Guide pour recevoir des eRéférences

Comprendre la vue des Orientations électroniques et des Consultations électroniques

Apprenez à naviguer dans la zone des eOrientations & eConsultations d'Ocean, et les sections de base d'une eOrientation.

La vue eOrientations & eConsultations est utilisée pour visualiser, suivre et gérer toutes vos eOrientations dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette zone vous permettra de naviguer en toute confiance dans Ocean et de gérer vos orientations avec facilité.

Vue eOrientations & eConsultations Ouverture d'une eOrientation

Le schéma ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités dans la vue eOrientations & eConsultations.

1. Boîte de recherche

Pour trouver une orientation spécifique, tapez dans la barre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom de famille du patient, ou par les noms des prestataires de soins de santé concernés.

2. Groupe de dossiers généraux

Ces dossiers sont utilisés pour signaler les orientations qui doivent être examinées, les orientations qui ont été signalées pour votre attention spécifique, et les orientations que vous avez récemment consultées.

3. Groupe de dossiers d'état Envoyé/Reçue

Les groupements de dossiers 'Reçue' et 'Envoyé' contiennent des dossiers d'état individuels qui sont utilisés pour organiser les orientations au fur et à mesure de leur progression dans leur cycle de vie. Le but spécifique de chaque dossier d'état est défini dans cet article de support.

4. Menu d'action

Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, y compris la création de demandes entrantes manuelles, le lancement de Ocean Healthmap, la réclamation d'une réquisition Ocean imprimée, l'exportation de vos orientations, l'impression en lot des orientations, la mise à jour en masse de vos temps d'attente estimés, la visualisation de l'historique des orientations d'un patient, et la désactivation/l'activation des comptes de dossiers.

5. Filtres au niveau du groupe

Contient des filtres qui peuvent être appliqués à tous les dossiers d'état au sein du groupement de dossiers 'Envoyé' ou 'Reçue'.

6. Filtres spécifiques au dossier

Contient des filtres qui peuvent être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.

7. Liste des orientations des patients

Affiche des informations de base sur les orientations des patients qui correspondent à votre dossier actuellement sélectionné et aux filtres appliqués.

8. Bouton des paramètres

Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eOrientations & eConsultations sur votre site Ocean.

9. Icônes d'état

Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque orientation. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de support.

Une orientation peut être ouverte simplement en cliquant dessus dans la liste des orientations des patients. Le schéma ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités au sein d'une orientation.

1. Offre de service de santé

Le nom du patient, l'offre de service de santé pour laquelle il a été orienté, et le numéro d'identification MRN/DMÉ sont affichés en haut de l'orientation.

2. Menu d'action

Utilisé pour agir et gérer l'orientation directement à l'intérieur. Chaque élément du menu d'action est décrit en détail dans cet article de support.

3. Général

Contient des informations de base concernant le patient, le référent, la date de l'orientation, et tous les autres intervenants copiés sur l'orientation.

4. Notes

Utilisé pour la prise de notes générales et/ou privées concernant l'orientation, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que le formulaire de révision/triage, et la spécification des dates affectant la disponibilité pour consulter/traiter.

5. Messagerie

Utilisé pour communiquer avec d'autres intervenants de l'orientation. Les cas d'utilisation courants incluent la demande d'informations supplémentaires avant d'accepter/refuser une orientation (par exemple, valeurs de laboratoire, résultats d'imagerie).

6. Résumé du formulaire d'orientation

Contient une note résumant les réponses du référent aux questions/critères du formulaire d'orientation lors de l'envoi de l'orientation.

7. Note du patient

Si le patient a récemment complété un eForm Ocean ou répondu à un message sécurisé, la ou les notes résultantes seront affichées ici.

Les prestataires avec une licence de messages aux patients Ocean peuvent utiliser l'icône d'enveloppe pour envoyer un message sécurisé et/ou des questionnaires numériques supplémentaires au patient.

8. Planification des horaires

Utilisé pour planifier les dates de rendez-vous ou estimer les temps d'attente, préciser le moyen de rendez-vous, et inclure des commentaires ou des pièces jointes pour le patient et le référent.

9. Besoin de révision

Utilisé pour assigner une orientation à être révisée par un autre utilisateur sur votre site Ocean.

10. Boutons d'action

Utilisés pour accepter ou refuser l'orientation.
Accepter et refuser les eOrientations

Apprenez à accepter, refuser et importer des eReferrals dans votre DMÉ.

1. Recevez une notification par courriel et accédez à l'eReferral
- Lorsque vous recevez une nouvelle eReferral, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
- Connectez-vous au Ocean Portail, et utilisez le menu pour naviguer vers la section 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.
- Localisez l'eReferral sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'état 'Nouveau'. Cliquez sur l'orientation pour l'ouvrir et voir plus de détails.
  
  Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.
2. Examinez et acceptez ou refusez l'eReferral
- Après avoir ouvert l'eReferral, examinez son contenu pour obtenir une compréhension plus détaillée de l'orientation et assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont vous avez besoin.
  
  Astuce : Si nécessaire, vous pouvez assigner l'orientation à un autre utilisateur sur votre site Ocean pour un examen secondaire.
- Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter' en bas de l'orientation pour indiquer votre décision.
Accepter Refuser
PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autre DMÉ
PS Suite avec intégration Cloud Connect

Lorsque vous acceptez une nouvelle orientation et que votre DMÉ PS Suite est intégré en utilisant Cloud Connect, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants, et importera automatiquement la note d'orientation dans le dossier correspondant. Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de l'orientation.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, l'orientation sera importée dans le dossier du patient à la fois comme une note de progression textuelle et comme un PDF de dossier d'orientation attaché à une note de progression supplémentaire. Toutes les pièces jointes de fichiers seront également importées sous forme de PDF attaché à une note de progression individuelle.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivé dans votre configuration Cloud Connect, l'orientation sera importée dans le dossier du patient uniquement comme une note de progression textuelle. Toutes les pièces jointes de fichiers devront être téléchargées manuellement et ajoutées au dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier de patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ de dossier 'MD/IP référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré en utilisant Cloud Connect, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' sur la barre d'outils Ocean pour importer l'eOrientation du patient en utilisant le code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lorsque l'orientation sera importée, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de l'orientation sera générée.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, les informations de l'orientation seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche Active dans le dossier du patient avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de l'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.

Note : Le champ 'État du Patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté l'orientation.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ du dossier 'Fournisseur Référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur Référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur Référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la Catégorie et du Type de Tâche

Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une eOrientation Ocean.

L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à l'eOrientation Ocean.

Après avoir examiné les modifications et effectué tous les autres ajustements nécessaires à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes Actives' de la zone 'Consultations' ou 'Investigations' correspondante du dossier du patient.
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.

Selon votre configuration Cloud Connect, la note d'orientation apparaîtra soit comme une Note de rencontre, soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Cloud Connect soient configurés pour sauvegarder les orientations envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes de fichiers d'orientation soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur de documents peut être activée en option dans vos paramètres Cloud Connect.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ de dossier 'Physicien référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Si vous utilisez OSCAR, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans votre DMÉ OSCAR. Si le dossier du patient n'existe pas encore, créez un nouveau dossier provisoire.

Appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean dans le dossier du patient, et entrez le code numérique fourni précédemment.

Confirmez que le patient que vous importez de l'eOrientation correspond aux informations du patient du dossier dans lequel vous importez l'orientation.

Les informations d'orientation seront ensuite importées dans le dossier DMÉ comme une nouvelle note de rencontre. Les champs démographiques du patient dans le DMÉ seront également automatiquement mis à jour lorsque l'eOrientation est importée.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

La note d'orientation est importée au format PDF dans la zone 'Documents' du dossier, et la barre d'outils Ocean est mise à jour pour afficher le nombre d'orientations électroniques actives.

Note : Il peut prendre jusqu'à 1 heure pour que le nombre d'orientations électroniques actives soit mis à jour.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le '# de facturation' défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent est associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, les champs de dossier '# du médecin référent' et 'Médecin référent' seront automatiquement mis à jour avec le # de facturation et le nom au complet du référent (tel que défini dans leur compte utilisateur Ocean).

Note : Si le '# de facturation' défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent n'est pas associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, Ocean ne mettra pas à jour les champs '# du médecin référent' et 'Médecin référent'.
Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger l'orientation après l'avoir acceptée et la télécharger manuellement dans votre DMÉ au format PDF.

Astuce : Vous pouvez télécharger une copie du record d'orientation à tout moment.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
- Après avoir sélectionné 'refuser' sur une recommandation, vous devez choisir une 'raison du refus' à partir de la liste déroulante et entrer un 'message pour le référent' qui peut être personnalisé avant de refuser.
  
  Un message apparaîtra également pour vous informer à quel intervenant la recommandation sera retournée.
- À partir de la liste déroulante, sélectionnez la raison qui décrit le mieux pourquoi la recommandation est refusée.
- Si le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit également recevoir la notification de refus par courriel.
- La recommandation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'État refusé.
Messagerie au sein d'une eOrientation

Apprenez à communiquer avec d'autres parties prenantes de l'orientation en utilisant la fonctionnalité de messagerie.

Lors du traitement et de la gestion des orientations électroniques entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes de l'orientation pour obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eOrientation.

Étape facultative

Note : Il s'agit d'une étape facultative dans le Guide de réception des eOrientations, car il peut ne pas toujours être pertinent ou nécessaire de communiquer avec d'autres parties prenantes de l'orientation.

Comment envoyer un message ?
- Dans la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire du message approprié en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans l'orientation), de taper votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.
  
  Lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans une orientation, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de l'inscription au répertoire de la partie prenante impliquée et le site Ocean. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs d'orientation soient associés à une inscription au répertoire, le nom au complet de l'expéditeur de l'orientation et le site Ocean seront simplement affichés pour sélection à la place.
  
  Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
- Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.
  
  Note : Tous les messages au sein d'une eOrientation sont visibles par toutes les parties prenantes de l'orientation.
Fonctionnalités supplémentaires des messages
- Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
- Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.
Télécharger la lettre d'addendum

Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur l'eOrientation et le message sélectionné.

Modifier

Copie le message sélectionné dans le nouveau champ de texte du message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.

Supprimer

Supprime le message.
Planification du rendez-vous de la demande de référence

Découvrez comment ajouter des détails de rendez-vous aux eOrientations afin de tenir les patients et les fournisseurs référents informés des dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.

Les informations sur les rendez-vous peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées par les destinataires de l’orientation électronique à tout moment au cours du cycle de vie d’une eOrientation. Cela permet aux patients et aux fournisseurs référents de rester à jour avec les dernières dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Autres DMÉ
Note : Le patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à son orientation pour qu'Ocean puisse synchroniser les bons détails du rendez-vous à partir de PS Suite via le formulaire personnalisé.

Télécharger et installer le formulaire personnalisé

Note : Le téléchargement et l'installation du formulaire personnalisé sont une étape unique pour chaque poste de travail.
- Téléchargez le "Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous Ocean eOrientation" (fichier .cfm) en cliquant sur le bouton suivant :
  Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous Ocean eOrientation
- Installez le formulaire personnalisé dans PS Suite. Pour obtenir des instructions sur l'ajout d'un fichier de formulaire personnalisé, consultez les étapes décrites dans nos instructions pour installer la barre d'outils et le formulaire personnalisé Ocean : Télécharger et installer le formulaire personnalisé et la barre d'outils Ocean)
Planifier le rendez-vous et mettre à jour l'eOrientation
- Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire de PS Suite.
- Ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la section "prochaine visite" en haut du dossier indique la date du nouveau rendez-vous réservé.
- Dans la barre de menu du dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé
- Trouvez et sélectionnez "Notification de rendez-vous Ocean eOrientation" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce formulaire".
- Le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l'orientation appropriée.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'orientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l'Étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.
- Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.
- Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, et appuyez sur 'Ajouter la pièce jointe' pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.
- Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.
  
  L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Planifier le rendez-vous
- Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire Med Access.
Mettre à jour l'orientation
- Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, et appuyez sur le bouton 'Lancer'.
- Trouvez le module d'extension 'Ocean', appuyez sur les trois points à droite, puis sélectionnez 'Envoyer la notification de rendez-vous'.
- Un nouvel onglet s'ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l'orientation appropriée en cliquant dessus.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'orientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l'Étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.
- Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.
- Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, et appuyez sur 'Ajouter la pièce jointe' pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.
- Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.
  
  L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Configurer le lien CDS Envoyer la notification de rendez-vous

Note : La configuration du lien CDS est une étape unique pour chaque utilisateur du DMÉ.

Pour obtenir des instructions sur la configuration du lien CDS « Envoyer la notification de rendez-vous », consultez cet article d’assistance.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation
- Sélectionnez le patient concerné dans Accuro.
- Réservez le rendez-vous du patient dans le calendrier Accuro.
- Sélectionnez le lien CDS Envoyer la notification de rendez-vous ou le bouton convivial équivalent.
- Le tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et il vous sera demandé de sélectionner l’orientation pertinente à mettre à jour.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’orientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.
- Vous pouvez, au besoin, mettre à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers joints.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Créer un raccourci vers le formulaire Ocean sur le calendrier OSCAR Pro

Note : La création du raccourci vers le formulaire Ocean est une étape unique.

Pour obtenir des instructions sur la création d’un raccourci vers le formulaire Ocean dans le calendrier, consultez cet article d’assistance.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation
- Réservez le rendez-vous du patient dans le calendrier OSCAR Pro.
- Appuyez sur le raccourci « Oc. » du rendez-vous pour ouvrir le formulaire Ocean.
- Sélectionnez « Mise à jour de l’orientation ».
- Le tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et il vous sera demandé de sélectionner l’orientation pertinente à mettre à jour.
- Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’orientation.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.
- Vous pouvez, au besoin, mettre à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers joints.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Planifier le rendez-vous
- Réservez le rendez-vous du patient dans l’horaire OSCAR.
Mettre à jour l’eOrientation
- Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, puis appuyez sur le bouton « Résumé du patient » dans la barre d’outils Ocean.
- Un nouvel onglet s’ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l’orientation appropriée en cliquant dessus.
- Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire OSCAR.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l’efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Planifier le rendez-vous
- Réservez le rendez-vous du patient dans votre DMÉ non intégré.
Mettre à jour l’eOrientation
- Connectez-vous à Ocean Portail et accédez à la section « Orientations électroniques & Consultations électroniques ».
- Trouvez l’orientation du patient concerné dans le dossier « En attente de planification ». Cliquez dessus pour l’ouvrir.
- Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire du DMÉ.
  
  Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».
  
  Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.
- Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.
  
  Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.
- Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».
- Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers en pièce jointe.
  
  Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l’efficacité.
- Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».
  
  L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).
Finaliser la recommandation

Apprenez à marquer une orientation comme 'Terminée' pour clore le cycle de vie.

Une fois que la date du rendez-vous planifié pour l'orientation est passée, vous pouvez marquer l'orientation comme terminée.
- Localisez l'orientation dans son dossier d'état courant. Il s'agit généralement du dossier 'Réservé Non Confirmé' ou 'Réservé Confirmé'.
- Ouvrez l'orientation et appuyez sur le bouton 'Terminé' en bas.
  
  Note : Si vous avez reçu l'orientation en utilisant Med Access, Accuro ou OSCAR Pro, une copie finale du record de l'orientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.
  
  Si vous avez reçu l'orientation en utilisant PS Suite et que le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, une copie finale du record de l'orientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.
  
  Pour d'autres DMÉ, vous pouvez manuellement télécharger une copie finale du record de l'orientation sur votre ordinateur, ou déclencher manuellement une importation supplémentaire de l'eOrientation dans votre DMÉ intégré en utilisant le bouton 'Importer dans le DMÉ' dans le menu d'action.
- L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Terminé'.
Les orientations sont-elles archivées après avoir été déplacées dans le dossier d'état 'Terminé' ?

Oui, les orientations électroniques sont éventuellement archivées après avoir été déplacées dans le dossier d'état 'Terminé'. Pour des détails spécifiques sur les règles d'archivage d'Ocean, consultez : Combien de temps les eOrientations et les consultations électroniques sont-elles stockées après avoir été envoyées via Ocean ?
- Si vous souhaitez voir la date spécifique à laquelle une orientation est prévue pour être archivée, vous pouvez cliquer sur le menu "Action" dans l'orientation, et choisir "Voir le journal des événements". La date d'archivage spécifique sera affichée en bas du journal des événements.
Fonctionnalités avancées et meilleures pratiques

Explorez des fonctionnalités avancées pour gérer vos orientations, ainsi que des meilleures pratiques supplémentaires.

Étape optionnelle

Note : Bien que ce guide fournisse un aperçu des principales étapes pour recevoir et traiter une eOrientation, des informations optionnelles sur les fonctionnalités avancées sont également disponibles ci-dessous.
- Visualisation de l'historique des orientations d'un patient - Si vous avez besoin de vous renseigner sur une ou plusieurs orientations électroniques Ocean qui ont été reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement consulter cela dans l'historique des orientations électroniques du patient dans Ocean.
- Ajout de notes à une eOrientation - La zone 'Notes' dans une eOrientation peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
- Téléchargement du record de l'orientation - Vous pouvez télécharger une copie complète de l'intégralité du record de l'orientation à tout moment.
- Création de demandes entrantes - Si votre site Ocean reçoit des orientations par téléphone ou fax, vous pouvez les convertir en eOrientations Ocean en créant une Nouvelle Orientation Entrante.
- Sauvegarde de vos eOrientations - Vous pouvez exporter manuellement une sauvegarde de toutes vos eOrientations Ocean reçues, car elles sont purgées du Ocean Portail au fil du temps. Cela est particulièrement utile pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à un DMÉ.
- Accès aux analyses des eOrientations - Les sites Ocean recevant des eOrientations peuvent accéder aux données analytiques sur les eOrientations reçues au fil du temps.
- Impression par lot des eOrientations reçues - Si votre site Ocean reçoit des orientations et souhaite imprimer ou télécharger une copie PDF à conserver avec vos dossiers patients, cela peut être fait en utilisant la fonction d'impression par lot d'Ocean.
- Marquage automatique de vos orientations comme complètes - Si vous gérez vos orientations dans un autre système externe, vous pouvez automatiquement marquer vos orientations comme 'Compléter' dans Ocean
Astuce : Vous pouvez consulter la section complète des FAQ sur les eOrientations pour des informations supplémentaires sur encore plus de sujets.

Comprendre la vue des Orientations électroniques et des Consultations électroniques

Apprenez à naviguer dans la zone des eOrientations & eConsultations d'Ocean, et les sections de base d'une eOrientation.

La vue eOrientations & eConsultations est utilisée pour visualiser, suivre et gérer toutes vos eOrientations dans une zone centrale. Apprendre les fonctionnalités de base de cette zone vous permettra de naviguer en toute confiance dans Ocean et de gérer vos orientations avec facilité.

Le schéma ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités dans la vue eOrientations & eConsultations.

1. Boîte de recherche: Pour trouver une orientation spécifique, tapez dans la barre de recherche. Vous pouvez rechercher par nom de famille du patient, ou par les noms des prestataires de soins de santé concernés.
2. Groupe de dossiers généraux: Ces dossiers sont utilisés pour signaler les orientations qui doivent être examinées, les orientations qui ont été signalées pour votre attention spécifique, et les orientations que vous avez récemment consultées.
3. Groupe de dossiers d'état Envoyé/Reçue: Les groupements de dossiers 'Reçue' et 'Envoyé' contiennent des dossiers d'état individuels qui sont utilisés pour organiser les orientations au fur et à mesure de leur progression dans leur cycle de vie. Le but spécifique de chaque dossier d'état est défini dans cet article de support.
4. Menu d'action: Utilisé pour un accès rapide et des fonctionnalités avancées, y compris la création de demandes entrantes manuelles, le lancement de Ocean Healthmap, la réclamation d'une réquisition Ocean imprimée, l'exportation de vos orientations, l'impression en lot des orientations, la mise à jour en masse de vos temps d'attente estimés, la visualisation de l'historique des orientations d'un patient, et la désactivation/l'activation des comptes de dossiers.
5. Filtres au niveau du groupe: Contient des filtres qui peuvent être appliqués à tous les dossiers d'état au sein du groupement de dossiers 'Envoyé' ou 'Reçue'.
6. Filtres spécifiques au dossier: Contient des filtres qui peuvent être appliqués uniquement dans le dossier d'état actuellement ouvert.
7. Liste des orientations des patients: Affiche des informations de base sur les orientations des patients qui correspondent à votre dossier actuellement sélectionné et aux filtres appliqués.
8. Bouton des paramètres: Utilisé pour accéder aux options de configuration disponibles pour les eOrientations & eConsultations sur votre site Ocean.
9. Icônes d'état: Utilisées pour indiquer rapidement les états et caractéristiques pertinents pour chaque orientation. Une légende complète de toutes les icônes se trouve dans cet article de support.

Une orientation peut être ouverte simplement en cliquant dessus dans la liste des orientations des patients. Le schéma ci-dessous décrit les zones clés et les fonctionnalités au sein d'une orientation.

1. Offre de service de santé: Le nom du patient, l'offre de service de santé pour laquelle il a été orienté, et le numéro d'identification MRN/DMÉ sont affichés en haut de l'orientation.
2. Menu d'action: Utilisé pour agir et gérer l'orientation directement à l'intérieur. Chaque élément du menu d'action est décrit en détail dans cet article de support.
3. Général: Contient des informations de base concernant le patient, le référent, la date de l'orientation, et tous les autres intervenants copiés sur l'orientation.
4. Notes: Utilisé pour la prise de notes générales et/ou privées concernant l'orientation, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que le formulaire de révision/triage, et la spécification des dates affectant la disponibilité pour consulter/traiter.
5. Messagerie: Utilisé pour communiquer avec d'autres intervenants de l'orientation. Les cas d'utilisation courants incluent la demande d'informations supplémentaires avant d'accepter/refuser une orientation (par exemple, valeurs de laboratoire, résultats d'imagerie).
6. Résumé du formulaire d'orientation: Contient une note résumant les réponses du référent aux questions/critères du formulaire d'orientation lors de l'envoi de l'orientation.
7. Note du patient: Si le patient a récemment complété un eForm Ocean ou répondu à un message sécurisé, la ou les notes résultantes seront affichées ici.; Les prestataires avec une licence de messages aux patients Ocean peuvent utiliser l'icône d'enveloppe pour envoyer un message sécurisé et/ou des questionnaires numériques supplémentaires au patient.
8. Planification des horaires: Utilisé pour planifier les dates de rendez-vous ou estimer les temps d'attente, préciser le moyen de rendez-vous, et inclure des commentaires ou des pièces jointes pour le patient et le référent.
9. Besoin de révision: Utilisé pour assigner une orientation à être révisée par un autre utilisateur sur votre site Ocean.
10. Boutons d'action: Utilisés pour accepter ou refuser l'orientation.

Accepter et refuser les eOrientations

Apprenez à accepter, refuser et importer des eReferrals dans votre DMÉ.

1. Recevez une notification par courriel et accédez à l'eReferral

Lorsque vous recevez une nouvelle eReferral, vous recevrez une notification par courriel selon votre configuration de notification.
Connectez-vous au Ocean Portail, et utilisez le menu pour naviguer vers la section 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.

Localisez l'eReferral sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'état 'Nouveau'. Cliquez sur l'orientation pour l'ouvrir et voir plus de détails.

Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.

2. Examinez et acceptez ou refusez l'eReferral

Après avoir ouvert l'eReferral, examinez son contenu pour obtenir une compréhension plus détaillée de l'orientation et assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont vous avez besoin.

Astuce : Si nécessaire, vous pouvez assigner l'orientation à un autre utilisateur sur votre site Ocean pour un examen secondaire.

Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter' en bas de l'orientation pour indiquer votre décision.

PS Suite avec intégration Cloud Connect

Lorsque vous acceptez une nouvelle orientation et que votre DMÉ PS Suite est intégré en utilisant Cloud Connect, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants, et importera automatiquement la note d'orientation dans le dossier correspondant. Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de l'orientation.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, l'orientation sera importée dans le dossier du patient à la fois comme une note de progression textuelle et comme un PDF de dossier d'orientation attaché à une note de progression supplémentaire. Toutes les pièces jointes de fichiers seront également importées sous forme de PDF attaché à une note de progression individuelle.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivé dans votre configuration Cloud Connect, l'orientation sera importée dans le dossier du patient uniquement comme une note de progression textuelle. Toutes les pièces jointes de fichiers devront être téléchargées manuellement et ajoutées au dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier de patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ de dossier 'MD/IP référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'MD/IP référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré en utilisant Cloud Connect, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire.

Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' sur la barre d'outils Ocean pour importer l'eOrientation du patient en utilisant le code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lorsque l'orientation sera importée, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de l'orientation sera générée.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, les informations de l'orientation seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche Active dans le dossier du patient avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.
Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de l'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
Note : Le champ 'État du Patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté l'orientation.
- Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ du dossier 'Fournisseur Référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur Référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur Référent'.

Extension Ocean-MA : Ajustements de la Catégorie et du Type de Tâche

Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une eOrientation Ocean.
L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à l'eOrientation Ocean.

Après avoir examiné les modifications et effectué tous les autres ajustements nécessaires à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes Actives' de la zone 'Consultations' ou 'Investigations' correspondante du dossier du patient.

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.
Selon votre configuration Cloud Connect, la note d'orientation apparaîtra soit comme une Note de rencontre, soit comme un Document.

Note : Il est recommandé que vos paramètres Cloud Connect soient configurés pour sauvegarder les orientations envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toutes les pièces jointes de fichiers d'orientation soient automatiquement importées dans Accuro.

Par défaut, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur de documents peut être activée en option dans vos paramètres Cloud Connect.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ de dossier 'Physicien référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.

Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.

Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Si vous utilisez OSCAR, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :

Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans votre DMÉ OSCAR. Si le dossier du patient n'existe pas encore, créez un nouveau dossier provisoire.
Appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean dans le dossier du patient, et entrez le code numérique fourni précédemment.
Confirmez que le patient que vous importez de l'eOrientation correspond aux informations du patient du dossier dans lequel vous importez l'orientation.

Les informations d'orientation seront ensuite importées dans le dossier DMÉ comme une nouvelle note de rencontre. Les champs démographiques du patient dans le DMÉ seront également automatiquement mis à jour lorsque l'eOrientation est importée.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

La note d'orientation est importée au format PDF dans la zone 'Documents' du dossier, et la barre d'outils Ocean est mise à jour pour afficher le nombre d'orientations électroniques actives.

Note : Il peut prendre jusqu'à 1 heure pour que le nombre d'orientations électroniques actives soit mis à jour.

Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.

Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le '# de facturation' défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent est associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, les champs de dossier '# du médecin référent' et 'Médecin référent' seront automatiquement mis à jour avec le # de facturation et le nom au complet du référent (tel que défini dans leur compte utilisateur Ocean).

Note : Si le '# de facturation' défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent n'est pas associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, Ocean ne mettra pas à jour les champs '# du médecin référent' et 'Médecin référent'.

Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger l'orientation après l'avoir acceptée et la télécharger manuellement dans votre DMÉ au format PDF.

Astuce : Vous pouvez télécharger une copie du record d'orientation à tout moment.

Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.

Après avoir sélectionné 'refuser' sur une recommandation, vous devez choisir une 'raison du refus' à partir de la liste déroulante et entrer un 'message pour le référent' qui peut être personnalisé avant de refuser.

Un message apparaîtra également pour vous informer à quel intervenant la recommandation sera retournée.

À partir de la liste déroulante, sélectionnez la raison qui décrit le mieux pourquoi la recommandation est refusée.

Si le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit également recevoir la notification de refus par courriel.

La recommandation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'État refusé.

Messagerie au sein d'une eOrientation

Apprenez à communiquer avec d'autres parties prenantes de l'orientation en utilisant la fonctionnalité de messagerie.

Lors du traitement et de la gestion des orientations électroniques entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes de l'orientation pour obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eOrientation.

Étape facultative

Note : Il s'agit d'une étape facultative dans le Guide de réception des eOrientations, car il peut ne pas toujours être pertinent ou nécessaire de communiquer avec d'autres parties prenantes de l'orientation.

Comment envoyer un message ?

Dans la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire du message approprié en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans l'orientation), de taper votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.

Lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans une orientation, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de l'inscription au répertoire de la partie prenante impliquée et le site Ocean. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs d'orientation soient associés à une inscription au répertoire, le nom au complet de l'expéditeur de l'orientation et le site Ocean seront simplement affichés pour sélection à la place.

Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.

Note : Tous les messages au sein d'une eOrientation sont visibles par toutes les parties prenantes de l'orientation.

Fonctionnalités supplémentaires des messages

Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.

Télécharger la lettre d'addendum: Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur l'eOrientation et le message sélectionné.
Modifier: Copie le message sélectionné dans le nouveau champ de texte du message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
Supprimer: Supprime le message.

Planification du rendez-vous de la demande de référence

Découvrez comment ajouter des détails de rendez-vous aux eOrientations afin de tenir les patients et les fournisseurs référents informés des dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.

Les informations sur les rendez-vous peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées par les destinataires de l’orientation électronique à tout moment au cours du cycle de vie d’une eOrientation. Cela permet aux patients et aux fournisseurs référents de rester à jour avec les dernières dates, heures, modes et autres détails de planification des horaires des rendez-vous.

Note : Le patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à son orientation pour qu'Ocean puisse synchroniser les bons détails du rendez-vous à partir de PS Suite via le formulaire personnalisé.

Télécharger et installer le formulaire personnalisé

Note : Le téléchargement et l'installation du formulaire personnalisé sont une étape unique pour chaque poste de travail.

Téléchargez le "Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous Ocean eOrientation" (fichier .cfm) en cliquant sur le bouton suivant :
Formulaire personnalisé de notification de rendez-vous Ocean eOrientation
Installez le formulaire personnalisé dans PS Suite. Pour obtenir des instructions sur l'ajout d'un fichier de formulaire personnalisé, consultez les étapes décrites dans nos instructions pour installer la barre d'outils et le formulaire personnalisé Ocean : Télécharger et installer le formulaire personnalisé et la barre d'outils Ocean)

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l'eOrientation

Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire de PS Suite.

Ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la section "prochaine visite" en haut du dossier indique la date du nouveau rendez-vous réservé.

Dans la barre de menu du dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé

Trouvez et sélectionnez "Notification de rendez-vous Ocean eOrientation" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce formulaire".

Le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l'orientation appropriée.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'orientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l'Étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.

Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.

Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, et appuyez sur 'Ajouter la pièce jointe' pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.

Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.

L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Planifier le rendez-vous

Réservez le rendez-vous du patient dans l'horaire Med Access.

Mettre à jour l'orientation

Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, et appuyez sur le bouton 'Lancer'.

Trouvez le module d'extension 'Ocean', appuyez sur les trois points à droite, puis sélectionnez 'Envoyer la notification de rendez-vous'.

Un nouvel onglet s'ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l'orientation appropriée en cliquant dessus.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section 'Planification des horaires'. Sélectionnez la date du rendez-vous pour l'ajouter à l'orientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d'attente anticipé au patient et à l'orienteur en utilisant la fonction 'Délai anticipé avant le rendez-vous'.

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d'attente anticipé. L'orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d'attente anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l'Étiquette du rendez-vous, le 'Moyen', et la case 'Confirmé' si la date et l'heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.

Pour ajouter plus d'un rendez-vous, appuyez sur le bouton '+' à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton '-'.

Saisissez tout commentaire pour l'orienteur et le patient dans la zone de texte, et appuyez sur 'Ajouter la pièce jointe' pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l'efficacité.

Sélectionnez soit 'Sauvegarder' ou 'Sauvegarder et fermer'.

L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' ou 'Réservé confirmé' selon l'état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l'orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Configurer le lien CDS Envoyer la notification de rendez-vous

Note : La configuration du lien CDS est une étape unique pour chaque utilisateur du DMÉ.

Pour obtenir des instructions sur la configuration du lien CDS « Envoyer la notification de rendez-vous », consultez cet article d’assistance.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation

Sélectionnez le patient concerné dans Accuro.

Réservez le rendez-vous du patient dans le calendrier Accuro.

Sélectionnez le lien CDS Envoyer la notification de rendez-vous ou le bouton convivial équivalent.

Le tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et il vous sera demandé de sélectionner l’orientation pertinente à mettre à jour.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’orientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.

Vous pouvez, au besoin, mettre à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers joints.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Créer un raccourci vers le formulaire Ocean sur le calendrier OSCAR Pro

Note : La création du raccourci vers le formulaire Ocean est une étape unique.

Pour obtenir des instructions sur la création d’un raccourci vers le formulaire Ocean dans le calendrier, consultez cet article d’assistance.

Planifier le rendez-vous et mettre à jour l’eOrientation

Réservez le rendez-vous du patient dans le calendrier OSCAR Pro.
Appuyez sur le raccourci « Oc. » du rendez-vous pour ouvrir le formulaire Ocean.

Sélectionnez « Mise à jour de l’orientation ».

Le tableau de bord du patient s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et il vous sera demandé de sélectionner l’orientation pertinente à mettre à jour.

Les détails du rendez-vous réservé dans le DMÉ seront automatiquement disponibles pour sélection dans la section « Planification des horaires ». Sélectionnez la date du rendez-vous pour l’ajouter à l’orientation.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.

Vous pouvez, au besoin, mettre à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire destiné à l’orienteur et au patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers joints.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour gagner en efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Planifier le rendez-vous

Réservez le rendez-vous du patient dans l’horaire OSCAR.

Mettre à jour l’eOrientation

Ouvrez le dossier du patient dans le DMÉ, puis appuyez sur le bouton « Résumé du patient » dans la barre d’outils Ocean.

Un nouvel onglet s’ouvrira affichant le tableau de bord du patient et ses orientations pertinentes. Sélectionnez l’orientation appropriée en cliquant dessus.

Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire OSCAR.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l’efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Planifier le rendez-vous

Réservez le rendez-vous du patient dans votre DMÉ non intégré.

Mettre à jour l’eOrientation

Connectez-vous à Ocean Portail et accédez à la section « Orientations électroniques & Consultations électroniques ».

Trouvez l’orientation du patient concerné dans le dossier « En attente de planification ». Cliquez dessus pour l’ouvrir.

Dans la section « Planification des horaires » de l’orientation, ajoutez manuellement la date et l’heure du rendez-vous correspondant au rendez-vous réservé dans l’horaire du DMÉ.

Sinon, si un rendez-vous ne peut pas être planifié immédiatement, vous pouvez communiquer un délai d’attente anticipé au patient et à l’orienteur en utilisant la fonction « Délai anticipé avant le rendez-vous ».

Note : Les orientations doivent être acceptées afin de préciser un délai d’attente anticipé. L’orienteur et le patient recevront une notification par courriel les informant du délai d’attente anticipé.

Optionnellement, mettez à jour l’« Étiquette du rendez-vous », le « Moyen » et la case « Confirmé » si la date et l’heure ont été confirmées par le patient lors de la réservation.

Astuce : Vous pouvez personnaliser vos étiquettes de rendez-vous et définir un moyen par défaut dans les paramètres de vos Listes d'annuaires.

Pour ajouter plus d’un rendez-vous, appuyez sur le bouton « + » à droite. Pour annuler ou supprimer un rendez-vous, sélectionnez le bouton « - ».

Saisissez tout commentaire pour l’orienteur et le patient dans la zone de texte, puis appuyez sur « Ajouter la pièce jointe » pour inclure des fichiers en pièce jointe.

Astuce : Vous pouvez créer des commentaires de réservation prédéfinis pour augmenter l’efficacité.

Sélectionnez « Sauvegarder » ou « Sauvegarder & Fermer ».

L’orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier « Rendez-vous planifié non confirmé » ou « Rendez-vous planifié confirmé » selon l’état de confirmation, et une notification par courriel sera envoyée à l’orienteur et/ou au patient contenant les détails du rendez-vous planifié, les commentaires et les pièces jointes, ainsi que la possibilité de confirmer le rendez-vous (si applicable).

Finaliser la recommandation

Apprenez à marquer une orientation comme 'Terminée' pour clore le cycle de vie.

Une fois que la date du rendez-vous planifié pour l'orientation est passée, vous pouvez marquer l'orientation comme terminée.

Localisez l'orientation dans son dossier d'état courant. Il s'agit généralement du dossier 'Réservé Non Confirmé' ou 'Réservé Confirmé'.

Ouvrez l'orientation et appuyez sur le bouton 'Terminé' en bas.

Note : Si vous avez reçu l'orientation en utilisant Med Access, Accuro ou OSCAR Pro, une copie finale du record de l'orientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.

Si vous avez reçu l'orientation en utilisant PS Suite et que le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, une copie finale du record de l'orientation sera automatiquement téléchargée dans le dossier du patient dans votre DMÉ.

Pour d'autres DMÉ, vous pouvez manuellement télécharger une copie finale du record de l'orientation sur votre ordinateur, ou déclencher manuellement une importation supplémentaire de l'eOrientation dans votre DMÉ intégré en utilisant le bouton 'Importer dans le DMÉ' dans le menu d'action.

L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Terminé'.

Les orientations sont-elles archivées après avoir été déplacées dans le dossier d'état 'Terminé' ?

Oui, les orientations électroniques sont éventuellement archivées après avoir été déplacées dans le dossier d'état 'Terminé'. Pour des détails spécifiques sur les règles d'archivage d'Ocean, consultez : Combien de temps les eOrientations et les consultations électroniques sont-elles stockées après avoir été envoyées via Ocean ?

Si vous souhaitez voir la date spécifique à laquelle une orientation est prévue pour être archivée, vous pouvez cliquer sur le menu "Action" dans l'orientation, et choisir "Voir le journal des événements". La date d'archivage spécifique sera affichée en bas du journal des événements.

Fonctionnalités avancées et meilleures pratiques

Explorez des fonctionnalités avancées pour gérer vos orientations, ainsi que des meilleures pratiques supplémentaires.

Étape optionnelle

Note : Bien que ce guide fournisse un aperçu des principales étapes pour recevoir et traiter une eOrientation, des informations optionnelles sur les fonctionnalités avancées sont également disponibles ci-dessous.

Visualisation de l'historique des orientations d'un patient - Si vous avez besoin de vous renseigner sur une ou plusieurs orientations électroniques Ocean qui ont été reçues et traitées pour un certain patient dans le passé, vous pouvez facilement consulter cela dans l'historique des orientations électroniques du patient dans Ocean.
Ajout de notes à une eOrientation - La zone 'Notes' dans une eOrientation peut être utilisée pour la documentation générale concernant la demande.
Téléchargement du record de l'orientation - Vous pouvez télécharger une copie complète de l'intégralité du record de l'orientation à tout moment.
Création de demandes entrantes - Si votre site Ocean reçoit des orientations par téléphone ou fax, vous pouvez les convertir en eOrientations Ocean en créant une Nouvelle Orientation Entrante.
Sauvegarde de vos eOrientations - Vous pouvez exporter manuellement une sauvegarde de toutes vos eOrientations Ocean reçues, car elles sont purgées du Ocean Portail au fil du temps. Cela est particulièrement utile pour les sites Ocean qui ne sont pas intégrés à un DMÉ.
Accès aux analyses des eOrientations - Les sites Ocean recevant des eOrientations peuvent accéder aux données analytiques sur les eOrientations reçues au fil du temps.
Impression par lot des eOrientations reçues - Si votre site Ocean reçoit des orientations et souhaite imprimer ou télécharger une copie PDF à conserver avec vos dossiers patients, cela peut être fait en utilisant la fonction d'impression par lot d'Ocean.
Marquage automatique de vos orientations comme complètes - Si vous gérez vos orientations dans un autre système externe, vous pouvez automatiquement marquer vos orientations comme 'Compléter' dans Ocean

Astuce : Vous pouvez consulter la section complète des FAQ sur les eOrientations pour des informations supplémentaires sur encore plus de sujets.