1. Comprendre la vue des eRéférences et des eConseils

    Apprenez à naviguer dans la zone des eRéférences et eConseils d'Ocean, ainsi que les sections de base au sein d'une eRéférence.

    La vue des eRéférences et eConseils est utilisée pour visualiser, suivre et gérer toutes vos eRéférences dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette zone vous permettra de naviguer avec confiance dans Ocean et de gérer vos références facilement.

    Vue des eRéférences et eConseils Ouverture d'une eRéférence

    Le diagramme ci-dessous décrit les principaux domaines et fonctionnalités de la vue des eRéférences et eConseils.

    1. Champ de recherche
    Pour trouver une référence spécifique, saisissez dans la barre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom de famille du patient, ou les noms des fournisseurs de soins de santé associés.
    2. Groupe de dossiers généraux
    Ces dossiers sont utilisés pour marquer les références qui doivent être examinées, les références qui ont été marquées pour votre attention spécifique, et les références que vous avez récemment consultées.
    3. Groupe de dossiers d'état Envoyé/Reçu
    Les regroupements de dossiers 'Reçue' et 'Envoyée' contiennent des dossiers d'état individuels qui sont utilisés pour organiser les références à mesure qu'elles progressent dans leur cycle de vie. La finalité spécifique de chaque dossier d'état est définie dans cet article de support.
    4. Menu Actions
    Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, y compris créer des demandes entrantes manuelles, lancer le Ocean Healthmap, réclamer une demande Ocean imprimée, exporter vos références, imprimer en lot des références, mettre à jour en masse vos temps d'attente estimés, et consulter l'historique des références d'un patient.
    5. Filtres au niveau du groupe
    Contient des filtres qui peuvent être appliqués à tous les dossiers d'état dans le regroupement 'Envoyé' ou 'Reçu'.
    6. Filtres spécifiques au dossier
    Contient des filtres qui peuvent être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.
    7. Liste de références de patients
    Affiche des informations de base sur les références de patients correspondant à votre dossier actuellement sélectionné et aux filtres appliqués.
    8. Bouton Paramètres
    Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eRéférences et eConseils sur votre site Ocean.
    9. Icônes d'état
    Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque référence. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de support.
  2. Accepter et refuser les eRéférences

    Apprenez comment accepter, refuser et importer des eRéférences dans votre DMÉ.

    1. Recevoir une notification par courriel et accéder à l'eRéférence

    • Quand vous recevez une nouvelle eRéférence, vous recevrez une notification par courriel en fonction de votre configuration de notification.
    • Connectez-vous au Portail Ocean et utilisez le menu pour accéder à la section 'eRéférences & eConseils'.
    • Localisez l'eRéférence sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'Nouveau statut. Cliquez sur la référence pour l'ouvrir et voir plus de détails.

      Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos références par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.

    2. Examiner et accepter ou refuser l'eRéférence

    • Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter' en bas de la référence pour indiquer votre décision.
    Accepter Refuser
    PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autre DMÉ
    • Lorsque vous acceptez une nouvelle eRéférence, les informations de la référence seront importées automatiquement en tant que nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.
    • Dans Ocean, la référence sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Réservation en attente'.
    • Si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et importera les notes de la référence. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
    • Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté la référence.

      • Si Ocean a généré automatiquement un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur de référence existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ 'Fournisseur de référence' du dossier sera également mis à jour avec le nom du référent.

    Note : Ocean associe les informations du fournisseur de référence avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant le prénom et le nom de famille.

    Si plusieurs fournisseurs existent dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire correspondre avec le bon fournisseur.

    Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur de référence'.

    Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur de référence'.

    Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

    • Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement lors de l'ouverture de la tâche qu'elle est liée à une eRéférence Ocean.
    • L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la tâche pour correspondre à l'eRéférence Ocean.

    Après avoir examiné les changements et apporté les ajustements nécessaires à la tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La tâche sera automatiquement catégorisée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Examens' du dossier du patient correspondant.

  3. Messagerie dans une eRéférence

    Apprenez comment communiquer avec d'autres intervenants en matière de référence en utilisant la fonctionnalité de messagerie.

    Lors du traitement et de la gestion des eRéférences entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres intervenants en matière de référence pour obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eRéférence.

    Étape facultative

    Note : Il s'agit d'une étape facultative dans le Guide de réception des eRéférences, car il n'est pas toujours pertinent ou nécessaire de communiquer avec d'autres intervenants en matière de référence.

    Comment envoyer un message ?

    • Au sein de la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire approprié du message en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs intervenants sont impliqués dans la référence), de taper votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.

      Lorsque plusieurs intervenants sont impliqués dans une référence, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de l'intervenant impliqué dans l'annuaire et le site Ocean. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs de référence soient associés à un annuaire, le nom complet de l'expéditeur de la référence et le site Ocean seront simplement affichés pour la sélection.

      Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean, facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.

    • Le destinataire du message recevra une notification par e-mail indiquant que vous lui avez envoyé un message.

      Note : Tous les messages au sein d'une eRéférence sont visibles par tous les intervenants en matière de référence.

    Fonctionnalités de message supplémentaires

    • Une fois un message envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
    • Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur ayant envoyé le message.

    Télécharger la lettre d'addendum
    Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur l'eRéférence et le message sélectionné.
    Modifier
    Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
    Supprimer
    Supprime le message.
  4. Planification des horaires du Rendez-vous de Référence

    Apprenez comment ajouter les détails du rendez-vous aux eRéférences afin de mettre à jour les patients et les fournisseurs de référence avec les dates, heures, moyens et autres détails de planification des horaires.

    Les informations sur les rendez-vous peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées par les destinataires de la référence à tout moment dans le cycle de vie d'une eRéférence. Cela permet aux patients et aux fournisseurs de référence de rester à jour avec les dernières dates, heures, moyens et autres détails de planification des horaires.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Autres DMÉ

    Note: Le patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à sa référence pour qu'Ocean synchronise les détails du rendez-vous corrects à partir de PS Suite via le formulaire personnalisé.

    Télécharger et Installer le Formulaire Personnalisé

    Note: Le téléchargement et l'installation du formulaire personnalisé sont des étapes uniques pour chaque poste de travail.

    Planifier le Rendez-vous et Mettre à Jour l'eRéférence

    • Ajouter le rendez-vous du patient dans le calendrier de PS Suite.
    • Ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la zone "prochaine visite" en haut du dossier indique la date du rendez-vous nouvellement réservé.
    • À partir de la barre de menu dans le dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé
    • Localisez et sélectionnez "Notification de rendez-vous Ocean eRéférence" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce formulaire".
    • Le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur montrant le tableau de bord du patient et ses références pertinentes. Sélectionnez la référence appropriée.
    • Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour la sélection dans la zone 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à la référence.

      Alternativement, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un temps d'attente anticipé au patient et au prescripteur en utilisant la fonction 'Temps d'attente anticipé pour le rendez-vous'.

      Note : Les références doivent être acceptées pour spécifier un temps d'attente anticipé. Le prescripteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du temps d'attente anticipé.

    • Facultativement, mettez à jour 'Étiquette du rendez-vous', le 'Moyen', et la case à cocher 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient au moment de la réservation.

      Astuce : Vous pouvez personnaliser vos Étiquettes de rendez-vous et définir un Moyen par défaut dans vos paramètres de répertoire.

    • Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' du côté droit. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.
    • Tapez tout commentaire pour le prescripteur et le patient dans la zone de texte, et appuyez sur 'Ajouter la pièce jointe' pour inclure des pièces jointes de fichier.

      Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.

    • Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder & Fermer'.

      Le renvoi sera automatiquement déplacé vers le dossier 'Rendez-vous planifié non confirmé' ou 'Rendez-vous planifié confirmé' en fonction de l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée au prescripteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

  5. Compléter la recommandation

    Apprenez comment marquer une recommandation comme "Terminée" pour clore le cycle de vie de celle-ci.

    Une fois que la date du rendez-vous planifié pour la recommandation est passée, vous pouvez marquer la recommandation comme terminée.

    • Localisez la recommandation dans son dossier d'état actuel. Il s'agit généralement du dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé'.
    • Ouvrez la recommandation et appuyez sur le bouton 'Terminé' en bas.

      Note : Si vous avez reçu la recommandation en utilisant Med Access, Accuro ou OSCAR Pro, une copie finale du dossier de recommandation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient de votre DMÉ.

      Pour les autres DMÉ, vous pouvez manuellement télécharger une copie finale du dossier de recommandation.

    • La recommandation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Terminé'.

    Les recommandations sont-elles supprimées une fois déplacées dans le dossier d'état 'Terminé' ?

    Le déplacement d'une recommandation dans le dossier d'état 'Terminé' n'a aucun impact sur la durée pendant laquelle la recommandation est stockée dans Ocean. Les recommandations sont toujours conservées pendant 365 jours à partir de la date à laquelle la recommandation a été envoyée OU pendant 30 jours après la dernière date de rendez-vous (dans le cas d'un rendez-vous planifié après la période par défaut de 365 jours). Pour plus de détails sur les règles de suppression d'Ocean, veuillez consulter l'article ici.

    • Si vous souhaitez voir la date spécifique à laquelle une recommandation est prévue pour être supprimée d'Ocean, vous pouvez cliquer sur le menu "Action" dans la recommandation et choisir "Voir le journal des événements". La date spécifique de suppression sera affichée en bas du journal des événements.
  6. Fonctionnalités avancées et meilleures pratiques

    Découvrez les fonctionnalités avancées pour gérer vos références, ainsi que les meilleures pratiques supplémentaires.

    Étape facultative

    Note : Bien que ce guide fournisse un aperçu des étapes principales pour recevoir et gérer une eRéférence, des informations facultatives sur les fonctionnalités avancées sont également disponibles ci-dessous.

    • Consulter l'historique des références d'un patient - Si vous avez besoin de vous renseigner sur des eRéférences Ocean reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement consulter l'historique des eRéférences du patient dans Ocean.
    • Ajouter des notes à une eRéférence - La zone "Notes" au sein d'une eRéférence peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
    • Télécharger le dossier de référence - Vous pouvez télécharger une copie complète de l'ensemble du dossier de référence à tout moment.
    • Créer des demandes entrantes - Si votre site Ocean reçoit des références par téléphone ou par télécopieur, vous pouvez les convertir en eRéférences Ocean en créant une nouvelle référence entrante.
    • Sauvegarder vos eRéférences - Vous pouvez exporter manuellement une sauvegarde de toutes vos eRéférences Ocean reçues, car elles sont purgées du Portail Ocean avec le temps. Cela est particulièrement utile pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à un DMÉ.
    • Accéder aux analyses des eRéférences - Les sites Ocean recevant des eRéférences peuvent accéder aux données analytiques sur les eRéférences reçues au fil du temps.
    • Impression groupée des eRéférences reçues - Si votre site Ocean reçoit des références et souhaite imprimer ou télécharger une copie PDF à conserver avec vos dossiers de patients, cela peut être fait en utilisant la fonction d'impression groupée d'Ocean.
    • Marquer automatiquement vos références comme complètes - Si vous gérez vos références dans un autre système externe, vous pouvez automatiquement marquer vos références comme "Complètes" dans Ocean.

    Astuce : Vous pouvez consulter la section complète des FAQ sur les eRéférences pour des informations supplémentaires sur encore plus de sujets.

Comprendre la vue des eRéférences et des eConseils

Apprenez à naviguer dans la zone des eRéférences et eConseils d'Ocean, ainsi que les sections de base au sein d'une eRéférence.

La vue des eRéférences et eConseils est utilisée pour visualiser, suivre et gérer toutes vos eRéférences dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette zone vous permettra de naviguer avec confiance dans Ocean et de gérer vos références facilement.

Vue des eRéférences et eConseils Ouverture d'une eRéférence

Le diagramme ci-dessous décrit les principaux domaines et fonctionnalités de la vue des eRéférences et eConseils.

1. Champ de recherche
Pour trouver une référence spécifique, saisissez dans la barre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom de famille du patient, ou les noms des fournisseurs de soins de santé associés.
2. Groupe de dossiers généraux
Ces dossiers sont utilisés pour marquer les références qui doivent être examinées, les références qui ont été marquées pour votre attention spécifique, et les références que vous avez récemment consultées.
3. Groupe de dossiers d'état Envoyé/Reçu
Les regroupements de dossiers 'Reçue' et 'Envoyée' contiennent des dossiers d'état individuels qui sont utilisés pour organiser les références à mesure qu'elles progressent dans leur cycle de vie. La finalité spécifique de chaque dossier d'état est définie dans cet article de support.
4. Menu Actions
Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, y compris créer des demandes entrantes manuelles, lancer le Ocean Healthmap, réclamer une demande Ocean imprimée, exporter vos références, imprimer en lot des références, mettre à jour en masse vos temps d'attente estimés, et consulter l'historique des références d'un patient.
5. Filtres au niveau du groupe
Contient des filtres qui peuvent être appliqués à tous les dossiers d'état dans le regroupement 'Envoyé' ou 'Reçu'.
6. Filtres spécifiques au dossier
Contient des filtres qui peuvent être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.
7. Liste de références de patients
Affiche des informations de base sur les références de patients correspondant à votre dossier actuellement sélectionné et aux filtres appliqués.
8. Bouton Paramètres
Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eRéférences et eConseils sur votre site Ocean.
9. Icônes d'état
Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque référence. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de support.

Accepter et refuser les eRéférences

Apprenez comment accepter, refuser et importer des eRéférences dans votre DMÉ.

1. Recevoir une notification par courriel et accéder à l'eRéférence

  • Quand vous recevez une nouvelle eRéférence, vous recevrez une notification par courriel en fonction de votre configuration de notification.
  • Connectez-vous au Portail Ocean et utilisez le menu pour accéder à la section 'eRéférences & eConseils'.
  • Localisez l'eRéférence sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'Nouveau statut. Cliquez sur la référence pour l'ouvrir et voir plus de détails.

    Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos références par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.

2. Examiner et accepter ou refuser l'eRéférence

  • Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter' en bas de la référence pour indiquer votre décision.
Accepter Refuser
PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autre DMÉ
  • Lorsque vous acceptez une nouvelle eRéférence, les informations de la référence seront importées automatiquement en tant que nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.
  • Dans Ocean, la référence sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Réservation en attente'.
  • Si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et importera les notes de la référence. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
  • Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté la référence.

    • Si Ocean a généré automatiquement un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur de référence existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ 'Fournisseur de référence' du dossier sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur de référence avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant le prénom et le nom de famille.

Si plusieurs fournisseurs existent dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de télécopieur du référent pour faire correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de télécopieur, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur de référence'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais aucun numéro de télécopieur correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur de référence'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche

  • Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement lors de l'ouverture de la tâche qu'elle est liée à une eRéférence Ocean.
  • L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la tâche pour correspondre à l'eRéférence Ocean.

Après avoir examiné les changements et apporté les ajustements nécessaires à la tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La tâche sera automatiquement catégorisée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Examens' du dossier du patient correspondant.


Messagerie dans une eRéférence

Apprenez comment communiquer avec d'autres intervenants en matière de référence en utilisant la fonctionnalité de messagerie.

Lors du traitement et de la gestion des eRéférences entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres intervenants en matière de référence pour obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eRéférence.

Étape facultative

Note : Il s'agit d'une étape facultative dans le Guide de réception des eRéférences, car il n'est pas toujours pertinent ou nécessaire de communiquer avec d'autres intervenants en matière de référence.

Comment envoyer un message ?

  • Au sein de la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire approprié du message en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs intervenants sont impliqués dans la référence), de taper votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.

    Lorsque plusieurs intervenants sont impliqués dans une référence, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de l'intervenant impliqué dans l'annuaire et le site Ocean. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs de référence soient associés à un annuaire, le nom complet de l'expéditeur de la référence et le site Ocean seront simplement affichés pour la sélection.

    Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean, facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.

  • Le destinataire du message recevra une notification par e-mail indiquant que vous lui avez envoyé un message.

    Note : Tous les messages au sein d'une eRéférence sont visibles par tous les intervenants en matière de référence.

Fonctionnalités de message supplémentaires

  • Une fois un message envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
  • Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur ayant envoyé le message.

Télécharger la lettre d'addendum
Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur l'eRéférence et le message sélectionné.
Modifier
Copie le message sélectionné dans le champ de texte du nouveau message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
Supprimer
Supprime le message.

Planification des horaires du Rendez-vous de Référence

Apprenez comment ajouter les détails du rendez-vous aux eRéférences afin de mettre à jour les patients et les fournisseurs de référence avec les dates, heures, moyens et autres détails de planification des horaires.

Les informations sur les rendez-vous peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées par les destinataires de la référence à tout moment dans le cycle de vie d'une eRéférence. Cela permet aux patients et aux fournisseurs de référence de rester à jour avec les dernières dates, heures, moyens et autres détails de planification des horaires.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Autres DMÉ

Note: Le patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à sa référence pour qu'Ocean synchronise les détails du rendez-vous corrects à partir de PS Suite via le formulaire personnalisé.

Télécharger et Installer le Formulaire Personnalisé

Note: Le téléchargement et l'installation du formulaire personnalisé sont des étapes uniques pour chaque poste de travail.

Planifier le Rendez-vous et Mettre à Jour l'eRéférence

  • Ajouter le rendez-vous du patient dans le calendrier de PS Suite.
  • Ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la zone "prochaine visite" en haut du dossier indique la date du rendez-vous nouvellement réservé.
  • À partir de la barre de menu dans le dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé
  • Localisez et sélectionnez "Notification de rendez-vous Ocean eRéférence" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce formulaire".
  • Le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur montrant le tableau de bord du patient et ses références pertinentes. Sélectionnez la référence appropriée.
  • Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour la sélection dans la zone 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à la référence.

    Alternativement, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un temps d'attente anticipé au patient et au prescripteur en utilisant la fonction 'Temps d'attente anticipé pour le rendez-vous'.

    Note : Les références doivent être acceptées pour spécifier un temps d'attente anticipé. Le prescripteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du temps d'attente anticipé.

  • Facultativement, mettez à jour 'Étiquette du rendez-vous', le 'Moyen', et la case à cocher 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient au moment de la réservation.

    Astuce : Vous pouvez personnaliser vos Étiquettes de rendez-vous et définir un Moyen par défaut dans vos paramètres de répertoire.

  • Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' du côté droit. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.
  • Tapez tout commentaire pour le prescripteur et le patient dans la zone de texte, et appuyez sur 'Ajouter la pièce jointe' pour inclure des pièces jointes de fichier.

    Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.

  • Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder & Fermer'.

    Le renvoi sera automatiquement déplacé vers le dossier 'Rendez-vous planifié non confirmé' ou 'Rendez-vous planifié confirmé' en fonction de l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée au prescripteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).


Compléter la recommandation

Apprenez comment marquer une recommandation comme "Terminée" pour clore le cycle de vie de celle-ci.

Une fois que la date du rendez-vous planifié pour la recommandation est passée, vous pouvez marquer la recommandation comme terminée.

  • Localisez la recommandation dans son dossier d'état actuel. Il s'agit généralement du dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé'.
  • Ouvrez la recommandation et appuyez sur le bouton 'Terminé' en bas.

    Note : Si vous avez reçu la recommandation en utilisant Med Access, Accuro ou OSCAR Pro, une copie finale du dossier de recommandation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient de votre DMÉ.

    Pour les autres DMÉ, vous pouvez manuellement télécharger une copie finale du dossier de recommandation.

  • La recommandation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Terminé'.

Les recommandations sont-elles supprimées une fois déplacées dans le dossier d'état 'Terminé' ?

Le déplacement d'une recommandation dans le dossier d'état 'Terminé' n'a aucun impact sur la durée pendant laquelle la recommandation est stockée dans Ocean. Les recommandations sont toujours conservées pendant 365 jours à partir de la date à laquelle la recommandation a été envoyée OU pendant 30 jours après la dernière date de rendez-vous (dans le cas d'un rendez-vous planifié après la période par défaut de 365 jours). Pour plus de détails sur les règles de suppression d'Ocean, veuillez consulter l'article ici.

  • Si vous souhaitez voir la date spécifique à laquelle une recommandation est prévue pour être supprimée d'Ocean, vous pouvez cliquer sur le menu "Action" dans la recommandation et choisir "Voir le journal des événements". La date spécifique de suppression sera affichée en bas du journal des événements.

Fonctionnalités avancées et meilleures pratiques

Découvrez les fonctionnalités avancées pour gérer vos références, ainsi que les meilleures pratiques supplémentaires.

Étape facultative

Note : Bien que ce guide fournisse un aperçu des étapes principales pour recevoir et gérer une eRéférence, des informations facultatives sur les fonctionnalités avancées sont également disponibles ci-dessous.

  • Consulter l'historique des références d'un patient - Si vous avez besoin de vous renseigner sur des eRéférences Ocean reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement consulter l'historique des eRéférences du patient dans Ocean.
  • Ajouter des notes à une eRéférence - La zone "Notes" au sein d'une eRéférence peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
  • Télécharger le dossier de référence - Vous pouvez télécharger une copie complète de l'ensemble du dossier de référence à tout moment.
  • Créer des demandes entrantes - Si votre site Ocean reçoit des références par téléphone ou par télécopieur, vous pouvez les convertir en eRéférences Ocean en créant une nouvelle référence entrante.
  • Sauvegarder vos eRéférences - Vous pouvez exporter manuellement une sauvegarde de toutes vos eRéférences Ocean reçues, car elles sont purgées du Portail Ocean avec le temps. Cela est particulièrement utile pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à un DMÉ.
  • Accéder aux analyses des eRéférences - Les sites Ocean recevant des eRéférences peuvent accéder aux données analytiques sur les eRéférences reçues au fil du temps.
  • Impression groupée des eRéférences reçues - Si votre site Ocean reçoit des références et souhaite imprimer ou télécharger une copie PDF à conserver avec vos dossiers de patients, cela peut être fait en utilisant la fonction d'impression groupée d'Ocean.
  • Marquer automatiquement vos références comme complètes - Si vous gérez vos références dans un autre système externe, vous pouvez automatiquement marquer vos références comme "Complètes" dans Ocean.

Astuce : Vous pouvez consulter la section complète des FAQ sur les eRéférences pour des informations supplémentaires sur encore plus de sujets.