1. Initiez votre eOrientation Ocean

    Vous pouvez accéder au réseau d'eOrientation Ocean à partir du lien dans votre DMÉ (pour les DMÉ intégrés) ou directement depuis le Healthmap Ocean pour initier votre orientation.

    Avec un compte Ocean, vous pouvez initier une eOrientation Ocean à tout moment directement depuis le Healthmap Ocean. Si vous utilisez un DMÉ intégré avec Ocean, vous pouvez également initier une eOrientation à tout moment en suivant les étapes ci-dessous.

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    Initier votre eOrientation (sans pièce jointe)

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    • Cliquez sur le bouton "Référer" dans la barre d'outils Ocean dans le dossier du patient.

    Initier votre eOrientation (avec une pièce jointe)

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    • Les actions spécifiques au DMÉ ci-dessus vous mèneront directement à la Ocean Healthmap.
    • Note : Connectez-vous à l'Ocean Healthmap avec vos identifiants d'utilisateur Ocean si votre nom d'utilisateur n'apparaît pas en haut à droite afin que les détails de votre fournisseur soient remplis automatiquement dans l'eOrientation.
  2. Sélectionner un destinataire d’eOrientation

    Recherchez le destinataire d’orientation souhaité pour créer votre eOrientation.

    • Parcourez ou recherchez dans l’Ocean Healthmap une Liste d’annuaire à laquelle envoyer votre eOrientation.

      Note : Une icône de flèche verte indique si une Liste d’annuaire accepte actuellement les orientations électroniques.

    • La barre de recherche en haut de la page vous permet de saisir un mot-clé à rechercher, ou de sélectionner des services de santé connexes dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
    • Vous pouvez également parcourir les catégories de services de santé pour effectuer une recherche catégorielle de services de santé dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
    • L’option 'Recherche avancée et filtrage' vous permet de définir des critères plus spécifiques pour vos résultats de recherche.
    • Vos résultats de recherche peuvent également être triés par distance à partir de l’adresse du patient, ou par le temps d’attente le plus court (lors de la recherche d’un service de santé spécifique).
    • Une fois que vous avez identifié le destinataire souhaité, sélectionnez l’offre de service de santé (HSO) à laquelle vous souhaitez envoyer l’eOrientation.

      Note : Si vous ne sélectionnez pas une offre de service de santé (HSO), il se peut que vous soyez invité à en sélectionner une dans la nouvelle fenêtre d’orientation qui s’ouvre.

    • Une fois que vous avez déterminé le destinataire souhaité et l’HSO désirée, cliquez sur 'Envoyer une eOrientation'.

    Mode Test

    • Si vous souhaitez envoyer une eOrientation de test, utilisez le bouton de mode test dans le coin inférieur gauche de l’écran pour activer/désactiver le mode test.
    • Lorsque le mode test est activé, le healthmap n’affichera que les Listes d’annuaires destinataires qui ont également le mode test activé.
  3. Envoyer votre eOrientation

    Complétez le formulaire d’eOrientation et envoyez votre orientation au destinataire.

    • Complétez le formulaire d’eOrientation, selon les champs requis. Si vous avez initié l’orientation à partir d’un DMÉ intégré, l’information du patient et d’autres détails requis seront automatiquement préremplis. Complétez les champs restants au besoin.

      Note : Le champ 'Courriel' dans la section Information du patient ne prend en charge qu’une seule adresse courriel du patient par eOrientation. N’incluez pas plus d’une adresse courriel du patient dans ce champ.

    • Incluez toute pièce jointe pertinente en appuyant sur le bouton 'Ajouter la pièce jointe' et en les sélectionnant à partir de votre ordinateur.

      Note : Si vous êtes un utilisateur Med Access et que vous utilisez l’extension Ocean-MA, vous serez automatiquement invité à inclure toute pièce jointe en file d’attente dès l’ouverture du formulaire d’orientation.

      Si vous êtes un utilisateur PS Suite, Accuro ou OSCAR Pro et que vous initiez votre eOrientation avec une pièce jointe, elle sera automatiquement incluse sous le bouton 'Ajouter la pièce jointe'.

    • Si vous envoyez une eOrientation en tant que délégué, vous devrez sélectionner le fournisseur approprié pour lequel vous orientez (à partir du menu déroulant en haut du panneau « Information du référent »).
    • Cliquez sur le bouton « Envoyer l’orientation » pour envoyer votre eOrientation.

      Note : Si la Listes d'annuaires à laquelle vous envoyez accepte les orientations sous une autorité régionale (comme une initiative provinciale d’eOrientation), vous devez accepter les conditions d’utilisation de l’autorité régionale situées à côté du bouton « Envoyer l’orientation » la première fois que vous envoyez une eOrientation.

    • Une fois envoyée, une fenêtre de confirmation s’affichera avec l’option d’imprimer une copie de l’orientation pour le patient.
    • L’eOrientation sera ensuite documentée dans le dossier du patient.
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    La note d’orientation et le formulaire personnalisé Ocean eOrientation sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient.

    À l’aide du formulaire personnalisé Ocean eOrientation, un message PS interne peut être déclenché en option à l’utilisateur/groupe PS de votre choix comme rappel pour effectuer un suivi de l’orientation dans le nombre de jours spécifié. Le formulaire personnalisé Ocean eOrientation offre également un raccourci pour créer rapidement un Test / Consultation en attente dans PSS.

    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivé dans votre configuration Cloud Connect, la note d’orientation sera ajoutée au dossier du patient comme simple note de progrès textuelle.
    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la note d’orientation sera ajoutée au dossier du patient à la fois comme note de progrès textuelle et comme PDF de l’orientation joint à une note de progrès supplémentaire. Le PDF de l’orientation inclut toutes les pièces jointes ajoutées lors de l’envoi de l’orientation.
  4. Afficher et suivre votre eOrientation

    Vous recevrez des notifications par courriel concernant l'état de votre ou vos orientations.

    À partir de là, vous pouvez voir et suivre l'état de votre orientation depuis votre DMÉ et/ou la Vue des Orientations électroniques & Consultations électroniques de l'Ocean Portail.

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    Voir votre eOrientation.

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    Après avoir envoyé une eOrientation à partir de PSS, la note d'orientation et le formulaire personnalisé Ocean eOrientation sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient. Vous pouvez accéder et visualiser l'eOrientation en cliquant sur le bouton "Ouvrir" dans le formulaire Ocean eOrientation.

    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la note d'orientation sera ajoutée au dossier du patient comme seule une note de progression textuelle.
    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la note d'orientation sera ajoutée au dossier du patient comme à la fois une note de progression textuelle et un PDF de record d'orientation joint à une note de progression supplémentaire. Le PDF d'orientation inclut toutes les pièces jointes qui ont été incluses au moment de l'envoi de l'orientation.
    • La barre d'outils Ocean se mettra également à jour avec un lien affichant le nombre d'orientations électroniques en cours (actives) associées à ce patient dans Ocean.
    • Cliquer sur ce lien, OU sur le lien "Voir dans Ocean", ouvrira le tableau de bord Ocean du patient où vous pouvez trouver un tableau des eOrientations envoyées actives pour le patient. Vous pouvez sélectionner une orientation spécifique dans le tableau pour l'ouvrir et voir plus de détails, ou y apporter des mises à jour.

    Vérifiez l'état de votre eOrientation.

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    • Lorsque l'état de l'eOrientation change, le formulaire d'eOrientation Ocean dans le dossier du patient sera automatiquement mis à jour. Vous pouvez accéder et examiner l'état de cette orientation individuelle à tout moment à partir du dossier du patient. Cliquez sur "Ouvrir" pour plus de détails.
    • Pour examiner les états de toutes les orientations actives pour ce patient, sélectionnez les liens "Voir dans Ocean" ou "# en attente" sur la barre d'outils Ocean. Dans le tableau des Orientations Actives Envoyées, l'état correspondant de chaque orientation peut être consulté dans la colonne État. Cliquez n'importe où sur une ligne d'orientation individuelle pour l'ouvrir pour plus de détails.

    Si vous avez lié votre orientation à votre propre compte Ocean, vous recevrez également automatiquement des mises à jour par courriel lorsque l'état de votre eOrientation change (c'est-à-dire si elle est réservée, annulée ou modifiée). Plus de détails sur ces mises à jour par courriel peuvent être trouvés dans l'article "Où sont envoyés les courriels de notification de consultation électronique et/ou d'eOrientation?".

  5. Gérez toutes vos eOrientations dans l’Ocean Portail

    Utilisez l’Ocean Portail pour gérer toutes vos orientations électroniques envoyées.

    Après l’envoi de votre eOrientation, elle peut être consultée et gérée à partir de la zone Consultation électronique & Orientations électroniques de l’Ocean Portail. Le portail vous permet de voir toutes vos orientations au même endroit, clairement organisées dans des dossiers selon leur état courant.

    Cet article présente les différentes fonctionnalités et options disponibles dans le portail, de la recherche d’orientations à la compréhension des déclencheurs qui mettent à jour l’état d’une orientation.

    Connexion à l’Ocean Portail

    • Connectez-vous à l’Ocean Portail avec votre nom d’utilisateur et mot de passe Ocean.
    • Ouvrez le Menu dans le coin supérieur gauche et sélectionnez « Orientations électroniques & Consultation électronique ».

    Configurer vos dossiers Envoyés et Reçues

    • La vue eOrientation & Consultation électronique dans l’Ocean Portail comporte deux principaux regroupements de dossiers : « Reçue » et « Envoyée ».
    • Dans ces regroupements de dossiers, vous pouvez accéder à toutes vos orientations dans leur dossier d’état courant.
    • Si vous envoyez seulement des eOrientations, il est recommandé de réduire le regroupement de dossiers « Reçue » en cliquant dessus.

    Dossiers d’état

    Les dossiers d’état classent vos orientations selon leur état courant. Au fur et à mesure que l’état d’une orientation change au cours de son cycle de vie, elle sera automatiquement déplacée dans le dossier approprié.

    • Par exemple, une orientation dans le dossier « En attente de réservation » sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » lorsque le destinataire de l’orientation réserve un rendez-vous pour le patient et met à jour cette information dans l’orientation.
    • Une fois la date et l’heure du rendez-vous confirmées, l’orientation sera alors automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé confirmé » pour les deux parties.

    Cette fonctionnalité garantit que l’état de l’orientation est toujours à jour tout au long de son cycle de vie pour toutes les parties concernées.

    Recherche et filtrage

    Barre de recherche

    Pour localiser rapidement une orientation spécifique ou un groupe d’orientations, vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le coin supérieur gauche.

    • La sélection de « Patient avec le nom de famille » filtre toutes vos orientations pour n’inclure que les patients ayant le nom de famille correspondant.
    • La sélection de « Clinicien référent avec le nom contenant » filtre toutes vos orientations pour n’inclure que celles envoyées par un clinicien spécifique.
    • La sélection de « Fournisseur avec le nom contenant » filtre toutes vos orientations pour n’inclure que celles envoyées à la Listes d'annuaires dont le nom contient le terme recherché.

    Filtrage par clinicien référent et service

    • Tous les dossiers du regroupement « Envoyée » peuvent être filtrés selon le « Clinicien référent » et/ou le « Service » référé.

    Filtrage par date de rendez-vous

    • Les dossiers d’état « Réservé non confirmé » et « Réservé confirmé » peuvent aussi être filtrés pour afficher les orientations avec des rendez-vous dans une certaine période.
    • Les champs « Date du rendez-vous - Début » et « Date du rendez-vous - Fin » peuvent être utilisés pour afficher uniquement les orientations avec un rendez-vous réservé dans la plage de dates spécifiée.

    Filtrage par colonne

    • Certaines colonnes dans chaque dossier d’état peuvent être utilisées pour trier les orientations correspondantes par ordre croissant ou décroissant.
    • Il suffit de cliquer sur l’en-tête de la colonne pour trier les orientations selon cette colonne.

Initiez votre eOrientation Ocean

Vous pouvez accéder au réseau d'eOrientation Ocean à partir du lien dans votre DMÉ (pour les DMÉ intégrés) ou directement depuis le Healthmap Ocean pour initier votre orientation.

Avec un compte Ocean, vous pouvez initier une eOrientation Ocean à tout moment directement depuis le Healthmap Ocean. Si vous utilisez un DMÉ intégré avec Ocean, vous pouvez également initier une eOrientation à tout moment en suivant les étapes ci-dessous.

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Initier votre eOrientation (sans pièce jointe)

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  • Cliquez sur le bouton "Référer" dans la barre d'outils Ocean dans le dossier du patient.

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  • Les actions spécifiques au DMÉ ci-dessus vous mèneront directement à la Ocean Healthmap.
  • Note : Connectez-vous à l'Ocean Healthmap avec vos identifiants d'utilisateur Ocean si votre nom d'utilisateur n'apparaît pas en haut à droite afin que les détails de votre fournisseur soient remplis automatiquement dans l'eOrientation.

Sélectionner un destinataire d’eOrientation

Recherchez le destinataire d’orientation souhaité pour créer votre eOrientation.

  • Parcourez ou recherchez dans l’Ocean Healthmap une Liste d’annuaire à laquelle envoyer votre eOrientation.

    Note : Une icône de flèche verte indique si une Liste d’annuaire accepte actuellement les orientations électroniques.

  • La barre de recherche en haut de la page vous permet de saisir un mot-clé à rechercher, ou de sélectionner des services de santé connexes dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
  • Vous pouvez également parcourir les catégories de services de santé pour effectuer une recherche catégorielle de services de santé dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
  • L’option 'Recherche avancée et filtrage' vous permet de définir des critères plus spécifiques pour vos résultats de recherche.
  • Vos résultats de recherche peuvent également être triés par distance à partir de l’adresse du patient, ou par le temps d’attente le plus court (lors de la recherche d’un service de santé spécifique).
  • Une fois que vous avez identifié le destinataire souhaité, sélectionnez l’offre de service de santé (HSO) à laquelle vous souhaitez envoyer l’eOrientation.

    Note : Si vous ne sélectionnez pas une offre de service de santé (HSO), il se peut que vous soyez invité à en sélectionner une dans la nouvelle fenêtre d’orientation qui s’ouvre.

  • Une fois que vous avez déterminé le destinataire souhaité et l’HSO désirée, cliquez sur 'Envoyer une eOrientation'.

Mode Test

  • Si vous souhaitez envoyer une eOrientation de test, utilisez le bouton de mode test dans le coin inférieur gauche de l’écran pour activer/désactiver le mode test.
  • Lorsque le mode test est activé, le healthmap n’affichera que les Listes d’annuaires destinataires qui ont également le mode test activé.

Envoyer votre eOrientation

Complétez le formulaire d’eOrientation et envoyez votre orientation au destinataire.

  • Complétez le formulaire d’eOrientation, selon les champs requis. Si vous avez initié l’orientation à partir d’un DMÉ intégré, l’information du patient et d’autres détails requis seront automatiquement préremplis. Complétez les champs restants au besoin.

    Note : Le champ 'Courriel' dans la section Information du patient ne prend en charge qu’une seule adresse courriel du patient par eOrientation. N’incluez pas plus d’une adresse courriel du patient dans ce champ.

  • Incluez toute pièce jointe pertinente en appuyant sur le bouton 'Ajouter la pièce jointe' et en les sélectionnant à partir de votre ordinateur.

    Note : Si vous êtes un utilisateur Med Access et que vous utilisez l’extension Ocean-MA, vous serez automatiquement invité à inclure toute pièce jointe en file d’attente dès l’ouverture du formulaire d’orientation.

    Si vous êtes un utilisateur PS Suite, Accuro ou OSCAR Pro et que vous initiez votre eOrientation avec une pièce jointe, elle sera automatiquement incluse sous le bouton 'Ajouter la pièce jointe'.

  • Si vous envoyez une eOrientation en tant que délégué, vous devrez sélectionner le fournisseur approprié pour lequel vous orientez (à partir du menu déroulant en haut du panneau « Information du référent »).
  • Cliquez sur le bouton « Envoyer l’orientation » pour envoyer votre eOrientation.

    Note : Si la Listes d'annuaires à laquelle vous envoyez accepte les orientations sous une autorité régionale (comme une initiative provinciale d’eOrientation), vous devez accepter les conditions d’utilisation de l’autorité régionale situées à côté du bouton « Envoyer l’orientation » la première fois que vous envoyez une eOrientation.

  • Une fois envoyée, une fenêtre de confirmation s’affichera avec l’option d’imprimer une copie de l’orientation pour le patient.
  • L’eOrientation sera ensuite documentée dans le dossier du patient.
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La note d’orientation et le formulaire personnalisé Ocean eOrientation sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient.

À l’aide du formulaire personnalisé Ocean eOrientation, un message PS interne peut être déclenché en option à l’utilisateur/groupe PS de votre choix comme rappel pour effectuer un suivi de l’orientation dans le nombre de jours spécifié. Le formulaire personnalisé Ocean eOrientation offre également un raccourci pour créer rapidement un Test / Consultation en attente dans PSS.

  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivé dans votre configuration Cloud Connect, la note d’orientation sera ajoutée au dossier du patient comme simple note de progrès textuelle.
  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la note d’orientation sera ajoutée au dossier du patient à la fois comme note de progrès textuelle et comme PDF de l’orientation joint à une note de progrès supplémentaire. Le PDF de l’orientation inclut toutes les pièces jointes ajoutées lors de l’envoi de l’orientation.

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Après avoir envoyé une eOrientation à partir de PSS, la note d'orientation et le formulaire personnalisé Ocean eOrientation sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient. Vous pouvez accéder et visualiser l'eOrientation en cliquant sur le bouton "Ouvrir" dans le formulaire Ocean eOrientation.

  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la note d'orientation sera ajoutée au dossier du patient comme seule une note de progression textuelle.
  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la note d'orientation sera ajoutée au dossier du patient comme à la fois une note de progression textuelle et un PDF de record d'orientation joint à une note de progression supplémentaire. Le PDF d'orientation inclut toutes les pièces jointes qui ont été incluses au moment de l'envoi de l'orientation.
  • La barre d'outils Ocean se mettra également à jour avec un lien affichant le nombre d'orientations électroniques en cours (actives) associées à ce patient dans Ocean.
  • Cliquer sur ce lien, OU sur le lien "Voir dans Ocean", ouvrira le tableau de bord Ocean du patient où vous pouvez trouver un tableau des eOrientations envoyées actives pour le patient. Vous pouvez sélectionner une orientation spécifique dans le tableau pour l'ouvrir et voir plus de détails, ou y apporter des mises à jour.

Vérifiez l'état de votre eOrientation.

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  • Lorsque l'état de l'eOrientation change, le formulaire d'eOrientation Ocean dans le dossier du patient sera automatiquement mis à jour. Vous pouvez accéder et examiner l'état de cette orientation individuelle à tout moment à partir du dossier du patient. Cliquez sur "Ouvrir" pour plus de détails.
  • Pour examiner les états de toutes les orientations actives pour ce patient, sélectionnez les liens "Voir dans Ocean" ou "# en attente" sur la barre d'outils Ocean. Dans le tableau des Orientations Actives Envoyées, l'état correspondant de chaque orientation peut être consulté dans la colonne État. Cliquez n'importe où sur une ligne d'orientation individuelle pour l'ouvrir pour plus de détails.

Si vous avez lié votre orientation à votre propre compte Ocean, vous recevrez également automatiquement des mises à jour par courriel lorsque l'état de votre eOrientation change (c'est-à-dire si elle est réservée, annulée ou modifiée). Plus de détails sur ces mises à jour par courriel peuvent être trouvés dans l'article "Où sont envoyés les courriels de notification de consultation électronique et/ou d'eOrientation?".


Gérez toutes vos eOrientations dans l’Ocean Portail

Utilisez l’Ocean Portail pour gérer toutes vos orientations électroniques envoyées.

Après l’envoi de votre eOrientation, elle peut être consultée et gérée à partir de la zone Consultation électronique & Orientations électroniques de l’Ocean Portail. Le portail vous permet de voir toutes vos orientations au même endroit, clairement organisées dans des dossiers selon leur état courant.

Cet article présente les différentes fonctionnalités et options disponibles dans le portail, de la recherche d’orientations à la compréhension des déclencheurs qui mettent à jour l’état d’une orientation.

Connexion à l’Ocean Portail

  • Connectez-vous à l’Ocean Portail avec votre nom d’utilisateur et mot de passe Ocean.
  • Ouvrez le Menu dans le coin supérieur gauche et sélectionnez « Orientations électroniques & Consultation électronique ».

Configurer vos dossiers Envoyés et Reçues

  • La vue eOrientation & Consultation électronique dans l’Ocean Portail comporte deux principaux regroupements de dossiers : « Reçue » et « Envoyée ».
  • Dans ces regroupements de dossiers, vous pouvez accéder à toutes vos orientations dans leur dossier d’état courant.
  • Si vous envoyez seulement des eOrientations, il est recommandé de réduire le regroupement de dossiers « Reçue » en cliquant dessus.

Dossiers d’état

Les dossiers d’état classent vos orientations selon leur état courant. Au fur et à mesure que l’état d’une orientation change au cours de son cycle de vie, elle sera automatiquement déplacée dans le dossier approprié.

  • Par exemple, une orientation dans le dossier « En attente de réservation » sera automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé non confirmé » lorsque le destinataire de l’orientation réserve un rendez-vous pour le patient et met à jour cette information dans l’orientation.
  • Une fois la date et l’heure du rendez-vous confirmées, l’orientation sera alors automatiquement déplacée dans le dossier « Réservé confirmé » pour les deux parties.

Cette fonctionnalité garantit que l’état de l’orientation est toujours à jour tout au long de son cycle de vie pour toutes les parties concernées.

Recherche et filtrage

Barre de recherche

Pour localiser rapidement une orientation spécifique ou un groupe d’orientations, vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le coin supérieur gauche.

  • La sélection de « Patient avec le nom de famille » filtre toutes vos orientations pour n’inclure que les patients ayant le nom de famille correspondant.
  • La sélection de « Clinicien référent avec le nom contenant » filtre toutes vos orientations pour n’inclure que celles envoyées par un clinicien spécifique.
  • La sélection de « Fournisseur avec le nom contenant » filtre toutes vos orientations pour n’inclure que celles envoyées à la Listes d'annuaires dont le nom contient le terme recherché.

Filtrage par clinicien référent et service

  • Tous les dossiers du regroupement « Envoyée » peuvent être filtrés selon le « Clinicien référent » et/ou le « Service » référé.

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  • Les dossiers d’état « Réservé non confirmé » et « Réservé confirmé » peuvent aussi être filtrés pour afficher les orientations avec des rendez-vous dans une certaine période.
  • Les champs « Date du rendez-vous - Début » et « Date du rendez-vous - Fin » peuvent être utilisés pour afficher uniquement les orientations avec un rendez-vous réservé dans la plage de dates spécifiée.

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  • Certaines colonnes dans chaque dossier d’état peuvent être utilisées pour trier les orientations correspondantes par ordre croissant ou décroissant.
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