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Guide des messages aux patients

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Acheminement de base des messages aux patients

  1. Initiez votre message électronique.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR/OSCAR Pro Autre DMÉ/Ocean
  • Sélectionnez "Email" à partir du formulaire personnalisé Ocean ou de la barre d'outils.
  • Cela ouvrira une fenêtre de message dans un navigateur internet. Le champ "À :" sera automatiquement rempli avec l'adresse email du patient à partir de son dossier DMÉ (si disponible), et les champs du modèle seront pré-remplis avec votre modèle par Défaut du site.
  • Pour en savoir plus sur la personnalisation de vos modèles et le changement de votre modèle par Défaut du site, veuillez vous référer à "Personnaliser vos modèles".

    1. Ajoutez votre message sécurisé, ajoutez des pièces jointes et sélectionnez les alertes de notification.

      • Inclure le message sécurisé :
        Pour inclure un message sécurisé et crypté, activez la case à cocher "Message sécurisé" et tapez votre message dans la zone de texte.
        Ajouter la pièce jointe :
        Vous pouvez choisir d'ajouter des pièces jointes telles que des demandes de laboratoire ou des résultats de test en sélectionnant "Choisir le fichier" et en sélectionnant le fichier depuis votre ordinateur.
        Permettre au patient de répondre :

        Les messages sécurisés sont conçus pour être dirigés par le clinicien. Un patient ne peut vous envoyer un message sécurisé qu'après que vous lui en ayez envoyé un en premier. Vous pouvez permettre au patient de répondre à votre message uniquement en activant la case à cocher "Permettre la réponse". La réponse du patient sera enregistrée dans son dossier avec un horodatage.

        Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de groupe avec Ocean.

        Permettre au patient d'envoyer des pièces jointes :
        Vous pouvez permettre au patient de répondre avec une pièce jointe en activant cette case à cocher.
        Fenêtre de réponse
        Si le paramètre 'Permettre au patient de répondre' ou 'Permettre au patient d'envoyer une pièce jointe' est activé, vous pouvez éventuellement définir une fenêtre de réponse pour limiter le temps que le patient a pour répondre.
        Me notifier lorsque vu :
        La sélection de "Me notifier lorsque vu" vous fournira une confirmation par e-mail lorsqu'un patient ouvre un message sécurisé.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR/OSCAR Pro
  • La capture d'écran suivante est un exemple de Message sécurisé dans PSS.

  1. Ajouter des formulaires et sélectionner les alertes de notification.

    • Inclure les eFormulaires :
      Pour inclure un lien sécurisé vers un eFormulaire que le patient peut compléter, sélectionnez la case à cocher "Inclure eFormulaire".
      Ajouter eFormulaire :
      Pour inclure un formulaire que le patient doit remplir à la maison, sélectionnez "Ajouter eFormulaire" et recherchez l'eFormulaire approprié. Cliquez sur le titre de l'eFormulaire pour le sauvegarder.
      Me notifier lorsque complété :
      La sélection de "Me notifier lorsque complété" vous fournira une confirmation par e-mail lorsqu'un patient aura terminé de compléter l'eFormulaire que vous lui avez envoyé.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR/OSCAR Pro
  • La capture d'écran à droite est un exemple de note d'eFormulaire complété dans PS Suite.

  1. Définir les informations de sécurité pour exiger que votre patient vérifie son identité.

    • La section Informations de sécurité en bas de la fenêtre vous fournit des informations d'identification qui seront utilisées par le patient pour accéder au message sécurisé et au(x) formulaire(s).
    • Les options sont un mot de passe d'accès (donné au patient à l'avance), la date de naissance du patient (pré-remplie à l'aide des données de votre DMÉ), le numéro d'assurance maladie du patient (pré-rempli à partir de votre DMÉ), le numéro d'identification DMÉ du patient (pré-rempli à partir de votre DMÉ), ou une valeur d'identification alternative (par exemple, numéro d'étudiant). Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs de ces options.
    • Si vous ne sélectionnez aucune option, cela sera par défaut la date de naissance du patient.
    • Vous pouvez également configurer Ocean pour vous informer si un patient n'ouvre pas un message dans un certain délai en sélectionnant "Me notifier si aucune réponse après".

  2. Envoyer un message, recevoir des alertes et voir les réponses des patients dans votre DMÉ.

    • Vous êtes maintenant prêt à envoyer votre message !
    • Si vous avez demandé des notifications par courriel liées au message sécurisé ou à l'eFormulaire, vous recevrez un courriel contenant le numéro d'identification du dossier du patient dans votre DMÉ, ainsi que leur numéro de référence Ocean.
    • La prochaine fois que vous accéderez au dossier du patient, vous verrez une nouvelle note de rencontre qui inclut le message ainsi que toutes les réponses, pièces jointes et eFormulaires qui ont été complétés.

  3. Configurer votre adresse courriel pour les alertes (facultatif).

    • Ocean exige automatiquement que les utilisateurs se connectent à Ocean la première fois qu'ils envoient un message sécurisé. Par défaut, Ocean enverra des alertes et notifications par courriel à l'adresse courriel enregistrée pour cet utilisateur Ocean.
    • Si vous souhaitez assigner une adresse courriel déléguée pour recevoir ces notifications, vous pouvez le faire en modifiant le "Courriel du délégué clinique" dans la section “Voir Mon Compte" du Ocean Portail (également accessible en cliquant sur votre nom en haut à droite et en sélectionnant "Voir Mon Compte").

Pour plus de détails sur toutes les options de Messages aux Patients, veuillez vous référer à "Paramètres des Messages aux Patients".

Paramètres des messages du patient

  • Cet article explique les différents paramètres disponibles dans la fenêtre 'Envoyer un courriel'.

Menu des modèles

Ce menu vous permet de rechercher et de sélectionner dans votre liste de modèles pour remplir automatiquement les différentes parties de votre message. Plus d'informations sur la création et la personnalisation de vos modèles peuvent être trouvées dans "Personnalisation de vos modèles".

Corps du courriel

Cette zone vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception. Veuillez noter que le corps du courriel ne sera pas enregistré dans le dossier du patient. Si vous souhaitez que des informations soient enregistrées dans le dossier du patient, veuillez les inclure dans la zone de message sécurisé.

Le mot-clé “[weblink]” indique où le lien hypertexte apparaîtra pour que le patient puisse cliquer dessus pour accéder au message. Le lien hypertexte apparaîtra comme “Afficher le message sécurisé”, “Remplir le questionnaire” ou “Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire”.

Le mot-clé “[weblink_french]” peut être utilisé pour afficher la version française du lien hypertexte. Il apparaîtra comme "Afficher le message sécurisé", "Remplir le questionnaire", ou "Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire".

Vous pouvez utiliser les mots-clés “[weblink]” et “[weblink_french]” séparément ou ensemble dans vos modèles. Si aucun mot-clé n'est inclus, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise “[weblink]” du mot-clé à la fin du corps du courriel.

Inclure le message sécurisé

Cochez cette case pour développer la zone de message sécurisé. Les messages pour le patient peuvent être ajoutés dans le champ de texte. Un reçu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient avec un horodatage (y compris le nom de toute pièce jointe envoyée et si/quand le patient confirme la réception du message ou y répond).

Ajouter la pièce jointe :
Cliquer sur “Ajouter la pièce jointe” ouvrira une fenêtre standard de pièce jointe où vous pouvez joindre tous les documents pertinents pour le patient.
Permettre au patient de répondre :

Lorsqu'elle est activée, cette option permettra au patient de taper une réponse au message. Les réponses des patients sont suivies dans le dossier du patient.

Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de groupe avec Ocean.

Permettre au patient d'envoyer des pièces jointes
Vous pouvez permettre au patient de répondre avec une pièce jointe en activant cette case à cocher.
Fenêtre de réponse
Si le paramètre 'Permettre au patient de répondre' ou 'Permettre au patient d'envoyer une pièce jointe' est activé, vous pouvez éventuellement définir une fenêtre de réponse pour limiter le temps que le patient a pour répondre.
Me notifier lorsque vu :
Lorsqu'elle est activée, une notification sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou à l'email du délégué clinique lorsqu'un message est vu.

Inclure les eFormulaires

Cochez cette case pour développer le panneau des formulaires.

Ajouter un eFormulaire
Cliquer sur cette option ouvrira une fenêtre pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean ou un favori. Une fois qu'un formulaire est ajouté, il sera listé dans le panneau.
Me notifier lorsque le formulaire est complété
Lorsqu'elle est cochée, une notification sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou à l'email du délégué clinique lorsqu'un eFormulaire Ocean est complété.

Avancé

Dans ce panneau, vous pouvez décider comment le patient pourra accéder à ses messages sécurisés et/ou formulaires.

Vérification de l'identité
Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez changer cela pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro DMÉ, un mot de passe d'accès (donné au patient au préalable), ou un ID alternatif.
Expiration du lien
Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un formulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans le courriel.
Si un formulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne peut pas être accédé à nouveau. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.
Me notifier si aucune réponse après
Ce menu déroulant ajoute une alerte si le patient n'ouvre pas le message ou ne complète pas le formulaire dans un nombre de jours défini.
Lorsque le patient a terminé, rediriger vers
Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il a complété tout formulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' sur le message sécurisé associé (par exemple, dans le cas où il n'a pas de formulaires Ocean à compléter).

Créer une pièce jointe PDF à ajouter à un message sécurisé

Veuillez noter : Les pièces jointes ne peuvent pas être sauvegardées dans les modèles de messagerie des patients.

PS Suite Accuro OSCAR Pro Autres DMÉ

Prérequis

Ocean facilite la sélection et la mise en surbrillance des notes dans un dossier patient dans PS Suite, qui sont ensuite automatiquement téléchargées en tant que pièces jointes à un message patient Ocean ou une eOrientation.

  • Trouvez la ou les note(s) dans le dossier patient que vous souhaitez inclure en tant que pièce jointe PDF.
  • Cochez la case à côté de la note pour activer la "barre verte".
  • Cliquez sur "Email" dans la barre d'outils Ocean.
  • Vous serez invité à personnaliser éventuellement le nom du fichier de la pièce jointe. (Par défaut, le nom du fichier inclura les initiales du patient, les initiales de l'utilisateur DMÉ et la date actuelle).
  • Une invite apparaîtra ensuite pour confirmer que cette pièce jointe a été téléchargée avec succès vers Ocean. Cliquez sur 'OK' pour continuer, ou 'Compris - Ne plus afficher' pour continuer et empêcher cette boîte de confirmation d'apparaître à l'avenir.
  • Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvrira et se lancera dans Ocean. La pièce jointe sera automatiquement incluse dans le message patient Ocean.
  • Vous pouvez prévisualiser votre pièce jointe sécurisée en cliquant sur l'icône “œil”, ou la supprimer en cliquant sur l'icône “X”.
  • Les pièces jointes qui ont été téléchargées à partir du DMÉ puis supprimées peuvent être réajoutées en cliquant sur 'Ajouter des pièces jointes' et en les sélectionnant dans la liste des pièces jointes téléchargées.

Pour personnaliser les paramètres du formulaire Exportateur de Pièces jointes Ocean :

  • Ouvrez le formulaire personnalisé Exportateur de Pièces jointes Ocean dans un dossier patient test, et cliquez sur le bouton Paramètres.
  • Sélectionnez "Basculer l'affichage du message d'information d'exportation" si vous souhaitez montrer à l'utilisateur un message explicatif sur la pièce jointe, après que le téléchargement vers Ocean soit complété.
  • Sélectionnez "Basculer l'invite pour exporter le tableau de laboratoire" si vous souhaitez être invité à inclure le tableau de laboratoire chaque fois qu'une pièce jointe est générée.

Suivi des messages et questions en retard des patients

Les questionnaires pour patients et les messages sécurisés d'Ocean nécessitent souvent des réponses cliniquement importantes de la part des patients. Par exemple, un message sécurisé peut être envoyé à un patient lui demandant de vérifier sa tension artérielle et de faire un retour à la clinique. Par conséquent, il est important d'avoir un mécanisme systématique pour faire le suivi de ces messages dans votre clinique.

Contrairement aux courriels ou messages vocaux simples, Ocean fournit une fonctionnalité de sécurité intégrée pour aider à prévenir que les réponses en retard ne "passent entre les mailles du filet".

Définir des Dates d'échéance pour les Questionnaires et Messages aux Patients
  • Lorsque vous envoyez un questionnaire ou un message au patient, vous pouvez demander à être notifié si le patient n'a pas répondu dans un délai spécifique (en utilisant les fonctionnalités "Me notifier si aucune réponse après"). Vous pouvez ajuster ce paramètre dans le panneau Avancé dans la boîte de dialogue utilisée pour envoyer un message ou un questionnaire en ligne.
  • Plus tard, si le patient n'a pas accédé à ce message ou complété le questionnaire, alors sa réponse sera considérée comme en retard.

  • Note : Vous n'avez pas besoin d'utiliser la fonctionnalité "Permettre au patient de répondre" pour suivre ces messages.

Modèles de Messages aux Patients

Vous pouvez mettre à jour le modèle pour votre message ou questionnaire en ligne pour mémoriser le paramètre de notification/en retard afin de ne pas avoir à le définir à chaque fois. Pour plus d'informations sur la configuration de vos modèles, veuillez vous référer à Personnalisation de vos Modèles.

Notifications par Courriel Concernant les Réponses en Retard
  • Certains sites préfèrent recevoir un résumé nocturne de tous les patients dans Ocean avec des réponses en retard, même si un courriel de notification de rappel pour ces patients a déjà été envoyé.
  • D'autres sites préfèrent éviter de recevoir des courriels de notification répétitifs chaque soir lorsqu'ils ont déjà été notifiés de ces réponses spécifiques en retard.
  • Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans vos Paramètres de Modèle globaux dans le Ocean Portail.
  • Vous pouvez choisir entre les options suivantes :
    Alerter l'expéditeur de tous les patients en retard jusqu'à ce que leur état soit effacé
    Pour un résumé nocturne.
    Alerter l'expéditeur pour chaque patient une fois
    Pour des réponses spécifiques en retard seulement.
Revoir Toutes les Réponses en Retard dans l'Ocean Portail
  • Indépendamment de votre paramètre de notification par courriel, nous recommandons que vous désigniez quelqu'un sur votre site (généralement un réceptionniste) pour faire le suivi de tous les patients avec des réponses en retard. Les cliniciens individuels peuvent également choisir de suivre manuellement leurs messages sécurisés.
  • Pour voir tous les patients avec des messages en retard, connectez-vous à l'Ocean Portail. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur "Menu" dans le coin supérieur gauche et cliquez sur "Patients". Cliquez sur la boîte de recherche sous "Trouver des Patients" pour choisir l'option de recherche "Avec des réponses en retard".
Déterminer la Raison d'une Réponse en Retard

Les réponses des patients peuvent être en retard pour les raisons suivantes :

  • Le patient n'a pas vérifié son courriel récemment
  • Le courriel du patient est incorrect (ce qui peut ou non avoir été rejeté)
  • Le courriel a été filtré comme spam (heureusement, les courriels d'Ocean sont généralement considérés comme légitimes par les clients de messagerie et ne sont généralement pas filtrés comme spam, mais cela peut encore arriver)
  • Le patient n'a pas lu ou ouvert le courriel
Suivi d'une Réponse en Retard

Indépendamment de la raison du retard de la réponse, il est probablement cliniquement nécessaire de faire un suivi avec le patient en utilisant vos moyens de communication traditionnels : téléphoner, laisser un message vocal, envoyer un texto ou discuter la prochaine fois qu'ils reviennent pour une visite. Vous pouvez vouloir vous renseigner sur la raison pour laquelle ils n'ont pas reçu le message afin que vous ou eux puissiez prendre des mesures pour réussir la prochaine tentative.

Un Exemple de la Clinique du Dr. Kavanagh

Le personnel administratif du Dr. Kavanagh fera souvent un suivi en appelant les patients lorsqu'un message sécurisé ou un questionnaire est en retard pour une réponse. Si la messagerie vocale du patient est rencontrée, la secrétaire laisse simplement un message demandant au patient de vérifier son courriel pour le message envoyé à une date particulière. Cette technique est utile car elle suit non seulement la préoccupation liée à la notification, mais elle "forme" également le patient à s'assurer que des messages similaires sont reçus avec succès à l'avenir. Les cliniciens individuels peuvent suivre cette approche en envoyant une tâche/un message à leur secrétaire dans leur DMÉ, leur demandant de faire de même.

Supprimer l'avertissement de retard
  • Si vous avez contacté le patient et résolu la réponse en retard, vous pouvez différer l'avertissement de retard de 7 jours, 30 jours ou supprimer manuellement l'état "Réponse en Retard" sur le patient pour arrêter de recevoir des notifications par courriel. Dans l'Ocean Portail, localisez le patient dans la vue Patients et cliquez sur l'avertissement rouge "Réponse en Retard". Vous verrez l'option pour effacer l'avertissement de retard, ou le différer de 7 ou 30 jours.

Notifications de messages de patients pour les utilisateurs supprimés et rappels de patients

Si un utilisateur qui a envoyé un message de patient est ensuite supprimé de votre site Ocean, toutes les notifications par courriel liées aux messages qu'il a envoyés avant sa suppression seront dirigées vers l'adresse(s) courriel du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre site Ocean.

De même, lorsqu'un rappel de patient est automatiquement envoyé à un patient et génère ensuite des notifications par courriel (par exemple, concernant les complétions de formulaires électroniques ou les réponses des patients), toute notification par courriel associée sera toujours envoyée à l'adresse(s) courriel du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie(s) dans la zone de compte du site de votre site Ocean.