Guides généraux d'Ocean

Glossaire des termes Ocean

Délégué clinique: Un délégué clinique est un utilisateur Ocean qui a reçu des privilèges pour agir au nom d’un autre utilisateur Ocean. Les délégués cliniques sont activés par un utilisateur Ocean à partir de ses paramètres utilisateur.
Personnel de soutien de la clinique: Le terme personnel de soutien de la clinique fait référence aux utilisateurs d’un site Ocean ayant l’un des rôles suivants : AMO/secrétaire, administrateur, infirmière, résident, étudiant en médecine ou assistant médical.
Listes d'annuaires: Les Listes d'annuaires apparaissent sur Healthmap et fournissent les coordonnées, des détails supplémentaires et les services de santé offerts par un spécialiste, une clinique ou un autre fournisseur de soins de santé. Elles indiquent également si ce médecin/programme/fournisseur accepte les orientations électroniques ou les consultations électroniques. Les Listes d'annuaires doivent être revendiquées par un site Ocean afin d’accepter les orientations électroniques ou les consultations électroniques.
Compte utilisateur DMÉ: Un compte utilisateur DMÉ est un compte qu’une personne utilise pour se connecter à son DMÉ
Catégorie de service de santé (CSS): Les catégories de services de santé sont une liste définie de termes utilisés dans Healthmap pour faciliter la recherche, le filtrage et la création de Listes d'annuaires. Cette taxonomie définie aide à catégoriser les services de santé offerts sur une Liste d'annuaires dans Healthmap.
Service de santé offert (SSO): Un service de santé offert est une description personnalisable et consultable d’un service figurant sur la Liste d'annuaires dans Healthmap. Les services de santé offerts sont associés à la catégorie de service de santé la plus appropriée. Dans de nombreux cas, une Liste d'annuaires peut simplement utiliser une catégorie de service de santé définie comme service de santé offert, mais il est également possible de personnaliser entièrement la description à l’aide des services de santé offerts.
MRN: MRN est l’acronyme de « numéro de dossier médical », aussi appelé « identifiant DMÉ », qui est une valeur unique assignée à chaque dossier patient dans le DMÉ/DSÉ.
Consultation électronique Ocean: Une consultation électronique Ocean est une demande de conseil d’un spécialiste envoyée via Healthmap. Les consultations électroniques Ocean permettent aux fournisseurs de soins primaires d’obtenir rapidement des conseils de spécialistes et évitent souvent la nécessité d’une visite du patient. Une consultation électronique peut être convertie en orientation électronique et vice-versa.
eFormulaires Ocean: Les eFormulaires Ocean constituent une section d’Ocean Portail qui comprend des outils conçus pour faciliter le partage et le développement de formulaires Ocean. Cela inclut la bibliothèque de formulaires Ocean, l’éditeur de formulaires Ocean, le téléverseur de formulaires et les formulaires favoris.
Formulaire Ocean: Un formulaire Ocean est un outil numérique permettant de recueillir, partager et échanger de façon sécuritaire et confidentielle des renseignements personnels sur la santé (RPS) entre patients, fournisseurs et systèmes.
Plateforme Ocean: La plateforme Ocean est une plateforme technologique de santé numérique sécurisée, basée sur le cloud, qui relie les dossiers de santé électroniques, les ressources provinciales et d’autres solutions de santé numériques. La plateforme Ocean comprend deux modules principaux : la suite d’engagement des patients et le Provider Network. Elle inclut également la couche d’intégration Ocean-FHIR, la bibliothèque de formulaires Ocean et l’éditeur de formulaires Ocean.
Ocean Portail: Ocean Portail est une application web à laquelle les utilisateurs Ocean se connectent pour consulter, gérer, activer et configurer les produits Ocean.
Site Ocean: Un site Ocean est un compte partagé pour une clinique ou une équipe de soins de santé. Un utilisateur Ocean doit se connecter à son site Ocean pour consulter, gérer ou configurer les produits Ocean. Tous les membres de l’équipe doivent être invités à leur site Ocean et avoir leur propre identifiant utilisateur Ocean unique. Un site Ocean peut être lié à un dossier médical électronique (DMÉ) pour synchroniser l’information du patient.
Administrateur de site Ocean: Un administrateur de site Ocean est un utilisateur Ocean qui a reçu des privilèges administratifs. Ces utilisateurs ont accès à la vue administrateur dans Ocean Portail, ce qui leur permet de mettre à jour, modifier et configurer les paramètres du site Ocean, ainsi que d’ajouter ou de retirer des utilisateurs. Il est recommandé que les cliniques limitent l’accès administratif à un nombre restreint d’utilisateurs de confiance.
Compte utilisateur Ocean: Un compte utilisateur Ocean permet à une personne de se connecter à Ocean et de gérer ses paramètres utilisateur, y compris les coordonnées, les courriels de notification et les délégués. Chaque compte utilisateur Ocean doit être relié à un ou plusieurs sites Ocean.
Nom d’utilisateur Ocean: Chaque utilisateur Ocean possède un nom d’utilisateur Ocean unique associé à une adresse courriel. Ce nom est utilisé pour se connecter à votre compte utilisateur Ocean.
Formulaire web authentifié par le patient: Un formulaire web authentifié par le patient est un formulaire web en libre-service (SSWF) qui a activé l’authentification du patient. L’authentification du patient est une étape supplémentaire affichée avant un SSWF, demandant la date de naissance, le prénom et le nom de famille du patient, ainsi que le numéro de dossier médical/numéro d’assurance-maladie. Cela permet d’effectuer une recherche du patient dans un DMÉ intégré et permet à une clinique de restreindre le SSWF à ses patients existants. L’authentification du patient est requise pour tout formulaire permettant à un patient de télécharger des fichiers ou des documents.
Délégué principal (abandonné): Le terme « délégué principal » désignait auparavant une fonctionnalité permettant à un utilisateur Ocean de partager une seule licence de messages et rappels aux patients avec un autre utilisateur (ex. : AMO). Depuis le 8 février 2024, cette fonctionnalité a été abandonnée et remplacée par une nouvelle politique permettant à tout le personnel de soutien de la clinique sur un site Ocean d’envoyer des messages aux patients sans frais supplémentaires, à condition que le site Ocean ait au moins une licence de messages et rappels aux patients activée.
Site récepteur: Un site récepteur est un site Ocean ayant au moins une Liste d'annuaires configurée pour recevoir des orientations électroniques. Veuillez noter que les sites Ocean peuvent être configurés à la fois comme site expéditeur et site récepteur.
Autorité régionale: Un site d’Autorité régionale (AR) est un site Ocean configuré par OceanMD pour aider au déploiement de programmes financés par la province. Les utilisateurs de site AR disposent de privilèges uniques, notamment la validation et l’approbation des Listes d'annuaires, l’exportation d’analyses et l’attribution de licences régionales.
Formulaires web en libre-service: Les formulaires web en libre-service sont des formulaires Ocean mis à disposition en ligne via une URL/lien web pour offrir un moyen sécurisé et autonome aux patients ou fournisseurs de compléter et de soumettre un formulaire à un site Ocean. Les formulaires web en libre-service sont couramment utilisés pour les demandes de renseignements à la clinique, le formulaire d'accueil des patients et les auto-orientations. Une fois soumis, les formulaires web en libre-service peuvent être consultés et gérés dans Ocean Portail, et les résultats peuvent, au besoin, être transférés dans un DMÉ intégré pour mettre à jour un dossier patient existant ou en créer un nouveau.
Site expéditeur: Un site expéditeur est un site Ocean configuré pour envoyer des orientations électroniques. Veuillez noter que les sites Ocean peuvent être configurés à la fois comme site expéditeur et site récepteur.
Site de soutien: Un site de soutien est un site Ocean configuré par OceanMD pour permettre aux utilisateurs de fournir du soutien à d’autres sites Ocean. Les utilisateurs de site de soutien peuvent recevoir des privilèges administratifs sur d’autres sites Ocean afin d’aider à la configuration des paramètres sans avoir accès aux RPS ni être utilisateur sur ces sites.
Utilisateur de confiance: Un utilisateur de confiance est un paramètre d’autorisation pouvant être appliqué à un utilisateur administrateur sur un site de soutien. Lorsqu’une Liste d'annuaires est créée ou revendiquée par un utilisateur de confiance, elle est automatiquement validée dans Healthmap. Cette autorisation doit être activée par un membre de l’équipe OceanMD.

Guide du Portail Ocean

Le Ocean Portail peut être accédé à ocean.cognisantmd.com.
Se connecter au Ocean Portail vous permettra de visualiser et configurer toutes les différentes fonctionnalités de Ocean.

Cliquez sur le bouton 'Menu' dans le coin supérieur gauche pour ouvrir le menu de navigation avec accès à toutes les zones.

Patient

Dans la vue Patient, vous pouvez voir tous vos patients qui ont été chargés dans Ocean.

Vous pouvez cliquer sur l'un des patients répertoriés pour afficher toutes les notes cliniques générées à partir de ce patient complétant des eFormulaires. À partir de cette fenêtre, vous pouvez également mettre en file d'attente un eFormulaire pour un patient, envoyer un courriel à un patient, voir leur état et les formulaires en attente, initier une eRéférence pour eux à travers le Provider Network d'Ocean, supprimer un patient d'Ocean et accéder aux paramètres avancés pour un patient.

Dans la barre latérale gauche, vous avez la possibilité de filtrer vos patients. Vous pouvez rechercher un patient par nom de famille, numéro de référence Ocean ou ID de DMÉ.
Vous pouvez également filtrer par statut de message en effaçant la barre de recherche et en sélectionnant les options dans le menu déroulant.

Vous pouvez également filtrer par un fournisseur spécifique, ou utiliser la Feuille de Journée pour voir tous les patients avec des rendez-vous à une date spécifique, ou voir uniquement les patients de votre fournisseur sans rendez-vous.
Vous avez également plus d'options disponibles dans le menu Actions, situé en bas à gauche de cet onglet, y compris : créer un nouveau patient dans Ocean, synchroniser vos rendez-vous (uniquement pour les clients Accuro), télécharger un groupe de patients, envoyer un groupe de patients par courriel, ou exporter un groupe de patients.

eFormulaires

Dans la vue eFormulaires, vous pouvez parcourir, créer et modifier la bibliothèque d'eFormulaires de votre site. Pour en savoir plus sur la personnalisation de vos eFormulaires, veuillez consulter notre Guide de création d'eFormulaires.
Dans le menu de gauche, vous pouvez également configurer vos eFormulaires favoris et personnaliser la mise en forme de vos notes cliniques générées par Ocean.

Modèles

Le Gestionnaire de modèles offre un moyen accessible de visualiser, modifier et même dupliquer vos modèles. En utilisant l'Éditeur de modèles, vous pouvez facilement créer de nouveaux modèles à utiliser pour vos communications sécurisées avec les patients.
Veuillez consulter Personnalisation de vos modèles pour plus d'informations détaillées.

Admin

Note : Seuls les utilisateurs ayant un accès Administrateur de site à votre site Ocean peuvent accéder à cette zone.

Dans la vue Admin, vous pouvez configurer tous les paramètres administratifs de votre site Ocean.

Pour en savoir plus sur tous les différents paramètres administratifs dans cette vue, veuillez consulter notre Guide de la vue Admin.

Liens rapides

Les Liens rapides vous donnent accès à d'autres liens utiles d'Ocean.

Cloud Connect vous emmènera à Ocean Cloud Connect où vous pouvez modifier vos paramètres d'intégration Ocean et DMÉ.

Note : Seuls les utilisateurs ayant un accès administratif à votre site Ocean peuvent se connecter à Cloud Connect et modifier vos paramètres d'intégration Ocean et DMÉ.

Bibliothèque de ressources vous emmènera à la bibliothèque de ressources Ocean, où vous pouvez rechercher une liste de formulaires Ocean et de formulaires personnalisés PS Suite.

Support vous dirigera vers notre portail de support.

Tablettes et Kiosques

Note: Seuls les utilisateurs ayant un accès Administrateur du site à votre site Ocean peuvent accéder à la zone des Tablettes et Kiosques.
Dans la vue des Tablettes et Kiosques, vous pouvez configurer les paramètres de tous les tablettes enregistrées sur votre site.
Les paramètres configurables des tablettes incluent : la création d'un écran d'introduction pour vos tablettes, la mise en file d'attente automatique des formulaires pour les patients, et plus encore.
Veuillez consulter "Personnalisation des paramètres de base des tablettes" pour en savoir plus sur les paramètres des tablettes disponibles que vous pouvez personnaliser selon vos préférences.

Rappels aux Patients

Le tableau de bord des Rappels aux Patients vous permet de voir l'heure d'exécution quotidienne de vos rappels, un historique des rappels envoyés au cours des 7 derniers jours, et la possibilité de télécharger un journal plus détaillé des rappels envoyés.
Le bouton 'Paramètres' dans le coin supérieur droit vous permet de mettre à jour votre configuration de rappel, ainsi que de créer ou modifier vos Règles de Rappel.
Pour plus d'informations détaillées, veuillez consulter le Guide de Configuration des Rappels aux Patients.

Réservation en Ligne

Dans la zone de Réservation en Ligne, vous pouvez voir toutes les réservations de rendez-vous en ligne effectuées par les patients, et modifier votre configuration de réservation en ligne en appuyant sur le bouton 'Paramètres'.

Formulaires du Site Web

Dans la vue des Formulaires du Site Web, vous pouvez voir toutes les soumissions de formulaires du site web dans les différents dossiers de votre boîte de réception.

Études

Dans la vue des Études, vous pouvez créer, configurer et exporter des données à partir de vos Études Ocean.
Pour en savoir plus sur les Études Ocean, veuillez consulter notre Guide des Études.
Note : Des frais supplémentaires s'appliqueront si vous souhaitez utiliser les Études Ocean (consultez notre page de tarification pour plus de détails). Pour plus d'informations sur les Études Ocean et les différents niveaux d'études disponibles, veuillez envoyer un e-mail à notre équipe de support à l'adresse ocean.tips/support.

eRéférences & eConseils

Dans la vue des eRéférences & eConseils, vous pouvez accéder à toutes vos demandes envoyées ou reçues en cliquant sur une entrée spécifique répertoriée.
Les dossiers d'état sur la gauche catégorisent automatiquement vos eRéférences/eConseils envoyés et reçus.
Le menu 'Actions' en bas à gauche vous permet de créer une nouvelle eRéférence entrante, de consulter la Healthmap Ocean, exporter vos données d'eRéférence, mettre à jour vos temps d'attente et rechercher l'historique des eRéférences d'un patient.

Healthmap

En cliquant sur l'option Healthmap, vous serez redirigé vers la Healthmap d'Ocean où vous pourrez voir quels services acceptent les eRéférences dans votre région.

Si vous rencontrez des problèmes lors de l'utilisation de l'Ocean Portail, consultez notre bibliothèque d'articles de support et/ou contactez notre équipe de support à tout moment en sélectionnant le lien "Support" dans le coin inférieur gauche de n'importe quelle page de l'Ocean Portail.

Comprendre les icônes d'état du patient dans le Portail Ocean

Lors de l'examen de la liste des patients dans la vue des Patients du Portail Ocean, la colonne "État" indiquera divers états qui peuvent être attribués aux patients, en fonction des actions qu'ils ont effectuées ou qu'ils doivent encore compléter.
Voici une liste des différentes icônes d'état qui peuvent apparaître dans la colonne "État" et leur signification.

Note : Dans la vue des Patients du Portail Ocean, en survolant chacune des icônes pendant quelques instants, une infobulle s'affichera également, affichant la signification de l'icône.

État des notes pour les eFormulaires Ocean

Icône	État
	¹ Le patient a complété certains formulaires mais n'a pas terminé.
	¹ Le patient a complété certains formulaires mais n'a pas terminé. Réponse en retard.
	¹ Les notes du patient sont terminées et prêtes à être téléchargées dans le DMÉ.
	¹ Les notes disponibles ont été téléchargées dans le DMÉ.
	Impossible de récupérer les informations du patient du DMÉ.
	En attente du DMÉ.

État pour les messages en ligne Ocean

Icône	État
	Le message sécurisé n'a pas encore été lu par le patient.
	Le message sécurisé n'a pas encore été lu par le patient. Réponse en retard.
	Le patient a consulté le contenu sécurisé, mais n'a pas complété les eFormulaires en attente. Réponse en retard.

Effacer les états

¹ Ces icônes apparaissent si des notes Ocean ont été créées. Si un nouveau téléchargement manuel est déclenché pour le patient (par exemple, en accédant à Ocean à partir du dossier du patient dans le DMÉ), ces états seront réinitialisés.

Drapeaux de notes Ocean

La fonction de signalement de note d'Ocean permet à un formulaire électronique de marquer la réponse d'un patient avec un "drapeau" coloré. Ces drapeaux sont destinés à aider les cliniciens et leurs administrateurs à trier rapidement les réponses et apparaissent sous forme d'astérisques colorés à côté de l'état de la note dans la colonne d'état. En savoir plus sur les drapeaux de note ici : Orientation sur les drapeaux de note d'Ocean.

Les drapeaux de note sont uniques car ils s'accumulent au fil du temps pour le patient jusqu'à ce que le patient soit purgé/supprimé d'Ocean. Si un ré-upload manuel est déclenché pour le patient (par exemple, en accédant à Ocean à partir du dossier du patient dans le DMÉ) et que son état de note est réinitialisé, les anciens drapeaux de note continueront à s'afficher dans la colonne d'état. Pour réinitialiser manuellement les drapeaux de note, retirer le patient d'Ocean.

Formulaires en attente

En plus de la colonne "État", vous verrez également des informations sous la colonne intitulée "Formulaires en attente". Le nombre de points affichés dans cette zone correspond au nombre de formulaires inachevés dans la file d'attente du patient.