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FAQ sur l'Acheminement des eRéférences

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Est-ce que je reçois des mises à jour concernant les changements démographiques du patient si j’ai refusé une demande d’aiguillage ?

Si vous avez refusé une demande de référence, vous recevrez une notification par courriel concernant les mises à jour de la démographie du patient.

Cependant, toute mise à jour de la démographie du patient ne placera pas la demande de référence dans votre dossier Besoin d’examen, et vous ne verrez pas de drapeau jaune pour la demande de référence refusée à votre site. Le record de la demande de référence est tout de même mis à jour, mais seul le destinataire actif actuel de la demande de référence reçoit le drapeau Besoin d’examen correspondant. Cela garantit que les spécialistes ayant refusé une demande de référence ne reçoivent pas de mises à jour ou d’alertes inutiles.

Les décomptes de dossiers dans le tableau de bord des Orientations électroniques et des Consultations électroniques peuvent-ils être désactivés ?

  • Oui, les décomptes de dossiers peuvent être désactivés dans le tableau de bord des Orientations électroniques & Consultations électroniques en utilisant le bouton 'Désactiver les décomptes de dossiers' dans le menu 'Actions'.
  • Ce paramètre peut être utile pour les sites Ocean avec un volume élevé de demandes électroniques, car désactiver les décomptes de dossiers peut améliorer le temps de chargement des pages pour les utilisateurs naviguant dans le tableau de bord des Orientations électroniques & Consultations électroniques.
  • Lorsque les décomptes de dossiers sont désactivés, ils peuvent être réactivés à tout moment en utilisant le bouton 'Activer les décomptes de dossiers' dans le menu 'Actions'.

Notes

  • Lorsque les décomptes de dossiers sont désactivés, les utilisateurs doivent examiner activement les dossiers tels que 'Nouveau' et 'À réviser' régulièrement pour s'assurer que les informations importantes ne sont pas manquées.
  • Cette fonctionnalité est à la fois spécifique à l'utilisateur et spécifique au site.
    • Désactiver les décomptes de dossiers n'affecte que l'utilisateur individuel au sein de ce site Ocean ; les autres utilisateurs verront toujours les décomptes de dossiers à moins qu'ils n'ajustent eux-mêmes le paramètre.
    • Les utilisateurs associés à plusieurs sites Ocean peuvent activer ou désactiver les décomptes de dossiers indépendamment pour chaque site.

Que signifie le message d'erreur "Impossible d'inclure le diagramme marquable" ?

Accès limité

Les diagrammes marquables sont actuellement disponibles uniquement pour les types de formulaires eOrientation et doivent être activés par un employé d'OceanMD.

Quel est le problème ?

Certains formulaires d'orientation sur le Provider Network d'Ocean peuvent être configurés pour générer et inclure une image de diagramme marquable en tant que pièce jointe dans la eRequest lors de l'envoi. Cette configuration est la plus courante dans les parcours d'imagerie diagnostique.

Si vous tentez d'envoyer une eRequest mais que vous recevez un message d'erreur indiquant "Impossible d'inclure le diagramme marquable. Sauvegardez votre progression et essayez d'utiliser un autre navigateur pour soumettre cette eRequest", cela signifie qu'Ocean n'a pas pu générer l'image du diagramme à inclure dans la eRequest.

Étant donné que l'image du diagramme est une information importante pour le destinataire de la eRequest, vous êtes empêché de soumettre la demande sans elle.

Que dois-je faire ?

Pour éviter la perte de votre progression dans le remplissage du formulaire d'orientation, nous vous recommandons d'utiliser la 'Sauvegarder pour plus tard' fonctionnalité pour sauvegarder vos réponses au formulaire d'orientation, puis de réessayer la soumission en utilisant un autre navigateur web.

Si le problème persiste dans un autre navigateur web, veuillez contacter l'équipe de support OceanMD pour obtenir de l'aide.

Un diagramme marquable peut-il être ajusté après l'envoi de la demande électronique ?

Accès Limité

Les diagrammes marquables sont actuellement disponibles uniquement pour les types de formulaires eOrientation et doivent être activés par un employé d'OceanMD.

Oui, un diagramme marquable peut être ajusté après l'envoi de l'eRequest. Cela peut être fait en suivant les étapes ci-dessous :

  • Localisez et ouvrez l'eRequest concernée.

    Vous pouvez voir les marquages du diagramme original en cliquant sur l'icône œil violet sur la pièce jointe dans la zone 'Messagerie'.

  • Pour ajuster les marquages du diagramme, cliquez sur l'icône crayon dans la zone 'Résumé du Formulaire de Référence'.
  • Ajustez les marquages en cliquant/décochant sur le diagramme, puis cliquez sur 'OK'.

  • Un nouveau message sera ajouté dans la zone 'Messagerie' décrivant les ajustements apportés aux marquages du diagramme, ainsi qu'une nouvelle pièce jointe contenant les marquages mis à jour.

    La nouvelle pièce jointe peut être différenciée de la pièce jointe originale par l'ajout du mot "édité" dans le document, ainsi qu'un horodatage mis à jour indiquant quand le nouveau fichier a été généré.

    La description textuelle des marquages sera également mise à jour dans la zone 'Résumé du Formulaire de Référence'.

    L'eRequest sera automatiquement signalée dans le dossier 'Nécessite une Révision' du destinataire pour les informer des marquages ajustés.

Comment les diagrammes annotables apparaissent-ils dans mon DMÉ ?

Accès limité

Les diagrammes annotables sont actuellement disponibles uniquement pour les types de formulaires eOrientation et doivent être activés par un employé d’OceanMD.

Ocean prend en charge la possibilité d’inclure des diagrammes annotables dans les eFormulaires et d’inclure l’image du diagramme comme pièce jointe dans une eRequête soumise.

Lorsqu’une eRequête est envoyée à ou acceptée par une Liste d’annuaire qui utilise cette fonctionnalité, l’image du diagramme est considérée comme une pièce jointe dans la eRequête et peut être automatiquement importée dans votre DMÉ intégré.

Note : Si votre site Ocean n’est pas intégré à votre DMÉ, l’image du diagramme est automatiquement incluse dans le PDF de la eRequête téléchargeable manuellement.

Comment cela apparaît-il dans mon DMÉ ?

Envoi d’une eRequête

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Si votre paramètre Cloud Connect « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » est désactivée, l’image du diagramme ne sera pas importée automatiquement dans PS Suite.

  • Si votre paramètre Cloud Connect « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » est activée, l’image du diagramme sera incluse dans le résumé PDF des informations de la eRequête qui est automatiquement ajouté au dossier du patient dans PS Suite lors de l’envoi.

Acceptation d’une eRequête

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

PS Suite avec intégration Cloud Connect

Si votre paramètre Cloud Connect « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » est désactivée, l’image du diagramme ne sera pas importée automatiquement dans PS Suite.

  • Si votre paramètre Cloud Connect « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » est activée, l’image du diagramme sera importée dans le dossier PS Suite comme PDF joint à une Note de progrès contenant le nom du fichier.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n’est pas intégré à l’aide de Cloud Connect, l’image du diagramme ne sera pas importée automatiquement dans PS Suite.

Puis-je modifier le formulaire électronique utilisé lors du processus de révision de l'eOrientation/Consultation électronique ?

  • Oui, les questions présentées dans le panneau 'Révision' lors du processus de révision de l'eOrientation/Consultation électronique sont personnalisables.
  • Les questions dans ce panneau correspondent à un eFormulaire Ocean spécifique (nommé 'Notes d'orientation') sur votre site Ocean. En modifiant cet eFormulaire, cela modifie les questions présentées lors du processus de révision.

Avertissement : Modification avancée d'eFormulaire

L'eFormulaire Notes d'orientation ne doit être modifié que par les utilisateurs d'Ocean qui sont familiers avec la modification avancée d'eFormulaire. Nous recommandons de créer une version de sauvegarde de votre eFormulaire Notes d'orientation avant de le modifier.

Comment modifier l'eFormulaire Notes d'orientation :

  • Localisez l'eFormulaire 'Notes d'orientation' dans votre bibliothèque d'eFormulaires. Cet eFormulaire a la valeur de référence 'referralNotes', qui est la valeur de référence de l'eFormulaire qu'Ocean utilisera dans le panneau 'Révision' d'une eOrientation.

    En d'autres termes, l'eFormulaire qui a la valeur de référence 'referralNotes' sera affiché dans le panneau 'Révision'.

  • Sélectionnez l'eFormulaire, et appuyez sur 'Modifier' pour lancer l'éditeur d'eFormulaire.
  • Dans l'éditeur d'eFormulaire, vous pouvez modifier ou ajouter des questions supplémentaires qui devraient être affichées dans le panneau 'Révision' lors du processus de révision.
  • Le panneau de prévisualisation sur le côté droit montre comment la note apparaîtra dans le panneau 'Notes' de l'eOrientation une fois qu'elle aura été révisée et sauvegardée.
  • Utilisez le bouton 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit pour sauvegarder votre eFormulaire lorsque vous avez terminé de faire des modifications.

Références importantes des éléments d'eFormulaire

Chaque élément dans un eFormulaire est assigné une valeur de référence d'élément spécifique. Les valeurs de référence d'élément sont souvent utilisées pour implémenter une logique conditionnelle dans les eFormulaires, mais elles sont également parfois utilisées pour pousser des informations de l'eFormulaire dans une zone ou fonctionnalité spécifique au sein d'Ocean.

  • Pour le formulaire électronique 'Notes d'orientation' spécifiquement, les références d'élément 'protocole' et 'priorité' peuvent être utilisées pour transférer des informations dans les colonnes respectives 'Protocole' et 'Priorité' dans la zone des orientations électroniques.
  • Agrandissez l'image à droite pour voir où la valeur de référence de l'élément 'priorité' est stockée pour l'élément de formulaire électronique surligné. La valeur 'protocole' n'est pas présente dans la version par défaut du formulaire électronique Notes d'orientation, mais elle peut être ajoutée manuellement.
  • La valeur textuelle affichée sur chacune des options de réponse représente la valeur textuelle qui serait transférée dans la colonne respective dans la capture d'écran ci-dessus. Celles-ci peuvent être modifiées dans l'onglet 'Choix de menu'.

  • Note : Nous recommandons fortement d'utiliser un type d'élément de formulaire électronique qui permet des choix de réponse discrets (par exemple, un menu) pour simplifier le processus dans le panneau 'Révision' de l'eOrientation. Cela garantit également que les valeurs transférées dans les colonnes 'Protocole' et 'Priorité' sont standardisées pour toutes les orientations électroniques révisées.

Comment importer manuellement une eOrientation envoyée dans PSS

Dans le cas rare où un formulaire personnalisé d'eOrientation Ocean, ou le résumé de la note de référence, ne se télécharge pas dans le dossier DMÉ du patient après l'envoi d'une eOrientation, les utilisateurs peuvent relancer le téléchargement en suivant les étapes décrites ci-dessous.

  • Accédez au tableau de bord des patients Ocean en sélectionnant "Voir dans Ocean" sur la barre d'outils Ocean dans le dossier du patient.
  • Localisez l'eOrientation envoyée qui doit être retéléchargée dans le dossier du patient, et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  • Une fois la référence ouverte, cliquez sur le menu Action situé dans le coin supérieur droit.
  • Sélectionnez l'option "Importer dans le DMÉ".

Cette action déclenchera le téléchargement de l'ensemble du résumé du formulaire de référence, ainsi que du formulaire de suivi d'eOrientation Ocean, dans le dossier du patient. Tous les messages internes PSS ou Tests/Consultations en attente, associés à la référence, seront également téléchargés.

Que se passe-t-il lorsqu'une eOrientation est envoyée avec plus d’un Service de santé demandé ? (Division de l’eOrientation)

Dans certains parcours de orientation, comme le parcours d'Imagerie diagnostique, il est courant qu'un patient soit orienté vers une liste avec plus d'un Service de santé demandé (par exemple, une orientation pour une TDM et une échographie).

Dans ces cas, plutôt que de demander à l'orienteur de compléter deux formulaires de orientation distincts (un pour la TDM et un pour l'échographie), le formulaire de orientation du site destinataire peut être conçu pour permettre de demander les deux examens sur la même orientation.

  • Voici un exemple de formulaire de orientation où le fournisseur orienteur peut sélectionner plus d'un examen.
  • Note : Sélectionner plus d'un examen assignera plus d'une Offre de service de santé au formulaire de orientation. Cela donnera au destinataire la possibilité de « scinder » l'orientation en orientations distinctes – une pour chaque offre assignée.

La politique de scission

  • En tant que destinataire de l'orientation, vous pouvez configurer votre Listes d'annuaires pour « scinder » automatiquement les orientations en plusieurs orientations pouvant être gérées séparément dans votre site Ocean. Ce paramètre se configure à partir de la page Paramètres d'administration en cliquant sur Listes d'annuaires. À partir de là, accédez à l'onglet Activation et localisez le paramètre 'Scinder automatiquement les demandes comportant plusieurs services en demandes distinctes' dans la section 'Politiques de demande'.
  • Si la politique de scission est activée sur le site destinataire, l'orientation arrivera automatiquement dans la boîte Nouveau sous forme d'orientations distinctes. L'expéditeur verra la même chose dans ses dossiers d'envois.
  • Si la politique de scission d'une Listes d'annuaires est désactivée (la case n'est pas cochée), l'orientation arrivera sur le site comme une seule orientation avec plusieurs services assignés.
  • Le destinataire peut d'abord examiner l'orientation et choisir de la scinder en plusieurs orientations (une pour chaque service). Cette scission manuelle peut être effectuée à l'aide du bouton « Scinder » affiché au bas de ces orientations lorsqu'elles sont ouvertes.

La relation entre les orientations scindées

  • Lorsque des orientations sont scindées, une relation est établie entre l'orientation originale envoyée, appelée orientation « Source », et chacune des orientations individuelles générées après la scission. Ces orientations individuelles sont communément appelées orientations « Enfant ». L'orientation Source et chacune des orientations Enfant se trouvent dans la section Orientations associées, affichée au bas de chaque orientation scindée.
L'orientation Source
  • L'orientation Source peut être visualisée si l'expéditeur ou le destinataire souhaite voir un résumé de l'orientation originale soumise, ainsi qu'une liste de chaque orientation Enfant et de leurs états correspondants.
  • L'orientation Source est accessible à partir du Menu d'action de chacune des orientations individuelles.
  • Ou elle peut être ouverte à partir du tableau des Orientations associées, en cliquant sur le lien « Visualiser la orientation électronique Source » affiché sur l'une des orientations Enfant.
  • La section Notes Source sur l'orientation Source peut être utilisée pour ajouter des notes ou des informations pertinentes à toutes les orientations associées.
  • Toutes les notes ajoutées à cette section s'afficheront sur chacune des orientations Enfant, séparément de leur volet Notes qui recueille les notes propres à cette orientation individuelle.
  • Note : S'il n'y a pas de Notes Source ajoutées à l'orientation Source, cette section ne s'affichera PAS sur les orientations Enfant individuelles.
Les orientations Enfant
  • Lorsqu'une orientation Enfant est ouverte, toutes les autres orientations Enfant issues de la scission originale peuvent être consultées, ainsi que leur état, dans la section Orientations associées au bas de la vue de l'orientation.
  • Pour naviguer entre ces orientations, vous pouvez cliquer sur le nom de l'orientation associée, ou cliquer sur le lien « Visualiser la orientation électronique », dans la colonne de droite du tableau des Orientations associées.
  • Note : Après une scission, chacune des orientations Enfant fonctionnera individuellement dans Ocean, avec ses propres rendez-vous, mises à jour d'état, notifications par courriel, notes et messages qui lui sont associés. 

Le résumé du formulaire de orientation sur les orientations scindées

  • Le résumé du formulaire de orientation est généré à partir des informations saisies par le fournisseur orienteur sur le formulaire de orientation. L'orientation Source affichera toutes les informations complétées sur le formulaire, y compris les sections applicables à chacun des services sélectionnés.
  • Dans une scission standard, ce même résumé du formulaire de orientation sera affiché sur chacune des orientations Enfant générées. Toutefois, le formulaire de orientation peut aussi être conçu sur le site destinataire pour n'afficher que certaines parties du résumé original sur chaque orientation Enfant. Cela vise à faciliter la gestion et le triage de chaque orientation Enfant. Par exemple, lorsque vous visualisez l'orientation Enfant pour l'échographie, vous pouvez ne voir que les sections pertinentes à ce service dans le résumé du formulaire de orientation.
  • Note : La scission des orientations et la génération de ces résumés de formulaire de orientation Enfant dépendront de la conception et de la configuration du formulaire de orientation et de la Listes d'annuaires du destinataire.

Suppression des orientations Source et Enfant

  • Les orientations Source ne peuvent pas être supprimées directement. Les orientations Source sont automatiquement supprimées lorsque toutes leurs orientations Enfant respectives ont d'abord été supprimées.

Création de demandes entrantes

Si votre site Ocean reçoit des orientations par téléphone ou par télécopieur, vous pouvez les convertir en eOrientations Ocean en créant une Nouvelle orientation entrante.

Si votre site Ocean reçoit des orientations par téléphone ou télécopieur, vous pouvez les convertir en eOrientations Ocean en créant une Nouvelle orientation entrante en suivant les étapes ci-dessous.

  • Connectez-vous au Ocean Portail et accédez à la section Orientations électroniques & Consultation électronique.
  • Développez le menu "Actions" en bas à gauche et sélectionnez "Nouvelle orientation entrante".
  • Indiquez la source originale de l’orientation.
  • Si votre site Ocean comporte plusieurs Listes d'annuaires, il vous sera demandé de sélectionner la liste à laquelle l’orientation était destinée.

  • Remplissez la section 'Information du patient'.

    Les patients peuvent recevoir des notifications par courriel concernant l’état de l’orientation si le consentement par courriel a été fourni. L’adresse courriel du patient peut être ajoutée lors de la création de l’orientation entrante, ou après que l’eOrientation entrante a été créée.

  • Entrez la 'Date reçue de l’orientation' originale.

    Il s’agit de la date à laquelle l’orientation a été reçue à votre clinique en dehors d’Ocean (par exemple, par télécopieur ou téléphone) et elle est utilisée dans le calcul des temps d’attente. Cette date se trouve généralement sur la copie papier du télécopieur (ou dans le logiciel de télécopie numérique de votre clinique, le cas échéant).

    Note : Les orientations peuvent être antidatées jusqu’à un maximum de 10 ans dans le passé.

  • À l’aide des menus déroulants 'Service', sélectionnez l’offre de service de santé pertinente et le formulaire d’orientation pour l’orientation.
  • Remplissez les champs du formulaire d’orientation Ocean en utilisant les informations de l’orientation originale (par exemple, le télécopieur).

  • Dans la section 'Information du référent', saisissez manuellement les informations du référent.

    Vous pouvez également utiliser le bouton 'Importer...' pour remplir automatiquement les informations à partir de la Liste d'annuaires du référent dans Healthmap Ocean (si disponible).

  • Pour importer les informations du référent, tapez son nom dans la zone de texte et choisissez sa liste dans la liste des résultats.

    Note : Si des informations doivent être mises à jour, mettez à jour ces champs dans le volet 'Information du référent' de l’eOrientation et elles seront sauvegardées pour la prochaine fois.

  • Lorsque toutes les informations de l’orientation ont été saisies, cliquez sur le bouton "Envoyer l’orientation" dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
  • Si l’adresse courriel du patient a été incluse dans la section Information du patient, il vous sera demandé de confirmer que le patient a donné son consentement pour recevoir des notifications par courriel concernant les mises à jour importantes de l’état de l’orientation.
  • Pour des raisons de sécurité, il vous sera demandé de confirmer les informations cliniques, y compris le patient, le site source et le référent.

  • L’eOrientation apparaîtra maintenant dans la boîte de réception "Nouveau" dans la section Orientations électroniques & Consultation électronique de votre Ocean Portail.

    Ces eOrientations entrantes peuvent être gérées de la même manière que toute autre eOrientation Ocean reçue, à l’exception du fait que aucune notification d’orientation ne sera envoyée au référent via Ocean.