donné au patient au préalable), ou un ID alternatif.
URL de redirection
Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il a complété tout formulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' sur le message sécurisé associé (par exemple, dans le cas où il n'a pas de formulaires Ocean à compléter).
Notification de retard
Recevez une notification par email vous alertant que le patient n'a pas encore accédé à son message sécurisé en entrant le nombre de jours ici.

Consultez le Guide des Messages aux Patients

Consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !

Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des messages aux patients pour apprendre comment envoyer des messages sécurisés, personnaliser vos paramètres et modèles de messages, ainsi que des astuces pour tirer le meilleur parti des messages aux patients !