Comment les notes du formulaire de réservation en ligne apparaissent-elles dans mon DMÉ ?

Lorsqu'un patient prend un rendez-vous en ligne, il doit compléter le formulaire de pré-réservation et peut éventuellement compléter le formulaire de post-réservation pour le créneau qu'il réserve. Leurs réponses sont automatiquement documentées dans le dossier du patient dans votre DMÉ comme indiqué ci-dessous :

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Si votre paramètre Cloud Connect 'Sauvegarder les Notes de Réservation en Ligne en tant que' est défini sur 'Notes de Rencontre', les notes du formulaire de réservation seront ajoutées au dossier du patient en tant que Nouvelles Notes de Rencontre en utilisant le 'Type de Lettre' spécifié dans vos paramètres Cloud Connect.
  • Si votre paramètre Cloud Connect 'Sauvegarder les Notes de Réservation en Ligne en tant que' est défini sur 'Documents', les notes du formulaire de réservation seront ajoutées au dossier du patient en tant que Nouveaux Documents PDF catégorisés dans le dossier/sous-dossier de documents pertinent spécifié dans vos paramètres Cloud Connect.

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Quels « États des patients » empêchent les patients de prendre des rendez-vous en ligne ?
  • Certains 'États du patient' définis dans le dossier du patient dans le DMÉ peuvent empêcher les patients de prendre des rendez-vous en ligne.
  • Lorsque cela se produit, un message d'erreur s'affiche pour le patient et l'empêche de continuer.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Le champ 'État du patient' dans PS Suite est affiché dans la capture d'écran à droite.
  • Seuls les patients avec le statut 'Actif' peuvent prendre des rendez-vous en ligne.
  • Tout autre statut de patient (y compris les statuts personnalisés) empêche les patients de prendre des rendez-vous en ligne.

Note: Si votre Horaire de Réservation en Ligne et Lien de Réservation ont été configurés pour permettre aux nouveaux patients de réserver en ligne, les patients qui seraient normalement empêchés de réserver en ligne en raison de leur État de Patient peuvent quand même choisir de procéder à la réservation en tant que nouveau patient.

Si vous cherchez à restreindre ou empêcher uniquement certains patients de pouvoir réserver en ligne, veuillez également consulter l'article suivant : Restreindre certains patients lors de la réservation en ligne

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Métriques de réservation en ligne
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Dans certains cas, les cliniques peuvent être tenues de capturer et de rapporter l'utilisation de la réservation en ligne de leur clinique à des fins de mesure et de rapport. Cet article explique trois options disponibles pour les cliniques afin de recueillir diverses données sur les rendez-vous réservés en ligne via Ocean.

Métriques de réservation de rendez-vous en ligne pour les OHT

  • Si vous recherchez des informations sur l'obtention de métriques de réservation de rendez-vous en ligne à des fins de rapport des Équipes Santé Ontario, veuillez accéder et télécharger le document 'Ocean OAB OHT Metrics.pdf' en appuyant sur le bouton 'Télécharger' à droite.
  • Télécharger

Générer un rapport à partir de votre DMÉ

Tous les rendez-vous réservés en ligne via Ocean incluent le terme "(réservé en ligne)" dans la réservation de rendez-vous réelle. En utilisant les fonctionnalités de recherche/rapport de votre DMÉ, vous pouvez cibler ce terme spécifique pour générer un rapport de tous les rendez-vous réservés en ligne via Ocean.

Pour obtenir un soutien supplémentaire pour apprendre à générer une recherche/rapport qui cible ce terme dans votre DMÉ, veuillez contacter votre fournisseur de DMÉ.

Le champ spécifique dans lequel le terme "(réservé en ligne)" peut être trouvé varie en fonction du DMÉ que vous utilisez. Sélectionnez votre DMÉ ci-dessous pour plus de détails sur la manière dont ce champ apparaîtra dans votre DMÉ.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Pour PS Suite, les rendez-vous réservés en ligne via Ocean ont le terme "(réservé en ligne)" ajouté au champ "Détails" du rendez-vous.

Exporter un rapport à partir d'Ocean

Ocean conserve les enregistrements des réservations en ligne pendant 180 jours. Vous pouvez télécharger un fichier .csv à tout moment avec la liste de tous les rendez-vous réservés en ligne au cours des 180 derniers jours. Veuillez consulter cet article qui explique les étapes à suivre pour obtenir ce rapport. 

Afficher le nombre de plannings DMÉ sous licence

  • Pour déterminer rapidement le nombre total de plannings DMÉ sous licence dans Ocean, accédez à vos paramètres de réservation en ligne (Ouvrez le Menu depuis le coin supérieur gauche, choisissez Réservation en ligne, et cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit).
  • Le nombre total de plannings DMÉ sous licence s'affiche dans la zone en haut à droite.

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Puis-je obtenir un rapport des réservations effectuées en ligne?

Vous pouvez télécharger un fichier .csv des réservations effectuées en ligne.

  • Connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur le bouton Menu et sélectionnez Réservation en ligne. Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur "Export".
  • Sélectionnez votre date de début et de fin pour votre exportation. Vous pouvez télécharger des données dans une plage de dates spécifique, ou extraire toutes les données des 6 derniers mois en laissant les deux dates vides.
  • Sélectionnez “Exporter uniquement les enregistrements non exportés” si vous souhaitez uniquement exporter les réservations en ligne qui n'ont pas été exportées précédemment. Si vous souhaitez inclure les enregistrements précédemment exportés, laissez cette case décochée.

    Sélectionnez “Marquer les enregistrements comme exportés” pour marquer les réservations en ligne comme sauvegardées, une fois l'exportation terminée.

  • Note: Si cette case n'est pas cochée, la prochaine fois que l'exportation est effectuée, les réservations en ligne précédemment exportées seront à nouveau extraites.
  • Enfin, cliquez sur "Export". Cela exportera vos données dans un fichier .csv qui peut être ouvert avec Microsoft Excel.

Note: L'exportation contiendra des informations de santé des patients et doit être stockée dans un endroit sécurisé sur votre site.

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Comment puis-je arrêter la facturation de mon ou mes plannings de réservation ?

Pour arrêter la facturation d'un calendrier de réservation, suivez les étapes ci-dessous :

1. Désactiver le(s) calendrier(s) de réservation.

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu', et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
  • À côté de l'en-tête 'Calendriers de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
  • Localisez le calendrier de réservation pertinent et cliquez sur 'Désactiver'. La désactivation d'un calendrier conservera vos paramètres tout en empêchant les patients de réserver dans ce calendrier.

    Si plusieurs calendriers de réservation utilisent un seul Calendrier DMÉ, assurez-vous de désactiver tous les calendriers de réservation associés au Calendrier DMÉ unique.

2. Supprimer le Calendrier DMÉ dans la zone de Gestion des licences.

  • Ouvrez le 'Menu', et sélectionnez 'Admin'.
  • Cliquez sur 'Gestion des licences'.
  • Dans le tableau 'Réservation en ligne', cliquez sur 'Supprimer' sur le Calendrier DMÉ pertinent.

    Une fois que le Calendrier DMÉ a été supprimé, vous ne serez plus facturé pour celui-ci.

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Est-ce que je peux contrôler quand les patients peuvent annuler leurs rendez-vous réservés en ligne?

Un patient peut recevoir un courriel de confirmation de son rendez-vous réservé en ligne en fournissant une adresse électronique après avoir sélectionné la date et l'heure de son rendez-vous. Ce courriel de confirmation inclura un bouton permettant au patient d'annuler le rendez-vous (avant la date et l'heure du rendez-vous). Lorsqu'un patient annule son rendez-vous, il sera immédiatement retiré de l'horaire du DMÉ. Dans le Portail Ocean, l'annulation de la réservation est indiquée par un texte barré en rouge. Veuillez noter que l'annulation par défaut est de 0 heures.

Pour créer une fenêtre d'annulation pour les rendez-vous réservés en ligne, vous devrez ajouter un élément de formule dans votre formulaire de réservation. Cet élément de formule définit la fenêtre d'annulation pour l'horaire du fournisseur auquel son eFormulaire est assigné.

Ajouter l'élément de type ax_minHoursNoticeForCancellation dans votre formulaire de réservation.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Réservation en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin supérieur droit.
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  • Cliquez sur Modifier à côté de l'horaire du fournisseur que vous souhaitez modifier.
  • Faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur Modifier les paramètres avancés. Cela révélera votre formulaire de réservation et le formulaire post-réservation.
  • À côté de votre formulaire de réservation, cliquez sur Modifier. Cela ouvrira l'éditeur d'eFormulaire.
  • Dans l'éditeur d'eFormulaire, cliquez sur l'icône plus vert Ajouter un élément. Dans l'onglet Général, définissez la légende sur ax_minHoursNoticeForCancellation:$$. Définissez le type d'élément sur Formule.
  • Dans l'onglet Formatage de la note, pour le champ "Créer une note pour cet élément :", sélectionnez Jamais.
  • Dans l'onglet Script et plus, définissez la référence de l'élément sur ax_minHoursNoticeForCancellation, définissez "Afficher ce champ si :" sur false et dans le champ Formule, saisissez le nombre d'heures pour votre fenêtre d'annulation (par exemple, saisir 24 permettra aux patients d'annuler leurs rendez-vous 24 heures avant leur rendez-vous prévu via leur courriel d'annulation).

Attention :

Si vous passez à un autre formulaire de rendez-vous en ligne à l'avenir, vous devrez inclure ce type d'élément dans votre nouveau formulaire de réservation pour conserver la fenêtre d'annulation.

Si vous décidez de modifier votre formulaire de rendez-vous en ligne, ne modifiez pas les éléments référencés "Type de rendez-vous", "Durée du rendez-vous" ou "Raison de la visite". Ce sont des types d'éléments spéciaux qui définissent les détails du rendez-vous dans votre planificateur de DMÉ.

Les types de rendez-vous configurés à partir de l'étape 1 seront générés dans une section avec la référence d'élément "Type de rendez-vous" dans ce formulaire de réservation.

Les durées de rendez-vous configurées à partir de l'étape 1 seront générées dans une section avec la référence d'élément "Type de rendez-vous" dans ce formulaire de réservation.

L'élément "Raison de la visite" remplira la réponse du patient dans le champ de détails du rendez-vous dans votre planificateur de DMÉ.

Il est fortement recommandé de ne pas modifier ces éléments dans le formulaire de réservation.

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