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Guide de réservation en ligne

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Configuration d'un calendrier de réservation pour n'accepter que les rendez-vous du jour

Cette fonctionnalité vous permet de libérer des rendez-vous disponibles à une heure fixe chaque jour et de limiter les réservations au jour actuel. Cette configuration est idéale pour les cliniques proposant des rendez-vous le jour même, comme les cliniques sans rendez-vous ou les cliniques de vaccination contre la grippe.

  • Ocean prend en charge cet acheminement en utilisant le paramètre 'Autoriser uniquement les réservations le jour même' dans la section 'Fenêtre de réservation' de l'Acheminement Ocean.

Configuration

  • Ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Rendez-vous en ligne'.

  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' dans le coin supérieur droit.

    Note : Vous devez avoir un accès administrateur du site pour accéder aux paramètres de réservation en ligne.

  • Sous l'en-tête 'Horaires de réservation', repérez l'horaire de réservation pertinent et cliquez sur 'Modifier'.

  • Dans la zone de configuration 'Fenêtre de réservation', définissez le paramètre 'Autoriser uniquement les réservations le jour même ?' sur 'Oui'.

    Note : Lorsque le paramètre 'Autoriser uniquement les réservations le jour même ?' est défini sur 'Oui', les restrictions de la fenêtre de réservation 'Empêcher les réservations de dernière minute' et 'Empêcher les réservations trop éloignées dans le futur' ne sont pas disponibles.

  • Utilisez le menu déroulant 'Début de la journée' pour préciser l'heure à laquelle l'horaire sera disponible pour les patients chaque jour.
  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour enregistrer les modifications apportées à votre Horaire de réservation.

Notes & Considérations supplémentaires pour la configuration

  • La "fin" de la journée actuelle est déterminée par la fin de la journée telle qu'elle est définie dans l'horaire du DMÉ* ou les 'Restrictions de jour/heure' spécifiées dans l'horaire de réservation Ocean (si elles sont définies).
    • *Rappel pour les utilisateurs d'OSCAR Pro : Ocean ne peut pas voir l'heure de début/fin de l'horaire OSCAR Pro. Vous devez spécifier manuellement ces informations dans les 'Restrictions de jour/heure' de l'horaire de réservation Ocean.
  • Examinez toutes les 'Restrictions de jour/heure' configurées dans l'horaire de réservation pour vous assurer que les patients ne sont pas empêchés de réserver des rendez-vous le jour même de manière erronée une fois que l'horaire est disponible pour les patients pour la journée actuelle.
    • Par exemple, si l'heure de début de votre journée est 15h00, vérifiez que vos 'Restrictions de jour/heure' n'empêchent pas les patients de prendre des rendez-vous après 15h00.
  • Examinez toutes les 'Restrictions de type de rendez-vous' configurées dans l'horaire de réservation pour vous assurer que les patients ne sont pas empêchés de réserver des rendez-vous le jour même de manière erronée une fois que l'horaire est disponible pour les patients pour la journée actuelle.
    • Par exemple, si la disponibilité des rendez-vous pour votre(s) type(s) de rendez-vous est restreinte aux créneaux horaires du DMÉ avec certains codes de modèle/suggestion appliqués, vérifiez que ceux-ci ont été appliqués dans l'horaire du DMÉ après l'heure de début de la journée. Cela garantit que les créneaux horaires disponibles sont affichés aux patients une fois que l'horaire est disponible.

Expérience de réservation du patient

L'expérience d'un patient qui réserve en ligne lorsque le paramètre 'Permettre uniquement les réservations le jour même' est défini sur 'Oui' est décrite ci-dessous :

  • Le patient s'enregistre.
  • Le patient sélectionne un Calendrier de Rendez-vous.
  • Si le patient tente d'accéder au Calendrier de Rendez-vous avant l'heure de début de la journée, il lui sera impossible de prendre un rendez-vous et il lui sera demandé d'attendre que le calendrier soit disponible pour les patients.
  • Si le patient tente d'accéder au Calendrier de Rendez-vous après l'heure de début de la journée, le patient est invité à choisir un Type de Rendez-vous et à compléter le Formulaire de Rendez-vous.
  • Le patient est invité à choisir un créneau horaire disponible pour la journée actuelle.
  • Le patient est présenté à l'écran de confirmation et au Formulaire Post-Rendez-vous.

Bloquez des créneaux horaires pour les rendre indisponibles à la réservation en ligne

Il existe deux façons de bloquer des créneaux horaires pour les rendre indisponibles pour la réservation en ligne.

Bloquez-vous un créneau horaire qui suit un modèle (par exemple, l'heure du déjeuner chaque jour) ?

Bloquer dans Ocean.

Modifiez votre horaire de réservation et utilisez les restrictions de jour/heure pour définir les heures qu'Ocean doit ignorer lors de la réservation en ligne par les patients.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai marqué les jours et heures suivants comme non réservables : toute la journée du samedi et du dimanche, entre 0h et 9h du lundi au vendredi, entre 12h et 13h du lundi au vendredi et entre 17h et 23h55 du lundi au vendredi.

Bloquez-vous un créneau horaire unique (par exemple, jour de vacances ou jour de maladie) ?

Il est préférable de bloquer les créneaux horaires individuels qui ne suivent pas un modèle récurrent directement dans votre DMÉ.

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  • Réserver un jour de congé : Les jours qui ont été marqués comme Réserver un jour de congé n'apparaîtront pas réservables en ligne.
  • Rendez-vous de remplissage : Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure de rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, ajoutez quelques détails dans le champ “Notes” du rendez-vous (par exemple, “Déjeuner” ou “Enseignement”), cliquez sur “Ok”. Ocean rendra ce créneau indisponible pour la réservation en ligne.

Accepter de nouveaux patients pour la réservation en ligne

Ocean prend en charge l'acceptation de nouveaux patients en utilisant la Réservation en ligne. Les sections d'article ci-dessous détaillent comment configurer vos Horaires de Réservation Ocean et les Liens de Réservation pour prendre en charge l'acceptation de nouveaux patients, ainsi que l'acheminement utilisé lors de l'acceptation d'un tout nouveau patient via la réservation en ligne.

Configuration

1. Configurer votre Site Ocean pour créer de nouveaux patients dans votre DMÉ.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
  • Cliquez sur 'Fonctionnalités du site'.
  • Activez la case à cocher 'Autoriser les réservations en ligne acceptées à créer des patients dans votre DMÉ'.
  • Cliquez sur 'Enregistrer les modifications'.

2. Configurer l'Horaire de Réservation Ocean.

html
  • Ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' dans le coin supérieur droit.
  • Sous l'en-tête 'Horaires de réservation', localisez l'horaire de réservation pertinent et cliquez sur 'Modifier'.
  • Sous l'en-tête 'Restrictions', repérez le paramètre intitulé 'Qui est autorisé à réserver cet horaire?' et définissez-le sur 'Tous les patients'.
  • Cliquez sur le bouton 'Modifier les paramètres avancés' en bas de la page de configuration de l'horaire de réservation.

  • Assurez-vous que votre Formulaire de réservation est configuré pour capturer les informations démographiques du patient nécessaires pour créer de nouveaux dossiers dans votre DMÉ, ainsi que les informations de contact de base du patient au cas où vous auriez besoin de les contacter (par exemple, sexe, code de version de la carte santé (le cas échéant), numéro de téléphone, adresse e-mail).

    Conseil : Nous vous recommandons d'utiliser le formulaire de base 'Admission de nouveau patient - Réservation en ligne ' trouvé dans la bibliothèque de formulaires Ocean eForm.

  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour enregistrer votre horaire de réservation.

3. Configurer le lien de réservation Ocean.

html
  • Sous l'en-tête 'Liens de réservation', localisez le calendrier de réservation pertinent et cliquez sur 'Modifier'.
  • Sous l'en-tête 'Qui peut réserver ce lien?', assurez-vous que la case à cocher 'Limitez la réservation en ligne aux patients ayant un dossier dans votre DMÉ' est désactivée.

  • Sous l'en-tête 'Authentification', assurez-vous que le 'Type d'authentification' est défini sur 'Assurance maladie'.

    Note : Ocean n'accepte pas la création de nouveaux dossiers de patients en utilisant des identifiants alternatifs.

  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour enregistrer votre lien de réservation.

Acheminement pour Accepter les Nouveaux Patients

1. Identifier quand un rendez-vous a été pris pour un nouveau patient.

Une fois que votre calendrier de réservation et votre lien de réservation ont été configurés pour accepter les nouveaux patients, les nouveaux patients (c'est-à-dire les patients sans dossier existant dans votre DMÉ) pourront réserver en ligne. Une fois qu'un rendez-vous a été pris pour un nouveau patient, un rendez-vous sera créé dans votre calendrier DMÉ sans dossier de patient associé.

Astuce : Ces rendez-vous peuvent être facilement identifiés par la présence du terme '(AM non dans le DMÉ : ##########)' dans les détails du rendez-vous.

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  • De plus, les rendez-vous pour les nouveaux patients peuvent être facilement identifiés dans la section 'Rendez-vous en ligne' du Portail Ocean par l'absence d'une valeur de 'DMÉ' (Dossier Médical Électronique) existante.

2. Importez le patient dans votre DMÉ pour créer un nouveau dossier patient.

  • Une fois prêt à créer un dossier dans votre DMÉ pour le nouveau patient, localisez le rendez-vous dans la section 'Rendez-vous en ligne' du Portail Ocean, et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  • Cliquez sur le bouton 'Importer dans le DMÉ' pour déclencher l'importation des détails du patient à partir de la soumission de rendez-vous en ligne d'Ocean dans un nouveau dossier patient dans votre DMÉ.
  • Une fenêtre d'Importation s'affichera indiquant l'état de l'importation. Si l'importation a échoué (par exemple, en raison de champs démographiques clés manquants dont Ocean a besoin pour créer un dossier dans votre DMÉ), un message d'erreur apparaîtra pour vous informer de l'échec.

3. Liez le nouveau dossier patient créé dans votre DMÉ au rendez-vous réservé dans votre calendrier DMÉ.

Après avoir importé le patient dans votre DMÉ pour créer un nouveau dossier patient, vous pouvez effectuer la dernière étape de lier le dossier nouvellement créé avec le rendez-vous dans le calendrier DMÉ :

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  • Double-cliquez sur le rendez-vous dans l'agenda du DMÉ Med Access pour ouvrir les détails du rendez-vous.
  • Entrez le nom de famille et le prénom du patient dans les champs de recherche 'Nom de famille' et 'Prénom(s)' et appuyez sur la touche Entrée/Retour de votre clavier pour lancer la recherche.
  • Vérifiez que le bon dossier patient a été lié au rendez-vous, puis cliquez sur 'Sauvegarder'.
  • Le dossier patient nouvellement créé est maintenant lié au rendez-vous réservé dans votre agenda du DMÉ.

État du patient par défaut : 'Non confirmé'

Par défaut, Med Access définit l'État du patient pour les nouveaux patients par Ocean comme 'Non confirmé'. Veuillez vous assurer de mettre à jour l'État du patient avec la valeur appropriée (par exemple, 'Actif').

Restreindre certains patients lors de la réservation en ligne

Ocean offre de nombreuses options pour définir qui peut réserver dans vos horaires de réservation.

Restreindre aux patients qui ont un dossier dans votre DMÉ

Vous pouvez restreindre la prise de rendez-vous en ligne uniquement aux patients qui ont un dossier dans votre DMÉ.

  1. Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche et sélectionnez "Prise de rendez-vous en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin droit.
  2. Cliquez sur Modifier à côté du lien de réservation que vous souhaitez modifier.
  3. Décochez Voulez-vous limiter la prise de rendez-vous en ligne aux patients avec un dossier dans votre DMÉ?. Cela permettra à tout patient de prendre un rendez-vous en ligne. Veuillez noter que vous devrez créer un nouveau dossier dans votre DMÉ pour ces tout nouveaux patients. Consultez : Accepter de tout nouveaux patients pour la prise de rendez-vous en ligne.

Restreindre aux patients qui ont un certain fournisseur principal

Vous pouvez restreindre l'horaire d'un fournisseur pour accepter uniquement les patients d'un certain fournisseur(s) dans votre clinique. Cela pourrait signifier qu'un fournisseur accepte ses propres patients, ou qu'un résident médical accepte les patients d'un autre médecin.

Note : Veuillez consulter Votre DMÉ et Ocean Prise de rendez-vous en ligne : Ce que vous devez savoir pour des détails sur les champs de fournisseur qu'Ocean peut évaluer pour déterminer le fournisseur du patient dans votre DMÉ.

  1. Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche et sélectionnez "Prise de rendez-vous en ligne". Cliquez sur le bouton "Paramètres" dans le coin droit.
  2. Cliquez sur Modifier à côté de l'horaire du fournisseur que vous souhaitez modifier.

  3. Sous le titre 'Restrictions', localisez le paramètre 'Qui est autorisé à réserver dans cet horaire ?', et sélectionnez Patients avec Fournisseurs Sélectionnés. Utilisez le bouton bleu 'Ajouter un Fournisseur' pour localiser le(s) fournisseur(s) dont vous souhaitez permettre aux patients de réserver dans cet horaire. Leur(s) nom(s) apparaîtra(ont) sous le tableau sous le titre "Fournisseurs Sélectionnés".

  4. Pour certains DMÉ, vous pouvez préciser le(s) champ(s) spécifique(s) du DMÉ qu'Ocean doit évaluer pour déterminer si le fournisseur listé correspond. Des informations spécifiques sur les options de mappage des champs de fournisseur pour chaque DMÉ peuvent être trouvées dans l'article Configurer les Horaires de Réservation.

Restrictions au niveau individuel du patient

Champ DMÉ Pertinent

PS Suite

Les utilisateurs peuvent télécharger le formulaire personnalisé "Online Booking Patient Settings.cfm" et l'importer dans votre DMÉ PS Suite (en suivant les étapes 2 & 3 de cet article de support).

  • Une fois importé dans PS Suite, insérez le formulaire personnalisé dans le dossier patient pertinent, et utilisez les paramètres sur le formulaire pour empêcher complètement les patients de prendre rendez-vous en ligne, restreindre la fréquence à laquelle ils peuvent prendre des rendez-vous en ligne, ou définir une durée minimale de réservation pour leurs rendez-vous.

Lorsqu'une restriction est appliquée à l'aide du formulaire personnalisé, le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) est/sont automatiquement ajouté(s) dans le champ 'Commentaires' du dossier patient. Lorsque le patient tente de prendre rendez-vous en ligne, Ocean vérifie le champ 'Commentaires' pour la présence de tout terme de restriction Ocean. Les restrictions peuvent être supprimées ou modifiées en mettant à jour le formulaire personnalisé trouvé dans le dossier patient, ou en modifiant directement le champ 'Commentaires' du dossier patient.

  • Comme alternative à l'utilisation du formulaire personnalisé, vous pouvez vous référer au tableau des termes de restriction Ocean ci-dessous, et entrer manuellement le(s) terme(s) de restriction pertinent(s) directement dans le champ 'Commentaires' du dossier patient.

Med Access

  • Les utilisateurs peuvent ajouter le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) dans le champ 'Notes' (sous l'en-tête Assignations de soins & Notes) du dossier du patient pour appliquer des restrictions au niveau individuel du patient. Voir le tableau ci-dessous pour une liste complète des termes de restriction Ocean.

Accuro

  • Les utilisateurs peuvent ajouter le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) dans le champ 'Dossier papier' du dossier du patient pour appliquer des restrictions au niveau individuel du patient. Voir le tableau ci-dessous pour une liste complète des termes de restriction Ocean.

OSCAR Pro

  • Les utilisateurs peuvent ajouter le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) dans le champ 'Notes' du dossier principal du patient pour appliquer des restrictions au niveau individuel du patient. Voir le tableau ci-dessous pour une liste complète des termes de restriction Ocean.

Termes de Restriction Ocean

Terme Restriction
"no ob" ou "no online booking" Empêche le patient de pouvoir réserver en ligne.
"ob#days " ou "ob q# days" ou "ob q# d"

Où "#" est un nombre. Cela empêchera le patient de réserver à nouveau en ligne jusqu'à ce que le "#" de jours soit écoulé - par exemple, ajouter "ob7days" garantira qu'un patient attend 7 jours pour réserver un autre rendez-vous en ligne.

Si à la fois des restrictions au niveau du patient et des restrictions au niveau du rendez-vous ont été appliquées, la restriction avec la valeur la plus élevée s'appliquera. Par exemple :

  • Si la restriction au niveau du patient est de 10 jours et la restriction au niveau du rendez-vous est de 5 jours - le patient ne peut pas réserver pendant 10 jours, mais tout le monde peut réserver dans 5 jours.
  • Par exemple, si la restriction au niveau du patient est de 5 jours mais que la restriction au niveau du rendez-vous est de 10 jours - le patient ne peut pas réserver pendant 10 jours (comme tous les autres patients).
  • Par exemple, si la restriction au niveau du patient est de 5 jours mais qu'il n'y a pas de restriction de type au niveau du rendez-vous - le patient ne peut pas réserver pendant 5 jours, mais il n'y a pas de restriction pour les autres patients.
#+min Où # est un nombre. Cela garantit que les rendez-vous pour ce patient sont toujours réservés pour "#" minutes, indépendamment de la durée du rendez-vous définie dans la page de configuration du type de rendez-vous. Par exemple, "30+min" garantira que le patient est toujours réservé pour 30 minutes lorsqu'il réserve un rendez-vous en ligne.
  • Les patients qui ont été restreints de réserver en ligne en utilisant les restrictions ci-dessus reçoivent un message d'erreur indiquant que leur réservation n'a pas pu être traitée.
Restreindre les patients en fonction de leur réponse dans le formulaire de réservation

Vous pouvez personnaliser votre formulaire de réservation pour inclure des questions avant de permettre aux patients de sélectionner leur type de rendez-vous. Vous pouvez appliquer une validation pour empêcher un patient de réserver en ligne s'il répond d'une certaine manière dans votre formulaire de réservation. Deux exemples courants sont fournis ci-dessous :

Empêcher la réservation basée sur une question "Oui/Non"

  • Dans cet exemple, le patient ne peut pas réserver en ligne car il a répondu "Oui" à la question de dépistage COVID-19. Si le patient avait répondu "Non", il aurait pu procéder à la réservation en ligne.

Configuration

Prérequis

  • Ajoutez une nouvelle Section/Page avant la Section/Page de sélection du type de rendez-vous.
  • Dans la Section/Page nouvellement créée, créez votre élément de question souhaité avec les options de réponse correspondantes 'Oui'/'Non'.

  • Dans l'onglet 'Scripting et Plus' pour l'élément créé à l'étape C, notez la valeur dans le champ 'Référence de l'élément'.

    Pour plus de clarté, il est recommandé de personnaliser cela avec un terme reconnaissable associé à l'élément eForm respectif - par exemple, le terme 'covid' a été choisi pour cet exemple.

  • Ajoutez un nouvel élément eForm, et définissez le 'Type' de l'élément sur 'Étiquette'.

    Dans le champ 'Légende', entrez le message qui doit être présenté au patient s'il "échoue" à la question de dépistage ci-dessus.

  • Dans l'onglet 'Scripting et Plus' pour l'élément créé à l'étape E, définissez le paramètre 'Validation du champ' sur 'Condition Javascript'.

  • Dans le champ 'Condition de validation Javascript', entrez une expression Javascript qui empêche le patient de pouvoir continuer.

    Par exemple, l'expression covid.r != "Y" évalue à false si 'Oui' est choisi dans la question ci-dessus. Cette logique empêche le patient de continuer à réserver en ligne.

    Entrez éventuellement un 'Message d'erreur de validation' supplémentaire à afficher en ligne si le patient tente de continuer à réserver en ligne.

  • Dans le paramètre 'Afficher ce champ si', entrez une expression Javascript qui contrôle l'affichage de l'élément d'étiquette.

    Par exemple, l'expression covid.r == 'Y' évalue à true si 'Oui' est choisi dans la question ci-dessus. Cela déclenche la visibilité de l'élément d'étiquette (c'est-à-dire, affiché uniquement lorsque le patient "échoue" à la question de dépistage en répondant 'Oui').

  • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit de l'éditeur de formulaire électronique.

Empêcher la réservation de type(s) de rendez-vous spécifique(s) en fonction d'une démographie de patient

  • Dans cet exemple, le patient ne peut pas réserver en ligne car il n'est pas assez âgé pour réserver un rendez-vous "Vaccin contre la grippe pour les aînés".

Configuration

Prérequis

  • Ajouter un nouvel élément eForm n'importe où sous la question de type de rendez-vous. Réglez le 'Type' sur 'Label', et laissez le 'Caption' vide.
  • Dans l'onglet 'Scripting and More', réglez le paramètre 'Field validation' sur 'Javascript condition'.

  • En utilisant la 'Validation Javascript Condition', entrez une condition Javascript à évaluer. Si la condition s'évalue à true, la condition est satisfaite.

    Par exemple, la condition appointmentType.r == "Senior Flu Shot" && pt.GetAge() >= 65 est utilisée pour vérifier si le patient a 65 ans ou plus après avoir sélectionné le type de rendez-vous 'Senior Flu Shot'.

    Vous pouvez remplacer l'étiquette 'Senior Flu Shot' dans la condition par votre propre étiquette de rendez-vous, et ajuster l'âge si nécessaire.

    De même, vous pouvez utiliser des fonctions ScriptPatient ("pt") supplémentaires pour vérifier d'autres propriétés du patient.

  • Dans le paramètre 'Validation Error Message', entrez le message d'erreur qui doit être affiché à un patient lorsqu'il ne passe pas la condition de validation.

  • Dans le paramètre 'Show this field if', entrez une expression Javascript qui contrôle l'affichage de l'élément d'étiquette.

    Par exemple, l'expression appointmentType.r == "Senior Flu Shot" s'évalue à true si l'option 'Senior Flu Shot' est choisie lors de la sélection du type de rendez-vous à réserver.

    Cela déclenche la visibilité de l'élément d'étiquette, cependant, puisque le champ 'Caption' est laissé vide, il apparaîtra simplement comme une ligne vide jusqu'à ce que le patient tente de continuer la réservation (moment auquel il se voit présenter le 'Validation Error Message' que vous avez configuré).

  • Appuyez sur 'Save Changes' dans le coin inférieur droit de l'éditeur eForm.

Restreindre les types de rendez-vous qui peuvent être réservés dans un certain créneau horaire

Les prestataires peuvent vouloir limiter les rendez-vous réservés en ligne à un ou plusieurs créneaux horaires particuliers pendant la journée ou la semaine. Par exemple, proposer des rendez-vous de santé mentale à partir de 15h00 à 17h00 les lundis et mercredis, mais à aucun autre moment. Une autre raison courante est de s'assurer que différents types de rendez-vous ne peuvent pas être réservés en même temps - par exemple, les patients ne devraient pas pouvoir réserver un rendez-vous « Physique » dans des créneaux horaires réservés aux rendez-vous de « Santé mentale ».

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Prérequis

  • Utilisateurs PSS : Veuillez vous assurer que votre horaire est configuré pour permettre plusieurs réservations. Vous pouvez trouver ce paramètre dans le planificateur PS Suite sous Rendez-vous -> Changer de fournisseur. Sélectionnez le fournisseur approprié et assurez-vous que "Réservations uniques seulement" est décoché comme indiqué dans l'image à droite.

1. Créer un type de rendez-vous de remplacement dans votre DMÉ avec "réservation en ligne" ou "/ob" dans le nom.

    1. Tout d'abord, vous devrez créer un nouveau type de rendez-vous dans votre DMÉ avec "réservation en ligne" ou "/ob" (sensible à la casse) dans le nom du rendez-vous. Vous utiliserez ce type de rendez-vous DMÉ pour assigner des créneaux horaires "de remplacement" dans votre horaire DMÉ que vous souhaitez rendre disponibles pour les rendez-vous réservés uniquement en ligne. Vous pouvez choisir de créer un type de rendez-vous de remplacement générique "réservation en ligne" pour tous les rendez-vous à réserver, cependant vous pouvez également créer des remplacements plus spécifiques tels que "Santé mentale /ob" pour les rendez-vous de santé mentale, "Physique /ob" pour les rendez-vous physiques, ou "Télémedecine /ob" pour les rendez-vous de télémedecine.

      Lors de la création de votre nouveau(s) type(s) de Rendez-vous de remplacement, assurez-vous de sélectionner une "Couleur de fond par Défaut" unique afin de pouvoir facilement voir où il a été appliqué dans votre horaire DMÉ. Pour des informations sur l'endroit où trouver les types de rendez-vous dans votre DMÉ, veuillez vous référer à la section "Où trouver les types de rendez-vous DMÉ" dans notre guide sur Cartographie des types de rendez-vous DMÉ.

      Dans l'image ci-dessous, un type de rendez-vous de remplacement a été créé pour les rendez-vous de santé mentale - le Nom du type de rendez-vous est "Santé mentale /ob", et la Couleur de fond par Défaut est rouge. Cela sera appliqué aux créneaux horaires vides de l'horaire DMÉ pour indiquer les moments où les rendez-vous de santé mentale peuvent être réservés.

2. Assigner un ou plusieurs créneaux horaires dans votre DMÉ en utilisant votre type de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" nouvellement créé.

    1. Dans votre horaire PS Suite, vous pouvez maintenant indiquer les créneaux horaires disponibles pour être réservés en ligne (ou indiquer des créneaux horaires spécifiques pour des types de rendez-vous spécifiques) en appliquant les types de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" nouvellement créés à vos créneaux horaires vides souhaités. Assurez-vous que le(s) créneau(x) horaire(s) que vous assignez ne chevauchent pas d'autres créneaux horaires assignés ou des heures non disponibles (x violet dans l'horaire PS Suite).

      Pour allouer rapidement plusieurs créneaux horaires, sélectionnez le créneau horaire de départ, sélectionnez votre type de rendez-vous "de remplacement" (par exemple, "Santé mentale /ob"), et indiquez la durée en minutes pour le nombre de créneaux horaires que vous souhaitez allouer (par exemple, 120 minutes = 2 heures). Vous pouvez également appliquer une récurrence pour créer un modèle (par exemple, si vous souhaitez définir cette restriction chaque semaine).

      L'image ci-dessous fournit un exemple d'un type de rendez-vous de remplacement "Santé mentale /ob" correctement appliqué pour une durée de 2 heures de 7h00 à 9h00.

Si vous avez créé de nouveaux types de rendez-vous "réservation en ligne" ou "/ob" dans votre DMÉ et assigné des créneaux horaires à ces nouveaux types de rendez-vous, connectez-vous à Ocean Cloud Connect et effectuez une synchronisation complète de l'horaire. Cliquez sur la flèche à côté de Synchroniser les rendez-vous récents et sélectionnez Synchroniser l'horaire complet.

3. Créez votre liste de rendez-vous disponibles en ligne et activez le mappage des types de rendez-vous DMÉ.

Note : Vous devez être un utilisateur administratif sur votre site Ocean pour configurer la réservation en ligne pour les étapes suivantes.

    1. Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton Menu en haut à gauche de l'Ocean Portail et sélectionnez Réservation en ligne. Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.

    2. À côté de Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer. Vous avez peut-être déjà complété la création de vos types de rendez-vous - sinon, ajoutez le nom et la durée des rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne (pour tous les horaires de réservation), et assurez-vous d'avoir activé le mappage des types de rendez-vous DMÉ. Vous pouvez vous référer à Configurer les types de rendez-vous pour la réservation en ligne si nécessaire avant de continuer.

      Assurez-vous de ne pas mapper aux types de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" nouvellement créés - ceux-ci seront plus pertinents à l'étape suivante. Assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder.

4. Associez les types de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" à leur rendez-vous respectif dans l'horaire de réservation.

            1. Dans votre zone de configuration de la réservation en ligne, sélectionnez « Modifier » à côté de l'horaire de réservation pertinent. Sous le titre « Types de Rendez-vous », vous pouvez voir les Types de Rendez-vous si vous les avez ajoutés précédemment. Sinon, vous pouvez ajouter les Types de Rendez-vous pertinents qui ont été créés à l'étape précédente à l'horaire de réservation maintenant (consultez Configurer les horaires des fournisseurs si nécessaire).

              Appuyer sur « Modifier les restrictions » à côté d'un Type de Rendez-vous vous permet d'activer des restrictions pour chaque type de rendez-vous. Par exemple, pour restreindre les rendez-vous de santé mentale à être réservés dans des créneaux horaires qui ont notre type de rendez-vous de remplacement « Santé mentale /ob » appliqué, la première option peut être utilisée. Des restrictions supplémentaires de Type de Rendez-vous peuvent être appliquées si désiré. Assurez-vous d'appuyer sur le bouton vert « Sauvegarder les restrictions ».

              Une fois que vous avez complété et sauvegardé les restrictions pour chaque type de rendez-vous, assurez-vous d'appuyer sur le bouton « Sauvegarder » en bas à gauche pour sauvegarder l'ensemble de l'horaire de réservation.

            2. Si vous souhaitez appliquer cette restriction pour tous vos fournisseurs, vous devez répéter cette étape pour chaque horaire de réservation individuel.

              L'image ci-dessous montre que le type de rendez-vous « Santé mentale » est restreint à être réservé uniquement dans des créneaux horaires dans le DMÉ qui ont le type de rendez-vous de remplacement « Santé mentale /ob » appliqué comme indiqué à l'étape 2 ci-dessus.

Avertissement : Différences dans les Types de Rendez-vous du DMÉ

Le Type de Rendez-vous du DMÉ que vous avez configuré à l'étape 3 doit être différent du type de rendez-vous du DMÉ que vous avez assigné à l'étape 4.

  • À l'étape 3, vous mappez vos rendez-vous de réservation en ligne aux Types de Rendez-vous du DMÉ. Lorsque ce rendez-vous est réservé en ligne, il entrera dans votre horaire DMÉ avec le Type de Rendez-vous du DMÉ associé. En utilisant la capture d'écran à droite comme exemple, réserver un rendez-vous « Visite téléphonique » en ligne entrera dans votre horaire DMÉ réservé comme un Type de Rendez-vous DMÉ « TELEPHONECON ».
  • À l'étape 4, vous mappez la restriction pour le rendez-vous de remplacement vivant sur l'horaire de réservation au créneau horaire assigné dans votre DMÉ à l'étape 2. Ocean recherchera le type de rendez-vous du DMÉ défini sur la restriction, et ne réservera que des rendez-vous de ce type dans cet horaire, dans ce créneau. En utilisant la capture d'écran à droite comme exemple, les patients réservant une « Visite téléphonique » ne verront que les créneaux horaires qui ont été assignés au type de rendez-vous de remplacement « réservation en ligne ». Lorsqu'un rendez-vous est réservé avec succès, il entrera dans le créneau horaire assigné comme réservation en ligne et réservé comme un rendez-vous « TELEPHONECON ».

Mettre en file d'attente un formulaire électronique en fonction du type de rendez-vous sélectionné

Meilleure pratique : Utilisation des rappels Ocean

Les rappels aux patients sont des courriels automatisés envoyés aux patients avant leurs rendez-vous planifiés. Ces courriels automatisés vous permettent de notifier les patients de leurs rendez-vous à venir, ainsi que d'envoyer en toute sécurité des messages et des eFormulaires aux patients en option.

Lorsque vous configurez vos rappels Ocean pour les rendez-vous réservés en ligne, assurez-vous que votre fenêtre de réservation (jusqu'à quel point dans le futur un patient peut réserver un rendez-vous en ligne) correspond à votre fenêtre de rappel (quand vos rappels sont envoyés aux patients).

Par exemple, les rappels Ocean ne peuvent être envoyés que au minimum un jour à l'avance du rendez-vous. Si vous autorisez les patients à réserver en ligne pour des rendez-vous le jour même, ils ne recevront pas votre courriel de rappel.

Fonctionnalité avancée : Utilisation des formulaires de réservation et post-réservation

Si vous décidez de mettre en file d'attente des formulaires pour que les patients les complètent en utilisant le formulaire de réservation et le formulaire post-réservation au lieu des rappels Ocean, veuillez noter qu'il s'agit d'une fonctionnalité avancée d'Ocean. Cette fonctionnalité est uniquement recommandée pour les utilisateurs avancés d'eFormulaires Ocean. Si vous êtes intéressé par l'utilisation de cette fonctionnalité mais que vous n'êtes pas familier avec les eFormulaires Ocean, nous avons un entrepreneur tiers qui peut vous aider à configurer cela pour votre clinique. Contactez-nous pour en savoir plus.

La réservation en ligne d'Ocean exploite la puissance des eFormulaires Ocean à deux moments différents lors de l'expérience de réservation en ligne des patients. Le premier est un formulaire de réservation et le second est un formulaire post-réservation.

Formulaire de Rendez-vous

Le formulaire de rendez-vous est présenté au patient lors de l'étape 3 - Détails. Il est recommandé de garder ce eFormulaire succinct car nous ne voulons pas compliquer la prise de rendez-vous pour les patients.

Le formulaire de rendez-vous contient trois éléments spéciaux (référence d'élément appointmentType, appointmentDuration et reasonForVisit). Il est important que vous ne modifiez pas ces trois types d'éléments. Ocean est codé en dur pour remplir et extraire des informations cruciales pour la fonctionnalité de réservation en ligne à partir de ces champs.

Pour mettre en file d'attente des formulaires en utilisant le formulaire de rendez-vous lors de l'étape 3 - Détails, utilisez Actions eFormulaires.

Par exemple, si vous souhaitez mettre en file d'attente un formulaire en fonction du rendez-vous sélectionné par votre patient, vous devrez utiliser l'expression suivante : appointmentType.r == "Suivi" où "Suivi" est le type de rendez-vous de votre configuration de Type de Rendez-vous.

Formulaire Post-Rendez-vous

Le formulaire post-rendez-vous est présenté au patient lors de l'étape 5 - Confirmation.

Pour mettre en file d'attente des formulaires en utilisant le formulaire post-rendez-vous lors de l'étape 5 - Confirmation, vous devrez utiliser un type d'élément formule pour recueillir la réponse de appointmentType du formulaire de rendez-vous de l'étape 3.

Légende: appointmentType: $$

Type d'élément: Formula

Référence d'élément: appointmentType

Afficher ce champ si: faux

Formule: ScriptUtil.getResponse("form_ref", "appointmentType");

Où form_ref fait référence à la référence eFormulaire de votre formulaire de rendez-vous.

Ensuite, utilisez Actions eFormulaires pour mettre en file d'attente des formulaires en fonction du type de rendez-vous sélectionné par le patient dans le formulaire de rendez-vous de l'étape 3.

Étant donné que le eFormulaire post-rendez-vous est facultatif (les patients peuvent simplement fermer la fenêtre sans remplir les eFormulaires que vous avez configurés), les Rappels Ocean peuvent être un moyen plus fiable d'envoyer aux patients des informations et des eFormulaires avant leur rendez-vous (voir ci-dessus).

Veuillez noter que si vous modifiez un jour votre formulaire de rendez-vous, vous devrez modifier la référence de formulaire dans votre formulaire post-rendez-vous.