Comment les temps d'attente sont-ils calculés dans Ocean?

Introduction

Ocean utilise les dates de rendez-vous et d'autres informations stockées dans sa base de données de référence pour calculer et afficher automatiquement les temps d'attente actualisés dans la Healthmap d'Ocean.

Ces temps d'attente estimés sont une considération utile pour les référents lorsqu'ils décident quel fournisseur de services de santé est le plus approprié pour un patient.

Par exemple, les temps d'attente peuvent aider les médecins de soins primaires (MSP) à trouver un chirurgien orthopédiste pour un patient avec un temps d'attente beaucoup plus court pour une chirurgie du genou par rapport à la liste habituelle des chirurgiens du MSP.

Actuellement, il n'existe pas d'informations actualisées et publiées sur les temps d'attente pour la plupart des services de santé au Canada, ce qui rend les temps d'attente rapportés par Ocean une ressource très utile pour les référents.

Terminologie

Attente 1 est un terme de l'industrie qui représente le temps écoulé entre l'envoi de la référence et la date de la première consultation avec le fournisseur de services de santé.

• L'Attente 1 peut être divisée en deux temps d'attente plus courts, Attente 1a et Attente 1b, qui sont utilisés lorsqu'un centre d'évaluation initial est impliqué avant de voir le spécialiste (comme une clinique d'évaluation de l'articulation du genou).
  • Attente 1a est le temps écoulé dans l'Attente 1 entre l'envoi de la référence et l'évaluation initiale de dépistage.
  • Attente 1b est le temps écoulé dans l'Attente 1 entre la décision de procéder à une consultation spécialisée et la date de la consultation.

Attente 2 commence après la première consultation, lorsque la décision est prise de procéder à une chirurgie ou à une autre intervention (une décision qui se prend généralement, mais pas toujours, à la date de la consultation).

Les temps d'attente sont parfois ajustés manuellement pour exclure certaines plages de dates qui pourraient avoir un impact négatif sur un temps d'attente. Par exemple, si un patient part vers le sud pour l'hiver et n'est pas disponible pour un traitement, le temps d'attente peut être ajusté pour exclure cette période. Ces plages de dates sont appelées dates affectant la préparation à la consultation (DARC) et dates affectant la préparation au traitement (DART).

Fonctionnement du calcul

Les temps d'attente sont calculés entièrement à partir de l'échantillon des références stockées dans Ocean. Certaines références incluses sont de véritables eRéférences, et d'autres sont des références faxées qui ont été transcrites dans Ocean et dont les dates de rendez-vous ont été saisies manuellement.

Chaque nuit, Ocean examine la collection des références admissibles envoyées à chaque offre de services de santé individuelle dans le système.

Ocean utilise ces références pour calculer un temps d'attente moyen pour l'Attente 1 et l'Attente 2 pour cette offre de services.

Par exemple, une IRM offerte dans un hôpital particulier aura son propre temps d'attente indépendant pour l'Attente 1 et l'Attente 2, indépendamment des temps d'attente pour un scanner CT offert dans la même liste.

De plus, Ocean calcule un écart type pour l'Attente 1 et l'Attente 2, pour donner aux parties prenantes une idée de la variation des temps d'attente pour l'offre de services.

Les références incluses dans l'échantillon (sauf exclusion spécifique):

Pour une offre de services de santé donnée dans une liste, les références sont incluses dans le calcul par défaut lorsque les références:

• Sont actuellement assignés au service spécifique *
• Ont une date de consultation spécifiée (pour le calcul Wait 1) - c'est-à-dire, le rendez-vous est réservé avec l'étiquette de rendez-vous "Wait 1" appropriée configurée dans les paramètres de l'annuaire.
• Ont une date de chirurgie ou de procédure spécifiée (pour le calcul Wait 2) - c'est-à-dire, le rendez-vous est réservé avec l'étiquette de rendez-vous "Wait 2" appropriée configurée dans les paramètres de l'annuaire.

* Un cas spécial existe pour les Cliniques d'évaluation rapide : Les références vues dans une clinique d'évaluation rapide sont incluses dans le calcul de l'attente 1a et 1b de la clinique d'évaluation rapide, même lorsqu'elles ont été transférées à la liste des spécialistes.

Les références exclues :

• Les références envoyées il y a plus de 180 jours (6 mois)
• Les références refusées
• Les références de test
• Les références marquées avec une raison d'exclusion du temps d'attente par le fournisseur ou l'admission centrale, par exemple :
  • Un rendez-vous antérieur a été proposé mais refusé par le patient
  • Le patient a demandé ou reporté à une date ultérieure
  • Il y a eu des difficultés répétées à contacter le patient
  • Le patient était un client existant
  • La référence originale a été redirigée

Limitations des calculs de temps d'attente :

• Les calculs de temps d'attente ci-dessus représentent une moyenne basée sur un échantillon (parfois petit) de références dans le système. Par conséquent, l'exactitude des temps d'attente variera considérablement d'un service à l'autre.
• Le temps d'attente calculé ne garantit en aucun cas que le patient sera vu dans un délai spécifique.
• Les temps d'attente individuels peuvent varier en fonction de la nature du service spécifique fourni. Par exemple, dans le cadre d'une offre de service d'IRM générale, une IRM du pied peut avoir un temps d'attente plus long qu'une IRM du cerveau.
• Les temps d'attente peuvent également varier en fonction du triage du site. Par exemple, les références jugées urgentes auront fréquemment des temps d'attente plus courts que les références de routine.

Considérations sur la taille de l'échantillon

Pour chaque calcul de temps d'attente indépendant, une taille d'échantillon minimale de 6 références est requise avant la présentation de toute valeur de temps d'attente. Les offres de services de santé avec des valeurs inférieures à cette valeur afficheront "Non disponible" comme temps d'attente calculé.

Les tailles d'échantillon inférieures ou égales à 10 sont signalées par un astérisque pour alerter les utilisateurs sur l'incertitude potentielle du calcul en raison d'erreurs d'échantillonnage.

Pourquoi les références envoyées il y a plus de 180 jours sont-elles exclues ?

Ocean utilise un temps d'attente moyen de 180 jours en cours, car il est le plus prédictif de ce que sera le temps d'attente de l'expéditeur de la référence. Ce cliché de 180 jours est suffisamment long pour fournir une taille d'échantillon adéquate, mais pas assez long pour souffrir de données d'échantillon obsolètes. Ocean calcule et stocke le temps d'attente pour toutes les références admissibles dans ses analyses, mais il fait aussi un calcul séparé spécifiquement pour l'Ocean Healthmap en utilisant les références admissibles envoyées au cours des 180 derniers jours. Il affiche le temps d'attente uniquement pour ce sous-ensemble relativement récent.

Par exemple, si une clinique a reçu des centaines de références il y a environ 2 ans, chacune avec un temps d'attente de 6 mois, mais que la clinique est depuis lors en retard et que chaque référence reçue au cours des 6 derniers mois a un temps d'attente de 3 ans, un calcul du temps d'attente 'moyen de tous les temps' donnerait un temps d'attente ~1 an erroné, plutôt que le temps d'attente raisonnablement précis de 3 ans.

Inversement, si une clinique avait auparavant un véritable temps d'attente de 3 ans depuis de nombreuses années, mais a récemment effacé son retard et propose maintenant des rendez-vous le lendemain, un calcul du temps d'attente 'moyen de tous les temps' fournirait un temps d'attente long et erroné. Il faudrait de nombreuses années avant que ce calcul reflète le temps d'attente réellement précis du lendemain.

Implications pour les fournisseurs de services :

La plupart du travail pour calculer les temps d'attente est géré automatiquement par Ocean dans le cadre de l'utilisation régulière du système. Par exemple, chaque fois qu'un rendez-vous est saisi pour une référence (ce que les fournisseurs sont incités à faire pour d'autres raisons, telles que les notifications de rendez-vous pour le fournisseur et le patient), la référence est incluse dans le calcul du temps d'attente.

Gestion du temps d'attente

Les fournisseurs de services de santé dans Ocean devraient prendre le temps d'étiqueter correctement les références inadmissibles pour les raisons d'exclusion énumérées ci-dessus. Sinon, Ocean les inclura dans le calcul.

Les fournisseurs devraient également saisir les DARCs et les DARTs pour les références (si applicable) afin de garantir que les temps d'attente enregistrés reflètent la véritable période d'attente de chaque référence ; sinon, les temps d'attente sembleront pires qu'ils ne le sont en réalité.

Les fournisseurs devraient exclure les valeurs aberrantes lorsque cela est approprié. Par exemple, les références dont les temps d'attente ne sont pas déterminés par la mise en file d'attente, tels que les suivis chronométrés, sont généralement exclus du calcul.

Pour plus d'informations, veuillez consulter ces articles :

• Gestion des temps d'attente calculés et auto-déclarés
• Comment puis-je améliorer la précision de mes temps d'attente calculés ?

Contestations et clarifications concernant les temps d'attente

Si un fournisseur est préoccupé par le fait que les référents ou les patients reçoivent des informations erronées à partir de ces temps d'attente calculés, nous recommandons ce qui suit :

• Examiner les références sur le site du fournisseur pour s'assurer que les valeurs aberrantes sont exclues lorsque cela est approprié.
• Saisir les DARCs et les DARTs pour garantir que les références avec des temps d'attente artificiellement prolongés sont ajustées de manière appropriée.
• Définir le temps d'attente auto-déclaré de l'offre de services de santé pour correspondre à la compréhension du fournisseur du temps d'attente correct. Ce temps d'attente auto-déclaré peut aider à informer les référents lorsque l'échantillon calculé diffère des références du monde réel. Pour plus d'informations sur la gestion de vos temps d'attente calculés et auto-déclarés, veuillez vous référer à Gestion des temps d'attente calculés et auto-déclarés.
• Inclure un commentaire public dans la zone de gestion des temps d'attente pour l'offre de services de santé. Ce commentaire peut fournir un contexte important, en particulier lorsque le temps d'attente auto-déclaré du service diffère considérablement du calcul, ou lorsque des protocoles spécifiques peuvent influencer le temps d'attente de la référence.