Guide pour recevoir des eRéférences

Comprendre la vue des eOrientations et des eConsultations
Apprenez à naviguer dans la section eOrientations & eConsultations d'Ocean, ainsi que dans les sections de base d'une eOrientation.
La vue eOrientations & eConsultations est utilisée pour consulter, suivre et gérer toutes vos eOrientations dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette section vous permettra de naviguer dans Ocean en toute confiance et de gérer vos orientations facilement.

Vue eOrientations & eConsultations Ouverture d'une eOrientation

Le schéma ci-dessous présente les principales zones et fonctionnalités de la vue eOrientations & eConsultations.

1. Boîte de recherche

Pour trouver une orientation spécifique, tapez dans la barre de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de famille du patient ou par nom des fournisseurs de soins de santé concernés.

2. Groupe de dossiers Général

Ces dossiers servent à signaler les orientations à réviser, celles qui ont été signalées pour attirer votre attention spécifique, et celles que vous avez consultées récemment.

3. Groupe de dossiers État Envoyé/Reçue

Les regroupements de dossiers « Reçue » et « Envoyé » contiennent des dossiers d'état individuels qui servent à organiser les orientations au fur et à mesure de leur progression dans leur cycle de vie. L'objectif spécifique de chaque dossier d'état est défini dans cet article de soutien.

4. Menu d'action

Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, incluant la création de demandes entrantes manuelles, le lancement de Ocean Healthmap, la réclamation d'une réquisition Ocean imprimée, l'exportation de vos orientations, l'impression par lot des orientations, la mise à jour en masse de vos temps d'attente estimés, la consultation de l'historique des orientations d'un patient, et l'activation/désactivation du comptage des dossiers.

5. Filtres au niveau du groupe

Contient des filtres pouvant être appliqués à tous les dossiers d'état dans le regroupement de dossiers « Envoyé » ou « Reçue ».

6. Filtres spécifiques au dossier

Contient des filtres pouvant être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.

7. Liste des orientations des patients

Affiche les informations de base sur les orientations des patients correspondant au dossier sélectionné et aux filtres appliqués.

8. Bouton Paramètres

Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eOrientations & eConsultations sur votre site Ocean.

9. Icônes d'état

Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque orientation. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de soutien.

Une orientation peut être ouverte simplement en cliquant dessus dans la liste des orientations des patients. Le schéma ci-dessous présente les principales zones et fonctionnalités à l'intérieur d'une orientation.

1. Service de santé offert

Le nom du patient, le service de santé pour lequel il a été orienté, et le numéro MRN/ID DMÉ sont affichés en haut de l'orientation.

2. Menu d'action

Utilisé pour effectuer des actions et gérer l'orientation directement à partir de celle-ci. Chaque élément du menu d'action est décrit en détail dans cet article de soutien.

3. Général

Contient des informations de base concernant le patient, le référent, la date de l'orientation et tout autre intervenant copié sur l'orientation.

4. Notes

Utilisé pour la prise de notes générales et/ou privées concernant l'orientation, ainsi que pour des fonctionnalités avancées telles que le formulaire de révision/triage, et la spécification des dates influençant la disponibilité pour la consultation/le traitement.

5. Messagerie

Utilisé pour communiquer avec les autres intervenants de l'orientation. Les cas d'utilisation courants incluent la demande d'information supplémentaire avant d'accepter/refuser une orientation (ex. : valeurs de laboratoire, résultats d'imagerie).

6. Résumé du formulaire de référence

Contient une note résumant les réponses du référent aux questions/critères du formulaire d'orientation lors de l'envoi de l'orientation.

7. Note du patient

Si le patient a récemment complété un ou des eFormulaires Ocean ou répondu à un message sécurisé, la ou les notes résultantes seront affichées ici.

Les fournisseurs disposant d'une licence Ocean Messagerie aux patients peuvent utiliser l'icône d'enveloppe pour envoyer un message sécurisé et/ou des questionnaires numériques supplémentaires au patient.

8. Planification des horaires

Utilisé pour planifier les dates de rendez-vous ou estimer les temps d'attente, préciser le mode du rendez-vous, et inclure des commentaires ou des pièces jointes pour le patient et le référent.

9. À réviser

Utilisé pour assigner une orientation à réviser par un autre utilisateur sur votre site Ocean.

10. Boutons d'action

Utilisés pour accepter ou refuser l'orientation.
Accepter et refuser des eOrientations
Apprenez comment accepter, refuser et importer des eOrientations dans votre DMÉ.
1. Recevoir une notification par courriel et accéder à l’eOrientation
- Lorsque vous recevez une nouvelle eOrientation, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
- Connectez-vous au Portail Ocean et utilisez le menu pour naviguer vers la section « eOrientations & eConsultations ».
- Trouvez l’eOrientation sous l’onglet « Reçue » et dans le dossier d’état « Nouveau ». Cliquez sur l’orientation pour l’ouvrir et voir plus de détails.
  
  Conseil : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l’en-tête de colonne.
2. Examiner et accepter ou refuser l’eOrientation
- Après avoir ouvert l’eOrientation, examinez son contenu pour mieux comprendre la demande et vous assurer qu’elle contient toutes les informations requises.
  
  Conseil : Au besoin, vous pouvez assigner l’orientation à un autre utilisateur de votre site Ocean pour une révision secondaire.
- Utilisez le bouton « Refuser » ou « Accepter » au bas de l’orientation pour indiquer votre décision.
Accepter Refuser
PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autre DMÉ
PS Suite avec intégration Connexion Cloud

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation et que votre DMÉ PS Suite est intégré à l'aide de Connexion Cloud, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le même numéro de carte santé et la même date de naissance, et importera automatiquement la note d'orientation dans le dossier correspondant. Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de l'orientation.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Connexion Cloud, l'orientation sera importée dans le dossier du patient à la fois comme une Note de progrès textuelle et comme un PDF de record d'orientation joint à une Note de progrès supplémentaire. Toute pièce jointe sera également importée sous forme de PDF joint à une Note de progrès individuelle.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Connexion Cloud, l'orientation sera importée dans le dossier du patient uniquement comme une Note de progrès textuelle. Toute pièce jointe devra être téléchargée manuellement et ajoutée au dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ du dossier 'MD/IP référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire la correspondance avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

PS Suite sans intégration Connexion Cloud

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré à l'aide de Connexion Cloud, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier temporaire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean pour importer l'eOrientation du patient à l'aide du code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lors de l'importation de l'orientation, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de l'orientation sera générée.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, les informations de l'orientation seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le même numéro de carte santé et la même date de naissance dans votre DMÉ Med Access.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera défini par défaut à 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou l'état de votre choix) après avoir accepté l'orientation.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ du dossier 'Fournisseur référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire la correspondance avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

Si vous utilisez l'extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une eOrientation Ocean.

L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à l'eOrientation Ocean.

Après avoir examiné les changements et effectué tout autre ajustement nécessaire à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Investigations' correspondante du dossier du patient.
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le même numéro de carte santé et la même date de naissance.

Selon votre configuration Connexion Cloud, la note d'orientation apparaîtra soit comme une Note de rencontre, soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Connexion Cloud soient configurés pour sauvegarder les orientations envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes d'orientation soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur du document sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur du document peut être activée dans vos paramètres Connexion Cloud de façon optionnelle.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ du dossier 'Médecin référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire la correspondance avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Si vous utilisez OSCAR, un code numérique vous sera fourni pour importer l’eOrientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans votre DMÉ OSCAR. Si le dossier du patient n’existe pas encore, créez un nouveau dossier temporaire.

Appuyez sur le bouton « Importer » dans la barre d’outils Ocean du dossier du patient, puis saisissez le code numérique fourni précédemment.

Confirmez que le patient que vous importez à partir de l’eOrientation correspond à l’information du patient du dossier dans lequel vous importez l’orientation.

L’information de l’orientation sera alors importée dans le dossier DMÉ comme une nouvelle note de rencontre. Les champs démographiques du patient dans le DMÉ seront également mis à jour automatiquement lors de l’importation de l’eOrientation.

Dans Ocean, l’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « En attente de réservation ».
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d’orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants.

Dans Ocean, l’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « En attente de réservation ».

La note d’orientation est importée en format PDF dans la section « Documents » du dossier, et la barre d’outils Ocean reflète le nombre d’eOrientations actives.

Note : Il peut s’écouler jusqu’à 1 heure avant que le nombre d’eOrientations actives ne soit mis à jour.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n’est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d’orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Si Ocean a généré automatiquement un nouveau dossier patient et que le « # de facturation » défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent est associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, les champs « # du médecin référent » et « Médecin référent » du dossier seront automatiquement mis à jour avec le # de facturation et le nom au complet du référent (tel que défini dans son compte utilisateur Ocean).

Note : Si le « # de facturation » défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent n’est pas associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, Ocean ne mettra pas à jour les champs « # du médecin référent » et « Médecin référent ».
Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger l’orientation après l’avoir acceptée et la téléverser manuellement dans votre DMÉ en format PDF.

Astuce : Vous pouvez télécharger une copie du record d’orientation en tout temps.

Dans Ocean, l’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « En attente de réservation ».
- Après avoir sélectionné « refuser » sur une demande de référence, vous devez choisir une « raison du refus » à partir de la liste déroulante et saisir un « message pour le référent » qui peut être personnalisé avant de refuser.
  
  Un message s’affichera également pour vous informer à quel intervenant la demande de référence sera retournée.
- À partir de la liste déroulante, sélectionnez la raison qui décrit le mieux pourquoi la demande de référence est refusée.
- Si le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit aussi recevoir la notification de refus par courriel.
- La demande de référence sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état Refusé.
Messagerie dans une eOrientation
Apprenez comment communiquer avec les autres parties prenantes d'une orientation en utilisant la fonctionnalité de Messagerie.
Lors du traitement et de la gestion des eOrientations entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes afin d'obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait à l'aide de la zone 'Messagerie' dans une eOrientation.

Étape optionnelle

Note : Il s'agit d'une étape optionnelle dans le Guide de réception des eOrientations, car il n'est pas toujours pertinent ou nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes.

Comment envoyer un message ?
- Dans la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire approprié du message à l'aide du menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans l'orientation), de saisir votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, puis d'appuyer sur 'Envoyer'.
  
  Lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans une orientation, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de la Liste d'annuaire et du site Ocean de la partie prenante concernée. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs d'orientation soient associés à une Liste d'annuaire, le nom au complet de l'expéditeur de l'orientation et le site Ocean seront simplement affichés pour la sélection à la place.
  
  Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean, facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
- Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.
  
  Note : Tous les messages dans une eOrientation sont visibles par toutes les parties prenantes.
Fonctionnalités supplémentaires de la messagerie
- Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires sont accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
- Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.
Télécharger la lettre d'addenda

Télécharge un document PDF contenant les informations de base de l'eOrientation et le message sélectionné.

Modifier

Copie le message sélectionné dans le nouveau champ de texte du message, afin de permettre l'ajout d'informations supplémentaires.

Supprimer

Supprime le message.
Planification du rendez-vous de la demande de référence
Découvrez comment ajouter des détails de rendez-vous aux eOrientations afin de mettre à jour les patients et les fournisseurs référents avec les dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.
Les informations de rendez-vous peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées par les destinataires de la référence à tout moment dans le cycle de vie d'une eOrientation. Cela permet aux patients et aux fournisseurs référents de rester à jour avec les dernières dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Autres DMÉ
Note : Le patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à son eOrientation pour qu'Ocean puisse synchroniser les bons détails du rendez-vous à partir de PS Suite via le formulaire personnalisé.

Télécharger et installer le formulaire personnalisé

Note : Le téléchargement et l'installation du formulaire personnalisé sont une étape unique pour chaque poste de travail.
- Téléchargez le "Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous eOrientation Ocean" (fichier .cfm) en cliquant sur le bouton suivant :
  Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous eOrientation Ocean
- Installez le formulaire personnalisé dans PS Suite. Pour obtenir des instructions sur l'ajout d'un fichier de formulaire personnalisé, consultez les étapes décrites dans nos instructions pour installer la barre d'outils et le formulaire personnalisé Ocean : Télécharger et installer le formulaire personnalisé et la barre d'outils Ocean)
Planifier le rendez-vous et mettre à jour l'eOrientation
- Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire de PS Suite.
- Ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la section "prochaine visite" en haut du dossier indique la date du nouveau rendez-vous réservé.
- Dans la barre de menu du dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé
- Repérez et sélectionnez "Notification de rendez-vous eOrientation Ocean" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce formulaire".
- Le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur affichant le tableau de bord du patient et ses eOrientations pertinentes. Sélectionnez l'eOrientation appropriée.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour la sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'eOrientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.
  
  Note : Les eOrientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.
- Au besoin, mettez à jour l'étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.
- Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.
- Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur 'Ajouter des pièces jointes…' pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.
- Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.
  
  L'eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé Confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Planifier le rendez-vous
- Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire Med Access.
Mettre à jour l'eOrientation
- Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, puis appuyez sur le bouton 'Lancer'.
- Repérez le module d'extension 'Ocean', appuyez sur les trois points à droite, puis sélectionnez 'Envoyer la notification de rendez-vous'.
- Un nouvel onglet s'ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses eOrientations pertinentes. Sélectionnez l'eOrientation appropriée en cliquant dessus.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour la sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'eOrientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.
  
  Note : Les eOrientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.
- Au besoin, mettez à jour l'étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.
- Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.
- Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur 'Ajouter des pièces jointes…' pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.
- Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.
  
  L'eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé Confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Configurer le lien ADC Envoyer la notification de rendez-vous

Note : La configuration du lien ADC est une étape unique pour chaque utilisateur DMÉ.

Pour obtenir des instructions sur la configuration du lien ADC « Envoyer la notification de rendez-vous », consultez cet article de soutien.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation
- Sélectionnez le patient concerné dans Accuro.
- Réservez le rendez-vous du patient dans l’horaire Accuro.
- Sélectionnez le lien ADC Envoyer la notification de rendez-vous ou le bouton convivial équivalent.
- Le Tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre et il vous sera demandé de sélectionner l’eOrientation concernée à mettre à jour.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’eOrientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Créer un raccourci vers le formulaire Ocean dans l’horaire OSCAR Pro

Note : La création du raccourci vers le formulaire Ocean est une étape unique.

Pour obtenir des instructions sur la création d’un raccourci vers le formulaire Ocean dans l’horaire, consultez cet article de soutien.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation
- Réservez le rendez-vous du patient dans l’horaire OSCAR Pro.
- Appuyez sur le raccourci « Oc. » sur le rendez-vous pour ouvrir le formulaire Ocean.
- Sélectionnez « Mise à jour de l’orientation ».
- Le Tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre et il vous sera demandé de sélectionner l’eOrientation concernée à mettre à jour.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’eOrientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Planification des horaires du rendez-vous
- Ajoutez le rendez-vous du patient dans l’horaire OSCAR.
Mise à jour de l’eOrientation
- Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, puis appuyez sur le bouton « Résumé du patient » dans la barre d’outils Ocean.
- Un nouvel onglet s’ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l’orientation appropriée en cliquant dessus.
- Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire OSCAR.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d’annuaire.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Planification des horaires du rendez-vous
- Ajoutez le rendez-vous du patient dans votre DMÉ non intégré.
Mise à jour de l’eOrientation
- Connectez-vous au Portail Ocean et accédez à la section « eOrientations & eConsultations ».
- Repérez l’eOrientation du patient concerné dans le dossier « En attente de réservation ». Cliquez dessus pour l’ouvrir.
- Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire du DMÉ.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d’annuaire.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Finaliser la demande de référence
Apprenez comment marquer une eOrientation comme « Terminée » afin de clôturer son cycle de vie.
Une fois que la date du rendez-vous planifié pour l’eOrientation est passée, vous pouvez marquer l’eOrientation comme terminée.
- Repérez l’eOrientation dans son dossier d’état courant. Il s’agit généralement du dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé ».
- Ouvrez l’eOrientation et appuyez sur le bouton « Terminé » au bas de la page.
  
  Note : Si vous avez reçu l’eOrientation via Med Access, Accuro ou OSCAR Pro, une copie finale du record de l’eOrientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.
  
  Si vous avez reçu l’eOrientation via PS Suite et que le paramètre « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » est activée dans votre configuration Connexion Cloud, une copie finale du record de l’eOrientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.
  
  Pour d’autres DMÉ, vous pouvez télécharger manuellement une copie finale du record de l’eOrientation sur votre ordinateur, ou déclencher manuellement une importation supplémentaire de l’eOrientation dans votre DMÉ intégré à l’aide du bouton « Importer dans le DMÉ » dans le Menu d'action.
- L’eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « Terminé ».
Les eOrientations sont-elles archivées après avoir été déplacées dans le dossier d’état « Terminé » ?

Oui, les eOrientations sont éventuellement archivées après avoir été déplacées dans le dossier d’état « Terminé ». Pour des détails précis sur les règles d’archivage d’Ocean, consultez : Combien de temps les eOrientations et eConsultations sont-elles conservées après leur envoi via Ocean ?
- Si vous souhaitez voir la date précise à laquelle une eOrientation doit être archivée, vous pouvez cliquer sur le « Menu d'action » dans l’eOrientation, puis choisir « Voir le journal des événements ». La date d’archivage précise sera affichée au bas du journal des événements.
Fonctionnalités avancées et meilleures pratiques
Découvrez des fonctionnalités avancées pour gérer vos eOrientations, ainsi que des pratiques exemplaires supplémentaires.

Étape optionnelle

Note : Bien que ce guide fournisse un aperçu des principales étapes pour recevoir et traiter une eOrientation, des informations optionnelles sur les fonctionnalités avancées sont également disponibles ci-dessous.
- Afficher l’historique des eOrientations d’un patient - Si vous devez consulter les eOrientations Ocean qui ont été reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement les retrouver dans l’historique des eOrientations du patient dans Ocean.
- Ajouter des notes à une eOrientation - La section « Notes » dans une eOrientation peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
- Télécharger le record de l’eOrientation - Vous pouvez télécharger à tout moment une copie complète de l’ensemble du record de l’eOrientation.
- Créer des demandes entrantes - Si votre site Ocean reçoit des eOrientations par téléphone ou par télécopieur, vous pouvez les convertir en eOrientations Ocean en créant une nouvelle eOrientation entrante.
- Exporter une sauvegarde de vos eOrientations - Vous pouvez exporter manuellement une sauvegarde de toutes vos eOrientations Ocean reçues, car elles sont supprimées du Portail Ocean au fil du temps. Ceci est particulièrement utile pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à un DMÉ.
- Accéder aux analyses des eOrientations - Les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations peuvent accéder aux données analytiques concernant les eOrientations reçues au fil du temps.
- Impression par lot des eOrientations reçues - Si votre site Ocean reçoit des eOrientations et souhaite imprimer ou télécharger une copie PDF à conserver avec les records des patients, cela peut être fait à l’aide de la fonction d’impression par lot d’Ocean.
- Marquer automatiquement vos eOrientations comme complétées - Si vous gérez vos eOrientations dans un autre système externe, vous pouvez automatiquement marquer vos eOrientations comme « Complétées » dans Ocean
- Envoyer un lien de réservation unique aux patients - Si la réservation en ligne est activée (y compris les fonctionnalités avancées de réservation en clinique), vous pouvez envoyer à un patient existant un lien de réservation unique et temporaire lui permettant de prendre un rendez-vous.
Astuce : Vous pouvez consulter la section complète FAQ sur les eOrientations pour obtenir de l’information supplémentaire sur encore plus de sujets.

Comprendre la vue des eOrientations et des eConsultations

Apprenez à naviguer dans la section eOrientations & eConsultations d'Ocean, ainsi que dans les sections de base d'une eOrientation.

La vue eOrientations & eConsultations est utilisée pour consulter, suivre et gérer toutes vos eOrientations dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette section vous permettra de naviguer dans Ocean en toute confiance et de gérer vos orientations facilement.

Le schéma ci-dessous présente les principales zones et fonctionnalités de la vue eOrientations & eConsultations.

1. Boîte de recherche: Pour trouver une orientation spécifique, tapez dans la barre de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de famille du patient ou par nom des fournisseurs de soins de santé concernés.
2. Groupe de dossiers Général: Ces dossiers servent à signaler les orientations à réviser, celles qui ont été signalées pour attirer votre attention spécifique, et celles que vous avez consultées récemment.
3. Groupe de dossiers État Envoyé/Reçue: Les regroupements de dossiers « Reçue » et « Envoyé » contiennent des dossiers d'état individuels qui servent à organiser les orientations au fur et à mesure de leur progression dans leur cycle de vie. L'objectif spécifique de chaque dossier d'état est défini dans cet article de soutien.
4. Menu d'action: Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, incluant la création de demandes entrantes manuelles, le lancement de Ocean Healthmap, la réclamation d'une réquisition Ocean imprimée, l'exportation de vos orientations, l'impression par lot des orientations, la mise à jour en masse de vos temps d'attente estimés, la consultation de l'historique des orientations d'un patient, et l'activation/désactivation du comptage des dossiers.
5. Filtres au niveau du groupe: Contient des filtres pouvant être appliqués à tous les dossiers d'état dans le regroupement de dossiers « Envoyé » ou « Reçue ».
6. Filtres spécifiques au dossier: Contient des filtres pouvant être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.
7. Liste des orientations des patients: Affiche les informations de base sur les orientations des patients correspondant au dossier sélectionné et aux filtres appliqués.
8. Bouton Paramètres: Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eOrientations & eConsultations sur votre site Ocean.
9. Icônes d'état: Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque orientation. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de soutien.

Une orientation peut être ouverte simplement en cliquant dessus dans la liste des orientations des patients. Le schéma ci-dessous présente les principales zones et fonctionnalités à l'intérieur d'une orientation.

1. Service de santé offert: Le nom du patient, le service de santé pour lequel il a été orienté, et le numéro MRN/ID DMÉ sont affichés en haut de l'orientation.
2. Menu d'action: Utilisé pour effectuer des actions et gérer l'orientation directement à partir de celle-ci. Chaque élément du menu d'action est décrit en détail dans cet article de soutien.
3. Général: Contient des informations de base concernant le patient, le référent, la date de l'orientation et tout autre intervenant copié sur l'orientation.
4. Notes: Utilisé pour la prise de notes générales et/ou privées concernant l'orientation, ainsi que pour des fonctionnalités avancées telles que le formulaire de révision/triage, et la spécification des dates influençant la disponibilité pour la consultation/le traitement.
5. Messagerie: Utilisé pour communiquer avec les autres intervenants de l'orientation. Les cas d'utilisation courants incluent la demande d'information supplémentaire avant d'accepter/refuser une orientation (ex. : valeurs de laboratoire, résultats d'imagerie).
6. Résumé du formulaire de référence: Contient une note résumant les réponses du référent aux questions/critères du formulaire d'orientation lors de l'envoi de l'orientation.
7. Note du patient: Si le patient a récemment complété un ou des eFormulaires Ocean ou répondu à un message sécurisé, la ou les notes résultantes seront affichées ici.; Les fournisseurs disposant d'une licence Ocean Messagerie aux patients peuvent utiliser l'icône d'enveloppe pour envoyer un message sécurisé et/ou des questionnaires numériques supplémentaires au patient.
8. Planification des horaires: Utilisé pour planifier les dates de rendez-vous ou estimer les temps d'attente, préciser le mode du rendez-vous, et inclure des commentaires ou des pièces jointes pour le patient et le référent.
9. À réviser: Utilisé pour assigner une orientation à réviser par un autre utilisateur sur votre site Ocean.
10. Boutons d'action: Utilisés pour accepter ou refuser l'orientation.

Accepter et refuser des eOrientations

Apprenez comment accepter, refuser et importer des eOrientations dans votre DMÉ.

1. Recevoir une notification par courriel et accéder à l’eOrientation

Lorsque vous recevez une nouvelle eOrientation, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
Connectez-vous au Portail Ocean et utilisez le menu pour naviguer vers la section « eOrientations & eConsultations ».

Trouvez l’eOrientation sous l’onglet « Reçue » et dans le dossier d’état « Nouveau ». Cliquez sur l’orientation pour l’ouvrir et voir plus de détails.

Conseil : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l’en-tête de colonne.

2. Examiner et accepter ou refuser l’eOrientation

Après avoir ouvert l’eOrientation, examinez son contenu pour mieux comprendre la demande et vous assurer qu’elle contient toutes les informations requises.

Conseil : Au besoin, vous pouvez assigner l’orientation à un autre utilisateur de votre site Ocean pour une révision secondaire.

Utilisez le bouton « Refuser » ou « Accepter » au bas de l’orientation pour indiquer votre décision.

PS Suite avec intégration Connexion Cloud

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation et que votre DMÉ PS Suite est intégré à l'aide de Connexion Cloud, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le même numéro de carte santé et la même date de naissance, et importera automatiquement la note d'orientation dans le dossier correspondant. Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de l'orientation.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Connexion Cloud, l'orientation sera importée dans le dossier du patient à la fois comme une Note de progrès textuelle et comme un PDF de record d'orientation joint à une Note de progrès supplémentaire. Toute pièce jointe sera également importée sous forme de PDF joint à une Note de progrès individuelle.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Connexion Cloud, l'orientation sera importée dans le dossier du patient uniquement comme une Note de progrès textuelle. Toute pièce jointe devra être téléchargée manuellement et ajoutée au dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ du dossier 'MD/IP référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire la correspondance avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

PS Suite sans intégration Connexion Cloud

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré à l'aide de Connexion Cloud, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier temporaire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean pour importer l'eOrientation du patient à l'aide du code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lors de l'importation de l'orientation, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de l'orientation sera générée.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, les informations de l'orientation seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le même numéro de carte santé et la même date de naissance dans votre DMÉ Med Access.
Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera défini par défaut à 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou l'état de votre choix) après avoir accepté l'orientation.
- Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ du dossier 'Fournisseur référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire la correspondance avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

Si vous utilisez l'extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une eOrientation Ocean.
L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à l'eOrientation Ocean.

Après avoir examiné les changements et effectué tout autre ajustement nécessaire à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Investigations' correspondante du dossier du patient.

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le même numéro de carte santé et la même date de naissance.
Selon votre configuration Connexion Cloud, la note d'orientation apparaîtra soit comme une Note de rencontre, soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Connexion Cloud soient configurés pour sauvegarder les orientations envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes d'orientation soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur du document sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur du document peut être activée dans vos paramètres Connexion Cloud de façon optionnelle.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ du dossier 'Médecin référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire la correspondance avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Si vous utilisez OSCAR, un code numérique vous sera fourni pour importer l’eOrientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans votre DMÉ OSCAR. Si le dossier du patient n’existe pas encore, créez un nouveau dossier temporaire.
Appuyez sur le bouton « Importer » dans la barre d’outils Ocean du dossier du patient, puis saisissez le code numérique fourni précédemment.
Confirmez que le patient que vous importez à partir de l’eOrientation correspond à l’information du patient du dossier dans lequel vous importez l’orientation.

L’information de l’orientation sera alors importée dans le dossier DMÉ comme une nouvelle note de rencontre. Les champs démographiques du patient dans le DMÉ seront également mis à jour automatiquement lors de l’importation de l’eOrientation.

Dans Ocean, l’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « En attente de réservation ».

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d’orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants.

Dans Ocean, l’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « En attente de réservation ».

La note d’orientation est importée en format PDF dans la section « Documents » du dossier, et la barre d’outils Ocean reflète le nombre d’eOrientations actives.

Note : Il peut s’écouler jusqu’à 1 heure avant que le nombre d’eOrientations actives ne soit mis à jour.

Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n’est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d’orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Si Ocean a généré automatiquement un nouveau dossier patient et que le « # de facturation » défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent est associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, les champs « # du médecin référent » et « Médecin référent » du dossier seront automatiquement mis à jour avec le # de facturation et le nom au complet du référent (tel que défini dans son compte utilisateur Ocean).

Note : Si le « # de facturation » défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent n’est pas associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, Ocean ne mettra pas à jour les champs « # du médecin référent » et « Médecin référent ».

Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger l’orientation après l’avoir acceptée et la téléverser manuellement dans votre DMÉ en format PDF.

Astuce : Vous pouvez télécharger une copie du record d’orientation en tout temps.

Dans Ocean, l’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « En attente de réservation ».

Après avoir sélectionné « refuser » sur une demande de référence, vous devez choisir une « raison du refus » à partir de la liste déroulante et saisir un « message pour le référent » qui peut être personnalisé avant de refuser.

Un message s’affichera également pour vous informer à quel intervenant la demande de référence sera retournée.

À partir de la liste déroulante, sélectionnez la raison qui décrit le mieux pourquoi la demande de référence est refusée.

Si le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit aussi recevoir la notification de refus par courriel.

La demande de référence sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état Refusé.

Messagerie dans une eOrientation

Apprenez comment communiquer avec les autres parties prenantes d'une orientation en utilisant la fonctionnalité de Messagerie.

Lors du traitement et de la gestion des eOrientations entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes afin d'obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait à l'aide de la zone 'Messagerie' dans une eOrientation.

Étape optionnelle

Note : Il s'agit d'une étape optionnelle dans le Guide de réception des eOrientations, car il n'est pas toujours pertinent ou nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes.

Comment envoyer un message ?

Dans la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire approprié du message à l'aide du menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans l'orientation), de saisir votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, puis d'appuyer sur 'Envoyer'.

Lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans une orientation, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de la Liste d'annuaire et du site Ocean de la partie prenante concernée. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs d'orientation soient associés à une Liste d'annuaire, le nom au complet de l'expéditeur de l'orientation et le site Ocean seront simplement affichés pour la sélection à la place.

Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean, facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.

Note : Tous les messages dans une eOrientation sont visibles par toutes les parties prenantes.

Fonctionnalités supplémentaires de la messagerie

Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires sont accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.

Télécharger la lettre d'addenda: Télécharge un document PDF contenant les informations de base de l'eOrientation et le message sélectionné.
Modifier: Copie le message sélectionné dans le nouveau champ de texte du message, afin de permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
Supprimer: Supprime le message.

Planification du rendez-vous de la demande de référence

Découvrez comment ajouter des détails de rendez-vous aux eOrientations afin de mettre à jour les patients et les fournisseurs référents avec les dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.

Les informations de rendez-vous peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées par les destinataires de la référence à tout moment dans le cycle de vie d'une eOrientation. Cela permet aux patients et aux fournisseurs référents de rester à jour avec les dernières dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.

Note : Le patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à son eOrientation pour qu'Ocean puisse synchroniser les bons détails du rendez-vous à partir de PS Suite via le formulaire personnalisé.

Télécharger et installer le formulaire personnalisé

Note : Le téléchargement et l'installation du formulaire personnalisé sont une étape unique pour chaque poste de travail.

Téléchargez le "Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous eOrientation Ocean" (fichier .cfm) en cliquant sur le bouton suivant :
Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous eOrientation Ocean
Installez le formulaire personnalisé dans PS Suite. Pour obtenir des instructions sur l'ajout d'un fichier de formulaire personnalisé, consultez les étapes décrites dans nos instructions pour installer la barre d'outils et le formulaire personnalisé Ocean : Télécharger et installer le formulaire personnalisé et la barre d'outils Ocean)

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l'eOrientation

Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire de PS Suite.

Ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la section "prochaine visite" en haut du dossier indique la date du nouveau rendez-vous réservé.

Dans la barre de menu du dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé

Repérez et sélectionnez "Notification de rendez-vous eOrientation Ocean" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce formulaire".

Le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur affichant le tableau de bord du patient et ses eOrientations pertinentes. Sélectionnez l'eOrientation appropriée.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour la sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'eOrientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.

Note : Les eOrientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.

Au besoin, mettez à jour l'étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.

Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.

Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur 'Ajouter des pièces jointes…' pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.

Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.

L'eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé Confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Planifier le rendez-vous

Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire Med Access.

Mettre à jour l'eOrientation

Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, puis appuyez sur le bouton 'Lancer'.

Repérez le module d'extension 'Ocean', appuyez sur les trois points à droite, puis sélectionnez 'Envoyer la notification de rendez-vous'.

Un nouvel onglet s'ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses eOrientations pertinentes. Sélectionnez l'eOrientation appropriée en cliquant dessus.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour la sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'eOrientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.

Note : Les eOrientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.

Au besoin, mettez à jour l'étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.

Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.

Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur 'Ajouter des pièces jointes…' pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.

Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.

L'eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé Confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Configurer le lien ADC Envoyer la notification de rendez-vous

Note : La configuration du lien ADC est une étape unique pour chaque utilisateur DMÉ.

Pour obtenir des instructions sur la configuration du lien ADC « Envoyer la notification de rendez-vous », consultez cet article de soutien.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation

Sélectionnez le patient concerné dans Accuro.

Réservez le rendez-vous du patient dans l’horaire Accuro.

Sélectionnez le lien ADC Envoyer la notification de rendez-vous ou le bouton convivial équivalent.

Le Tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre et il vous sera demandé de sélectionner l’eOrientation concernée à mettre à jour.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’eOrientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Créer un raccourci vers le formulaire Ocean dans l’horaire OSCAR Pro

Note : La création du raccourci vers le formulaire Ocean est une étape unique.

Pour obtenir des instructions sur la création d’un raccourci vers le formulaire Ocean dans l’horaire, consultez cet article de soutien.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation

Réservez le rendez-vous du patient dans l’horaire OSCAR Pro.
Appuyez sur le raccourci « Oc. » sur le rendez-vous pour ouvrir le formulaire Ocean.

Sélectionnez « Mise à jour de l’orientation ».

Le Tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre et il vous sera demandé de sélectionner l’eOrientation concernée à mettre à jour.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’eOrientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d'annuaire.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Planification des horaires du rendez-vous

Ajoutez le rendez-vous du patient dans l’horaire OSCAR.

Mise à jour de l’eOrientation

Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, puis appuyez sur le bouton « Résumé du patient » dans la barre d’outils Ocean.

Un nouvel onglet s’ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l’orientation appropriée en cliquant dessus.

Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire OSCAR.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d’annuaire.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Planification des horaires du rendez-vous

Ajoutez le rendez-vous du patient dans votre DMÉ non intégré.

Mise à jour de l’eOrientation

Connectez-vous au Portail Ocean et accédez à la section « eOrientations & eConsultations ».

Repérez l’eOrientation du patient concerné dans le dossier « En attente de réservation ». Cliquez dessus pour l’ouvrir.

Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire du DMÉ.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Conseil : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de votre liste d’annuaire.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter des pièces jointes… » pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Conseil : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Finaliser la demande de référence

Apprenez comment marquer une eOrientation comme « Terminée » afin de clôturer son cycle de vie.

Une fois que la date du rendez-vous planifié pour l’eOrientation est passée, vous pouvez marquer l’eOrientation comme terminée.

Repérez l’eOrientation dans son dossier d’état courant. Il s’agit généralement du dossier « Réservé non confirmé » ou « Réservé Confirmé ».

Ouvrez l’eOrientation et appuyez sur le bouton « Terminé » au bas de la page.

Note : Si vous avez reçu l’eOrientation via Med Access, Accuro ou OSCAR Pro, une copie finale du record de l’eOrientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.

Si vous avez reçu l’eOrientation via PS Suite et que le paramètre « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » est activée dans votre configuration Connexion Cloud, une copie finale du record de l’eOrientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.

Pour d’autres DMÉ, vous pouvez télécharger manuellement une copie finale du record de l’eOrientation sur votre ordinateur, ou déclencher manuellement une importation supplémentaire de l’eOrientation dans votre DMÉ intégré à l’aide du bouton « Importer dans le DMÉ » dans le Menu d'action.

L’eOrientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d’état « Terminé ».

Les eOrientations sont-elles archivées après avoir été déplacées dans le dossier d’état « Terminé » ?

Oui, les eOrientations sont éventuellement archivées après avoir été déplacées dans le dossier d’état « Terminé ». Pour des détails précis sur les règles d’archivage d’Ocean, consultez : Combien de temps les eOrientations et eConsultations sont-elles conservées après leur envoi via Ocean ?

Si vous souhaitez voir la date précise à laquelle une eOrientation doit être archivée, vous pouvez cliquer sur le « Menu d'action » dans l’eOrientation, puis choisir « Voir le journal des événements ». La date d’archivage précise sera affichée au bas du journal des événements.

Fonctionnalités avancées et meilleures pratiques

Découvrez des fonctionnalités avancées pour gérer vos eOrientations, ainsi que des pratiques exemplaires supplémentaires.

Étape optionnelle

Note : Bien que ce guide fournisse un aperçu des principales étapes pour recevoir et traiter une eOrientation, des informations optionnelles sur les fonctionnalités avancées sont également disponibles ci-dessous.

Afficher l’historique des eOrientations d’un patient - Si vous devez consulter les eOrientations Ocean qui ont été reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement les retrouver dans l’historique des eOrientations du patient dans Ocean.
Ajouter des notes à une eOrientation - La section « Notes » dans une eOrientation peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
Télécharger le record de l’eOrientation - Vous pouvez télécharger à tout moment une copie complète de l’ensemble du record de l’eOrientation.
Créer des demandes entrantes - Si votre site Ocean reçoit des eOrientations par téléphone ou par télécopieur, vous pouvez les convertir en eOrientations Ocean en créant une nouvelle eOrientation entrante.
Exporter une sauvegarde de vos eOrientations - Vous pouvez exporter manuellement une sauvegarde de toutes vos eOrientations Ocean reçues, car elles sont supprimées du Portail Ocean au fil du temps. Ceci est particulièrement utile pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à un DMÉ.
Accéder aux analyses des eOrientations - Les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations peuvent accéder aux données analytiques concernant les eOrientations reçues au fil du temps.
Impression par lot des eOrientations reçues - Si votre site Ocean reçoit des eOrientations et souhaite imprimer ou télécharger une copie PDF à conserver avec les records des patients, cela peut être fait à l’aide de la fonction d’impression par lot d’Ocean.
Marquer automatiquement vos eOrientations comme complétées - Si vous gérez vos eOrientations dans un autre système externe, vous pouvez automatiquement marquer vos eOrientations comme « Complétées » dans Ocean
Envoyer un lien de réservation unique aux patients - Si la réservation en ligne est activée (y compris les fonctionnalités avancées de réservation en clinique), vous pouvez envoyer à un patient existant un lien de réservation unique et temporaire lui permettant de prendre un rendez-vous.

Astuce : Vous pouvez consulter la section complète FAQ sur les eOrientations pour obtenir de l’information supplémentaire sur encore plus de sujets.