1. Initier votre eRéférence Ocean

    Vous pouvez accéder au réseau Ocean eRéférence à partir du lien dans votre DMÉ (pour les DMÉ intégrés) ou directement depuis le Healthmap Ocean pour initier votre référence.

    Avec un compte Ocean, vous pouvez initier une eRéférence Ocean à tout moment directement depuis le Healthmap Ocean. Si vous utilisez un DMÉ intégré à Ocean, vous pouvez également initier une eRéférence à tout moment en suivant les étapes ci-dessous.

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    Initier votre eRéférence (sans pièce jointe)

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    • Cliquez sur le bouton "Référence" dans la barre d'outils Ocean du dossier patient.

    Initier votre eRéférence (avec une pièce jointe)

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    Veuillez vous référer à l'article Attacher une note clinique de PS Suite à une eRéférence.
    • Les actions spécifiques au DMÉ ci-dessus vous mèneront directement à la Healthmap Ocean.
    • Note: Connectez-vous à la Healthmap Ocean avec vos identifiants d'utilisateur Ocean si votre nom d'utilisateur n'apparaît pas en haut à droite afin que les détails de votre fournisseur soient automatiquement renseignés dans l'eRéférence.
  2. Sélectionner un destinataire d'eRéférence

    Recherchez le destinataire de votre recommandation souhaité pour créer votre eRéférence.

    • Parcourez ou recherchez l'Ocean Healthmap pour une fiche répertoriant un répertoire vers lequel envoyer votre eRéférence.

      Note : Une icône de flèche verte indique si une fiche répertoriant un répertoire accepte actuellement les eRéférences.

    • La barre de recherche en haut de la page vous permet de saisir un terme clé à rechercher, ou de sélectionner des services de santé connexes dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
    • Vous pouvez également parcourir les catégories de services de santé pour rechercher de manière catégorique des services de santé dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
    • L'option 'Recherche avancée et filtrage' vous permet de définir des critères plus spécifiques pour vos résultats de recherche.
    • Vos résultats de recherche peuvent également être triés par distance par rapport à l'adresse du domicile du patient, ou par temps d'attente le plus court (lors de la recherche d'un service de santé spécifique).
    • Une fois que vous avez déterminé votre destinataire souhaité, sélectionnez la fiche répertoriant un répertoire et cliquez sur 'Envoyer eRéférence'.

    Mode Test

    • Si vous souhaitez envoyer une eRéférence de test, utilisez le basculement du mode test dans le coin inférieur gauche de l'écran pour activer/désactiver le mode test.
    • Lorsque le mode test est activé, la healthmap ne montrera que les fiches répertoriant un répertoire des destinataires qui ont également activé le mode test.
  3. Envoyer votre eRéférence

    Complétez le formulaire d'eRéférence et envoyez votre référence au destinataire de la référence.

    • Complétez le formulaire d'eRéférence, comme requis. Si vous avez initié la référence à partir d'un DMÉ intégré, les informations de contact du patient et d'autres détails requis seront automatiquement préremplis. Complétez les champs restants selon les besoins.
    • Incluez toutes les pièces jointes pertinentes en appuyant sur le bouton 'Ajouter la pièce jointe' et en les sélectionnant depuis votre ordinateur.

      Note : Si vous êtes un utilisateur de Med Access et que vous utilisez l'Extension Ocean-MA, vous serez automatiquement invité à inclure toutes les pièces jointes en attente dès que le formulaire de référence est ouvert.

      Si vous êtes un utilisateur de PS Suite, Accuro ou OSCAR Pro et que vous avez initié votre eRéférence avec une pièce jointe, elle sera automatiquement incluse sous le bouton 'Ajouter la pièce jointe'.

    • Si vous envoyez une eRéférence en tant que délégué, vous devrez sélectionner le fournisseur approprié pour lequel vous faites la référence (dans le menu déroulant en haut du panneau "Informations sur le référent").
    • Cliquez sur le bouton "Envoyer la référence" pour envoyer votre eRéférence.

      Note : Si l'annuaire vers lequel vous envoyez accepte les références dans le cadre d'une Autorité Régionale (comme une initiative provinciale d'eRéférence), vous devez accepter les Conditions d'utilisation de l'Autorité Régionale situées à côté du bouton "Envoyer la référence" la première fois que vous envoyez une eRéférence.

    • Une fois envoyée, vous verrez une fenêtre de confirmation avec l'option d'imprimer une copie de la référence pour le patient.
    • L'eRéférence sera alors documentée dans le dossier du patient.
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    • La note de référence et le formulaire de eRéférence Ocean sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient. Un message interne PS peut également être déclenché vers l'utilisateur/groupe PS de votre choix, afin qu'ils puissent suivre la référence, dans le nombre de jours spécifié.
  4. Afficher et suivre votre eRéférence

    Vous recevrez des notifications par courriel concernant l'état de votre ou vos références.

    À partir de là, vous pouvez consulter et suivre l'état de votre référence depuis votre DMÉ et/ou la Vue des eRéférences et eConseils du Ocean Portail.

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    Consultez votre eRéférence.

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    • Après avoir envoyé une eRéférence à partir de PSS, le résumé de la note de référence et le formulaire eRéférence Ocean sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient à la date de l'envoi de la référence. Vous pouvez accéder et visualiser l'eRéférence en sélectionnant l'icône "Ouvrir" directement à partir du formulaire eRéférence Ocean.
    • La barre d'outils Ocean se mettra également à jour avec un lien affichant le nombre d'eRéférences en attente (actives) associées à ce patient dans Ocean.
    • En cliquant sur ce lien, OU sur le lien "Voir dans Ocean", vous ouvrirez le tableau de bord Ocean du patient où vous trouverez un tableau des eRéférences actives envoyées pour le patient. Vous pouvez sélectionner une référence spécifique dans le tableau pour l'ouvrir et afficher plus de détails, ou apporter des mises à jour.

    Vérifiez l'état de votre eRéférence.

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    • Quand l'état de l'eRéférence change, le formulaire eRéférence Ocean dans le dossier du patient sera automatiquement mis à jour. Vous pouvez accéder et consulter l'état de cette référence individuelle à tout moment à partir du dossier du patient. Cliquez sur "Ouvrir" pour plus de détails.
    • Pour consulter les états de toutes les références actives pour ce patient, sélectionnez les liens "Voir dans Ocean" ou "# en attente" sur la barre d'outils Ocean. Dans le tableau des Références Actives Envoyées, l'état correspondant de chaque référence peut être consulté dans la colonne État. Cliquez n'importe où sur une ligne de référence individuelle pour l'ouvrir et obtenir plus de détails.

    Si vous avez lié votre recommandation à votre propre compte Ocean, vous recevrez également automatiquement des mises à jour par courriel lorsque l'état de votre eRéférence change (c'est-à-dire s'il est réservé, annulé ou modifié). Vous trouverez plus de détails sur ces mises à jour par courriel dans l'article "Où sont envoyés les courriels de notification d'eConseil et/ou d'eRéférence ?".

  5. Gérez toutes vos eRéférences dans le Portail Ocean html

    Utilisez le Portail Ocean pour gérer tous vos eRéférences envoyées.

    Une fois votre eRéférence envoyée, vous pouvez la consulter et la gérer depuis la zone eConseils & eRéférences du Portail Ocean. Le portail vous permet de voir toutes vos références au même endroit, clairement organisées dans des dossiers selon leur état courant.

    Cet article présente les différentes fonctionnalités et options disponibles dans le portail, de la recherche de références à la compréhension des déclencheurs qui mettent à jour l'état d'une référence.

    Connexion au Portail Ocean

    • Connectez-vous au Portail Ocean avec votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean.
    • Ouvrez le Menu dans le coin supérieur gauche, et sélectionnez 'eRéférences & eConseils'.

    Configurer vos Dossiers Envoyés et Reçus

    • La vue eRéférence & eConseil dans le Portail Ocean comporte deux regroupements principaux de dossiers : 'Reçues' et 'Envoyées'.
    • Dans ces regroupements de dossiers, vous pouvez accéder à toutes vos références dans leur dossier d'état actuel.
    • Si vous n'envoyez que des eRéférences, il est recommandé de réduire le regroupement de dossiers 'Reçues' en cliquant dessus.

    Dossiers d'État

    Les Dossiers d'État catégorisent vos références en fonction de leur état actuel. À mesure que l'état d'une référence évolue tout au long de son cycle de vie, elle sera déplacée automatiquement dans le dossier approprié.

    • Par exemple, une référence dans le dossier 'En attente de réservation' sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' lorsque le destinataire de la référence prend un rendez-vous pour le patient et met à jour ces informations dans la référence.
    • Une fois la date et l'heure du rendez-vous confirmées, la référence sera alors automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé confirmé' pour les deux parties.

    Cette fonctionnalité garantit que l'état de la référence est toujours à jour tout au long de son cycle de vie pour toutes les parties concernées.

    Recherche et Filtrage

    Barre de Recherche

    Pour localiser rapidement une référence spécifique ou un groupe de références, vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le coin supérieur gauche.

    • La sélection de 'Patient avec nom de famille' filtre toutes vos références pour inclure uniquement les patients avec le nom de famille correspondant.
    • La sélection de 'Médecin référent avec le nom contenant' filtre toutes vos références pour inclure uniquement les références envoyées par un clinicien spécifique.
    • La sélection de 'Fournisseur avec nom contenant' filtre toutes vos références pour inclure uniquement les références envoyées au Directory Listing avec le terme de recherche choisi inclus dans son nom.

    Filtrage par Médecin Référent et Service

    • Tous les dossiers dans le regroupement de dossiers 'Envoyé' peuvent être filtrés en fonction du 'Médecin Référent' et/ou du 'Service' référé.

    Filtrage par Date de Rendez-vous

    • Les dossiers d'état 'Rendez-vous Non Confirmé' et 'Rendez-vous Confirmé' peuvent également être filtrés pour afficher les références avec des rendez-vous dans une certaine période.
    • Les champs 'Date de Rendez-vous - Début' et 'Date de Rendez-vous - Fin' peuvent être utilisés pour afficher uniquement les références avec un rendez-vous réservé dans la plage de dates spécifiée.

    Filtrage par Colonne

    • Certaines colonnes dans chaque dossier d'état peuvent être utilisées pour ordonner les références correspondantes par ordre ascendant ou descendant.
    • Il suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne pour trier les références en fonction de cette colonne.

Initier votre eRéférence Ocean

Vous pouvez accéder au réseau Ocean eRéférence à partir du lien dans votre DMÉ (pour les DMÉ intégrés) ou directement depuis le Healthmap Ocean pour initier votre référence.

Avec un compte Ocean, vous pouvez initier une eRéférence Ocean à tout moment directement depuis le Healthmap Ocean. Si vous utilisez un DMÉ intégré à Ocean, vous pouvez également initier une eRéférence à tout moment en suivant les étapes ci-dessous.

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Initier votre eRéférence (sans pièce jointe)

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  • Cliquez sur le bouton "Référence" dans la barre d'outils Ocean du dossier patient.

Initier votre eRéférence (avec une pièce jointe)

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Veuillez vous référer à l'article Attacher une note clinique de PS Suite à une eRéférence.
  • Les actions spécifiques au DMÉ ci-dessus vous mèneront directement à la Healthmap Ocean.
  • Note: Connectez-vous à la Healthmap Ocean avec vos identifiants d'utilisateur Ocean si votre nom d'utilisateur n'apparaît pas en haut à droite afin que les détails de votre fournisseur soient automatiquement renseignés dans l'eRéférence.

Sélectionner un destinataire d'eRéférence

Recherchez le destinataire de votre recommandation souhaité pour créer votre eRéférence.

  • Parcourez ou recherchez l'Ocean Healthmap pour une fiche répertoriant un répertoire vers lequel envoyer votre eRéférence.

    Note : Une icône de flèche verte indique si une fiche répertoriant un répertoire accepte actuellement les eRéférences.

  • La barre de recherche en haut de la page vous permet de saisir un terme clé à rechercher, ou de sélectionner des services de santé connexes dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
  • Vous pouvez également parcourir les catégories de services de santé pour rechercher de manière catégorique des services de santé dans la région géographique sur laquelle votre carte est centrée.
  • L'option 'Recherche avancée et filtrage' vous permet de définir des critères plus spécifiques pour vos résultats de recherche.
  • Vos résultats de recherche peuvent également être triés par distance par rapport à l'adresse du domicile du patient, ou par temps d'attente le plus court (lors de la recherche d'un service de santé spécifique).
  • Une fois que vous avez déterminé votre destinataire souhaité, sélectionnez la fiche répertoriant un répertoire et cliquez sur 'Envoyer eRéférence'.

Mode Test

  • Si vous souhaitez envoyer une eRéférence de test, utilisez le basculement du mode test dans le coin inférieur gauche de l'écran pour activer/désactiver le mode test.
  • Lorsque le mode test est activé, la healthmap ne montrera que les fiches répertoriant un répertoire des destinataires qui ont également activé le mode test.

Envoyer votre eRéférence

Complétez le formulaire d'eRéférence et envoyez votre référence au destinataire de la référence.

  • Complétez le formulaire d'eRéférence, comme requis. Si vous avez initié la référence à partir d'un DMÉ intégré, les informations de contact du patient et d'autres détails requis seront automatiquement préremplis. Complétez les champs restants selon les besoins.
  • Incluez toutes les pièces jointes pertinentes en appuyant sur le bouton 'Ajouter la pièce jointe' et en les sélectionnant depuis votre ordinateur.

    Note : Si vous êtes un utilisateur de Med Access et que vous utilisez l'Extension Ocean-MA, vous serez automatiquement invité à inclure toutes les pièces jointes en attente dès que le formulaire de référence est ouvert.

    Si vous êtes un utilisateur de PS Suite, Accuro ou OSCAR Pro et que vous avez initié votre eRéférence avec une pièce jointe, elle sera automatiquement incluse sous le bouton 'Ajouter la pièce jointe'.

  • Si vous envoyez une eRéférence en tant que délégué, vous devrez sélectionner le fournisseur approprié pour lequel vous faites la référence (dans le menu déroulant en haut du panneau "Informations sur le référent").
  • Cliquez sur le bouton "Envoyer la référence" pour envoyer votre eRéférence.

    Note : Si l'annuaire vers lequel vous envoyez accepte les références dans le cadre d'une Autorité Régionale (comme une initiative provinciale d'eRéférence), vous devez accepter les Conditions d'utilisation de l'Autorité Régionale situées à côté du bouton "Envoyer la référence" la première fois que vous envoyez une eRéférence.

  • Une fois envoyée, vous verrez une fenêtre de confirmation avec l'option d'imprimer une copie de la référence pour le patient.
  • L'eRéférence sera alors documentée dans le dossier du patient.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Autre DMÉ
  • La note de référence et le formulaire de eRéférence Ocean sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient. Un message interne PS peut également être déclenché vers l'utilisateur/groupe PS de votre choix, afin qu'ils puissent suivre la référence, dans le nombre de jours spécifié.

Afficher et suivre votre eRéférence

Vous recevrez des notifications par courriel concernant l'état de votre ou vos références.

À partir de là, vous pouvez consulter et suivre l'état de votre référence depuis votre DMÉ et/ou la Vue des eRéférences et eConseils du Ocean Portail.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Non-Integrated

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Consultez votre eRéférence.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Non-Integrated
  • Après avoir envoyé une eRéférence à partir de PSS, le résumé de la note de référence et le formulaire eRéférence Ocean sont automatiquement téléchargés dans le dossier du patient à la date de l'envoi de la référence. Vous pouvez accéder et visualiser l'eRéférence en sélectionnant l'icône "Ouvrir" directement à partir du formulaire eRéférence Ocean.
  • La barre d'outils Ocean se mettra également à jour avec un lien affichant le nombre d'eRéférences en attente (actives) associées à ce patient dans Ocean.
  • En cliquant sur ce lien, OU sur le lien "Voir dans Ocean", vous ouvrirez le tableau de bord Ocean du patient où vous trouverez un tableau des eRéférences actives envoyées pour le patient. Vous pouvez sélectionner une référence spécifique dans le tableau pour l'ouvrir et afficher plus de détails, ou apporter des mises à jour.

Vérifiez l'état de votre eRéférence.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro OSCAR Non-Integrated
  • Quand l'état de l'eRéférence change, le formulaire eRéférence Ocean dans le dossier du patient sera automatiquement mis à jour. Vous pouvez accéder et consulter l'état de cette référence individuelle à tout moment à partir du dossier du patient. Cliquez sur "Ouvrir" pour plus de détails.
  • Pour consulter les états de toutes les références actives pour ce patient, sélectionnez les liens "Voir dans Ocean" ou "# en attente" sur la barre d'outils Ocean. Dans le tableau des Références Actives Envoyées, l'état correspondant de chaque référence peut être consulté dans la colonne État. Cliquez n'importe où sur une ligne de référence individuelle pour l'ouvrir et obtenir plus de détails.

Si vous avez lié votre recommandation à votre propre compte Ocean, vous recevrez également automatiquement des mises à jour par courriel lorsque l'état de votre eRéférence change (c'est-à-dire s'il est réservé, annulé ou modifié). Vous trouverez plus de détails sur ces mises à jour par courriel dans l'article "Où sont envoyés les courriels de notification d'eConseil et/ou d'eRéférence ?".


Gérez toutes vos eRéférences dans le Portail Ocean

html

Utilisez le Portail Ocean pour gérer tous vos eRéférences envoyées.

Une fois votre eRéférence envoyée, vous pouvez la consulter et la gérer depuis la zone eConseils & eRéférences du Portail Ocean. Le portail vous permet de voir toutes vos références au même endroit, clairement organisées dans des dossiers selon leur état courant.

Cet article présente les différentes fonctionnalités et options disponibles dans le portail, de la recherche de références à la compréhension des déclencheurs qui mettent à jour l'état d'une référence.

Connexion au Portail Ocean

  • Connectez-vous au Portail Ocean avec votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean.
  • Ouvrez le Menu dans le coin supérieur gauche, et sélectionnez 'eRéférences & eConseils'.

Configurer vos Dossiers Envoyés et Reçus

  • La vue eRéférence & eConseil dans le Portail Ocean comporte deux regroupements principaux de dossiers : 'Reçues' et 'Envoyées'.
  • Dans ces regroupements de dossiers, vous pouvez accéder à toutes vos références dans leur dossier d'état actuel.
  • Si vous n'envoyez que des eRéférences, il est recommandé de réduire le regroupement de dossiers 'Reçues' en cliquant dessus.

Dossiers d'État

Les Dossiers d'État catégorisent vos références en fonction de leur état actuel. À mesure que l'état d'une référence évolue tout au long de son cycle de vie, elle sera déplacée automatiquement dans le dossier approprié.

  • Par exemple, une référence dans le dossier 'En attente de réservation' sera automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé non confirmé' lorsque le destinataire de la référence prend un rendez-vous pour le patient et met à jour ces informations dans la référence.
  • Une fois la date et l'heure du rendez-vous confirmées, la référence sera alors automatiquement déplacée dans le dossier 'Réservé confirmé' pour les deux parties.

Cette fonctionnalité garantit que l'état de la référence est toujours à jour tout au long de son cycle de vie pour toutes les parties concernées.

Recherche et Filtrage

Barre de Recherche

Pour localiser rapidement une référence spécifique ou un groupe de références, vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le coin supérieur gauche.

  • La sélection de 'Patient avec nom de famille' filtre toutes vos références pour inclure uniquement les patients avec le nom de famille correspondant.
  • La sélection de 'Médecin référent avec le nom contenant' filtre toutes vos références pour inclure uniquement les références envoyées par un clinicien spécifique.
  • La sélection de 'Fournisseur avec nom contenant' filtre toutes vos références pour inclure uniquement les références envoyées au Directory Listing avec le terme de recherche choisi inclus dans son nom.

Filtrage par Médecin Référent et Service

  • Tous les dossiers dans le regroupement de dossiers 'Envoyé' peuvent être filtrés en fonction du 'Médecin Référent' et/ou du 'Service' référé.

Filtrage par Date de Rendez-vous

  • Les dossiers d'état 'Rendez-vous Non Confirmé' et 'Rendez-vous Confirmé' peuvent également être filtrés pour afficher les références avec des rendez-vous dans une certaine période.
  • Les champs 'Date de Rendez-vous - Début' et 'Date de Rendez-vous - Fin' peuvent être utilisés pour afficher uniquement les références avec un rendez-vous réservé dans la plage de dates spécifiée.

Filtrage par Colonne

  • Certaines colonnes dans chaque dossier d'état peuvent être utilisées pour ordonner les références correspondantes par ordre ascendant ou descendant.
  • Il suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne pour trier les références en fonction de cette colonne.