À quoi sert le paramètre « Copie de l’orientation et des mises à jour d’état à » dans une eConsultation et/ou une eOrientation ? – OceanMD

Comment préciser les parties prenantes en copie

Lorsqu'une consultation ou une orientation est envoyée pour la première fois, le référent peut préciser des parties prenantes supplémentaires à mettre en copie sur l'orientation/la consultation en utilisant le champ 'Copie de l’eOrientation et des mises à jour d’état à' au bas de la fenêtre d’orientation.

Si une consultation ou une orientation a déjà été envoyée, le référent ou le destinataire de l’orientation peut ajouter ou retirer des parties prenantes copiées en utilisant la même fonctionnalité dans la section 'Général' de l’orientation.

Pour ajouter une partie prenante copiée à la consultation/l’orientation à tout moment du cycle de vie de l’orientation, la partie prenante doit exister en tant que Liste d'annuaire dans l’Ocean Healthmap. Après avoir saisi un mot-clé dans le champ de texte, la ou les Listes d'annuaire correspondantes apparaîtront pour sélection.

Une Liste d'annuaire ne peut être copiée sur une consultation/une orientation que si elle a été validée comme clinique légitime pouvant recevoir de l’information du patient. Si vous tentez de sélectionner une liste non validée, une fenêtre contextuelle expliquera qu’elle ne peut pas être copiée. Cliquez sur Reconnu, puis recherchez une autre partie prenante si nécessaire.

Comment les parties prenantes copiées sont-elles avisées ?

Si une partie prenante est copiée lorsque la consultation/l’orientation est envoyée pour la première fois, elle recevra une notification par courriel l’informant, avec un libellé spécifique indiquant qu’elle a été copiée en tant que partie prenante.

Note : La notification par courriel est envoyée à l’adresse courriel de notification eRequête indiquée dans la Liste d'annuaire de la partie prenante copiée.

Si une partie prenante est copiée après que la consultation/l’orientation a déjà été envoyée, elle recevra une notification par courriel lors de la prochaine mise à jour importante de l’état (ex. : prise de rendez-vous, annulation) l’informant de la mise à jour d’état.
Si vous copiez une partie prenante après que l’orientation a déjà été envoyée et que vous souhaitez l’aviser immédiatement, vous pouvez l’aviser manuellement en lui envoyant un message via la section 'Messagerie' de l’orientation.

Copier des listes revendiquées vs non revendiquées

Lorsqu’un état change, Ocean détermine comment chaque partie prenante doit être avisée.

Les listes de parties prenantes qui ont été revendiquées par un site Ocean sont avisées automatiquement par courriel de notification comme décrit ci-dessus.

Les listes de parties prenantes qui n’ont pas été revendiquées par un site Ocean ne peuvent pas être avisées par courriel Ocean ni recevoir des résultats électroniquement via Ocean. Par conséquent, la consultation/l’orientation et ses informations associées doivent être télécopiées à la liste ou envoyées par un autre moyen.

Lorsqu’une consultation/une orientation avec une liste de parties prenantes non revendiquée est mise à jour par un utilisateur, Ocean informe l’utilisateur qu’une notification manuelle est nécessaire pour cette liste. Les utilisateurs peuvent envoyer ces notifications manuelles en cliquant sur 'Imprimer la feuille de notification pour télécopie', imprimer le dossier d’orientation à télécopier sur papier, puis le télécopier au destinataire.
Alternativement, l’utilisateur peut sélectionner une des autres options pour indiquer qu’il avisera la partie prenante par téléphone, qu’elle a déjà été avisée, ou qu’aucune notification n’est nécessaire.

Quand les parties prenantes copiées sont-elles avisées ?

Les parties prenantes copiées électroniquement reçoivent une notification par courriel dans chacun des scénarios suivants :

Lorsque la nouvelle consultation/l’orientation est envoyée pour la première fois et qu’elles sont incluses dans le champ 'Copie de l’eOrientation et des mises à jour d’état à'
Lorsque la consultation/l’orientation est Annulée, Refusée ou Resoumise
Lorsque des Informations sur le rendez-vous sont ajoutées ou modifiées dans l’orientation/la consultation
Lorsque des Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l’orientation/la consultation
Lorsque des Pièces jointes de réservation sont ajoutées ou modifiées dans l’orientation/la consultation
Lorsque l’orientation/la consultation est Transférée

Où les parties prenantes copiées sont-elles affichées ?

Les parties prenantes copiées sont affichées dans les sections suivantes :

La section 'Général' de la consultation/l’orientation dans Ocean
La liste des destinataires de messages électroniques dans la section Messagerie de la consultation/l’orientation (seulement si la liste de parties prenantes a été revendiquée par un site Ocean)
La Feuille de notification d’orientation, qui aide les sites à aviser d’autres sites hors ligne par télécopie
Le Record d’orientation
La Note d’orientation

Comment les parties prenantes copiées accèdent-elles à la consultation/l’orientation ?

Les parties prenantes copiées sur une consultation/une orientation peuvent y accéder en cliquant sur le bouton 'Voir l’eOrientation' dans les notifications par courriel qu’elles reçoivent.
Les parties prenantes copiées peuvent également accéder directement à la consultation/l’orientation dans la section 'eConsultations & eOrientations' de leur site Ocean en utilisant le dossier d’état 'Tous reçue'.

Dans certains scénarios, les consultations/les orientations copiées peuvent également apparaître dans d’autres dossiers d’état :

Si un message sécurisé est envoyé directement à la partie prenante copiée, la consultation/l’orientation apparaîtra à la fois dans les dossiers 'Tous reçue' et 'À réviser'. La partie prenante copiée peut retirer la consultation/l’orientation du dossier 'À réviser' en la marquant comme révisée.
Si la consultation/l’orientation est annulée par l’expéditeur, elle apparaîtra à la fois dans les dossiers 'Tous reçue' et 'Annulé'.
Si la consultation/l’orientation est refusée par le fournisseur de soins traitant, elle apparaîtra à la fois dans les dossiers 'Tous reçue' et 'Refusé'.

Quelles actions une partie prenante copiée peut-elle effectuer dans la consultation/l’orientation ?

Les parties prenantes copiées peuvent :

Envoyer et recevoir des messages via la section Messagerie
Ajouter et consulter des Notes publiques dans l’orientation
Télécharger manuellement une copie PDF du Record d’orientation
Importer l’orientation dans leur DMÉ (si leur site Ocean est intégré à leur DMÉ) en utilisant le Menu d'action

Une partie prenante copiée peut-elle être retirée de la consultation/l’orientation ?

Oui, une partie prenante copiée peut être retirée d’une consultation/d’une orientation à tout moment. Les parties prenantes copiées peuvent être retirées par l’expéditeur de l’orientation, le destinataire de l’orientation ou par la partie prenante copiée elle-même.

Appuyez sur l’icône de modification dans la section « Général » de la consultation/recommandation.

Appuyez sur l’icône rouge « X » pour retirer l’intervenant copié, puis appuyez sur l’icône de coche.

Un message sera automatiquement ajouté dans la zone « Messagerie » pour informer l’intervenant retiré que son accès à la recommandation a été révoqué.
L’intervenant retiré ne pourra plus consulter aucune information sur la santé du patient concernant la recommandation une fois son accès révoqué.