Apprenez à communiquer avec d'autres parties prenantes de l'orientation en utilisant la fonctionnalité de messagerie.
Lors du traitement et de la gestion des orientations électroniques entrantes, il peut être nécessaire de communiquer avec les autres parties prenantes de l'orientation pour obtenir des informations supplémentaires ou manquantes. Cela se fait en utilisant la zone 'Messagerie' au sein d'une eOrientation.
Étape facultative
Note : Il s'agit d'une étape facultative dans le Guide de réception des eOrientations, car il peut ne pas toujours être pertinent ou nécessaire de communiquer avec d'autres parties prenantes de l'orientation.
Comment envoyer un message ?
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Dans la zone 'Messagerie', il suffit de sélectionner le destinataire du message approprié en utilisant le menu déroulant 'À :' (si plusieurs parties prenantes sont impliquées dans l'orientation), de taper votre message dans la zone de texte, d'ajouter éventuellement une pièce jointe, et d'appuyer sur 'Envoyer'.
Lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées dans une orientation, le menu déroulant 'À :' affiche le nom de l'inscription au répertoire de la partie prenante impliquée et le site Ocean. Cependant, comme il n'est pas obligatoire que les expéditeurs d'orientation soient associés à une inscription au répertoire, le nom au complet de l'expéditeur de l'orientation et le site Ocean seront simplement affichés pour sélection à la place.
Astuce : Pour plus d'efficacité, vous pouvez également créer des réponses préenregistrées pour votre site Ocean qui sont facilement sélectionnables à l'aide de l'icône de bulle de dialogue.
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Le destinataire du message recevra une notification par courriel indiquant que vous lui avez envoyé un message.
Note : Tous les messages au sein d'une eOrientation sont visibles par toutes les parties prenantes de l'orientation.
Fonctionnalités supplémentaires des messages
- Une fois qu'un message a été envoyé, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être accessibles en cliquant sur l'en-tête du message.
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Note : Les options 'Modifier' et 'Supprimer' ne sont disponibles que pour l'utilisateur qui a envoyé le message.
- Télécharger la lettre d'addendum
- Télécharge un document PDF contenant des informations de base sur l'eOrientation et le message sélectionné.
- Modifier
- Copie le message sélectionné dans le nouveau champ de texte du message, pour permettre l'ajout d'informations supplémentaires.
- Supprimer
- Supprime le message.