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Fonctionnalités avancées d'eRéférence dans PS Suite

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PS Suite : Configuration d’un raccourci de formulaire personnalisé Ocean Provider Network pour une Listes d'annuaires

Si votre site Ocean PS Suite envoie fréquemment des eOrientations/Consultations électroniques à une Liste d'annuaire spécifique dans l’Healthmap Ocean, vous pouvez configurer un raccourci de Formulaire personnalisé dans PS Suite pour accéder directement à cette Liste d'annuaire. Cela élimine l’étape de navigation dans l’Healthmap Ocean, réduisant ainsi le nombre de clics nécessaires pour initier une eOrientation.

Configuration du raccourci de Formulaire personnalisé

Pour configurer un Formulaire personnalisé dans PS Suite afin d’accéder directement à une Liste d'annuaire dans l’Healthmap Ocean, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Télécharger et installer le Formulaire personnalisé de raccourci Listes d'annuaires Provider Network Ocean

  • Connectez-vous à PS Suite et ouvrez la fenêtre DMÉ 'Records'.
  • À partir du menu 'Settings', sélectionnez 'Edit Custom Forms'.
  • Sélectionnez 'File' puis "Import Form(s)".
  • Repérez et sélectionnez le fichier .cfm que vous avez téléchargé précédemment, puis cliquez sur 'Choose'.

Étape 2 : Obtenir la valeur de référence unique pour la Liste d'annuaire cible

  • Repérez la Liste d'annuaire cible souhaitée dans l’Healthmap Ocean.
  • Passez votre curseur sur le titre de la Liste d'annuaire. La valeur de référence unique de la Liste d'annuaire apparaîtra.
  • Notez cette valeur de référence pour une utilisation ultérieure.

Étape 3 : Configurer le Formulaire personnalisé de raccourci Listes d'annuaires Provider Network Ocean

  • Retournez à la fenêtre 'Forms' dans PS Suite. Repérez et sélectionnez le nouveau formulaire personnalisé 'Ocean Provider Network Listing Shortcut', puis cliquez sur 'Modifier le brouillon'.

  • Dans l’éditeur de formulaire personnalisé PS Suite, cliquez sur l’élément intitulé 'set_this_to_the_listing_reference'.

    Dans le panneau des propriétés de l’élément en bas à droite, mettez à jour la valeur de la propriété 'Text' avec la valeur de référence de la Liste d'annuaire cible obtenue à l’étape 2.

  • Développez l’élément de menu 'Custom Form' dans la barre d’outils et sélectionnez 'Edit Instructions'.
  • Mettez à jour la zone de texte 'Instructions' pour inclure des mots-clés spécifiques que les utilisateurs de PS Suite pourraient utiliser pour rechercher ce raccourci (par exemple, le nom de la Liste d'annuaire), puis cliquez sur 'OK'.
  • Dans la fenêtre principale de l’éditeur de formulaire personnalisé, ouvrez le menu 'File' et cliquez sur 'Sauvegarder'.
  • Fermez la fenêtre de l’éditeur de formulaire personnalisé PS Suite.
  • Dans la fenêtre 'Forms' de PS Suite, sélectionnez le formulaire personnalisé que vous avez configuré, faites un clic droit et sélectionnez 'Rename Form'.
  • Ajoutez une brève description au nom du formulaire afin de pouvoir facilement identifier la Liste d'annuaire à laquelle ce formulaire sert de raccourci, puis cliquez sur 'OK'.

À ce stade, votre raccourci de Formulaire personnalisé Listes d'annuaires Provider Network Ocean a été configuré avec succès.

Utilisation du raccourci de Formulaire personnalisé

Une fois que votre raccourci de Formulaire personnalisé Listes d'annuaires Provider Network Ocean a été configuré avec succès, suivez les étapes ci-dessous pour voir comment le tester :

  • À partir du dossier du patient pour lequel vous souhaitez envoyer une eOrientation/Consultation électronique, cliquez sur le bouton 'Nouveau formulaire personnalisé'. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier correspondant :

    Windows : CTRL + SHIFT + I

    macOS : CMD + SHIFT + I

  • Recherchez le raccourci de formulaire personnalisé à l’aide des mots-clés configurés à l’étape 3 ci-dessus, puis cliquez sur 'Choose This Form' (ou appuyez sur la touche 'Entrée'/'Retour' de votre clavier).
  • Vous accéderez directement au formulaire d’orientation pour la Liste d'annuaire concernée dans l’Healthmap Ocean.

Astuce bonus

Vous pouvez encore simplifier le processus d’initiation d’une eOrientation en personnalisant l’une de vos barres d’outils PS Suite pour inclure un bouton supplémentaire qui insère votre raccourci de Formulaire personnalisé dans le dossier du patient, ce qui lance ensuite l’accès à Ocean.

Fonctionnalités avancées de PS Suite pour l'envoi de notifications de Rendez-vous

Lors de la planification d'un rendez-vous à partir d'une eOrientation entrante, l'acheminement typique implique que le personnel importe les formulaires de référence et les informations dans le DMÉ, crée un nouveau rendez-vous dans le planificateur pour le patient, et transcrit manuellement les détails du rendez-vous dans Ocean avant de les envoyer au patient pour confirmation.

Désormais, en utilisant le Formulaire Personnalisé de Notification de Rendez-vous Ocean eOrientation, les informations de rendez-vous créées dans PS Suite peuvent se synchroniser automatiquement avec la référence.

Veuillez noter : Pour qu'Ocean synchronise les détails corrects du rendez-vous depuis PS Suite via le Formulaire Personnalisé, votre patient doit avoir un numéro d'assurance maladie valide associé à sa référence.

Téléchargement et installation du formulaire personnalisé

Utilisation du formulaire personnalisé

  • Assurez-vous d'avoir importé votre eOrientation dans PS Suite. (Pour des instructions, consultez : Importation des Demandes d'eOrientation dans Votre DMÉ) 
  • En utilisant le planificateur de rendez-vous, créez un rendez-vous pour le patient.
  • Une fois créé, ouvrez le dossier du patient et vérifiez que la zone "prochaine visite" en haut du dossier liste la date du rendez-vous nouvellement créé.
  • À partir de la barre de menu dans le dossier, sélectionnez "Afficher" > "Formulaire Personnalisé" (ou utilisez le raccourci clavier F2) pour ouvrir la fenêtre du formulaire personnalisé
  • Localisez et sélectionnez "Notification de Rendez-vous Ocean eOrientation" dans la liste et cliquez sur le bouton "Choisir ce Formulaire". (Selon le nombre de formulaires personnalisés installés, utiliser la barre de recherche pour filtrer par "Ocean" peut être utile.)

Une fois sélectionné, le formulaire personnalisé ouvrira une nouvelle fenêtre de navigateur vers la référence correspondante pour le patient, qui remplira automatiquement les champs de la zone "Planification des horaires". À partir de là, le personnel peut alors cliquer soit sur "Sauvegarder" soit sur "Terminé" pour déplacer l'état de la référence à "Réservation Non Confirmée" et envoyer une notification au patient et/ou au fournisseur pour confirmer les détails du rendez-vous.

Paramètres de formulaire personnalisé PS Suite : eOrientation Ocean

Si vous êtes un utilisateur de TELUS PS Suite envoyant des eOrientations, vous pouvez personnaliser des paramètres spécifiques dans le formulaire personnalisé d'eOrientation Ocean.

  • Tout d'abord, ouvrez le formulaire personnalisé d'eOrientation Ocean dans le dossier d'un patient, et choisissez le bouton "Paramètres".

  • Une fois que vous entrez dans les paramètres, vous pouvez choisir de personnaliser soit vos propres paramètres spécifiques à l'utilisateur soit les paramètres de la clinique.

    Note : Les préférences spécifiques à l'utilisateur (si définies) ont la priorité sur les préférences de la clinique.

  • À partir de là, vous pouvez personnaliser les paramètres suivants d'eOrientation.
Définir l'utilisateur qui fera le suivi des orientations :
Ce paramètre vous permettra de choisir le ou les utilisateurs PSS qui devraient recevoir le message de suivi initial. Vous pouvez choisir un utilisateur spécifique ou une classe d'utilisateurs, comme "secs" (secrétaires). Laissez ce paramètre vide si vous ne souhaitez pas que le message de suivi soit envoyé.
Définir la période d'attente pour le suivi (le délai avant que le message de suivi apparaisse dans la boîte de réception) :
Ce paramètre vous permettra d'entrer le nombre de jours avant que le message de suivi initial apparaisse dans la boîte de réception de l'utilisateur PSS.
Ajouter Test/Consult en attente : (O/N) :
Sélectionner ce paramètre activera/désactivera les notifications concernant les tests et/ou consultations en attente associés à votre eOrientation.

Utilisation du module de messagerie PS Suite pour le suivi des eOrientations

Lorsqu'une eOrientation Ocean est envoyée à partir de PS Suite, un message interne, ou "note autocollante jaune", apparaîtra dans le dossier du patient lorsque la note d'orientation aura été téléchargée.

Ce message est destiné à aider à prévenir que l'orientation ne passe entre les mailles du filet, en assurant que quelqu'un soit notifié pour faire un suivi.

Vous pouvez préciser à qui ce message est envoyé et quand il apparaîtra dans leur boîte de réception PS Suite en modifiant les paramètres dans le formulaire personnalisé eOrientation Ocean, comme indiqué ci-dessous.

  • Ouvrez le formulaire personnalisé eOrientation Ocean, ou trouvez un formulaire existant dans un dossier patient, et sélectionnez le bouton "Paramètres".
  • Sélectionnez si vous souhaitez appliquer ce paramètre à l'ensemble de la clinique, ou juste pour votre utilisateur Ocean.
  • Cliquez sur "Définir l'utilisateur qui fera le suivi des orientations..." pour changer à qui le message PS Suite est adressé.
  • Entrez les initiales de l'utilisateur PS Suite ou du groupe d'utilisateurs PS Suite que vous souhaitez recevoir le message de suivi (Ocean utilise par défaut le groupe de secrétaires, c'est-à-dire "secs"). Cliquez sur "OK" pour sauvegarder vos modifications.
  • Pour modifier la période d'attente de suivi, ou le délai entre l'envoi de l'orientation et son apparition dans la boîte de réception de l'utilisateur PS Suite, répétez les étapes A et B ci-dessus.
  • Cette fois, dans la fenêtre Paramètres, sélectionnez "Définir la période d'attente de suivi..."
  • Entrez le nombre de jours avant que vous souhaitiez que le message apparaisse dans la boîte de réception PS Suite de l'utilisateur (Ocean utilise par défaut 7 jours). Cliquez sur "OK" pour sauvegarder vos modifications.

Note : Pour désactiver complètement cette fonctionnalité, supprimez les initiales de l'utilisateur PS Suite des paramètres de message de suivi. Vous devrez être sur une version minimale du formulaire personnalisé Ocean eOrientation de v1.55 pour que ce paramètre fonctionne. Veuillez vous assurer d'avoir d'autres méthodes en place pour faire le suivi de vos orientations électroniques avant de désactiver cette fonctionnalité.

PS Suite : Suivi des Tests/Consultations en attente avec les eOrientations Ocean

  • Lors de l'envoi d'une eOrientation Ocean à partir de PS Suite, vous avez la possibilité de suivre l'orientation via le module vert "Tests/Consultations en attente" dans PS Suite.
  • Ce module vous permettra de rechercher rapidement les patients dont les tests ou orientations sont encore en attente, y compris les eOrientations Ocean, parmi les autres tests et/ou orientations commandés à partir de votre DMÉ.
  • Comme les eOrientations Ocean sont généralement marquées comme terminées lorsque le patient a été vu pour son rendez-vous, ce module vous aide également à suivre quand la note de consultation ou le rapport a été reçue du site destinataire.
Pour activer cette fonctionnalité, veuillez suivre les étapes décrites ci-dessous.
  • Ouvrez le formulaire personnalisé d'eOrientation Ocean, ou trouvez un formulaire existant dans le dossier d'un patient, et cliquez sur le bouton "Paramètres".
  • Sélectionnez si vous souhaitez appliquer ce paramètre à l'ensemble de la clinique ou juste pour votre utilisateur Ocean.
  • Cliquez sur le paramètre "Ajouter Test/Consultation en attente" pour le changer de "N" à "Y".
  • Une fois configuré, la prochaine fois que vous envoyez une orientation, une note verte "Tests/Consultations en attente" sera ajoutée au dossier du patient, avec la note d'orientation et le formulaire personnalisé d'eOrientation Ocean. La catégorie sous laquelle le test/consultation tombe dépendra du Service de santé Ocean sélectionné sur l'orientation.

Note : Après que le formulaire d'eOrientation Ocean a ajouté le test/consultation en attente au dossier, il ne sera pas automatiquement mis à jour avec les mises à jour de l'état de l'orientation sur le formulaire d'eOrientation Ocean. Par conséquent, il appartient à l'utilisateur qui reçoit les notifications concernant l'orientation de mettre à jour manuellement le test/consultation en attente tout au long du cycle de vie de l'orientation.

À ce jour, les catégories de tests suivantes ont été configurées et liées à leur Service de santé Ocean correspondant :

  • CT
  • Échographie
  • Radiographie
  • Mammographie
  • Densité minérale osseuse
  • IRM
  • ECG
  • Diététicien
  • Endocrinologie
  • Podologie LLS
  • Orthopédie
  • Ophtalmologie

Note : Si Ocean ne peut pas trouver une catégorie PS Suite particulière qui correspond au service de santé Ocean sélectionné sur la référence, alors il utilisera par défaut la catégorie divers/consultation.

 

PS Suite : Attacher une Note clinique de PS Suite à une eOrientation

Avant de suivre les étapes de ce guide, assurez-vous d'avoir téléchargé et installé la dernière version de l'Exportateur de Pièces jointes Ocean (cliquez ici pour télécharger le fichier CFM.) La version 2.0 et supérieure téléchargera désormais les pièces jointes directement vers Ocean au lieu de les exporter en tant que fichier.

Ocean facilite la sélection et la "barre verte" des notes dans un dossier patient dans PS Suite qui peuvent être téléchargées directement vers Ocean. Le fichier peut ensuite être automatiquement inclus dans une eOrientation envoyée via le Healthmap Ocean.

Pour joindre une note de PS Suite à une eOrientation :

  • Trouvez la note(s) dans le dossier du patient que vous souhaitez générer en tant que pièce jointe PDF.
  • Cochez la case à côté de la note pour activer la “barre verte”.
  • Cliquez sur le lien Attacher dans la barre d'outils Ocean.
  • Cela fera apparaître une boîte de saisie permettant à l'utilisateur de préciser le nom du fichier de la pièce jointe. Renommez le fichier, si désiré, et sélectionnez OK. (Par défaut, le nom du fichier inclura les initiales du patient, les initiales de l'utilisateur DMÉ, et la date actuelle).
  • Une invite apparaîtra ensuite pour confirmer que cette pièce jointe a été téléchargée avec succès vers Ocean. Sélectionnez l'option désirée. (Notez qu'elle n'apparaîtra pas si vous avez précédemment sélectionné "Ne plus afficher", ou si vous l'avez désactivée dans les paramètres personnalisés de l'exportateur de pièces jointes).
  • Sélectionnez Référer dans la barre d'outils Ocean pour lancer le Healthmap Ocean. Choisissez la liste désirée et sélectionnez Envoyer eOrientation. La pièce jointe sera automatiquement incluse en bas du formulaire de référence.
  • Astuce rapide : Si vous "barrez en vert" un élément et sélectionnez ensuite "Référer" dans la barre d'outils Ocean pour initier une référence, la pièce jointe sera automatiquement générée pour être attachée à la référence (sans avoir à cliquer sur le lien "Attacher/Trombone"). Vous devrez cliquer sur "Oui - Créer une pièce jointe" sur l'invite de confirmation, avant de continuer avec les étapes D à F ci-dessus.
  • Vous pouvez prévisualiser votre pièce jointe de référence en cliquant sur l'icône “œil”, ou la supprimer en cliquant sur l'icône “X”.
  • Si vous supprimez une pièce jointe et souhaitez l'ajouter à nouveau à l'orientation, sélectionnez le bouton Ajouter la pièce jointe en bas de l'orientation. Une liste de toutes les pièces jointes téléchargées vers Ocean pour ce patient apparaîtra. Choisissez un fichier dans la liste ou choisissez « Sélectionner un fichier local... » pour parcourir un fichier sur votre ordinateur.
  • Conseil rapide : Si vous souhaitez inclure des pièces jointes supplémentaires, à une eOrientation déjà envoyée, suivez les étapes A à E ci-dessus. Ensuite, ouvrez l'eOrientation envoyée en utilisant l'ampoule "Ouvrir" sur le formulaire d'eOrientation Ocean. Faites défiler jusqu'au volet de messagerie de l'orientation et choisissez "Ajouter la pièce jointe". Sélectionnez le fichier souhaité dans la liste et cliquez sur "Envoyer".

Pour personnaliser les paramètres du formulaire Ocean Pièce jointe Exporter :

  • Ouvrez le formulaire Ocean Pièce jointe Exporter dans un dossier de test patient, et cliquez sur le bouton Paramètres.
  • Sélectionner "Basculer l'affichage du message d'information d'exportation" si vous souhaitez montrer à l'utilisateur un message explicatif sur la pièce jointe, après que le téléchargement vers Ocean est complété.
  • Sélectionner "Basculer l'invite pour exporter le tableau de laboratoire" si vous souhaitez être invité à inclure le tableau de laboratoire chaque fois qu'une pièce jointe est générée.