Comment les temps d'attente sont-ils calculés dans Ocean ?

Introduction

Ocean utilise les dates de rendez-vous et d'autres informations stockées dans sa base de données de références pour calculer et afficher automatiquement des temps d'attente à jour dans l'Ocean Healthmap.

Ces temps d'attente estimés servent de considération utile pour les référents lorsqu'ils décident quel fournisseur de services de santé est le plus approprié pour un patient.

Par exemple, les temps d'attente peuvent aider les praticiens de soins primaires (PSP) à trouver un chirurgien orthopédique pour un patient avec un temps d'attente beaucoup plus court pour une chirurgie du genou par rapport à la liste habituelle de chirurgiens des PSP.

Actuellement, il n'existe pas d'informations publiées à jour sur les temps d'attente pour la plupart des services de santé au Canada, ce qui rend les temps d'attente rapportés par Ocean une ressource très utile pour les référents.

Terminologie

Attente 1 est un terme standard de l'industrie qui représente le temps à partir de l'envoi de l'orientation jusqu'à la date de la première consultation avec le fournisseur de services de santé.

• L'Attente 1 peut être divisée en deux temps d'attente plus petits, Attente 1a et Attente 1b, qui sont utilisés lorsqu'un centre d'évaluation initiale est impliqué avant de voir le spécialiste (comme une clinique d'évaluation de l'articulation du genou).
  • Attente 1a est le temps qui s'écoule dans l'Attente 1 entre l'envoi de l'orientation et l'évaluation de dépistage initiale.
  • Attente 1b est le temps qui s'écoule dans l'Attente 1 entre la décision de procéder à une consultation spécialisée et la date de la consultation.

Attente 2 commence après la première consultation, lorsque la décision est prise de procéder à une chirurgie ou une autre intervention (une décision qui se produit généralement, mais pas toujours, à la date de la consultation).

Les temps d'attente sont parfois ajustés manuellement pour exclure certaines plages de dates qui auraient un impact négatif sur un temps d'attente. Par exemple, si un patient part vers le sud pour l'hiver et n'est pas disponible pour un traitement, le temps d'attente peut être ajusté pour exclure cette période. Ces plages de dates sont appelées Dates Affectant la Disponibilité pour la Consultation (DADC) et Dates Affectant la Disponibilité pour le Traitement (DADT).

Comment le Calcul Fonctionne

Les temps d'attente sont calculés entièrement à partir de l'échantillon d'orientations qui sont stockées dans Ocean. Certaines orientations incluses sont de véritables orientations électroniques, et d'autres sont des orientations faxées qui ont été transcrites dans Ocean et dont les dates de rendez-vous ont été saisies manuellement.

Chaque nuit, Ocean examine la collection d'orientations admissibles envoyées à chaque offre de service de santé individuelle dans le système.

Ocean utilise ces orientations pour calculer un temps d'attente moyen pour l'Attente 1 et l'Attente 2 pour cette offre de service.

Par exemple, une IRM offerte dans un hôpital particulier aura son propre temps d'attente indépendant pour l'Attente 1 et l'Attente 2 calculé, indépendamment des temps d'attente pour un CT offert dans le même établissement.

De plus, Ocean calcule un écart type pour l'Attente 1 et l'Attente 2, afin de donner aux parties prenantes une idée de la variation des temps d'attente pour l'offre de service.

Orientations incluses dans l'échantillon (sauf exclusion spécifique) :

Pour une offre de service de santé donnée dans une liste, les orientations sont incluses dans le calcul par défaut lorsque les orientations :

• Sont actuellement assignés à l'offre de service spécifique *
• Ont une date de consultation spécifiée (pour le calcul de l'Attente 1) - c'est-à-dire que le rendez-vous est pris avec l'étiquette de Rendez-vous "Attente 1" appropriée configurée dans les paramètres de Directory Listing.
• Ont une date de chirurgie ou de procédure spécifiée (pour le calcul de l'Attente 2) - c'est-à-dire que le rendez-vous est pris avec l'étiquette de Rendez-vous "Attente 2" appropriée configurée dans les paramètres de Directory Listing.

* Un cas particulier existe pour les Cliniques d'évaluation rapide : Les références vues dans une clinique d'évaluation rapide sont incluses dans le calcul de l'Attente 1a et 1b de la clinique d'évaluation rapide, même lorsqu'elles ont été transmises à la liste des spécialistes.

Références exclues :

• Références envoyées il y a plus de 180 jours (6 mois)
• Références refusées
• Références de test
• Références marquées d'une raison d'exclusion du temps d'attente par le fournisseur ou la réception centrale, par exemple :
  • Un rendez-vous antérieur a été proposé mais refusé par le patient
  • Le patient a demandé ou reprogrammé à une date ultérieure
  • Il y a eu des difficultés répétées à contacter le patient
  • Le patient était un client préexistant
  • La référence originale a été redirigée

Avertissements sur les calculs des temps d'attente :

• Les calculs des temps d'attente ci-dessus représentent une moyenne basée sur un échantillon (parfois petit) de références dans le système. Par conséquent, la précision des temps d'attente variera considérablement d'un service à l'autre.
• Le temps d'attente calculé ne garantit en aucun cas qu'un patient sera vu dans un délai spécifique.
• Les temps d'attente individuels peuvent varier en fonction de la nature du service spécifique fourni. Par exemple, dans une offre de service IRM générale, une IRM du pied peut avoir un temps d'attente plus long qu'une IRM du cerveau.
• Les temps d'attente peuvent également varier en fonction du triage du site. Par exemple, les références jugées urgentes auront souvent des temps d'attente plus courts que les références de routine.

Considérations sur la taille de l'échantillon

Pour chaque calcul de temps d'attente indépendant, une taille d'échantillon minimale de 6 références est requise avant la présentation de toute valeur de temps d'attente. Les offres de services de santé avec des valeurs inférieures à cette valeur afficheront "Indisponible" comme temps d'attente calculé.

Les tailles d'échantillon inférieures ou égales à 10 sont signalées par un astérisque pour alerter les utilisateurs de l'inexactitude potentielle du calcul en raison d'erreurs d'échantillonnage.

Pourquoi les références envoyées il y a plus de 180 jours sont-elles exclues ?

Ocean utilise une moyenne mobile de 180 jours pour le temps d'Attente 1, car elle est la plus prédictive du temps d'attente de l'expéditeur de la référence. Ce snapshot de 180 jours est suffisamment long pour fournir une taille d'échantillon adéquate, mais pas trop long pour souffrir de données d'échantillon obsolètes. Ocean calcule et stocke le temps d'attente pour toutes les références admissibles dans ses analyses, mais il effectue également un calcul séparé spécifiquement pour l'Ocean Healthmap en utilisant les références admissibles envoyées au cours des 180 derniers jours. Il affiche le temps d'attente uniquement pour ce sous-ensemble relativement récent.

Par exemple, si une clinique a reçu des centaines de références il y a environ 2 ans, chacune avec un temps d'attente de 6 mois, mais que la clinique est depuis devenue surchargée et que chaque référence reçue au cours des 6 derniers mois a un temps d'attente de 3 ans, un calcul de temps d'attente 'moyenne de tous les temps' donnerait un temps d'attente trompeur d'environ 1 an, plutôt que le temps d'attente de 3 ans raisonnablement précis.

Inversement, si une clinique avait auparavant un véritable temps d'attente de 3 ans pendant de nombreuses années, mais a récemment effacé son arriéré et offre maintenant des rendez-vous le lendemain, un calcul de temps d'attente 'moyenne de tous les temps' fournirait un temps d'attente long et trompeur. Il faudrait de nombreuses années avant que ce calcul ne reflète le temps d'attente réellement précis du lendemain.

Implications pour les fournisseurs :

La plupart du travail pour calculer les temps d'attente est géré automatiquement par Ocean dans le cadre de l'utilisation courante du système. Par exemple, chaque fois qu'un rendez-vous est saisi pour une référence (ce que les fournisseurs sont incités à faire pour d'autres raisons, telles que les notifications de rendez-vous pour le fournisseur et le patient), la référence est incluse dans le calcul du temps d'attente.

Gestion des temps d'attente

Les fournisseurs de services de santé dans Ocean devraient prendre le temps de marquer correctement les références inadmissibles pour les raisons d'exclusion énumérées ci-dessus. Sinon, Ocean les inclura dans le calcul.

Les fournisseurs devraient également entrer les DARCs et DARTs pour les références (lorsque applicable) pour s'assurer que les temps d'attente enregistrés reflètent la véritable période d'attente de chaque référence ; sinon, les temps d'attente sembleront pires qu'ils ne le sont en réalité.

Les fournisseurs devraient exclure les valeurs aberrantes lorsque cela est approprié. Par exemple, les références dont les temps d'attente ne sont pas déterminés par la file d'attente, comme les suivis programmés, sont généralement exclues du calcul.

Pour plus d'informations, veuillez consulter ces articles :

• Gestion des temps d'attente calculés et auto-déclarés
• Comment puis-je améliorer la précision de mes temps d'attente calculés ?

Litiges et clarifications concernant les temps d'attente

Si un fournisseur est préoccupé par le fait que les référents ou les patients reçoivent des informations trompeuses de ces temps d'attente calculés, nous recommandons ce qui suit :

• Examiner les références sur le site du fournisseur pour s'assurer que les valeurs aberrantes sont exclues lorsque cela est approprié.
• Entrer les DARCs et DARTs pour s'assurer que les références avec des temps d'attente artificiellement prolongés sont ajustées de manière appropriée.
• Définir le temps d'attente auto-déclaré de l'offre de service de santé pour correspondre à la compréhension du fournisseur du temps d'attente correct. Ce temps d'attente auto-déclaré peut aider à informer les référents lorsque l'échantillon calculé peut différer des références du monde réel. Pour plus d'informations sur la gestion de vos temps d'attente calculés et auto-déclarés, veuillez vous référer à Gestion des temps d'attente calculés et auto-déclarés.
• Inclure un commentaire public dans la zone de gestion des temps d'attente pour l'offre de service de santé. Ce commentaire peut fournir un contexte important, en particulier lorsque le temps d'attente auto-déclaré du service diffère sensiblement du calcul, ou lorsque des protocoles spécifiques peuvent influencer le temps d'attente de la référence.