1. OceanMD
  2. eRéférences & eConseils
  3. Fonctionnalités avancées d'eRéférence dans PS Suite

Fonctionnalités avancées d'eRéférence dans PS Suite

Print Guide
S’abonner

PS Suite : Fonctionnalités avancées pour l'envoi de notifications de rendez-vous

Lors de la planification d'un rendez-vous à partir d'une eRéférence entrante, le workflow typique implique que le personnel importe les formulaires de référence et les informations dans le DMÉ, crée un nouveau rendez-vous dans l'ordonnanceur pour le patient, et retranscrit manuellement les détails du rendez-vous dans Ocean avant de l'envoyer au patient pour confirmation.

Maintenant, en utilisant le Formulaire Personnalisé de Notification de Rendez-vous Ocean eRéférence, les informations de rendez-vous créées dans PS Suite peuvent automatiquement se synchroniser avec la référence.

Veuillez noter : Pour qu'Ocean synchronise les bons détails du rendez-vous de PS Suite via le Formulaire Personnalisé, votre patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à sa référence.

Téléchargement et installation du formulaire personnalisé

Utilisation du formulaire personnalisé

  • Assurez-vous d'avoir importé votre eRéférence dans PS Suite. (Pour des instructions, consultez : Importer les Demandes d'eRéférence dans Votre DMÉ) 
  • En utilisant l'ordonnanceur de rendez-vous, créez un rendez-vous pour le patient.
  • Une fois créé, ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la zone "prochaine visite" en haut du dossier liste la date du rendez-vous nouvellement créé.
  • Dans la barre de menu du dossier, sélectionnez "Affichage" > "Formulaire Personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé
  • Localisez et sélectionnez "Notification de Rendez-vous Ocean eRéférence" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce Formulaire". (En fonction du nombre de formulaires personnalisés installés, l'utilisation de la barre de recherche pour filtrer par "Ocean" peut être utile.)

Une fois sélectionné, le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur correspondant à la référence du patient, qui extraira et remplira automatiquement les champs de la zone "Planification". À partir de là, le personnel pourra ensuite cliquer sur "Sauvegarder" ou "Terminé" pour déplacer l'état de la référence à "Réservation non confirmée" et envoyer une notification au patient et/ou au fournisseur pour confirmer les détails du rendez-vous.

Paramètres de formulaire personnalisé Ocean eRéférence de PS Suite

Si vous êtes un utilisateur de TELUS PS Suite envoyant des eRéférences, vous pouvez personnaliser des paramètres spécifiques dans le formulaire personnalisé d'eRéférence Ocean.

  • Tout d'abord, ouvrez le formulaire personnalisé d'eRéférence Ocean dans le dossier d'un patient, et choisissez le bouton "Paramètres".

  • Une fois que vous avez accédé aux paramètres, vous pouvez choisir de personnaliser vos propres paramètres spécifiques à l'utilisateur ou les paramètres de toute la clinique.

    Note : Les préférences spécifiques à l'utilisateur (si définies) priment sur les préférences de toute la clinique.

  • À partir de là, vous pouvez personnaliser les paramètres d'eRéférence suivants.
Définir l'utilisateur qui suivra les références :
Ce paramètre vous permet de choisir le(s) utilisateur(s) PSS qui devraient recevoir le message de suivi initial. Vous pouvez choisir un utilisateur spécifique ou une catégorie d'utilisateurs, tels que les "secs" (secrétaires). Laissez ce paramètre vide si vous ne souhaitez pas envoyer le message de suivi.
Définir la période d'attente pour le suivi (le délai avant l'affichage du message de suivi dans la boîte de réception) :
Ce paramètre vous permet d'entrer le nombre de jours avant que le message de suivi initial n'apparaisse dans la boîte de réception de l'utilisateur PSS.
Ajouter Test/Consultation en attente : (O/N) :
En sélectionnant ce paramètre, vous activerez/désactiverez les notifications concernant les tests et/ou consultations en attente associés à votre eRéférence.

Utilisation du module de messagerie PS Suite pour le suivi des eRéférences

Lorsqu'une eRéférence Ocean est envoyée depuis PS Suite, un message interne, ou "note adhésive jaune", apparaîtra dans le dossier du patient lorsque la note de référence aura été téléchargée.

Ce message vise à aider à éviter que la référence ne passe entre les mailles du filet, en s'assurant que quelqu'un est notifié pour y donner suite.

Vous pouvez spécifier à qui ce message est envoyé et quand il apparaîtra dans leur boîte de réception PS Suite en modifiant les paramètres dans le formulaire personnalisé d'eRéférence Ocean, comme décrit ci-dessous.

  • Ouvrez le formulaire personnalisé d'eRéférence Ocean, ou trouvez un formulaire existant dans un dossier de patient, et sélectionnez le bouton "Paramètres".
  • Sélectionnez si vous souhaitez appliquer ce paramètre à l'ensemble de la clinique, ou seulement pour votre utilisateur Ocean.
  • Cliquez sur "Définir l'utilisateur qui fera le suivi des références..." pour changer à qui le message PS Suite est dirigé.
  • Entrez les initiales de l'utilisateur PS Suite ou du groupe d'utilisateurs PS Suite auquel vous souhaitez que le message de suivi soit envoyé (Ocean utilise par défaut le groupe des secrétaires, c'est-à-dire "secs"). Cliquez sur "OK" pour sauvegarder vos modifications.
  • Pour modifier le délai d'attente pour le suivi, ou le délai entre l'envoi de la référence et son apparition dans la boîte de réception de l'utilisateur PS Suite, répétez les étapes A et B ci-dessus.
  • Cette fois, dans la fenêtre des Paramètres, sélectionnez "Définir le délai d'attente pour le suivi..."
  • Entrez le nombre de jours avant lequel vous souhaitez que le message apparaisse dans la boîte de réception de l'utilisateur PS Suite (Ocean utilise par défaut 7 jours). Cliquez sur "OK" pour sauvegarder vos modifications.

Note : Pour désactiver complètement cette fonctionnalité, supprimez les initiales de l'utilisateur de PS Suite des paramètres du message de suivi. Vous devrez être sur une version personnalisée d'un formulaire Ocean eRéférence d'au moins v1.55 pour que ce paramètre fonctionne. Veuillez vous assurer d'avoir d'autres méthodes en place pour le suivi de vos eRéférences avant de désactiver cette fonctionnalité.

PS Suite : Suivi des tests/consultations en attente avec les eRéférences Ocean

  • Lors de l'envoi d'une eRéférence Ocean à partir de PS Suite, vous avez la possibilité de suivre la référence grâce au module "Tests/Consultations en attente" en vert dans PS Suite.
  • Ce module vous permettra de rechercher rapidement les patients dont les tests ou les références sont encore en attente, y compris les eRéférences Ocean, parmi les autres tests et/ou références commandés à partir de votre DMÉ.
  • Comme les eRéférences Ocean sont généralement marquées comme terminées lorsque le patient a été vu pour son rendez-vous, ce module vous aide également à suivre quand la note de consultation ou le rapport a été reçu du site destinataire.
Pour activer cette fonctionnalité, veuillez suivre les étapes ci-dessous.
  • Ouvrez le formulaire eRéférence Ocean personnalisé, ou trouvez un formulaire existant dans un dossier patient, et cliquez sur le bouton "Paramètres".
  • Sélectionnez si vous souhaitez appliquer ce paramètre à l'ensemble de la clinique ou uniquement pour votre utilisateur Ocean.
  • Cliquez sur le paramètre "Ajouter Test/Consultation en attente" pour le changer de "N" à "Y".
  • Une fois configuré, la prochaine fois que vous enverrez une référence, une note en vert "Tests/Consultations en attente" sera ajoutée au dossier du patient, avec la note de référence et le formulaire personnalisé eRéférence Ocean. La catégorie à laquelle le test/consultation appartient dépendra du Service de santé Ocean sélectionné sur la référence.

Note : Après que le formulaire eRéférence Ocean a ajouté le test/consultation en attente au dossier, il ne sera pas automatiquement mis à jour avec les mises à jour de statut de la référence sur le formulaire eRéférence Ocean. Il revient donc à l'utilisateur qui reçoit les notifications concernant la référence de mettre à jour manuellement le test/consultation en attente tout au long du cycle de vie de la référence.

À ce jour, les catégories de tests suivantes ont été configurées et liées à leur Service de santé Ocean correspondant :

  • CT
  • Échographie
  • Radiographie
  • Mammographie
  • Densité minérale osseuse
  • IRM
  • ECG
  • Diététicien
  • Endocrinologie
  • Podologie LLS Chiropodie
  • Orthopédie
  • Ophtalmologie

Note: Si Ocean ne parvient pas à trouver une catégorie de suite PS particulière correspondant au service de santé Ocean sélectionné sur la référence, il utilisera par défaut la catégorie divers/consultation.

 

PS Suite: Attaching a Clinical Note from PS Suite to an eRéférence

Avant de suivre les étapes de ce guide, assurez-vous d'avoir téléchargé et installé la dernière version du Exportateur de pièces jointes Ocean (cliquez ici pour télécharger le fichier CFM.) La version 2.0 et supérieure téléchargera désormais les pièces jointes directement vers Ocean au lieu de les exporter en tant que fichier.

Il est facile de sélectionner et de "barre verte" les notes dans un dossier patient dans PS Suite qui peuvent être téléchargées directement vers Ocean. Le fichier peut ensuite être automatiquement inclus dans une eRéférence envoyée via le Healthmap Ocean.

Pour attacher une note de PS Suite à une eRéférence :

  • Trouvez la ou les notes dans le dossier du patient que vous souhaitez générer en tant que pièce jointe PDF.
  • Cochez la case à côté de la note pour activer la "barre verte".
  • Cliquez sur le lien Attacher dans la barre d'outils Ocean.
  • Cela fera apparaître une boîte de dialogue permettant à l'utilisateur de spécifier le nom du fichier joint. Renommez le fichier, si vous le souhaitez, et sélectionnez OK. (Par défaut, le nom du fichier inclura les initiales du patient, les initiales de l'utilisateur du DMÉ et la date actuelle).
  • Une fenêtre contextuelle apparaîtra alors pour confirmer que cette pièce jointe a été téléchargée avec succès vers Ocean. Sélectionnez l'option souhaitée. (Remarque, elle n'apparaîtra pas si vous avez précédemment sélectionné "Ne plus afficher", ou si vous l'avez désactivée dans les paramètres personnalisés de l'exportateur de pièces jointes).
  • Sélectionnez Référer dans la barre d'outils Ocean pour ouvrir Healthmap Ocean. Choisissez la liste désirée et sélectionnez Envoyer une eRéférence. La pièce jointe sera automatiquement incluse en bas du formulaire de référence.
  • Astuce rapide : Si vous "barrez en vert" un élément puis sélectionnez "Référer" dans la barre d'outils Ocean pour initier une référence, la pièce jointe sera automatiquement générée pour être attachée à la référence (sans avoir à cliquer sur le lien "Attacher/Attacher un trombone"). Vous devrez cliquer sur "Oui - Créer une pièce jointe" dans la fenêtre de confirmation, avant de continuer avec les étapes de D à F ci-dessus.
  • Vous pouvez prévisualiser votre pièce jointe de référence en cliquant sur l'icône "œil", ou la supprimer en cliquant sur l'icône "X".
  • Si vous supprimez une pièce jointe et que vous souhaitez l'ajouter à nouveau à la référence, sélectionnez le bouton Ajouter la pièce jointe en bas de la référence. Une liste de toutes les pièces jointes téléchargées dans Ocean pour ce patient apparaîtra. Choisissez un fichier dans la liste ou choisissez "Sélectionner un fichier local..." pour parcourir les fichiers sur votre ordinateur.
  • Astuce rapide: Si vous souhaitez inclure des pièces jointes supplémentaires, à une eRéférence déjà envoyée, suivez les étapes A à E ci-dessus. Ensuite, ouvrez l'eRéférence envoyée en utilisant l'ampoule "Ouvrir" sur le formulaire Ocean eRéférence. Faites défiler jusqu'au volet de messagerie de la référence et choisissez "Ajouter des pièces jointes". Sélectionnez le fichier souhaité dans la liste et cliquez sur "Envoyer".

Pour personnaliser les paramètres du formulaire de Téléchargement vers Pièce jointe Ocean :

  • Ouvrez le formulaire de Téléchargement vers Pièce jointe Ocean dans un dossier de test patient, et cliquez sur le bouton Paramètres.
  • Sélectionnez "Activer l'affichage du message d'exportation d'informations" si vous souhaitez montrer à l'utilisateur un message explicatif sur la pièce jointe, une fois le téléchargement vers Ocean terminé.
  • Sélectionnez "Activer la demande d'exportation du tableau de laboratoire" si vous souhaitez être invité à inclure le tableau de laboratoire à chaque fois qu'une pièce jointe est générée.