Guides généraux d'Ocean

Glossaire des termes de l'Ocean

Délégué clinique: Un délégué clinique est un utilisateur Ocean qui a été assigné des privilèges pour agir au nom d'un autre utilisateur Ocean. Les délégués cliniques sont activés par un utilisateur Ocean à partir de leurs paramètres utilisateur.
Personnel de soutien de la clinique: Le terme personnel de soutien de la clinique fait référence aux utilisateurs d'un site Ocean avec l'un des rôles d'utilisateur suivants : MOA/Secrétaire, Administrateur, Infirmière, Résident, Étudiant en médecine ou Assistant médical.
Directory Listings: Les Directory Listings apparaissent sur l'Ocean Healthmap et fournissent des informations de contact, des détails supplémentaires et des offres de services de santé pour un spécialiste, une clinique ou un autre fournisseur de soins de santé. Ils indiquent également si ce médecin/programme/fournisseur accepte les orientations électroniques ou les consultations électroniques. Les Directory Listings doivent être revendiqués par un site Ocean pour accepter les orientations électroniques ou les consultations électroniques.
Compte utilisateur DMÉ: Un compte utilisateur DMÉ est un compte qu'un individu utilise pour se connecter à son DMÉ
Catégorie de service de santé (HSC): Les catégories de services de santé sont une liste définie de termes utilisés dans l'Ocean Healthmap pour faciliter la recherche, le filtrage et la création de Directory Listing. Cette taxonomie définie est utilisée pour aider à catégoriser les offres de services de santé sur un Directory Listing dans l'Ocean Healthmap.
Offre de service de santé (HSO): Une offre de service de santé est une description personnalisable et consultable d'un service répertorié sur le Directory Listing dans l'Ocean Healthmap. Les offres de services de santé sont associées à la catégorie de service de santé la plus appropriée. Dans de nombreux cas, un Directory Listing peut simplement utiliser une catégorie de service de santé définie comme leur offre de service de santé, cependant, l'option de personnalisation complète est possible en utilisant les offres de services de santé.
MRN: MRN est un acronyme pour 'Numéro de dossier médical', également connu sous le nom de 'ID DMÉ', qui est une valeur unique assignée à chaque dossier de patient dans le DMÉ/DSÉ.
Consultation électronique Ocean: Une consultation électronique Ocean est une demande de conseil de spécialiste envoyée via l'Ocean Healthmap. Les consultations électroniques Ocean peuvent fournir aux fournisseurs de soins primaires un accès rapide aux conseils de spécialistes et souvent éliminer la nécessité d'une visite du patient. Une consultation électronique peut être convertie en orientation électronique et vice-versa.
eFormulaires Ocean: Les eFormulaires Ocean sont une section de l'Ocean Portail qui comprend des outils conçus pour soutenir le partage et le développement de formulaires Ocean. Cela inclut la bibliothèque de formulaires Ocean, le constructeur de formulaires Ocean, le téléchargeur de formulaires et les favoris de formulaires.
Formulaire Ocean: Un formulaire Ocean est un outil numérique pour collecter, partager et échanger des renseignements personnels sur la santé (RPS) des patients de manière sûre et sécurisée entre les patients, les fournisseurs et les systèmes.
Plateforme Ocean: La plateforme Ocean est une plateforme technologique de santé numérique sécurisée et basée sur le cloud qui connecte les dossiers de santé électroniques, les ressources provinciales et d'autres solutions de santé numérique. La plateforme Ocean comprend deux modules de produits principaux : la suite d'engagement des patients et le réseau de fournisseurs Ocean. Elle inclut également la couche d'intégration Ocean-FHIR, la bibliothèque de formulaires Ocean et l'éditeur de formulaires Ocean.
Ocean Portail: L'Ocean Portail est une application basée sur un navigateur à laquelle les utilisateurs Ocean se connectent pour visualiser, gérer, activer et configurer les produits Ocean.
Site Ocean: Un site Ocean est un compte partagé pour une clinique ou une équipe de soins de santé. Un utilisateur Ocean doit se connecter à son site Ocean pour visualiser, gérer ou configurer les produits Ocean. Tous les membres de l'équipe doivent être invités à leur site Ocean et doivent avoir leur propre connexion utilisateur Ocean unique. Un site Ocean peut être lié à un dossier médical électronique (DMÉ) pour synchroniser les informations du patient.
Admin du site Ocean: Un administrateur de site Ocean est un utilisateur Ocean qui a reçu des privilèges administratifs. Ces utilisateurs ont accès à la vue Admin dans l'Ocean Portail, ce qui leur permet de mettre à jour, modifier et configurer les paramètres du site Ocean, et d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs. Il est recommandé que les cliniques limitent l'accès administratif à un nombre restreint d'utilisateurs de confiance.
Compte utilisateur Ocean: Un compte utilisateur Ocean permet à un individu de se connecter à Ocean et de gérer ses paramètres utilisateur, y compris les informations de contact, les courriels de notification et les délégués. Chaque compte utilisateur Ocean doit être connecté à un ou plusieurs sites Ocean.
Nom d'utilisateur Ocean: Chaque utilisateur Ocean a un nom d'utilisateur Ocean unique associé à une adresse e-mail. Cela est utilisé pour se connecter à votre compte utilisateur Ocean.
Formulaire de site Web authentifié par le patient: Un formulaire de site Web authentifié par le patient est un formulaire de site Web en libre-service (SSWF) qui a activé l'authentification du patient. L'authentification du patient est une étape supplémentaire qui s'affiche avant un SSWF, demandant la date de naissance du patient, son prénom et son nom de famille, ainsi que son numéro de dossier médical/numéro d’assurance-maladie. Cela est utilisé pour compléter une recherche de patient dans un DMÉ intégré et permet à une clinique de restreindre le SSWF à ses patients existants. L'authentification du patient est requise pour tout formulaire qui permet à un patient de télécharger des fichiers ou des documents.
Délégué principal (abandonné): Le terme "Délégué principal" décrivait précédemment une fonctionnalité qui permettait à un utilisateur Ocean de partager une seule licence de message et de rappel au patient avec un autre utilisateur (par exemple, MOA). À partir du 8 février 2024, cette fonctionnalité a été abandonnée et remplacée par une nouvelle politique qui permet à tout le personnel de soutien de la clinique sur un site Ocean d'envoyer des messages aux patients sans coût supplémentaire, à condition que le site Ocean ait au moins une licence de messagerie et de rappels aux patients activée.
Site récepteur: Un site récepteur est un site Ocean avec au moins un Directory Listing qui a été configuré pour recevoir des orientations électroniques. Veuillez noter que les sites Ocean peuvent être configurés pour être à la fois un site émetteur et un site récepteur.
Autorité régionale: Un site d'autorité régionale (RA) est un site Ocean qui a été configuré par OceanMD pour aider au déploiement de programmes financés par la province. Les utilisateurs de site RA ont des privilèges uniques, y compris la validation et l'approbation des Directory Listings, l'exportation d'analyses et l'attribution de licences régionales.
Formulaires de site Web en libre-service: Les formulaires de site Web en libre-service sont des formulaires Ocean qui sont mis à disposition en ligne via une URL/lien web pour fournir un moyen sécurisé et en libre-service pour les patients ou les prestataires de compléter et de soumettre un formulaire à un site Ocean. Les formulaires de site Web en libre-service sont couramment utilisés pour les demandes de renseignements de la clinique, le formulaire d'accueil des patients et les auto-orientations. Une fois soumis, les formulaires de site Web en libre-service peuvent être examinés et gérés dans l'Ocean Portail, et les résultats peuvent éventuellement être intégrés dans un DMÉ pour mettre à jour un dossier de patient existant ou en créer un nouveau.
Site émetteur: Un site émetteur est un site Ocean qui a été configuré pour envoyer des orientations électroniques. Veuillez noter que les sites Ocean peuvent être configurés pour être à la fois un site émetteur et un site récepteur.
Site de soutien: Un site de soutien est un site Ocean qui a été configuré par OceanMD pour permettre aux utilisateurs de fournir un soutien à d'autres sites Ocean. Les utilisateurs de site de soutien peuvent recevoir des privilèges administratifs sur d'autres sites Ocean pour aider à configurer les paramètres sans avoir accès aux RPS ou être un utilisateur sur ces sites.
Utilisateur de confiance: Un utilisateur de confiance est un paramètre de permission utilisateur qui peut être appliqué à un utilisateur administrateur sur un site de soutien. Lorsqu'un Directory Listing est créé ou revendiqué par un utilisateur de confiance, il est automatiquement validé dans le Healthmap. Cette permission doit être activée par un membre de l'équipe OceanMD.

Test

Certains de nos sites nous ont informés que seul un sous-ensemble de leurs fournisseurs de rendez-vous apparaissent dans la liste des fournisseurs disponibles lors de la configuration de Cloud Connect. Les fournisseurs manquants sont généralement des fournisseurs de rendez-vous liés à un "Médecin Facturant" particulier. PS Suite masque les fournisseurs de la demande de calendrier de Cloud Connect s'il estime qu'un fournisseur appartient à un emplacement PSS qui n'est pas accessible à l'utilisateur associé à l'activation de Cloud Connect. Les emplacements sont un paramètre de sécurité spécifique à PSS qui permet à une clinique de maintenir une population de patients segmentée de manière privée par rapport à une autre clinique lorsque les deux cliniques utilisent le même serveur PSS. De nombreux sites ont cette fonctionnalité activée dans leur PS Suite sans que leurs utilisateurs en aient connaissance.

Pour vérifier et corriger ce problème, suivez les étapes suivantes :

Choisissez un fournisseur qui ne figure pas dans la liste de Cloud Connect. Appelons ce fournisseur P1.
Dans la fenêtre des Rendez-vous de PS Suite, choisissez le Menu Rendez-vous, puis Changer de Fournisseur pour P1.
Prenez note du champ "Médecin Facturant" pour P1 (troisième champ en partant du haut). Si le Médecin Facturant est vide, il est probable que ce fournisseur aurait dû apparaître dans Cloud Connect. Cependant, si le Médecin Facturant est défini sur, par exemple, D1, alors nous devons nous assurer que D1 est lié à un emplacement accessible.
Si possible, passez à D1 en tant que votre Médecin Facturant actuel. Choisissez Paramètres et modifiez les informations de facturation de D1. Prenez note du "Numéro de Médecin" : il devrait s'agir d'un numéro à six chiffres. Appelons-le DN1.
Ouvrez les Paramètres, puis modifiez la boîte de dialogue des Utilisateurs.

Recherchez l'utilisateur qui correspond théoriquement à D1. Appelons cet utilisateur DU1.
Vérifiez que le numéro de médecin à six chiffres de DU1 correspond à DN1.
Prenez note des Emplacements Accessibles pour DU1 en cliquant sur le champ correspondant (3/4 vers le bas dans cette boîte de dialogue Modifier les Utilisateurs).
Recherchez l'utilisateur qui correspond théoriquement au dispositif Ocean Cloud Connect. Appelons cet utilisateur OCN.
Prenez note des Emplacements Accessibles pour OCN en cliquant sur le champ correspondant (3/4 vers le bas dans cette boîte de dialogue Modifier les Utilisateurs). Assurez-vous que tous les emplacements accessibles pour DU1 sont cochés pour OCN.

Ouvrez les Paramètres, sélectionnez la boîte de dialogue des Préférences et choisissez l'onglet Mobile.
Assurez-vous que le dispositif "CognisantMD / SIS" ou "Cloud Connect" est associé à l'utilisateur OCN identifié ci-dessus.
Si vous avez apporté des modifications, rendez-vous sur Ocean Cloud Connect

Déclenchez une nouvelle synchronisation des rendez-vous.
Cliquez sur le bouton "Reconfigurer le DMÉ" pour voir si l'horaire est maintenant visible.

Si les étapes ci-dessus n'ont pas permis d'identifier d'éventuels problèmes pouvant entraîner un emplacement inaccessible, essayez les expériences suivantes :

Désinscrire et réinscrire le périphérique Cloud Connect dans l'onglet Mobile, puis procédez à "Reconfigurer le DMÉ" dans Cloud Connect avec cette nouvelle inscription de périphérique (Étape 8).
Effacez le champ "Médecin facturant" pour P1 et complétez à nouveau l'Étape 8.

Si l'horaire apparaît avec un Médecin facturant vide, vous pouvez conclure que l'horaire est effectivement manquant en raison d'un emplacement inaccessible. Vous pouvez laisser le champ Médecin facturant vide si l'horaire n'a pas besoin d'être lié à des fins de facturation (certains clients ont décidé de simplement le laisser vide). Cependant, si laisser le champ Médecin facturant vide n'est pas une option et que le premier ensemble d'étapes de cet article n'a pas permis de corriger le problème, il peut être nécessaire d'apporter des configurations supplémentaires ou des solutions de contournement nécessitant l'assistance de TELUS et de notre équipe.

Guide du Portail Ocean

Le Ocean Portail peut être accédé à ocean.cognisantmd.com.
Se connecter au Ocean Portail vous permettra de visualiser et configurer toutes les différentes fonctionnalités de Ocean.

Cliquez sur le bouton 'Menu' dans le coin supérieur gauche pour ouvrir le menu de navigation avec accès à toutes les zones.

Patient

Dans la vue Patient, vous pouvez voir tous vos patients qui ont été chargés dans Ocean.

Vous pouvez cliquer sur l'un des patients répertoriés pour afficher toutes les notes cliniques générées à partir de ce patient complétant des eFormulaires. À partir de cette fenêtre, vous pouvez également mettre en file d'attente un eFormulaire pour un patient, envoyer un courriel à un patient, voir leur état et les formulaires en attente, initier une eRéférence pour eux à travers le Provider Network d'Ocean, supprimer un patient d'Ocean et accéder aux paramètres avancés pour un patient.

Dans la barre latérale gauche, vous avez la possibilité de filtrer vos patients. Vous pouvez rechercher un patient par nom de famille, numéro de référence Ocean ou ID de DMÉ.
Vous pouvez également filtrer par statut de message en effaçant la barre de recherche et en sélectionnant les options dans le menu déroulant.

Vous pouvez également filtrer par un fournisseur spécifique, ou utiliser la Feuille de Journée pour voir tous les patients avec des rendez-vous à une date spécifique, ou voir uniquement les patients de votre fournisseur sans rendez-vous.
Vous avez également plus d'options disponibles dans le menu Actions, situé en bas à gauche de cet onglet, y compris : créer un nouveau patient dans Ocean, synchroniser vos rendez-vous (uniquement pour les clients Accuro), télécharger un groupe de patients, envoyer un groupe de patients par courriel, ou exporter un groupe de patients.

eFormulaires

Dans la vue eFormulaires, vous pouvez parcourir, créer et modifier la bibliothèque d'eFormulaires de votre site. Pour en savoir plus sur la personnalisation de vos eFormulaires, veuillez consulter notre Guide de création d'eFormulaires.
Dans le menu de gauche, vous pouvez également configurer vos eFormulaires favoris et personnaliser la mise en forme de vos notes cliniques générées par Ocean.

Modèles

Le Gestionnaire de modèles offre un moyen accessible de visualiser, modifier et même dupliquer vos modèles. En utilisant l'Éditeur de modèles, vous pouvez facilement créer de nouveaux modèles à utiliser pour vos communications sécurisées avec les patients.
Veuillez consulter Personnalisation de vos modèles pour plus d'informations détaillées.

Admin

Note : Seuls les utilisateurs ayant un accès Administrateur de site à votre site Ocean peuvent accéder à cette zone.

Dans la vue Admin, vous pouvez configurer tous les paramètres administratifs de votre site Ocean.

Pour en savoir plus sur tous les différents paramètres administratifs dans cette vue, veuillez consulter notre Guide de la vue Admin.

Liens rapides

Les Liens rapides vous donnent accès à d'autres liens utiles d'Ocean.

Cloud Connect vous emmènera à Ocean Cloud Connect où vous pouvez modifier vos paramètres d'intégration Ocean et DMÉ.

Note : Seuls les utilisateurs ayant un accès administratif à votre site Ocean peuvent se connecter à Cloud Connect et modifier vos paramètres d'intégration Ocean et DMÉ.

Bibliothèque de ressources vous emmènera à la bibliothèque de ressources Ocean, où vous pouvez rechercher une liste de formulaires Ocean et de formulaires personnalisés PS Suite.

Support vous dirigera vers notre portail de support.

Tablettes et Kiosques

Note: Seuls les utilisateurs ayant un accès Administrateur du site à votre site Ocean peuvent accéder à la zone des Tablettes et Kiosques.
Dans la vue des Tablettes et Kiosques, vous pouvez configurer les paramètres de tous les tablettes enregistrées sur votre site.
Les paramètres configurables des tablettes incluent : la création d'un écran d'introduction pour vos tablettes, la mise en file d'attente automatique des formulaires pour les patients, et plus encore.
Veuillez consulter "Personnalisation des paramètres de base des tablettes" pour en savoir plus sur les paramètres des tablettes disponibles que vous pouvez personnaliser selon vos préférences.

Rappels aux Patients

Le tableau de bord des Rappels aux Patients vous permet de voir l'heure d'exécution quotidienne de vos rappels, un historique des rappels envoyés au cours des 7 derniers jours, et la possibilité de télécharger un journal plus détaillé des rappels envoyés.
Le bouton 'Paramètres' dans le coin supérieur droit vous permet de mettre à jour votre configuration de rappel, ainsi que de créer ou modifier vos Règles de Rappel.
Pour plus d'informations détaillées, veuillez consulter le Guide de Configuration des Rappels aux Patients.

Réservation en Ligne

Dans la zone de Réservation en Ligne, vous pouvez voir toutes les réservations de rendez-vous en ligne effectuées par les patients, et modifier votre configuration de réservation en ligne en appuyant sur le bouton 'Paramètres'.

Formulaires du Site Web

Dans la vue des Formulaires du Site Web, vous pouvez voir toutes les soumissions de formulaires du site web dans les différents dossiers de votre boîte de réception.

Études

Dans la vue des Études, vous pouvez créer, configurer et exporter des données à partir de vos Études Ocean.
Pour en savoir plus sur les Études Ocean, veuillez consulter notre Guide des Études.
Note : Des frais supplémentaires s'appliqueront si vous souhaitez utiliser les Études Ocean (consultez notre page de tarification pour plus de détails). Pour plus d'informations sur les Études Ocean et les différents niveaux d'études disponibles, veuillez envoyer un e-mail à notre équipe de support à l'adresse ocean.tips/support.

eRéférences & eConseils

Dans la vue des eRéférences & eConseils, vous pouvez accéder à toutes vos demandes envoyées ou reçues en cliquant sur une entrée spécifique répertoriée.
Les dossiers d'état sur la gauche catégorisent automatiquement vos eRéférences/eConseils envoyés et reçus.
Le menu 'Actions' en bas à gauche vous permet de créer une nouvelle eRéférence entrante, de consulter la Healthmap Ocean, exporter vos données d'eRéférence, mettre à jour vos temps d'attente et rechercher l'historique des eRéférences d'un patient.

Healthmap

En cliquant sur l'option Healthmap, vous serez redirigé vers la Healthmap d'Ocean où vous pourrez voir quels services acceptent les eRéférences dans votre région.

Si vous rencontrez des problèmes lors de l'utilisation de l'Ocean Portail, consultez notre bibliothèque d'articles de support et/ou contactez notre équipe de support à tout moment en sélectionnant le lien "Support" dans le coin inférieur gauche de n'importe quelle page de l'Ocean Portail.

Comprendre les icônes d'état du patient dans le Portail Ocean

Lors de l'examen de la liste des patients dans la vue des Patients du Portail Ocean, la colonne "État" indiquera divers états qui peuvent être attribués aux patients, en fonction des actions qu'ils ont effectuées ou qu'ils doivent encore compléter.
Voici une liste des différentes icônes d'état qui peuvent apparaître dans la colonne "État" et leur signification.

Note : Dans la vue des Patients du Portail Ocean, en survolant chacune des icônes pendant quelques instants, une infobulle s'affichera également, affichant la signification de l'icône.

État des notes pour les eFormulaires Ocean

Icône	État
	¹ Le patient a complété certains formulaires mais n'a pas terminé.
	¹ Le patient a complété certains formulaires mais n'a pas terminé. Réponse en retard.
	¹ Les notes du patient sont terminées et prêtes à être téléchargées dans le DMÉ.
	¹ Les notes disponibles ont été téléchargées dans le DMÉ.
	Impossible de récupérer les informations du patient du DMÉ.
	En attente du DMÉ.

État pour les messages en ligne Ocean

Icône	État
	Le message sécurisé n'a pas encore été lu par le patient.
	Le message sécurisé n'a pas encore été lu par le patient. Réponse en retard.
	Le patient a consulté le contenu sécurisé, mais n'a pas complété les eFormulaires en attente. Réponse en retard.

Effacer les états

¹ Ces icônes apparaissent si des notes Ocean ont été créées. Si un nouveau téléchargement manuel est déclenché pour le patient (par exemple, en accédant à Ocean à partir du dossier du patient dans le DMÉ), ces états seront réinitialisés.

Drapeaux de notes Ocean

La fonction de signalement de note d'Ocean permet à un formulaire électronique de marquer la réponse d'un patient avec un "drapeau" coloré. Ces drapeaux sont destinés à aider les cliniciens et leurs administrateurs à trier rapidement les réponses et apparaissent sous forme d'astérisques colorés à côté de l'état de la note dans la colonne d'état. En savoir plus sur les drapeaux de note ici : Orientation sur les drapeaux de note d'Ocean.

Les drapeaux de note sont uniques car ils s'accumulent au fil du temps pour le patient jusqu'à ce que le patient soit purgé/supprimé d'Ocean. Si un ré-upload manuel est déclenché pour le patient (par exemple, en accédant à Ocean à partir du dossier du patient dans le DMÉ) et que son état de note est réinitialisé, les anciens drapeaux de note continueront à s'afficher dans la colonne d'état. Pour réinitialiser manuellement les drapeaux de note, retirer le patient d'Ocean.

Formulaires en attente

En plus de la colonne "État", vous verrez également des informations sous la colonne intitulée "Formulaires en attente". Le nombre de points affichés dans cette zone correspond au nombre de formulaires inachevés dans la file d'attente du patient.