Guide de la vue administrateur

Compte du site

Nom du site :: C'est le nom qui a été donné à votre site par la personne qui a enregistré votre site dans Ocean. Vous pouvez changer le nom de votre site à tout moment.
Numéro du site :: Il s'agit du numéro de votre site Ocean. Gardez-le à portée de main, car il vous permettra de connecter votre DMÉ à Ocean et peut être utile à l'équipe OceanMD pour le dépannage en cas de problème.
Courriel de l'administrateur financier :: Cette adresse e-mail sera en copie conforme sur les factures envoyées au payeur de votre site chaque mois. Si votre payeur est la seule personne à devoir recevoir les factures Ocean, vous pouvez laisser cette case vide.
Administrateur clinique/Personne-ressource Ocean :: Cette adresse e-mail recevra tout message système Ocean divers, y compris, mais sans s'y limiter, les demandes d'eRéférence en attente, les alertes d'exportation d'études, les messages liés aux rappels Ocean, etc.
Courriel de notification de formulaire de site web :: Cette adresse e-mail recevra des notifications par e-mail concernant les soumissions de formulaires sur le site web. Si elle est identique à votre adresse e-mail d'administrateur clinique, vous pouvez laisser cette case vide.
Adresse e-mail 'De' :: Par défaut, les e-mails envoyés aux patients via Ocean seront envoyés depuis "no-reply@cognisantmd.com". Si la validation est réussie, Ocean enverra des e-mails aux patients en utilisant cette valeur comme adresse 'de'. Notez qu'à l'heure actuelle, cette fonctionnalité n'est disponible que pour les sites ayant leur propre domaine e-mail. La validation est effectuée en interrogeant l'enregistrement SPF, qui est un enregistrement dans les paramètres DNS de votre domaine.
Nom convivial de l'e-mail :: Par défaut, les e-mails envoyés aux patients via Ocean seront envoyés depuis "no-reply@cognisantmd.com". Si défini, les e-mails envoyés par Ocean en votre nom seront étiquetés avec cette valeur pour qu'ils soient plus facilement reconnaissables par les patients. En général, il s'agirait du nom de votre clinique, mais cela peut être n'importe quelle valeur. Les e-mails seront toujours envoyés depuis "no-reply@cognisantmd.com" sauf si vous utilisez la fonction "Adresse e-mail 'De'", décrite ci-dessus.
Province/État :: La province/État où se trouve votre site.
Fuseau horaire :: Le fuseau horaire dans lequel se trouve votre site.

Fonctionnalités du site

Chiffres pour les références de patients générées :: Cela vous permettra de modifier le nombre de chiffres requis pour les numéros de référence des patients générés par Ocean (c'est-à-dire le code que vous saisissez dans les tablettes pour récupérer les formulaires en attente d'un patient spécifique).; En savoir plus sur cette fonctionnalité dans cet article de support : Je vois beaucoup de patients et je manque de numéros de référence générés par Ocean. Comment augmenter le nombre de chiffres pour les références des patients ?
Exiger la mémoire de formulaire pour les nouveaux patients :: Cochez cette case si vous avez des formulaires qui nécessitent une mémoire de formulaire (par exemple, des formulaires avec des règles de tablette firstTime). En savoir plus sur la mémoire de formulaire dans Mémoire de formulaire - Stockage des valeurs de formulaire pour les patients dans Ocean.
Autoriser le Kiosque Ocean à créer des patients dans votre DMÉ pour les patients sans rendez-vous :: Lorsqu'il est défini sur "Mode Kiosque," l'application Tablette Ocean peut également accepter les patients sans rendez-vous qui n'ont pas de rendez-vous préalable. Pour plus d'informations, veuillez consulter le guide Configurer Ocean pour prendre en charge les patients sans rendez-vous.
Utiliser le mode Test pour les utilisateurs anonymes du DMÉ :: Cochez cette case si vous souhaitez qu'un utilisateur du DMÉ non connecté à Ocean passe automatiquement en mode Test lors de l'accès à Healthmap Ocean depuis leur DMÉ. Cocher cette case garantit qu'ils envoient uniquement des recommandations de test jusqu'à ce que leur configuration utilisateur soit terminée.
Autoriser les formulaires de site acceptés à créer des patients dans votre DMÉ :: Cochez cette case si vous souhaitez qu'un nouveau dossier DMÉ soit créé si Ocean ne trouve pas de patient correspondant avant de télécharger leur formulaire de site complété. Pour plus d'informations, veuillez consulter Importation des soumissions de formulaires de site depuis le Portail Ocean vers un DMÉ.
Autoriser les réservations en ligne acceptées à créer des patients dans votre DMÉ :: Cochez cette case si vous souhaitez qu'un nouveau dossier DMÉ soit créé si Ocean ne trouve pas de patient correspondant après l'acceptation de leur demande de réservation en ligne.
Afficher le numéro de référence Ocean # dans votre calendrier DMÉ lorsque les formulaires sont mis en file d'attente manuellement :: Pour les intégrations DMÉ prises en charge, Ocean a la possibilité d'afficher le numéro de référence du patient Ocean dans le planificateur pour les patients ayant des eFormulaires disponibles à compléter. Pour plus d'informations, veuillez consulter Comment puis-je afficher les numéros de référence des patients Ocean dans mon planificateur de rendez-vous ?
Authentification à deux facteurs :: Cela vous permet de définir l'authentification à deux facteurs comme optionnelle ou obligatoire pour tous les utilisateurs de votre site Ocean. Pour des informations sur la définition de l'authentification à deux facteurs comme obligatoire, veuillez consulter : Comment puis-je imposer l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs de mon site Ocean ?
Activer Ocean Cloud Connect :: Cette case est automatiquement activée une fois que Ocean Cloud Connect a été configuré. Si elle n'est pas cochée, la synchronisation automatique des informations des patients entre le DMÉ et Ocean cessera. Pour des informations sur Cloud Connect, veuillez consulter Configuration de Ocean Cloud Connect.
Supprimer tous les patients du site ? :: Ce bouton supprimera tous les patients que vous avez chargés dans l'onglet Patients de votre site Ocean. Assurez-vous de télécharger toutes les notes de vos patients avant de procéder à cette suppression.

Utilisateurs

Cette section du Portail Ocean vous permet d'ajouter et de supprimer des utilisateurs de votre site Ocean, de accorder l'accès 'Administrateur de site' aux utilisateurs, et de gérer les Délégués Cliniques pour les utilisateurs de votre site Ocean.

Exporter les utilisateurs

Le bouton 'Exporter les utilisateurs' vous permet de télécharger un fichier .csv maître listant tous les utilisateurs de votre site Ocean et leurs informations respectives, incluant :

Nom d'utilisateur : Le nom d'utilisateur du compte Ocean de l'utilisateur.
Prénom(s) : Le prénom de l'utilisateur.
Nom : Le nom de famille de l'utilisateur.
Nom d'utilisateur DMÉ : Le nom d'utilisateur DMÉ auquel le compte utilisateur Ocean a été lié pour ce site Ocean.
Email du Délégué Clinique renseigné [O/N] : Si le paramètre d'email du Délégué Clinique est renseigné dans les paramètres du compte de l'utilisateur.
Email de notification de référé renseigné [O/N] : Si le paramètre d'email de notification de référé est renseigné dans les paramètres du compte de l'utilisateur.
Délégués Cliniques : La liste des noms d'utilisateur de tous les Délégués Cliniques assignés à cet utilisateur, le cas échéant.
Nombre de Délégués Cliniques : Le nombre d'utilisateurs affichés dans la colonne "Délégués Cliniques".
Rôle de l'utilisateur : Le 'Rôle de l'utilisateur' défini dans les paramètres du compte utilisateur Ocean.
Type de licence pour les messages aux patients : Le type de licence qui permet à l'utilisateur d'envoyer des messages aux patients.
Date du dernier message aux patients : La date et l'heure du dernier message aux patients envoyé par l'utilisateur.

La zone de Gestion des licences est l'endroit où vous pouvez ajouter ou supprimer des fournisseurs et des horaires de DMÉ pour une utilisation avec les Messages aux patients, les Rappels aux patients et la Réservation en ligne.

Ajout de licences

Vous pouvez ajouter des licences en cliquant sur le bouton 'Ajouter une licence' dans le coin supérieur droit.

Sélectionnez la licence Ocean que vous souhaitez ajouter :

La 'Licence d'engagement des patients (de base)' inclut les Messages aux patients et les Rappels aux patients.

La 'Licence d'engagement des patients (Plus)' inclut les Messages aux patients, les Rappels aux patients et la Réservation en ligne.

Note : Selon votre configuration de licence actuelle, une option supplémentaire pour 'Mettre à niveau une licence de base vers Plus' peut être disponible.

Après avoir sélectionné la licence souhaitée, vous serez guidé à travers les étapes pour assigner la licence à l'horaire de DMÉ et au fournisseur concerné pour chaque produit Ocean inclus dans la licence que vous avez choisie.

Note pour les utilisateurs d'Accuro : Assurez-vous que les Autorisations du fournisseur Accuro pour l'utilisateur de DMÉ 'OceanAPI' ont été configurées pour tous les fournisseurs utilisant Ocean.

Une fois que votre licence a été assignée à l'horaire de DMÉ et au fournisseur concerné, ils seront répertoriés sous les tables d'activation respectives.

Le panneau 'Totaux des licences' sera également mis à jour pour refléter le nombre total actuel de licences.

Suppression de licences

Pour supprimer une licence, cliquez sur le bouton 'Supprimer' sur le fournisseur et l'horaire de DMÉ que vous souhaitez supprimer.

Par exemple, pour supprimer une 'Licence d'engagement des patients (Plus)', supprimez un fournisseur de la table 'Messages aux patients', un horaire de DMÉ de la table 'Rappels aux patients', et un horaire de DMÉ de la table 'Réservation en ligne'.

Note: Selon votre configuration de licence actuelle, un fournisseur/horaire non assigné peut être généré suite à la suppression d'un fournisseur assigné ou d'un horaire DMÉ. Consultez la section 'Comprendre les fournisseurs/horaires non assignés' ci-dessous pour plus d'informations à ce sujet.

Comprendre les fournisseurs/horaires non assignés

Dans certains cas, vous pouvez remarquer la possibilité d'Allouer [x] fournisseurs/horaires non assignés'. Cette option apparaît sous les tables des Messages aux patients et/ou des Rappels aux patients lorsque le nombre de licences activées est supérieur au nombre de fournisseurs de messagerie aux patients assignés ou d'horaires DMÉ de rappels aux patients assignés.

Par exemple, si vous avez ajouté une 'Licence d'engagement des patients (Plus)' et avez activé un horaire DMÉ pour les Rappels aux patients et un horaire DMÉ pour la Réservation en ligne, mais que vous n'avez pas activé de fournisseur pour la messagerie aux patients, cela entraînera l'option d'Allouer [1] fournisseur non assigné'. En cliquant sur cette option, vous pouvez facilement activer un fournisseur pour utiliser la licence non allouée.

Comprendre les icônes d'avertissement

Pour qu'un horaire DMÉ soit activé pour une utilisation avec les Rappels aux patients Ocean ou la Réservation en ligne, il doit : 1) être accessible à Ocean Cloud Connect, et 2) être sélectionné pour la synchronisation. Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, les Rappels aux patients Ocean et/ou la Réservation en ligne peuvent ne pas fonctionner comme prévu, et l'horaire DMÉ sera mis en évidence avec une icône d'avertissement rouge ou jaune.

Lorsqu'un horaire DMÉ est mis en évidence en rouge, cela indique que l'horaire DMÉ n'est plus accessible à Ocean Cloud Connect.
Note: Si l'horaire DMÉ a été supprimé du DMÉ, nous vous recommandons de supprimer toutes les licences qui y sont associées pour vous assurer de ne plus être facturé pour cela.

Lorsqu'un horaire DMÉ est mis en évidence en jaune, cela indique que l'horaire DMÉ est accessible à Ocean Cloud Connect, mais qu'il n'est pas actuellement synchronisé.

Note: Nous vous recommandons de vous connecter à Ocean Cloud Connect et vérifier que les rendez-vous de l'horaire DMÉ sont synchronisés pour garantir une utilisation adéquate des Rappels aux patients et/ou de la Réservation en ligne.

Modifier la page des délégués

Qu'est-ce qu'un Délégué Clinique?

Chaque utilisateur Ocean peut spécifier un nombre quelconque de 'Délégués Cliniques'. Un Délégué Clinique est un utilisateur Ocean qui a la capacité d'envoyer une eRéférence/eConseil au nom d'un autre utilisateur.

Assigner et Supprimer des Délégués Cliniques

Dans le Portail Ocean, ouvrez le Menu et sélectionnez 'Admin'.

Sélectionnez 'Utilisateurs'.

Cliquez sur 'Modifier les Délégués' pour l'utilisateur pour lequel vous souhaitez assigner ou ajuster des délégués.

Utilisez le bouton déroulant 'Ajouter des Délégués Cliniques' pour assigner le(s) Délégué(s) Clinique(s) pour l'utilisateur que vous gérez.
Pour assigner l'utilisateur que vous gérez actuellement en tant que Délégué Clinique pour un autre utilisateur Ocean, cliquez sur le bouton 'Ajouter un Utilisateur' dans la section inférieure pour choisir l'utilisateur pertinent.

Les Délégués Cliniques peuvent être supprimés à tout moment en cliquant sur le bouton 'Supprimer'.

Chiffrement

Cette section de la page des paramètres d'administration vous permettra de configurer la clé de chiffrement partagée pour votre site et d'y accéder à l'avenir, une fois qu'elle aura été configurée.

Organisation

Cette section de la vue Admin est l'endroit où vous pouvez modifier les informations de votre organisation. Si votre organisation est connectée à des répertoires, les champs Titre de l'organisation et Logo apparaîtront au-dessus du nom de la liste dans les résultats de recherche d'Ocean Healthmap. Le champ Titre de l'organisation sera également utilisé pour renseigner le nom de votre clinique lors de l'envoi de messages texte pour les rappels aux patients.

Liste des répertoires

Les répertoires sont requis pour certains produits Ocean. Vous pouvez créer et configurer un répertoire pour votre site Ocean en vous connectant au Portail Ocean, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche, puis en sélectionnant "Admin", et ensuite "Directory Listings".

Coordonnées

Nom de la fiche: Le nom de votre fiche répertoire.
Adresse: L'adresse correspondante de la fiche.
Adresse - ligne 2: La deuxième ligne d'adresse, si applicable.
Ville: La ville de la fiche.
Province: La province de la fiche.
Code postal: Le code postal de la fiche.
Téléphone public: Le numéro de téléphone de la fiche.
Fax: Le numéro de fax de la fiche.
Courriel public pour la fiche répertoire: Une adresse courriel pour la fiche. Celle-ci est affichée sur la fiche dans l'Ocean Healthmap.
Courriel de contact pour les notifications aux patients: Une adresse courriel de contact incluse dans les notifications par courriel aux patients concernant leur eRéférence.
Site web: Une adresse de site web pour la fiche.
Logo: Un logo pour la fiche. Les logos sont limités à une taille de 10 Mo.
Organisation: La organisation correspondante à cette fiche, si applicable.

Détails du service

Description: Fournir des informations descriptives générales sur l'inscription.
Offres: Les offres de services de santé (OSH) proposées par l'inscription. En cliquant sur une OSH, vous ouvrez la fenêtre de configuration spécifique à l'offre. Pour plus de détails sur chaque paramètre spécifique à l'OSH, veuillez vous référer à l'article suivant : Que signifient les différents paramètres d'offre de services de santé ?
Délai d'attente: Cliquez sur le bouton 'Gérer les informations sur les délais d'attente' pour gérer les informations sur les délais d'attente des offres. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à Gestion des délais d'attente calculés et auto-déclarés.
Langues: Les langues dans lesquelles les services sont offerts par l'inscription.
Étiquettes de rendez-vous: Les étiquettes de rendez-vous qui sont sélectionnables dans la zone de planification des horaires des références entrantes. Les étiquettes de rendez-vous déterminent quelles date(s) de rendez-vous sont utilisées dans les calculs de délai d'attente.; Les options d'étiquettes incluent : Rendez-vous 1, Rendez-vous 2, Rendez-vous 3, Rendez-vous 4, Rendez-vous 5, Date de la première visite, Date de suivi, Date de consultation, Date chirurgicale, Date de procédure
Moyen par défaut du rendez-vous: Précisez quel Moyen devrait être le défaut lors de la planification d'un rendez-vous dans une eRéférence.
Étiquettes: Mots-clés pour un filtrage avancé.
Informations du clinicien: Applicable uniquement si cette inscription dans l'annuaire est spécifique à un seul fournisseur de soins de santé. Inclure des détails spécifiques au fournisseur, y compris le nom, les identifiants professionnels et de facturation, et le rôle de l'utilisateur. Ces informations sont stockées et maintenues indépendamment de toutes les informations du clinicien stockées dans les comptes utilisateur Ocean individuels.
Formulaire de référence: Sélectionnez un formulaire Ocean à utiliser comme formulaire de référence pour l'inscription. Le formulaire de référence contient les questions qu'un fournisseur de référence remplit lors de la soumission d'une eRéférence à l'inscription.
URL de réservation en ligne: Inclure une URL de réservation en ligne pour apparaître sur l'inscription.
URL du système externe: Utilisé avec des intégrations de systèmes externes pour rediriger les utilisateurs après l'envoi d'une eRéférence lorsqu'il est activé.
Zone de desserte: Précisez une région géographique à partir de laquelle l'inscription accepte des eRéférences.
Inscription à l'admission centrale: Spécifiez une Inscription à l'admission centrale pour rediriger automatiquement les eRéférences entrantes.

Autorité régionale

Demande d'autorité régionale

Si vous participez à un programme provincial, il se peut que l'on vous demande de postuler auprès d'une autorité régionale.

Vous pouvez postuler en cliquant sur 'Postuler auprès de l'autorité régionale'.
Vous serez invité à entrer le nombre de cliniciens autorisés à recevoir des eRéférences et/ou des eConseils dans le Directory Listing. Pour plus d'informations sur cette invite, veuillez consulter cet article.

Vous serez ensuite invité à sélectionner l'autorité régionale à laquelle vous souhaitez postuler.
Une fois sélectionnée, la demande sera envoyée au site de l'autorité régionale choisie pour examen, et vous serez informé par courriel lorsque la demande sera approuvée.
Une fois votre demande approuvée par l'autorité régionale, vos options de configuration seront visibles comme détaillé ci-dessous.

Paramètres de l'autorité régionale (Une fois approuvé)

Autorité régionale: Le nom de l'autorité régionale qui a approuvé votre Directory Listing.
Nombre de cliniciens: Le nombre de cliniciens représentés par ce Directory Listing, avec la possibilité de fournir un commentaire contextuel. Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article.
Service Request Repository: Contrôlez la contribution de vos données de référence à un Service Request Repository.

Politique d'eRéférence

Accepter les eRéférences: Détermine si les eRéférences peuvent actuellement être envoyées à l'inscription.
Politique de division: Choisissez le comportement pour les eRéférences qui ont plus d'un service de santé spécifié. Activez cette case à cocher si vous souhaitez que les eRéférences avec plusieurs services de santé soient automatiquement divisées en références distinctes.
Authentification: Exige que les référents doivent être connectés à un compte utilisateur Ocean.
Restrictions du référent: Exige que les référents doivent être l'un des rôles d'utilisateur suivants : Médecin de famille, Spécialiste, Infirmière praticienne
Politique de transfert manuel: Précisez le comportement par défaut pour déterminer les responsabilités de communication pour les références qui sont transférées* à un destinataire hors ligne qui n'utilise pas Ocean.; *Note : Les paramètres de la politique de transfert manuel s'appliquent uniquement lorsque le site Ocean est le troisième site à gérer la référence au cours de son cycle de vie.

Avancé

Mode Test eRéférence: Lorsqu'activée, seules les eRéférences de test peuvent être envoyées à l'inscription.
Marquer comme inscription de démonstration: Lorsqu'activée, l'inscription n'apparaîtra qu'aux utilisateurs de Healthmap Ocean qui sont en mode test. Ce paramètre n'est présent que lorsque le Mode Test eRéférence est également activé.
Chiffrement: Affiche la date à laquelle la paire de clés publique/privée du site Ocean a été mise à jour pour la dernière fois.
Email de notification de référence: Toutes les notifications concernant les eRéférences envoyées à cette inscription spécifique seront dirigées vers cet e-mail, remplaçant l'e-mail de notification défini au niveau du site.; Plus d'informations sur les notifications par e-mail pour les références reçues peuvent être trouvées dans Configurer les notifications par e-mail du destinataire.
Abonnement aux références: Sélectionnez votre modèle de facturation préféré.
Intégration: Si votre site Ocean a une intégration personnalisée de référence configurée, elle peut être sélectionnée à l'aide du menu déroulant.
ID de service externe: Spécifiez une valeur d'ID à utiliser par les systèmes intégrés pour identifier l'inscription. L'ID peut être alphanumérique.
Restrictions de soumission: Lorsqu'activée, les référents ne peuvent pas soumettre à nouveau une référence qui a été refusée par l'inscription.

Note: Vous devez configurer et revendiquer votre fiche de répertoire pour pouvoir la modifier à partir de cette fenêtre. Pour en savoir plus sur la configuration d'une fiche de répertoire, veuillez consulter les articles liés à la configuration d'un Formulaire de site Web ou d'une eRéférence.

Les informations de la section 'Coordonnées' de la fiche de répertoire sont également affichées aux patients lors du processus de confirmation de rendez-vous en ligne.

Liens de formulaires de site Web

Vous pouvez Créer/configurer un Lien de Formulaire de Site Web en vous connectant au Ocean Portail, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant "Admin". À partir de la page des Paramètres d'Admin, cliquez sur "Liens de Formulaire de Site Web". Pour en savoir plus sur les Formulaires de Site Web et comment les configurer, veuillez consulter notre Guide de Création de Formulaires de Site Web.

Réponses préenregistrées

Les utilisateurs du Formulaire de site Web et de l'eRéférence peuvent créer et modifier des réponses préenregistrées pour la soumission et les notifications d'eRéférence. Connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". À partir de la page des Paramètres d'administration, cliquez sur "Réponses préenregistrées". Une fois que vous avez réservé un rendez-vous pour un patient, vous pouvez ajouter des commentaires préenregistrés qui peuvent être envoyés au patient avant son rendez-vous.

Pour plus d'informations sur la configuration de ceux-ci, veuillez consulter "Création de réponses préenregistrées pour les réservations d'eRéférence" (cet article inclut des instructions pour les utilisateurs du formulaire de site Web et de l'eRéférence).

Rapports

Vous pouvez accéder aux Rapports Ocean en vous connectant au Portail Ocean, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant "Admin". À partir de la page Paramètres Admin, cliquez sur "Rapports".

Il existe différents types de rapports que vous pouvez exécuter pour exporter les enregistrements pertinents :

Cartographie des champs EMR

Les utilisateurs d'Accuro et d'Oscar peuvent créer/configurer la Mappage des champs DMÉ en se connectant au Portail Ocean, en cliquant sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant "Admin". À partir de la page des Paramètres d'administration, cliquez sur "Mappage des champs DMÉ". Pour en savoir plus sur la configuration de ces paramètres, vous pouvez consulter : Mappage des réponses d'un formulaire Ocean vers un champ de démographie personnalisé et "OSCAR : Mappage des réponses d'un formulaire Ocean vers une mesure OSCAR".

Facturation

Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Facturation" depuis la page Paramètres Admin. À partir de la section Facturation, vous pouvez choisir un nom d'utilisateur pour être le payeur de votre site (cet utilisateur recevra des courriels pour les factures mensuelles de Ocean), configurer des sous-sites (si vous avez des payeurs différents pour des utilisateurs spécifiques sur un site Ocean) et accéder à toutes vos factures actuelles et précédentes ainsi qu'aux détails de paiement.

Pour en savoir plus sur les procédures de facturation Ocean, veuillez consulter notre Aperçu de la facturation Ocean.