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FAQ sur les intégrations

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Les références actives peuvent-elles être renvoyées à un point de terminaison d'API eRéférence ?

Oui, les références actives dans Ocean peuvent être renvoyées vers un point de terminaison FHIR ou Open API.

Ceci est utile dans le cas où un site Ocean a initialement reçu des références sans intégration, mais a ensuite configuré une intégration FHIR ou Open API, et souhaite maintenant envoyer les références reçues avant l'intégration dans le nouveau système intégré.

Cette fonctionnalité est également précieuse dans le cas où un utilisateur souhaite envoyer une référence active (qui a peut-être déjà engagé l'intégration) en tant que mise à jour vers l'intégration. Cela peut être nécessaire si une tentative précédente d'envoi d'un événement a échoué.

  • Dans le Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Admin'.
  • Sélectionnez 'Intégrations'.
  • Dans le tableau 'Intégrations de référence', cliquez sur le bouton 'Actions en masse' pour l'intégration pertinente.
  • Cliquez sur le bouton 'Télécharger un fichier' pour téléverser un fichier CSV (sans ligne d'en-tête) contenant les valeurs de référence de la référence des références qui doivent être renvoyées vers le point de terminaison FHIR ou Open API.
  • Utilisez le menu déroulant pour sélectionner une action ("Envoyer en tant que nouvelle référence" ou "Envoyer en tant que référence mise à jour").
  • Cliquez sur 'Soumettre'.

  • Après soumission, un fichier CSV sera téléchargé sur votre ordinateur, incluant la liste des valeurs de référence des références et si Ocean peut effectuer la mise à jour. Ocean procédera automatiquement à l'envoi des références.

    Note : Les références seront envoyées de manière progressive pour ne pas submerger le point de terminaison de l'API réceptrice. Si un grand nombre de références sont traitées, veuillez patienter plusieurs heures avant de vérifier qu'elles sont toutes arrivées dans le système récepteur.

Notes avancées

  • Seulement 1000 valeurs de référence de recommandation peuvent être téléchargées à la fois.
  • Les patients, les prescripteurs et les destinataires ne seront pas notifiés de cet nouvel événement de recommandation.
  • Il n'y a aucun impact sur les analyses de recommandation.
  • Il n'y a aucun impact sur les délais de conservation/suppression des recommandations.
  • Un événement sera ajouté au journal des événements de la recommandation pour indiquer que la recommandation a été "renvoyée" via le webhook.
  • Ocean évitera de renvoyer une recommandation en double au nom d'une liste qui alimente un Répertoire de Demandes de Service.
  • Ocean inclura toutes les informations sur les rendez-vous existants et/ou les messages qui ont été envoyés entre les fournisseurs jusqu'à présent dans le cadre des actions "Envoyer comme une nouvelle recommandation" ou "Envoyer comme une recommandation mise à jour".
  • Le ServiceRequest d'ajout de demande de service contiendra la date originale à laquelle la recommandation a été reçue afin de maintenir l'ordre chronologique.

Y a-t-il un processus d'autorisation pour les systèmes se connectant/s'intégrant à l'Ocean à des fins cliniques, administratives ou analytiques ?

Chaque site Ocean a la capacité d'intégrer ses systèmes de point de soins avec Ocean de manière 'libre-service'. Lorsqu'un administrateur de site Ocean ajoute l'autorisation d'intégration et les points d'API à la configuration de son site Ocean de cette manière libre-service, il autorise ce système. Il n'y a pas de communication directe avec le fournisseur du système de point de soins ni d'approbation séparée par Ocean.

Quel champ EMR Ocean utilise-t-il pour l'identifiant alternatif ?

Lorsqu'il est configuré pour authentifier l'accès des patients en utilisant un identifiant alternatif, Ocean utilise les champs de DMÉ indiqués ci-dessous :

Note : Bien qu'Ocean ait la capacité d'accéder à un identifiant alternatif stocké dans le dossier d'un patient existant dans le DMÉ, il n'a pas la capacité de modifier l'identifiant alternatif ou de créer de nouveaux dossiers de patients en utilisant un identifiant alternatif.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Dans PS Suite, la valeur de l'identifiant alternatif doit être stockée dans le champ 'Numéro de dossier' du dossier du patient.

Avis de confidentialité et de sécurité

En général, Ocean autorise les patients à effectuer certaines actions en utilisant une combinaison de leur numéro d'assurance maladie, nom et date de naissance. Cette autorisation est raisonnablement sécurisée en raison de la confidentialité inhérente du numéro d'assurance maladie du patient.

Étant donné que les numéros d'assurance maladie ne sont pas toujours disponibles dans certains environnements cliniques, votre site peut choisir de prendre en charge un identifiant alternatif, tel qu'un numéro d'étudiant ou un numéro de dossier.

Ces identifiants alternatifs devraient être relativement privés et difficiles à deviner pour un patient donné. Sinon, des individus non autorisés pourraient potentiellement se faire passer pour le patient en utilisant cet identifiant, en combinaison avec le nom de famille du patient et sa date de naissance.

L'individu non autorisé pourrait potentiellement exploiter cet accès pour :

  • Obtenir l'adresse e-mail du patient ou d'autres informations de contact dans le cadre d'une violation de la vie privée.
  • Effectuer des actions non autorisées sous le couvert du patient, telles que la prise d'un rendez-vous.

Lors de la configuration des produits Ocean pour prendre en charge un identifiant alternatif, vous serez invité à confirmer au nom de votre clinique que vous comprenez et acceptez le risque d'utiliser un identifiant alternatif.

Quelles données démographiques de DMÉ ne sont pas automatiquement mises à jour par Ocean?

Champs protégés

Alors qu'Ocean permet aux patients de mettre à jour leurs informations démographiques via les eFormulaires Ocean, il existe certains champs protégés dans tous les DMÉ qui ne seront pas automatiquement mis à jour par Ocean par mesure de sécurité. Ces champs sont :

  • Prénom(s)
  • Nom
  • Assurance maladie
  • Date de naissance
  • Sexe

Ces champs sont considérés comme des identificateurs de patient qui devraient rarement ou jamais changer. Par conséquent, les modifications apportées à ces champs nécessitent une révision manuelle par le personnel de la clinique pour s'assurer que le changement est intentionnel. Une exception à cela est si le champ protégé en question est initialement vide. Dans ce cas, les nouvelles informations se rempliraient dans le champ comme prévu.

Dans le cas d'une demande de changement d'un patient concernant l'un des champs énumérés ci-dessus, Ocean ne met pas à jour directement le champ protégé; cependant, une note Ocean supplémentaire est générée dans le dossier du patient indiquant la demande de changement. Cela indique au personnel de la clinique qu'une révision manuelle et une mise à jour sont nécessaires pour modifier les champs démographiques dans le dossier. Un exemple d'une telle note est fourni ci-dessous.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR

Mise à jour d'autres champs dans le dossier du patient

La capacité de mettre à jour automatiquement d'autres champs dans le dossier du patient, y compris le profil du patient cumulatif, varie selon le DMÉ. Pour plus d'informations sur le comportement de champs spécifiques dans un DMÉ, veuillez consulter les articles de support ci-dessous.

Est-ce que Ocean fonctionne avec le DMÉ Avaros?

Le DMÉ Avaros a mis en place des API qui ont été mises à la disposition de la communauté open source OSCAR, offrant une connectivité à la plateforme Ocean. Grâce à cette intégration, les utilisateurs d'Avaros peuvent profiter des Outils du Réseau de Fournisseurs d'Ocean (eRéférences et eConseils) ainsi que des Outils d'Engagement des Patients d'Ocean.

Il est important de noter que Avaros n'est pas actuellement un partenaire revendeur ou un DMÉ officiellement pris en charge. Par conséquent, les consultants en pratique Ocean ne sont pas équipés pour fournir un support d'intégration pour la configuration du DMÉ Avaros.

Les utilisateurs du DMÉ Avaros sont invités à profiter de notre base de connaissances étendue qui propose des guides de support complets pour tous nos produits. Nous recommandons aux utilisateurs d'Avaros de se référer aux ressources spécifiques à OSCAR Pro pour une expérience utilisateur optimale.

Si vous êtes un utilisateur du DMÉ Avaros et que vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, veuillez contacter l'équipe de support d'Avaros.

Comment puis-je afficher les numéros de référence des patients de l'Océan dans mon planificateur de rendez-vous?

Pour toutes les intégrations de DMÉ prises en charge, Ocean a la capacité d'afficher le Numéro de référence du patient Ocean dans le planificateur pour les patients ayant des eFormulaires disponibles à compléter. Cela donne aux cliniques la flexibilité de suivre facilement les patients devant remplir des formulaires pour leur rendez-vous et de déverrouiller les tablettes initiées par le personnel à l'arrivée du patient.

Prérequis : Votre site doit être intégré à Ocean Cloud Connect.

    • Pour activer cette fonctionnalité, connectez-vous au Portail Ocean > Admin > Fonctionnalités du site.
    • Cliquez sur la case à cocher "Afficher le numéro de référence Ocean dans votre plan EMR lorsque les formulaires sont en attente manuelle" pour activer.
    • Sauvegarder vos modifications.

Note : Les Numéros de référence des patients n'apparaîtront pas pour les patients existants avec des eFormulaires en attente dans leur file d'attente. Pour que leur Numéro de référence du patient s'affiche dans le planificateur, vous devez ajouter manuellement un eFormulaire à la file d'attente du patient après avoir activé cette fonctionnalité.

Pourquoi mon serveur Cloud Connect a-t-il été désautorisé ?

  

Vous avez peut-être reçu un courriel vous informant que votre configuration de Cloud Connect a été désautorisée. Une cause courante est liée aux fournisseurs de DMÉ qui effectuent une maintenance pour garantir à nos clients une connexion API Ocean sécurisée et stable. Cloud Connect peut également être désautorisé manuellement par un utilisateur administrateur à partir du portail Cloud Connect.

Pour réautoriser votre configuration de Cloud Connect, veuillez consulter ce guide de support : Réauthentification de Ocean Cloud Connect.

Comment synchroniser un nouvel horaire de fournisseur dans Ocean?

Si un fournisseur a récemment créé un compte Ocean, vous pourriez remarquer que leur calendrier DMÉ ne semble pas se synchroniser dans Ocean. Si tel est le cas, veuillez suivre les instructions ci-dessous.

  • Cliquez sur le menu déroulant "Synchroniser les rendez-vous pour le(s) fournisseur(s)" et activez le calendrier DMÉ dans la liste.
  • Cliquez sur "Sauvegarder".
  • Pour vous assurer que le calendrier DMÉ est synchronisé, ouvrez le menu déroulant dans le panneau 'État de synchronisation' et cliquez sur "Synchroniser l'ensemble du calendrier".

Mes notes n'apparaissent pas dans le dossier de mon patient. Que dois-je faire?

Dans le cas rare où les notes d'un patient n'ont pas été téléchargées automatiquement dans le dossier du patient, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour restaurer manuellement et re-télécharger ces notes du patient.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Patients". Trouvez le patient dont les notes n'ont pas été téléchargées automatiquement dans son dossier dans votre DMÉ.
  • Cliquez sur le patient et sélectionnez "Réinitialiser l'état de téléchargement des notes", dans le menu "Avancé".
  • Retournez dans le dossier du patient dans votre DMÉ. La note devrait se télécharger automatiquement correctement dans le dossier du patient. Si le patient a récemment rempli d'autres formulaires, il peut y avoir des notes en double qui se téléchargent.

Note : Si vous êtes un utilisateur de PS Suite, vous pouvez voir apparaître un bouton "Télécharger" sur votre barre d'outils Ocean et/ou sur un formulaire personnalisé Ocean. Vous pouvez cliquer sur ce bouton pour initier le téléchargement de la note immédiatement.

Quelles situations provoquent l'échec des téléchargements de notes?

Après que les patients ont terminé leur session Ocean, que ce soit via une tablette ou un message sécurisé en ligne, les notes résultantes se synchronisent dans Ocean avant d'être téléchargées dans votre DMÉ.

Dans de rares cas, des circonstances peuvent survenir où Ocean est incapable de transférer les notes du patient au DMÉ.

Voici quelques problèmes courants qui peuvent empêcher le téléchargement des notes et comment les résoudre :

Problèmes de connectivité sur le réseau de la clinique

Si des problèmes de connectivité réseau entraînent une perte de connexion Internet, un fonctionnement lent ou autrement non constant, cela peut temporairement empêcher le DMÉ de télécharger des informations jusqu'à ce que la connexion se stabilise. Cela est particulièrement vrai pour les instances de DMÉ hébergées localement, car les informations sont stockées sur le réseau de la clinique.

Veuillez consulter le personnel informatique ou les administrateurs réseau de la clinique pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes de stabilité du réseau et de l'instance locale du DMÉ.

Ocean Cloud Connect a été désautorisé

Si Cloud Connect est désautorisé, Ocean n'a plus de connexion avec votre DMÉ et est incapable d'envoyer des informations au dossier applicable. Si cela se produit, Ocean enverra un message système automatisé aux administrateurs du site pour les alerter de ce problème.

Résoudre ce problème nécessite que le personnel suive les étapes du Guide de réauthentification de Cloud Connect.

Les dossiers des patients sont marqués comme "Privé" ou "Masqué"

Si un dossier est marqué comme "Privé" (PS Suite) ou "Masqué" (Accuro), l'accès au patient est effectivement verrouillé et Ocean est incapable de télécharger des notes dans le dossier.

Pour corriger cela, le personnel devra définir les dossiers des patients comme publics/non masqués pour permettre l'accès à l'utilisateur API qui a été configuré dans le DMÉ. (Veuillez consulter votre fournisseur de DMÉ pour les paramètres corrects et la configuration de l'état du dossier.)

Pourquoi des notes supplémentaires se téléchargent-elles parfois dans le dossier du patient à partir de la visite précédente?

Pour les sites utilisant OSCAR ou l'utilisation héritée (non-API) du formulaire personnalisé Ocean dans PS Suite, il arrive parfois qu'Ocean semble dysfonctionner en téléchargeant des notes d'une visite précédente pour un patient.

Ce problème général peut être déclenché par le flux d'utilisation suivant :

  • Un patient utilise la tablette et termine son utilisation.
  • Quelqu'un ouvre le dossier dans le DMÉ pour télécharger les notes.
  • À la fin de la journée, un utilisateur de la clinique prend la tablette restante et appuie plusieurs fois sur "Retour" pour faire défiler les formulaires du patient afin de revenir à l'écran d'accueil (ou appuie sur "Suivant" pour terminer la session du patient).
    • Cette modification supplémentaire du formulaire du patient sauvegardera une autre copie de la note du patient, ce qui déclenchera une demande de re-téléchargement des réponses de la note par Ocean (au cas où quelque chose de cliniquement significatif aurait changé).
    • Comme le dossier n'est pas rouvert, la note supplémentaire non désirée est en attente de téléchargement dans Ocean ; sans une API externe activée via Ocean Connect / Cloud Connect, la note ne peut pas être téléchargée sans l'ouverture du dossier.
  • Lors d'une visite ultérieure, le dossier est enfin rouvert. Cela permet au formulaire personnalisé Ocean de vérifier s'il y a des téléchargements en attente. Par conséquent, il trouve la note supplémentaire de la dernière visite et la télécharge sous la note d'aujourd'hui.
  • Si la session sur tablette pour le patient lors de cette nouvelle visite n'atteint pas l'écran final "Veuillez retourner cette tablette", Ocean ne téléchargera pas automatiquement car il attend d'autres mises à jour des formulaires.