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Guide des messages aux patients

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Flux de messages de base pour le Patient

  1. Initiez votre message électronique.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR/OSCAR Pro Autre DMÉ/Ocean
  • Sélectionner "Email" à partir du formulaire personnalisé Ocean ou de la barre d'outils.
  • Cela ouvrira une fenêtre de message dans un navigateur internet. Le champ "À :" sera automatiquement rempli avec l'adresse courriel du patient à partir de son dossier DMÉ (si disponible), et les champs du modèle seront pré-remplis avec votre modèle par défaut du site.
  • Pour en savoir plus sur la façon de personnaliser vos modèles et de changer votre modèle par défaut du site, veuillez vous référer à "Personnalisez vos modèles".

    1. Ajouter votre message sécurisé, ajouter des pièces jointes et sélectionner des alertes de notification.

      • Inclure un message sécurisé :
        Pour inclure un message sécurisé et chiffré, activez la case à cocher "Message sécurisé" et tapez votre message dans la zone de texte.
        Ajouter la pièce jointe :
        Vous pouvez choisir d'ajouter des pièces jointes telles que des demandes de laboratoire ou des résultats de tests en sélectionnant "Choisir un fichier" et en sélectionnant le fichier depuis votre ordinateur.
        Autoriser la réponse :

        Les messages sécurisés sont conçus pour être dirigés par le clinicien. Un patient ne peut vous envoyer un message sécurisé qu'après que vous lui en ayez envoyé un en premier. Vous pouvez permettre au patient de répondre à votre message uniquement en activant la case à cocher "Autoriser la réponse". La réponse du patient sera enregistrée dans son dossier avec un horodatage.

        Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de groupe avec Ocean.

        Autoriser la pièce jointe de fichier :
        Vous pouvez permettre au patient de répondre avec une pièce jointe en activant cette case à cocher.
        Me notifier lorsque vu :
        La sélection de "Me notifier lorsque vu" vous fournira une confirmation par courriel lorsqu'un patient ouvre un message sécurisé.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR/OSCAR Pro
  • La capture d'écran suivante est un exemple d'un Message Sécurisé dans PSS.

  1. Ajouter des formulaires et sélectionner des alertes de notification.

    • Inclure des eFormulaires :
      Pour inclure un lien sécurisé vers un eFormulaire que le patient peut compléter, sélectionnez la case à cocher "Inclure eFormulaire".
      Ajouter eFormulaire :
      Pour inclure un formulaire que le patient doit remplir à la maison, sélectionnez "Ajouter eFormulaire" et recherchez le eFormulaire approprié. Cliquez sur le titre du eFormulaire pour le sauvegarder.
      Prévenez-moi lorsque c'est complété :
      La sélection de "Prévenez-moi lorsque c'est complété" vous enverra une confirmation par e-mail lorsque le patient aura terminé de compléter le eFormulaire que vous lui avez envoyé.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR/OSCAR Pro
  • La capture d'écran à droite est un exemple d'une note eFormulaire terminée dans PS Suite.

  1. Définir les informations de sécurité pour exiger que votre patient vérifie son identité.

    • La section Informations de sécurité en bas de la fenêtre vous fournit des informations d'identification qui seront utilisées par le patient pour accéder au message sécurisé et au(x) formulaire(s).
    • Les options sont un mot de passe d'accès (fourni au patient à l'avance), la date de naissance du patient (pré-remplie à l'aide des données de votre DMÉ), le numéro d'assurance maladie du patient (pré-rempli à partir de votre DMÉ), le numéro d'identification DMÉ du patient (pré-rempli à partir de votre DMÉ), ou une valeur d'identification alternative (par exemple, numéro d'étudiant). Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs de ces options.
    • Si vous ne sélectionnez aucune option, cela sera par défaut la date de naissance du patient.
    • Vous pouvez également configurer Ocean pour vous informer si un patient n'ouvre pas un message dans un certain délai en sélectionnant "Me notifier si aucune réponse après".

  2. Envoyer un message, recevoir des alertes et voir les réponses des patients dans votre DMÉ.

    • Vous êtes maintenant prêt à envoyer votre message !
    • Si vous avez demandé des notifications par e-mail liées au message sécurisé ou à l'eFormulaire, vous recevrez un e-mail contenant le numéro d'identification du dossier du patient dans votre DMÉ, ainsi que leur numéro de référence Ocean.
    • La prochaine fois que vous accédez au dossier du patient, vous verrez une nouvelle note de rencontre qui inclut le message ainsi que toutes les réponses, pièces jointes et eFormulaires qui ont été complétés.

  3. Configurer votre adresse e-mail pour les alertes (optionnel).

    • Ocean exige automatiquement que les utilisateurs se connectent à Ocean la première fois qu'ils envoient un message sécurisé. Par défaut, Ocean enverra des alertes par e-mail et des notifications à l'adresse e-mail enregistrée pour cet utilisateur Ocean.
    • Si vous souhaitez assigner une adresse e-mail déléguée pour recevoir ces notifications, vous pouvez le faire en changeant le "E-mail délégué clinique" dans la section “Voir Mon Compte" du Portail Ocean (également accessible en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur droit et en sélectionnant "Voir Mon Compte").

Pour plus de détails sur toutes les options de Messages Patients, veuillez vous référer à "Paramètres des Messages Patients".

Paramètres des messages du patient

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  • Cet article explique les différents paramètres disponibles dans la fenêtre 'Envoyer un e-mail'.

Menu Modèles

Ce menu vous permet de rechercher et de sélectionner parmi votre liste de modèles pour remplir automatiquement les différentes parties de votre message. Plus d'informations sur la création et la personnalisation de vos modèles peuvent être trouvées dans "Personnalisation de vos modèles".

Corps de l'e-mail

Cet espace vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception. Veuillez noter que le corps de l'e-mail ne sera pas enregistré dans le dossier du patient. Si vous souhaitez que des informations soient enregistrées dans le dossier du patient, veuillez les inclure dans la zone de Message Sécurisé.

Le mot-clé “[weblink]” indique où apparaîtra le lien hypertexte pour que le patient puisse cliquer pour accéder au message. Le lien apparaîtra comme “Voir le message sécurisé”, “Compléter le questionnaire” ou “Voir le message sécurisé et compléter le questionnaire”.

Le mot-clé “[weblink_french]” peut être utilisé pour afficher la version française du lien. Il apparaîtra comme "Afficher le message sécurisé", "Remplir le questionnaire", ou "Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire".

Vous pouvez utiliser les mots-clés “[weblink]” et “[weblink_french]” séparément ou ensemble dans vos modèles. Si aucun mot-clé n'est inclus, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise “[weblink]” à la fin du corps de l'e-mail.

Inclure un message sécurisé

Cochez cette case pour étendre la zone de Message Sécurisé. Des messages pour le patient peuvent être ajoutés dans le champ de texte. Un accusé de réception du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient avec une date et une heure d'envoi (incluant le nom de toute pièce jointe envoyée et si/quand le patient confirme la réception du message ou y répond).

Ajouter des pièces jointes:
En cliquant sur “Ajouter la pièce jointe”, une fenêtre d'ajout de fichier standard s'ouvrira où vous pourrez attacher tout document pertinent pour le patient.
Autoriser la réponse:

Lorsqu'elle est activée, cette option permet au patient de taper une réponse au message. Les réponses des patients sont suivies dans le dossier du patient.

Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de Groupe avec Ocean.

Autoriser la pièce jointe:
Vous pouvez autoriser le patient à répondre avec une pièce jointe en activant cette case à cocher.
Me notifier lorsque le message est consulté:
Lorsqu'elle est activée, une notification sera envoyée à l'e-mail de l'expéditeur ou à l'e-mail du Délégué Clinique lorsque le message est consulté.

Inclure des eFormulaires

Cochez cette case pour étendre le panneau des formulaires.

Ajouter un eFormulaire
En cliquant sur cette option, une fenêtre s'ouvrira pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean ou Favori. Une fois un formulaire ajouté, il sera répertorié dans le panneau.
Me notifier lorsque la case est complétée
Lorsqu'elle est cochée, une notification sera envoyée à l'e-mail de l'expéditeur ou au délégué clinique lorsqu'un eFormulaire Ocean est complété.

Avancé

Dans ce panneau, vous pouvez décider comment le patient pourra accéder à ses messages sécurisés et/ou ses formulaires.

Vérification de l'identité
Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou aux formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez la changer pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro de DMÉ, un mot de passe d'accès (fourni au patient au préalable), ou un ID alternatif.
Expiration du lien
Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un formulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans l'e-mail.
Si un formulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne peut plus être accédé. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.
Notifier si aucune réponse après
Ce menu déroulant ajoute une alerte si le patient n'ouvre pas le message ou ne complète pas le formulaire dans un certain nombre de jours.
Rediriger une fois que le patient a terminé vers
Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il a complété tout formulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' dans le message sécurisé associé (par exemple, s'ils n'ont pas de formulaires Ocean à compléter).

Créer une Pièce jointe PDF à Ajouter à un Message Sécurisé

Veuillez noter : Les pièces jointes ne peuvent pas être sauvegardées dans les modèles de messagerie des patients.

Suite PS Accuro OSCAR Pro Autres DMÉ

Prérequis

Ocean facilite la sélection et la "barre verte" des notes dans un dossier patient dans PS Suite, qui sont ensuite automatiquement téléchargées en tant que pièces jointes à un Message Patient Ocean ou à une eRéférence.

  • Trouvez la note(s) dans le dossier patient que vous souhaitez inclure en tant que pièce jointe PDF.
  • Cochez la case à côté de la note pour activer la "barre verte".
  • Cliquez sur "Email" dans la barre d'outils Ocean.
  • Vous serez invité à personnaliser optionnellement le nom du fichier de la pièce jointe. (Par défaut, le nom du fichier inclura les initiales du patient, les initiales de l'utilisateur DMÉ et la date actuelle).
  • Une invite apparaîtra alors pour confirmer que cette pièce jointe a été téléchargée avec succès sur Ocean. Cliquez sur 'OK' pour continuer, ou sur 'Compris - Ne plus afficher ceci' pour continuer et empêcher cette boîte de confirmation d'apparaître à l'avenir.
  • Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvrira et se lancera dans Ocean. La pièce jointe sera automatiquement incluse dans le Message Patient Ocean.
  • Vous pouvez prévisualiser votre pièce jointe de message sécurisé en cliquant sur l'icône “œil”, ou la supprimer en cliquant sur l'icône “X”.
  • Les pièces jointes qui ont été téléchargées depuis le DMÉ et ensuite supprimées peuvent être réajoutées en cliquant sur 'Ajouter la pièce jointe' et en la sélectionnant dans la liste des pièces jointes téléchargées.

Pour personnaliser les paramètres du formulaire de l'Exportateur de Pièces Jointes Ocean :

  • Ouvrez le formulaire personnalisé d'exportation de pièces jointes Ocean dans un dossier de patient de test, et cliquez sur le bouton Paramètres.
  • Sélectionnez "Activer l'affichage du message d'information sur l'exportation" si vous souhaitez montrer à l'utilisateur un message explicatif concernant la pièce jointe, après que le téléchargement vers Ocean soit complété.
  • Sélectionnez "Activer l'invite pour exporter le tableau de laboratoire" si vous souhaitez être invité à inclure le tableau de laboratoire chaque fois qu'une pièce jointe est générée.

Suivi des messages et questionnaires en retard des patients

Les questionnaires et les messages sécurisés des patients d'Ocean nécessitent souvent des réponses cliniquement importantes de la part des patients. Par exemple, un message sécurisé peut être envoyé à un patient lui demandant de vérifier sa tension artérielle et de faire un retour à la clinique. Il est donc important d'avoir un mécanisme systématique de suivi de ces messages dans votre clinique.

Contrairement aux e-mails simples ou aux messages vocaux, Ocean propose une fonctionnalité de sécurité intégrée pour aider à éviter que les réponses en retard ne "passent à la trappe".

Paramétrer les dates d'échéance pour les questionnaires et les messages aux patients
  • Lorsque vous envoyez un questionnaire ou un message au patient, vous pouvez demander à être notifié si le patient n'a pas répondu dans un délai spécifique (en utilisant les fonctionnalités "Me notifier en cas d'absence de réponse après"). Vous pouvez ajuster ce paramètre dans le panneau Avancé dans la boîte de dialogue utilisée pour envoyer un message en ligne ou un questionnaire.
  • Plus tard, si le patient n'a pas consulté ce message ou complété le questionnaire, sa réponse sera considérée comme en retard.

  • Note : Vous n'avez pas besoin d'utiliser la fonctionnalité "Autoriser la réponse" pour suivre ces messages.

Modèles de messages aux patients

Vous pouvez mettre à jour le modèle de votre message en ligne ou questionnaire pour mémoriser le paramètre de notification/en retard afin de ne pas avoir à le définir à chaque fois. Pour plus d'informations sur la configuration de vos modèles, veuillez consulter Personnalisation de vos modèles.

Notifications par courriel concernant les réponses en retard
  • Certains sites préfèrent recevoir un résumé quotidien de tous les patients dans Ocean avec des réponses en retard, même si un courriel de rappel pour ces patients a déjà été envoyé.
  • D'autres sites préfèrent éviter de recevoir des courriels de notification répétitifs chaque soir lorsqu'ils ont déjà été informés de ces réponses spécifiques en retard.
  • Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans vos Paramètres de modèle globaux dans le Portail Ocean.
  • Vous pouvez choisir entre les options suivantes :
    Informer l'expéditeur de tous les patients en retard jusqu'à ce que leur état soit effacé
    Pour un résumé quotidien.
    Informer l'expéditeur une seule fois pour chaque patient
    Pour des réponses en retard spécifiques uniquement.
Examiner toutes les réponses en retard dans le Portail Ocean
  • Peu importe vos paramètres de notification par courriel, nous vous recommandons de désigner une personne dans votre établissement (généralement une réceptionniste) pour faire le suivi de tous les patients avec des réponses en retard. Les cliniciens individuels peuvent également choisir de faire le suivi manuellement de leurs messages sécurisés.
  • Pour voir tous les patients avec des messages en retard, connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur "Menu" dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Patients". Cliquez sur la boîte de recherche sous "Rechercher des patients" pour choisir l'option de recherche "Patients avec des réponses en retard".
Déterminer la raison d'une réponse en retard

Les réponses des patients peuvent être en retard pour les raisons suivantes :

  • Le patient n'a pas consulté récemment son courriel
  • L'adresse courriel du patient est incorrecte (ce qui peut avoir rebondi ou non)
  • Le courriel a été filtré comme spam (heureusement, les courriels d'Ocean sont généralement considérés comme légitimes par les clients de messagerie et ne sont généralement pas filtrés comme spam, mais cela peut quand même arriver)
  • Le patient n'a pas lu ou ouvert le courriel
Faire le suivi d'une réponse en retard

Peu importe la raison du retard de la réponse, il est probablement cliniquement nécessaire de faire le suivi avec le patient en utilisant vos moyens de communication traditionnels : appeler, laisser un message vocal, envoyer un SMS ou discuter de la prochaine visite. Vous pouvez vouloir demander pourquoi ils n'ont pas reçu le message afin que vous ou eux puissent prendre des mesures pour gérer la prochaine tentative avec succès.

Un exemple du cabinet du Dr Kavanagh

Le personnel administratif du Dr Kavanagh suit souvent en appelant les patients lorsque qu'un message sécurisé ou un questionnaire est en retard pour une réponse. Si le répondeur du patient est atteint, la secrétaire laisse simplement un message demandant au patient de vérifier son courriel pour le message envoyé à une date particulière. Cette technique est utile car elle fait non seulement le suivi de la préoccupation liée à la notification, mais "forme" également le patient pour s'assurer que des messages similaires sont reçus avec succès à l'avenir. Les cliniciens individuels peuvent suivre cette approche en envoyant une tâche/un message à leur secrétaire dans leur DMÉ, en leur demandant de faire de même.

Effacer l'avertissement de retard
  • Si vous avez contacté le patient et résolu la réponse en retard, vous pouvez reporter l'avertissement de retard de 7 jours, 30 jours ou supprimer manuellement l'état "Réponse en retard" du patient pour arrêter de recevoir des notifications par courriel. Dans le Portail Ocean, localisez le patient dans la vue Patients et cliquez sur l'avertissement "Réponse en retard" en rouge. Vous verrez l'option pour effacer l'avertissement de retard ou le reporter de 7 ou 30 jours.