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FAQ sur l'Acheminement des eRéférences

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Que signifie le message d'erreur "Impossible d'inclure le diagramme marquable" ?

Accès limité

Les diagrammes marquables sont actuellement disponibles uniquement pour les types de formulaires eOrientation et doivent être activés par un employé d'OceanMD.

Quel est le problème ?

Certains formulaires d'orientation sur le Provider Network d'Ocean peuvent être configurés pour générer et inclure une image de diagramme marquable en tant que pièce jointe dans la eRequest lors de l'envoi. Cette configuration est la plus courante dans les parcours d'imagerie diagnostique.

Si vous tentez d'envoyer une eRequest mais que vous recevez un message d'erreur indiquant "Impossible d'inclure le diagramme marquable. Sauvegardez votre progression et essayez d'utiliser un autre navigateur pour soumettre cette eRequest", cela signifie qu'Ocean n'a pas pu générer l'image du diagramme à inclure dans la eRequest.

Étant donné que l'image du diagramme est une information importante pour le destinataire de la eRequest, vous êtes empêché de soumettre la demande sans elle.

Que dois-je faire ?

Pour éviter la perte de votre progression dans le remplissage du formulaire d'orientation, nous vous recommandons d'utiliser la 'Sauvegarder pour plus tard' fonctionnalité pour sauvegarder vos réponses au formulaire d'orientation, puis de réessayer la soumission en utilisant un autre navigateur web.

Si le problème persiste dans un autre navigateur web, veuillez contacter l'équipe de support OceanMD pour obtenir de l'aide.

Un diagramme marquable peut-il être ajusté après l'envoi de la demande électronique ?

Accès Limité

Les diagrammes marquables sont actuellement disponibles uniquement pour les types de formulaires eOrientation et doivent être activés par un employé d'OceanMD.

Oui, un diagramme marquable peut être ajusté après l'envoi de l'eRequest. Cela peut être fait en suivant les étapes ci-dessous :

  • Localisez et ouvrez l'eRequest concernée.

    Vous pouvez voir les marquages du diagramme original en cliquant sur l'icône œil violet sur la pièce jointe dans la zone 'Messagerie'.

  • Pour ajuster les marquages du diagramme, cliquez sur l'icône crayon dans la zone 'Résumé du Formulaire de Référence'.
  • Ajustez les marquages en cliquant/décochant sur le diagramme, puis cliquez sur 'OK'.

  • Un nouveau message sera ajouté dans la zone 'Messagerie' décrivant les ajustements apportés aux marquages du diagramme, ainsi qu'une nouvelle pièce jointe contenant les marquages mis à jour.

    La nouvelle pièce jointe peut être différenciée de la pièce jointe originale par l'ajout du mot "édité" dans le document, ainsi qu'un horodatage mis à jour indiquant quand le nouveau fichier a été généré.

    La description textuelle des marquages sera également mise à jour dans la zone 'Résumé du Formulaire de Référence'.

    L'eRequest sera automatiquement signalée dans le dossier 'Nécessite une Révision' du destinataire pour les informer des marquages ajustés.

Comment les diagrammes marquables apparaissent-ils dans mon DMÉ ?

Accès limité

Les diagrammes marquables sont actuellement disponibles uniquement pour les types de formulaires eOrientation et doivent être activés par un employé d'OceanMD.

Ocean prend en charge la possibilité d'inclure des diagrammes marquables dans les eFormulaires et d'inclure l'image du diagramme en tant que pièce jointe dans une eDemande soumise.

Lorsqu'une eDemande est envoyée à ou acceptée par un Directory Listing qui utilise cette fonctionnalité, l'image du diagramme est considérée comme une pièce jointe dans l'eDemande et peut être automatiquement importée dans votre DMÉ intégré.

Note : Si votre site Ocean n'est pas intégré à votre DMÉ, l'image du diagramme est automatiquement incluse dans le PDF de l'eDemande téléchargeable manuellement.

Comment cela apparaît-il dans mon DMÉ ?

Envoi d'une eDemande

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Si votre paramètre Cloud Connect 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée, l'image du diagramme ne sera pas importée automatiquement dans PS Suite.

  • Si votre paramètre Cloud Connect 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée, l'image du diagramme sera incluse dans le résumé d'information de la demande électronique en PDF qui est automatiquement ajoutée au dossier du patient dans PS Suite lors de l'envoi.

Accepter une eRequest

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

PS Suite avec intégration Cloud Connect

Si votre paramètre Cloud Connect 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée, l'image du diagramme ne sera pas importée automatiquement dans PS Suite.

  • Si votre paramètre Cloud Connect 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée, l'image du diagramme sera importée dans le dossier PS Suite en tant que PDF attaché à une Note de progrès contenant le nom du fichier.

PS Suite sans intégration Cloud Connect

Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré en utilisant Cloud Connect, l'image du diagramme ne sera pas importée automatiquement dans PS Suite.

Puis-je modifier le formulaire électronique utilisé lors du processus de révision de l'eOrientation/Consultation électronique ?

  • Oui, les questions présentées dans le panneau 'Révision' lors du processus de révision de l'eOrientation/Consultation électronique sont personnalisables.
  • Les questions dans ce panneau correspondent à un eFormulaire Ocean spécifique (nommé 'Notes d'orientation') sur votre site Ocean. En modifiant cet eFormulaire, cela modifie les questions présentées lors du processus de révision.

Avertissement : Modification avancée d'eFormulaire

L'eFormulaire Notes d'orientation ne doit être modifié que par les utilisateurs d'Ocean qui sont familiers avec la modification avancée d'eFormulaire. Nous recommandons de créer une version de sauvegarde de votre eFormulaire Notes d'orientation avant de le modifier.

Comment modifier l'eFormulaire Notes d'orientation :

  • Localisez l'eFormulaire 'Notes d'orientation' dans votre bibliothèque d'eFormulaires. Cet eFormulaire a la valeur de référence 'referralNotes', qui est la valeur de référence de l'eFormulaire qu'Ocean utilisera dans le panneau 'Révision' d'une eOrientation.

    En d'autres termes, l'eFormulaire qui a la valeur de référence 'referralNotes' sera affiché dans le panneau 'Révision'.

  • Sélectionnez l'eFormulaire, et appuyez sur 'Modifier' pour lancer l'éditeur d'eFormulaire.
  • Dans l'éditeur d'eFormulaire, vous pouvez modifier ou ajouter des questions supplémentaires qui devraient être affichées dans le panneau 'Révision' lors du processus de révision.
  • Le panneau de prévisualisation sur le côté droit montre comment la note apparaîtra dans le panneau 'Notes' de l'eOrientation une fois qu'elle aura été révisée et sauvegardée.
  • Utilisez le bouton 'Sauvegarder les modifications' dans le coin inférieur droit pour sauvegarder votre eFormulaire lorsque vous avez terminé de faire des modifications.

Références importantes des éléments d'eFormulaire

Chaque élément dans un eFormulaire est assigné une valeur de référence d'élément spécifique. Les valeurs de référence d'élément sont souvent utilisées pour implémenter une logique conditionnelle dans les eFormulaires, mais elles sont également parfois utilisées pour pousser des informations de l'eFormulaire dans une zone ou fonctionnalité spécifique au sein d'Ocean.

  • Pour le formulaire électronique 'Notes d'orientation' spécifiquement, les références d'élément 'protocole' et 'priorité' peuvent être utilisées pour transférer des informations dans les colonnes respectives 'Protocole' et 'Priorité' dans la zone des orientations électroniques.
  • Agrandissez l'image à droite pour voir où la valeur de référence de l'élément 'priorité' est stockée pour l'élément de formulaire électronique surligné. La valeur 'protocole' n'est pas présente dans la version par défaut du formulaire électronique Notes d'orientation, mais elle peut être ajoutée manuellement.
  • La valeur textuelle affichée sur chacune des options de réponse représente la valeur textuelle qui serait transférée dans la colonne respective dans la capture d'écran ci-dessus. Celles-ci peuvent être modifiées dans l'onglet 'Choix de menu'.

  • Note : Nous recommandons fortement d'utiliser un type d'élément de formulaire électronique qui permet des choix de réponse discrets (par exemple, un menu) pour simplifier le processus dans le panneau 'Révision' de l'eOrientation. Cela garantit également que les valeurs transférées dans les colonnes 'Protocole' et 'Priorité' sont standardisées pour toutes les orientations électroniques révisées.

Création de demandes entrantes

Si votre site Ocean reçoit des orientations par téléphone ou fax, vous pouvez les convertir en orientations électroniques Ocean en créant une nouvelle orientation entrante.

Si votre site Ocean reçoit des orientations par téléphone ou fax, vous pouvez les convertir en orientations électroniques Ocean en créant une nouvelle orientation entrante en suivant les étapes décrites ci-dessous.

  • Connectez-vous au Ocean Portail et accédez à la zone eOrientations & Consultation électronique.
  • Développez le menu "Actions" en bas à gauche et sélectionnez "Nouvelle orientation entrante".
  • Indiquez la source originale de l'orientation.
  • S'il y a plusieurs Directory Listings dans votre site Ocean, vous serez invité à sélectionner vers quelle liste l'orientation a été dirigée.

  • Remplissez la section 'Information du patient'.

    Les patients peuvent recevoir des notifications par courriel concernant l'état de l'orientation si le consentement par courriel a été fourni. L'adresse courriel du patient peut être ajoutée au moment de la création de l'orientation entrante, ou après que l'eOrientation entrante a été créée.

  • Entrez la 'Date reçue de l'orientation' originale.

    C'est la date à laquelle l'orientation a été reçue à l'origine dans votre clinique en dehors d'Ocean (par exemple, par fax ou téléphone) et est utilisée dans les calculs de temps d'attente. Cette date peut généralement être trouvée sur la copie papier physique du fax (ou dans le logiciel de fax numérique de votre clinique, le cas échéant).

    Note : Les orientations peuvent être antidatées jusqu'à un maximum de 10 ans dans le passé.

  • En utilisant les menus déroulants 'Service', sélectionnez l'offre de service de santé pertinente et le formulaire d'orientation pour l'orientation.
  • Remplissez les champs du formulaire d'orientation Ocean en utilisant les informations de l'orientation originale (par exemple, le fax).

  • Dans la section 'Information du référent', entrez manuellement les informations du référent.

    Alternativement, utilisez le bouton 'Importer...' pour remplir automatiquement les informations à partir du Directory Listing du référent dans l'Ocean Healthmap (si disponible).

  • Pour importer les informations du référent, tapez leur nom dans la zone de texte et choisissez leur listing dans la liste des résultats.

    Note : Si des informations nécessitent une mise à jour, mettez à jour ces champs dans le volet 'Information du référent' de l'eOrientation et elles seront sauvegardées pour la prochaine fois.

  • Lorsque toutes les informations pour l'orientation ont été saisies, cliquez sur le bouton "Envoyer l'orientation" dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
  • Si l'adresse e-mail du patient a été incluse dans la section Information du patient, il vous sera demandé de confirmer que le consentement a été donné par le patient pour leur envoyer des notifications par e-mail concernant les mises à jour importantes de l'état de l'orientation.
  • Pour des raisons de sécurité, il vous sera demandé de confirmer les informations cliniques, y compris le patient, le site source et le référent.

  • L'eOrientation apparaîtra maintenant dans la boîte de réception "Nouveau" dans la zone Orientations électroniques & Consultations électroniques de votre Ocean Portail.

    Ces orientations électroniques entrantes peuvent être gérées de la même manière que toute autre orientation électronique reçue par Ocean, à l'exception qu'aucune notification d'orientation ne sera envoyée au référent via Ocean.