Guide des comprimés

Une fois que vous avez terminé la configuration de votre tablette, vous êtes prêt à commencer à distribuer des tablettes à vos patients pour compléter des questionnaires et des enquêtes !

Les étapes ci-dessous décrivent l'acheminement typique d'une clinique qui utilise des tablettes pour patients pour les formulaires de patients.

1. Ajouter des formulaires à remplir par le patient.

1. Obtenir le numéro de référence Ocean du patient.

1. Entrer le numéro de référence de l'Ocean dans la Tablette Patient.

   • Entrez le numéro de référence de l'Ocean dans la Tablette Patient en utilisant le clavier à l'écran. Cela lance la session du patient sur la tablette.
   • 
   • Une fois lancé, remettez la tablette au patient pour qu'il remplisse ses formulaires.

2. Revoir la Note clinique générée.

Problèmes courants

“Ma tablette ne fonctionne pas.”

“Ma tablette est gelée.”

“Comment passer en mode tablette?”

“Ma tablette ne se rafraîchit pas.”

“Les notes du patient ne se téléchargent pas.”

Questions de diagnostic

• État de la connectivité

  • En bas à droite de l'écran de verrouillage, les trois "engrenages" qui donnent un indice visuel simple sur la connectivité de la tablette. Lorsque la tablette n'est pas utilisée, vous les verrez en fondu avec "zzz" pour préserver la batterie. Cependant, après avoir touché l'écran, vous les verrez s'allumer. Si les 3 sont allumés, la tablette est connectée. S'il y en a moins de trois, vous verrez un point d'exclamation qui indique un problème. Touchez l'icône des engrenages pour voir la description du problème.
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• Menu d'administration

  • Pour accéder au menu d'administration, appuyez sur l'icône unique "cog" ou le logo Ocean en bas à gauche de l'écran. Vous serez invité à saisir votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean. Le menu d'administration vous permet de mettre à jour l'application Ocean Tablet et de configurer les paramètres de l'application.
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• Désautoriser les tablettes

  • Pour désautoriser la tablette (la supprimer de votre compte), allez à la vue Tablettes et Kiosques dans le , cliquez sur la tablette que vous souhaitez désautoriser et cliquez sur "Désenregistrer" pour supprimer une tablette de votre compte à des fins de facturation et de sécurité.
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• La clé de chiffrement partagée

  • Pour supprimer la clé de chiffrement des données du patient, sélectionnez "réinitialiser la clé secrète" pour l'effacer de l'appareil. Vous serez immédiatement invité à la saisir à nouveau.
  • Pour aider votre clinique à se souvenir de votre clé de chiffrement partagée et des informations de compte, nous vous recommandons de télécharger, imprimer et compléter la Carte de Référence Clinique avec les paramètres que vous venez d'entrer.
  • Pour en savoir plus sur la clé de chiffrement partagée, veuillez consulter "La clé de chiffrement partagée".

Suivez les étapes ci-dessous pour accéder aux données d'utilisation de la tablette de votre site.

Note: Notre système conserve uniquement les données rétrospectives des 60 derniers jours. Si vous avez besoin d'accéder à des données au-delà de cette période de 60 jours, OceanMD devra faire une demande pour restaurer formellement les données. Il y a des frais de démarrage de 250 $ pour ce service. Afin de garantir que vous puissiez accéder aux données d'Ocean, nous vous suggérons de faire une exportation mensuelle de toutes les données dont vous avez besoin.

• Mode tablette

  • Pour définir le mode tablette, utilisez le menu déroulant situé en haut de la fenêtre.
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  • Initié par le personnel

    Un membre du personnel saisit un code à trois chiffres dans la tablette pour déverrouiller les formulaires appropriés pour le patient.

    Mode kiosque

    Les patients saisissent leur numéro d’assurance-maladie ou passent leur carte d’assurance-maladie pour déverrouiller leurs formulaires.

    Mode enquête anonyme

    Un paramètre à usage unique qui permet aux patients de lancer une enquête anonyme en cliquant sur « commencer ».

• Onglet Introduction

  • L'onglet suivant vous permet de personnaliser l'écran d'introduction pour vos patients, y compris l'ajout d'un logo de clinique, d'un message de bienvenue général ou d'annonces de la clinique, et d'une notification de confidentialité.
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• Onglet Démographie

  • L'onglet suivant vous permet d'afficher automatiquement un examen démographique à tous les patients.
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  • Vous pouvez facilement personnaliser les champs inclus dans votre examen démographique en sélectionnant les cases à cocher.
  • Si vous ne souhaitez pas ou n'avez pas besoin que vos patients mettent à jour leur démographie à chaque fois, il vous suffit de décocher la case « Toujours afficher l'écran de démographie ».

• Onglet Langues

  • Si vous utilisez des formulaires multilingues, vous voudrez vous assurer que vous avez sélectionné les langues prises en charge appropriées.
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• Onglet Règles

  • Ce onglet vous permettra de créer des règles pour la tablette, qui peuvent charger automatiquement certains formulaires en fonction de certains critères du patient.
  • 
  • Pour en savoir plus sur la configuration des règles pour la tablette, veuillez vous référer à "Règles de la tablette".

• Onglet d'enregistrement

  • Ce onglet vous permettra de personnaliser les fonctionnalités d'enregistrement de votre tablette.
  • Fonctionnalités d'enregistrement, y compris quand les patients sont marqués comme arrivés et empêcher certains patients de pouvoir s'enregistrer au kiosque.
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  • Marquer le patient comme arrivé

    Choisissez de marquer vos patients comme arrivés dans votre DMÉ soit lors du déverrouillage (c'est-à-dire, au moment où le patient entre son numéro d'assurance maladie ou passe sa carte d'assurance maladie), soit après qu'ils ont terminé de compléter tous leurs formulaires sur la tablette/kiosque, ou jamais.

    Temps d'attente après ___ secondes

    Réglez ceci sur 30 secondes pour réinitialiser la tablette du kiosque si le patient n'interagit pas avec le kiosque pendant plus de 30 secondes.

    Bloquer l'enregistrement tardif après ___ minutes

    Cochez cette case si vous souhaitez empêcher les patients en retard de s'enregistrer au kiosque. Entrez le délai après l'heure de rendez-vous planifiée que vous souhaitez considérer comme "en retard".

    Bloquer l'enregistrement si ___

    Ici, vous pouvez entrer une expression JavaScript pour empêcher les patients ayant certaines caractéristiques d'utiliser le kiosque pour s'enregistrer à leur rendez-vous (similaire aux déclencheurs de règles de tablette).

• Onglet Préférences

  • Ce onglet vous permettra de personnaliser le(s) formulaire(s) de complétion, la démographie, de cacher le bouton Quitter, et de marquer le patient comme arrivé.
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  • Afficher une enquête ou un autre formulaire après que tous les autres formulaires soient complétés

    Certaines cliniques ont un formulaire qu'elles souhaitent que tous les patients complètent après avoir rempli tous leurs autres formulaires. Cela est facilement personnalisable dans la section supérieure de cet onglet.

    Afficher les champs démographiques mis à jour pour que le patient et la réception puissent les examiner

    Ce onglet vous permet également d'afficher optionnellement tout changement démographique sur la page de remerciement pour faciliter la révision rapide des changements par le personnel afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs.

    Cacher le bouton Quitter

    Vous pouvez également afficher optionnellement un bouton quitter qui permet aux patients de quitter les formulaires sans remplir tous les champs requis. Par défaut, les tablettes sont réglées pour cacher le bouton quitter (et nous recommandons de laisser ce réglage par défaut).

    Marquer le patient comme arrivé

    Si vous êtes en mode kiosque et/ou avez une intégration Accuro, vous aurez également l'option de faire en sorte qu'Ocean marque le patient comme "arrivé" lorsqu'il a entré son numéro d'assurance maladie ou après qu'il a complété tous ses eFormulaires requis.

Il existe plusieurs façons de mettre à jour une tablette vers la dernière application Ocean Tablet :

• Application Ocean Tablet (Si vous mettez à jour seulement 1 ou 2 tablettes) :

  • Ouvrez l'application Ocean Tablet sur votre tablette.
  • Appuyez sur le logo Ocean (ou engrenage) dans le coin inférieur gauche et saisissez vos identifiants d'utilisateur Ocean pour accéder au menu d'administration.
  • Choisissez "Mise à jour de l'application Ocean Tablet". La mise à jour ne devrait prendre qu'une minute, mais vous devrez répéter les étapes ci-dessus pour toutes les tablettes que vous souhaitez mettre à jour.

• Portail Ocean (Si vous mettez à jour plusieurs tablettes en même temps) :

  • Connectez-vous au Portail Ocean sur le navigateur web de votre ordinateur.
  • Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Tablettes & Kiosques".
  • Recherchez la ou les tablettes que vous souhaitez mettre à jour. Cliquez sur chacune d'elles et sélectionnez "Mettre à jour". La prochaine fois que ces tablettes seront utilisées, elles se mettront à jour automatiquement.
  • 

Veuillez consulter "Quand devrais-je mettre à jour mes tablettes ?" pour plus d'informations sur la fréquence à laquelle vous devez mettre à jour vos tablettes.

Pour tirer le meilleur parti de vos Tablettes Patient, vous pouvez envisager d'ajouter des règles de tablette qui déclenchent l'apparition automatique de formulaires. Bien que les possibilités de création de règles soient infinies, les étapes requises pour ajouter des règles de tablette et certaines des règles les plus couramment utilisées se trouvent ci-dessous.

Déclencheurs de Règles de Tablette Couramment Utilisés :

firstTime

ScriptUtil.isWalkIn()

daysSinceLastCompleted > 365

pt.getAge() > 14

true

ScriptUtil.getKeyword('@providerName') == 'John Smith'

pt.getAge() > 65 && daysSinceLastCompleted > 365

pt.isFemale() && pt.getAge() >= 50

pt.getReasonForVisit() != null && pt.getReasonForVisit().includes('PHE')

pt.hasOnDemandForms()

Lors de la création de Règles de tablette à utiliser avec les eFormulaires, les données des patients qui peuvent être consultées et utilisées comme déclencheurs par Ocean peuvent varier selon les intégrations de DMÉ.

Une grande partie des informations démographiques standard des patients peuvent être utilisées pour les règles en conjonction avec les Mots-clés Ocean. Les valeurs des mots-clés peuvent être consultées dans le guide de support, Utilisation des mots-clés pour insérer automatiquement du contenu.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des valeurs et des informations des patients disponibles, par intégration de DMÉ, à utiliser avec les Règles de tablette.

Ocean vous permet de désenregistrer facilement un appareil tablette s'il n'est plus utilisé.

En fonction de vos intentions de réenregistrement de l'appareil à l'avenir, vous pouvez effectuer un désenregistrement temporaire via la tablette elle-même, ou un désenregistrement permanent dans le Portail Ocean.

Dans les deux cas, votre configuration personnalisée de regroupement de tablettes est enregistrée en toute sécurité dans le(s) regroupement(s) de tablettes de votre site Ocean.

Désenregistrer temporairement votre tablette

Si vous souhaitez suspendre temporairement votre abonnement tablette pour les services Ocean (par exemple, si votre clinique est fermée pendant l'été), vous pouvez désenregistrer votre tablette à partir du Menu d'administration des tablettes Ocean sur l'appareil lui-même.

• • Ouvrez l'application Ocean Tablet sur votre tablette.
  • 
  • Appuyez sur le logo Ocean (ou engrenage) dans le coin inférieur gauche de l'écran principal.
  • Entrez votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean pour accéder au Menu d'administration.
  • Note : Votre compte utilisateur Ocean doit avoir un accès Administrateur de site sur votre site Ocean pour accéder au Menu d'administration.
  • Dans le Menu d'administration, sélectionnez "Désenregistrer".
  • Dans le Portail Ocean, vous verrez votre appareil tablette répertorié avec un statut '(DÉSACTIVÉ)'.
  • 
  • Lorsque vous êtes prêt à réenregistrer votre appareil tablette, il vous suffit d'ouvrir l'application Ocean Tablet, d'entrer votre mot de passe de compte utilisateur Ocean et d'appuyer sur 'Enregistrer la tablette'.
  • 

• Désenregistrer définitivement votre tablette

  Vous pouvez désenregistrer définitivement votre appareil tablette depuis le Portail Ocean si vous ne l'utilisez plus pour Ocean ou s'il est cassé, volé ou perdu.

  • Dans le Portail Ocean, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Tablettes et Kiosques".
  • 
  • Recherchez l'appareil tablette que vous souhaitez désactiver et cliquez sur "Désenregistrer".

  • Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez désenregistrer la tablette.

    Une fois confirmé, l'appareil tablette sera entièrement supprimé de votre site Ocean.

Pour réenregistrer un appareil tablette sur votre site Ocean qui a été définitivement supprimé précédemment, veuillez consulter Enregistrer votre tablette via l'application tablette patient.

Ocean vous permet de personnaliser l'écran d'introduction/bienvenue sur la tablette pour afficher différentes langues en fonction de la sélection de langue initiale du patient. Actuellement, la tablette propose la prise en charge des langues suivantes : Anglais, Français, Arabe, Arménien, Chinois, Farsi, Philippin (Tagalog), Hindi, Italien, Japonais, Coréen, Portugais, Pendjabi, Roumain, Russe, Espagnol, Tamoul, Turc, Ukrainien, Ourdou et Vietnamien.

Note : Pour afficher le texte de la langue sélectionnée sur l'écran d'introduction/bienvenue, vous devrez avoir votre titre, message et texte de confidentialité prêts à la fois en anglais et dans toutes les autres langues supplémentaires que vous prévoyez de prendre en charge.

Note: Ces règles dépendent de la disponibilité des données "immu" du CPP téléchargées à partir du DMÉ, ce qui est pris en charge uniquement par certains DMÉ (par exemple, PS Suite utilisant Ocean Custom Form 3.52 ou ultérieur).

Les règles suivantes peuvent être copiées et collées dans une règle de tablette pour une incitation automatique.

Incitation pour un vaccin contre la grippe / un vaccin contre la grippe chaque saison (du 15 octobre au 31 mars)

(function askForFluShot() {
  function parseDate(s) { s=s.split("-"); return new Date(s[0],parseInt(s[1]-1),s[2]);}
  function latest(vax) {
    var dates = [], immu;
    for (var i = 0; i < vax.length; i++) {
      immu = pt.getCppItemData("immu", vax[i]);
      if (immu && immu.date) { dates.push(parseDate(immu.date)); }
    }
    return dates.length > 0 ? dates.sort(function(a,b){return a-b}).pop() : null;
  }
  function daysSince(d) {
    return d ? (new Date()-d) / (1000*60*60*24) : 99999999;
  }
 var curMonth = (1+new Date().getMonth());
 var curDayOfMonth = new Date().getDate();
 var inSeason = (curMonth == 10 && curDayOfMonth >= 15) || curMonth >= 11 || curMonth <= 3;
 return inSeason && daysSince(latest(["influenza virus vaccine", "flu shot"])) > 180 && daysSinceLastCompleted > 180;
})();

Incitation pour un vaccin antitétanique tous les 10 ans

(function askForTetanusShot() {
  function parseDate(s) { s=s.split("-"); return new Date(s[0],parseInt(s[1]-1),s[2]);}
  function latest(vax) {
    var dates = [], immu;
    for (var i = 0; i < vax.length; i++) {
      immu = pt.getCppItemData("immu", vax[i]);
      if (immu && immu.date) { dates.push(parseDate(immu.date)); }
    }
    return dates.length > 0 ? dates.sort(function(a,b){return a-b}).pop() : null;
  }
  function daysSince(d) {
    return d ? (new Date()-d) / (1000*60*60*24) : 99999999;
  }
  var vaccines = pt.getCppItemKeys("immu").filter(function(key) { return key.indexOf("tetanus") >= 0; });
  return daysSince(latest(vaccines)) > 365*10 && daysSinceLastCompleted >= 365;
})();