Meilleure pratique : Utilisation des rappels Ocean
Les rappels aux patients sont des courriels automatisés envoyés aux patients avant leurs rendez-vous planifiés. Ces courriels automatisés vous permettent de notifier les patients de leurs rendez-vous à venir, ainsi que d'envoyer en toute sécurité des messages et des eFormulaires aux patients en option.
Lorsque vous configurez vos rappels Ocean pour les rendez-vous réservés en ligne, assurez-vous que votre fenêtre de réservation (jusqu'à quel point dans le futur un patient peut réserver un rendez-vous en ligne) correspond à votre fenêtre de rappel (quand vos rappels sont envoyés aux patients).
Par exemple, les rappels Ocean ne peuvent être envoyés que au minimum un jour à l'avance du rendez-vous. Si vous autorisez les patients à réserver en ligne pour des rendez-vous le jour même, ils ne recevront pas votre courriel de rappel.
Fonctionnalité avancée : Utilisation des formulaires de réservation et post-réservation
Si vous décidez de mettre en file d'attente des formulaires pour que les patients les complètent en utilisant le formulaire de réservation et le formulaire post-réservation au lieu des rappels Ocean, veuillez noter qu'il s'agit d'une fonctionnalité avancée d'Ocean. Cette fonctionnalité est uniquement recommandée pour les utilisateurs avancés d'eFormulaires Ocean. Si vous êtes intéressé par l'utilisation de cette fonctionnalité mais que vous n'êtes pas familier avec les eFormulaires Ocean, nous avons un entrepreneur tiers qui peut vous aider à configurer cela pour votre clinique. Contactez-nous pour en savoir plus.
La réservation en ligne d'Ocean exploite la puissance des eFormulaires Ocean à deux moments différents lors de l'expérience de réservation en ligne des patients. Le premier est un formulaire de réservation et le second est un formulaire post-réservation.
Le formulaire de rendez-vous est présenté au patient lors de l'étape 3 - Détails. Il est recommandé de garder ce eFormulaire succinct car nous ne voulons pas compliquer la prise de rendez-vous pour les patients.
Le formulaire de rendez-vous contient trois éléments spéciaux (référence d'élément appointmentType, appointmentDuration et reasonForVisit). Il est important que vous ne modifiez pas ces trois types d'éléments. Ocean est codé en dur pour remplir et extraire des informations cruciales pour la fonctionnalité de réservation en ligne à partir de ces champs.
Pour mettre en file d'attente des formulaires en utilisant le formulaire de rendez-vous lors de l'étape 3 - Détails, utilisez Actions eFormulaires.
Par exemple, si vous souhaitez mettre en file d'attente un formulaire en fonction du rendez-vous sélectionné par votre patient, vous devrez utiliser l'expression suivante : appointmentType.r == "Suivi" où "Suivi" est le type de rendez-vous de votre configuration de Type de Rendez-vous.
Le formulaire post-rendez-vous est présenté au patient lors de l'étape 5 - Confirmation.
Pour mettre en file d'attente des formulaires en utilisant le formulaire post-rendez-vous lors de l'étape 5 - Confirmation, vous devrez utiliser un type d'élément formule pour recueillir la réponse de appointmentType du formulaire de rendez-vous de l'étape 3.
Légende: appointmentType: $$
Type d'élément: Formula
Référence d'élément: appointmentType
Afficher ce champ si: faux
Formule: ScriptUtil.getResponse("form_ref", "appointmentType");
Où form_ref fait référence à la référence eFormulaire de votre formulaire de rendez-vous.
Ensuite, utilisez Actions eFormulaires pour mettre en file d'attente des formulaires en fonction du type de rendez-vous sélectionné par le patient dans le formulaire de rendez-vous de l'étape 3.
Étant donné que le eFormulaire post-rendez-vous est facultatif (les patients peuvent simplement fermer la fenêtre sans remplir les eFormulaires que vous avez configurés), les Rappels Ocean peuvent être un moyen plus fiable d'envoyer aux patients des informations et des eFormulaires avant leur rendez-vous (voir ci-dessus).
Veuillez noter que si vous modifiez un jour votre formulaire de rendez-vous, vous devrez modifier la référence de formulaire dans votre formulaire post-rendez-vous.