L’étape suivante de la configuration de la réservation en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean.
L’étape suivante de la configuration de la réservation en ligne consiste à configurer vos horaires de réservation dans Ocean :
- Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
- Cliquez sur le bouton 'Paramètres'.
- À côté de l’en-tête 'Horaires de réservation', cliquez sur 'Configurer'.
- Cliquez sur 'Ajouter un horaire'.
-
Sélectionnez l’horaire DMÉ pour lequel vous souhaitez créer un horaire de réservation dans Ocean.
Note : Seuls les horaires DMÉ qui ont été activés pour une utilisation dans la Réservation en ligne Ocean sous une 'Licence Engagement du patient (Plus)' sont disponibles pour la sélection.
- Consultez la section Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ ci-dessous pour obtenir des détails sur chaque paramètre et option de configuration disponibles dans l’horaire de réservation.
- Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' au bas de l’horaire de réservation.
Paramètres/Options de configuration spécifiques au DMÉ
Paramètres de l’horaire
- Nom de l’horaire DMÉ
Ce champ affiche le nom de l’horaire DMÉ que vous configurez pour l’utilisation avec Ocean Réservation en ligne.
- Intervalle de créneau horaire DMÉ
-
Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire de l’horaire du fournisseur dans votre DMÉ. Si la valeur choisie ici ne correspond pas à votre horaire DMÉ, votre réservation en ligne ne fonctionnera pas. Par exemple, l’image ci-dessous montre un intervalle de créneau horaire DMÉ de 10 minutes. Assurez-vous de sélectionner l’intervalle approprié pour l’horaire que vous configurez.
Configuration par défaut
- Nom de l’horaire affiché au patient
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de cet horaire de réservation. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet horaire de réservation dans votre configuration de réservation en ligne.
- Types de rendez-vous
Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la réservation dans cet horaire de fournisseur.
Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
*Note : Avec la cartographie des types de rendez-vous DMÉ activée, vous pouvez profiter des restrictions sur les types de rendez-vous. Lisez-en plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre horaire, peu importe son ou ses fournisseurs désignés dans votre DMÉ.
Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait le Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.
-
Pour plus de clarté, le paramètre « MD/IP du patient » dans Ocean évalue le champ « MD/IP du patient » dans le dossier PS Suite.
Le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur principal » dans le dossier PS Suite.
Le paramètre « MD/IP de famille » dans Ocean évalue le champ « MD/IP de famille » dans le dossier PS Suite.
Le paramètre « Tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier PS Suite : MD/IP du patient, Fournisseur principal, MD/IP de famille, Autre fournisseur
Le paramètre « Non fournisseur principal » dans Ocean interdit aux patients ayant le fournisseur choisi de réserver un rendez-vous, à moins qu’ils ne correspondent à au moins une autre restriction de fournisseur autorisée définie ci-dessus.
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de tout type. Par exemple :
Si réglé à « 0 » (le défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
Si réglé à « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type par jour.
Si réglé à « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, ce patient pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
-
Le paramètre « Permet uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre horaire de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
Les restrictions de jour/heure vous permettent d’indiquer des périodes récurrentes qui sont indisponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, ajouter une restriction de 12 h à 13 h chaque jour de semaine pour bloquer l’heure du dîner. Si cette restriction est en place et qu’un patient tente de réserver en ligne, aucune disponibilité ne sera affichée pour cette période.
Paramètres de l’horaire
- Nom de l’horaire DMÉ
Ce champ affiche le nom de l’horaire DMÉ que vous configurez pour l’utilisation avec Ocean Réservation en ligne.
- Intervalle de créneau horaire DMÉ
Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire de l’horaire du fournisseur dans votre DMÉ.
Configuration par défaut
- Nom de l’horaire affiché au patient
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de cet horaire de réservation. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet horaire de réservation dans votre configuration de réservation en ligne.
- Permettre aux patients de réserver dans ces créneaux de gabarit
Sélectionnez les créneaux de gabarit dans lesquels Ocean peut réserver. Les créneaux horaires dans votre DMÉ qui ne sont pas gabarités seront également réservables par Ocean. Notez que des suggestions de rendez-vous/créneaux de gabarit supplémentaires peuvent être réservables selon les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Types de rendez-vous
Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la réservation dans cet horaire de fournisseur.
Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
*Note : Si la cartographie des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions sur les types de rendez-vous ici. Lisez-en plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre horaire.
Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait le Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.
-
Pour plus de clarté, le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur principal » dans le dossier Med Access.
Le paramètre « Médecin de famille » dans Ocean évalue le champ « Fournisseur de famille » dans le dossier Med Access.
Le paramètre « Tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier Med Access : Fournisseur principal, Fournisseur de famille, Fournisseur secondaire
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de tout type. Par exemple :
Si réglé à « 0 » (le défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
Si réglé à « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type par jour.
Si réglé à « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, ce patient pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
-
Le paramètre « Permet uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre horaire de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
Définissez des périodes récurrentes dans l’horaire du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de créneaux de rendez-vous à l’heure du dîner pour la réservation en ligne.
Paramètres de l’horaire
- Nom de l’horaire DMÉ
Ce champ affiche le nom de l’horaire DMÉ que vous configurez pour l’utilisation avec Ocean Réservation en ligne.
- Intervalle de créneau horaire DMÉ
Cela fait référence à l’intervalle de créneau horaire de l’horaire du fournisseur dans votre DMÉ.
Configuration par défaut
- Nom de l’horaire affiché au patient
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lors de la sélection de cet horaire de réservation. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet horaire de réservation dans votre configuration de réservation en ligne.
- Permettre aux patients de réserver dans ces créneaux de suggestion de rendez-vous
Sélectionnez les créneaux de suggestion de rendez-vous dans lesquels Ocean peut réserver. Notez que des suggestions de rendez-vous/créneaux de gabarit supplémentaires peuvent être réservables selon les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Types de rendez-vous
Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la réservation dans cet horaire de fournisseur.
Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
*Note : Si la cartographie des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions sur les types de rendez-vous ici. Lisez-en plus sur les restrictions sur les types de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre horaire.
Patients avec fournisseurs principaux sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation aux patients ayant certains fournisseurs comme fournisseur principal. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait le Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs.
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de tout type. Par exemple :
Si réglé à « 0 » (le défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
Si réglé à « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type par jour.
Si réglé à « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, ce patient pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
-
Le paramètre « Permet uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre horaire de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
Définissez des périodes récurrentes dans l’horaire du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de créneaux de rendez-vous à l’heure du dîner pour la réservation en ligne.
Paramètres de l’horaire
- Nom de l’horaire DMÉ
Ce champ affiche le nom de l’horaire DMÉ que vous configurez pour l’utiliser avec la Réservation en ligne Ocean.
- Intervalle de plage horaire DMÉ
Cela fait référence à l’intervalle de plage horaire de l’horaire du fournisseur dans votre DMÉ.
Configuration par défaut
- Nom de l’horaire affiché au patient
C’est le nom qui apparaîtra aux patients lorsqu’ils sélectionneront cet horaire de réservation. Ce sera également le nom de cette configuration spécifique de cet horaire de réservation dans votre configuration de réservation en ligne.
- Permettre aux patients de réserver dans
-
Sélectionnez si vous souhaitez qu’Ocean présente aux patients qui réservent en ligne les plages horaires DMÉ sans codes de gabarit, les plages horaires avec codes de gabarit, ou les deux. Notez que des codes de gabarit supplémentaires peuvent être réservables selon les restrictions du type de rendez-vous.
Note : Si vous n’utilisez pas de codes de gabarit dans votre horaire DMÉ OSCAR Pro, veuillez noter qu’Ocean ne peut pas reconnaître les heures de début/fin de votre horaire DMÉ. Il est donc important d’utiliser les restrictions de jour/heure (décrites ci-dessous) pour indiquer les moments de la journée où les patients ne devraient pas pouvoir réserver via Ocean.
- Types de rendez-vous
Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un type de rendez-vous » pour sélectionner le(s) type(s) de rendez-vous que vous avez créés précédemment. Cette étape vous permet d’indiquer les types de rendez-vous que les patients peuvent sélectionner lors de la réservation dans cet horaire de fournisseur.
Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas sur les types de rendez-vous pour personnaliser l’ordre dans lequel ils sont présentés aux patients.
*Note : Si la correspondance des types de rendez-vous DMÉ est activée, vous pouvez activer les restrictions de type de rendez-vous ici. En savoir plus sur les restrictions de type de rendez-vous.
- Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?
Tous les patients – tout patient peut réserver dans votre horaire.
Patients avec fournisseurs sélectionnés – utilisez ce paramètre pour restreindre la réservation à certains patients ayant certains fournisseurs. Par exemple, si le Dr Doug Kavanagh souhaite que seuls ses patients réservent dans son horaire, il sélectionnerait Dr Doug Kavanagh dans la liste déroulante des fournisseurs et préciserait le(s) champ(s) approprié(s) à évaluer dans le dossier du patient.
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Pour plus de clarté, le paramètre « Fournisseur principal » dans Ocean évalue le champ « Médecin/MRP » dans le dossier OSCAR Pro.
Le paramètre « Médecin de famille » dans Ocean évalue le champ « Médecin de famille » dans le dossier OSCAR Pro, ainsi que la section « Autres contacts » du dossier OSCAR Pro en vérifiant les contacts dont le « rôle/relation » est défini à « Médecin de famille ».
Le paramètre « tout membre de l’équipe de soins » dans Ocean évalue tous les champs suivants dans le dossier OSCAR Pro : « Médecin/MRP », « Médecin de famille », « Résident », ainsi que tout fournisseur figurant dans l’« Équipe de soins de santé » ou sous la section « Autres contacts » dans le dossier OSCAR Pro.
- À quelle fréquence un même patient peut-il réserver des rendez-vous ?
Ce paramètre vous permet de configurer la fréquence à laquelle un patient peut réserver un rendez-vous de tout type. Par exemple :
Si la valeur est « 0 » (le défaut), la restriction est désactivée et les patients peuvent réserver des rendez-vous à n’importe quelle fréquence (sauf si des restrictions spécifiques au type de rendez-vous ont été configurées).
Si la valeur est « 1 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type le même jour.
Si la valeur est « 5 », les patients ne pourront pas réserver plus d’un rendez-vous de tout type tous les 5 jours (par exemple, si un patient a déjà un rendez-vous réservé le 10 juin, ce patient pourrait réserver un autre rendez-vous le 5 juin (ou avant), ou le 15 juin (ou après)).
- Fenêtre de réservation
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Le paramètre « Permettre uniquement les réservations le jour même ? » vous permet de configurer votre horaire de réservation pour n’accepter que les rendez-vous le jour même.
Le paramètre « Empêcher les réservations moins de » vous permet de configurer le nombre minimal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver (« réservations de dernière minute »).
Le paramètre « Empêcher les réservations plus de » vous permet de configurer le nombre maximal de jours et/ou d’heures à l’avance pour lesquels les patients peuvent réserver.
La fenêtre de réservation doit être ouverte pendant au moins une heure. Sinon, aucune disponibilité de rendez-vous ne sera visible pour les patients.
- Restrictions de jour/heure
Définissez des périodes récurrentes dans l’horaire du fournisseur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne. Alignez cela avec les préférences de l’horaire pour « Heure de début » et « Heure de fin » dans OSCAR Pro. Par exemple, vous pouvez sélectionner tous les jours de la semaine, de 12 h à 13 h, pour vous assurer qu’Ocean n’affiche pas de plages horaires de rendez-vous à réserver en ligne pendant l’heure du dîner.
Paramètres avancés
La section Paramètres avancés contient les formulaires de réservation utilisés pour recueillir les informations sur le rendez-vous lors du processus de réservation.
Un horaire de réservation peut être utilisé avec les acheminements de réservation de clinique avancée et de réservation standard. Ocean fournit un formulaire de pré-réservation distinct pour chaque acheminement. Le formulaire de pré-réservation affiché aux patients est déterminé par le lien de réservation auquel l’horaire de réservation est ajouté.
Formulaire de pré-réservation (Standard)
Le 'Formulaire de pré-réservation (Standard)' est complété par les patients au moment de sélectionner leur type de rendez-vous souhaité (c’est-à-dire après avoir choisi un horaire de réservation).
Note : La référence d’élément 'appointmentType' dans ce formulaire de réservation est utilisée pour afficher les types de rendez-vous disponibles pour qu’un patient puisse les sélectionner. Modifier cet élément de formulaire peut entraîner un comportement inattendu ou des erreurs.
Formulaire de pré-réservation (Équipe)
Dans l’expérience de réservation de clinique avancée, puisque le patient sélectionne d’abord le type de rendez-vous souhaité avant de sélectionner l’horaire de réservation (c’est-à-dire en dehors du formulaire de pré-réservation), l’information sur le type de rendez-vous n’est pas recueillie dans le formulaire de pré-réservation. Par conséquent, la programmation eForm utilisant la référence du type de rendez-vous n’est pas prise en charge pour les acheminements de réservation de clinique avancée.
Formulaire de post-réservation
Le 'Formulaire de post-réservation' est complété par les patients après avoir réservé leur rendez-vous avec succès (c’est-à-dire lorsque la page de confirmation de réservation s’affiche).
Note : Les réponses du patient au formulaire de post-réservation ne seront recueillies que si le patient clique sur le bouton « Terminer » après avoir complété l’ensemble du formulaire de post-réservation.