Comment les temps d’attente sont-ils calculés dans Ocean ?

Introduction

Ocean utilise les dates de rendez-vous et d'autres informations stockées dans sa base de données d'orientations pour calculer et afficher automatiquement des temps d'attente à jour dans le Healthmap d'Ocean.

Ces temps d'attente estimés servent de point de référence utile pour les orienteurs lorsqu'ils décident quel fournisseur de services de santé est le plus approprié pour un patient.

Par exemple, les temps d'attente peuvent aider les médecins de soins primaires (MSP) à trouver un chirurgien orthopédique pour un patient avec un temps d'attente beaucoup plus court pour une chirurgie du genou, comparativement à la liste habituelle de chirurgiens du MSP.

Actuellement, il n'existe aucune information publiée et à jour sur les temps d'attente pour la plupart des services de santé au Canada, ce qui fait des temps d'attente rapportés par Ocean une ressource très utile pour les orienteurs.

Terminologie

Attente 1 est un terme standard de l'industrie qui représente le temps entre l'envoi de l'orientation et la date de la première consultation avec le fournisseur de services de santé.

• L'Attente 1 peut être divisée en deux temps d'attente plus courts, Attente 1a et Attente 1b, qui sont utilisés lorsqu'un centre d'évaluation initiale est impliqué avant de voir le spécialiste (comme une clinique d'évaluation de l'articulation du genou).
  • Attente 1a est le temps écoulé dans l'Attente 1 entre l'envoi de l'orientation et l'évaluation de dépistage initiale.
  • Attente 1b est le temps écoulé dans l'Attente 1 entre la décision de procéder à une consultation avec un spécialiste et la date de la consultation.

Attente 2 commence après la première consultation, lorsque la décision de procéder à une chirurgie ou à une autre intervention est prise (une décision qui survient généralement, mais pas toujours, à la date de la consultation).

Les temps d'attente sont parfois ajustés manuellement pour exclure certaines plages de dates qui pourraient avoir un impact négatif sur le temps d'attente. Par exemple, si un patient part dans le sud pour l'hiver et n'est pas disponible pour un traitement, le temps d'attente peut être ajusté pour exclure cette période. Ces plages de dates sont appelées Dates influant sur la disponibilité pour la consultation (DARC) et Dates influant sur la disponibilité pour le traitement (DART).

Comment fonctionne le calcul

Les temps d'attente sont calculés entièrement à partir de l'échantillon d'orientations stockées dans Ocean. Certaines orientations incluses sont de véritables eOrientations, et d'autres sont des orientations envoyées par télécopieur qui ont été transcrites dans Ocean et dont les dates de rendez-vous ont été saisies manuellement.

Chaque nuit, Ocean examine l'ensemble des orientations admissibles envoyées à chaque offre de service de santé individuelle dans le système.

Ocean utilise ces orientations pour calculer un temps d'attente moyen Attente 1 et Attente 2 pour cette offre de service.

Par exemple, une IRM offerte dans une liste d'hôpital particulière aura son propre temps d'attente Attente 1 et Attente 2 calculé, indépendamment des temps d'attente pour un CT offert dans la même liste.

De plus, Ocean calcule un écart-type pour Attente 1 et Attente 2, afin de donner aux parties prenantes une idée de la variation des temps d'attente pour l'offre de service.

Orientations incluses dans l'échantillon (sauf exclusion spécifique) :

Pour une offre de service de santé donnée dans une liste, les orientations sont incluses dans le calcul par défaut lorsque les orientations :

• Sont actuellement assignées à l'offre de service spécifique *
• Ont une date de consultation spécifiée (pour le calcul de l'Attente 1) – c'est-à-dire que le rendez-vous est réservé avec l'étiquette de Rendez-vous "Attente 1" appropriée configurée dans les paramètres de la Liste d'annuaire.
• Ont une date de chirurgie ou de procédure spécifiée (pour le calcul de l'Attente 2) – c'est-à-dire que le rendez-vous est réservé avec l'étiquette de Rendez-vous "Attente 2" appropriée configurée dans les paramètres de la Liste d'annuaire.

* Un cas particulier existe pour les cliniques d'évaluation rapide : Les orientations vues dans une clinique d'évaluation rapide sont incluses dans le calcul de l'Attente 1a et 1b de la clinique d'évaluation rapide, même si elles ont été transmises à la liste du spécialiste.

Orientations exclues :

• Orientations envoyées il y a plus de 180 jours (6 mois)
• Orientations refusées
• Orientations de test
• Orientations étiquetées avec une raison d'exclusion du temps d'attente par le fournisseur ou la centrale de réception, par exemple :
  • Un rendez-vous plus tôt a été offert mais refusé par le patient
  • Le patient a demandé ou replanifié à une date ultérieure
  • Il y a eu des difficultés répétées à contacter le patient
  • Le patient était déjà un client existant
  • L'orientation originale a été redirigée

Mises en garde concernant les calculs de temps d'attente :

• Les calculs de temps d'attente ci-dessus représentent une moyenne basée sur un échantillon (parfois petit) d'orientations dans le système. Par conséquent, la précision des temps d'attente variera considérablement d'un service à l'autre.
• Le temps d'attente calculé ne garantit pas en aucune façon qu'un patient sera vu dans un délai précis.
• Les temps d'attente individuels peuvent varier selon la nature du service spécifique fourni. Par exemple, dans une offre de service d'IRM générale, une IRM du pied peut avoir un temps d'attente plus long qu'une IRM du cerveau.
• Les temps d'attente peuvent également varier selon le triage du site. Par exemple, les orientations jugées priorité auront souvent des temps d'attente plus courts que les orientations de routine.

Considérations sur la taille de l'échantillon

Pour chaque calcul de temps d'attente indépendant, une taille d'échantillon minimale de 6 orientations est requise avant la présentation de toute valeur de temps d'attente. Les offres de services de santé avec des valeurs inférieures à ce seuil afficheront "Non disponible" comme temps d'attente calculé.

Les tailles d'échantillon inférieures ou égales à 10 sont signalées par un astérisque pour alerter les utilisateurs du risque d'inexactitude du calcul en raison d'erreurs d'échantillonnage.

Pourquoi les orientations envoyées il y a plus de 180 jours sont-elles exclues ?

Ocean utilise une moyenne mobile de 180 jours pour l'Attente 1, car elle est la plus prédictive du temps d'attente auquel l'expéditeur de l'orientation peut s'attendre. Cette fenêtre de 180 jours est suffisamment longue pour fournir une taille d'échantillon adéquate, mais pas trop longue pour éviter des données d'échantillon obsolètes. Ocean calcule et stocke le temps d'attente pour toutes les orientations admissibles dans ses analyses, mais effectue également un calcul distinct spécifiquement pour le Healthmap d'Ocean en utilisant les orientations admissibles envoyées au cours des 180 derniers jours. Il affiche le temps d'attente uniquement pour ce sous-ensemble relativement récent.

Par exemple, si une clinique a des centaines d'orientations reçues il y a environ 2 ans, chacune avec un temps d'attente de 6 mois, mais que la clinique est maintenant en retard et que chaque orientation reçue au cours des 6 derniers mois a un temps d'attente de 3 ans, un calcul de temps d'attente "moyenne de tous les temps" donnerait un temps d'attente trompeur d'environ 1 an, plutôt que le temps d'attente de 3 ans, plus précis.

Inversement, si une clinique avait auparavant un vrai temps d'attente de 3 ans pendant de nombreuses années, mais a récemment effacé son arriéré et offre maintenant des rendez-vous le lendemain, un calcul de temps d'attente "moyenne de tous les temps" donnerait un temps d'attente long et trompeur. Il faudrait de nombreuses années avant que ce calcul reflète le véritable temps d'attente du lendemain.

Implications pour les fournisseurs :

La plupart du travail de calcul des temps d'attente est géré automatiquement par Ocean dans le cadre de l'utilisation courante du système. Par exemple, chaque fois qu'un rendez-vous est saisi pour une orientation (ce que les fournisseurs sont incités à faire pour d'autres raisons, telles que les notifications de rendez-vous pour le fournisseur et le patient), l'orientation est incluse dans le calcul du temps d'attente.

Gestion des temps d'attente

Les fournisseurs de services de santé dans Ocean devraient prendre le temps d'étiqueter correctement les orientations inadmissibles pour les raisons d'exclusion listées ci-dessus. Sinon, Ocean les inclura dans le calcul.

Les fournisseurs devraient également saisir les DARC et DART pour les orientations (lorsque pertinent) afin de s'assurer que les temps d'attente enregistrés reflètent la véritable période d'attente de chaque orientation; sinon, les temps d'attente sembleront pires qu'ils ne le sont en réalité.

Les fournisseurs devraient exclure les valeurs aberrantes lorsque cela est approprié. Par exemple, les orientations dont les temps d'attente ne sont pas déterminés par la file d'attente, comme les suivis programmés, sont généralement exclues du calcul.

Pour plus d'informations, veuillez consulter ces articles :

• Gestion des temps d'attente calculés et autodéclarés
• Comment puis-je améliorer la précision de mes temps d'attente calculés ?

Litiges et clarifications concernant les temps d'attente

Si un fournisseur s'inquiète que les orienteurs ou les patients reçoivent des informations trompeuses à partir de ces temps d'attente calculés, nous recommandons ce qui suit :

• Examiner les orientations sur le site du fournisseur pour s'assurer que les valeurs aberrantes sont exclues lorsque cela est approprié.
• Saisir les DARC et DART pour s'assurer que les orientations avec des temps d'attente artificiellement prolongés sont ajustées de façon appropriée.
• Définir le temps d'attente autodéclaré de l'offre de service de santé pour qu'il corresponde à la compréhension du fournisseur concernant le temps d'attente correct. Ce temps d'attente autodéclaré peut aider à informer les orienteurs lorsque l'échantillon calculé diffère des orientations réelles. Pour plus d'informations sur la gestion de vos temps d'attente calculés et autodéclarés, veuillez consulter Gestion des temps d'attente calculés et autodéclarés.
• Inclure un commentaire public dans la zone de gestion des temps d'attente pour l'offre de service de santé. Ce commentaire peut fournir un contexte important, en particulier lorsque le temps d'attente autodéclaré du service diffère considérablement du calcul, ou lorsque des protocoles spécifiques peuvent influencer le temps d'attente de l'orientation.